Gilberto Saa Navia - Estructura de Costos de una empresa de Construccin -

Lectura No 1
ESTRUCTURA DE COSTOS
DE UNA EMPRESA DE
CONSTRUCCIN
Gilberto Saa Navia
Artculo publicado en al revista Camacol no 46, pp. 45
ss de Marzo 11, transcrito para re!erencia docente
por deterioro del ori"inal
.
INTRODUCCIN
E
ll presente artculo trata sobre la
estructura de costos de una empresa
de construccin, tema desconocido
por muchos profesionales ingenieros
o arquitectos que dedican su
actividad profesional a este oficio de
por s complejo !unque algunos
aspectos pueden ser aplicables a
empresas de construccin que
reali"an pro#ectos propios de
vivienda, la estructura de costos de
este tipo de entidades tiene
diferencias importantes con la que
efect$an trabajos para terceros
Se trata de hacer claridad sobre
conceptos b%sicos que se manejan
en el lenguaje corriente del
denominado &contratista' Esos
conceptos son( el costo directo, los
gastos generales o costos de
administracin del pro#ecto, los
costos de administracin de la oficina
central, los costos financieros, los
imprevistos # la utilidad o margen de
ganancias
En mi concepto muchos de los
problemas que se observan en
empresas peque)as, medianas #
grandes que se dedican a la
contratacin de obras con entidades
gubernamentales o empresas
privadas, tienen su causa en el
desconocimiento de su estructura de
costos
*e conocido magnficos constructores
que han fracasado econmicamente
despu+s de a)os de esfuer"o
!unque las causas de los problemas
financieros en las empresas de
construccin son m$ltiples # de
diverso origen, se busca hacer
claridad sobre los criterios
fundamentales, as probablemente se
evitar%n presupuestos desatinados o
se dejar%n de correr riesgos
innecesarios
1. COSTOS DIRECTOS
-a ma#or parte del trabajo de las
empresas a que se refiere este
artculo se obtiene por medio de
licitaciones o concursos p$blicos o
privados !lgunas e.cepciones
inclu#en un acuerdo directo sin
licitacin, pero en todos los casos se
requiere la elaboracin de un
presupuesto -a parte m%s conocida
por todos los constructores # a la que
se dedica ma#or atencin es la
relacionada con los costos directos
Constitu#en costos directos de un
presupuesto, todas aquellas partidas
que, de acuerdo con un listado o
formulario normalmente suministrado
por el contratante, forman parte o
quedan involucradas en la ejecucin
material de la obra objeto del an%lisis
En t+rminos generales cualquier
actividad requiere por lo menos uno
de los siguientes recursos(
/ateriales para su elaboracin
0bra de mano para su
reali"acin
Equipo ma#or para su correcta
ejecucin
Gilberto Saa Navia - Estructura de Costos de una empresa de Construccin -
Equipo de transporte
Equipo menor complementario
*erramientas
Eventualmente, podr%n aparecer
otros recursos diferentes a los
mencionados
-a suma de los productos de las
cantidades de obra multiplicadas por
los precios unitarios calculados al
elaborar el presupuesto, conforma el
costo directo total de un pro#ecto
No est% bajo el alcance de este
artculo, referirse detalladamente a la
manera de elaboracin de un
presupuesto de costos directos, pero
si vale la pena anotar que un
presupuesto, como su nombre lo
indica es el resultado de unas
suposiciones de rendimientos de la
mano de obra o de los equipos # del
c%lculo apro.imado de consumo de
materiales para lograr producir una
unidad de producto terminado de
acuerdo con especificaciones
previamente definidas, obteniendo
como resultado el cmputo anticipado
de costos Es un error pensar que en
determinado pro#ecto los costos
directos podr%n ser mu# inferiores a
la realidad mostrada por estadsticas
anteriores # que paralelamente todas
las actividades se ejecutar%n con
rendimientos ptimos Siempre
e.isten imponderables de distinto
orden en el oficio de constructor
1no de los comentarios m%s
frecuentes que se escuchan, cuando
el componente de equipo propio de
una empresa toma un porcentaje
significativo del costo directo es(
&Como el equipo es mo # #a est%
amorti"ado, puedo trabajar con
costos horarios por debajo de los
valores comerciales' *a# que tener
mucha precaucin con estas
aseveraciones, cuando no provienen
de un an%lisis serio
-os equipos con muchas horas de
trabajo tienen altos costos de
mantenimiento, baja confiabilidad en
las horas efectivas de trabajo # por
supuesto rendimientos menores que
equipos m%s &jvenes' en horas
En resumen, los problemas
financieros podr%n hacer su aparicin
si se supone un costo directo por
debajo de la realidad
2. GASTOS GENERALES
2ara la reali"acin de un pro#ecto de
3ngeniera, se hace indispensable
hacer un montaje especfico desde el
punto de vista de instalaciones #
dotaciones requeridas # de personal
especiali"ado que sea capa" de dirigir
# llevar a cabo la obra en el tiempo
convenido con el contratante 4odos
los gastos diferentes a los costos
directos requeridos necesariamente
para la reali"acin del pro#ecto
constitu#en los denominados gastos
generales o costos de administracin
especficos de la obra No tienen
nada que ver con aquellos gastos
normales permanentes de
administracin de la empresa
Su caracterstica esencial es la de
tener el car%cter de gastos
transitorios, se inician cuando el
pro#ecto empie"a # terminan unas
semanas o meses despu+s de
concluida la obra fsicamente
-os gastos generales se pueden
dividir en tres tipos !quellos que
varan con el tiempo de ejecucin del
trabajo, otros que son fijos # se
producen independientemente del
pla"o del contrato, # algunos que son
proporcionales al valor total
Costos variables con el tiempo
No se pretende hacer una
enumeracin e.haustiva de las
innumerables partidas que pueden
involucrarse en la reali"acin de una
obra Se har% referencia simplemente
a aquellas m%s importantes
#ersonal $%cnico #ro!esional.
Comprende todos los profesionales
que se enganchen para el manejo de
la obra 3ngenieros civiles,
arquitectos, ingenieros mec%nicos,
ingenieros industriales, economistas,
administradores de empresas,
contadores, etc Ellos tendr%n a su
cargo la direccin t+cnica, el control
de calidad, el mantenimiento del
equipo, la administracin de recursos
humanos o financieros
#ersonal $%cnico &ntermedio.
En este grupo estar%n agrupados
topgrafos, au.iliares de ingeniera,
dibujantes, maestros de obra,
capataces especiali"ados, t+cnicos
mec%nicos o electricistas, jefes de
mantenimiento preventivo o
correctivo, inspectores
especiali"ados, # personal requerido
que no ha#a quedado incluido en el
presupuesto de costos directos
#ersonal Administrativo.
3nclu#e almacenistas, jefe de
personal, apuntadores, bodegueros,
recibidores de material, aseadores,
personal de mantenimiento, personal
de casino 5donde se requiera6,
secretarias, digitadores, au.iliares de
contabilidad # au.iliares varios
#ersonal de 'i"ilancia.
2uede incluir jefe de seguridad
industrial el personal de vigilancia
propiamente dicho
Servicios #(blicos ) de
Comunicaciones
Energa, agua, tel+fono, radio
*ianzas o "arantas de
compa+as de se"uros
!quellas e.igidas por el contratante #
otros seguros que el contratista
considere necesario tomar
#apelera ) (tiles de escritorio
'e,culos 'arios.
2ara transporte de personal, para
servicio del personal t+cnico #
administrativo, transportes
internos varios, etc
2asajes # costos de transporte
de personal
-impie"a durante la etapa de
construccin
Costos Fijos
Son aquellos cu#a inversin es
independiente del tiempo de duracin
de la obra !lgunos de ellos requieren
Gilberto Saa Navia - Estructura de Costos de una empresa de Construccin -
erogaciones adicionales por
conservacin o mantenimiento en el
caso de que la duracin del pro#ecto
se e.tienda m%s all% de lo
programado
&nstalaciones provisionales.
3nclu#e campamentos para vivienda
del personal, oficinas, bodegas,
talleres, etc
'as de acceso.
Su construccin # mantenimiento
&nstalaciones para servicios de
ener"a, a"ua, tel%!ono.
-otaciones para o!icinas, campa
mentos, talleres, etc.
$ransporte del e.uipo e
implementos al sitio de traba/o.
-esmovilizaci0n ) limpieza !inal
del sitio de traba/o.
Costos Proporcionales al valor el
contrato!
&mpuesto de timbre nacional
&mpuestos o sobretasas
que cobran algunas entidades
oficiales sobre el valor de cada pago
o para legali"acin del contrato
Costos !inancieros propios del
pro)ecto.
Su valor depende del flujo de fondos
del contrato, para cu#a elaboracin
ha# que verificar el periodo de pago
contractual
Estos gastos generales requeridos
para la ejecucin del contrato se
e.presan como un porcentaje del
costo directo Como se entender%
f%cilmente ese porcentaje no puede
ser un n$mero arbitrario # obviamente
tiene variaciones en cada caso
Contratos de valor bajo que requieran
un montaje de obra importante para
su desarrollo estar%n afectados por
un porcentaje m%s alto que aquellos
de alto valor # pla"o relativamente
corto!
7e hecho sucede que por problemas
presupuestales, una construccin se
toma ma#or tiempo de aquel en que
el constructor se ha comprometido,
en estos casos lgicamente los
gastos generales ser%n superiores a
los planeados, si no e.istieran
problemas de tesorera
-a distribucin de costos directos #
gastos generales no es rgida
7epende de la forma como se
elabore el presupuesto # el listado de
referencia que entregue el
contratante !lgunas veces se deben
coti"ar como costos directos algunos
renglones que en este escrito se han
incluido como gastos generales 2or
ejemplo tems como limpie"a de la
obra, costos de locali"acin #
replanteo, instalaciones provisionales,
figuran en algunos pliegos de
condiciones como partidas de pago
por precio unitario -o importante es
que cualquier gasto que el pro#ecto
requiera debe figurar en una u otra
clasificacin
3. COSTOS TOTALES
-a suma de los costos directos # los
gastos generales da como resultado
el costo total del pro#ecto, o sea las
erogaciones que deben tenerse en
cuenta para el flujo de fondos
4. IMPREVISTOS
1na actividad como la construccin
est% afectada por una serie de
eventos que no se presentan en las
actividades industriales -as
condiciones clim%ticas variables, la
diversidad de labores que no
permiten una especiali"acin de la
mano de obra # que influ#en en los
rendimientos, el rendimiento de los
equipos que depende a su ve" de
multitud de variables, desde la
idoneidad de los operadores hasta la
distribucin # organi"acin de las
m%quinas en un frente de trabajo, la
redaccin de los documentos
contractuales que produce pliegos de
condiciones claros o confusos, etc,
obligan a incluir una partida de
imprevistos generalmente como un
porcentaje de los costos directos
Esta cifra porcentual puede a su ve"
ser funcin de varios factores
4iempo disponible para la
preparacin del presupuesto
4ipo de obra que se est%
coti"ando 2uede tratase de un
trabajo rutinario para la empresa
o uno en el cual se intenta por
primera ve"
7esconocimiento de las
condiciones locales
Cantidad de personal
especiali"ado del que se dispone
para la obra
!ntecedentes del contratante,
tanto del punto de vista de
seriedad en el pago de sus
compromisos financieros, como
de su estructura t+cnica
Grado de dificultad del pro#ecto
7ominio del pro#ecto por parte
de quienes elaboraron el
presupuesto Como normalmente
la decisin sobre porcentaje de
imprevistos, est% en manos de la
direccin de la empresa, e.istir%
de parte de quien toma esa
responsabilidad el propio
concepto sobre la confiabilidad
que ofrecen las cifras detalladas,
preparadas en la oficina t+cnica
5. COSTOS FINANCIEROS
Es normal que las empresas
constructoras medianas # grandes
tengan un endeudamiento bancario
m%s o menos importante, com$n a la
naturale"a del negocio No se trata de
los costos financieros que pudieran
resultar como consecuencia del
pro#ecto que se eval$a, esos costos
deben haber quedado incluidos en el
estudio de gastos generales como
costos propios del pro#ecto Se hace
relacin a la carga financiera que
tiene que sufragar la empresa # cu#os
recursos para atenderla no pueden
tener un origen diferente al resultante
de la ejecucin de los diferentes
contratos que se reali"an
simult%neamente
8Cmo cargar este costo en la
propuesta9 -a manera m%s lgica es
distribuir la totalidad de costos
financieros de una vigencia anual
Gilberto Saa Navia - Estructura de Costos de una empresa de Construccin -
entre todos los contratos en ejecucin
durante el periodo 2or supuesto que
esto obliga a la direccin de la
empresa a tener claridad sobre cual
ser% el valor apro.imado de la carga
financiera en el a)o # cu%nto valdr%
su facturacin total por contratos de
construccin en el mismo periodo, de
tal forma que pueda hacer una
provisin en todos los presupuestos
que se presenten de una partida
porcentual para que todos los
contratos puedan contribuir al pago
de los intereses Este sistema, facilita
la visuali"acin del estado presente
de la compa)a desde el punto de
vista del endeudamiento # ofrece
claridad para la toma de decisiones
Es obvio que con esta partida
porcentual sobre los costos totales
solamente se podr% atender la parte
de intereses # no se ha calculado
ninguna provisin para abonos al
capital
6. COSTOS DE
ADMINISTRACIN DE LA
OFICINA CENTRAL
*asta ahora no se han tenido en
cuenta los costos que genera la
oficina central # que tambi+n deben
ser cargados proporcionalmente a
todos los pro#ectos en ejecucin -a
concepcin es v%lida tanto para el
profesional independiente que tiene
una organi"acin mnima # que
trabaja como &todero' como para
aquellas empresas de ma#or tama)o
con organigramas complejos
Estos costos comprenden cualquier
erogacin necesaria para el
funcionamiento de la empresa u
oficina que no constitu#e un gasto de
las construcciones en proceso, tales
como salarios, alquileres de oficina,
servicios p$blicos, impuestos
municipales, papelera, dotaciones de
oficina, vehculos, mantenimiento, etc
# como en el caso del punto anterior
debe estimarse su valor total para un
a)o, de tal forma que tambi+n se
pueda conocer su costo anual
e.presado como porcentaje del valor
total pro#ectado de los contratos que
se reali"ar%n en el periodo El c%lculo
tambi+n puede basarse en datos
estadsticos de a)os anteriores

!. "TILIDADES
4oda actividad comercial debe
producir un lucro para sus
propietarios -a construccin se
caracteri"a por ser un negocio que se
basa en utilidades porcentuales mu#
bajas comparadas con las de
cualquier otro negocio
2or supuesto que cada empresario
debe tener un criterio claro sobre los
beneficios econmicos que considera
aceptables para su caso particular,
pues es quien toma la decisin en el
momento de firmar una propuesta
7e todas formas es aconsejable que
las empresas cu#o $nico objetivo es
la reali"acin de trabajos de
ingeniera, tengan un criterio de
utilidades mnimas para la
elaboracin de sus presupuestos,
especialmente en +pocas crticas
cuando e.iste menor oferta de
trabajo
Es un error frecuente, dejar por fuera
del c%lculo los costos de oficina
principal # los financieros, suponiendo
solamente un porcentaje de utilidad
calculado sobre los costos directos
2uede suceder en empresas que
tengan alto endeudamiento, que la
suma de los porcentajes respectivos
para costos financieros #
administracin central superen el
porcentaje de una supuesta utilidad,
tra#endo como consecuencia
p+rdidas netas por desconocimiento
de la estructura de costos
2ara el caso de empresas con
pasivos bancarios, no sobra repetir
que solamente si los contratos
producen utilidades as sean
mnimas, habr% posibilidades de
hacer abonos a capital, de tal forma
que los costos financieros por
intereses puedan disminuir
paulatinamente -o contrario es entrar
en la &bola de nieve' de
endeudamientos cada ve" ma#ores
que poco a poco disminu#en la
competitividad en el mercado #
conducen a situaciones inmanejables
El eitor no comparte estos
planteamientos
#. C$LC"LO DEL PORCENTA%E
DEFINITIVO SO&RE LOS
COSTOS DIRECTOS.
Es m%s pr%ctico hacer todos los
c%lculos de la parte correspondiente a
costos financieros, administracin
central # utilidades sobre el valor total
del contrato, puesto que la
informacin estadstica se maneja
con base en valores de facturacin
total por a)o o ventas anuales
Como complemento a lo enunciado,
suponer que la &Constructora NN'
registra para el a)o una facturacin
total por contratos de construccin
estimada en :;<= millones Su
presupuesto de costos mensuales
para la oficina principal vale :><
millones # tiene un pasivo bancario
que la obligar% a cubrir intereses por
valor de :?@@@@@ cada mes
*a elaborado un presupuesto cu#os
costos directos se calculan en :A?>
millones, los costos generales para la
ejecucin del pro#ecto ascienden a la
cifra de :>A< millones -a revisin
del presupuesto # de las condiciones
del trabajo lleva a la direccin de la
empresa a estimar en AB los
imprevistos Se supone una utilidad
antes de impuestos del ?B sobre el
valor total del pro#ecto
-a estructura final del presupuesto
quedar% as(
Costos directos A?>@@@@@@
Gastos generales obra >A<@@@@@
Suman >@C<@@@@@
3mprevistos AB : >@@@@@@
Costo total :>@<<@@@@@
Costos !inancieros e1presados
como porcenta/e del valor !inal(
:D;@@@@@ E ;<=@@@@@@ F A<B
Costos de administraci0n de la
o!icina central e1presados como
porcenta/e del valor !inal2
C@@@@@@@ E ;<=@@@@@@ F =;B
$otal de costos !inancieros,
o!icina central ) utilidad2
Gilberto Saa Navia - Estructura de Costos de una empresa de Construccin -
A< G =; G ?@ F A=AB
Se puede entonces calcular el valor
final de la propuesta, as(
>@<,<@@,@@@ >@<,<@@,@@@
---------------- F ---------------- F >CD,>@@,@@@
A- @A=A @?<D
En este ejemplo el porcentaje que
afecta a los costos directos
calculados, para cumplir con las
suposiciones mencionadas es de
CA=?B que resulta de dividir el valor
final del presupuesto por el costo
directo total
El mismo caso, suponiendo que no
e.istiera ning$n endeudamiento,
arrojara un valor final de presupuesto
de :>C<A@@@@@ millones que
equivale a un factor multiplicador para
costos directos de A>DA
En resumen, el contrato en las
condiciones supuestas, ofrecera al
empresario unos beneficios antes de
impuestos de :ADA millones,
permitira pagar :C; millones de
costos financieros # aportara la
cantidad de :AA@ millones para
a#udar a cubrir los costos de la
oficina principal
CONCL"SIONES
"! El desconocimiento de la
estructura de costos de una
empresa de construccin grande
o peque)a, puede llevar a sus
propietarios a presentar
propuestas que no se ajustan a
la realidad de sus e.pectativas
#! El porcentaje que se aplica sobre
los denominados costos directos
de un pro#ecto, no es un n$mero
caprichoso Es el resultado de un
estudio en el cual se deben
calcular los gastos generales del
pro#ecto, los costos de
administracin de la oficina
central, los costos financieros, los
imprevistos, # suponer la utilidad
que se espera en cada pro#ecto
$! 2ara el c%lculo de los gastos
generales de un pro#ecto es una
buena a#uda tener a mano un
listado de verificacin completo
de todos los costos que se
requieren para el funcionamiento
de una obra
%! -os costos de administracin de
la oficina central # los financieros
en las empresas que tengan
endeudamiento importante,
deben ser distribuidos en todos
los pro#ectos que realice la
empresa Se sugiere un m+todo
que tiene en cuenta la
facturacin o ventas totales
anuales
&! El porcentaje de imprevistos
puede ser evaluado tomando en
cuenta varios factores que
afecten directa o indirectamente
al pro#ecto en estudio
'! -os presupuestos que presentan
las empresas con altos
endeudamientos, deben tener en
cuenta esta situacin particular
en el an%lisis del porcentaje
escogido para aplicar al costo
directo 3gnorar esta situacin
puede conducir a situaciones
inmanejables, puesto que los
pro#ectos en ejecucin deben
aportar el dinero suficiente para ir
disminu#endo paulatinamente el
endeudamiento
Nota del editor2
3ste artculo representa con bastante !idelidad la pr4ctica actual del constructor contratista de obras p(blicas. 3l editor
durante muc,os a+os aplic0 estas tecnolo"as, ) siempre tuvo problemas con el control de sus presupuestos, pues al
porcentualizar costos !i/os, variables ) porcentuales como simplemente dependientes del precio !inal, arrebata de la
posibilidad de control tales rubros. 3n especial, el desconocimiento de por.u% se "eneran estos costos, ,ace .ue la
asi"naci0n de los mismos no sea adecuada. 5as t%cnicas del costeo basado en actividades ,an ,ec,o revaluar esta
doctrina.
#ero este artculo no se parece al m%todo utilizado por el constructor de vivienda, aplicador del sistema de la
administraci0n dele"ada, para .uien los "astos "enerales son un costo directo de obra ) para los cuales si mantiene
el re"istro de su estimaci0n para control. Sin embar"o, el constructor privado tambi%n !racasa en su empe+o de
control.
3l artculo se presenta en el material de re!erencia con el 4nimo de .ue el lector pueda contrastar los pensamientos
.ue se ,an venido impartiendo con estos s0lidos indicios de la pr4ctica actual, para obtener su propia identidad ,acia
una estructura de presupuestos m4s adecuada para la industria de la construcci0n.
Germ4n 6rdaneta 7
*ebrero de 8999