Manual de Usuario Activos Fijos

Manual del Usuario de
SISTEMA DE ACTIVOS FIJOS

Manual de Usuario - Sistema de ACTIVOS FIJOS Pg. 1

INDICE DEL MANUAL DE USUARIO

1. INTRODUCCION 3
2. INGRESO AL SISTEMA DE ACTIVOS FIJOS - 4
CMO INGRESO AL SISTEMA DE ACTIVOS FIJOS? 4
3. ADMINISTRANDO EL SISTEMA DE ACTIVOS FIJOS 4
CMO ADMINISTRAR EL SISTEMA DE ACTIVOS FIJOS? 4
LA PANTALLA PRINCIPAL 5
3.1 TABLAS CONFIGURACION 8
3.1.1 MANTENIMIENTO TABLAS CONFIGURACION 8
3.2 PROCESOS 12
3.2.1 ACTIVACION 12
CONSULTA DE ACTIVACION 13
GENERAR ASIENTO DE ACTIVACION 13
3.2.2 ACTIVOS 14
CONSULTA DE ACTIVOS 14
GENERAR UN ACTIVO FIJ O 16
EDITAR UN ACTIVO FIJ O 16
ELIMINAR UN ACTIVO FIJ O 17
INSERTAR UN COMPONENTE 19
ELIMINAR UN COMPONENTE 19
MODIFICAR UN COMPONENTE 20
FICHA DEPRECIACION Y AJ USTE 21
FICHA DATOS TECNICOS 21
FICHA DOCUMENTOS INCLUIDOS 22
FICHA BAJ A-VENTA 22
3.2.3 ACTUALIZA DATOS CIERRE 23
3.2.4 BAJA DE ACTIVOS 23
CONSULTA DE BAJ A DE ACTIVOS 24
GENERAR ASIENTO DE BAJ A AJ USTADO 25
GENERAR ASIENTO DE BAJ A HISTORICO 26
3.2.5 CALCULO DE AJUSTE 27
INGRESAR UN NUEVO PERIODO DE PROCESO 27
EDITAR UN NUEVO PERIODO DE PROCESO 28
PROCESAR UN PERIODO 29
CERRAR UN PERIODO 29
ABRIR UN PERIODO 30
REPORTES 31


DETALLE DEL PROCESO DE AJ USTE 33
RESUMEN POR ACTIVO 34
ASIENTO CONTABLE 35
ASIENTO DEPRECIACION 36
ASIENTO RECLASIFICACION 37
3.2.6 CALCULO DEPRECIACION 38
3.2.7 CONTROL DE ACTIVOS 53
BUSQUEDA DEL ACTIVO FIJ O Y SUS COMPONENTES 53
CONTROL OPERATIVO 54
TRANSFERIR UN ACTIVO FIJ O 55
ASIGNACION DE CODIGOS DE BARRA 57
HISTORIAL DE ASIGNACION DE CODIGOS DE BARRA 59
ACTIVACION / BAJ A DE COMPONENTES 61
3.2.8 FICHA CONTROL DE ACTIVO 62
BUSQUEDA FICHA CONTROL DE ACTIVO 62
IMPRIMIR UNA FICHA DE CONTROL DE ACTIVO 64
GENERAR UNA FICHA DE CONTROL DE ACTIVO 64
GRABAR UNA FICHA DE CONTROL DE ACTIVO 70
MODIFICAR UNA FICHA DE CONTROL DE ACTIVO 70
ANULAR UNA FICHA DE CONTROL DE ACTIVO 71
3.3 CONSULTAS Y REPORTES 71
3.3.1 ACTIVOS EVENTUALES 71
3.3.2 CONSULTA DE ACTIVOS FIJOS 72
3.3.3 CONSULTA Y PROCESO DE DEPRECIACION 73
3.3.4 REPORTE DE ACTIVOS SIN UBICACION 88
3.3.5 REPORTE DE ASIGNACION DE CODIGO DE BARRAS 90
3.3.6 REPORTE SIN CODIGO DE BARRAS 92
3.3.7 REPORTE UBICACIN DE ACTIVOS 94
3.4 SALIR DEL SISTEMA 96
3.4.1 SALIR 96
GLOSARIO 97
BITACORA DE ERRORES 98


1. INTRODUCCION

La Compaa CORPORACION INTERNACIONAL XXX pone a disposicin el
presente Manual, con el objetivo principal de facilitar la operacin y correcta
ejecucin del Sistema de ACTIVOS FIJ OS .

Este manual tiene la intencin de guiar en forma general al usuario en la
utilizacin del sistema mencionado a travs de pequeas reseas descriptivas de
cada mdulo, indicando los procedimientos a seguir en aquellos que observan
cierto grado de complejidad.

Fruto de este esfuerzo se entrega la presente versin del Sistema de ACTIVOS
FIJ OS, agradeciendo todas las sugerencias y aportes que puedan brindar los
usuarios que servirn para que pueda ser cada vez ms una efectiva herramienta
de ayuda a los usuarios de La Compaa CORPORACION INTERNACIONAL
XXX.


2. INGRESO AL SISTEMA DE ACTIVOS FIJOS

CMO INGRESO AL SISTEMA DE ACTIVOS FIJOS?

Ubique en el escritorio el siguiente Acceso Directo al Sistema de Activos Fijos

Para ingresar al Sistema de ACTIVOS FIJ OS dar doble clic sobre el cono y se presentar la
siguiente ventana de Acceso al Sistema:

debe escribir en la pantalla inicial su Cdigo y Password respectivo.

Nota: La contrasea distingue entre maysculas y minsculas

3. ADMINISTRANDO EL SISTEMA DE ACTIVOS FIJOS

CMO ADMINISTRAR EL SISTEMA DE ACTIVOS FIJOS?

Administrar el Sistema de ACTIVOS FIJ OS es muy sencillo. El diseo funcional del Sistema
le muestra un men principal y que variar de acuerdo al rol o perfil del usuario, el mismo que
tiene opciones que le permitirn administrar de manera adecuada el Sistema.
Ingrese su
Usuario
Ingrese
su Clave


LA PANTALLA PRINCIPAL

Luego de haber ingresado correctamente el Usuario y Contrasea, aparecer la siguiente
pantalla del sistema:

El rbol de las opciones del Men Principal es:

3.1 Tablas de Configuracin

P


3.2 Procesos

ACTIVACION PROCESOS
ACTIVOS
ACTUALIZA DATOS CIERRE
BAJ A DE ACTIVOS
CALCULO AJ USTE
CALCULO DEPRECIACION
CONTROL DE ACTIVOS
FICHA CONTROL ACTIVO

P


3.3 Consultas y Reportes

ACTIVOS EVENTUALES CONSULTAS Y REPORTES
CONSULTA DE ACTIVOS FIJ OS
CONSULTA Y PROCESO DEPRECIACION
REPORTE DE ACTIVOS SIN UBICACIN
REPORTE DE ASIGNACION CODIGO BARRAS
REPORTE SIN CODIGO BARRA
REPORTE UBICACIN DE ACTIVOS

3.4 Salir

C
P


3.1 TABLAS CONFIGURACION

3.1.1 MANTENIMIENTO TABLAS CONFIGURACION

Para ingresar a esta ventana dar un clic en el men TABLAS CONFIGURACION y luego a la
opcin MANTENIMIENTO TABLAS CONFIGURACION del men principal del Sistema de
ACTIVOS FIJ OS.

Tambin puede hacer clic en el botn de la barra de herramientas ubicada en la

parte lateral izquierda de la Ventana Principal.

Al ingresar a esta opcin la pantalla que se muestra es la siguiente:

A travs de esta interfaz se puede hacer el mantenimiento a las diferentes entidades que se
encuentran en el cuadro de lista ubicado en la parte lateral izquierda de la ventana.


La secuencia a seguir para el mantenimiento de estas entidades se detalla a continuacin:

Paso 1
Seleccione el tem del cuadro de lista. Observe que cambia el ttulo y los datos almacenados
en la Cuadrcula.

Paso 2
Hacer un clic sobre alguno de los botones para realizar el mantenimiento correspondiente.
Se detalla a continuacin la funcionalidad de cada botn:

Nos permite crear un nuevo registro. Al hacer clic se presentar la siguiente
ventana en la que se ingresar tanto el cdigo como la descripcin:

Luego presione el botn Grabar.


Verifique finalmente que la fila se haya insertado en la cuadrcula.

Nos permite editar un registro. Seleccione la fila a actualizar, luego al hacer clic
sobre el botn se presentar la siguiente ventana en la que se podr modificar la
descripcin:

Por ltimo, presione el botn Grabar. Revise que los cambios se hayan efectuado


Nos permite eliminar un registro. Seleccione la fila a remover, luego al hacer clic
sobre el botn se presentar la siguiente ventana de confirmacin. Presiona el
botn Si para ejecutar los cambios:

Note que la fila desaparece de la cuadrcula:

Enva a impresora los datos que se presentan en la cuadrcula.( * )

Enva a pantalla los datos que se presentan en la cuadrcula.( * )

( * ) Para ambos botones el reporte se encuentra en construccin.


Exporta a una Hoja de Clculo los datos que se presentan en la cuadrcula.

3.2 PROCESOS

3.2.1 ACTIVACION

Del men Procesos elija la opcin Activacin. Inmediatamente
se carga la ventana Activacin de Activos en la que de forma
predeterminada aparece como Fecha Inicial el primer da del
ao y como Fecha Final el da actual del ao.


Consulta de Activacin

1. Ingrese en los cuadros Fecha Inicial y Fecha Final el periodo.

2. Para listar la relacin de Activos Fijos que han sido activados en dicho periodo

bastar presionar el botn

3. Puede usar el botn para Exportar los resultados de la cuadrcula a una

Hoja de Clculo.

Generar Asiento de Activacin

Para generar un asiento de Activacin presione el botn inmediatamente emerge la
ventana

Dirjase al cuadro combinado y seleccione la Oficina y en las cajas de texto deber ingresar
el Libro, la Fecha de Activacin, el Tipo de Cambio y la Glosa del Voucher.

Finalmente presione el botn Generar.


3.2.2 ACTIVOS

En esta ventana podemos consultar, actualizar y/o modificar el estado de los Activos Fijos

Consul ta de Activos

1. Ingrese en el cuadro texto de bsqueda la Descripcin que corresponde al Activo Fijo
2. En el cuadro combinado seleccione el Estado
3. Presione el botn Actualizar Informacin para realizar la consulta. Inmediatamente las dos
cuadriculas se llenan mostrando la primera los datos correspondiente al Activo (indicando la
cantidad de ocurrencias) y la segunda a los componentes comprendidos en ese Activo.


1
2
3


Generar un Activo Fijo

Nos permite ingresar un nuevo Activo Fijo. Al presionar este botn emerge la
ventana Acti vos Fi jos en la que debemos asignar un Cdigo para el Activo,
su estado, su descripcin operacional y contable as como el Grupo de Activos
y Artculos. Asimismo puede marcar segn corresponda los cuadros Valor
Monetario, Alquilado y Asignacin Fija. Para insertar los datos presione el
botn Grabar

Edi tar un Activo Fi jo
1. Seleccione de la cuadricula el activo a editar
2. Presione el botn Modificar

1
2


En la ventana Activos Fijos realizar las modificaciones necesarias y luego presione Grabar

Nota: Para verificar que los cambios han procedido debe presionar el botn
en la ventana de Mantenimiento de Acti vos Fi jos

Eliminar un Activo Fi jo
Seleccione el Activo a eliminar, luego presione el botn y luego confirme la
eliminacin


Presione este botn para ingresar la ubicacin operativa del Activo Fijo:
Centro de Responsabilidad, rea, persona responsable, etc.

Presione este botn para realizar una Vista Preliminar.

Presione este botn para Enviar a Impresora.

Presione este botn para Exportar a una Hoja de Clculo.


Insertar un Componente

1. Seleccione el Activo Fijo
2. En la parte inferior de la ventana presione el botn Nuevo el emento.
3. En la ventana emergente Adicin de Componentes ingrese la Descripcin del Componente
y seleccione el grupo.
4. Finalmente presione el botn Aceptar

Eliminar un Componente

1. Seleccione el componente del Activo Fijo.
2. En la parte inferior de la ventana presione el botn
3. En la ventana de Confirmacin presione el botn Si

En esta ventana se visualiza una tabla en la que se muestra informacin de todas las
recepciones a las que el usuario tiene acceso, ordenados por fecha de registro en forma
descendente. Los campos que muestra esta tabla son: Imprenta, Almacn, Tipo de
Documento, Nro. de Documento, Fecha de Documento, No. de Certificado Inicial, No. de
Certificado Final, Cantidad, Fecha de Registro y Usuario. En la parte inferior de la tabla se
muestra el nmero de lotes recepcionados y el total de certificados.

BUSQUEDA DE UN LOTE DE CERTIFICADOS RECIBIDOS DE UNA IMPRENTA

Para ubicar un lote de certificados recibidos de una imprenta usted puede realizar una
bsqueda por la imprenta, por fecha de registro o por ambos criterios.

Imprenta: Permite seleccionar el nombre de una imprenta activa y mediante ella realizar una
bsqueda de los certificados recepcionados.

Fecha
de Registro: Permite seleccionar un rango de fechas en las que se registr la recepcin de
certificados.
Al haber elegido la opcin de bsqueda y presionado el botn Buscar, el cursor se localizar
en el lote de certificados buscados, sino se localizara sobre ningn registro de la tabla
significara que no existe el lote de certificados.

REGISTRAR UNA NUEVA RECEPCIN DE CERTIFICADOS
Para que usted pueda registrar una recepcin de certificados haga un click en el botn
de la barra mostrada en la parte superior de la ventana.
1
2
2


Modificar un Componente

1. Seleccione el componente del Activo Fijo.

2. En la parte lateral derecha de la ventana presione el botn Buscar elemento

Presione este botn para modificar el componente (tipo y nmero de documento).

Presione este botn para dar de baja al componente.

Presione este botn para grabar los cambios efectuados en el componente.

A continuacin veamos la composicin de las siguientes fichas:


Ficha Depreciacin y Ajuste

Ficha Datos Tcni cos


Ficha Documentos Inclui dos

Ficha Baja Venta


3.2.3 ACTUALIZA DATOS CIERRE

Proceso que consiste en actualizar los datos para el Cuadro Depreciacin a nivel Cabecera y
Detalle de los Activos Fijos luego del Cierre del mes depreciado.

3.2.4 BAJA DE ACTIVOS

Del men Procesos elija la opcin Baja de Activos.
Inmediatamente se carga la ventana Baja de Activos Fijos en la que de forma
predeterminada aparece como Fecha Inicial el primer da del ao y como Fecha Final el da
actual del ao


Consulta de Baja de Activos

1. Ingrese en los cuadros Fecha Inicial y Fecha Final el periodo.

2. Para listar la relacin de Activos Fijos que han sido dados de baja en dicho periodo

bastar presionar el botn

3. Puede usar el botn para Exportar los resultados de la cuadrcula a una

Hoja de Clculo.


Generar Asiento de Baja Aj ustado

Presione este botn para generar un Asiento de Baja Ajustado. A continuacin
se muestra la ventana Asiento de Baja.

Nota:
Para poder acceder a esta ventana la Fecha de Inicio y Fecha de Fin deben corresponder al
mismo mes y al mismo ao.




Generar Asiento de Baja Histrico

Presione este botn para generar un Asiento de Baja Histrico.
A continuacin se muestra la ventana Asiento de Baja.

Nota:
Para poder acceder a esta ventana la Fecha de Inicio y Fecha de Fin deben corresponder al
mismo mes y al mismo ao.




3.2.5 CALCULO AJUSTE

Del men Procesos elija la opcin Calculo Ajuste.
Inmediatamente se carga la ventana Ajuste.

Ingresar un nuevo peri odo de proceso

1. Presione el botn para aadir un nuevo periodo de proceso.

2. En la ventana emergente Ajuste Ingrese el Ao, seleccione el Mes, ingrese la descripcin
y opcionalmente, un comentario.

3. Presione el botn Grabar.


Editar un nuevo peri odo de proceso

1. Presione el botn para aadir un nuevo periodo de proceso.

2. En la ventana emergente Ajuste solo tendr opcin para cambiar la Descripcin y los
Comentarios.

3. Presione el botn Grabar.


Procesar un Periodo

1. Seleccione de la cuadrcula el periodo a Procesar

Nota: Debe verificar que el periodo no est cerrado.( Estado =C)

2. Presione el botn . Si el periodo no est cerrado se mostrar una ventana de

Confirmacin. Presione el botn Si.

Este Proceso actualiza la base en soles para realizar el Ajuste, actualiza la fecha base para
tomar el ajuste y actualiza el nmero de procesos asimismo cambia el estado a procesado (
Estado =P)

Cerrar un Periodo

1. Seleccione de la cuadrcula el periodo a Cerrar. Para cerrar el Periodo este debe ya haber
sido procesado.

Nota: Debe verificar que el periodo no est cerrado.

2. Presione el botn . Si el periodo no est cerrado se mostrar una ventana de

Confirmacin. Presione el botn Si.. Al presionar este botn cambia el estado a cerrado

( Estado =C).


Este proceso:
Actualiza el ajuste en los registros contables.
Actualiza el ajuste de la depreciacin.
Actualiza el REI y REI ACUM.
Actualiza la depreciacin Acumulada Ajustada.
Actualiza la Fecha de Ajuste y la ltima depreciacin Ajustada.
Actualiza si el activo es ajustado o no.

Abri r un Periodo

1. Seleccione de la cuadrcula el periodo a Abrir. Para abrir el Periodo este debe estar
previamente cerrado.

Nota: Puede realizar esta operacin para periodos posteriores al ao 1999.

2. Presione el botn . Si el periodo est cerrado se mostrar una ventana de

Confirmacin. Presione el botn Si.. Al presionar este botn cambia el estado a blanco

( Estado = ).

2
2
2
1


Este proceso:
Actualiza la depreciacin ajustada.
Actualiza el ajuste en los registros contables
Actualiza la Fecha de Ajuste y la Ultima depreciacin Ajustada
Actualiza si el activo es ajustado o no
Actualiza la base para la depreciacin

Presione este botn para exportar a una Hoja de Clculo el Cuadro de Ajuste
de Activos el cual contiene el cdigo del activo fijo, cdigo del componente,
valor histrico anterior, factor anterior, valor ajustado anterior, valor histrico
actual, factor actual, cuenta activo, cuenta REI.

Presione este botn para exportar a una Hoja de Clculo el Cuadro de Ajuste
de Depreciacin el cual contiene el cdigo del activo fijo, cdigo del
componente, descripcin, valor ajuste histrico activo, acumulada, rei
acumulada, depreciacin mensual, cuenta contable depreciacin, cuenta
contable activacin, cuenta contable depreciacin rei, tasa depreciacin
tributaria, valor neto, agrupacin.

REPORTES

Presione este botn para listar el Resumen de Ajuste por Inflacin, el
cual muestra la cuenta del Activo, la cuenta de Depreciacin, su
descripcin, la Base y el Ajuste.


Presione este botn para realizar una vista preliminar del Resumen de Ajuste
por Inflacin


Presione este botn para enviar a impresora el Resumen de Ajuste por
Inflacin

Presione este botn para enviar a una Hoja de Clculo el Resumen de Ajuste
por Inflacin.

Detalle del Proceso de Ajuste

1. Presione el botn para ver el Detalle de Ajuste por Inflacin por
Activo.

2. En la ventana emergente ingrese el Cdigo del activo. A continuacin presione el botn

para procesar los resultados.


En la cuadrcula se muestra la descripcin del activo, la base, el ajuste, la cuenta del
activo, la cuenta de depreciacin, la clasificacin entre otros. Puede realizar una vista
preliminar, enviar este listado a Impresora o exportarlo a Excel.

Resumen por Acti vo

1. Presione el botn para ver el Resumen de Ajuste por Inflacin por
Activo.


2. En la ventana emergente ingrese el Cdigo del activo. A continuacin presione el botn

para procesar los resultados. En la cuadrcula se muestra la descripcin del activo,

la base, el ajuste, base depreciacin, depreciacin ajustada, cuenta del activo, REI activo
entre otros. Puede realizar una vista preliminar, enviar este listado a Impresora o
exportarlo a Excel.

ASIENTOS

ASIENTO CONTABLE

1. Presione el botn para generar un asiento del Ajuste de Activos

2. En la ventana Asiento del Ajuste de Activos dirjase al cuadro combinado y seleccione la
Oficina y en las cajas de texto deber ingresar el Libro, la Fecha de Ajuste, el Tipo de
Cambio y la Glosa del Voucher.

3. Finalmente presione el botn Generar.


ASIENTO DEPRECIACION

1. Presione el botn para generar un Asiento de Reclasificacin de

Depreciacin.

2. En la ventana Asiento de Reclasificacin de Depreci acin dirjase al cuadro combinado
y seleccione la Oficina y en las cajas de texto deber ingresar el Libro, la Fecha de
Ajuste, el Tipo de Cambio y la Glosa del Voucher.

3. Finalmente presione el botn Generar


ASIENTO RECLASIFICACION

1. Presione el botn para generar un Asiento de Reclasificacin de

Activos

2. En la ventana Asiento de Reclasificacin de Activos dirjase al cuadro combinado
y seleccione la Oficina y en las cajas de texto deber ingresar la Fecha de
Reclasificacin, el Tipo de Cambio y la Glosa del Voucher.

3. Por ltimo, presione el botn Generar


3.2.6 CALCULO DEPRECIACION

Del men Procesos elija la opcin Clculo Depreciacin.
Inmediatamente se carga la ventana Depreciacin.

Elegir el tipo de Depreciacin: Financiera o Tributaria.

Presione este botn para ingresar una nueva fecha de Proceso de
Depreciacin. En la ventana emergente Depreciacin ingrese el ao,
seleccione el mes, ingrese la Descripcin y opcionalmente escriba algn
comentario. Seleccione de los botones de opcin Financiera o Tributaria.


Luego hacer clic en el botn Grabar.

Presione este botn para modificar una fecha de Proceso de Depreciacin. En
la ventana emergente Depreciacin puede modificar la Descripcin, el
Comentario y seleccin de los botones de opcin Financiera o Tributaria.


Presione este botn para Procesar la Depreciacin para la fecha seleccionada.
Debe verificar previamente que el estado no sea Cerrado ( estado =C ).
Finalmente el estado cambia a P.

Seleccione de la cuadrcula el mes a Cerrar. Para cerrar el mes este debe ya
haber sido procesado.
Nota: Debe verificar que el mes no est cerrado.
Presione el botn. Si el mes no est cerrado se mostrar una ventana de
Confirmacin. Presione el botn Si.. Al terminar el proceso el estado cambia a
cerrado ( Estado =C ).

Presione este botn para abrir un mes. Si el periodo est cerrado se mostrar
una ventana de Confirmacin. Presione el botn Si.. Al terminar este proceso
el estado cambia a blanco ( Estado = ). Tenga en cuenta que la apertura del
mes se realiza de manera regresiva.

Al presionar este botn se despliega el men contextual


Para obtener las dems paginas comunicarse con (quitale la barra inclinada)
kynoux. /software /@ /Gmail. /com

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