OPERADORES FINANCIEROS - ADMINISTRACIN DEL CAPITAL DE TRABAJ O

INTRODUCCIN
El activo a corto plazo se asocia al pasivo a corto plazo para conformar el CAPITAL DE TRABAJ O. Si
profundizamos el estudio del pasivo a corto plazo, vemos que no es mas que el financiamiento de las
necesidades a corto plazo. Estos dos temas: el capital de trabajo y el financiamiento a corto plazo son el
objeto de este trabajo.

EL CAPITAL DE TRABAJ O, SUS ORIGENES Y DEFINICIN.
Mucho se ha hablado sobre los orgenes del concepto de Capital de trabajo. Los ingleses, por ejemplo,
sealan que el concepto lo originaron los peddlers vendedores de pequeas cosas (no quiero llamarlas
baratijas) de puerta en puerta, quienes reciban las mercancas por un pequeo pago, la vendan y, con el
dinero obtenido de las ventas, pagaban a su suplidor y compraban mas mercanca; es decir, el suplidor les
suministraba, mediante la mercanca parcialmente pagada, capital para trabajar.
Otra teora es la de los norteamericanos que proclama que el concepto se debe al tipo de negocio que existe
entre los agricultores y los procesadores de sus productos. Los agricultores, en la bsqueda de los fondos
para sembrar sus tierras, venden su cosecha a los procesadores; stos obtienen el dinero de los bancos, lo
entregan a los agricultores bajo la condicin de que le entreguen la cosecha. Una vez que la cosecha est
lista, los procesadores la reciben, pagan la diferencia al agricultor, la procesan, la venden y pagan a los
bancos. Esta modalidad es muy utilizada, aun hoy, en Venezuela. Grficamente, es algo como esto:



anticipo compra cosecha otorga prstamo


entrega cosecha paga prstamo


De cualquier manera, el capital de trabajo representa los recursos necesarios para financiar el ciclo del
efectivo de un negocio y se expresa numricamente como la diferencia entre el activo circulante y el pasivo
circulante. Sin embargo, como vemos en la demostracin siguiente es algo mas que eso.

CAPITAL DE TRBAJ O = ACTIVO CIRCULANTE PASIVO CIRCULANTE
CT = AC - PC
Pero,
ACTIVO TOTAL = PASIVO TOTAL +PATRIMONIO
(AC + AF) = (PC - PLP) + P
(AC - PC) = PLP + P - AF
CAPITAL DE TRBAJ O = PLP + P - AF

Podemos ver entonces que cualquier variacin en el pasivo a largo plazo, en el patrimonio o en el activo fijo
afecta directamente al capital de trabajo; lo cual reafirma el concepto de que el capital de trabajo es el
financiamiento del ciclo del efectivo.
Por cierto que algunos autores establecen dos acepciones para el capital de trabajo: el capital de trabajo
bruto que comprende solamente el activo circulante y el capital de trabajo neto que es la diferencia entre el
activo circulante y el pasivo circulante. A los efectos de este escrito, les agradezco desestimar este criterio,
ya que siempre al hablar de Capital de Trabajo me estoy refiriendo a Activo Circulante menos Pasivo
Circulante.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN DEL CAPITAL DE TRABAJ O
1. El capital de trabajo involucra todas las operaciones diarias de la empresa, a las cuales el
administrador financiero dedica la mayor parte de su tiempo.
2. El activo circulante tiende a conformar entre un 40% y un 50% de los activos totales de la empresa
y, por su caracterstica de ser dinero o bienes fcilmente convertibles en dinero, tienden a ser muy
voltiles, en el sentido amplio de la palabra.
3. La inversin en activo fijo puede ser diferida y hasta sustituida por medidas alternas como
arrendamientos, outsourcing, etc. Las partidas del activo circulante, por el contrario, no son
susceptibles de sustitucin, representando por tanto, inversiones directas del negocio.
4. Mantiene una relacin de crecimiento directamente proporcional a las ventas.




Agricultores Procesadores
Banqueros


ADMINISTRACIN DEL EFECTIVO
Administrar el efectivo significa controlar el flujo de entradas (provenientes principalmente de los ingresos) y
el flujo de salidas (representado por los desembolsos) del mismo. La administracin del efectivo representa
la base del proceso de control sobre la inversin en Activos Circulantes e incluye:
La tenencia de dinero efectivo.
Los depsitos en los bancos.
Los valores negociables.
La recoleccin y el desembolso eficiente del efectivo se han convertido en un rea fundamental de las
finanzas; sin embargo, efectivo es un activo que no genera utilidades por lo que el administrador financiero
ha de minimizar la cantidad de efectivo que la empresa necesita mantener para permitir sus actividades
normales, y al mismo tiempo tener suficiente efectivo para aprovechar los descuentos comerciales,
mantener la reputacin crediticia y satisfacer las necesidades inesperadas de efectivo.

RAZONES PARA MANTENER EFECTIVO:
Las empresas mantienen efectivo, no con la finalidad de ganar intereses en las Instituciones Financieras,
sino por cuatro razones fundamentales:
TRANSACCIONES: Para realizar sus transacciones ordinarias o normales del negocio, por ejemplo:
compras, ventas, pagos de sueldos y salarios, servicios, etc.
NECESIDADES FUTURAS: Las empresas mantienen efectivo como fondo del cual pueden disponer
rpidamente para satisfacer operaciones ordinarias futuras previstas u oportunidades a corto plazo,
incluyendo adquisiciones.
PREVENCIN: Se mantiene un saldo de efectivo en reserva para cubrir fluctuaciones aleatorias e
imprevistas en los flujos de entradas y salidas de efectivo.
SALDO COMPENSATORIO: Son niveles mnimos que las empresas se comprometen a mantener
depositados (en Cuentas Corrientes u otros instrumentos) en las Instituciones Financieras, como
correspondencia a las relaciones crediticias que mantienen con ellas.
ESPECULATIVA: Es efectivo que podra mantenerse para aprovechar oportunidades de buenos
negocios que pudieran surgir. Este aspecto no es recomendable, por cuanto se aparta de los objetivos
del negocio.

VENTAJ AS DE MANTENER EFECTIVO:
Es esencial que la empresa mantenga suficiente efectivo para aprovechar los descuentos por pronto
pago y cualquier otro tipo de descuento comercial.
Mantener buenos ndices de solvencia y liquidez, que ayudarn en el estudio de cualquier operacin
crediticia.
Ayuda a la empresa a conservar su reputacin de crdito y para poder mantener con las Instituciones
Financieras y proveedores trminos favorables, por la capacidad de negociacin.
Es til para aprovechar las oportunidades de negocio favorables que puedan presentarse
ocasionalmente como ofertas especiales de los proveedores.
Para satisfacer emergencias como huelgas, incendios o campaas de mercadotecnia de los
competidores, y para superar las recesiones estacionales o cclicas.

MODELOS DE ADMINISTRACION DEL EFECTIVO:

B a u m o l
$
t
M i l l e r - O r r
$
t

Siendo el efectivo una activo tan importante y a la vez voltil, cobra valor una buena administracin, que
pueda determinar el monto ptimo de efectivo que debe mantener a fin de realizar la menor inversin posible
en este rubro, pero reduciendo el riesgo de incurrir en un faltante del efectivo necesario para sus
operaciones. Este margen de seguridad est influenciado por la capacidad de negociacin de la empresa
para la liquidacin de inversiones en valores u obtencin de prstamos en poco tiempo, por lo que variar en
cada caso particular. La Administracin del Efectivo est cambiando significativamente debido a las nuevas
tecnologas, como los mecanismos electrnicos y computarizados para el manejo de fondos, que permiten


realizar pagos y transferencias desde la sede de la Empresa, y tambin a los constantes cambios macro y
microeconmicos. Sin embargo, siempre ser necesario mantener algunos patrones relativamente
constantes, como determinar el saldo mnimo de efectivo a ser mantenido; para ello existen modelos
matemticos que pueden usarse para facilitar el proceso, complementndose con el juicio, criterio y
experiencia del administrador. Los modelos o mtodos mas conocidos son los de BAUMOL, de MILLER-
ORR y de BERANEK.

MODELO BAUMOL:
Uno de los modelos ms usados es el de William Baumol (1952), que en esencia reconoce las semejanzas
fundamentales, desde el punto de vista financiero, entre los inventarios y el efectivo. En el caso de los
inventarios, los costos de ordenamiento y de faltantes de inventario hace oneroso mantener inventarios a un
nivel cero colocando solamente rdenes para requerimientos inmediatos. La situacin es similar con el
efectivo y con los valores negociables. Los costos de ordenamiento (transacciones) provienen en forma de
trabajo de oficina y costos transaccionales en la elaboracin de transferencias entre la cuenta de efectivo y
la cartera de inversin. Del otro lado de la moneda existen costos de mantenimiento, como los intereses
perdidos cuando se mantienen fuertes saldos de efectivo para evitar los costos de hacer transferencias. El
modelo busca calcular el saldo ptimo de efectivo que minimice estos costos.
La principal limitacin de este modelo es que supone que la empresa obtiene y utiliza el efectivo a una tasa
constante, predecible y estable, determinando por tanto, los flujos netos o necesidades netas de efectivo a
una tasa uniforme. Bajo estos supuestos (determinsticos), la empresa puede determinar exactamente el
perodo de reposicin de efectivo al aproximarse su saldo a cero.

MODELO MILLER-ORR
Merton Miller y Daniel Orr (1966) ampliaron el Modelo de Baumol mediante la incorporacin de un proceso
de generacin estocstica para los cambios peridicos en los saldos de efectivo; es decir, en contraste con
los completamente determinsticos supuestos del modelo de Baumol, Miller y Orr reconocen que los flujos
netos de efectivos se comportan como si fueran generados por un camino aleatorio de tipo estacionario.
Esto significa que los cambios en el saldo de efectivo, a lo largo de un perodo determinado son aleatorios
tanto en cuanto a su tamao como en su direccin y que forman una distribucin normal a medida que
aumenta el nmero de perodos observados.
El Modelo Miller-Orr, agrega un elemento de flexibilidad muy valiosa. Las expectativas de que los saldos de
efectivo tengan una mayor probabilidad de aumentos o de disminuciones, a lo largo de un perodo
determinado, pueden incorporarse dentro del clculo de los valores ptimos para las variables de decisin.
As, si un negocio se encuentra sujeto a tendencias estacionales, los lmites ptimos de control pueden ser
ajustados en funcin de cada estacin mediante el uso de diferentes valores y sus probabilidades.

MODELO DE BERANEK
William Beranek (1963), a diferencia de Baumol incluye una distribucin de probabilidades de los flujos
esperados de efectivo y una funcin de costos para la prdida de descuentos de efectivo y para el deterioro
de la reputacin de crdito cuando la empresa es sorprendida con saldos insuficientes de efectivo. La
variable de decisin en ste modelo, es la aplicacin de fondos entre el efectivo y las inversiones al inicio de
perodo. Se supone que las inversiones se pueden retirar slo al final de cada perodo de planeacin. Para
explicar esta tcnica se argumenta que las costumbres y disposiciones institucionales hacen que los flujos
de salida de efectivo se concentren a intervalos peridicos.

EL CASO VENEZOLANO
Para las empresas grandes, los costos de transaccin por vender y comprar ttulos son insignificantes,
comparados con el costo de oportunidad de tener saldos de tesorera improductivos y ms en Venezuela,
donde en los ltimos aos la tasa de inflacin ha sido bastante significativa, erosionando sustancialmente el
poder adquisitivo del dinero inmovilizado. Las empresas suelen comprar o vender ttulos todos los das, a no
ser que por casualidad tengan solo un pequeo saldo de efectivo al final del da. La principal razn por la
cual las empresas tienen cantidades importantes de efectivo es, como ya se mencion, la de mantener
saldos compensatorios para retribuir al banco por servicios recibidos; sin embargo, en Venezuela estos
saldos suelen ser colocados durante la noche en colocaciones overnight y devueltos a sus cuentas por la
maana.
Otra razn podra estar representada por el hecho de que las empresas grandes, especialmente las
multinacionales, suelen tener varias cuentas en diferentes bancos, con el objeto de agilizar los cobros en
plazas diferentes a la sede natural de la empresa o para dar cierto nivel de autonoma operativa a sus
filiales. Sin embargo, una buena gestin de tesorera lleva consigo cierto grado de centralizacin o
concentracin de fondos. No se puede mantener el nivel de tesorera adecuado si todas las reas, filiales o
como quiera que se les llame, son responsables de sus propios flujos de tesorera. Normalmente todos los


depsitos (cobros y cualquier otro concepto) son concentrados en una cuenta principal, mientras que para
los pagos, las diferentes filiales hacen sus proyecciones de flujo de caja y pasan peridicamente sus
requerimientos a la sede central o casa matriz, para que esta, bajo ciertas condiciones y parmetros le
suministre los fondos.
Fundamentalmente, los modelos
venezolanos se basan en los siguientes
mecanismos:
Revisiones frecuentes del flujo de
efectivo: el control del efectivo debe
comenzar por una planificacin
financiera que permita definir en
cualquier momento el grado de
solvencia econmica de la empresa,
la liquidez requerida para cada una
de sus operaciones y su capacidad
para afrontar sus deudas. Flujos de
Caja semanales para programar y
controlar los ingresos y las
erogaciones de efectivo.
Aprovechamiento de los mecanismos de compensacin bancaria: se toma en cuenta el tiempo que
toma el beneficiario de un cheque para presentarlo al cobro y luego el tiempo que se toma el banco
para debitarlo a la cuenta. Este mecanismo es conocido como flotacin o simplemente floating.
Demoras controladas en pagos: se procura retardar el desembolso hasta el ltimo da previo a la
fecha de vencimiento y se establecen das y horas de pagos estratgicamente escogidos para
retrasar su compensacin.
Cuentas bancarias exclusivamente para depsitos: conocidas como cuentas concentradoras o
recolectoras, que tienen como funcin acumular todo el efectivo proveniente de las cobranzas, y
cualquier otro concepto, en una sola cuenta, con la finalidad de poder tener mejor control del mismo.
Normalmente son cuentas base cero, o sea que todos los saldos a favor de la empresa son
colocados automticamente a corto plazo al final de la tarde y solo son regresados a la cuenta en
caso de producirse un sobregiro.
Cuentas bancarias solo para pagos a fecha cierta: reciben, de acuerdo a la programacin hecha
mediante el flujo de caja, los montos exactos necesarios para cubrir un requerimiento de efectivo a
una fecha determinada (nminas, prstamos, pagars, impuestos, etc.).
Cuentas bancarias solo para pagos a fechas variables: cuentas previstas para cubrir cualquier tipo de
erogacin cuyo pago pueda ser negociable, no perentorio (proveedores, servicios, gastos
miscelneos, etc.). Algunos bancos ofrecen el servicio de pago a proveedores, lo cual, aunque muy
cmodo, puede afectar ciertas estrategias.
Adecuado manejo de los excedentes de efectivo o de las lneas de crdito para cubrir posibles
faltantes: los excedentes siempre son programados para su colocacin en el momento oportuno. Los
flujos de caja, cuidadosamente preparados determinaran el tiempo de la colocacin; pero
manteniendo la flexibilidad para cubrir faltante, bien por cancelacin de la colocacin o tomando un
prstamo por corto plazo.

VALORES NEGOCIABLES:
Los valores negociables son mecanismos de inversin a corto plazo, de alta liquidez, usados por las
empresas para colocar sus excedentes temporales de efectivo; es decir, a pesar de que ya sealamos que
se debe mantener un razonable nivel de efectivo, este necesariamente no tiene que estar en cuentas
corrientes, sino eficientemente colocado en instrumentos financieros de alta seguridad y liquidez. Los
Valores Negociables son entonces Instrumentos Financieros, cuya caracterstica fundamental es la
posibilidad de comprarlos o venderlos, rpidamente, en algn Mercado Financiero.

EJ EMPOS DE VALORES NEGOCIABLES:
Cuenta de ahorro: depsito a la vista, instituciones financieras, que genera intereses y que
usualmente se maneja mediante una libreta.
Fondos del Mercado Monetario: mejor conocidos como Fondos de Activos Lquidos, que invierten los
recursos que captan del pblico en instrumentos emitidos o avalados por la Repblica o emitidos
conforme a la Ley de Bancos y otras Instituciones Financieras. Se consideran fondos a la vista.
Depsitos a Plazo Fijo: depsitos exigibles en plazos superiores a 30 das, documentados por
certificados, negociables o no, emitidos por instituciones financieras.
Certificados o Bonos de Ahorro: igual que de Depsitos a Plazo Fijo, pero siempre negociables.
A dministrador
A dminis trador
U nidad
O perativa
U nidad
O perativa
U nidad
O perativa
U nidad
O perativa
C uenta
C oncentracin
C uenta
C oncentracin
Ingres os
Ingresos
Ingresos
Ingres os
E rogaciones
E rogaciones
E rogaciones
E rogaciones
Invers iones
T emporales
Inversiones
T emporales


Depsitos en Mesa de Dinero: colocaciones especulativas, de alto riesgo, por plazos usualmente muy
cortos.
Depsitos en Fideicomisos: colocaciones para fines especficos, normalmente no negociables.
Papeles Comerciales: ttulos de deuda emitidos por empresas de primera categora, con la finalidad
de captar recursos para solventar sus necesidades de financiamiento a corto plazo.
Bonos Quirografarios: obligaciones emitidas por empresas, sin garanta especfica, respaldados por
todos los activos de la empresa.
Obligaciones Hipotecarias: obligaciones respaldadas por hipoteca de primer grado sobre un activo del
ente emisor.
Acciones: alcuotas del capital social de una sociedad. Convierten a sus tenedores en propietarios y
socios capitalistas de la empresa, en proporcin con el monto de acciones suscritas. Solo son
recomendables las inscritas en la Bolsa de Valores de Caracas, con una alta presencia burstil.
Fondos Mutuales: Entidades de Inversin Colectiva, que captan sus recursos mediante venta de
acciones para conformar su capital social, que luego invierten en otros ttulos.
Cdulas / Ttulos Hipotecarios: ttulos de mediano largo plazo, emitidos por instituciones financieras
orientadas hacia el financiamiento del sector inmobiliario.
Letras del Tesoro: obligaciones al portador emitidas por la Repblica de Venezuela a corto mediano
plazo, destinadas cubrir dficit temporales de la Tesorera Nacional.
Bonos de la Deuda Pblica (BDPN): emitidos por la Nacin, a travs del Ministerio de Finanzas, con el
objeto de cubrir dficit fiscales o financiar sus proyectos. Tienen un vencimiento que va de 3 a 15 aos,
siendo el plazo de 7 a 10 aos el ms comn.
Bonos Soberanos: son BDPN, emitidos en moneda extranjera.
Pagares de la Repblica: emitidas para cumplir compromisos sin utilizar la erogacin inmediata de caja.
Son nominativos, transferibles por endoso y tienen tasas de inters fija o variable.
REPOS: instrumentos emitidos por el BCV con el objeto de ejercer control sobre la liquidez monetaria.
La mayora de estos instrumentos se puede negociar en los Mercados Financieros, lugares donde los
individuos y organizaciones que desean solicitar fondos en prstamo se juntan con aquellos que tienen
fondos en exceso. Los adquirientes o vendedores de los Valores Negociables pueden acudir a los
Intermediarios Financieros establecidos (tales como Casas de Corretaje, Bancos Comerciales y Universales,
etc.) a fin de concretar sus transacciones.

J USTIFICACION DE MANTENER VALORES NEGOCIABLES:
Por lo general, los Valores Negociables presentan un rendimiento menor al de los Activos Operativos, sin
embargo es usual que las grandes empresas mantengan una cartera de estos Instrumentos. Las razones
bsicas son:
Sustituto del Efectivo: Es preferible mantener carteras de Valores Negociables de naturaleza
preventiva, en lugar de mantener fuertes saldos de efectivo. La buena administracin deber tener en
cuenta el grado de convertibilidad de sus Valores Negociables a fin de prever la facilidad de su
liquidacin para incrementar el Efectivo, en caso de dficit en el flujo de Caja.
Inversin Temporal: El dinero en Cuentas Bancarias no percibe remuneracin, por lo que es
aconsejable convertir parte del dinero ocioso en Instrumentos que vislumbren la obtencin de una
rentabilidad. Esta situacin puede darse en:
Financiamiento de Operaciones estacionales o cclicas: la empresa, en conocimiento de pocas
pico en inventarios, podra acumular cantidades de efectivo superiores a las usualmente
requeridas. En estos casos es aconsejable mantener ese excedente en Valores Negociables.
Satisfaccin de requerimientos financieros conocidos: Los Valores Negociables con frecuencia se
acumulan inmediatamente antes de las fechas para el pago de Impuestos Corporativos o si se
plantea un programa de Inversin en Activos Fijos en un futuro cercano o la redencin de una
emisin de Bonos.

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA SELECCIN DE LOS VALORES NEGOCIABLES.
La decisin sobre el tipo de instrumento a utilizar para la inversin de los excedentes depender en todo
caso de las caractersticas de la empresa y del destino final de los fondos; sin embargo, hay otros factores
externos que tambin deben ser considerados. Algunos de ellos son los siguientes:
RIESGO:
Como en cualquier inversin, los valores negociables implican cierto grado de riesgo. A continuacin los
principales riesgos asociados a ellos:
Riesgo Financiero, de Incumplimiento o de Falta de Pago: Es el riesgo de que el emisor deje de
cumplir con los pagos de intereses o de rembolsar el monto del principal. Es el primer riesgo que
debe considerarse pues mientras mayor sea esta posibilidad, mayor ser el grado de
fluctuacin en el precio y en los rendimientos de un valor. Normalmente los inversionistas


necesitan tener cierto grado de seguridad de que obtendrn de nuevo el capital invertido
inicialmente y esta seguridad depende del emisor y del tipo de valor negociable. Por ello, los
inversionistas tienden a exigir una prima de riesgo para poder realizar la inversin en valores,
pero en este caso, por tratarse de colocaciones sustitutivas de efectivo, hay que tratar de
asumir el menor riesgo posible.
Riesgo del precio y de la tasa de Inters: Los precios de los valores o instrumentos tienden a variar
cuando las tasas de inters cambian. Esto implica que el administrador de la cartera de valores
negociables debe estar alerta debido a que la empresa puede incurrir en una prdida si un valor
negociable es vendido antes del vencimiento y su precio se encuentre afectado por un cambio en las
tasas de inters. Cuanto ms corto sea el vencimiento de un instrumento, menor ser este riesgo, por
lo que solo es aconsejable ir a inversiones de plazos largos solo cuando los fondos sean para ser
utilizados en plazos largos; de lo contrario, este tipo de inversiones en valores negociables debe
ser a corto plazo.
Riesgo de Eventos Imprevistos: Es el riesgo de que ocurra un evento que repentinamente aumente el
riesgo de incumplimiento de pago de una empresa. Este tipo de riesgo involucra mercados, cambios
en productos, cambios en los gustos o necesidades de los consumidores, etc., y es muy difcil de
evaluar.
Riesgo de Inflacin o del poder de compra: La inflacin tiene un efecto negativo sobre el dinero
motivado a que lo devala, restndole poder adquisitivo. Por eso, y a fin de proteger las reservas de
efectivo, las empresas tienen que ser muy cuidadosas en su decisin de invertir en valores
negociables. En perodos inflacionarios las inversiones de este tipo deben ser a plazos muy
cortos o en moneda extranjera. Si los fondos lo permiten, las inversiones que se encuentran ms
protegidas de los efectos de la inflacin son los bienes races y las acciones comunes.
Riesgo de Comerciabilidad, Convertibilidad o Liquidez: Es el riesgo de que los Valores no se puedan
vender fcilmente a un valor cercano al precio cotizado en el mercado. Este riesgo est relacionado
con la amplitud o estrechez y la aceptacin del mercado para un valor.

GRAVABILIDAD:
La posicin fiscal general de una empresa influye sobre la composicin de su cartera de valores
negociables; es decir, si la empresa registra prdidas en su ejercicio fiscal ignorar la gravabilidad
para sus valores negociables; pero si por el contrario, la empresa prev pago de impuestos
entonces debe considerar invertir en valores exentos de impuestos.

RENDIMIENTO:
A mayor riesgo mayor rendimiento. La directriz es elegir valores que sean altamente lquidos a
plazos ms o menos cortos. Es preferible sacrificar rendimientos en aras de asegurar la
recuperacin de la inversin.

Dependiendo de la situacin financiera de la empresa y el grado de aversin al riesgo, el
administrador financiero elegir entre las diversas alternativas de inversin en valores negociables
tomando en consideracin los principios de seleccin de inversiones que ofrezcan rendimientos,
vencimientos y riesgos apropiados para la empresa.

ADMINISTRACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
Toda empresa deseara realizar sus ventas de contado, sin embargo las condiciones del mercado no
siempre permiten esta prctica, por lo que se generan las Cuentas por Cobrar. Este Activo Circulante
supone la inmovilizacin de fondos para financiar a los clientes de la empresa, alargando el perodo de Ciclo
de Efectivo. Por otro lado, es el de mas alto riesgo, por cuanto su liquidacin depende de un tercero. Como
tal, es importante la buena administracin de las Cuentas por Cobrar, ya que la utilidad implcita en una
Venta a Crdito no se formaliza, al menos desde el punto de vista de efectivo, hasta el momento de su
cobranza, realizndose una prdida si, por el contrario, el crdito es mal concedido y la cobranza
infructuosa. Las cuentas por cobrar son una herramienta que utilizan las empresas con el fin de mantener a
sus clientes habituales y atraer a nuevos.
Usualmente el crdito se relaciona con credibilidad y confianza, partiendo de su etimologa (credere) y se
define el permiso para utilizar el dinero de otras personas o el derecho de actuar sobre algo no propio. El
Abogado Octavio A Hernndez lo concretiza as:
Institucin jurdica, en cuya virtud una persona entrega a otra un bien presente, a cambio de
la promesa de que se entregar, al vencimiento de la obligacin, otro bien o su equivalente.

Una sana administracin del crdito debe conducir al logro de los siguientes objetivos:
Analizar el riesgo del crdito: trata de determinar quin recibir el crdito y bajo que condiciones.


Fijar las normas de aceptacin del crdito: representas las especificaciones de las caractersticas que
determinan la aprobacin o negacin de un crdito.
Especificar los trminos razonables de crdito: se trata de definir el perodo a lo largo del cual se
extiende el crdito. Tambin define los eventuales descuentos por pronto pago para agilizar la
recuperacin de la acreencia.
Determinar como han de financiarse los incrementos de activo: existen varios mecanismos de
financiamiento que trataremos mas adelante. De acuerdo a las polticas internas de endeudamiento
de cada empresa, se define el o los mecanismos a seleccionar.
Determinar como puede absorberse el riesgo envuelto, una vez tomada la decisin: siempre existir el
riesgo de que la cuenta no pueda ser recuperada. La empresa tiene que prever esta eventual
situacin.
Establecer una poltica de cobranza razonable: un buen crdito puede tornarse en un mal crdito si no
se le hace el adecuado seguimiento. La poltica de cobranza debe establecer los mecanismos para
evitar que esto suceda.
Evitar la sobre o suboptimizacin de cualquiera de los elementos involucrados en el crdito: el
antagonismo terico entre ventas y finanzas juega un papel importante en este objetivo. Si hay
predominio de ventas, seguramente las condiciones de crdito se flexibilizan con un alto riesgo; pero
si el predominio es de finanzas, muchas buenas ventas no se haran por exceso de celo, perdindose
la posibilidad de general utilidades. Lo ideal es lograr un equilibrio entre estos dos efectos.

POLITICAS DE CREDITO:
Una poltica de crdito es un conjunto de normas de conducta que la empresa dicta en relacin con los
mecanismos de otorgamiento de crditos, sus limitaciones, definicin de los riesgos que involucra la decisin
de otorgar o negar un crdito, la fijacin de los plazos y condiciones del crdito otorgado y el debido
seguimiento para lograr su recuperacin. El objetivo fundamental de una poltica de crdito es determinar la
inversin ptima en Cuentas por Cobrar, alcanzando el equilibrio entre los beneficios de realizar mayores
Ventas y Ganancias, en contra del riesgo de no formalizar la cobranza planeada. Hay que recordar que el
control de las cuentas por cobrar no empieza cuando se recibe la orden o pedido del cliente; realmente
empieza con determinacin de los niveles de autorizacin, con la fijacin del lmite y los trminos de crdito.

ELEMENTOS DE LA POLTICA DE CRDITO:
Anlisis del crdito: Establecimiento de los mecanismos a ser utilizados para el otorgamiento de
crditos.
Normas o estndares de crdito: Establecen la capacidad financiera mnima que debe tener un
solicitante para ser sujeto de crdito.
Trminos de crdito: Condiciones de pago ofrecidas a los clientes.
Perodo de crdito: Plazo conferido a los clientes para el pago de sus obligaciones.
Descuentos por pronto pago: Reduccin del monto de la acreencia, con la intencin de mejorar el
perodo promedio de cobro.
Poltica de cobranza: procedimiento que aplica la empresa para recuperar sus cuentas por cobrar y
se mide por la rigidez o por la elasticidad en el seguimiento de las acreencias. La conforman
actividades tales como llamadas telefnicas, elaboracin de cartas, personalizacin de la cobranza,
incentivos a los cobradores, acciones legales, etc.
Adicionalmente es importante considerar las circunstancias del comprador y la naturaleza econmica del
producto objeto de la operacin. Particularmente el autor recomienda seguir el siguiente esquema en la
definicin de la poltica:
Solicitud: puede sonar absurdo, pero una sana poltica debe definir como se produce el primer
contacto. As que el diseo de una buena solicitud de crdito puede evitar problemas futuros. Defina
que debe contener la solicitud, los documento que deben anexarse a ella y los canales que debe
seguir desde el eventual cliente hasta la empresa.
Anlisis: como veremos mas adelante, el anlisis es determinante en el otorgamiento de un crdito,
por eso debe ser claramente definido el o los responsables de hacerlo, las fuentes de informacin
que debe utilizar como mnimo, los elementos que deben predominar en el anlisis, la profundidad a
que debe acometerse y el tiempo estimado para obtener resultados.
Opciones: determina los productos del anlisis, puesto que una vez que ste haya sido hecho, el
analista debera estar en condiciones de recomendar la aprobacin o negacin del crdito; y, en
caso de aprobacin, el lmite de crdito que puede ser otorgado, el plazo o termino a ser concedido,
las garantas que pueden o deben exigirse y si es recomendable o no otorgar un descuento por
pronto pago y su cuanta. Como las palabras se las lleva el viento o los hombres pasan pero las
instituciones quedan, es altamente recomendable presentar un informe escrito con las conclusiones
y recomendaciones.


Decisin: de igual manera, la responsabilidad de la toma de decisiones debe estar bien clara.
Algunas organizaciones utilizan lmites para sus ejecutivos y, por encima de ese lmite, se establece
un comit de crdito. Quien tome la decisin debe estar en condiciones de evaluar los efectos que
esta pueda tener, la forma en que la comunica y las responsabilidades finales de la custodia del
crdito. Tambin es recomendable hacer un memorando interno con todos estos elementos.
Seguimiento: ya se mencion antes pero es importante reafirmarlo: un buen crdito puede tornarse
en un mal crdito si no se le hace el adecuado seguimiento. Es importante fijar responsabilidades de
revisiones peridicas, definir los perodos, establecer los mecanismos mnimos a ser utilizados,
definir las acciones o decisiones (productos) resultantes y su forma de comunicacin. Este
seguimiento no solo se hace al crdito sino que tambin debe hacerse a la poltica de crdito, puesto
que las condiciones cambian y hay que adecuarse a ellas rpidamente.

ANLISIS DE CREDITO:
La concesin u otorgamiento de un crdito conlleva un riesgo, por lo tanto, deben hacerse los esfuerzos,
mediante el anlisis para minimizarlo. Dentro de las normas a establecer por la empresa hay que determinar
cules seran los clientes que pueden optar al crdito y que cantidad mxima debera recibir cada uno de
ellos. Esto es muy importante para medir la calidad del crdito y definir en trminos de probabilidad el hecho
de que un cliente pague con lentitud o inclusive termine como una prdida por cuentas malas.
En el anlisis de crdito se deben tener en cuenta determinantes como:
Cliente nuevo versus cliente antiguo: no es lo mismo evaluar el crdito para un cliente nuevo que para
un cliente ya existente. En este ltimo caso se trata de actualizar la informacin y los anlisis, para
decidir si el cliente es o no digno de seguir gozando de nuestra confianza. En el caso del cliente
nuevo, la situacin es ms compleja porque hay que decidir si se asume o no el riesgo de poner
nuestros recursos en manos de un tercero.
Fuentes de informacin interna: se trata de utilizar informacin disponible dentro del negocio, como
experiencias previas, anlisis de los documentos entregados con la solicitud de crdito, etc.
Fuentes de informacin externa: es la bsqueda de la informacin de crdito en personas o agencias
externas. En este sentido, siempre es bueno validar las referencias bancarias y comerciales con
llamadas telefnicas o visitas a los emisores de cartas de referencia. Por otro lado, investigar si
existen agencias de informacin de crdito tipo Dun and Bradstreed, donde la informacin se puede
adquirir con un mecanismo de suscripcin.
Anlisis generales: es importante conocer el entorno del solicitante de crdito, por lo que se
recomienda evaluar la situacin econmica del pas y del segmento del negocio en que el solicitante
se encuentre.
Anlisis especfico: es el anlisis propio del solicitante, en funcin de estimacin probabilstica de
carcter subjetivo, basada muchas veces en la experiencia propia del analista y otras de carcter
objetivo que dependen de la aplicacin de herramientas financieras.
Lo expresado tiene su base en el Modelo de Competitividad aplicado por las Naciones Unidas, que
establece que no basta que la empresa quiera ser competitiva, su entorno tiene que participar
sinergicamente en el proceso. El autor aplica este mismo concepto al crdito: no basta que la empresa tenga
buenas intenciones de servir oportunamente sus deudas; si el entorno opera en su contra, esto no es
suficiente.
Aplicando este conocimiento se recomienda dividir la tarea en tres anlisis:
Anlisis de la economa global: la probabilidad de recuperar una cuenta por cobrar depende en un
grado importante, de cmo esta funcionando la economa, y cmo los factores macroeconmicos
pueden afectar el buen desempeo del solicitante. Elementos tales como el comportamiento de las
tasas de inters, la inflacin, la situacin de la deuda pblica y los dficit fiscales, la poltica
monetaria, la poltica tributaria y los dems indicadores macroeconmicos. Por supuesto que el
anlisis se har una solo vez y se mantendr actualizado, ya que sus conclusiones son aplicables a
todos los clientes.
Anlisis de la industria: este es otro factor externo importante; las empresas en el mismo segmento
del mercado tienen la tendencia a comportarse de manera similar. Factores tales como las diferencias
en crecimiento de las empresas del ramo, factores demogrficos y sociales (la edad media de la
poblacin, la distribucin del ingreso, etc.), la participacin del gobierno en el segmento analizado y el
ciclo de vida de la industria, deben ser considerados en la decisin. Por lo tanto, debe hacerse un
anlisis de los diferentes ramos de negocios y tomar en cada solicitud aquel que se aplique al
solicitante analizado.
Anlisis de la empresa: deben considerar tanto factores objetivos, como subjetivos y legales

FACTORES OBJ ETIVOS FINANCIEROS
Aplicando las herramientas de administracin financiera, es recomendable revisar los estados


financieros y sus notas, aplicar ndices financieros sobre los estados financieros, los ndices de
crecimiento de las utilidades, los pronsticos de utilidades y de flujo de efectivo.
FACTORES SUBJ ETIVOS GERENCIA
Aun cuando no sea determinante, elementos tales como la calidad de la gerencia, las experiencias de
crdito previas, la reputacin de los productos y servicios que ofrece, la reputacin de sus accionistas,
el entendimiento de cul es su responsabilidad social con trabajadores, accionistas y el entorno, sus
valores y su potencial pueden dar una idea de la probabilidad de recuperar el crdito. Aqu debemos
tambin considerar las 5C del crdito.
LAS CINCO C DEL CRDITO: Son factores mediante los cuales se juzga el riesgo del crdito. La
informacin para su determinacin la podemos obtener de la experiencia directa con el cliente, y el
anlisis de la informacin sealada en los puntos anteriores. Las cinco C son:
1.- CARCTER: Tiene que ver con la responsabilidad moral del cliente para hacer honor a sus
compromisos.
2.- CAPACIDAD: Es un juicio subjetivo acerca de la habilidad del cliente para pagar. Se mide por
desempeo histrico, mtodos de negocios, observacin directa de planta y almacn, etc.
3.- CAPITAL: Posicin financiera general de la empresa, prestando especial atencin al Patrimonio.
4.- COLATERAL: Est representado por los Activos que los clientes pueden ofrecer como garanta.
5.- CONDICION: Se refiere al impacto de las tendencias econmicas generales, como a los
desarrollos especiales de ciertas regiones geogrficas o sectores econmicos que pudieran afectar
la capacidad de los clientes.
El anlisis de las cinco C da una informacin de base; sin embargo, el analista de crdito deber
apoyarse en sus conocimientos empricos y experiencia directa para establecer la calidad de crdito
potencial de cada cliente.

FACTORES LEGALES J URDICOS
Se trata de saber si estamos negociando con la persona adecuada, es decir, est facultado para tomar
decisiones de endeudamiento. Conociendo el tipo empresa de que se trata, solo hay que ver su
documento constitutivo y ver quienes la obligan. Tambin es importante definir la forma en que la
eventual acreencia ser documentada.

Con la informacin obtenida del anlisis, es recomendable aplicar un sistema de puntaje, que son modelos
estadsticos discriminantes que estudian los factores que se asocian con la fuerza financiera y con la
capacidad para pagar de los clientes. Usualmente se basan en un estudio histrico donde se ponderan las
variables que se consideran importantes entre los clientes de crdito potencialmente buenos y malos,
otorgndose al final una puntuacin. La escala de las puntuaciones as obtenidas da una evaluacin no
subjetiva, simplificando el anlisis de crdito en empresas con gran cartera de clientes.

CAMBIOS EN LA POLITICA DE CREDITO:
Cuando una empresa toma la decisin de cambiar su poltica crediticia, debe tomar en cuenta que las
acciones a tomar tendern a cambiar las cifras presupuestadas tanto en el Estado de Resultados como los
de Posicin. As, tenemos que el relajamiento de la poltica de crdito, usualmente estimula las ventas.
Obviamente se incrementarn los costos directos, los de mantener fondos inmovilizados en Cuentas por
Cobrar y las posibles prdidas por Cuentas malas. Las variables ms importantes que deben considerarse
al evaluar los cambios propuestos en las polticas de crdito son: volumen de ventas, inversin en cuentas
por cobrar y gastos por cuentas incobrables.
VOLUMEN DE VENTAS. Cabe esperar que el cambio en las polticas de crdito modifique el volumen de
ventas. Conforme se amplan los patrones de crdito, se espera que aumenten las ventas, por otro lado,
una restriccin de tales patrones reducir las ventas. Los efectos de estos cambios sobre las utilidades
netas dependern de su efecto sobre ingresos y costos.
INVERSIN EN CUENTAS POR COBRAR. Existe un costo asociado al mantenimiento de las cuentas
por cobrar. Cuanto ms alto sea el promedio de las cuentas por cobrar de una empresa, tanto ms
costoso ser mantenerlas, y viceversa. Si la empresa hace ms flexibles sus polticas de crdito, el nivel
promedio de cuentas por cobrar se elevar, en tanto que disminuir si las restringe. Las ventas crecientes
darn como resultado ms cuentas por cobrar y las ventas decrecientes producirn menores promedios
de cuentas por cobrar.
GASTOS POR CUENTAS INCOBRABLES. Otra variable que se espera se vea afectada por cambios en
las polticas de crdito son los gastos por cuentas incobrables. La probabilidad (o riesgo) de adquirir una
cuenta incobrable aumenta a medida que se suavizan las polticas de crdito, y se reduce cuando stas
se vuelven ms estrictas.

Por otra parte, un nivel ms alto de Ventas puede requerir mayores necesidades de efectivo, niveles ms


altos de Inventarios y, dependiendo de la capacidad instalada de la empresa, de una mayor inversin en
Activo Fijo. Ya que estos incrementos de Activos tendran que ser financiados, ciertos pasivos y/o partidas
de Patrimonio tambin tendran que aumentar. Cualquier costo asociado con dicha situacin tendra que
tomarse en cuenta al tomar la decisin al momento de cambiar la poltica de crdito de una empresa.
Sobre este aspecto, William Sartoris y Ned C. Hill (1.981) disearon un modelo de decisin, mediante el cual
se determinan los flujos de efectivo antes y despus del cambio, se descuentan al tiempo cero, a una tasa
que puede ser el costo de capital o el costo de oportunidad del dinero, y se comparan los resultados. Si el
valor presente neto de la poltica propuesta supera a la actual, es cambio es recomendable. En caso
contrario debera ser descartada. Existen otros modelos un poco ms fciles de aplicar, porque se basan
simplemente en determinar los cambios en el estado de resultados, sin tomar en cuenta el valor del dinero
en el tiempo.

CONDICIONES DE PAGO O TERMINOS DE CREDITO.
El punto de partida es decidir las condiciones de pago apropiadas. Dichas condiciones pueden diferir
substancialmente segn los productos y los mercados. Las condiciones de crdito especifican el perodo en
que se extiende el crdito y el descuento, si lo hay, concedido por pronto pago. Por ejemplo, si las
condiciones de crdito de una empresa, para todos los clientes aprobados, se especifican como 2/10, neto
30 significa que el comprador obtiene un descuento de 2% si se paga dentro de los 10 das siguientes a la
iniciacin del perodo de crdito; si el cliente no aprovecha el descuento por pronto pago, deber pagar el
monto total dentro de los 30 das siguientes al inicio del perodo citado. Si los trminos se expresan como
neto 60, indica que no se ofrece descuento alguno y la factura ser pagadera y vencer 60 das despus
de la fecha de factura.

DESCUENTO POR PRONTO PAGO
Cuando una empresa establece, o aumenta el importe de un descuento por pronto pago (en efectivo),
pueden esperarse cambios en las ventas y en las utilidades. Si la demanda de su producto es elstica las
ventas deben incrementarse como resultado del descuento y el periodo promedio de cobranza debe bajar,
reduciendo as el costo del manejo de las cuentas por cobrar. Los gastos por cuentas malas o incobrables
debern disminuir en virtud de que la mayora de los clientes paga antes; por ello, debe disminuir asimismo
la probabilidad de una cuenta incobrable. Tanto el incremento de las ventas como la disminucin en el
periodo promedio de cobranza y la reduccin en los gastos por cuentas incobrables deben producir un
aumento en las utilidades que compense la disminucin en el margen de utilidad por unidad que ocasiona el
aprovechamiento del descuento.

POLITICAS DE COBRANZA.
Vender es fcil, cobrar es difcil. Las polticas de cobranzas de la empresa son los procedimientos adaptados
para cobrar las cuentas cuando stas vencen. El diseo de un programa ptimo de cobranza va a estar en
funcin de la mejor combinacin que se haga de tales actividades, de manera tal de minimizar los costos
asociados con el programa de cobranza. Slo se justifica un cambio en la Poltica de cobranza cuando el
costo de oportunidad resultante de una aceleracin en la cobranza ms la reduccin de Cuentas
Incobrables, excedan los costos del programa. Por ejemplo, una empresa debe conceder descuento por
Pronto Pago cuando el rendimiento de los fondos acelerados por la aceleracin de la cobranza es igual o
mayor que el costo de otorgar el descuento.

ENVIO DE FACTURAS Y ESTADOS DE CUENTA. Aun cuando parezca redundante, es necesario
asegurarse que la factura es enviada al cliente. Especialistas en la materia recomiendan que la factura
debe estar en poder del cliente no despus de los dos das de haberse realizado el embarque y es
recomendable llamarlo telefnicamente para asegurarse de ello y, de paso, verificar que no haya
problemas con el despacho. Si esto se hace, las probabilidades de cobrar a tiempo son muy altas.
NOTIFICACIONES POR ESCRITO. Despus de cierto nmero de das posteriores al vencimiento de una
cuenta por cobrar, la empresa suele enviar una carta en trminos corteses recordando al cliente su
deuda. Si se hace caso omiso de dicha carta, se enva otra ms exigente. En caso necesario, puede
remitirse otra ms. Las notificaciones de cobranza por escrito son el primer paso en el proceso de cobro
de cuentas vencidas.
LLAMADAS TELEFNICAS. Si las notificaciones por escrito no dan ningn resultado, el gerente de
crdito de la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato.
VISITAS PERSONALES: Esta tcnica es mucho ms comn en crditos al consumo, pero tambin
pueden utilizarla los proveedores industriales. El enviar un cobrador o vendedor encargado a requerir el
pago al cliente puede ser un procedimiento de cobro eficaz, ya que el pago podra realizarse en el acto.
MEDIANTE AGENCIAS DE COBRANZAS. Una empresa puede transferir las cuentas incobrables a una
agencia o a un abogado para que stos se encarguen de ellas. En la actualidad, en Venezuela, existen


algunos bancos que estn brindando tambin este servicio.
RECURSO LEGAL. Esta es la medida ms estricta en el proceso de cobranza, y solo debe ser utilizado
como ltima instancia. Este procedimiento no es solamente oneroso y reduce la posibilidad de futuros
negocios, sino que puede obligar al deudor a declararse en quiebra, haciendo ms difcil la recuperacin
de la cuenta.

CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR
La poltica ptima de crdito y cobranza, y por lo tanto el nivel ptimo de las Cuentas por Cobrar, depende
de las condiciones operativas de las empresas, las cuales son de naturaleza nica. Sin embargo, an
cuando las polticas ptimas de crdito y cobranza varan entre las empresas o inclusive en la misma
empresa a travs del tiempo, es muy til analizar la efectividad la poltica en un sentido general, ya que si no
existe un control adecuado, un crdito bien otorgado puede convertirse en malo. Por lo tanto, es
recomendable tener un seguimiento permanente de los clientes, llevando un historial de sus pagos y de las
gestiones hechas para lograrlo. Adems debe actualizarse peridicamente su informacin financiera, cuyo
anlisis permite detectar oportunamente situaciones anormales en la operacin del cliente como prdidas,
problemas de liquidez, problemas de capitalizacin y apalancamiento, etc. Tambin es necesario tener
mecanismos de anlisis tales como: Rotacin de las Cuentas por Cobrar, Perodo Promedio de Cobro,
Reportes de antigedad de las Cuentas por Cobrar, etc., que permitan detectar variaciones en el
comportamiento.
Un cambio en cualquiera de estos patrones debe ser una seal para que la empresa revise su Poltica de
Crdito y Cobranza; sin embargo, un deterioro en cualquiera de estas medidas no necesariamente indica
que la Poltica Crediticia de la empresa se haya debilitado. Por ejemplo, si una empresa experimenta
variaciones estacionales muy agudas, o si est creciendo rpidamente, los parmetros de valuacin pueden
verse temporalmente distorsionados.

CUENTAS INCOBRABLES
An cumpliendo con todo lo expuesto anteriormente, puede existir la posibilidad de que sea imposible cobrar
algunas cuentas, bien sea por insolvencia del cliente, muerte del mismo, cambio de domicilio, etc. Cuando
esto suceda se deben asumir como prdidas estos saldos, traspasndolos a una cuenta de gastos por
incobrable, contra operaciones del ejercicio. Existen dos mecanismos para su registro:
CANCELACIN ESPECFICA: asume que todas las cuentas son cobrables y solo al producirse la prdida
se afectan los resultados
PROVISIONES: se estima una probabilidad de cuentas malas, y se afectan los resultados bajo una de las
siguientes alternativas:
Porcentaje de las ventas (totales o crdito)
Porcentaje de las cuentas por cobrar
Porcentajes individuales sobre saldos vencidos.
Cualquier cancelacin que se haga debe estar suficientemente documentada para evitar problemas con la
Administracin del Impuesto sobre la Renta, al momento de descargarla de resultados.

ADMINISTRACION DE INVENTARIOS.
Los Inventarios lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la produccin para su
posterior venta, como materia prima, produccin en proceso, productos o artculos terminados y otros
materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercanca o las refacciones para mantenimiento que
se consuma en el ciclo normal de las operaciones. Las empresas manufactureras generalmente tienen tres
tipos de Inventarios:
Materia Prima: Todos los materiales comprados por la empresa para emplearlos en la manufactura
de los productos terminados. (Acero, tornillos, plsticos, remaches, etc.). El inventario de Materia
Prima se ve influenciado por factores tales como producciones anticipadas, confiabilidad de las
fuentes de abastecimiento y programacin de las operaciones de compras y de produccin.
Produccin en Proceso: Consiste en todos los bienes que se encuentran en proceso de produccin,
semielaborados a una fecha determinada. El Inventario de Productos en Proceso se ve influenciado
por la longitud del perodo de produccin (plazo que transcurre entre la colocacin de la materia prima
en la produccin y la terminacin del producto final).
Productos Terminados: Artculos que han sido producidos, pero que aun no han sido vendidos. El
nivel del Inventario de Productos Terminados representa una tarea que consiste en coordinar la
produccin y las ventas, cambiando los trminos del Crdito o concediendo crditos a riesgos
marginales.
El objetivo principal de la Administracin de Inventarios es mantener el nivel ptimo de inversin de
Inventarios, de forma tal que no se produzcan deficiencias, que conllevan a la prdida de ventas ni excesos
que ocasionan incrementos en los costos de los inventarios.


COSTOS DEL INVENTARIO:
Costos de Mantenimiento: costos asociados con tener existencias: costo de los productos mas
almacenamiento, seguros, impuestos, depreciacin, obsolescencia, etc.
Costos de Ordenamiento: costos asociados con la procura o colocacin de rdenes de compra.
Costos de Inventarios de Seguridad: costos asociados con inventarios mantenidos por la compaa
en un esfuerzo por evitar quedarse sin artculos para satisfacer oportunidades de ventas.
El nivel ptimo de Inventarios es aquel que minimiza los costos asociados con su manejo y administracin.

COSTOS TOTALES =COSTOS DE MANTENIMIENTO +COSTOS DE ORDENAMIENTO
CT = (C x P) x (Q 2) + v x (U Q)

C = Costo de mantenimiento como porcentaje del precio de compra o costo unitario
P = Precio de compra o costo unitario
Q = Cantidad de unidades compradas en cada pedido
U = Demanda total o cantidad de unidades vendidas por perodo
v = Costo fijo por orden

MODELO DE LA CANTIDAD ECONOMICA DE LA ORDEN (EOQ)
El modelo estndar para determinar el tamao ptimo de la orden de compra o del lote de produccin se
conoce con el nombre de la Cantidad Econmica de la Orden (EOQ, por sus siglas en ingls). El modelo
implica una compensacin entre los costos crecientes y los declinantes. Los costos de Mantenimiento
aumentan con la existencia en Inventarios ms grandes, mientras que los costos de Ordenamiento
disminuyen con la colocacin de rdenes ms grandes, lo cual tiende a incrementar los inventarios. La meta
consiste en minimizar el costo total al equilibrar ambos costos.

EOQ =((2 v U) (C P ))



DETERMINACIN EOQ
TAMAO DE LA ORDEN
ORDENAMIENTO MANTENIMIENTO TOTAL
EOQ


MODELO DEL PUNTO DE REORDEN.
El punto para volver a ordenar (o producir, en el caso de las fbricas) o punto de reorden es aquel nivel de
Inventario en el que debe colocarse un nuevo pedido u orden de produccin. Va a depender del tiempo de
espera o de produccin, es decir del intervalo que media entre colocar una orden y recibirla, y de la tasa de
consumo del inventario, la cual puede ser calculada o estimada determinstica o probabilsticamente.

INVENTARIOS DE SEGURIDAD
Representa el Inventario mnimo que suministra un colchn de existencias para proteger a la empresa de
posibles alteraciones en la demanda o en el tiempo de reposicin del pedido, que puedan ocasionar
interrupciones en las Ventas o en el proceso productivo, segn sea el tipo de empresa, comercial o fabril. La


determinacin del nivel de existencias de seguridad va a depender del grado de incertidumbre en cuanto a la
demanda y/o el tiempo de reposicin, as como de una decisin relativa al riesgo de agotamiento de las
existencias que se est dispuesto a correr.

NUEVOS DESARROLLOS EN EL CONTROL DE INVENTARIOS
Tradicionalmente, el control de los inventarios se ha hecho teniendo en cuenta los ndices financieros
relacionados con este rengln (rotacin y das de inventario); sin embargo, la Administracin Financiera de
las Cuentas por Cobrar y de los Inventarios ha tenido que unirse al esfuerzo de las compaas que
pretenden mejorar su posicin administrativa. A medida que han cambiado los mtodos de manufactura,
tambin ha cambiado la filosofa del control de Inventarios. El cambio en el enfoque filosfico se ha visto
apoyado por el uso de Sistemas de Control basados en computadoras, las cuales han capacitado a las
compaas para lograr un tiempo rpido de reaccin para el suministro de la informacin relacionada con
todos los aspectos de sus actividades operativas. Estos sistemas han tratado de relacionar la administracin
del Inventario con las operaciones de produccin y han dado apoyo a las innovaciones de la naturaleza de la
Administracin del Inventario mismo. Un ejemplo lo constituye el sistema de Planeacin de Requerimientos
de Materiales (MRP) y el sistema J usto a Tiempo (J IT).

METODOS DE VALORACION DE INVENTARIOS.
No hay que confundir la valoracin con inventarios con su manejo fsico. La valoracin tiene que con es
aspecto contable de los costos y su presentacin en los estados financieros, mientras que lo fsico
contempla su manejo en almacenes. Existen varios mtodos aceptables de los cuales consideramos aqu los
cinco ms comunes:
Identificacin Especfica: cada unidad en existencia se valora a su costo real o de adquisicin, es decir,
los Inventarios se presentarn a los costos mostrados en las facturas de compra. Solo es aplicable si las
unidades de que consta el inventario final pueden identificarse como provenientes de compras
especificas.
Costo promedio: Se calcula dividiendo el total de costo de la mercanca disponible para la venta entre el
nmero de unidades disponible para la venta o estableciendo, con cada compra, un costo promedio
ponderado unitario, el cual se multiplica luego por las unidades que figuran en el inventario final.
Mtodo de Primero en Entrar Primero en Salir (FIFO o PEPS): Este mtodo se basa en la presuncin de
que los primeros artculos comprados son los primeros en venderse, y que los artculos que permanecen
en existencias son los de las ltimas compras, por lo tanto los Inventarios estn valorados a los costos
ms nuevos, mientras que a los productos vendidos se les asigna el costo ms viejo.
Mtodo de Ultimo en Entrar Primero en Salir (LIFO o UEPS): Este mtodo se basa en la presuncin de
que los costos ms antiguos son los aplicados a las mercancas en existencia. Es decir que los
Inventarios se encuentran valorados a los costos ms viejos, mientras que a los productos vendidos se
les asigna el costo ms nuevo.
Mtodo de Prximo en Entrar Primero en Salir (NIFO o SEPS): Este mtodo se basa en la presuncin
de que el factor de Materiales en el Costo de Ventas debe ser valorado a Costo de Reposicin. Bajo este
esquema, la valoracin de los Inventarios ser a los costos ms viejos menos el efecto del Incremento
de los Precios, mientras que a los productos vendidos se les asigna el costo de reposicin.

EFECTO FISCAL DE LA VALORACIN: El mtodo de valoracin que se adopte tendr un efecto
importante en las utilidades y por ende en los Impuestos a pagar. Una empresa con altas utilidades
debera usar LIFO o NIFO para valorar su Costo de Ventas con los costos ms nuevos, dejando los ms
viejos en Inventario. Una empresa con prdidas o bajas utilidades, debera usar FIFO para dejar sus
costos ms nuevos en Inventario, bajando as su Costo de Ventas.
CONCLUSIONES:
El objetivo fundamental es resaltar la importancia de la administracin del Activo Circulante, a fin de mejorar
la posicin financiera de la empresa. Con altas tasas de inters y un proceso inflacionario existente en el
pas, los excesos en estos rubros ocasionaran costos innecesarios, pero los defectos ocasionan tambin
prdidas. Si lo que se pretende es maximizar el valor de la empresa, hay que buscar el equilibrio entre
ambos extremos; para ello, las reglas mostradas a continuacin pueden ser de gran ayuda.
1. Acelerar la disponibilidad del efectivo, utilizando estrategias aplicadas a los componentes del activo
circulante de la empresa, de manera, de disminuir el ciclo del efectivo.
2. Maximizar el uso y rentabilidad de los fondos y minimizar saldos ociosos, manteniendo un equilibrio
entre los saldos de tesorera y las inversiones en valores negociables.
3. Aumentar la capacidad de pago, negociando mayores plazos de pago a los proveedores y menores
tiempo de cobro a los clientes.
4. Adoptar polticas efectivas de crditos y cobranzas, a objeto de buscar otorgamiento de crditos
seguros y un eficiente proceso de cobranza.


5. Vigilancia constante de las cuentas por cobrar, para detectar rpidamente cambios en los patrones de
pago, que permitan ubicar su origen.
6. Mantener inventarios adecuados, con una buena rotacin y el mtodo de valoracin que favorezcan
mejor se adapte al esquema fiscal de la empresa.
Ahora bien, para poder lograr esto hay que disponer de efectivas herramientas. El administrador financiero
no puede contentarse con la utilizacin de los modelos tradicionales, sino que tiene que investigar y hasta
crear, si vale el trmino, para poder tomar decisiones acertadas.

POLTICAS DE MANEJ O DEL CAPITAL DE TRABAJ O
Una poltica es un patrn o norma de conducta que adopta una empresa u organizacin, para el tratamiento
de un aspecto o situacin especfica. En el caso del Capital de Trabajo, la norma debera establecer los
niveles mximos y mnimos en la empresa o la gerencia quisiera mantener los renglones de activo y pasivo
circulante. Obviamente que la poltica que la empresa determine depende de elementos como su actitud
hacia el riesgo, sus productos, su competencia, etc., ya que, por ejemplo, un mantenimiento de inventarios
por encima del nivel optimo o adecuado, proporcionar una mayor seguridad en la obtencin de negocios,
pero no necesariamente aporta un incremento en la rentabilidad sobre la inversin.
En este orden de ideas, podemos identificar los dos extremos de la eventual poltica de manejo del Capital
de Trabajo:
POLTICA CONSERVADORA
Una poltica conservadora pretendera tener altos niveles de activo circulante, lo cual le brindara cierto
nivel de seguridad. De igual forma, mantendra bajos niveles de pasivo circulante para no comprometer
sus flujos de efectivo; situacin esta que llevara a que el negocio o empresa preferira financiar sus
operaciones a corto plazo con pasivo a largo plazo. Por supuesto que esta mayor seguridad disminuira
considerablemente el riesgo, pero igualmente disminuira la rentabilidad financiera.
POLTICA AGRESIVA
Una poltica agresiva buscara tener bajos niveles de activo circulante, con lo cual tendra posibilidad de
mayores utilidades. De igual forma, mantendra altos niveles de pasivo circulante cuyo costo tiende a ser
mas bajo; de forma tal que el negocio o empresa preferira financiar con pasivo a largo plazo activos
permanentes. Por supuesto que esta mayor rentabilidad buscada aumentara considerablemente el riesgo
y, seguramente, tambin disminuira la rentabilidad financiera por la prdida de negocios.
Lo ideal sera entonces mantener
suficiente efectivo para cubrir aquellos
desembolsos requeridos, invirtiendo
cualquier excedente que se produzca;
suficiente inventario para satisfacer los
requerimientos de produccin y/o
ventas, con polticas de justo a tiempo;
unas cuentas por cobrar basadas en
una ptima poltica de crdito y
cobranza y un pasivo circulante
acorde con la generacin de efectivo
de la organizacin. Sin embargo,
sabemos que esta situacin solo es
posible si pudisemos hacer
pronsticos perfectos de la actividad
de la empresa, lo cual no es posible,
por cuanto el elemento incertidumbre
siempre est presente. Cada
empresa, por lo tanto, tendr que
definir los niveles de activo y pasivo
circulantes que considere apropiados segn las circunstancias, para lo cual debera tener presente (1) la
rentabilidad que espera obtener, (2) las facilidades y costo de financiamiento de que disponga y (3) los
elementos de riesgo e incertidumbre asociados a su operacin particular. En cualquier caso tiene que tener
presente que, de acuerdo a la duracin del ciclo del efectivo y al costo marginal de endeudamiento, hay un
costo de inmovilizacin que puede afectar significativamente los resultados de la empresa.
FINANCIAMIENTO DEL ACTIVO CIRCULANTE
Financiar el activo circulante debera ser una cosa fcil, por cuanto solo debera ser financiado con pasivo
circulante o corriente; sin embargo, no es tan sencillo ya que se debe analizar la duracin del ciclo del
efectivo para ver por cuanto tiempo hay que financiar la operacin.
Tasa
marginal
de
Endeuda-
miento
Tasa
marginal
de
Endeuda-
miento
Duracin
del Ciclo
del
Efecti vo
Duracin
del Ciclo
del
Efecti vo
Efecti vo
+
C. por C.
+
Invent.
-
Cuentas
por pagar
Efecti vo
+
C. por C.
+
Invent.
-
Cuentas
por pagar
Rentabilidad
Contable
Rentabilidad
Contable
Costo
financiero
Inmoviliz.
Costo
financiero
Inmoviliz.
Rentabilidad
Financi era
Rentabilidad
Financi era
Costo de Inmovilizacin


Adicionalmente, cuando se establecen
los niveles mnimos de cada uno de
los renglones (efectivo, cuentas por
cobrar e inventarios) se les est
asignando un carcter de permanente
a estos renglones. Veamos el grfico,
donde se diagrama la composicin del
Activo y su duracin.
El crecimiento de las ventas a lo largo
del tiempo hace necesario el
incremento de la inversin, tanto en
activo fijo como en circulante; pero es
notorio que, aun cuando los niveles
mnimos de circulante se mantengan
fijos, en cuanto a tiempo se refiere, sus
valores monetarios estn
continuamente en crecimiento.
Adicionalmente, habr pocas pico o
de temporada que crearn la
necesidad de elevar los volmenes de
inventarios con un incremento posterior en las cuentas por cobrar. Todo este panorama nos lleva a evaluar
lo que yo denomino la regla de oro del financiamiento:
Los activos deben financiarse mediante pasivos con vencimiento similar; es decir, los incrementos
temporales en activo se financian con pasivo a corto plazo, los incrementos permanentes en
activo circulante se financian con pasivo circulante permanente y el activo fijo se financia con
pasivo a largo plazo
Es sumamente riesgoso financiar a corto plazo las necesidades a largo plazo, por cuanto la empresa podra
volverse incapaz de generar efectivo suficiente para satisfacer sus obligaciones; pero financiar necesidades
a corto plazo con pasivo a largo plazo es generar ineficiencia por cuanto los recursos se harn disponibles
antes de que se necesiten, generando excedentes indeseables.

MODALIDADES DE FINANCIAMIENTO A CORTO PLAZO
Siendo esta primera parte del curso dirigida hacia la planeacin y el corto plazo, es lgico que solo
esbozaremos el financiamiento a corto plazo; en futuras sesiones hablaremos del financiamiento a largo
plazo.
Podemos definir el financiamiento a corto plazo como aquellas deudas contradas programadas para ser
reembolsadas en una plazo no mayor de un ao, aun cuando hoy da se acepta el corto plazo hasta dos
aos, ya que la Ley de Bancos y otras Instituciones Financieras as lo consagra. Dentro de este concepto
encajan el crdito comercial, el crdito bancario, los papeles comerciales, los ttulos de participacin, el
factoring, la pignoracin y la mesa de dinero. Analicemos brevemente cada uno de ellos.

CREDITO COMERCIAL
El crdito comercial es una fuente espontnea de financiamiento, que aumenta proporcionalmente con las
ventas, por la necesidad de mayores inventarios. El crdito comercial es normalmente muy fcil de obtener
ya que se trata de una negociacin sencilla con el proveedor, quien, en muchos casos lo utiliza como un
instrumento de promocin para aumentar sus ventas. Es normalmente informal porque no requiere
documentacin especial y, sobre todo, es mas barato, por no acarrear pagos de comisiones ni intereses y
algunas veces hasta se pueden obtener arreglos o descuentos por pronto pago. Sin embargo, hay que ser
cuidadoso en su manejo y se recomienda emplear una poltica para el manejo de las cuentas por pagar, que
incluya conceptos tales como:
Maximice los saldos de cuentas por pagar solo si su costo es menor que la rentabilidad esperada del
negocio.
Negocie siempre mejores condiciones y plazos de pago.
Programe diferimientos de pagos controlados, sin entrar en mora.
Mantenga siempre a su acreedor bien informado de todo lo que pase, en especial cuando haya
retardos en el cumplimiento.

CREDITO BANCARIO
El crdito bancario es una forma no espontnea de financiamiento, que requiere la formalidad de
perfeccionarse mediante contratos. Dependiendo del monto de la operacin y de la experiencia que la
Patrones de Financiamiento
R
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Permanente
Temporal
Fondos
Permanentes
Fondos
Temporales
TIEMPO
F
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institucin financiera tenga del solicitante, involucra engorrosos procesos de negociacin. Podemos distinguir
las siguientes modalidades:
Pagar: contrato mediante el cual una institucin financiera entrega al cliente dinero adquiriendo ste
el compromiso de devolverlo en un plazo o a una fecha determinada y al inters convenido. Por
definicin, el inters debera pagarse conjuntamente con el capital; sin embargo, en Venezuela lo
normal es que el inters se descuente al momento de otorgar el pagar.
Descuento: anticipo de dinero a cuenta de documentos a favor y en poder del solicitante. En la
prctica, el titular o tenedor del documento donde consta que cobrar una suma de dinero al
vencimiento de un plazo determinado o a una fecha dada, lo cede a una institucin financiera,
recibiendo el equivalente al valor nominal del documento, menos los intereses y comisiones que pacte
con la institucin financiera. Pueden ser descontados giros o letras de cambio, aceptaciones
bancarias por cartas de crdito, warrants o recibos por depsitos en prenda y cupones de valores
negociables.
Lnea de Crdito: cupo establecido por la institucin financiera para ser utilizado en los diferentes
instrumentos de crdito bancario. Este es un mecanismo que flexibiliza las operaciones de crdito
bancario, pues una vez que la lnea de crdito ha sido establecida, el cliente no necesita recurrir a
nuevas solicitudes para obtener un pagar o un descuento, si est dentro de la lnea establecida. En
algunos casos, las instituciones financieras cargan una comisin de compromiso por los montos del
cupo no utilizados.
Carta de crdito: mecanismo de comercio nacional o internacional, en donde participan el comprador,
el vendedor y por lo menos un banco o institucin financiera por cada uno de ellos. La carta de crdito
es un documento que emite el banco del comprador (banco emisor) a favor del vendedor, a travs de
otro banco (banco confirmador) y mediante el cual se obliga a pagar el beneficiario de la carta de
crdito la suma de
dinero pactada,
sujeto a que le
presente al banco
confirmador
documentos que
evidencien que ha
embarcado las
mercancas
determinadas por
el comprador, bajo
las condiciones
establecidas.
Estas condiciones
normalmente se
refieren a fecha
mxima para el
embarque,
condiciones del
embarque (CIF,
FOB, FAS, etc.),
nmero de embarques permitidos, etc. En caso de que el vendedor no pueda cumplir con alguna de
estas condiciones, deber solicitar previamente una excepcin sobre la carta de crdito; de no
hacerlo, el banco confirmador no est autorizado a pagar. El comprador puede, a su mejor
conveniencia autorizar o no la excepcin solicitada.
Este mecanismo da cierta garanta a las partes: al comprador de que le enviarn, al menos
documentalmente, lo que ha solicitado; al comprador de que le pagarn.
Contrariamente a lo que se piensa este no es un mecanismo exclusivo del comercio internacional, ya
que puede ser utilizado, como en efecto se usa, en comercio nacional.
Debemos mencionar que existen varios tipos especiales de carta de crdito, de entre los cuales
sobresalen la Red Clause (clusula roja) y la Stand by.
En la Red Clause el mecanismo es similar al ya explicado, pero se permite entregar pagos
anticipados (anticipos) al vendedor hasta por un monto determinado. En todo lo dems funciona igual.
En la Stand by, el mecanismo cambia, ya que el vendedor no ejecuta la carta de crdito, sino que
funciona como una relacin de crdito normal, donde el comprador paga directamente. El vendedor
solo ejecutar la carta de crdito en caso de que el comprador incumpla, por alguna razn, con el
pago.

COMPRADOR
BANCO
EMISOR
BANCO
CONFIRMADOR
VENDEDOR
NEGOCIACION
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MERCANCIAS
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Esquema de Carta de Crdito


FACTORING
Es una modalidad de crdito mediante la cual la empresa cede a una institucin financiera total o
parcialmente su cartera de cuentas por cobrar (facturas por venta a crdito de bienes o servicios) recibiendo
a cambio el equivalente al valor de la factura, menos los intereses y comisiones que pacte con la institucin
financiera. Existen dos tipos de factoring:
Factoring con recurso: la cesin se hace condicionada a que si el deudor no paga, la institucin
financiera recupera el monto de la factura del cedente; es decir, lo carga en cuenta del cliente que
hizo la cesin.
Factoring sin recurso: en este caso la cesin constituye una venta final de los derechos sobre la
factura. Por lo tanto, la institucin financiera asume el riesgo de la cobranza.
En Venezuela es muy poco utilizado el factoring sin recurso; de hecho, tal como se maneja el factoring
constituye realmente un prstamo a cuenta de facturas, ya que a priori el cedente acepta que al
vencimiento de la factura, sta ser debitada a su cuenta. Esta situacin permite que el factoring se vaya
renovando casi automticamente al enviar nuevas facturas para reemplazar las que se vayan venciendo.

PIGNORACIN
La pignoracin es una modalidad de crdito con garanta de inventarios. Bajo este esquema, el solicitante
del crdito deposita las mercaderas en un Almacn General de Depsito (AGD). El AGD emite un
Certificado de Depsito y un Bono de Prenda, los cuales son ttulos representativos de la propiedad de las
mercancas depositadas. Mediante la entrega del Certificado de Depsito y el endoso del Bono de Prenda a
una institucin financiera, sta entrega el dinero que le haya sido solicitado.
En vista de que las mercancas depositadas en el AGD no pueden ser retiradas sin antes cumplir con una
serie de requisitos, la Ley de Almacenes Generales de Depsito permite la figura de Bodega Habilitada,
como una extensin del AGD. Esta flexibilidad permite que las mercancas puedan permanecer en las
instalaciones del prestatario, quien puede utilizarlas con el compromiso de siempre mantener, por lo menos,
el monto fijado por la institucin financiera como garanta.

PAPELES COMERCIALES
Los papeles comerciales son valores al portador, denominados en bolvares o su contravalor en otra
moneda, emitidos en masa por sociedades annimas y destinados a la oferta pblica. Aun cuando pueden
ser ofrecidos a la par, con descuento o con prima, son generalmente vendidos y negociados a descuento a
inversionistas profesionales, individuales o corporativos (personas naturales o jurdicas). Tienen un plazo de
vencimiento que puede fijarse entre 15 y 360 das continuos, el cual no podr ser prorrogado ni anticipado
sin autorizacin de los tenedores (inversionistas). Una vez aprobada, por la Comisin Nacional de Valores,
la autorizacin tiene un plazo de un ao para la colocacin. Son una fuente flexible de financiamiento a corto
plazo para las empresas que requieran capital de trabajo, pero que el prstamo bancario les resulte costoso
por las altas tasas de inters. Representan una alternativa de financiamiento ms econmica y eficiente para
la empresa y una interesante opcin de inversin a corto plazo para los inversionistas. Esta situacin es
debido a que la tasa que se establece para los papeles comerciales es normalmente una media entre la tasa
activa y la pasiva de las instituciones financieras (normalmente es el 85% de la tasa activa promedio de los
principales bancos). De esta forma la empresa paga menos intereses y el inversionista gana ms, sin
necesidad de grandes inversiones. Por otro lado, permite la atomizacin de la deuda, en vez de una
concentracin con una entidad financiera. Existen varios costos asociados con una emisin de papeles
comerciales, entre los cuales podemos sealar: costo del estudio de la emisin, costo de dos calificaciones
de riesgo de crdito, costo de publicidad y distribucin a travs de los diferentes canales, costo del prospecto
de emisin, etc.

TITULOS DE PARTICIPACIN
Los ttulos de participacin son valores negociables al portador, denominados en bolvares o su contravalor
en otra moneda, emitidos en masa por sociedades annimas y destinados a la oferta pblica. La emisin de
ttulos de participacin debe estar garantizada por un activo subyacente, libre de gravmenes, depositado en
Fideicomiso en una institucin financiera. Las normas al respecto establecen que se debe constituir el
fideicomiso por el activo subyacente libre de gravmenes, sobre el cual el Fiduciario (institucin financiera)
emite ttulos de participacin al portador que evidencian la totalidad de los derechos respecto del citado
activo. El plazo mximo para los ttulos de participacin es de dos (2) aos. Se aplican los mismos beneficios
explicados en los papeles comerciales.

MESA DE DINERO
Mecanismo provisto por las instituciones financieras para tomar excedentes de liquidez de ahorristas o
empresas, por plazos muy cortos, que van desde overnight hasta varios das. Estos fondos son luego


utilizados por la institucin financiera para el otorgamiento de prstamos, tambin a plazos muy cortos, a
objeto de poder resolver situaciones momentneas de iliquidez de la empresa.

EL CICLO DEL EFECTIVO
Al realizar una anlisis financiero podemos obtener un conjunto de indicadores que facilitan la apropiada
toma de decisiones. Sin embargo se requiere tambin la comprensin del Ciclo del Efectivo y su estudio en
cada situacin particular, para poder garantizar el apropiado manejo financiero de la organizacin.
El anlisis del Ciclo del Efectivo va dirigido fundamentalmente a visualizar de manera integral el camino que
siguen los fondos en la organizacin as como los tiempos requeridos en cada etapa de dicho camino, lo
cual nos permite conocer el tiempo que dura el ciclo completo, desde que se invierte el dinero hasta que se
reingresa luego de pasar por todos los procesos de la organizacin.
Se reconocen las fases fundamentales, las cuales pueden variar en su denominacin segn la naturaleza de
la organizacin: Capitalizacin, Aprovisionamiento, Produccin, Comercializacin, Cobranzas y
Remuneracin. Cada una de estas fases son parte de un sistema nico, como tal ninguna es independiente
de otra. Para cada una existen factores claves, cuyo manejo a la luz de la planificacin estratgica, polticas
y objetivos organizacionales, permiten decidir las acciones a seguir en la bsqueda de la reduccin del ciclo
del efectivo.
I FASE: CAPITALIZACIN: en ella se requiere precisar cunto dinero es necesario para el
desarrollo de las operaciones y de qu fuentes provendr: De los inversionistas, de
organizaciones financieras o de inversiones temporales. Este valor se obtiene del
presupuesto del efectivo y bajo el anlisis del punto de equilibrio, del apalancamiento y de la
aplicacin del Sistema DU PONT en la relacin margen de beneficios - rotacin de activos.
II FASE: APROVISIONAMIENTO: implica determinar el volumen de insumos necesarios evaluados
frente a los das de cuentas por pagar, rotacin de inventarios de materia prima, tiempo de
reposicin, presupuesto de produccin, punto de equilibrio.
III FASE: PRODUCCIN: debemos definir el nivel de inventario de productos en proceso y
terminados y los gastos que se reflejan en el presupuesto del punto de equilibrio, as como
la duracin de los procesos productivos.
IV FASE: VENTAS: representa la cuarta fase y su factor clave es la rotacin de los inventarios sobre la
base del tiempo necesario para facturar la produccin.
V FASE: COBRANZAS: centra su significado en el ciclo del efectivo, en el volumen de las cuentas por
cobrar y en los das de crdito.
VI FASE: REMUNERACIN: en la que podemos apreciar el retorno de los prstamos (capital e
intereses) y la distribucin de utilidades a los accionistas. Las polticas de la organizacin y
los niveles de endeudamiento a corto y largo plazo nos determinan la duracin de esta fase.
Uno de los objetivos bsicos del ciclo del efectivo es disminuir el tiempo total del ciclo, vale decir reducir el
tiempo total en que el dinero invertido se reincorpore a los procesos de la organizacin.
Hay algunas acciones que facilitan este objetivo:
Niveles de inventarios adecuados
Reduccin de los perodos de los procesos productivos.
Aceleracin de las ventas.
Reduccin del perodo de
cobros.
Alargamiento del perodo de
pagos a los proveedores.
A la luz del anlisis del ciclo del
efectivo es posible combinar o
enfatizar en alguna de las acciones
antes mencionadas, constituyendo
una estrategia que reduzca el
perodo del ciclo y, en consecuencia,
disminuya la necesidad de fondos
operativos.


EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO
En los tiempos actuales, la
Planificacin Financiera se ha
constituido en factor clave para
permitir a la organizacin enfrentar
los continuos cambios del entorno,
Inversores
Instituciones
Financieras
Inversiones
Temporales
I II III IV V VI
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GastosdeAdministracin y Ventas
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CICLO DEL EFECTIVO


las tendencias hacia la globalizacin econmica y, en consecuencia, la necesidad de una mayor
competitividad cada da. La vigilancia permanente de los acontecimientos internos y externos a la
organizacin llevan a los administradores financieros a planificar el uso de fondos a corto plazo.
En el corto plazo, una de las herramientas de planificacin financiera ms importante es el Presupuesto de
Efectivo. Como muchas otras herramientas, sta se delimita en un perodo determinado. Suele partirse de
un presupuesto de efectivo anual y, secuencialmente, trimestral, mensual, semanal y hasta diario, segn la
naturaleza, caractersticas y necesidades de cada empresa.
Siendo parte de la planificacin financiera, conserva su naturaleza de proceso continuo. Su objetivo
fundamental es facilitar la toma de decisiones referentes a financiamiento e inversin en el momento
oportuno, por lo cual la tendencia actual es a realizar presupuestos de efectivo en perodos cada vez ms
cortos.
Las partes esenciales del presupuesto de efectivo son:
a. Entradas de efectivo: en esta seccin se indican todas las entradas presupuestadas para el perodo,
tales como las provenientes de las ventas de contado, cobros de ventas a crdito (operativas);
aportes de los accionistas, ventas de activos y prstamos bancarios a corto y largo plazo (no
operativas).
b. Salidas de efectivo: aqu se sealan partidas tales como costos variables, costos fijos (sin incluir
depreciacin), pagos a proveedores (operativas); cancelacin de prstamos bancarios a corto y largo
plazo, impuestos, cancelacin de deudas a socios y pago de dividendos (no operativas).
c. Comparacin del flujo neto de efectivo:
Flujo neto de efectivo =Entradas - Salidas
Saldo inicial de efectivo =Saldo final perodo anterior.
Saldo final sin financiamiento =Flujo neto +Saldo inicial
Financiamiento requerido =Saldo final sin financiamiento - Saldo final mnimo
Saldo final con financiamiento =Financiamiento requerido - Saldo final sin financiamiento.
La informacin con la cual se elaboran los presupuestos de efectivo proviene tanto de la experiencia, como
de la aplicacin de las diferentes herramientas de planificacin financiera citadas con anterioridad. No se
descarta, sin embargo, es uso de estados financieros histricos y proyectados, as como Presupuestos de
Efectivo de periodos anteriores. Debido a su carcter de corto plazo, solamente en los presupuestos de
efectivo anuales se consideran los efectos de la inflacin, o se descarta del todo.
El presupuesto de efectivo por s solo no es suficiente como herramienta de planificacin, sin embargo es un
elemento clave de apoyo para la toma de decisiones. Los presupuestos de efectivo con frecuencia se utilizan
para anlisis horizontales, en donde se aprecia el comportamiento financiero de varios perodos y sus
tendencias.
Debe destacarse la diferencia entre el presupuesto de efectivo (tambin conocido como flujo de caja) y el
estado de flujo de efectivo. Este ltimo es un Estado Financiero, mientras el Presupuesto de Efectivo es una
herramienta de planificacin financiera y de apoyo a la toma de decisiones.














Inocencio Snchez
PhD / MBA / MSc / Contador Pblico
Profesor rea de Estudios de Postgrado, y del
Centro de Extensin y Asistencia Tcnica a las Empresas (CEATE)
Universidad de Carabobo Septiembre / 2006
ATENCIN
El presente material ha sido preparado por Inocencio Snchez exclusivamente para servir como material de apoyo del curso
FINANZAS PARA EJ ECUTIVOS NO FINANCIEROS, dictado por CEATE. Por lo tanto, es propiedad intelectual del autor y se prohbe
su reproduccin para fines diferentes a los expresados.
Valencia, Septiembre de 2006.