Uso de Filtros en Excel

A la mayora de los usuarios les resultan muy tiles las hojas de clculo de Microsoft Office Excel para reunir
informacin sobre clientes, productos, ingresos de entas y otros tipos de datos! "ero cuando el olumen de los
datos de una sola columna de la hoja de trabajo llega a incluir docenas de columnas o filas, resulta todo un reto
repasarlos! #i, por ejemplo, deseas aislar en los ltimos seis meses los die$ mejores clientes de una regin
determinada, es posible %ue tardes mucho tiempo reisando los datos introducidos!
Afortunadamente, Excel incluye una funcin de Autofiltro fcil de usar %ue permite mostrar slo lo %ue se
necesita er y ocultar el resto de informacin! Al aplicar un filtro, los datos no se modifican! En cuanto se
elimina el filtro, todos los datos uelen a aparecer tal como estaban antes!
A continuacin se describe cmo usar la herramienta Autofiltro de Excel!
1. Asegrate de que el tipo de datos sea el mismo en todas las columnas
En la hoja de clculo, en la fila superior de cada columna debe mostrarse un encabe$ado %ue describa el
contenido de la columna, como por ejemplo &'mero de producto& o &(liente&!
)odos los datos de cada columna deben ser del mismo tipo! "or ejemplo, en una columna no se puede me$clar
texto con nmeros, ni nmeros con fechas!
2. ACTIVAR EL AUTOILTRO
Ahora ha$ clic dentro de cual%uier celda de datos y actia el Autofiltro haciendo lo siguiente*

En Office Excel +,,-, ha$ clic en el men !atos, elige iltro y despu.s ha$ clic en Auto"iltro!

En Office Excel +,,/, ha$ clic en la pesta0a !atos y, en el rea #ort $ ilter 1Ordenar y filtrar2, ha$ clic en
ilter 13iltro2!
4as flechas del Autofiltro aparecen ahora a la derecha de cada encabe$ado de columna!
%ota* si antes de hacer clic en la opcin Autofiltro seleccionas toda una columna en lugar de una celda, slo se
mostrar una flecha de Autofiltro en la columna seleccionada, no en todas las columnas de datos!
&. Empe'ar a "iltrar datos
#upongamos %ue la hoja de trabajo contiene datos de entas por clientes! (ada entrada de cliente incluye
informacin sobre la ubicacin del cliente, los productos %ue ad%uiere, las fechas de compra, los ingresos y el
margen de beneficio de cada compra! )al e$ deseas er la actiidad de entas slo para los clientes de la
regin Oeste! Excel puede ayudarte a hacerlo!
"ara er slo la actiidad de entas de clientes de la regin Oeste, ha$ clic en la flecha Autofiltro de la columna
cuyo encabe$ado sea 5egin! (uando hagas clic en una flecha Autofiltro, se mostrar una lista! En la lista se
muestran todos los elementos de la columna, en orden alfab.tico o num.rico, de manera %ue puedas buscar
rpidamente el artculo %ue desees! En este caso, te despla$ars hasta Oeste y hars clic!
(uando hagas clic en Oeste, Excel ocultar todas las filas de la hoja de trabajo excepto las %ue contienen ese
texto en la columna!
(. Aplicar "iltros adicionales
#i deseas centrarte en informacin an ms especfica, puedes oler a filtrar por otra columna, despu.s por
otra, y as sucesiamente! "ara aplicar un filtro puedes hacer clic en la flecha %ue hay junto a cual%uier
encabe$ado de columna!
6espu.s de filtrar por 5egin, por ejemplo, puedes hacer clic en la flecha de Autofiltro de la columna %mero
de producto y filtrar esa columna para er slo los clientes de la regin Oeste %ue hayan ad%uirido el nmero
de producto 7+87,,!
"uedes filtrar las columnas en cual%uier orden %ue elijas! 4os filtros se aplican progresiamente, segn el orden
en %ue los apli%ues! (ada filtro limita los datos sobre los %ue se puede aplicar el filtro siguiente!
). U#AR T*C%ICA# !E ILTRA!O AVA%+A!O
Excel tambi.n permite reali$ar tipos de filtrado ms sofisticados! 6os tipos especialmente tiles son el de die$
mejores y el filtrado personali$ado!
,squeda de los die' me-ores .o peores/ de una columna
El filtro de die$ mejores se puede usar en columnas num.ricas o de fechas! (on los die$ mejores puedes buscar
los die$ elementos superiores o inferiores 1los nmeros o fechas ms grandes o ms pe%ue0os2! 9 no ests
limitado a encontrar los die$ elementos superiores o inferiores! #e puede elegir cuntos elementos se desea
er* slo 7 o hasta :,,! #e pueden usar los die$ mejores para buscar los productos con el precio ms alto o
ms bajo, para identificar empleados con las fechas de contratacin ms recientes o para er los estudiantes
con las mejores o peores notas!
"ara usar la caracterstica de los die$ mejores en una columna de datos de Excel +,,-, ha$ clic en una celda de
datos de la columna y despu.s ha$ clic en la fecha de Autofiltro de la columna!
En Excel +,,-, ha$ clic en .10 me-ores1/ %ue hay junto a la parte superior de la lista desplegable!
En Excel +,,/, ha$ clic en %um2ered ilters 13iltros numerados2 y despu.s selecciona Top 10 17,
mejores2!
#e abrir el cuadro de dilogo Top 10 Autoilter 1Autofiltro de los die$ mejores2! En el cuadro de dilogo,
selecciona Top 1#uperior2 o ,ottom 1;nferior2! A continuacin, selecciona un nmero! "or ltimo, selecciona
Items 1Elementos2 o 3ercent 1"orcentaje2!
"uedes filtrar las columnas en cual%uier orden %ue elijas! 4os filtros se aplican progresiamente, segn el orden
en %ue los apli%ues! (ada filtro limita los datos sobre los %ue se puede aplicar el filtro siguiente!
Uso de "iltros personali'ados
(uando se filtra eligiendo desde la lista desplegable de Autofiltro, se oculta todo excepto la eleccin reali$ada!
#i deseas er ms de una seleccin en una columna, puedes crear filtros personali$ados!
"ara crear un filtro personali$ado,
En Excel +,,-, ha$ clic en 13ersonali'ar.../ cerca de la parte superior de la lista desplegable!
En Excel +,,/, ha$ clic en %um2ered ilters 13iltros numerados2 y a continuacin ha$ clic en Custom
ilter 13iltro personali$ado2!
#e abrir el cuadro de dilogo de Autofiltro personali$ado! Ahora puedes especificar dos re%uisitos de filtrado
par la columna de datos! "or ejemplo, se pueden er clientes %ue ad%uirieron los nmeros de producto 7+87,,
y 7+8:,,!
%ota4 asegrate de seleccionar el botn Or 1O2, ya %ue en caso contrario no ers ningn resultado!
5. !esacti6ar el "iltrado
4a manera de eliminar los filtros depende de la cantidad de filtros %ue hayas aplicado y de las columnas de las
%ue %uieras eliminarlos!
< "ara eliminar un filtro de una columna, ha$ clic en la flecha de Autofiltro %ue hay junto a esa columna y a
continuacin ha$ clic en Todo! (on esa opcin se mostrarn todas las filas %ue ocultaba el filtro!
< "ara eliminar todos los filtros a la e$, elige iltro en el men !atos, y despu.s ha$ clic en 7ostrar
todo! (on esa opcin se mostrarn todas las filas ocultas por todos los filtros de la hoja de trabajo pero
dejar actiada la opcin Auto"iltro!
< "ara desactiar el Autofiltro, se0ala a iltro en el men !atos y despu.s ha$ clic en Auto"iltro!
< "ara eliminar los filtros de la hoja de clculo, deja sin seleccionar Auto"iltro 1Excel +,,-2 o ilter 1Excel
+,,/2 del men Excel! =olern a aparecer todos los datos de la hoja de clculo!