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CUENTAS POR COBRAR,

VENTAS Y COBRANZAS
A. INTRODUCCION
Este programa es una gua de los procedimientos bsicos de auditora que deben ser
realizados o pruebas de cumplimiento, cuya extensin y alcance depende de la
confianza en el sistema de control interno de la empresa. Las preguntas que figuran en
el cuestionario para la Revisin y Evaluacin del ontrol !nterno, se detallan en el
mismo orden y ba"o los mismos encabezamientos de los procedimientos de auditora
aplicables y que deben llevarse a cabo seg#n las circunstancias, tanto para las pruebas
de cumplimiento como para las pruebas sustantivas. El programa de los procedimientos
de $uditora $plicables, indica los pasos de las pruebas de cumplimiento y las pruebas
sustantivas, cuya extensin y alcance depende, como ya se di"o, de la confianza en el
sistema de control interno, determinado con base en la utilizacin del cuestionario
dise%ado para su revisin y evaluacin.
B. OBJETIVO DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
1. DETERMINAR
&. 'i pueden efectuarse despac(os sin ser facturados
). 'i pueden facturarse ventas sin ser registradas
*. 'i pueden despac(arse mercancas a clientes que representan un mal riesgo de
cr+dito
,. 'i pueden ocurrir errores en la facturacin
-. 'i las cuentas por cobrar pueden ser acreditadas en forma indebida
.. 'i es posible el "ineteo o /lapping/ de fondos provenientes de las cobranzas,
cubriendo los importes sustrados con fondos cobrados a otras cuentas
posteriormente.
0. 'i pueden recibirse cobros sin ser depositados
1. 'i las cuentas vencidas pueden pasar inadvertidas
2. 'i los cobros por ventas en efectivo pueden ser malversados
&3. 'i los cobros por conceptos diversos pueden (acerse sin que se registren y
depositen
&&. 'i es posible facturar despac(os sin registrar el costo de la venta.
C. OBJETIVO DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
1. DETERMINAR
&. La validez de las cuentas pendientes de cobro a cargo de clientes
). Las deudas a cargo de socios o accionistas, funcionarios, empleados u otras
personas o entidades relacionadas con la empresa y probar su legitimidad.
*. La correcta clasificacin en los estados financieros y si se presentan sobre bases
uniformes con los del perodo anterior.
,. La valuacin y probabilidad de cobro
-. La provisin adecuada para cubrir p+rdidas por cuentas incobrables
.. La existencia de cuentas dadas en garanta, cedidas o vendidas y en caso
afirmativo, revelar claramente estos (ec(os en los estados financieros.
0. La correcta valuacin, clasificacin y presentacin de las otras cuentas y
documentos por cobrar, partes integrantes de los activos de la empresa.
D. PROGRAMA
&. Revise y eval#e la solidez y4o debilidades del control interno y con base en dic(a
evaluacin5
&. Realice las pruebas de cumplimiento y determinar la existencia y oportunidad
de los procedimientos de auditora aplicables de acuerdo con las circunstancias.
). 6repare un memorndum con el resultado del traba"o, las conclusiones
alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez.
). 6lanee y realice las pruebas sustantivas de las cifras que muestren los estados
financieros que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
Empresa5 77777777777777777777777777777777777777777777777777777777777777
6erido que cubre la auditora5 777777777777777777777777777777777777777777777
CUENTAS POR COBRAS, VENTAS Y COBRANZAS
CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO:
&. 8E'6$9:'5
&. Las funciones del departamento de despac(o son independientes de las de5
a. ;Recibo<
b. ;ontabilidad<
c. ;=acturacin<
d. ;obranza<
). Los pedidos de los clientes son revisados y aprobados por el departamento de
cr+dito antes de su aceptacin, o por otras personas que no tengan intervencin
alguna en5
a. ;8espac(os<
b. ;=acturacin<
c. ;mane"o de cuentas de clientes<
*. ;'e efect#an los despac(os #nicamente con base en rdenes debidamente
aprobadas<.
,. ;8espu+s del envo de los artculos, una copia de la orden de despac(os es
enviada directamente al departamento de facturacin<.
-. ;>odas las rdenes de despac(o son controladas num+ricamente por el
departamento de contabilidad<.
). =$>?R$!:@
&. Las funciones del departamento de facturacin son independientes de5
a. ;8espac(os<
b. ;ontabilidad<
c. ;obranzas<
). ;El departamento de facturacin enva copias de las facturas directamente al
departamento de cuentas por cobrar<
*. ;'e (acen res#menes de las facturas y los totales se pasan al departamento de
contabilidad, independientemente de los departamentos de cuentas por cobrar y
ca"a<.
,. ;Las facturas de venta son controladas num+ricamente por el departamento de
contabilidad<.
-. ;'e comparan las facturas contra las rdenes de despac(o, para cerciorarse de
que todos los artculos enviados (ayan sido facturados<.
.. 'e revisan las facturas en cuanto a su exactitud en5
a. ;antidades<
b. ;6recios<
c. ;lculos<
0. ;las ventas :8 Apago contra entregaB o con tar"eta de cr+dito, se controlan en
forma similar a las ventas a cr+dito registrndolas en una cuenta de control,
mane"ada por personal independiente de la funcin de cobro<.
1. En caso negativo existen procedimientos que aseguren5
a. ;El cobro contra entrega de la mercanca<
b. ;Cu+ el producto de todas estas ventas ingrese oportunamente a la
compa%a<.
*. RE8!>:'
&. Las personas autorizadas para aprobar notas de cr+dito son independientes del5
a. ;8epartamento de ventas<
b. ;8epartamento de cuentas por cobrar<
c. ;a"ero<
). ;Las notas de cr+dito por devoluciones y reba"as son aprobadas por un empleado
que no tenga ingerencia en el recibo y contabilizacin de pagos de clientes, o de
cualquier otro ingreso de la compa%a<. 'i tiene otras funciones, explquelas.
*. ;Las devoluciones de las mercancas llegan todas al departamento de recibo
AbodegaB y las notas de cr+dito respectivas estn respaldadas por informes de
dic(o departamento<.
,. ;El departamento de contabilidad controla num+ricamente o en otra forma todas
las notas de cr+dito y se cerciora que est+n debidamente respaldadas<.
-. ;El departamento de cr+dito, o un empleado responsable que no mane"a ninguna
clase de fondos de la compa%a, aprueba los descuentos tomados por clientes,
que no (ayan sido previamente autorizados<.
.. ;La cancelacin de deudas malas es revisada y aprobada por un funcionario
responsable<.
0. ; 'e contin#an las gestiones de cobro de tales deudas no obstante (aber sido
canceladas<.
,. :>R$' ?E@>$' 6:R :DR$R
&. ;'e informar al departamento de contabilidad acerca de los reclamos por da%os
en transporte, p+rdidas aseguradas, etc., tan pronto se conocen<.
). ;'i los residuos de produccin son importantes, se separan y controlan tan
pronto ocurren<.
*. ;>odos los despac(os de desperdicios y sobrantes de materiales estn ba"o
control del departamento de embarque<. 'i es as, este departamento notifica
directamente a la contabilidad<.
,. ;El departamento de contabilidad controla que los ingresos provenientes de las
cuentas arriba indicadas, sean debidamente registradas<.
-. ;los anticipos y pr+stamos a empleados son autorizados por un funcionario
responsable<.
.. ;Los saldos a cargo de empleados son revisados peridicamente<
0. ;Los a"ustes o cancelaciones de otras cuentas por cobrar son aprobadas por un
empleado diferente del que efect#a la5
a. ;$utorizacin<
b. ;@egociacin<
c. ;obranzas<
1. El sistema 6rovee un m+todo adecuado para registrar en los libros
anticipadamente el producto peridico de los alquileres, regalas, intereses y
otros ingresos varios<.
-. REE!'>R:'
&. El departamento de cuentas por cobrar funciona independientemente de los
8epartamentos de5
a. ;8espac(o<
b. ;=acturacin<
c. ;obranzas<
). Las cantidades que se registren en la cuenta de control, son suministradas por
alguien diferente de quien mane"a las cuentas por cobrar<.
*. ;>odos los asientos en las cuentas individuales del cliente son registrados
#nicamente con base en copias de las facturas de ventas, recibos de ca"a y otros
documentos debidamente autorizados<.
,. ;'e preparan regularmente balances de prueba de las cuentas por cobrar y el
encargado conserva los papeles de traba"o<.
-. ;8ic(os balances son reconciliados con la cuenta de control en el mayor
general, por un empleado distinto de encargado de las cuentas por cobrar<.
.. ;?n empleado distinto de encargado del registro de las cuentas por cobrar revisa
las sumas y compara el balance de prueba de clientes contra las cuentas
individuales para determinar que las partidas relacionadas estn respaldadas por
cuentas en el registro auxiliar<.
0. 'e prepara peridicamente un anlisis por edades de las cuentas por cobrar y
este anlisis es revisado por un empleado que5
a. ;@o toma parte en el recibo de fondos de la compa%a<.
b. ;@o participa en la aprobacin o concesin de cr+ditos<.
1. ;'e enva peridicamente extractos de cuenta a los clientes<
2. ;En caso afirmativo, existen procedimientos para prevenir que antes de su
introduccin en el correo se produzcan alteraciones o intercepcin por parte de
personas que tengan acceso a las remesas o pagos de clientes<.
&3. Las respuestas de los clientes referentes a diferencias de cualquier orden, son
recibidas directamente o investigadas por alguien distinto de5
a. El encargado de cuentas por cobrar<
b. ;El ca"ero<
&&. 'e confirman peridicamente los saldos de clientes por parte de5
a. ;El 8epartamento de auditora interno de la compa%a<
b. ;$lguien independiente del encargado de cuentas por cobrar y del ca"ero<
.. :DR$@F$'
,. Las funciones del ca"ero son independientes de %as funciones de5
a. ;Embarque<
b. ;=acturacin<
c. ;Registro de los auxiliares de cuentas por cobrar<
-. Los registros de ca"a son recibidos directamente por el ca"ero antes de que pasen
por5
a. ;El encargado de cuentas por cobrar<
b. ;$lguien responsable, por las funciones de tenedura de libros de
facturacin<
.. ;El ca"ero tiene a su cargo la custodia de los ingresos desde que se reciben en su
departamento, (asta su depsito en el banco<.
0. ;En caso de que entregue los c(eques al encargado de cuentas por cobrar, el
ca"ero prepara una lista<.
1. ;'e coloca en los c(eques provenientes de remesas o pagos, un endoso
restrictivo tan pronto como son recibidos<.
?@!$GE@>E 6$R$ :@'!E@$R E@ L$ ?E@>$ 8E L$ EG6RE'$.
2. ;Los c(eques y el efectivo recibidos se depositan intactos y el mismo da o el
siguiente da (bil<.
&3. En caso de ventas al contado o pago de documentos que deben ser devueltos al
cliente, ;la cinta de la registradora, las boletas de ventas, recibos de mostrador y
cualesquiera otras informaciones similares, son preparadas y revisadas por un
empleado independiente de quien recibe el efectivo<.
&&. ;'i las cobranzas son (ec(as en una agencia o sucursal, se depositan los
ingresos en una cuenta bancaria su"eta a retiros #nicamente por la oficina
principal<.
0. 8:?GE@>:' 6:R :DR$R5
&. La aceptacin y prrroga de letras, pagares y c(eques postHfec(ados a favor de la
compa%a son aprobados por el "efe o gerente de cr+dito u otro funcionario
autorizado<.
). ;'e lleva un registro de documentos por cobrar<.
*. Los saldos pendientes en el registro de documentos por cobrar son comprobados
peridicamente por medio de un examen independiente de los pagar+s, letras y
c(eques respectivos.
,. El total de los saldos pendientes en el registro, se compra contra la respectiva
cuenta de control por alguien distinto de la persona que custodia los
documentos<.
-. Los pagar+s o letras descontadas son registrados en el mayor por medio de una
cuenta especial que permita e"ercer control contable sobre ellos<.
.. 6reguntas adicionales.
'eccin discutida con Anombre y puestoB ...........................................................................
'eccin preparada por5 ............................................................................. =ec(a5...............