32 KLANT IN BEELD

TOPdesk Nederland BV
Martinus Nijhoffaan 2, 2624 ES Delft
Postbus 559, 2600 AN Delft
t +31 (0)15 270 09 00
f +31 (0)15 257 52 56
info@topdesk.nl
www.topdesk.nl
Copyright 2014 TOPdesk Nederland BV. Hoewel dit tijdschrift met de
grootst mogelijke zorg is samengesteld, aanvaarden schrijver(s) noch
uitgever enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele
fouten en/of onvolkomenheden in deze uitgave.
tips +tricks
Out-of-offceberichten weren uit TOPdesk
De zomer is weer in aantocht en dat betekent dat veel van
uw contactpersonen op vakantie zullen zijn. E-mails die
u stuurt vanuit een TOPdesk-incident naar de aanmelder
worden dan vaak beantwoord met een out-of-offcebericht.
Wanneer u gebruikmaakt van een automatische mailimport,
kunnen out-of-offceberichten zorgen voor onnodige
toevoegingen aan incidenten of nieuwe incidenten genereren.
Dit laatste gebeurt wanneer in de onderwerpregel van het
out-of-offcebericht niet het incidentnummer wordt vermeld.
Hoe kunt u dit voorkomen? Zorg dat altijd het
incidentnummer in de onderwerpsregel wordt vermeld.
Afhankelijk van uw situatie, kunt u daarnaast n of meer
van de onderstaande mogelijkheden toepassen:
1. Laat de mailimport draaien vanuit een submap, in plaats
vanuit de inbox. Reacties van de aanmelder dus ook
het out-of-offcebericht komen in de inbox terecht en
worden pas gemporteerd nadat de e-mail naar de submap
wordt gesleept.
2. Maak een regel aan op de mailserver, die e-mails met
als onderwerp out-of-offce of automatisch antwoord
in een andere map plaatst dan waaruit de mail wordt
gemporteerd.
3. Stel op de mailserver in dat een out-of-offcebericht slechts
n keer per adres wordt verzonden.
4. Zet de automatische bevestiging van een nieuw
aangemaakt incident tijdens de zomermaanden uit.
Let op: dit raakt alle aanmelders.
Beter werken met major incidenten
Met major incidenten kunnen bepaalde incidenten snel
worden vastgelegd en gebundeld. Het gaat hier vaak om
incidenten waar veel gebruikers last van hebben, bijvoorbeeld
wanneer er sprake is van een storing.
Maar hoe kunt u nu snel zien welke major incidenten er open
staan? En hoe koppelt u snel een nieuw incident aan een
major, zonder alle gegevens opnieuw in te moeten voeren?
Hiervoor zijn twee manieren:
1. De aanmelderkaart
Op het tabblad Major incidenten op de aanmelderkaart
staan alle openstaande major incidenten vermeld. De
kolommen op het overzicht kunt u naar wens kiezen. Als u
de voor uw organisatie juiste kolommen kiest, ziet u direct
om welke storing het gaat. Wanneer een klant belt over een
storing en u heeft zijn naam ingevoerd op de aanmelderkaart,
dan kunt u met behulp van de knoppen
1

en
2
direct
een nieuw eerste- of tweedelijns incident aanmaken. De
gegevens van de aanmelder worden meegenomen en het
incident wordt aangevuld met de juiste informatie uit de
major.
2. De widget Huidige Major Incidenten (vanaf TOPdesk 5.4!).
Deze nieuwe widget kunt u toevoegen aan uw startpagina
via de knop Voeg widget toe . Met behulp van deze
widget ziet u direct welke major incidenten er momenteel
zijn. De afzonderlijke incidenten kunt u uitklappen voor
aanvullende informatie en met de knoppen

kunt u
direct een nieuw incident aanmaken op basis van de major.
TOPdesk Belgium bvba
Uitbreidingstraat 184
2600 Antwerpen (Berchem)
t +32 (0)3 292 32 90
f +32 (0)3 292 32 91
info@topdesk.be
www.topdesk.be