E n l a c e s M o n t e g r a n d e

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La hoj a de Clculo: M s Excel
La hoja de Clculo:Ms Excel
P r e s e n t a c i n
En este mdulo se presenta la Hoja de Clculo M s Excel
como una poderosa herramienta que le ayudar en su
trabajo.Usted, podr manejar grandescantidadesde datos
numricosy obtener resultadosprecisosal realizar clculos.
A travsde esta herramienta se pueden confeccionar do-
cumentosde alta calidad en un corto tiempo. Esun aliado
para el apoyo de lastareasadministrativasy para el trabajo
con alumnos.
La hoja de clculo M sExcel permite hacer lasmismasope-
racionesque usted hara con un lpiz o una calculadora de
bolsillo... pero, mucho msrpido y con menosprobabili-
dadesde error!
La hoja de clculo se utiliza para mostrar informacin nu-
mrica en columnasy filas.
Rpida y fcilmente suma, resta, multiplica y divide; calcula
sumatorias, promedios, porcentajeso, calcula cualquier fun-
cin de una larga lista que suministra el programa.
Puede usar M s Excel para calcular fcilmente el progreso
acadmico de losalumnosy del curso y, mostrarlo a travs
de grficosfcilesde interpretar.
Se espera que en esta unidad, los docentes conozcan la
hoja de clculo o planilla Excel, susdiferentescomponen-
tesy herramientas; que logren ingresar, procesar informa-
cin numrica, graficar informacin y guardar informacin
a una hoja de clculo. As mismo, se espera que logren
utilizar la hoja de clculo como base de datos, manejando
grandescantidadesde informacin.
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Mdulo N 1
Conceptos Bsicos
I.- Presentacin
Este mdulo comprende la presentacin de losconceptosy operacionesbsi-
cas de la hoja de clculo y que son una informacin necesaria para que el
usuario pueda manejarse de manera ptima.
Con ello podr identificar el uso, mover datos, ampliar y reducir filasy colum-
nassegn corresponda.
II.- Objetivos
Conocer lasoperacionesbsicaspara manejar la hoja de clculo, identifican-
do conceptospropiosde la hoja de clculo.
III.- Contenidos
Hoja de Clculo M icrosoft Excel
Ventana Inicial y trminosbsicos(celda, fila, columna, rango, etc)
Desplazarse en la hoja de clculo
Seleccionar celdas
Introducir dato y modificar el contenido una celda
Copiar, pegar y mover el contenido de una celda
Formato de celdas
Ordenar losdatosen la hoja de clculo
Insertar filasy columnas
Guardar
Ayuda en M icrosoft Excel
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Barra de men de la hoja Columna Barra de Herramientas de Formato
Barra
de Herramientas
Estndar
Cuadro
de Nombre
Celda
Fila
Barra de Desplazamiento
Barra de Frmulas
IV.- Desarrollo de los Contenidos
Ingresar a Microsoft Excel
Una alternativa para ingresar en
M sExcel esseleccionar Inicio
en la barra de tareas, la opcin
Programas, luego Office97
y finalmente M icrosoft Excel.
Este procedimiento, lo llevar al
ambiente de trabajo de la Hoja
de Clculo.
Ingresar a la ventana inicial
Al ingresar, usted encontrar la siguiente ventana:
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Barra de M en: Esta barra permite visualizar menestalescomo Archivo,
Edicin, Ver, etc., loscualespermiten acceder a todaslasopcionesque nos
proporciona Excel.
Barra de herramientasEstndar: Esta barra proporciona accesosdirectos
a funciones, tales como Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, Autosuma, Ayu-
dante de Office, etc.
Barra de Herramientasde Formato: Proporciona accesosmsdirectosa
funcionestalescomo Fuente, Tamao de Fuente, Negrita, Aumentar deci-
males, Disminuir Decimales, etc.
Barra de Frmulas: Permite ingresar losdatosy visualizar la celda o rango
seleccionado.
Cuadro de Nombres: Indica la celda que est activa.
Filasy Columnas: La hoja de clculo tiene un formato cuadriculado que
est dado por filasy columnas. Lasfilasson horizontalesy, lascabecerasde
filasse identifican por un nmero. Lascolumnasson verticalesy, lascabece-
rasde columnasse identifican por una letra.
Celda: Esla interseccin de una fila y una columna, y esaqu donde
se registra y visualiza la informacin que se introduce en la hoja.
Rango: Grupo de celdasseleccionadasen forma contigua y se identifican
por lasdireccionesde lasceldassuperior izquierda e inferior derecha sepa-
radaspor dospuntos, como lo muestra la imgen siguiente (A7:H7) :
La Hoja de Clculo se compone de un Libro y variasHojas. Un libro esun
archivo de Excel que contiene una o variashojas, entendiendo que lashojas
representan secciones del libro en las cuales, se puede trabajar con datos.
Una cosa importante, estas hojas pueden tener la extensin de una o ms
pginas.
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Desplazarse en la hoja de clculo
Lo que se observa en la ventana de Excel esslo una porcin de la totalidad
de la hoja. Para ver el resto que est oculto, hay que moverse sobre la hoja de
la forma usual como se hace en Windows. La barra de desplazamiento verti-
cal permite ver lasfilas que quedan ocultasy, la barra de desplazamiento
horizontal permite ver lascolumnas que quedan ocultas.
Seleccionar una celda
Nombre de la celda
seleccionada
Nombre de la fila
seleccionada
Nombre de la columna seleccionada
Celda seleccionada
Para seleccionar una celda o desplazarse de una celda a otra, usted puede:
Usar lasteclasde movimiento del cursor (flecha arriba, flecha abajo, flecha
izquierda, flecha derecha).
Usar el M ouse; realizando un clic sobre la celda elegida.
Indicar el Nombre de la celda. Para ello, hay que ubicarse en el lugar del
Cuadro de nombres, digitar el nombre de la celda a la cual se desea trasla-
dar. Este procedimiento se utiliza, sobre todo, cuando est muy lejosde la
celda.
La celda se activar resaltando susbordes, lo mismo que la columna (letra) y la
fila (nmero) a que corresponde la celda seleccionada.
Introducir datos a la Hoja de Clculo
Para ingresar losdatosen una Hoja de Clculo:
Seleccione la celda donde desea ingresar losdatos.
Escriba la informacin que desea ingresar.
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Si losdatosque se ingresan:
Son slo numricos, la hoja de clculo los entender como nmeros y se
podrn hacer operacionesmatemticascon ellos. Al ingresar datosnumri-
cos, stosse alinearn al lado derecho y, si no lo son, se agruparn al lado
izquierdo de la celda.
Llevan algn tipo de caracter no numrico, la hoja de clculo losentender
slo como smbolosy no se podrn hacer operacionesmatemticas.
Empiezan con el carcter = , la hoja de clculo asumir que esuna frmula.
Para registrar la entrada de datos a una celda, despus de escribirlos, se
puede pulsar cualquiera de lassiguientesteclas: Retorno, Tabulacin, Intro
o hacer clic en el botn Introducir, en la barra de entrada de datos. Tam-
bin al hacer clic en otra celda losdatosingresadosquedan aceptados.
Modificar el contenido de una celda
Para modificar el contenido, Ud. puede:
Corregir slo una parte. Para esto, ubquese en la celda requerida, haga clic
en la barra de frmulasque contiene el dato a modificar, corrija y edite. Al
terminar, presione Retorno.
Posicionarse en una celda ya escrita y teclear un nuevo dato, borrar el texto
original reemplazndolo por el nuevo. Al terminar, presione Retorno.
Otra posibilidad de borrar datos de una celda, consiste en seleccionar la
celda que contiene los datos a eliminar, luego se debe presionar la tecla
Supr (Suprimir).
Para borrar un rango de celdas, seleccinelas y luego elija la opcin Bo-
rrar del men Edicin.
Por ltimo, existe la alternativa de seleccionar la celda, presionar la tecla
F2, para poder modificar el contenido de la celda.
En caso de que losdatosingresadosafecten otros, por ejemplo, si usted quie-
re cambiar una cantidad de dinero cuando ya est definido el total, ste se
actualiza automticamente, siempre que el clculo se haya realizado por me-
dio de una frmula.
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Copiar y pegar el contenido de una celda
Si esnecesario repetir datosque ya estn escritosno espreciso tipearlosde
nuevo. Existe, al igual que en el procesador de textos, la opcin copiar y luego
pegar. Para ello, slo basta seleccionar la celda o el rango, seleccionar Co-
piar de la barra de herramientasestndar, luego ubicarse en el lugar en el
cual desea que la informacin se ubique y apretar el botn Pegar, tambin
ubicado en la barra de herramientasestndar.
Para trasladar el contenido de una celda a otra, una manera es: seleccionar la
celda con el contenido que desea cambiar, elegir el botn Cortar, luego
seleccionar y elegir botn Pegar.
Mover datos en la hoja de clculo
Para mover datos, sean estos celdas o rangos, se procede de la siguiente
forma:
Seleccionar la celda o rango deseado.
Ubicar el cursor en un costado de la seleccin.
Una vez que el puntero se transforme en una flecha blanca, presionar el
mouse y arrastrar la celda o rango de celdasal lugar deseado.
Ampliar y reducir el tamao de filas
Para cambiar el tamao de lasfilas:
Ubicar el puntero en el borde inferior del encabezado de la fila.
Cuando la figura del puntero cambie, hacer clic y arrastrar hasta alcanzar el
tamao deseado.
Botn Copiar
Botn Cortar
Botn Pegar
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Para modificar el tamao de lascolumnas:
Ubicar el puntero entre lascolumnasa modificar, por ejemplo, A y B.
Al aparecer una cruz negra con flechas, hacer un clic y arrastrar.
Este si mple procedi mi ento, modi f i car
automticamente el ancho de toda la columna A,
al tamao adecuado de losdatos.
Ordenar los datos en la Hoja de Clculo
Una posibilidad que presenta la Hoja de Clculo es ordenar la informacin
aplicando msde un criterio de ordenacin.
Para ello, usted debe activar el men Datos y de ste, la opcin Ordenar.
En esta caja de dilogo debe seleccionar lasalternativasque se acomoden a
susrequerimientos. Lasposibilidadesson ordenar, en forma ascendente o
descendente, losdatosen lasopcionesOrdenar por y Luego por.
Finalmente, seleccione Aceptar.
Insertar filas y columnas
Puede ocurrir que, una vez realizada una tabla, usted desee intercalar nuevos
datosque no estaban consideradosal inicio; para ello, deber insertar otra fila
u otra columna. Usted puede hacerlo de la siguiente manera:
Alternativa A:
Ubicarse en el nmero correspondiente a la fila o en la letra de la columna,
segn sea lo que desea insertar y, hacer clic. Toda la fila o columna quedar
seleccionada.
Luego, del men Insertar elija la opcin Filas o Columnas, segn sea
el caso.
Ahora tendr una nueva fila o columna en blanco, donde podr ingresar la
informacin deseada.
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Alternativa B:
Ubicarse en el nmero correspondiente a la fila o en la letra de la columna,
segn sea lo que desea insertar y, hacer clic. Toda la fila o columna quedar
seleccionada.
Presionar el botn derecho del mouse para desplegar el men flotante.
Elegir Insertar.
Aparecer una nueva fila o columna.
Guardar la Hoja de Clculo
Al igual que losdocumentosdel procesador de texto, el procedimiento es:
En el men archivo, seleccionar Guardar.
En la seccin Guardar en, seleccionar la carpeta donde desea dejar guar-
dado este archivo.
En la seccin Nombre de archivo colocar el nombre que distinguir el
documento que acaba de hacer.
Luego, elija el botn Guardar.
Nota:
La opcin Guardar como, permite hacer una
copia del archivo, ya sea para darle otro nombre
u otra direccin (carpeta, disquette, disco duro).
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Ayuda en Microsoft Excel
En la Barra de M en, en el extremo derecho, hay un signo ?; haciendo clic
sobre l, se desplegar un men donde puede seleccionar:
Ayuda de M icrosoft Excel: Haciendo clic, aparecer un cuadro de dilogo
donde puede introducir la pregunta que desee. Escriba lo que quiere y haga
clic en Buscar. Luego, aparecer una ventana con todaslasposibilidades
en relacin al contenido que usted busca, seleccione su tema especfico y
encontrar informacin detallada de lospasos, procedimientosy definicio-
nesnecesarias.
Contenido e Indice: Al seleccionarlo, aparecer un ndice con los temas
consideradosen la ayuda. Usted slo debe ir haciendo clic en el tema que le
interesa e irn apareciendo losndicesespecficosque le permitirn llegar al
contenido detallado de su inters.
Qu esesto?: Haga clic en esta opcin y luego, seleccione en la hoja de
clculo desplegada en pantalla aqul elemento que le interesa. Al hacer clic
en l, aparecer una ventana con la definicin o explicacin.
Salir del ambiente Microsoft Excel
Para salir de M sExcel, en el men archivo seleccione Salir o bien, haga clic
en el botn izquierdo superior de cierre de la ventana del archivo y luego,
del programa.
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V.- Actividades Sugeridas
Construya una planilla con la siguiente informacin o lo que usted desee:
Cuide que lasfilasy columnasestn ajustadasal tamao de la informacin.
Proceda a:
- Insertar una nueva columna con informacin de lasnotasde ArtesPlsticas.
- Insertar una fila para agregar un nuevo alumno.
M odificar el contenido de, al menos, dosceldas:
- Paula Araya obtuvo un 6.4 en matemticas.
- Cambiar el nombre M arcela por M arcelo. Cmo hara Ud. para cam-
biar slo una letra sin escribir el nombre completo de nuevo?
Guardar en carpeta personal este archivo, con el nombre Informe Trimes-
tral u otro.
Utilizar la ayuda de M icrosoft Excel en loscasosen que no comprenda un
procedimiento o desee profundizar loscontenidos.
Explorar el botn Opciones del cuadro de dilogo Guardar como.
Configurar pginasantesde imprimir.
Desplegar el men Archivo. Luego, seleccionar la opcin Configurar
Pgina y, explorar susposibilidades.
Enumerar en forma automtica.
Una accin habitual, cuando se trabaja con lista de curso, estener enumera-
do a cada uno de losalumnos. Cada vez que usted est haciendo una accin
que es repetitiva y en la cual hay un patrn que se repite o, una secuencia
reconocida (en este caso, numeracin partiendo en 1 y aumentando en 1),
usted podr, de una manera muy simple efectuarla.
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La hoj a de Clculo: M s Excel
Para ello, Ud. debe:
- Ingresar en la primera y segunda celda, losprimerosnmeros. (1 y 2 respec-
tivamente).
- Ubicar el cursor sobre el cuadro pequeo que se forma en el extremo inferior
derecho, de la celda seleccionada.
- Presionar el botn izquierdo del mouse y arrastrar hasta donde se desee
enumerar.
- Probar este procedimiento con losdasde la semana, mesesdel ao, nme-
rosparese impares. Siempre se debe digitar losdosprimerostrminosde la
serie.
Utilizar lasteclasAvanzar Pgina y Retroceder Pgina, que se encuen-
tra en el teclado entre el teclado numrico y lasteclascorrespondientesa las
letras
Insertar una nueva hoja de clculo a un Libro de Excel.
Colocar nombre a lasetiquetas(hojas) del Libro de Excel
Hacer doble clic en Hoja 1 y digitar un nombre para la hoja. Luego, conti-
nuar con lashojassiguientes.
Usar operadoreslgicosy / o en la opcin Autofiltro personalizado.
Usar comodines * ? en la opcin Autofiltro personalizado.
Insertar msde una fila o columna.
Probablemente Ud. desear insertar msde una fila. Una pista esubicarse
en la cabecera de la fila y seleccionar tantasfilascomo lasque desea inser-
tar. Luego seleccionar Insertar Fila, del men Insertar.
Explorar como insertar msde una columna.
Estructurar una Planilla de Notaspara un curso. Ingresar la informacin que
requiere.
Crear una planilla simple para manejar un informe de asistencia de un curso.
Buscar con alumnos alguna actividad de curso donde la Hoja de Clculo
pueda ser til. Por ejemplo, manejar el presupuesto (contabilidad de las
cuotas, fiesta de fin de ao, paseo del curso, etc.).
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Mdulo N 2
Frmulas
I.- Presentacin
Este mdulo estar referido a frmulas, sus caractersticas y funciones. Se
darn conceptostericospara su aplicacin por parte de losprofesores.
II.- Objetivos
Conocer e identificar la aplicacin de lasfrmulas.
III.- Contenidos
Copiar una frmula
LasSeries
Trabajar con lasfunciones
La Autosuma
Creando frmulaslgicas
Presentacin de la planilla
Dando formatosa losvalores
Cambiar la alineacin de lasceldas
Cambiar el tipo de fuente
Asignar bordesa una celda
Incorporar trama a lasceldas
Proteger datospara que no sean modificados
Ajustar el alto de lasfilas
Ajustar el ancho de una columna
Dar formato a la hoja
Imprimir datos
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IV.- Desarrollo de los Contenidos
Las frmulas
Lasfrmulasson lasinstruccionesque se le entregan al programa para que
pueda hacer losclculosque son necesarios.
Para ingresar una frmula, se procede de la misma manera que al ingresar los
datosde la planilla, con la salvedad que lasfrmulassiempre van precedidas
de un signo = . Esimportante recordar que, para lasfrmulas, se usan los
operadoresaritmticossiguientes:
Frmula Operador Aritmtico
Suma ( + )
Resta ( - )
M ultiplicacin ( * )
Divisin ( / )
A continuacin, se ejemplificar una operacin simple utilizando lasfrmulas:
Suponga que tiene lista una planilla de notasy quiere calcular el promedio del
primer alumno, cuyasnotasestn ingresadasen lasceldasD8, E8, F8 Y G8;
primero debe sumar lasnotasentre s, para despusdividir el resultado por la
cantidad de notas. Para este caso, usando las frmulas de M s Excel usted
debe:
Hacer clic en la celda H8.
Escribir = (D8+E8+F8+G8)/4.
Para terminar, usted debe
presionar Enter, o hacer clic
fuera de la celda.
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La hoj a de Clculo: M s Excel
Duplicar una frmula
Continuando con el ejemplo anterior, ya se tiene el primer promedio del alum-
no. Para duplicar una frmula al resto de ellos, se debe:
Hacer clic en la celda donde se encuentra la frmula.
Ubicar el puntero en el extremo inferior derecho de la celda.
Esperar hasta que aparezca una cruz negra y, presionar el botn
izquierdo del mouse.
Arrastrar hasta la celda en la que termina el listado de datos.
Soltar el botn del mouse y analizar el resultado. Ahora la fr-
mula ha sido aplicada a todoslosdatosrequeridos
Las series
Excel ofrece variasopcionespara copiar datos. Una de ellasesla que se mos-
tr en la seccin anterior donde, para copiar una frmula, la frmula se arras-
tra hacia lasceldasdonde se quera incorporar. Existe otra forma de acceder a
esta opcin de copia o, mejor dicho, de relleno; lo interesante esque se pue-
de determinar con qu tipo de informacin se quiere rellenar lasceldas, pue-
de ser con una frmula, pero tambin puede ser con una serie de datos.
Por ejemplo, si desea asignar nmero a cada alumno de una planilla, se debe:
Seleccionar el rango de columna o fila, que quie-
re rellenar. Losdatosque se quieren rellenar son
la numeracin de losalumnos. Entonces, al pri-
mer alumno del listado se le pone 1 y se selec-
ciona el resto de lasceldasde la columna.
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La hoj a de Clculo: M s Excel
Ir al men Edicin y seleccionar Rellenar; se despliega un men, donde
se seleccionar la opcin Series. Aparece una ventana de dilogo como
la que se muestra a continuacin, que consulta acerca del tipo de seriescon
la que se quiere rellenar.
Seleccione las alternativas deseadas. Por ejemplo, puede elegir Series en:
Columnas; tipo: Lineal; e incremento: 1. Esto, quiere decir que usted desea
que la serie sea de tipo lineal, que rellene en la columna, con un incremento
de 1.
Para terminar, presione Aceptar y observe el resultado.
Puede explorar lasotrasopcionesde seriesque este men le ofrece.
Trabajar con las funciones
Lasfuncionesson loselementoscon losque se cuenta, en una hoja de clcu-
lo, para realizar diversasoperacionessobre losdatos. Existen funcionesfinan-
cieras, estadsticas, lgicas, de fecha y hora, etc. Estas funciones ejecutan
clculosutilizando valoresespecficos, denominadosArgumentos.
Losargumentospueden ser nmeros, texto, valoreslgicoscomo verdade-
ro o falso, rangosde celdaso referenciasde celda. El argumento que se
ingrese en la funcin, deber generar un valor vlido para sta, de lo contra-
rio Excel dar un mensaje de Error. Por ejemplo, si se est trabajando en
una frmula de fecha y se le ingresa como argumento un texto, la frmula no
se podr calcular y el programa dar un mensaje de error. Los argumentos
pueden ser constantes, frmulaso incluso otrasfunciones.
Nota:
constante es un
valor de celda
que no comienza
por un signo igual
(=). Por ejemplo,
la fecha 10/9/96,
el nmero 210 y el
texto Ganancias
trimestrales son
constantes. Una
frmula o un va-
lor resultado de
una frmula no es
una constante.
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La hoj a de Clculo: M s Excel
El orden lgico de una funcin comienza por el nombre de la funcin, segui-
do de un parntesisde apertura; losargumentosde la funcin van separados
por punto y coma y finaliza con un parntesisde cierre.
Para trabajar con funciones, un procedimiento es:
Seleccionar la celda donde insertar la funcin.
Ir al men Insertar y seleccionar la opcin Funcin o, si se
prefiere, ir al botn Pegar funcin de la barra de herramientas.
Aparecer el cuadro de dilogo Pegar funcin.
Existen dosventanasen
este cuadro; una le indi-
ca la Categora de la
funci n y la otra, el
Nombre de la funcin;
en la parte inferior del
cuadro de dilogo, se ex-
plica brevemente la fina-
lidad de la funcin selec-
cionada.
Una vez que ha seleccio-
nado una funcin, hacer
clic en Aceptar.
Aparecer el cuadro de
dilogo correspondiente
a la funcin.
Ingrese el rango de celdascon el que quiere trabajar esta funcin.
Hacer clic en Aceptar.
=SUMA (A10;B5:B10;50;37)
Smbolo igual
(si la funcin
est al
principio de
la frmula)
Nombre de la funcin Argumentos
Un punto y coma separa
cada argumento
Los parntesis encierran
los argumentos
Pegar funcin
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La Autosuma
La Autosuma es una de las herramientas ms fciles de usar de Excel. Esta
frmula, permite sumar un rango de valores, ademsde ser punto de partida
para otrasoperacionescomo calcular promedios. Para utilizar la autosuma,
usted debe:
Seleccionar el rango que quiere sumar.
Hacer clic en el botn de Autosuma de la barra de herramientas.
Observar que en la celda final aparece la suma del rango de valoresque
usted seleccion.
Si quiere sacar promedio, puede editar esta frmula. Para ello deber:
Seleccionar la celda donde apareci el resultado de la suma.
Hacer clic en la Barra de frmula y editar la frmula que all aparece; agregue
/ por la cantidad de notasque quiere promediar (ejemplo: D8/F8/G8 ).
Despus, arrastre la frmula al resto de lasceldas.
Creando frmulas lgicas
Lasfrmulaslgicasse utilizan cuando se desea asignar un valor a una condi-
cin presentada por losdatoscontenidosen una planilla, esta condicin es
definida por el usuario. Por ejemplo: se desea asignar un valor aprobado o
reprobado a la siguiente condicin si la nota esigual o mayor a 4, 0 y la
asistencia esigual o mayor que 80% , entonces, aprobar. La frmula permite
que la condicin definida se compare con losdatosy arroje la situacin final
para esosdatos.
El siguiente ejemplo muestra el procedimiento para utilizar la frmula lgica
Si aplicada al promedio de notasde losalumnos:
Ubicarse en la celda elegida para insertar la frmula lgica.
Hacer clic en el botn Pegar funcin de la barra de herramientas.
Seleccionar la funcin Si y, hacer clic en Aceptar.
En la caja de dilogo Prueba lgica, escribir el nombre de la celda donde
se encuentra el valor que define el concepto; por ejemplo el promedio,
seguido de un signo mayor que e igual que 4.0, ejemplo H8>= 4, 0.
En Valor_si_verdadero, digite: Aprobado.
En Valor_si_falso, digite: Reprobado.
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La hoj a de Clculo: M s Excel
Si el procedimiento ha sido correcto y si el alumno tiene un promedio sobre
4.0, en la celda de la funcin lgica aparecer Aprobado.
Copiar la frmula para el resto del listado.
Mejorar la presentacin de la planilla
M ejorar la presentacin de un informe esun aspecto importante del trabajo,
ya que eslo primero que salta a la vista. Adems, mejorando la presentacin,
usted puede facilitar el que las personas comprendan, de mejor manera, la
informacin que usted desea entregarles.
Dando formato a los valores
De acuerdo a la actividad que se est desarrollando, se requerirn diferentes
formatospara losvalores. Por ejemplo, en el caso de lospromediosse puede
asignar uno o dosdecimales, a lascantidadesen milesesposible indicar que
automticamente le coloque los puntos para separar los millares, etc. Los
pasosa seguir son lossiguientes:
Seleccionar el rango de celdasa ser modificada.
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La hoj a de Clculo: M s Excel
En el men Formato seleccionar la opcin Celda, se desplegar una
ventana de dilogo como la siguiente:
En la ficha Nmero, se visualizan distintascategorasde formato, cuya utili-
dad se describe a continuacin:
General : M antiene el formato de losnmerostal cual
como se ingres
Nmero : Asigna el nmero de posicionesdecimalesque
se colocarn y el Separador para losmillares
M oneda : Coloca el signo $ delante de losvaloresy se
para losmillares
Fecha : Acepta slo valoresen formato de fecha (DD-
M M -AA)
Hora : Acepta slo valoresen formato de hora
(HH:M M :SS)
Porcentaje : Convierte el valor en un porcentaje (1= 100% )
Presionar la tecla Aceptar.
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La hoj a de Clculo: M s Excel
Cambiar la alineacin de las celdas
Se puede modificar la alinea-
cin de los textos y nmeros,
siguiendo lossiguientespasos:
Seleccionar la celda o rango
a modificar
En el men Formato, se-
leccionar la opcin Celda,
que le permitir modificar la
alineacin.
En la ficha Alineacin, es-
tablezca la alineacin hori-
zontal y/o vertical del texto,
activando losbotonesde las
opcionescorrespondientes.
Cambiar el tipo de fuente
Para cambiar los distintos ele-
mentos de la fuente, usted
puede:
Seleccionar la celda o rango
a modificar.
En el men Formato, se-
leccionar la opcin Celda,
la que le permitir modificar
el formato de los textos es-
critos.
En la ficha Fuente, podr
cambiar el tipo, tamao, co-
lor y aspecto de lasfuentes.
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La hoj a de Clculo: M s Excel
Asignando borde a una celda
Para que lasceldasqueden con borde, us-
ted puede:
Seleccionar la celda o rango a modificar.
En el men Formato, seleccionar la op-
cin Celda, que le permitir asignar un
borde a lasceldaso rango de celdasselec-
cionadas
En la ficha Borde, podr aadir un bor-
de a lasceldasseleccionadas.
Incorporar trama a las celdas
Seleccionar la celda o rango a modificar.
En el men Formato, seleccionar la
opcin Celda la cual, le permitir asig-
nar una trama a lasceldaso rango de cel-
dasseleccionadas
En la ficha Tramas, aadir sombra al
borde seleccionado
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Proteger datos para que no sean modificados
Seleccionar la celda o rango a
modificar
En el men Formato, selec-
cionar la opcin Celda.
En la ficha Proteccin, po-
dr proteger contra modifica-
cionesel rango de datosselec-
cionados.
Ajustar el alto de las filas
Para cambiar el alto de una fila usted pue-
de, primero, seleccionar la fila deseada, lue-
go eligir la opcin Formato del men y
seleccionar Fila; se desplegar otro men
que permite variar el alto de la celda o,
autoajustarla al alto de losdatosque se en-
cuentren escritos. Adems, estn lasopcio-
nes que permiten ocultar y mostrar deter-
minadasfilas.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
137
La hoj a de Clculo: M s Excel
Ajustar el ancho de una columna
M uchasveces, losdatosno quedan
bien dispuestosen lascolumnas, ya
sea porque quedan muy anchas o
muy angostas. Para resolver este
problema puede, primero seleccio-
nar losdatosque desea arreglar, ir a
la opcin Formato del men y se-
leccionar Columna. Se despliega
un men que permite variar el an-
cho de la columna, autoajustarla a
la seleccin de datos, as como tam-
bin ocultarla o mostrarla, segn lo
requerido.
Darle formato a la hoja
As como es posible dar formato a las celdas, filas, columnas, fuentes, etc.,
tambin se puede variar el aspecto de la hoja. Para ello, debe ir al men
Formato y seleccionar la opcin Hoja.
Aparece un men que permite cambiarle nombre a
la hoja en la que se est trabajando, as como tam-
bin ocultarla o incorporar el fondo de su eleccin.
Imprimir slo losdatosque se necesitan.
Configurar una pgina antes de imprimir
Antes de imprimir el contenido de una hoja, es importante asegurarse de
especificar bien algunosatributosde la impresin, como por ejemplo, la orien-
tacin de la pgina y el tamao de papel que se usar para la impresin. A
esta accin, que es genrica para la mayora de los programas, se le llama
Configurar pgina.
138
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoj a de Clculo: M s Excel
Para ello debe: ir al men Archivo y seleccionar Configurar pgina; apare-
cer una ventana de dilogo que posee variasopciones: Pgina, M rgenes, En-
cabezado y pie da pgina y Hoja. Usted conocer y manejar estasopciones,
en la medida en que se familiarice con este programa.
Dentro de las opciones
que puede seleccionar
estn:
Para la ori entaci n
que desea tenga la
hoja, estn lasopcio-
nes Vertical u Ho-
rizontal.
Para el tamao del pa-
pel, primero verificar
el papel de la impre-
sora que utilizar. Si
no coincide, hay que
cambiarlo desplegan-
do las opci ones de
Tamao de papel.
Opcin M rgenes, como muestra la imagen a continuacin:
Una vez que haya selec-
ci onado todos los
parmetros, elija Acep-
tar. Luego, seleccione
Vista preliminar de la
barra de herramientas,
para visualizar cmo se
imprimir su documen-
to. Fi nalmente, ci erre
para volver al documen-
to original.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
139
La hoj a de Clculo: M s Excel
Imprimir los datos seleccionados
Despusde configurar su documento, esposible imprimir ya sea un rango, la
hoja completa, o todo el libro.
Para imprimir un rango: seleccione el rango que desea imprimir. Desde el
men Archivo seleccione Imprimir. En el cuadro de dilogo haga clic
en la opcin Seleccin para imprimir slo lo que usted ha seleccionado.
Luego, Aceptar.
Para imprimir una hoja: desde el
men Archivo, seleccione Im-
primir. En el cuadro de dilogo
haga clic en la opcin Hojasacti-
vas para imprimir la hoja de cl-
culo completa. Luego, seleccione
Aceptar.
Para imprimir todo el libro: des-
de el men Archivo, seleccione
Imprimir. En el cuadro de dilo-
go haga clic en la opcin Todo el
libro para imprimir todaslasho-
jas que usted ha elaborado. Lue-
go, seleccione Aceptar.
140
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoj a de Clculo: M s Excel
V.- Actividades Sugeridas
Crear una planilla de curso con tres notas parciales, una nota global y el
promedio de esas notas, tomando en cuenta la doble ponderacin de la
prueba global. Tambin, incorporar la situacin final de cada alumno, consi-
derando su promedio.
Descubrir culesson losbotonesde la barra de herramientasque permiten
acceder a los diversos comandos de formato. Buscar alguno que no est
representado en dicha barra.
Si usted est viendo el concepto de funcin, la hoja de clculo esuna pode-
rosa herramienta para visualizar dicho concepto. Puede tener una hoja
preparada con variasfuncionespara que losalumnosexploren.
Ejemplificar con la hoja de clculo el concepto algebraico de constante y
variable. Losalumnospueden experimentar con una gran cantidad de fr-
mulasque lespermitan ver, en forma concreta, el hecho que al variar los
argumentos, cambia el valor de la expresin algebraica.
Crear un formato condicional: para diferenciar lasnotasinsuficientesdel resto.
Para ello:
- Abrir el men Formato.
- Seleccionar la opcin Formato Condicional.
- Probar qu sucede.
Validar datos:
Esprobable que cuando Ud. ingrese notasa la Hoja de Clculo, una nota se
encuentre fuera de rango, por ejemplo mayor que 7.0. Para que Excel le indi-
que automticamente su error, Ud. debe:
- Seleccionar lasceldasque Ud. desea validar.
- Desplegar el men Datos.
- Seleccionar Validacin de Datos.
- Explorar susopciones.
Activar la opcin Pegar funcin y explorar lasfuncionesque all aparecen.
Aprovechar la ayuda que entrega Excel.
Estructurar un libro dejando una hoja para cada trimestre y una hoja resu-
men para el ao. Definir un formato lo ms esttico posible, arreglando
coloresy tiposde letrasde la planilla.
Configurar una planilla para el control de la asistencia, definiendo frmulas
apropiadasque permitan contabilizar lasasistenciase inasistenciasde cada
alumno, ademsde calcular porcentajesindividualesy totales.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
141
La hoj a de Clculo: M s Excel
Mdulo N 3
Grficos
I.- Presentacin
Una de lasformasmsrecurrentesy fciles, con la cual esposible interpretar
la informacin, es a travs de una representacin grfica. Excel, adems de
ser una poderosa herramienta calculando, ofrece la posibilidad de transfor-
mar toda esa informacin en grficosde alta calidad.
II.- Objetivo
Conocer y aplicar los procedimientos para transformar datos de la hoja de
clculo Excel en grficos.
III.- Contenidos
Laspartesde un grfico.
Seleccionar la informacin que se desea graficar.
Creando grficosen la planilla de clculo Excel.
Asistente para grficos.
M odificar el tamao de un grfico.
M odificar losatributosde una leyenda.
M odificar el fondo de un grfico.
142
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoj a de Clculo: M s Excel
IV.- Desarrollo de los Contenidos
Guiadospor un asistente de grficos, paso a paso, se puede representar cual-
quier informacin en grficos de barra, columnas, circulares, de dispersin,
etc.
Las partes de un grfico
Esimportante identificar laspartesde un grfico pues, ser til al trabajar con
esta herramienta. La figura siguiente, muestra losdiversoscomponentesde
un grfico.
Eje de valores
Ttulo de Eje
de Valores
Rtulo
Titulo de Grfico
Leyenda
Series
Eje de Categorias
Ttulo del Eje de Categorias
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
143
La hoj a de Clculo: M s Excel
Seleccionar la informacin que se desea graficar
Para disear un grfico, lo primero es seleccionar los datos que se desean
graficar.
Por ejemplo, usted puede querer: representar el rendimiento de un alumno
(con notasparcialesy promedio) o, representar apellidosy promediosde to-
doslosalumnos(sin incluir notasparciales).
En el primer caso, slo es necesario seleccionar el rango con los datos que
indican el rendimiento de los alumnos. En cambio, en el segundo caso, se
necesita seleccionar dosrangos: el que contiene losapellidosy el que contie-
ne lospromedios. Para esto, se procede de la siguiente manera:
Se selecciona el rango de losape-
llidos.
Luego, presionando la tecla Con-
trol, se selecciona el rango de los
promedios.
La seleccin realizada debe verse
como lo muestra la imagen:
Creando grficos en la Planilla de Clculo Excel.
Una vez seleccionado los datos a graficar, se procede a la creacin de un
grfico.
Para ello, seleccione Asistente para grficos, que se encuentra en la barra
de herramientasestndar, con el siguiente icono
Asistente para grficos
El asistente para grficosesuna ayuda de M sExcel que, mediante distintas
ventanas, gua paso a paso la creacin de un grfico.
Al activar el Asistente para grficos se presenta una ventana en la cual, se
muestran cuatro pasosbsicospara crear un grfico. Esmuy importante que
antes de comenzar a graficar, seleccione con precisin el rango donde se
encuentra la informacin.
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E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoj a de Clculo: M s Excel
Utilizar el Asistente para grficos
Teniendo ya seleccionado el rango y activo el Asistente para grficos, se
despliega un men flotante donde se elige: el Tipo de grfico y el Subtipo
de grfico, como muestra la imagen.
El siguiente paso es, definir la forma en que el grfico ordenar la informa-
cin, es decir, por filas o por columnas. Usted debe seleccionar una de las
alternativasy luego, hacer clic en Siguiente.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
145
La hoj a de Clculo: M s Excel
En el paso posterior, usted puede dar rtulosal grfico. Para ello:
En el recuadro Ttulo de grfico, es
donde se escribe el ttulo que usted de-
sea poner.
Luego, en Eje de Categoras, se
puede dar nombre al eje.
Finalmente, en el Eje de Valores,
esen donde se dan valores.
Seguramente ya habr notado que
todos los cambios que Ud. hace, se
muestran en la pantalla del asistente.
A continuacin, haga un clic en Siguiente para continuar.
Finalmente, el ltimo paso esubicar el grfico. Usted tiene dosopcionesen
Situar grfico:
Colocar el grfico en la misma hoja en la
cual tiene losdatosque se usaron (opcin
Como objeto en)
Colocar el grfico en una hoja nueva (op-
cin En una hoja nueva).
Luego, seleccione Terminar.
El resultado de la aplicacin de stoscuatro pasosdel Asistente para grficos,
debera ser el siguiente:
146
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoj a de Clculo: M s Excel
Modificar el tamao de un grfico
El grfico ha sido insertado como objeto en su hoja de clculo, por lo tanto,
posee lasmismascaractersticasque losobjetosque usted ya conoce en los
otrosambientesde Office.
Para modificar el tamao del grfico:
Hacer clic sobre el rea del grfico, para activarlo.
Ubicar el puntero del mouse en uno de losvrticesdel cuadro de seleccin.
Cuando aparezca una flecha con dospuntas, arrastre para ajustar su tamao.
Modificar el ttulo de un grfico
Es posible modificar los atributos del ttulo, como fuente y tamao, con el
objeto de mejorar su apariencia.
Activar, con un clic, el elemento ttulo.
En el men Formato, elegir la fuente que le parezca apropiada y luego,
seleccionar el tamao.
Hacer un clic fuera de la zona del ttulo. Loscambiosquedarn registrados.
Modificar los atributos de una leyenda
Para modificar el color de fon-
do de la leyenda del grfico:
Hacer doble clic sobre el cua-
dro Leyenda, para activar
la ventana Formato de Le-
yenda, se presentar un
cuadro de dilogo como el
siguiente:
Esta ventana presenta las
opciones Trama, Fuente y
Posicin.
En la zona rea: seleccio-
nar un color y luego, Acep-
tar.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
147
La hoj a de Clculo: M s Excel
Modificar el fondo de un grfico
Para cambiar el fondo de un grfico usted debe:
Hacer un clic en el extremo del rea del Grfico; de esta forma, quedar
activo.
Luego doble clic, aparecer una ventana de dilogo. Seleccione la opcin
que msle guste. Averigue lasopcionesque losefectosde relleno ofrece.
Y el resultado...
148
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoj a de Clculo: M s Excel
V.- Actividades Sugeridas
Imprimir grficosmodificando el tamao, de manera que ocupe el espacio
correspondiente a una hoja.
Preparar un Informe de Asistencia en el Procesador de texto y, pegar el
grfico en el documento.
Planificar actividadesde enseanza dnde losalumnostengan que recopilar
y graficar informacin numrica (ej. Porcentaje de alumnos del estableci-
miento que practican deporte; nmero de alumnosque viajan, habitantes
por regin de Chile, gustosmusicales, ingreso per cpita de lospasesdel
M ercosur, etc.). Si su establecimiento posee correo electrnico, establecer
das, semana o mescon mayor trfico de correspondencia.
Realizar una encuesta por curso, nivel, etc. para graficar losinteresesacad-
micos, sociales, culturales, etc. de losalumnos.
M odificar el rtulo de datos.
Activar una serie y luego, lasposibilidadesde la trama.
Seleccionar la opcin Rtulo de Datos y explorar susposibilidades.
Hacer grficospersonalizados:
- Usted puede no estar de acuerdo con las opciones de grficos que le
ofrece Excel. En ese caso, usted puede personalizar algunasopciones, lo
que le dar msflexibilidad a la hora de definir la apariencia de su grfico.
- Activar el Asistente para grficos.
- Elija la opcin TiposPersonalizados y explore susposibilidades.
Cambiar atributosdel eje de valores.
Posicionar el mouse sobre el Eje de Valores de su grfico. Activarlo ha-
ciendo doble clic sobre l y, explorar susopciones.
Explorar lasposibilidadesdel objeto Grfico haciendo clic sobre l con el
botn derecho del mouse.
Cortar el grfico desde una hoja de libro Excel y pegar en otra hoja.
Crear grficosusando rangoscontinuoso discontinuos.
Explorar losdiferentestiposde grficosusando un mismo rango de datos.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
149
La hoj a de Clculo: M s Excel
Mdulo N 4
Organizando informacin en una base de datos
I.- Presentacin
Este mdulo comprende la utilizacin de la Hoja de Clculo Excel como base
de datos. Esta ser una herramienta de utilidad para organizar y acceder en
forma rpida a grandesvolmenesde informacin. Podr categorizar y clasi-
ficar toda la informacin que necesita, creando inventarios, informesde alum-
nos, registrospersonales, listadosde direcciones, etc.
II.- Objetivos
Crear una base de datos; ingresar informacin a una base de datosrealizando
bsquedas.
III.- Contenidos
Conceptosiniciales
Camposy Registros
Ingresar datos
Ver como Formato
Ordenar registros
Buscar informacin
150
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoj a de Clculo: M s Excel
IV.- Desarrollo de los Contenidos
Base de Datos
Una base de datos, hablando en trminosgenerales, esuna recopilacin de
informacin organizada bajo una cierta estructura, que puede ser manejada
segn lasnecesidadesdel usuario.
Lasbasesde datosson muy comunesen el uso diario. Por ejemplo: una libreta
de direcciones, la gua telefnica, un catlogo de productos, un libro de cla-
ses, etc. Lo que define a una base de datosesque contiene informacin con
una cierta estructura.
Una Base de Datoselectrnica esaqulla contenida en un archivo, en algu-
na unidad de almacenamiento del computador (disco duro, disquette u otra).
Con la informacin de una Base de Datos, Ud. puede realizar bsquedas,
modificaciones, disear e imprimir informes, entre otrascosas. Por lo tanto,
se pueden manejar y organizar grandescantidadesde informacin. Sin em-
bargo, antesde crear una base de datosesnecesario definir cuidadosamente
una estructura de almacenamiento de la informacin. Esto significa, decidir
con anterioridad los elementos necesarios que permitan a la Base de Datos
tener coherencia entre la informacin ingresada y la informacin que se de-
sea obtener.
Usted puede utilizar una base de datospara:
M antener listasde direccionese imprimir losnombresy direccionesen eti-
quetas.
M antener informacin de susestudiantes.
M antener un inventario.
M antener registrospersonales.
Catalogar discos, sellos, librosy otrascolecciones.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
151
La hoj a de Clculo: M s Excel
Conceptos bsicos de una base de datos
Registros y Campos
Se puede representar a la base de datos como un conjunto de fichas que
almacenan informacin en donde cada ficha corresponde a un registro.
Loscampos de la base de datosser la informacin especfica que contiene
cada ficha. En el caso que Ud. construya una base de datosde susalumnos,
cada registro contendr la informacin de un alumno.
Cada registro, a su vez, contiene informacin especfica. A sta se denomina
campo.
Crear una Base de Datos
Imagine que necesita tener a la mano informacin de losalumnosque parti-
cipan en lostalleresde su establecimiento. Uno de susprimerospensamien-
tos es listar a los alumnos, en otras palabras, ordenarlos por nombres y
apellidos. Ud. piensa tambin que, otro dato importante que debe conte-
ner la base de datos, esinformacin sobre el curso al que pertenecen los
inscritosjunto a la edad de cada uno de ellos. Finalmente, se hace necesa-
rio conocer el taller al cual asisten.
Todos esos datos, considerados importantes, son campos de la base de
datos. La cantidad de alumnosque se puedan listar, ser la cantidad de re-
gistros que contendr la base de datos.
Tercer registro de la base de datos
Primer campo Segundo Campo Tercer Campo Cuarto Campo Quinto campo
152
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoj a de Clculo: M s Excel
Una vez definida una estructura, se procede a la construccin de la base de
datos. Para la construccin de la base de datosse tomar como referencia la
siguiente imagen:
Para continuar, Ud. debe estar en una hoja de Excel. En seguida, en la celda
A1 ingrese el texto Nombres. En la celda B1, debe digitar Apellidos. En la
celda C1, escriba Curso. A continuacin, deber digitar Edad en la celda
D1. Para finalizar, en la celda E1 escriba Taller.
Lo que Ud. ha ingresado han sido loscampos de la base de datos. Resu-
miendo, tiene definida la estructura que tendr la base de datos.
Ingresar datos
Para ingresar losdatos, existen dosformasde proceder. Una de ellases, ingre-
sar la informacin bajo los campos creados. Si Ud. lo desea, tome como
referencia la imagen modelo para ir completando la informacin.
Otra opcin de ingreso de datosesa travsde la opcin Formulario.
Usando la opcin Formulario, podr trabajar con losdatosde un registro a
la vez.
Para esto, Ud. debe:
Activar una de lasceldasque contie-
ne informacin de la base de datos.
Hacer clic en el men Datos. Des-
pus, dirjase a la opcin Formulario.
Aparecer en pantalla una ventana
en donde podr ver losdatos.
Si selecciona la opcin Nuevo, apa-
recer un nuevo registro, que usted
podr completar.
Al lado derecho del formulario, hay
un indicador de la posicin del regis-
tro dentro de la base de datos.
Haga un clic en el botn Buscar siguiente o, en el botn Buscar ante-
rior, para recorrer losdatosde cada registro.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
153
La hoj a de Clculo: M s Excel
Ordenar los registros de una base de datos
Ordenar losregistrosconvencionalesde un establecimiento siempre lleva mucho
ti empo. Con la base de datos electrni ca este trabaj o se si mpli fi ca
significativamente.
Para ello, Ud. debe:
Seleccionar una celda de la base de datos.
Dirijirse al men Datos y, marcar la opcin Ordenar.
Usted observar que aparece la ventana de dilogo
O rdenar la cual, contiene tres opciones: O rdenar
por, Luego por y, un segundo Luego por.
Utilizando la primera opcin, usted podr ordenar la
base de datosconsiderando el campo que estime con-
veniente. Adems, existe la opcin de ordenar en forma
Ascendente o Descendente, segn lo que usted pre-
fiera. Esto significa por ejemplo, hacerlo de la A a la Z.
Haga clic en Aceptar y observe el resultado.
En losprrafossiguientesse explica cmo ordenar, aplicando msde un criterio.
Active cualquier celda de la columna del campo que se desea ordenar. A
modo de ejemplo est la siguiente imagen:
Luego, use el men Datos y, elija la opcin Ordenar.
En la opcin Ordenar por debe aparecer el campo que Ud. ha selecciona-
do. ste ser el primer criterio de orden.
En la caja Luego por, seleccione el segundo criterio de orden. En ambos
casos, usted puede optar por la opcin Ascendente o Descendente. Elija
una de ellas, segn lo requiera.
Haga clic en Aceptar y observe el resultado.
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E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoj a de Clculo: M s Excel
Buscar informacin en la Base de Datos
Bsquedas por medio de filtros
Un filtro es una condicin que se aplica a los datos para seleccionar los
registrosque cumplan con una determinada caracterstica. Esto permite reali-
zar bsquedasde uno o varioscriteriossimultneamente.
Cada autofiltro por columna, funciona de manera independiente.
La forma de proceder esla siguiente:
Haga clic en el men Da-
tos luego, elija la opcin Fil-
tro. Finalmente, seleccione
Autofiltro.
Observe que en la primera fila, al lado derecho del nombre de cada campo,
aparece una pequea flecha de seleccin.
C on estas flechas, Ud. puede selecci onar
automticamente el filtro de bsqueda y aplicarlo
a la base de datos.
Automticamente obtendr el listado de la informacin que cumple con los
requisitosde bsqueda que ha determinado.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
155
La hoj a de Clculo: M s Excel
Para volver a mostrar todoslosdatos, se selecciona la opcin Todas.
Bsquedas Personalizadas
La bsqueda de informacin esuna de lasaccionesmspoderosasque po-
seen los manejadores de bases de datos. Permiten procesar informacin en
cuestin de segundos, teniendo slo algunasreferenciasde lo que se desea
buscar.
La forma de proceder en las bsquedas personalizadas se describe a conti-
nuacin. Losejemplosestn basadosen lasimgenessiguientes:
Presionar la punta de flecha al costado del campo. Luego, seleccione Per-
sonalizar.
Aparecer la ventana de dilogo Autofiltro personalizado. Esta seala:
APELLIDOS, esigual a.
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E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoj a de Clculo: M s Excel
Lo que se busca esuna opcin que nospermita encontrar losapellidosque
empiezan con alguna letra en particular. Para ello, se debe desplegar el
men de la caja de dilogo y seleccionar Comienza por. Luego, se debe
escribir en el cuadro correspondiente la letra inicial que a Ud. le interesa
buscar.
Luego debe hacer clic
en Aceptar.
Para poder visualizar todoslosregistrosnuevamente, haga clic en la punta
de flecha del campo y elija Todas.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
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La hoj a de Clculo: M s Excel
V.- Actividades Sugeridas
Confeccionar la siguiente base de datoso, con losdatosque usted desee:
Agregar msalumnosa la base de datos; completar 20 alumnos, mante-
niendo loscursosy talleresque ya existen.
Eliminar un registro.
Ordenar losregistrosde la base de datos.
- Por edad.
- Por Apellido.
- Por Taller y luego, por apellido.
- Por Taller, luego por edad y finalmente por apellido.
Aplicar filtrospara responder a lassiguientessituaciones:
- Generar un listado de todoslosalumnoscuya edad sea 18 aos.
- Buscar losalumnoscuya edad sea menor a 17 aos.
- Buscar a todoslosalumnoscuyo nombre comience con la letra D.
- Buscar a losalumnosque tengan al menosun apellido Romn .
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Crear una base de datosdel curso, con nombres, apellido paterno, apellido
materno, edades, promediosdel primer y segundo semestre de cada asig-
natura.
Por ejemplo:
Utilizando la base de datoscreada, proceda a:
- Buscar losalumnoscon promediosinferioresa 4.0 en cada asignatura.
- Ordenar losalumnossegn promedios.
- Crear una base de datosde temsde pruebas.
- Crear una base de datos que sea un catlogo de libros o revistas que
usted utiliza frecuentemente.
Nombre Apellido P Apellido M Mat1 Mat2 Cast1 Cast2 Hist1 Hist2 Biol1 Biol2