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Curso: Protocolo y Ceremonial
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Protocolo y Ceremonial

1.- Introduccin al protocolo

Existe la creencia popular de que las tcnicas de protocolo se refieren al saber estar, a
los buenos modales en la mesa, o el ser capaz de distinguir cundo hay que usar traje
corto, largo, pamela o corbata, cuando la realidad es que ste es slo uno de los
aspectos, y no el ms importante, de lo que encierra lo que conocemos como
protocolo y ceremonial.

Si preguntramos en la calle e hiciramos una encuesta, la mayora de la gente
contestara que el protocolo est relacionado con la Casa Real y est circunscrito al
mbito de la realeza y la aristocracia.

Pero el hecho es que el protocolo tiene mucho que ver con algo que en una empresa
es vital y es la gestin de su identidad corporativa, un aspecto que las compaas
no deben dejar al azar.

El protocolo empresarial es una herramienta fundamental y clave para difundir una
imagen profesional y competente al mercado.

Esta disciplina es cada vez ms tenida en cuenta en el mbito empresarial
independientemente del sector, actividad y tamao que posea una organizacin. Si
bien es cierto que las grandes empresas suelen enfrentarse a actos en los que pueden
intervenir autoridades y eventos de gran dimensin, no podemos limitar a este tipo de
empresas las prcticas de protocolo, sera algo as como afirmar que las buenas
prcticas nicamente pueden ser utilizadas por grandes empresas y que las pequeas
y medianas no deben cuidar su imagen.


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El protocolo es un elemento imprescindible en la empresa actual y lo cierto es que es
que nos facilita la operativa, mejora nuestra imagen y es smbolo del buen hacer de las
organizaciones y, por supuesto, de las personas que las componen.

Estamos en un momento en el que cualquier acto es examinado y analizado de forma
exhaustiva por los medios de comunicacin: firma de acuerdos empresariales, visitas
oficiales de otros jefes de estado a nuestro pas, recepciones en la Casa Real,
presentacin de credenciales, entregas de premios, presentaciones de libros o
inauguraciones, son un reducido ramillete de la cantidad de eventos que se suceden
en el transcurso diario de la vida poltica, cultural, econmica, social y empresarial.

Si continuramos con el experimento que proponamos unos prrafos ms arriba y en
esa misma encuesta preguntramos a los sondeados sobre el ltimo acto protocolario
que recuerdan, muchos se remitiran a la boda de S.A.R. el Prncipe de Asturias en
mayo de 2004, cuando lo cierto es que los medios de comunicacin recogen a diario
actos de toda ndole, existiendo muchos otros que se celebran en las compaas y que
ni siquiera tienen eco ms all de los crculos empresariales ms cercanos. Con esto
queremos llamar la atencin sobre la audiencia y establecer que todo acto requiere y
lleva un protocolo, independientemente de sus actores y de su objetivo.

1.1.- El protocolo hoy

Segn la definicin recogida en el libro Protocolo Oficial de Carlos Fuente, uno
de los nombres ms prestigiosos en el campo del protocolo, la mayora de los
profesionales identifican el protocolo como un conjunto de normas o reglas
establecidas por ley, decreto, disposiciones o costumbres, as como tcnicas
especficas, tradicionales y modernas, ue son de aplicacin para la organi!acin
de actos pblicos y pri"ados de carcter formal, ya sean de naturale!a oficial o no
oficial, y ue se ejecutan con solemnidad o sin ella#$

Protocolo


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Las normas o las reglas estn establecidas por la ley y estn escritas, pero es curioso
resaltar que la costumbre es una de las vertientes que manda en esto del protocolo.
Hay una serie de consideraciones que no estn escritas, no han sido determinadas por
nadie, sino que el hbito y el uso continuado han hecho que se queden entre
nosotros y sean tenidas como verdades. Siempre ha sido as y todo el mundo lo
admite.

Este es el caso de la derecha manda o ley de la derecha, que establece que la
posicin de la derecha es ms importante que la de la izquierda. Esto no est
estipulado por ley, sino que la costumbre le ha otorgado un valor que nadie discute, de
tal modo, que aunque no est escrito a nadie se le ocurrira en una comitiva formada
por S.M. el Rey y presidida por l, el presidente del gobierno y el ministro de interior,
poner al ministro a la derecha del rey, ya que el presidente del gobierno antecede al
ministro, algo que veremos ms adelante.

Las tcnicas hacen referencia a la metodologa, las herramientas y la forma de hacer
las cosas, que se han ido adaptando a los tiempos con el fin de hacer de estas
tcnicas elementos tiles que den un sentido actual a la organizacin de actos y
eventos. Y cuando decimos esto nos referimos a ajustar lo que hacemos en el tiempo
en el que lo hacemos. En Europa hay cortes que permanecen anquilosadas en
tiempos anteriores, lo que transmite una cierta antigedad en los actos organizados
por diferentes casas reales, que nada tiene que ver con el modo de vida y la forma de
entender las cosas actualmente. Japn y las bodas imperiales es uno de los ejemplos
ms grficos.

Presidente
gobierno
S.M. el Rey Ministro Interior


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Pero para saber dnde estamos y porqu es necesario hacer historia y conocer de
dnde venimos.

Hasta hace poco, las diferencias entre el poderoso y el vasallo estaban bien claras y
se luchaba por mantener esos smbolos de superioridad que ensalzaban al de arriba y
recordaban su condicin de inferior al vasallo. Escudos, coronas, cetros, tronos, no
eran ms que toda una simbologa alrededor de esa palabra mgica: PODER.

En la poca del feudalismo est muy claro quin ostenta el poder. El seor feudal
domina las tierras desde su castillo y alrededor de l vive toda una plyade de vasallos
que deben pagar un tributo y rendir pleitesa a quin de cuna le viene su posicin.
Estos seores feudales marcaban su rango con el pueblo llano, siendo personas de
difcil acceso y rodeadas de rgidas y encorsetadas costumbres.

Carlos Fuente abre el horizonte y afirma que el protocolo no tiene sus antecedentes en
la Edad Media, sino que existe desde que Dios cre al hombre y a la mujer porque al
crear primero Dios a Adn y dar forma a Eva a partir de la costilla del hombre, ya se
estableci el primer orden protocolario de la Tierra: primero el hombre y despus la
mujer, una secuencia que todava hoy contina.

El lugar que se ocupa ha sido y es de suma importancia en la vida pblica porque es la
manifestacin de quien se es desde el punto de vista de la comunicacin no verbal. No
es lo mismo estar a la derecha del que preside que estar en una esquina y eso es algo
que aunque no sepamos nada de protocolo ni de sistemas de colocacin ni de
ordenacin salta a simple vista. El ltimo es el menos importante.
Seor feudal
Vasallo


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Todo acto constituye un mensaje que estamos difundiendo en un momento dado a un
pblico determinado, es una accin de comunicacin en s mismo. Vivimos en el
mundo de la imagen, de la informacin y la influencia de los medios de comunicacin
es clara. Pero al margen de que un evento est destinado a salir en prensa, radio o
televisin lo que est claro es que debemos aprovechar nuestras actividades pblicas
para enviarle al mercado un mensaje en funcin de unos objetivos previamente fijados.
No desaprovechemos pues la oportunidad.

En la actualidad hay que tener muy presente el eje formado
por el protocolo, la comunicacin y la seguridad, as
como la funcin que cumplen cada uno de estos elementos.

Hay ocasiones en las que el protocolo es muy claro, otras
queda ms al criterio del buen hacer del responsable de
protocolo, siendo en todos los casos fle!ible, ya que debe
adaptarse a los tiempos.

"a comunicacin est presente en todas y cada una de las
manifestaciones de una empresa o institucin, transmitiendo
una determinada imagen. #odos los actos son e!presiones de
comunicacin que calan de una u otra forma en clientes,
accionistas, empleados y p$blico en general.

%or su parte, la seguridad est dirigida a preservar la
integridad de las personas, previniendo contingencias y
cubriendo todos los frentes posibles. &unque este trabajo es
propio de escoltas, cuerpos de seguridad oficial y
profesionales de este ramo en general, es cierto que su
coordinacin con los responsables de protocolo es
fundamental y 'stos les deben facilitar toda la
documentacin e informacin que demanden con el fin de
establecer un sistema de seguridad acorde a las
circunstancias.

Es bueno saber que en caso de conflicto entre estas tres
vertientes( protocolo, comunicacin y seguridad, la $ltima
palabra siempre la tendrn los encargados de velar por la
seguridad.


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1.2.- Simbologa de poder: dos coronaciones, dos realidades

Foto extrada de ya.com

Esta imagen corresponde a una de las partes del acto de coronacin de la reina Isabel
II de Inglaterra. Como puede apreciarse, la ya reina saluda a su pueblo ataviada con la
corona real y cubierta con una capa, claros smbolos vestigios de pocas pasadas. La
reina est situada a la derecha (la izquierda para el que mira de frente) y su esposo se
encuentra a su izquierda. Esta colocacin conocida como la ley de la derecha
responde a un orden protocolario en la que marcamos la supremaca de una persona
con respecto a otra en funcin del cargo que ostenta.

La corte inglesa hace gala de tener un rgido y antiguo manual de comportamiento
heredado de pocas pasadas que todos sus
miembros deben conocer y respetar, aunque la
realidad parezca ser otra por las noticias aparecidas
en prensa en los ltimos tiempos.

Como puede apreciarse, la ceremonia de coronacin
de Isabel II en el ao 1953 estuvo rodeada del boato
propio del ms rancio protocolo. Corona postrada en
su cabeza, cetro asido en sus manos y capa de
armio con la que cubrirse.



La corte inglesa se caracteriza por tener un protocolo muy barroco, donde gustan las
notas que suenan a simbologa de poder.

Imagen de ya.com

Esta es la imagen del acto de coronacin de Juan Carlos I como Rey de Espaa en el
ao 1975. Como puede apreciarse, la corona real est presente en la ceremonia, pero
el Rey nunca llega a cersela. Est colocada en una especie de altar al lado de la
cruz como simbologa del solemne acto que se est produciendo en ese momento.
Las sillas que ocupan tanto Juan Carlos I como su esposa, no son tronos al uso de
otros reinados europeos, sino unos sillones diferenciados del resto pero no ostentosos.

Y es que el protocolo ha de ceirse a los momentos, lugares y circunstancias que
concurren en un momento dado.

No hay que olvidar que Espaa acababa de salir de una dictadura, fruto de una guerra
civil, cuando Juan Carlos I accede al trono nombrado por Francisco Franco y los
espaoles no estaban para muchos aspavientos, valga la frase popular.



La instauracin de la Corona en Espaa se recoge en la Ley de 22 de julio de 1969,
que en su artculo 1 rezaba as:

Artculo 1. -Al producirse la vacante en la Jefatura del Estado, se
instaurar la Corona en la persona del Prncipe don Juan Carlos de Borbn
y Borbn, que la transmitir segn el orden regular de sucesin establecido
en el artculo 11 de la Ley Fundamental de 26 de julio de 1947, modificada
por la Ley Orgnica del Estado de 10 de enero de 1967.



2.- Los actos: tipos

Por ejemplo, la inauguracin de la nueva planta de produccin de una empresa
qumica en Zaragoza a la que acude el Ministro de Industria es un acto no oficial
porque el que lo organiza no es ni la Corona, ni el Gobierno, ni una Comunidad
Autnoma ni un Ayuntamiento, sino una empresa privada.

Un acto social es la presentacin de un libro, al que asistiran personajes del mbito de
la cultura, la poltica o la sociedad, mientras que un acto privado en un bautizo o una
cena de celebracin de unas bodas de plata, pero todos requieren una preparacin,
organizacin y supervisin.

La creencia general nos lleva a pensar que nicamente hay que dedicarle tiempo y
esfuerzo a los grandes ceremoniales y actos de gran magnitud, cuando la experiencia
nos dice que es precisamente en los pequeos acontecimiento donde se acaba por
errar porque nos confiamos demasiado.

2.1.- Real Decreto 2099/83

Espaa se articula bajo la forma poltica de monarqua parlamentaria, territorialmente
consta de 17 autonomas y 2 ciudades autnomas, Ceuta y Melilla.
)sicamente podemos distinguir entre actos oficiales, no
oficiales y privados o sociales.

"os actos oficiales son los organizados por la *orona, el
+obierno, las *omunidades &utnomas y las *orporaciones
"ocales en cualquiera de sus tres poderes( ejecutivo, legislativo y
judicial. #odo lo dems son actos no oficiales,
independientemente de que a ellos acudan cargos.



La regulacin de la ordenacin de precedencias en la asistencia a actos oficiales de la
Corona, autoridades, personalidades del estado y otras instituciones est recogida en
el Real Decreto 2099/83, del cual vamos a extraer algunos de sus artculos ms
interesantes.

Ttulo preliminar

Art. 1.1. El presente Ordenamiento general establece el rgimen
de precedencias de los cargos y entes pblicos en los actos
oficiales.

Ttulo I - Captulo I

Art. 3. A los efectos del presente Ordenamiento, los actos oficiales
se clasifican en:

Actos de carcter general, que son todos aqullos que se
organicen por la Corona, el Gobierno o la Administracin del
Estado, comunidades autnomas o corporaciones locales, con
ocasin de conmemoraciones o acontecimientos nacionales,
de las autonomas autonmicos, provinciales o locales.

Actos de carcter especial, que son los organizados por
determinadas instituciones, organismos o autoridades, con
ocasin de conmemoraciones o acontecimientos propios del
mbito especfico de sus respectivos servicios, funciones y
actividades.

Art. 4.1. Los actos sern presididos por la autoridad que los
organice. En caso de que dicha autoridad no ostentase la
presidencia, ocupar el lugar inmediato a la misma.

La distribucin de los puestos de las dems autoridades se har
segn las precedencias que regula el presente Ordenamiento,
alternndose a derecha e izquierda del lugar ocupado por la
presidencia.

Captulo II - Normas de precedencia

Art. 5.1. La precedencia en los actos oficiales de carcter general
organizados por la Corona, el Gobierno o la Administracin del
Estado, se ajustar a las prescripciones del presente
Ordenamiento.

2. En los actos oficiales organizados por las comunidades
autnomas o por la Administracin local, la precedencia se
determinar prelativamente, de acuerdo con lo dispuesto en el



Ordenamiento, por su normativa propia y, en su caso, por la
tradicin o costumbre inveterada del lugar.
En ningn caso podr alterarse el orden establecido para las
instituciones, autoridades y corporaciones del Estado, sealadas
en el presente Ordenamiento.

No obstante, se respetar la tradicin inveterada del lugar cuando,
en relacin con determinados actos oficiales, hubiera asignacin o
reserva a favor de determinados entes o personalidades.

Art. 6. La precedencia en los actos oficiales de carcter especial,
se determinar por quien los organice, de acuerdo con su
normativa especfica, sus costumbres y tradiciones y, en su caso,
con los criterios establecidos por el presente Ordenamiento.

Art. 9. La persona que represente en su cargo a una autoridad
superior a la de su propio rango no gozar de la precedencia
reconocida al autoridad que representa y ocupar el lugar que le
corresponde por su propio rango, salvo que ostente expresamente
la representacin de Su Majestad el Rey o del Presidente del
Gobierno

Ttulo II - Precedencia de las autoridades en los actos oficiales
de carcter general organizados por la Corona, el Gobierno o
la Administracin del Estado.

Art. 12. En los actos en el territorio propio de una comunidad
autnoma regir la precedencia siguiente:

1.- Rey o Reina.
2.- Reina consorte o consorte de la Reina.
3.- Prncipe o Princesa de Asturias.
4.- Infantes de Espaa.
5.- Presidente del Gobierno.
6.- Presidente del Congreso de los Diputados.
7.- Presidente del Senado.
8.- Presidente del Tribunal Constitucional.
9.- Presidente del Consejo General del Poder Judicial.
10.- Presidente del Consejo de Gobierno de la comunidad
autnoma.
11.- Vicepresidentes del Gobierno, segn su orden.
12.- Ministros del Gobierno, segn su orden.
13.- Decano del Cuerpo Diplomtico y embajadores extranjeros
acreditados en Espaa.
14.- Ex presidente del Gobierno.
15.- Presidentes de los Consejos de Gobierno de otras
comunidades autnomas.
16.- Jefe de la Oposicin.
17.- Presidente la Asamblea Legislativa de comunidad autnoma.
18.- Delegado del Gobierno en la comunidad autnoma.
19.- Alcalde del Municipio del Lugar.



20.- Jefe de la Casa de su Majestad el Rey.
21.- Presidente del Consejo del Estado.
22.- Presidente del Tribunal de Cuentas.
23.- Fiscal General del Estado.
24.- Defensor del Pueblo.
25.- Secretarios de Estado, segn orden y Presidente de la Junta
de Jefes de Estado Mayor y Jefes de Estado Mayor de los ejrcitos
de Tierra, Mar y Aire.
26.- Vicepresidente de las Mesas del Congreso de los Diputados y
del Senado, segn orden.
27.- Presidente del Consejo Supremo de Justicia Militar.
28.- Capitn General de la Regin Militar, Capitn General y
Comandante General de la Zona Martima, Jefe de la Regin o
Zona area y Comandante General de la Flota, segn orden.
29.- Jefe del Cuarto Militar y Secretario General de la Casa de su
Majestad el Rey.
30.- Consejeros de Gobierno de la comunidad autnoma, segn su
orden.
31.- Miembros de la Mesa de la Asamblea Legislativa de la
comunidad autnoma.
32.- Presidente y Fiscal del Tribunal Superior de Justicia de la
comunidad autnoma.
33.- Subsecretarios y asimilados, segn orden.
34.- Subsecretarios de las Mesas del Congreso de los Diputados y
del Senado, segn orden.
35.- Encargados de Negocios Extranjeros acreditados en Espaa.
36.- Presidente del instituto de Espaa.
37.- Jefe de Protocolo del Estado.
38.- Presidente de la Diputacin Provincial, Mancomunado o
Cabildo Insular.
39.- Directores generales y asimilados, segn su orden.
40.- Diputados y Senadores por la provincia donde se celebre el
acto.
41.- Subdelegado del Gobierno.
42.- Rectores de Universidad en cuyo distrito tenga lugar el acto.
Segn la antigedad de la Universidad.
43.- Presidente de la Audiencia Territorial o Provincial.
44.- Gobernador Militar y Jefes de Sectores Naval y Areo.
45.- Directores Insulares de Gobierno.
46.- Tenientes de Alcalde del Ayuntamiento del lugar.
47.- Comandante militar de la plaza, Comandante o ayudante
militar de marina y autoridad area local.
48.- Representantes consulares extranjeros.

Art. 31.1. Los presidentes de Consejos de Gobierno de las
comunidades autnomas se ordenarn de acuerdo con la
antigedad de la publicacin oficial del correspondiente Estatuto de
Autonoma
.
2.- En caso de coincidencia de la antigedad de la publicacin
oficial de dos o ms Estatutos de Autonoma, los presidentes de
dichos consejos de Gobierno se ordenarn de acuerdo a la
antigedad de la fecha oficial de su nombramiento.



3.- La precedencia interna entre los miembros del Consejo de
Gobierno de las comunidades autnomas se determinar por la
propia comunidad.

Art. 19. El alto Personal de la Casa de Su Majestad el Rey,
cuando acompae a SS.MM. los Reyes en actos oficiales, se
situar en un lugar especial y adecuado, de acuerdo con las
caractersticas y circunstancias de cada caso, sin interferir el orden
general y de precedencias, con la proximidad necesaria a las
Reales Personas, para que pueda cumplir, cerca de ellas, la misin
que le corresponde.

2.2.- La presidencia

En todo acto existe una presidencia, bien sea sentada o mvil. Pensemos en la
presentacin de un libro, por ejemplo. Las personas se sitan en una mesa
presidencial en una determinada colocacin. Esa mesa estar formada por un nmero
fijado de puestos y las sillas ocupadas por personas que pueden hablar desde su sitio
o levantarse a un atril para dirigir desde all sus palabras. Aqu queda claro que las
personas se sientan con respecto a un orden en la colocacin que es perfectamente
percibido por el pblico.

Pero qu pasa, por ejemplo con la inauguracin de una nueva lnea de metro? Aqu
tendramos una presidencia formada, por ejemplo, por el alcalde de la ciudad, el
Presidente de la Comunidad Autnoma y el Concejal de Obras Pblicas. Esta
presidencia no est quieta y tambin lleva un orden determinado.

Es decir, las presidencias pueden ser mviles o estticas, pero todas se forman
siguiendo unas normas, leyes y tcnicas determinadas.

Las presidencias estn claramente diferenciadas del resto de personas del acto. El
que preside se denomina anfitrin y, como acabamos de ver el Real Decreto 2099/83
en su artculo 4.1 es muy claro al respecto, estableciendo que los actos deben estar
presididos por la autoridad que lo organice.



De ah que si organizramos una presentacin en nuestra empresa podramos deducir
que la presidencia del acto recaera en el director general o consejero delegado de la
empresa.

El anfitrin ocupa el lugar ms importante de la presidencia, situndose el segundo
puesto de honor a su derecha, el tercero a su izquierda y as sucesivamente. Este
sistema se conoce como presidencia en alternancia.

4 2 1 3 5

Pblico

Este podra ser el esquema de una mesa presidencial en un acto oficial al que
asistieran SS.MM. los Reyes, el Presidente del Gobierno, el del Senado y el del
Tribunal Constitucional.

El esquema se traducira de la siguiente manera:

Puesto 1 = S.M. el Rey
Puesto 2 = S.M. la Reina
Puesto 3 = Presidente del Gobierno
Puesto 4 = Presidente del Senado
Puesto 5 = Presidente del Tribunal de Constitucional

En el caso de presidencias formadas por nmeros de personas impares, el lugar del
anfitrin es claro: el del centro.

%a presidencia es el lugar donde se sita el anfitrin y sus in"itados ms rele"antes,
ue se colocan de acuerdo a unos criterios$ &n el caso de actos oficiales 'ay ue
seguir la normati"a "igente, en el caso de las empresas suele reinar el sentido
comn y las normas de cortesa$
Presidencia



Pero, qu sucede cundo el nmero de perdonas que componen la presidencia es
par? Dnde situamos al que preside?

En este caso, de los dos puestos del centro, el presidente ocupar el de la derecha.

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Punto de foto

Si este fuera el esquema de una foto a SS.MM. los Reyes y a los Prncipes de
Asturias, los puestos se distribuiran as:

Puesto 1 = S.M. el Rey
Puesto 2 = S.M. la Reina
Puesto 3 = S.A.R. Prncipe de Asturias
Puesto 4 = S.A.R. Prncesa de Asturias

En ocasiones, el anfitrin cede su puesto de presidente a un invitado relevante, en
este caso se colocar a la derecha del cedido, retrocediendo, de este modo un puesto.
De antemano hay que dejar claro que la cesin es un acto voluntario y no se puede
obligar al anfitrin a ceder su presidencia a nadie.

Imaginemos que organizamos un acto en nuestra empresa y una de las personas que
viene a acompaarnos es un premio Nbel de Economa. En este caso, por el inters,
la aportacin y el realce que otorga al acto su presencia, nos decidimos a cederle la
presidencia, pasando el consejero delegado de la compaa, anfitrin del acto, a
ocupar el puesto inmediatamente situado a la derecha del premio Nbel.



Sistema de cesin moderno de la presidencia: (anfitrin a la derecha del cedido)

Anfitrin Invitado de honor Invitado

Sistema de cesin clsico de la presidencia: (anfitrin a la izquierda del cedido)

Invitado Invitado de honor Anfitrin

Las presidencias deben ser sencillas y estar ocupadas por el nmero de personas
indispensable, ya que lo que debe primar es la funcionalidad de los actos.
La zona de presidencia suele estar decorada de manera que sea fcilmente
reconocible, a veces se recurre a decoraciones florales, otras prima la imagen
corporativa de la corporacin, puede haber atriles para la intervencin de los ponentes,
banderas, etc.

La presidencia est elevada del resto de la sala, salvo en caso de almuerzos o actos
pequeos, mediante una tarima de unos 25 cm. de altura. Si la mesa va a estar
descubierta es necesario que sea de materiales nobles, sino hay que cubrirla.

De todos modos hay que tener muy presente que las personas que estn presidencia
estn de cara al pblico y si optamos por no cubrir la mesa, debemos pensar que
solemos perder a consciencia de la mitad inferior de nuestro cuerpo cuando estamos
sentados, relajndonos y adoptando posturas que pueden no ser muy ortodoxas.

Este es conocido como el sistema de cesin moderno de la
presidencia, que difiere del sistema tradicional o clsico en el
que el anfitrin retroceda dos puestos al colocarse a la izquierda.
&ctualmente se considera que con que el anfitrin retroceda una
posicin y ocupe el segundo puesto de honor es ms que
suficiente.



Si en el acto hay prensa, las fotos que pueden salir en los peridicos al da siguiente o
las imgenes tomadas para televisin pueden estropear toda una preparacin
concienzuda de un evento.

Tampoco hay que olvidar que puede haber cables por el suelo que hagan que la visin
de una presidencia est eclipsada por elementos externos. No olvidemos que el
protocolo es la manifestacin pltica de algo y que todo acto es un mensaje de
comunicacin.

Las presidencias lineales, responden al esquema de la popular fila india y se acude a
ellas en casos muy puntuales, como por ejemplo el recibimiento a un jefe de estado
extranjero en el aeropuerto.

En este caso, el presidente se situar en el lugar ms cercano a la aeronave para ser
el primero en saludar y recibir a la autoridad que acaba de llegar, a continuacin se
coloca el resto de la presidencia por su orden.

Este tipo de colocaciones suele estar relacionado con saludos y recibimiento de
invitados o descubrimientos de placas.

La foto siguiente muestra el descubrimiento de una placa en el municipio de San
Roque por parte de S.A.R. el Prncipe de Asturias y la composicin de una presidencia
lineal acorde al tipo de acto que se est celebrando.
1
2
3
4
5
6
AVIN



Fuente ABC

2.3- El papel del anfitrin

En estos puntos se encuentran condensadas las lneas maestras que rigen el papel
del anfitrin en un acto. El recibimiento a los invitados es algo que se tiene asumido,
pero rara vez vemos a un anfitrin que despide a todos los invitados. Y es que parece
que el momento de la llegada es donde debemos concentrar nuestros esfuerzos y
normas de cortesa y conforme va discurriendo el acto nos vamos relajando de tal
modo que no le concedemos la menor importancia a las despedidas.
El anfitrin organiza el acto, convoca e invita.
,eg$n el art. -.. del /eal 0ecreto 1233456, preside el acto.
0etermina el protocolo de los invitados.
/ecibe, atiende y despide a los invitados.
7arca el inicio, las pautas, el ritmo y el final del acto.
#oma la palabra en primer lugar.



La realidad es que los actos tienen un comienzo, un desarrollo y un final y no debemos
dejar al azar ninguna de las partes que lo componen.

No debemos olvidar que la mayora de las reglas del protocolo obedecen a una lgica
y al sentido comn, cmo no vamos entonces a dar las gracias por su asistencia y
consideracin al venir a todos nuestros invitados? A veces todava es peor, porque
aplicamos un criterio de discriminacin despidiendo a las personalidades ms
importantes nicamente. Este detalle muestra una clara distincin entre invitados de
primera y de segunda, algo que no se debe hacer. Todos los invitados son igual de
importantes, aunque unos tengan mayor atraccin meditica, sean autoridades o
presidentes de grandes empresas.

Cuando el evento tiene grandes dimensiones puede que haya que tener a varios
miembros de una institucin recibiendo y despidiendo, ya que a una nica persona no
le dara el tiempo de s.

2.4.- La colocacin de los invitados

Cuando se organiza un acto protocolario hay que tener en cuenta cmo situar a los
invitados de acuerdo al protocolo sealado. Cuando los invitados son autoridades, su
disposicin viene marcada por el Real Decreto 2099/83 y en el resto de los casos se
tiene en cuenta el criterio del anfitrin.

Sea como fuere, existen distintas formas de disponerlos, todas ellas vlidas. El criterio
del jefe de protocolo debe ser la gua que oriente la decisin hacia un sistema u otro.
Vamos a comentar algunos de los mtodos de colocacin.



2.4.1.- Fila nica impar

AUDITORIO

11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10
22 20 18 16 14 12 13 15 17 19 21

El sistema de colocacin en este caso consiste en ir desde el centro repartiendo los
invitados en alternancia hasta los extremos. Es decir, se localiza el centro de la
primera fila y ah se coloca al invitado que debe ocupar el lugar ms importante en el
auditorio, a su derecha se coloca el segundo, a su izquierda el tercero y, as,
continuamos.

Una vez acabada la primera fila realizamos el mismo procedimiento con la segunda:
ubicamos el centro y vamos colocando invitados a derecha e izquierda.

2.4.2.- Fila nica par

AUDITORIO

12 10 8 6 4 2 1 3 5 7 9 11
24 22 20 18 16 14 13 15 17 19 21 23

PRESIDENCIA
PRESIDENCIA



En este caso, al ser par el nmero de invitados localizamos los dos asientos del centro
y el de la derecha deber ser ocupado por el invitado considerado ms importante.
Como hemos considerado que el centro son dos asientos, en este caso ponemos a la
izquierda de la primera posicin la segunda. La razn es porque los dos asientos
forman un todo: el centro. A partir de aqu vamos repartiendo invitados del centro hacia
los extremos en alternancia y comenzando por la derecha de la primera posicin.

12 10 8 6 4 2 1 3 5 7 9 11

Centro

Una vez tengamos la primera fila completa hacemos lo mismo con la segunda y as
sucesivamente.

2.4.3.- Filas dobles o partidas

AUDITORIO

12 11 10 9 8 7 A!I""# 1 2 3 4 5 6
24 23 22 21 19 13 14 15 16 17 18

Hay ocasiones en que las filas estn separadas por un pasillo central y tenemos que
realizar una colocacin por filas. Siguiendo la ley de la derecha, la fila que se
encuentra a la derecha de la presidencia es la mejor situada y hay que empezar a
numerar por ella. Una vez la tengamos completa habr que rellenar el otro trozo de la
fila primera que est a la izquierda de la presidencia.
PRESIDENCIA



Cuando hayamos terminado con la primera fila continuaremos con la segunda,
comenzando por el tramo derecho y una vez finalizado seguiremos por el izquierdo. Y
as con todas las filas.

Sin embargo, no en todos los actos donde hay invitados sentados hay que
protocolizar. El sentido comn nos dice que hay que establecer un orden cuando
acuden autoridades, invitados especiales, en actos solemnes,.. y a veces no hay que
ordenar todo el saln, sino nicamente las primeras filas. Cada acto requiere de una
planificacin aparte y es funcin de los profesionales del protocolo el actuar con
inteligencia y de acuerdo a las circunstancias.

Lo que no podemos olvidar es reservar las filas en las que tenemos previsto colocar a
invitados importantes, sealndolo con carteles para evitar sorpresas. Es muy
desagradable levantar a alguien de un sitio y decirle que ha ocupado un lugar que no
le corresponde.



3.- La organizacin de actos

3.1.- Las fases de organizacin de un acto protocolario

La organizacin de un acto no es algo que se pueda poner en un manual con puntos
que deben realizarse necesariamente y en un orden determinado. El que tenga
experiencia en organizacin de actos y eventos sabe que es imposible seguir al pie de
letra un recetario, ya que cada acto es un mundo en s.

Siguiendo al presidente de la Escuela Internacional de Protocolo, Carlos Fuente,
vamos a establecer unas fases que convendra tener en cuenta en la organizacin de
actos. Estas fases suelen ser paralelas en el tiempo y se mezclan, pudiendo, incluso,
empezar en un orden que nada tiene que ver con el que vamos a plantear.
Previsin, improvisacin y lgica podran ser los tres
ingredientes que mejor combinan en el proceso de
organizacin de actos.

8n profesional del protocolo debe prever y tener en mente
posibles contingencias que pueden ocurrir, improvisar,
siempre controladamente, y no quedarse inmvil cuando una
de las etapas fijadas en el proceso fracasa y tener una lgica
bajo la que englobe todas y cada una de las acciones que va a
realizar para, as, argumentar sus decisiones.

El objetivo de la celebracin de actos no es el acto en s
mismo. *on esta afirmacin queremos dar a entender que por
muy perfecto que haya salido un acto, si no ha cumplido su
misin habremos fracasado. "os objetivos pueden ser la
presentacin de un producto, la comunicacin del nuevo
director general de una compaa a todos los empleados, la
inauguracin de una sede, la firma de un acuerdo,.... y hacia
ese objetivo debemos caminar.



La razn es que el tiempo apremia y, por ejemplo, la impresin de invitaciones en
imprenta tiene unos plazos con los que tenemos que contar y si nos han encargado un
acto inmediato lo primero que habr que hacer es saber los invitados, hacer las
invitaciones y enviarlas.

Carlos Fuente distingue entre las siguientes fases, que describimos a continuacin.

3.1.1.- Fase de tanteo

Esta es la etapa en la que se toma la decisin de llevar adelante un acto, cmo va a
ser, dnde se celebrar, si asistir alguna autoridad o miembro de la familia real, si
invitaremos a medios, si existe la figura del patrocinador y otros detalles que nos darn
una idea aproximada de los que se nos avecina.

Esta fase preliminar no debe durar demasiado y se debe hacer de una manera
discreta, ya que an est todo cogido con hilos.

3.1.2.- Fase de informacin

Una vez que sabemos que el acto se va a celebrar habr que extraer el mximo de
informacin posible para ir dndole forma al acto, en caso de que no consigamos
informacin de nuestros superiores, que suele ser en el mayor de los casos, no
debemos quedarnos inmviles, sino que debemos componernos una fotografa bsica
de nuestro acto basndonos en lo que otras compaas o instituciones parecidas a
nosotros han realizado en casos similares.

En las compaas privadas es muy habitual que no se ofrezca informacin porque se
entiende que el responsable de protocolo debe presentar una propuesta sobre la que
empezar a trabajar.



3.1.3.- Fase de recopilacin

El objetivo de esta etapa es la de reunir todo lo necesario para el acto: informacin y
material. Por ejemplo, si hay que colocar diferentes banderas habr que hacerse con
ellas, si hay que descubrir una placa habr que pensar el lugar de colocacin, con qu
se cubre antes, si tenemos pensado que haya una orquesta habr que saber dnde se
colocar, nmero de integrantes,...

Tendremos que prever desplazamientos, atriles, audiovisuales, mesas, sillas, en
definitiva se trata de tener perfiladas las necesidades.

3.1.4.- Fase de anteproyecto

Una vez tengamos la informacin recopilada se redacta un anteproyecto sencillo,
breve y sin demasiados detalles, es decir, se confecciona un documento general, que
har las funciones de punto de salida.

$%u& cont'ene e(te documento)

a) Un cronograma con los puntos bsicos del desarrollo del acto.

b) Dibujos o croquis de la sala para explicar grficamente cmo se
desarrollar el acto, la distribucin de las zonas (presidencia, espacios
especiales, invitados, pblico,...)

c) Listados de grupos de invitados. Ms que nombres lo que se pretende
ofrecer aqu es el conjunto de grupos al que pertenecen los invitados. Por
ejemplo: ayuntamiento de Madrid, Fundacin ONCE, clientes y entidades
financieras.



d) Adems, podemos incluir algunos otros datos del evento como la
asistencia de medios de comunicacin.
e) Igualmente, se puede comenzar a hablar de un presupuesto aproximado
que nos ayude a avanzar.

3.1.5.- Fase de discusin tcnica

Una vez elaborado el anteproyecto habr que presentarlo en una reunin y aqu es
dnde empezarn a surgir, dudas, ideas y sugerencias. No debemos extender en el
tiempo estas jornadas de anlisis porque es necesario avanzar.

Hay que estar muy seguro de todo lo que presentamos y porqu lo hacemos de esa
manera y no de otra. La seguridad transmite confianza y en el mundo del protocolo es
clave.

En esta fase suele haber comentarios acerca del presupuesto, que al final el que
manda sobre la realizacin de algunas cosas. Algunas compaas trabajan con un
presupuesto flexible porque para ellas lo ms importante es su imagen, las ms
pequeas no tienen esta ventaja.

3.1.6.- Fase de proyecto y programacin

El proyecto es el documento que ha pasado los visados oportunos y contiene las
aportaciones enriquecedoras y las ideas ms rentables que se han ido aportando. Es
el resultado de un gran trabajo, concienzudo, centrado, en el que participa todo un
equipo que debe estar totalmente sincronizado e informado de todo. En este sentido,
los canales de comunicacin deben ser muy fluidos y funcionales a la perfeccin,
porque la informacin a deshora pierde su valor.



El proyecto es un documento muy amplio en el que se recogen estos aspectos:

a) Cronograma o los sucesivos movimientos que se van a producir en el
tiempo.

b) Croquis de los movimientos protocolarios con el fin de que tanto
Seguridad como Comunicacin conozcan de antemano el desarrollo del
acto. Seguridad debe velar por la integridad del acto y Comunicacin tiene
como misin obtener el mximo rendimiento en cuanto a fortalecimiento de
imagen y reputacin de la entidad organizadora.

c) Libro de ruta (si va a haber desplazamientos en vehculos o a pie), en el
que se detallen los recorridos de las diferentes personas, desde su origen
hasta su destino y viceversa, hora de salida, de llegada, acompaantes,
orden de llegada,...

d) Documento de frecuencias del acto, donde se explica, por ejemplo, el
orden que deben seguir unos premiados que recogen su galardn.

e) Documentos grficos con todo el material que sirva para confeccionar
invitaciones, carteles, notas de protocolo, acreditaciones,...

f) Listas de invitados, proveedores, autoridades, seguridad, camareros,.....

g) Notas de protocolo que hayamos remitido a los invitados con las
instrucciones a seguir.

h) Anexos adicionales que completen el proyecto del acto, como biografas
(en el caso de entregas de premios).

Este documento habr que presentarlo de nuevo para ser revisado, comentado, hacer
modificaciones o confirmar que seguimos adelante con el orden previsto.



Carlos Fuente vuelve a recomendarnos los aspectos que debe abordar y terminar de
rematar el equipo involucrado en el acto protocolario:

a) Listado de invitados, aunque puede permanecer abierto por compromisos
o ampliaciones de ltima hora, hay que establecer una lista nominativa y
englobada por grupos, dejando claro quin va en presidencia, en lugares
especiales o se sienta en el pblico. Aunque este aspecto sea obvio y
nosotros sepamos el lugar de los invitados especiales, sus nombres, dnde
se sienta el presidente de nuestra compaa, etc. todo hay que dejarlo
documentado porque la cabeza de uno no es un cajn de acceso a todos.

No ser la primera vez que en una boda, por poner un ejemplo cotidiano,
en el recuento de invitados para dar al restaurante el nmero de mens que
han de tener preparados los novios y sus padres no se han contado como
comensales.

b) Tarjetones de invitacin con sus sobres y actualizacin de direcciones. El
mtodo tradicional de envo por correo ordinario es el ms elegante, pero
se puede utilizar el correo electrnico. Si usamos este mtodo hay que
estar muy seguros que la direccin de que disponemos es buena. De todos
modos, a quien opta por enviar la invitacin fsicamente y tambin por
correo electrnico.

El correo electrnico tiene varios peligros, uno de ellos es que la direccin
de destino tenga un sistema de filtros que impida dejar pasar nuestro correo
por considerarlo spam (envo masivo), otra desventaja es que no siempre
es ledo por su dueo (es el caso de secretarias y asistentes). Es decir, su
envo no nos garantiza su lectura.

Las invitaciones pueden estar personalizadas y dirigidas a una persona en
concreto o estar redactadas de una forma impersonal, de modo que valga
para todos. En este aspecto diremos que cuanto ms formal sea un acto,
mayor elaboracin lleva este tipo de documentos.



c) Confirmacin de asistentes. Esta fase suele dar bastantes quebraderos
de cabeza a los organizadores de actos, porque si bien es cierto que en las
invitaciones se suelen poner los datos para confirmar asistencia, al final,
siempre hay que perseguir a unos cuantos para nos validen o no su
asistencia.

En el caso de actos muy protocolarios (y empleamos este trmino no
haciendo una distincin entre unos actos y otros, sino para llamar la
atencin sobre el hecho de que las personas percibimos que algo es
importante por la calidad de los invitados de honor o por el motivo de la
celebracin), los convocados entienden que es de mxima urgencia que
digan cuanto antes si van a ir o no.

Imaginemos que recibimos una invitacin a un acto en el que se nos
comunica que se contar con la asistencia de S.A.R. el Prncipe de
Asturias, en este caso la gran mayora de invitados puede que descuelguen
el telfono por propia iniciativa o enven un correo electrnico confirmando
su asistencia, ya que saben que se espera eso de ellos.

En el caso de otros actos como puede ser la inauguracin de una
exposicin de pintura, muchos no confirman y tenemos que ser los
organizadores los que coordinemos una accin de telemarketing
(subcontratada o con personal interno).

Sea uno u otro caso, lo que s debemos tener preparada es una base de
datos en la que vayamos recogiendo la informacin de su asistencia o no, si
es invitado especial, si est presidencia, si entra por un acceso u otro, si se
queda a almorzar,...
d) Asignacin de asientos. Si al acto asisten autoridades o miembros de la
familia real, la precedencia viene determinada por el Real Decreto 2099/83.



Hay veces que tenemos que ordenar todo el saln, aparte de la
presidencia, otras slo las primeras filas y en otras ocasiones, adems del
acto propiamente dicho, hay que ordenar una mesa para una comida o
cena.

e) Escenario. Diseo y montaje de escenario de acuerdo con el acto. En
relacin con el escenario es necesario decorarlo y vestirlo para la ocasin,
teniendo en cuenta la colocacin del pblico, despejando el escenario de
posibles obstculos que impidan a los protagonistas moverse libremente y
sin descuidar la iluminacin y la posicin de la prensa y de los fotgrafos, si
los hubiere.

Correcta eleccin de los audiovisuales, controlando micrfonos,
proyecciones, pantallas y dems recursos tcnicos, evitando la dispersin
de cables por el suelo que tan negativo efecto visual crean y que, adems,
pueden provocar accidentes.

Mesa de presidencia, atriles y otros soportes. Correcta eleccin de la mesa
proporcional al espacio y a los invitados que se sentarn, colocacin de
atriles en lugares visibles en el escenario, sillas acorde al acto, que no
sobresalgan ms de lo estrictamente necesario de las cabezas de los
ocupantes (este tipo de sillas no es habitual, salvo en ceremonias muy
solemnes). Ante todo debe primar la funcionalidad y el buen gusto.

f) Sealizacin de zonas con carteles en caso de que sea fcil que los
invitados puedan extraviarse por las dimensiones del recinto o en caso de
que haya varios actos en los que sea necesario cambiar de espacio. Toda
esta sealizacin debe guardar la imagen corporativa del evento.

Sistemas de acceso de validacin de invitados al acto. Por seguridad, a
veces, no es necesario solamente con entregar a entrada a la llegada,
sino que hay que ensear algn documento acreditativo como el DNI o
hay que colocar al invitado un distintivo.



En caso de que haya comida, cena, desayuno o cctel, eleccin del
servicio, camareros, mesas, sillas, orden de colocacin, tipo de vajilla,
siempre de acuerdo a la hora y al acto en s.

Habilitacin de espacios reservados para los medios de comunicacin
con una buena perspectiva para la toma de fotos e imgenes y en el
caso de acontecimientos que lo requieran como la retransmisin de la
Frmula I, creacin de un centro de prensa con todo lo necesario para
trabajar

Previsin de zonas de aparcamiento de vehculos oficiales, de
invitados.

Regalos para asistentes o invitados de honor, diplomas, ttulos,
medallas,... o lo que se necesite.

Tener preparados los discursos o lneas maestras que entran en
nuestro mbito de responsabilidad. Muchas veces tambin somos
nosotros los encargados de redactar las palabras de bienvenida o el
discurso que realizar el director general de nuestra empresa o similar y
debemos consensuarlo con l.

Conocer el orden de las intervenciones de los invitados y quines son.

Preparar un orden del da con horas que manejar el anfitrin o
presidente de la jornada y que marcar los hitos del acto.

Colocacin de banderas y precedencias de himnos u otros smbolos
(vdeos corporativos, por ejemplo) si los hubiera.

Prevenir los servicios higinicos, instalando baos porttiles si fuera
necesario.



Contratacin de sistemas de traduccin simultnea y previsin en la
instalacin de las cabinas y de las necesidades tcnicas.

Servicio de traduccin de la documentacin que se va a entregar
para invitados extranjeros.

Coordinacin del equipo de azafatas y auxiliares de protocolo, que
asistan, ayuden y den soporte.

Control de los documentos que se van a manejar en el acto como
libros de honor, de visita, convenios o acuerdos que se han de firmar,
documentos de fusin, de alianzas polticas, de adhesin,...

Colocacin de vallas de acceso por seguridad o de separacin del
pblico del escenario del acto.

Colocacin de tribunas para presidencia y gradas para pblico si
estamos organizando un desfile o representacin al aire libre.

Servicios para guardar la ropa o elementos que los invitados no deseen
portar consigo y delimitacin del sistema de recogida (mediante ficha,
tarjeta,..).

Secretaras tcnicas o puntos de informacin perfectamente
sealizados por si alguien quisiera solicitar ms informacin con el
personal suficiente para atender al pblico.



Fuente ABC
*a de +a( Fuer,a( Armada(. !e-'++a. 28 de mayo de 2006. !!. //. 0(t1n en +a tr'2una 3re('denc'a+ acom3a4ado( de
!!.AA.55. +o( rnc'3e( de A(tur'a(.

Los puntos enumerados anteriormente son algunas de las cuestiones a controlar por
un profesional de protocolo. Lo importante es que en la lista estn reflejados los
tiempos con los que contamos, los responsables de cada tarea, los proveedores, as
como la evolucin del presupuesto y el cumplimiento de fechas e ir alimentando el
documento con las nuevas acciones que se van realizando o los cambios que se
producen. Es decir, se debe trabajar con un gestor de proyectos que ayude a
supervisar el desarrollo en la organizacin del acto.

3.1.7.- Fase de tauilla

Siempre y cuando el acto sea numeroso, hay que establecer un sistema de control de
invitados. Los responsables de esta fase elaboran listados de invitados que son
comprobados por los responsables finales del acto.

Una buena base de datos actualizada en cuanto a direcciones, telfonos o personas
de contacto es la clave del xito de muchas convocatorias. Todo puede estar
perfectamente coordinado y preparado, pero si una vez que enviamos las invitaciones,
nos vienen devueltas a causa de que los datos son errneos o cuando hacemos el
telemarketing no podemos contactar porque el telfono que tenemos no pertenece a
ese contacto, nuestra convocatoria puede peligrar.



Las funciones de las personas que estn asignadas a esta fase son las siguientes:

Emitir la invitacin (personalizada o no).
Decidir el sistema de envo (correo, por mensajero, correo electrnico,...)
Confirmar invitados.
Controlar las confirmaciones y llevar un registro en una base de datos.
Gestionar sistema de acceso de invitados al evento (llevar la invitacin,
presentar el DNI o una tarjeta pequea y manejable que se ha enviado con
la invitacin).
Asignar asientos a invitados que no formen parte del Protocolo Oficial.

En todo momento, los responsables de taquilla deben dar a conocer el menor
movimiento en cuanto a ausencias o compromisos de ltima hora al jefe de protocolo,
ya que cualquier cambio puede alterar la composicin de una presidencia, el orden de
intervencin o puede obligar a buscar otra persona que supla en el puesto a otra.

3.1.8.- Fase de comunicacin

Esta etapa tiene que ver con que todos los involucrados: organizadores, ayudantes,
proveedores, protagonistas,... estn completamente informados de lo que va suceder y
cul es el papel que va a representar.

En actos muy solemnes, como nos recuerda Carlos Fuentes, a los asistentes se les
enva un guin sencillo, breve y explicativo. Los invitados que toman parte en el acto
reciben un programa con lo necesario que deben saber.

El programa completo nicamente lo tienen el anfitrin y los jefes de protocolo de los
invitados especiales, ya que es un documento que contiene mucha informacin y hay
que saber extraer la que realmente concierne a una persona determinada. Por eso,
para evitar nerviosismos, a los invitados de honor se les da un programa reducido con
anexos o dibujos explicativos. Dar demasiada informacin puede tener consecuencias
nefastas, como que se olviden los detalles importantes o la persona se pierda en un
mar de datos.



Las notas de protocolo son imprescindibles para las personas que ocupan lugares
especiales o destacados. En estas notas debe condensarse la informacin de a qu
hora deben estar, quin les acompaar y cundo intervendrn, bsicamente.

Pero al igual que nos hemos preocupado porque los invitados externos tengan toda la
informacin necesaria para que el acto discurra fluidamente, tambin hay que hacer lo
propio con el equipo de profesionales que conforman la amalgama de recursos
humanos imprescindibles para el montaje del acto.

As, habr que facilitar los datos necesarios para el cumplimiento de sus labores a
tcnicos, auxiliares de protocolo, azafatas,... Es aconsejable realizar una reunin para
explicar puntos clave y dar respuesta a las dudas que puedan surgir.

3.1.9.- Fase de ensayos

Los ensayos generales se realizan en actos como la entrega de Premios Prncipe de
Asturias, que tanto inters meditico generan y que supone la imagen de la Corona al
exterior.

Esta prueba se ejecuta de la misma forma que si fuese el da D. El objeto es
comprobar que todo est claro, controlado y no queda ningn fleco suelto. Aunque
muchos consideren esta fase como una forma de perder los nervios porque si algo
falla o no lo hemos previsto un da antes es complicado que se pueda solucionar, la
experiencia de los profesionales de protocolo afirma que es la antesala del gran da y
un momento en el que todos pueden preguntar sus dudas, sobre todo esas que slo
surgen en el terreno.

A veces, estos ensayos se hacen con actores porque la finalidad es ver qu tal queda
todo y cmo va a ser percibido por el gran pblico. Otras, se hace con los
protagonistas porque se considera ineludible que conozcan de antemano su cometido,
ya que ayuda a tener confianza en uno mismo y a no cometer errores tontos que
podan haberse evitado.



3.1.10.- Fase de ejecucin

Este es el momento en el que el acto se despliega, toma forma real. Hemos estado
trabajando intensamente para que un da determinado todo salga segn las
expectativas y lo previsto.

En esta fase son muy importantes los nervios de acero que deben demostrar los
profesionales de protocolo, as como su don de gentes y buen carcter. Podemos
tenerlo todo perfectamente atado, pero esto no quiere decir que no vaya a suceder
cualquier imprevisto, ya que puede venir de factores exgenos a nosotros, como que
un invitado no est de acuerdo con el sitio que se le ha asignado o que alguien se
desmaye. Lo importante es nuestra capacidad de respuesta y la voluntad de que todo
se solucione de la mejor forma, sin
escndalos. Los consejos son no bajar la
guardia en ningn momento, tener todo
controlado y estar atento a todo.

3.1.11.- Fase de valoracin

Al da siguiente, cuando todo ha concluido
es el momento de hacer las evaluaciones
o valoraciones. De los errores y aciertos
se aprende muchsimo, pero hay que documentarlo para que no se pierda en el
tiempo. Es importante que el conocimiento forme parte de la cultura corporativa de una
organizacin para que se pueda hacer uso de l en cualquier momento y se puedan
organizar actos protocolarios de mejor calidad. Dicho en otras palabras, hay que hacer
un informe del evento en el que incluiremos todo el material del que disponemos y que
hemos generado para el acto protocolario (invitaciones, carteles, publicidad, facturas,
hojas de pedido,....) as como los recortes de prensa (si los hubiera) que los medios
vayan publicando. Asimismo, hay que detallar pormenorizadamente la inversin
econmica que ha supuesto con las posibles desviaciones con respecto al
presupuesto original que ha habido y por qu.
Acto de 'naugurac'6n o7'c'a+ de+ cur(o acad&m'co 200582006 en
+a 9n'-er('dad de Burgo(. 3re('d'do 3or (u rector. :o(& /ara



!ocu"ento de Ac#editaci$n a las I% &o#nadas 'ecni"a(
)e*illa del 3+ de "a,o al 2 de -unio de 2++6

ara ret'rar (u acred'tac'6n de 'dent'7'cac'6n 3or rad'o7recuenc'a ;<ar=eta 5FIF>
-1+'da 3ara e+ acce(o a FIB0! ;a+ac'o de 0x3o('c'one( y Congre(o( de !e-'++a> e(
o2+'gator'o 3re(entar e(te documento 'm3re(o como =u(t'7'cante de 'n(cr'3c'6n
=unto con e+ documento de 'dent'7'cac'6n ;*?I o 3a(a3orte>. 0n n'ng@n ca(o (e
3odr1 ret'rar +a acred'tac'6n en nom2re de otra 3er(ona.

AAue++o( 'n(cr'to( Aue re(er-en (u a+o=am'ento a tra-&( de +a !ecretara <&cn'ca
en cua+Au'era de +o( Bote+e( o7'c'a+e(. ret'rar1n (u acred'tac'6n en e+ 3ro3'o
Bote+.

0+ re(to de 'n(cr'to( +o de2er1n rea+',ar en +a !ede de +a( :ornada( ;FIB0!>.

In7ormac'6n de 7ecBa(. Borar'o( y otro( deta++e( (o2re +a +og(t'ca de +a( =ornada(
(e 'r1 actua+',ando en +a 31g'na Ce2 CCC.tecn'ma3.e(.
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CF !anto *om'ngo de +a Ca+,ada. 5
41018 !e-'++a
<e+7.G 902 11 19 19 G 954 98 05 34
Fax.G 954 57 48 71

CCC.tecn'ma3.e(
tecn'ma3G'n(cr'3c'onH-'a=e(e+monte.co
m
or 7a-or. 'm3r'ma e+ 7'cBero *F
3re7erentemente en 'm3re(ora +1(er.
con una re(o+uc'6n mn'ma de 300 333.
;3unto( 3or 3u+gada>.



El documento de acreditacin que hemos acercado hasta este manual corresponde a
la feria Tecnimap, un acontecimiento muy importante que rene cada dos aos en
una ciudad espaola a las ms prestigiosas compaas de tecnologa y a la
Administracin Pblica, con el fin de compartir ideas y experiencias sobre
modernizacin y aplicacin de las tecnologas de la informacin en la funcin pblica.

Tecnimap est organizado por el Ministerio de Administraciones Pblicas y rene en
poco menos de una semana una serie de actos como exposiciones comerciales,
conferencias, conciertos, cenas de gala o entrega de premios.

Como se puede apreciar, el sistema de acceso al recito est supeditado a una
inscripcin previa y a la presentacin en mano de un documento de acreditacin
nominativo.

La presentacin de estos documentos es obligatoria para canjearlos por una
acreditacin de identificacin por radiofrecuencia (tarjeta RFIF), es decir, una tarjeta
inteligente acorde con la filosofa de Tecnimap.

Las instrucciones son claras: presentacin del justificante de inscripcin, junto al DNI o
pasaporte para identificar que la persona que est recogiendo esa acreditacin es
realmente quien dice ser.

De este ejemplo se deduce que la fase de taquilla en un evento de las caractersticas
de Tecnimap tiene una gran importancia.

Tras entregar el documento de inscripcin en los mostradores habilitados en Tecnimap
(los cuales estaban divididos por letras y atendan en uno u otro dependiendo de la
inicial del primer apellido para ser ms giles) los encargados de esta fase hacan
entrega al portador del documento de un sobre de documentacin en el que se
incluan las preinvitaciones para los actos sociales que tendran lugar durante la
semana y que deban canjearse por las invitaciones oficiales en el Mostrador de Actos
Sociales.



Adems del sobre de documentacin, en estas taquillas de acreditacin se entregaba
una cartera con el programa de mano de la feria y toda la informacin comercial de las
empresas expositoras pertenecientes al sector privado.

Como conclusin a este apartado, diremos que las fases de que consta la
organizacin de actos y que hemos descrito no hay que cumplirlas estrictamente ni
sentirse obsesionado con ellas. Es decir, la calidad de un acto no se mide por el nivel
de cumplimiento de las fases. Hay muchas etapas que conviven con otras en el tiempo
o que las damos por hechas por ser un acto que ya hemos puesto en marcha en otras
ocasiones o simplemente no hace falta desplegarlas por las condiciones del acto. No
olvidemos que sentido comn y tener los pies en el suelo son nuestras armas ms
potentes.



4.- La documentacin en protocolo

La organizacin de actos protocolarios conlleva la elaboracin de una serie de
documentos. Enumeramos los bsicos y sus caractersticas principales:

4.1.- Las invitaciones

Indispensables para comunicar a los invitados la celebracin de un acto al que estn
convocados. La invitacin, ya sea personalizada o no, debe incluir datos bsico como
qu tipo de acto es, quin convoca e invita, la fecha, la hora, el lugar de celebracin,
los datos para confirmar asistencia y, en determinadas ocasiones, la etiqueta en el
vestir. Pensemos en una invitacin de boda y veremos cmo aparece toda esta
informacin. Si el acto es convocado por una institucin no debemos olvidar incluir el
escudo o logotipo correspondiente.

In-'tac'6n cur(ada 3or +a Ca(a 5ea+ 3ara a('(t'r a +a ceremon'a
re+'g'o(a de +a 2oda de !.A.5. e+ rnc'3e de A(tur'a( con "et','a
#rt', en /adr'd en mayo de 2004.



4.2.- Las notas de protocolo

Estn destinadas a los invitados de honor y en ella se incluyen detalles que deben
conocer para la buena marcha del acto. Y es que en ocasiones hay que poner al
corriente a una persona o grupos de personas de qu es lo que tienen que hacer y
nada mejor que estas notas, que son sencillas y van al grano con las especificaciones.

4.3.- Las listas de invitados

En este listado se recogen los nombres de los invitados que deseemos que estn en
nuestro acto. Una lista que habr que elaborar, supervisar, depurar y filtrar con un
superior.

Debemos tener muy presente que en casi todas las listas de invitados hay duplicidad
de registros, las direcciones son errneas, faltan datos, los tratamientos estn mal
colocados, o cualquier otro error. Por eso, hay que prestarle una atencin especial a la
lista, procurando tenerla actualizada.

Cuando hablamos de medios de comunicacin pasa exactamente lo mismo: hay
errores. Los periodistas cambian de medio, las revistas modifican su telfono, surgen
nuevos medios de comunicacin cuya presencia puede ser interesante para nuestro
acto y mil supuestos ms, que nos indican que la elaboracin de la lista no es labor
de un da.

4.4.- El programa protocolario

El programa es un documento en el que se recoge el orden del da, el guin de la
pelcula que se va a desarrollar, es la plasmacin escrita de lo que va a acontecer.
Lejos de ser un cors que comprime, ahoga y nos vende a nuestro peor enemigo: el
tiempo, se articula como la herramienta fundamental para el buen anfitrin, el buen
organizador y el buen gestor.



Como columna vertebral de acto, el programa debe cerrarse con antelacin a la
ejecucin del acto porque es la base sobre la que vamos a construir lo dems. Por
tanto, cualquier modificacin debe estar perfectamente justificada porque puede
suponer cambiar ms de un punto y un paso atrs. Por eso, cuando tenemos
contemplado que a nuestro acto acudan autoridades hay que trabajar conjuntamente
con sus gabinetes de protocolo para cerrar agendas, tiempos y contenidos.

El programa oficial y completo normalmente slo lo manejan los jefes de protocolo, el
anfitrin y algunos invitados de honor que necesiten conocerlo todo por temas de
seguridad. Para el resto, existe una versin reducida y sencilla del programa con los
detalles fundamentales que se denomina programa de mano.

Una de las razones por las que el programa oficial no se entrega a todo el mundo,
aparte de sus dimensiones que pueden superar el centenar de pginas, es para evitar
que se dispersen con datos cuyo conocimiento no les aporta nada y para impedir
filtraciones que podran acarrear problemas de seguridad.

Qu partes suele contemplar un programa? Quiz una de las piezas ms importantes
sea el cronograma o la sucesin de actos en el tiempo de manera esquemtica con la
hora, la duracin, el lugar y el acto.

1 de junio de 2006. Ciclo de conferencias
Hora Lugar Temtica
10:00 - 11:00 Sala Albaicn Aspectos legales de la Administracin
electrnica
11:00 11:30 Saln Marina Descanso caf
11:30 12:30 Sala Itlica El DNI electrnico

Los cronogramas que manejan los jefes de protocolo son mucho ms completos,
porque reflejan al detalle cualquier movimiento, con sus protagonistas.



Hora Lugar Desarrollo

9E30 I 10E00

Ayuntam'ento de A+'cante

"+egada de+ 3re('dente de +a Jenera+'tat
Ka+enc'ana e(co+tado 3or una 3atru++a
3o+'c'a+ y acom3a4ado 3or (u =e7e de
3rotoco+o.

5ec'2'm'ento de+ 3re('dente 3or 3arte
de+ A+ca+de de A+'cante y 3o(ado 3ara +o(
med'o( de comun'cac'6n en e+ 3unto de
7oto acordado.

10E00 I 10E30

!a+6n de 3+eno( de+
Ayuntam'ento de A+'cante

!a+udo de+ 3re('dente a +o( conce=a+e(
de+ Ayuntam'ento Aue e(3eran en
3re('denc'a +'nea+ (u ++egada. <ra( e+
(a+udo. +a( 3er(ona+'dade( ocu3ar1n (u(
a('ento( y comen,ar1 e+ acto
'n(t'tuc'ona+.

Ker anexo( 1A y 1B.

As, continuaramos detallando los pasos del acto para que las personas que han de
trabajar para que todo se haga segn los clculos vean su mapa de navegacin y
lleguen a buen puerto. Cualquier aspecto, por nimio que nos parezca es importante.
No olvidemos que en el momento del acto, es mucha la presin que hemos ido
acumulando y la mente nos puede jugar una mala pasada.

Adems, del personal de protocolo, tanto el anfitrin (el alcalde de Alicante) como el
invitado de honor (el presidente de la Generalitat Valenciana) sabrn qu pasos deben
dar, con quin se encontrarn a quin tienen que saludar y cmo tendr lugar el acto.



4.4.1.- Los anexos

Estn formados por todo aquello que no podemos poner en el cronograma porque
perdera su sentido: saber de un simple vistazo lo que va a pasar. As, en este
apartado tienen cabida los detalles. Como veamos en el ejemplo del cronograma
anterior, en el ltimo punto se reflejaba que haba que consultar los anexos 1A y 1B,
qu datos estaran contenidos ah? En el anexo 1 se reflejara la composicin de la
presidencia y asientos del resto de invitados (lugares y nombre de los ocupantes de la
presidencia y ubicacin del resto, acompaado de dibujos) y en el anexo 1B se
explicar todo el protocolo del desarrollo del acto (en qu consiste, saludos, discursos
y orden de intervencin,...).

Asimismo, un acto puede celebrarse en varios frentes (un ayuntamiento y un
restaurante) o puede comenzar desde que una comitiva sale de un lugar determinado
(llegada de los premiados, autoridades e invitados a la entrega de premios Prncipe de
Asturias en Oviedo), es decir, hay que tener previstos los itinerarios y coordinarlos con
las autoridades competentes como la Guardia Civil.

4.4.2.- El libro de ruta

Es el documento que seala por dnde pasar la comitiva, las calles que recorrer, de
dnde sale, quines van en cada caravana,... estos libros son obligatorios en los actos
en los que participan autoridades que son escoltadas por la Seguridad del Estado.

4.4.3.- Planos y croquis

Son importantes sobre todo desde el punto de vista de seguridad (salidas de
emergencia, ventanas, puertas prximas, situacin de la sala en cuestin dentro del
edificio,...)



La seguridad es la primera medida a la que hay que atender y hay que saber que en
cuanto haya autoridades involucradas, los profesionales de la seguridad van a exigir
todos los planos de las instalaciones que se van a visitar para poder hacer su trabajo
eficazmente.

4.4.4.- Los listados de los invitados

Hay que adjuntarlos tambin. Hay veces que no todas las personas acuden a todos los
actos y hay que especificarlo. Por ejemplo, en la boda de S.A.R. el Prncipe de
Asturias haba invitados nicamente a la ceremonia religiosa que no acudan al
banquete. En los listados hay quien refleja a todos los invitados y al lado seala los
que han declinado la asistencia y los que acuden y hay quien prefiere nicamente
poner los que acudirn, dejando los detalles de este tipo para el dossier final.

4.4.5.- Los datos adicionales

Son muy tiles cuando se va a inaugurar algo, se visita un municipio o se realiza una
entrega de premios, por ejemplo. Para este tipo de actos se debera incorporar
informacin sobre la localidad como nmero de habitantes, desarrollo de la zona,
economa, cultura; datos sobre lo que se va a inaugurar como quin y porqu se
construye, inversin realizada, significado; as como las biografas y detalles
caractersticos de los premiados.

4.4.6.- Grafismo

0n e(te a3artado 'nc+u'remo( toda +a 'magen cor3orat'-a de+ actoE 'n-'tac'one(.
+ogot'3o( conmemorat'-o(. m'nuta( de men@(. 7o++eto( y dem1( mater'a+.



4.4.7.- Notas de protocolo

Tambin incluiremos en el programa un apartado en el que se recogern las que se
hagan llegar a los invitados, para recordar qu mensaje e instrucciones se les han
enviado.

En el programa se registra todo lo que ha habido que tener en cuenta para la
organizacin del acto: presupuesto, proveedores, funcin de cada responsable, etc. en
un apartado que es ms bien de uso interno.

Como se aprecia, el programa es un documento muy completo y laborioso de
preparar, que en actos considerable da como resultado un grueso tomo difcil de
manejar. El sentido comn nos dice que una versin abreviada en formato bolsillo
facilita mucho las cosas y hace que la consulta sea ms sencilla. A este formato, del
cual ya nos hemos hecho eco, lo llamamos programa de bolsillo.



En este ejemplo se muestra el programa para invitados que la Facultad de Ciencias de
la Universidad de Extremadura hizo llegar unos das antes del evento. Evidentemente
este programa se refiere nicamente al contenido del acto y no hay que confundir este
programa con el que se acaba de explicar. Una cosa es el programa de actos y otra el
protocolario.
FA3</'A! !0 3I0N3IA) !0 /A <NIV04)I!A! !0 0%'407A!<4A

P4=>4A7A !0 A3'=)

11 de no*ie"b#e de 2++5

11E00 5ece3c'6n de autor'dade(

11E15 Acto 3rotoco+ar'o de denom'nac'6n de+ 0d'7'c'o :o(& /L K'guera "o2o

11E45 Acto 3rotoco+ar'o de denom'nac'6n de+ 0d'7'c'o :uan 5em6n CamacBo

12E15 Acto Acad&m'co en e+ !a+6n de Jrado( de +a Facu+tad de C'enc'a(

3onfe#encia?
@0instein? ABitos , li"itaciones de un 9enioC

0xcmo. !r. *. Ju'++ermo 5odrgue,8I,Au'erdo Ja-a+a
Catedr1t'co de 0+ectr'c'dad y /agnet'(mo

0ntrega de 3rem'o( y d'(t'nc'one(

Inter-enc'6n de autor'dade(

F'na+',ado e+ acto. (e (er-'r1 una co3a de -'no e(3a4o+



5.- Detalles sobre la simbologa

Aunque en la mayor parte de los actos que se organizan en el sector privado no entran
en juego las banderas o los himnos, conviene tener en cuenta los procedimientos
generales a seguir.

Espaa cuenta con un Himno Nacional que se regula en el Real Decreto 1560/1997 de
fecha 10 de octubre. El himno se toca en actos oficiales, con motivo de eventos
deportivos o en acontecimientos militares, generalmente. Pero, adems algunas
comunidades autnomas y ciertos municipios tambin disponen de himnos propios.

Cundo se interpreta uno u otro? Perfectamente pueden convivir los dos, es decir, en
un acto en la Comunidad de Aragn se pueden interpretar ambos, pero existe un
orden. Si el acto tiene previsto la interpretacin de los himnos al principio sonar
primero el Himno Nacional y luego el autonmico. Si, por el contrario, los himnos
clausuran el acto se oir en primer lugar el autonmico y como colofn el Himno
Nacional.

Las banderas tambin pueden presentar problemas a la hora de ubicarlas. La
definicin de la bandera de Espaa est recogida en la Ley 37/81 de 28 de octubre y
el artculo 4 de la Constitucin tambin se refiere a ella.

La bandera espaola debe ocupar un lugar preponderante y visible. Las Comunidades
Autnomas tienen tambin sus propias banderas. LA ordenacin de las banderas se
hace exactamente igual que la ordenacin de las personas, es decir, si existe un
nmero impar de banderas, la que debe presidir estar en el centro y si el nmero es
par, de las dos del centro preside la de la derecha.

Como norma general, los actos organizados en el territorio espaol estarn presididos
por la bandera espaola.

Hay empresas que en actos muy importantes, como sus juntas de accionistas colocan
en ele escenario la bandera espaola junto a la de la entidad. Realmente esto no es
necesario y puede quedar exagerado, pero si por decisiones corporativas se deciden
poner banderas en un escenario, hay que colocarlas de manera coherente



6.- Los medios de comunicacin

Los medios de comunicacin son el vehculo de transmisin de la informacin de la
empresa al exterior, la plataforma que difunde la informacin corporativa hacia el
pblico que no tendra otro modo de conocer ciertas noticias a no ser por los medios.
Y es que todo aquello que escapa a nuestro entorno ms inmediato nos lo tienen que
contar otros. Cmo podramos saber de la poltica exterior Norteamrica si no es por
lo que leemos en los medios?

Casi toda la informacin que difunde un medio es el resultado de acciones de
comunicacin de terceros. Si echamos un vistazo a un diario cualquiera podemos
detectar que las noticias publicadas han sido suministradas por partidos polticos, por
entidades financieras, por artistas, por personalidades de la cultura, En definitiva, los
medios realizan el tratamiento de la informacin que les viene de organizaciones o
personas.

En este sentido, cualquiera puede ser suministrador de informacin. Esto es algo que
las compaas cada vez conocen ms e intentar aprovechar los hechos que se
producen en su entorno para convertirlas en oportunidades de comunicacin.

Si nuestro acto tiene la relevancia y el calibre como para que a l acuda prensa y sea
objeto de noticia, debemos convocar a medios, poner en marcha acciones pensadas
para ellos y preparar la documentacin pertinente. Si no es un acto al que deba acudir
la prensa no hay que buscar excusas para convocarla.

Si decimos que acudan los medios, en este punto surge la colaboracin con el
departamento de comunicacin de la compaa. En ocasiones el jefe de protocolo en
una compaa lo es tambin de comunicacin y, por tanto, es el experto en medios y
en relaciones con periodistas y en gestin de la comunicacin externa. Pero otras
veces, en compaas ms grandes hay una separacin de funciones y el especialista
en comunicacin es otra persona diferente a la de protocolo. Sea como fuere, una vez
decidido que se convoca a prensa, hay que decidir a qu medios.



El especialista en comunicacin externa debe saber de antemano cules son los
medios claves para su compaa. Si mi empresa desarrolla su actividad en el campo
de la qumica, puede que Cosmopolitan no sea un medio preferencial y no tenga
sentido invitarlo al acto por muy importante que sea.

En otras ocasiones tampoco se invita a todos los medios hacia los que una empresa
suele dirigir sus informaciones por estrategia, porque se entiende que la temtica no
interesa a una parte de los medios o simplemente porque el aforo es muy limitado.

En este ltimo caso y si el acto es de una gran relevancia, como una boda real, se
convoca a las empresas informativas estatales que suministran los datos, la imagen y
el sonido gratuitamente al resto de medios para que se puedan hacer eco de la noticia.
Es importantsimo tener los listados de los periodistas perfectamente actualizados con
sus telfonos y correos electrnicos. El mundo del periodismo es bastante movido y
los redactores cambian de puesto o de medio con regularidad.

Sera impensable que ante la convocatoria de prensa a un acto se dedicara un gran
esfuerzo a comprobar que el lista do de prensa est al da porque se entiende que
esta labor se va haciendo da tras da como resultado de la relacin permanente con
los medios.

Una vez decididos los periodistas hay que pensar cul es el punto en el que se les va
a ubicar, teniendo en cuenta que tomarn imgenes que saldrn en medios. Una
fotografa mal tomada en un ngulo equivocado puede tener consecuencias
imprevisibles y dar al traste con el acto. Los periodistas siempre se colocarn en
aquellos puntos en los que no entorpezcan el desarrollo del acto y puedan trabajar
cmodamente (porque no olvidemos que ellos no son invitados, van a trabajar, a cubrir
una noticia).

Las dimensiones de un acto pueden determinar el montaje de un centro de prensa, es
decir, una especie de cuartel general donde estarn los periodistas trabajando. Para
poder facilitarles el trabajo debemos prever qu necesitarn: PCs, conexin Internet,
telfonos, faxes,.



En algunas ocasiones los periodistas han permanecido das en los centros de prensa,
como en el caso de cumbres internacionales, por lo que no slo van a necesitar
medios tcnicos para hacer su trabajo, sino que tendrn que saciar su apetito y su
sed. Esto se soluciona contratando un servicio de catering.

Preparados todos los detalles, citaremos a la prensa al acto a travs de una
convocatoria escrita nicamente para ellos, en la que les daremos los detalles
informativos del acto: de qu se trata, quin lo organiza, dnde, cundo y cmo.

La asistencia de periodistas hay que saberla con antelacin y se debe confirmar
llamando a las redacciones de los medios y preguntando quin acudir al acto. A
veces nos comentarn que es imposible la asistencia de nadie de ese medio. En este
caso nos ofrecemos a enviarles la nota de prensa y las fotos o a mantener una
entrevista con el protagonista de un acto (si tiene sentido) siempre despus del
evento. Por ejemplo, si el motivo del acto es la inauguracin de la nueva sede de una
empresa en Bilbao que supone una expansin nacional importante puede tener lgica
ofrecer a ese medio una entrevista con el director general de la compaa para
explicar los planes y las polticas estratgicas.

Por supuesto hay que preparar una carpeta de prensa que nicamente se entregar a
periodistas. En esta carpeta suele estar contenida la nota de prensa del acto, un CD
con imgenes, algn dossier informativo con cifras o datos, biografas o cualquier otro
documento que se considere necesario.

Una vez realizado el acto se enva la nota de prensa a aquellos medios que no hayan
podido asistir o a otros que no han sido convocados, pero nos interesa que dispongan
de la informacin.

Las apariciones en prensa escrita y audiovisual se recopilarn para componer un
dossier que acompaar a toda la documentacin generada alrededor del acto. Este
trabajo de revisin de medios lo suele hacer el responsable de comunicacin, pero
como ya se ha comentado puede darse el caso de que protocolo y comunicacin
recaigan en la misma figura profesional.



Como consejo y regla mxima a seguir nunca hay que minusvalorar la importancia de
los medios. Influyen en el clima de opinin y crean corrientes. Conocer a los medios es
fundamental para saber qu y qu no podemos esperar de ellos.

Renfe Media Distancia participa en la 6 edicin de la Muestra
de Jvenes Viajeros

"a mue(tra 3ermanece a2'erta de+ 12 de =un'o a+ 31 de =u+'o de 2006

15D+6D2++6. 5en7e /ed'a *'(tanc'a co+a2ora con e+ Ayuntam'ento de K'tor'a 3ara
+a ce+e2rac'6n de +"a 6L ed'c'6n de +a /ue(tra de :6-ene( K'a=ero(. Aue tendr1
+ugar en +a +a,a ?ue-a de(de e+ 12 de =un'o a+ 31 de =u+'o de 2006. con +a 'dea de
a(e(oram'ento. 'n7ormac'6n y encuentro e 'ntercam2'o 3ara 3+an'7'car e+ oc'o y
t'em3o de +o( =6-ene(. 7ac'+'tando e+ de(arro++o 3er(ona+ de +o( m'(mo( y
7a-orec'endo +a con(trucc'6n de -a+ore( de (o+'dar'dad. re(3eto y con-'-enc'a.

50?F0 /ed'a *'(tanc'a co+a2ora en e(ta ed'c'6n de +a /ue(tra de :6-ene( K'a=ero(
con e+ (orteo entre +o( a('(tente( de 15 +ote( de <tu+o( de <ran(3orte. 3ara do(
3er(ona( ;'da y -ue+ta> y con de(t'no a2'erto. ten'endo ('em3re como or'gen
K'tor'a. "o( de(t'no( 'nc+uyen Marago,a. <ude+a. *ono(t'a !an !e2a(t'1n.
am3+ona. "ogro4o. Ka++ado+'d. a+enc'a. "e6n y /adr'd. Adem1(. 7ac'+'ta
'n7ormac'6n deta++ada (o2re o7erta(. Borar'o( etc. e(3ec'a+mente d'r'g'da( a +o(
=6-ene(.

Renfe Media Distancia genera ms de 300.000 viajerosa!o en "lava

"o( (er-'c'o( de /ed'a *'(tanc'a de 5en7e generaron en 2005 303.143 -'a=ero( en
+a( e(tac'one( a+a-e(a(. una c'7ra Aue con(tata e+ crec'm'ento 3rogre('-o de+ u(o
de+ tren en N+a-a.

"o( corredore( Aue con7orman e+ rad'o de acc'6n de +o( !er-'c'o( /ed'a *'(tanc'a
de 5en7e IAue 3onen en 7unc'onam'ento 30 c'rcu+ac'one( d'ar'a( en +a 3ro-'nc'a de
N+a-a8 en+a,an K'tor'a8Ja(te', con /'randa y "ogro4oO con !an !e2a(t'1n e Ir@nO
con Ka++ado+'d y /adr'd y con am3+ona.

ara m1( 'n7ormac'6nE 3ren(aHren7e.e(
Ejemplo de Nota de Prensa



7.- Algunos consejos bsicos para la mesa

Dicen que la mesa es un lugar donde no se puede disimular y cada cual demuestra su
verdadero yo a travs del comportamiento que est teniendo. Los hay que se ponen
muy nerviosos cuando son invitados a una cena de gala porque piensan que no van a
saber actuar y el resto de comensales se darn cuenta de que no conocen la manera
de tomar tal o cual alimento. La realidad es que no hay que tenerle miedo a estas
situaciones porque lo mejor es comportarse con naturalidad, teniendo confianza en
uno mismo, ya que lo normal es que no nos sirvan alimentos de complicada
manipulacin y, si es as, ya vendrn preparados desde la cocina.

Una vez sentados a la mesa y previamente a comer, cogeremos nuestra servilleta y
nos la colocaremos suavemente sobre las piernas. La servilleta la utilizaremos siempre
que vayamos a beber, con el fin de no ensuciar la copa o para retirar cualquier resto
de comida que podamos tener en la boca. Una vez acabada la comida o la cena
dejaremos la servilleta encima de la mesa sin doblar.

Dependiendo del men, as se dispondrn los cubiertos, teniendo en cuenta que el
orden de utilizacin de los mismos es de fuera hacia dentro. Son la cuchara y el
tenedor los que han de llevarse a la boca y no al revs. El cuchillo en ningn caso se
llevar a la boca. Al acabar de comer se colocan los cubiertos sobre el plato,
indicando, as a la persona encargada de retirar el servicio que hemos concluido.

El lugar de los tenedores es el lado izquierdo de la vajilla. El cuchillo, la paleta de
pescado y la cuchara se ponen en el derecho. Los cubiertos de postre (ms pequeos
que los normales) se colocan en la parte superior del plato, el tenedor con las pas
mirando a la derecha y la cuchara a la izquierda.

La introduccin de los cubiertos y de un espacio propiedad de cada comensal no se
dar hasta el siglo XVII y es a partir de aqu cuando se extiende de la Corte hacia los
palacetes de los nobles y las casas de la alta burguesa.



Aunque est dems decirlo, hay que recordar que los cubiertos no se llenan de comida
hasta rebosar, que no se debe hablar con la boca llena ni a voces y que dirigirse a
alguien al odo es de muy mala educacin.

El pan se suele colocar en un platito a nuestra izquierda, ms o menos a la altura de
las copas. Deberemos partir el pedazo que vayamos a comer siempre con los dedos,
nunca con el cuchillo. Aunque es cierto que es el mejor acompaante de salsas no
rebaaremos el plato. Aunque hay personas que colocan el trozo de pan en el tenedor
y lo untan en la salsa, es ms apropiado no hacerlo.

La ubicacin de las copas es tambin uno de los puntos complicados a la hora, sobre
todo, de colocar una mesa, ya que cuando estamos en un restaurante lo normal es
que un camarero nos sirva, despejando las dudas de cul ser la copa de agua o la de
vino.

Cuando vayamos a componer una mesa en nuestra casa, tendremos presente que la
copa del agua se coloca hacia el centro del plato y la del vino a la derecha de sta.

Las personas que se sientan a la mesa deben guardar unas normas de compostura y
buenos modales. Para ello comenzaremos por mantener una postura erguida, sin
echarnos encima del plato, evitando tocar a los dems para hablar, ya que puede
resultar molesto, no atusndonos los cabellos e intentando no hacer cosas, que
aunque sean naturales, en la mesa pueden resultar inapropiadas como sonarse la
nariz.

Nunca se debe estirar el brazo y pasarlo por encima o delante de ninguna persona
para coger algo de la mesa. Siempre que lo que necesitemos no est en nuestro radio
de alcance ms cercano, pediremos a otra persona que haga el favor de pasrnoslo.
En toda mesa, ya sea circular, cuadrada o rectangular hay una o varias presidencias.
Ya hemos dicho que al anfitrin le corresponde presidir, pero que ste puede ceder la
presidencia a un invitado especial.



Tradicionalmente las mesas de banquetes han sido rectangulares y aunque
actualmente en muchos actos nos decantamos por mesas redondas por ser ms
amigables a la hora de relacionarse y facilitar la conversacin, se siguen usando las
mesas rectangulares para algunos actos.

Estas mesas alargadas pueden tener la presidencia en las cabeceras ms estrechas,
conocindose este tipo de presidencia como inglesa, o en los lados ms anchos,
siendo este ltimo sistema el francs.

Sobre la idoneidad de uno u otro no nos podemos decantar, ya que el propio acto nos
lo ir marcando. Una de las caractersticas que hemos sealado del protocolo actual
es su flexibilidad, esto nos puede dar la confianza para poder establecer, si fuera
necesario, un sistema mixto de presidencia inglesa y francesa sin temor a
equivocarnos.



8.- Nota final

Este mdulo es el punto de partida para todos aquellos interesados en conocer las
reglas de oro de la organizacin de actos, cmo, cundo y dnde deben aplicarse si se
quiere alcanzar el xito en el complejo mundo de las relaciones sociales, tanto en el
mbito pblico como en el privado, sin olvidar que el respeto y el equilibrio son los dos
principios supremos que han de coronar nuestras actuaciones.

421 P 01 01 Modulo1 Protocolo

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