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Qu es la factura electrnica?

La factura electrnica es un documento que sirve para describir el costo de los servicios y
desglosar los impuestos correspondientes a pagar. Sustituye, segn las disposiciones legales
correspondientes, a las facturas tradicionales en papel y garantiza, entre otras cosas, la
autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
La factura electrnica es, por tanto, la versin digital de las facturas tradicionales en soporte
papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas ltimas. Por su propia naturaleza,
las facturas electrnicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios
electrnicos o digitales.
Para que la factura electrnica tenga validez legal, debe estar completada con la firma
electrnica, que permite eliminar la factura en papel.

Porque la facturacin electrnica es importante?
La facturacin electrnica ha facilitado muchos aspectos importantes y nos otorga
muchas ventajas
Oportunidad en la informacin, tanto en la recepcin como en el envo.
Ahorro en el gasto de papelera, la factura electrnica es ecolgica.
Facilidad en los procesos de auditoria.
Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
Menor probabilidad de falsificacin.
Agilidad en la localizacin de informacin.
Eliminacin de espacios para almacenar documentos histricos.
Procesos administrativos ms rpidos y eficientes.
Reduccin de costes.
Mejora de la eficiencia.
Aumenta la seguridad documental.
Reduccin en tiempos de gestin.
Mayor agilidad en la toma de decisiones.
Reduce errores en el proceso de generacin, captura, entrega y almacenamiento.
Registro de la hora, el minuto y el segundo de emisin del comprobante fiscal digital (time
stamp o sello del fechador).
Adecuaciones sencillas en el archivo de impresin
Obtencin de sellos en serie y folios de serie ante la Secretara de Hacienda y Crdito
Pblico, con previa obtencin de la Firma Electrnica Avanzada.
Contabilidad automatizada.
Facilidad para el clculo de impuestos.

1. Antecedentes
La importancia de implementar un sistema que permita operar con factura
electrnica nace de la innegable necesidad de otorgar validez legal al ejemplar
electrnico de los documento tributarios de compra y venta, tales como facturas,
notas de crdito, notas de dbito, guas de despacho y libros, ya que con ello se
optimiza la operacin de las empresas y del Servicio de Impuestos Internos (SII).


Actualmente, el Servicio de Impuestos Internos exige a los contribuyentes
que sus documentos tributarios en papel, sean registrados y autorizados antes de
utilizarlos. Esta autorizacin del SII se materializa a travs de un timbre de cuo
que el contribuyente est obligado a aplicar sobre sus documentos en papel, previo a
utilizarlos. Para aplicar este timbre de cuo, que autoriza que un papel sea utilizado
como documento tributario, el contribuyente debe concurrir peridicamente a la
Unidad del SII que le corresponde, llevando los documentos que desea timbrar
foliados en forma previa. Tanto para el Servicio como para los contribuyentes,
especialmente para los que requieren timbrar un gran volumen de documentos, este
es un procedimiento molesto y costoso. Adicionalmente el utilizar estos formularios
para imprimir sus documentos tributarios provoca molestias en el procesamiento
masivo al obligar a respetar la foliacin en la impresin y al no poder utilizar
tecnologa de impresin lser, como es el deseo de muchos contribuyentes.

En relacin con el almacenamiento de las facturas y otros documentos
tributarios, el contribuyente est obligado a guardar los papeles que los sustentan
durante 6 aos para su posterior posible revisin. Esta obligacin deviene,
especialmente para los generadores de grandes volmenes de documentos, una
exigencia costosa en administracin y bodegas.

Como una respuesta a estas necesidades, y en concordancia con la poltica
adoptada de modernizar su gestin y utilizar la red Internet como elemento de
comunicacin con los contribuyentes, el Servicio de Impuestos Internos propicia la
implantacin de un modelo de operacin con Factura Electrnica, en el que los
contribuyentes podrn generar, transmitir y almacenar en forma electrnica sus
documentos tributarios, autenticados con firma electrnica, y enviando un ejemplar
electrnico del documento tributario al SII, antes de que sea recibido por su receptor
o utilizado para el transporte fsico de bienes. La autorizacin de los folios que se
utilizarn para estos documentos se conseguir a travs del Web del SII, como
alternativa al timbre fsico con cuo.

En este modelo se incorpora la facilidad de la firma electrnica de los
documentos como un medio de asegurar la autenticidad de sus emisores, y cautelar
la integridad de los documentos a transmitir.

2. Descripcin del sistema

Para operar en la modalidad de factura electrnica los contribuyentes
debern estar enrolados en el SII como emisores de documentos electrnicos. Esto
no los obligar a generar todos sus documentos en forma electrnica pero s a
recibir documentos electrnicos de otros emisores. Los contribuyentes enrolados
podrn conseguir la autorizacin de sus folios a travs del Web del SII, y, utilizando
esos folios, emitir, transmitir y almacenar sus documentos tributarios en forma
electrnica. Los contribuyentes enrolados en el sistema requerirn almacenar los
documentos tributarios electrnicos emitidos y recibidos slo en forma electrnica y
estarn eximidos de la obligacin de almacenar dichos documentos en papel para
una posible revisin del SII. El contribuyente deber enviar el documento al SII, va
Internet, antes de que sea recibido por su destinatario o utilizado para el transporte
fsico de bienes. El contribuyente emisor debe enviar el documento al receptor, ya
sea manual o electrnico. Al receptor manual, no enrolado en el sistema, le debe
enviar la representacin en papel del documento, la que este ltimo s est obligado
a almacenar.

Cada documento debe ser generado en el estndar definido por las
especificaciones del SII. Debe incorporar una firma electrnica digital de la
totalidad del documento, la que permitir asegurar la identidad del emisor y cautelar
la integridad del documento. Como resguardo adicional, se exigir incorporar un
timbre electrnico, el que se imprimir en cdigo de barras en la representacin
impresa de los documentos. Este timbre electrnico, obtenido segn un algoritmo de
seguridad especificado por el SII, permite a los fiscalizadores verificar fuera de
lnea, en los controles mviles, la validez de los documentos impresos que
acompaan mercaderas.

El Servicio de Impuestos Internos habilitar una verificacin de documentos
en su sitio Web, lo que permitir a los contribuyentes receptores y a los
fiscalizadores del SII, cerciorarse de la validez de un documento.

En la figuras 1 y 2 se pueden apreciar cuadros comparativos entre la
situacin actual y el sistema de facturacin electrnica propuesto.





3. Modelo de operacin
El contribuyente deber pedir autorizacin para operar como Emisor de
Documentos Tributarios Electrnicos. El contribuyente podr solicitar autorizacin
slo para emitir factura electrnica, lo cual significa que estar autorizado tambin
para notas de crdito y de dbito, o podr solicitar en forma adicional autorizacin
para guas de despacho, facturas de compra o boletas. Las boletas slo se le
autorizarn en el caso que sea un proveedor de servicios peridicos.

Una vez autorizado para operar con cualquier documento tributario
electrnico, el contribuyente tiene la obligacin de enviar, mensualmente en forma
electrnica, informacin de los libros de compra y de venta, de acuerdo al formato
establecido por el SII. Esta informacin de los libros de compra y venta deber
incluir la totalidad de los documentos emitidos y recibidos, tanto electrnicos como
manuales.

En el sitio Web del SII, se habilitar un registro pblico de los
contribuyentes enrolados en el sistema, en el que se registrar el tipo de documentos
(facturas, notas de dbito y crdito, guas, facturas de compra, boletas), que estn
autorizados a generar en forma electrnica. Todo contribuyente registrado como
generador de un tipo de documento electrnico, est obligado a recibir documentos
tributarios electrnicos. Al estar autorizado para generar cierto tipo de documento
en forma electrnica, no estar obligado a generar todos sus documentos de ese tipo
en forma electrnica, ya que estar permitido que maneje en forma paralela un stock
de documentos tributarios manuales para ser usados eventualmente, los cuales
timbrar en el SII con el procedimiento habitual del timbre de cuo y estarn sujetos
a las normas establecidas para dichos documentos.

Los contribuyentes enrolados debern mantener actualizada en el sitio Web
del SII la informacin acerca de los Rut de las personas autorizadas al interior de su
empresa a interactuar con el SII en el sistema de factura electrnica. Deber
identificar l o los Rut de los portadores de los certificados habilitados en su
empresa para firmar documentos y, designar en forma especial, quin o quines
sern los autorizados para la solicitud de folios.


Previo a la generacin de un documento tributario electrnico es preciso que
el contribuyente obtenga, desde el sitio Web del SII, un rango de folios autorizados
para un tipo de documento que generar en forma electrnica. El SII adjuntar a
cada rango autorizado un cdigo de autorizacin asociado a ese rango de folios,
que deber ser utilizado para la obtencin del timbre electrnico cuya
representacin en cdigo de barras 2D se incluir en los documentos impresos. Para
autenticar y evitar la alteracin del rango de folios autorizados se incluir en el
cdigo de autorizacin una firma del Servicio.

Se considera que los documentos electrnicos son tipos de documentos
distintos de los manuales, por lo que se entregar un rango diferente a los folios de
los documentos manuales.

La estructura de contenido de los documentos est definida por el SII, bajo el
formato estndar XML; la obligatoriedad de los campos depende de tipo de
documento. El contribuyente debe convertir sus documentos al formato XML
definido por el SII.

Los documentos deben incluir un timbre electrnico, como parte del
documento electrnico y su representacin a travs de un cdigo de barras 2D
(PDF417) en las impresiones de los documentos tributarios electrnicos. El timbre
es una firma digital de los datos relevantes de un documento, incluido el Cdigo de
autorizacin que el Servicio entreg al contribuyente junto con el rango de folios
autorizados.

El Servicio de Impuestos Internos verificar la validez del timbre electrnico
de los
Documentos, tanto en la presencia fiscalizadora y en la fiscalizacin mvil que se
realiza en carreteras, como en la recepcin masiva de ellos.

Una vez generado el documento en el formato establecido, incluyendo el
timbre electrnico, debe ser firmado, en su contenido completo, por un emisor
autorizado. Los mecanismos de seguridad que el contribuyente debe implementar
para asegurar el acceso a los folios autorizados, y a sus llaves privadas, son de su
responsabilidad.


En el caso de traslado de mercaderas, debe ser enviado al SII antes de que el
ejemplar impreso sea utilizado para realizar el transporte. En los procesos de
facturacin masiva, se deben transmitir tan pronto se complete el proceso
correspondiente. En el caso de no existir transporte de productos asociado al
documento electrnico, este podr ser transmitido en un plazo no mayor a 12 horas
desde su generacin. El mecanismo de envo de estos documentos ser va Internet
y admitir el envo de documentos en forma unitaria o en lotes, segn
procedimientos determinados por el SII.

El Servicio de Impuestos Internos almacenar el ejemplar tributario del
documento pero no se hace cargo de almacenar ejemplares para el contribuyente. Si
el contribuyente desea acceder a los ejemplares de sus documentos debe almacenar,
bajo su responsabilidad, sus documentos tributarios para sus fines particulares

Se considera que un documento electrnico est vlidamente emitido si
cumple con las especificaciones del formato electrnico (schema XML) y por lo
tanto es aceptado en la recepcin por parte del SII. Toda factura que no cumpla con
estas condiciones, an cuando hubiera tenido una representacin en papel, se
considerar como no emitida y en consecuencia el SII podr rechazar el crdito
fiscal. En este caso el receptor deber acreditar a satisfaccin del Servicio que se
han cumplido las exigencias establecidas en el artculo 23 N 5 de la Ley del IVA.

Toda correccin de una factura vlidamente emitida debe ser realizada va
Notas de Crdito o de Dbito electrnicas.

Se habilitar para receptores o contribuyentes en general una verificacin va
Internet y telefnica de documentos, en la que el contribuyente debe indicar el Rut
del emisor, el tipo de documento y el N de Folio, a lo que el SII responder si el
documento ha sido recibido por el SII, y si no lo ha sido, si el folio est autorizado,
no autorizado o desautorizado. Opcionalmente, si el documento se reconoce
recibido, en la consulta el contribuyente podr indicar otros valores del DTE (Rut
del receptor y monto, por ejemplo) y el SII indicar si esos valores coinciden con
los del DTE existente en su Base de Datos.


4. Resumen de los requisitos a los contribuyentes para la generacin de documentos
tributarios electrnicos.

1. Obtener la autorizacin del SII, emitida mediante resolucin personalizada.

2. Obtener Certificacin, de una entidad acredita para ello por el SII, de tener la
capacidad de generar adecuadamente documentos tributarios electrnicos.
3. Obtener Certificados digitales para los firmantes autorizados dentro de su
empresa, en las entidades certificadoras acreditadas ante el SII para entregar
certificados digitales con fines tributarios.

4. Registrar en el SII los signatarios autorizados a firmar con sus certificados
digitales los documentos tributarios electrnicos de su empresa.

5. Implementar procedimiento que le permita obtener un rango de folios
autorizados desde el SII, va Internet y alimentar con dicha informacin su software
de facturacin o emisin de documentos tributarios electrnicos.

6. Adecuar su sistema computacional de facturacin para incorporar la generacin
de los documentos tributarios electrnicos, en el formato estndar definido por el
SII, y generar el timbre electrnico de acuerdo con el algoritmo indicado por el SII.

7. Firmar, con llave privada del contribuyente emisor o signatario autorizado, el
DTE completo.
8. Contar con software de manejo de cdigos de barra 2D (PDF417) que le permita
generar e imprimir un cdigo de barra 2D que contenga la informacin especificada
por el SII (el timbre electrnico y la informacin requerida para verificarlo).

9. Adecuar sus procedimientos y formularios de impresin, para la correcta
impresin del documento, segn la norma del SII, incluyendo el timbre electrnico
en representacin grfica PDF417.

10. Implementar la generacin computacional de la informacin de los libros de
compra y de venta, en el formato estndar definido por el SII.

11. Implementar el mecanismo para enviar los documentos e informacin de los
libros al SII, va Internet y al receptor electrnico los documentos por el medio que
acuerden mutuamente.

12. Definir un procedimiento de respaldo y recuperacin de DTEs, ya que el
ejemplar enviado al SII se conservar slo para uso tributario.

13. Desarrollar el software necesario para la recepcin de documentos tributarios
electrnicos.
5. Experiencia internacional

A nivel mundial, la experiencia disponible en el uso de facturas electrnicas
an es escasa. En Estados Unidos, se estima que aproximadamente la cuarta parte
de las empresas emite facturas electrnicas, y que en 2004 dicha proporcin
aumentar a un 35%.

Cabe destacar que en dicho pas existe una cultura ms proclive a realizar
compras y pagos utilizando las telecomunicaciones, y que, a diferencia del caso
chileno, las transacciones realizadas no son controladas exhaustivamente por la
autoridad tributaria.

6. Efectos esperados en chile

La normativa se establece en los siguientes documentos:
Resolucin Exenta SII N108 del 24 de octubre del 2005
Establece Normas y Procedimientos de Operacin Referente a la Emisin de Liquidaciones
Facturas Electrnicas Fuente: Oficina de Factura Electrnica y Documentos de Venta
Resolucin Exenta SII N107 del 20 de octubre del 2005
Establece Normas y Procedimientos Respecto de la Emisin de Facturas de Compra
Electrnicas Fuente: Oficina de Factura Electrnica y Documentos de Venta
Resolucin Exenta SII N93 del 22 de septiembre del 2005
Establece Normas Referentes a la Autorizacin para Emitir Facturas de Exportacin
Electrnicas, Notas de Crdito de Exportacin Electrnicas y Notas de Dbito de Exportacin
Electrnicas. Fuente: Oficina como Prestadores de Servicios Tributarios Electrnicos Fuente:
Oficina de Factura Electrnica y Documentos de Venta
Resolucin Exenta SII N76 del 25 de julio del 2005
Autoriza la Emisin de Representaciones Impresas de Documentos Tributarios Electrnicos,
por Medio de Tecnologas Alternativas de Impresin. Fuente: Oficina de Factura Electrnica y
Documentos de Venta
Resolucin Exenta SII N61 del 22 de junio del 2005
Establece Nueva Alternativa de Operacin y Emisin de Representaciones Impresas de Guas
de Despacho Electrnicas Fuente: Oficina de Factura Electrnica y Documentos de Venta
Resolucin Exenta SII N45 del 1 de septiembre del 2003
Establece normas y procedimientos de operacin respecto de los documentos Tributarios
Electrnicos Fuente: Subdireccin de Fiscalizacin
Resolucin Exenta N18 del 22 de abril del 2003
Establece que los contribuyentes que sean autorizados para emitir documentos tributarios
electrnicos, debern otorgarlos impresos en soporte papel a los receptores no electrnicos y
a los receptores electrnicos en los casos que indica. Fuente: Subdireccin de Fiscalizacin
Resolucin Exenta N11 del 14 de febrero del 2003
Establece Procedimiento para que Contribuyentes Autorizados para Emitir Documentos
Electrnicos que Indica Pueda Tambin Enviarlos por estos Medios a Receptores
Manuales. Fuente: Subdireccin de Fiscalizacin
Entre las empresas autorizadas a emitir Documentos Tributarios Electrnicos, que
cumplen adecuadamente como emisores electrnicos, existen algunas que activamente
estn ofreciendo soluciones de facturacin electrnica para terceros, por lo cual los
contribuyentes que deseen contratar servicios externos para generar facturas electrnicas,
pueden conectarse directamente a los sitios Web de dichas empresas.

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