ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE SALUD PBLICA ESCUELA DE MEDICINA
CONTENIDO FRMULAS DE EXCEL ...................................................................................................................................................... 5 Qu son las frmulas de Excel?............................................................................................................................. 5 Partes de una frmula de Excel .............................................................................................................................. 6 CONSTANTES Y REFERENCIAS DE CELDA ............................................................................................................ 7 Referencias de celda en frmulas .......................................................................................................................... 7 REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS ............................................................................................................ 8 Referencias relativas en Excel ................................................................................................................................. 8 Referencias absolutas en Excel ............................................................................................................................... 9 Precedencia de operadores aritmticos .......................................................................................................... 10 Precedencia de operadores ................................................................................................................................... 10 Uso de parntesis con operadores aritmticos ........................................................................................... 10 COMPARAR VALORES EN EXCEL ............................................................................................................................ 11 Operador Igual a (=) ................................................................................................................................................. 11 Operador Mayor que (>) ......................................................................................................................................... 12 Operador Menor que (<)......................................................................................................................................... 12 Operador No igual a (<>) ........................................................................................................................................ 13 INGRESAR FRMULAS EN EXCEL ........................................................................................................................... 13 Ingresar una frmula manualmente ................................................................................................................. 14 Ingresar frmulas con el ratn ............................................................................................................................ 14 Ingresar frmulas con flechas .............................................................................................................................. 14 Utilizar autocompletar para ingresar una funcin..................................................................................... 15 Insertar nombres de rango en frmulas ......................................................................................................... 15 Editar frmulas en Excel ......................................................................................................................................... 16 INSERTAR FUNCIONES ................................................................................................................................................ 17 Desplegar el cuadro de dilogo Insertar funcin ........................................................................................ 17 Seleccionar la categora de la funcin de Excel............................................................................................ 17 Seleccionar la funcin .............................................................................................................................................. 18 Ingresar los argumentos de la funcin ............................................................................................................ 19 FUNCIONES DE TIEMPO EN EXCEL........................................................................................................................ 19 La funcin HORA en Excel ...................................................................................................................................... 20 La funcin MINUTO en Excel ................................................................................................................................ 20 La funcin SEGUNDO en Excel ............................................................................................................................. 20 La funcin EXTRAE en Excel ...................................................................................................................................... 21 Sintaxis de la funcin EXTRAE ............................................................................................................................. 21 Ejemplo de la funcin EXTRAE ........................................................................................................................ 22 La funcin EXTRAE y las fechas .......................................................................................................................... 22 La funcin CONCATENAR en Excel ......................................................................................................................... 22 Sintaxis de la funcin CONCATENAR ................................................................................................................ 23 Ejemplo de la funcin CONCATENAR ......................................................................................................... 23 La funcin ENCONTRAR en Excel ............................................................................................................................ 25 Sintaxis de la funcin ENCONTRAR................................................................................................................... 25 Ejemplo de la funcin ENCONTRAR ............................................................................................................. 26 Errores comunes con la funcin ENCONTRAR ............................................................................................ 27 La funcin CARACTER en Excel ................................................................................................................................ 27 Sintaxis de la funcin CARACTER ....................................................................................................................... 27 Ejemplos de la funcin CARACTER............................................................................................................... 28 Agregar un salto de lnea ........................................................................................................................................ 28 Encontrar una letra del alfabeto ......................................................................................................................... 28 La funcin DIAS.LAB en Excel ............................................................................................................................... 29 Sintaxis de la funcin DIAS.LAB ...................................................................................................................... 29 Ejemplos de la funcin DIAS.LAB ................................................................................................................... 30 La funcin DIAS.LAB.INTL en Excel ........................................................................................................................ 32 La sintaxis de la funcin DIAS.LAB.INTL ......................................................................................................... 32 Establecer un fin de semana personalizado .................................................................................................. 33 Considerar das no laborables ............................................................................................................................. 34 La funcin DIASEM en Excel ...................................................................................................................................... 35 Sintaxis de la funcin DIASEM ............................................................................................................................. 35 Ejemplos de la funcin DIASEM ....................................................................................................................... 36 Mostrar el nombre del da ..................................................................................................................................... 37 La funcin SI en Excel .................................................................................................................................................... 37 Sintaxis de la funcin SI........................................................................................................................................... 38 Ejemplos de la funcin SI ...................................................................................................................................... 38 Utilizar una funcin como prueba lgica ........................................................................................................ 39 Utilizar una funcin como valor de regreso .................................................................................................. 40 La funcin O en Excel .................................................................................................................................................... 40 Sintaxis de la funcin O ........................................................................................................................................... 40 Ejemplos de la funcin O ....................................................................................................................................... 41 Funciones como argumento de la funcin O ................................................................................................. 42 La funcin Y en Excel ..................................................................................................................................................... 43 Sintaxis de la funcin Y ............................................................................................................................................ 43 Ejemplos de la funcin Y ....................................................................................................................................... 43 Argumentos de la funcin Y .................................................................................................................................. 44 La funcin REDONDEAR en Excel ........................................................................................................................... 45 Sintaxis de la funcin REDONDEAR .................................................................................................................. 45 Ejemplos de la funcin REDONDEAR ........................................................................................................... 45 La funcin SUMAR.SI en Excel ................................................................................................................................... 46 Sintaxis de la funcin SUMAR.SI ......................................................................................................................... 46 Ejemplos de la funcin SUMAR.SI ................................................................................................................... 47 Ventas de un vendedor ............................................................................................................................................ 48 La funcin RESIDUO en Excel .................................................................................................................................... 50 Sintaxis de la funcin RESIDUO ........................................................................................................................... 50 Ejemplos de la funcin RESIDUO .................................................................................................................... 50 Comprobar la divisibilidad de un nmero .................................................................................................... 50 La funcin COMBINAT en Excel ............................................................................................................................... 51 Sintaxis de la funcin COMBINAT ...................................................................................................................... 51 Ejemplos de la funcin COMBINAT ............................................................................................................... 52 La funcin ALEATORIO.ENTRE en Excel ............................................................................................................. 53 Sintaxis de la funcin ALEATORIO.ENTRE .................................................................................................... 53 Ejemplo de la funcin ALEATORIO.ENTRE ............................................................................................ 53 Nmeros aleatorios negativos .............................................................................................................................. 53 La funcin ESBLANCO en Excel ................................................................................................................................ 54 Sintaxis de la funcin ESBLANCO ....................................................................................................................... 54 Ejemplos de la funcin ESBLANCO ............................................................................................................... 54 La funcin ESNOD en Excel ........................................................................................................................................ 55 Sintaxis de la funcin ESNOD ............................................................................................................................... 55 Ejemplos de la funcin ESNOD .......................................................................................................................... 56 La funcin ESERROR en Excel ................................................................................................................................... 57 Sintaxis de la funcin ESERROR .......................................................................................................................... 57 Ejemplos de la funcin ESERROR ................................................................................................................... 58 La funcin BUSCARV en Excel ................................................................................................................................... 58 Crear una tabla de bsqueda ............................................................................................................................... 58 Sintaxis de la funcin BUSCARV .......................................................................................................................... 59 Ejemplo de la funcin BUSCARV ..................................................................................................................... 60 Errores comunes al usar la funcin BUSCARV ......................................................................................... 62 La funcin COINCIDIR en Excel ................................................................................................................................ 62 Sintaxis de la funcin COINCIDIR ....................................................................................................................... 62 Ejemplos de la funcin COINCIDIR ............................................................................................................... 63 Notas adicionales sobre la funcin COINCIDIR ....................................................................................... 64 La funcin BUSCAR en Excel ...................................................................................................................................... 65 Forma vectorial de la funcin BUSCAR ............................................................................................................ 65 Ejemplo de la funcin BUSCAR en forma vectorial ................................................................................ 66 Forma matricial de la funcin BUSCAR ........................................................................................................... 67 Ejemplo de la funcin BUSCAR en forma matricial ............................................................................... 67 BIBLIOGRAFIA: ................................................................................................................................................................. 69
FRMULAS DE EXCEL Las frmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de clculo. Sin las frmulas nuestras hojas de clculo seran como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos las frmulas de Excel para realizar clculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien. QU SON LAS FRMULAS DE EXCEL? Una frmula de Excel es un cdigo especial que introducimos en una celda. Ese cdigo realiza algunos clculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda. Existen millones de variaciones de frmulas porque cada persona crear la frmula que mejor se adapte a sus necesidades especficas. Pero sin importar la cantidad de frmulas que vaya a crear, todas debern seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las frmulas deben empezar con un smbolo igual (=). Considera la siguiente frmula para la celda A1 ingresada en la barra de frmulas:
Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual ser mostrado en la celda A1:
Nunca debemos olvidar introducir el smbolo igual al inicio de una frmula de lo contrario Excel tratar el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:
Una celda contiene el smbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operacin, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuacin pero no realiza ningn clculo. PARTES DE UNA FRMULA DE EXCEL Todas las frmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos: Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto tambin puede ser utilizado dentro de una frmula pero siempre deber estar encerrado por dobles comillas como Marzo.
Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras frmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarn a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra frmula
Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemticos que conocemos como el smbolo + para la suma o el smbolo * para la multiplicacin.
Funciones de Excel. Dentro de las frmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una funcin de Excel es la funcin SUMA la cual podemos incluir como parte de una frmula. (EXCEL TOTAL , 2010)
CONSTANTES Y REFERENCIAS DE CELDA Las frmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente debemos introducir la ecuacin en la Barra de frmulas, pulsar la tecla Entrar y Excel calcular el resultado. En el siguiente ejemplo puedes observar un ejemplo de frmula que utiliza solamente nmeros:
Estos nmeros son constantes, lo que significa que su valor nunca cambiar y la frmula siempre regresar el mismo resultado mientras tanto y no modifiquemos los nmeros. Sin embargo una de las ventajas ms grandes al utilizar frmulas en Excel es que podemos utilizar referencias de celda dentro de la ecuacin. REFERENCIAS DE CELDA EN FRMULAS Las referencias de celda nos ofrecern un mayor grado de flexibilidad en nuestras frmulas. Considera el siguiente ejemplo
La celda A2 tiene el valor 1, la celda B2 el valor 2 y la celda C2 el valor 3. En la celda D2 crear la siguiente frmula =A2+B2+C2 y al pulsar la tecla Entrar obtendr el resultado de la operacin:
La diferencia entre utilizar contantes y referencias de celda es que el resultado de una frmula con referencias de celda depender del valor de otras celdas. Si el valor de cualquiera de las celdas referenciadas cambia, entonces el resultado de la frmula tambin ser actualizado. Si actualizo el valor de la celda B2 por 6, tan pronto como pulse la tecla Entrar habr dos actualizaciones en la hoja de clculo. En primer lugar se actualizar el valor de la celda B2 y en segundo lugar el resultado de la frmula de la celda D2 tambin ser actualizado.
Observa que el resultado de la frmula de la celda D1 no cambia porque sus elementos son siempre constantes. De esta manera puedes observar la flexibilidad que ofrece el utilizar referencias de celda dentro de nuestras frmulas ya que podemos controlar su resultado sin la necesidad de editar la frmula. (EXCEL TOTAL , 2010) REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro de una hoja de trabajo y le hace saber a Excel en dnde buscar los valores que se quieren utilizar en una frmula. Pero Cul es la diferencia entre las referencias absolutas y las referencias relativas? REFERENCIAS RELATIVAS EN EXCEL Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una frmula. Por ejemplo, si la frmula de la celda D1 es la siguiente: =C1*2 Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiar la frmula y la ajustar de manera que la referencia se modifique automticamente conforme va avanzando la fila.
En este ejemplo la referencia C1 de la frmula se fue incrementando automticamente a C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila. REFERENCIAS ABSOLUTAS EN EXCEL Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la frmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dnde se copie la frmula y se definen utilizando el smbolo $. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A ser siempre fija mientras que la fila podra ajustarse automticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecer siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1. Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la referencia sea absoluta. Nota que ahora la frmula de la celda D1 est escrita de la siguiente manera: =$C$1*2
Observa que sin importar a qu fila se copi la frmula, la referencia siempre se mantiene hacia $C$1. Es decir, an cuando se halla copiado la frmula a filas diferentes la referencia dentro de la frmula permaneci constante. Es importante que entiendas la diferencia entre estos dos tipos de referencias porque te permitir escribir frmulas efectivas en Excel. PRECEDENCIA DE OPERADORES ARITMTICOS Un operador es un smbolo que especifica el tipo de clculo matemtico que se desea realizar en una frmula, por ejemplo la suma o la multiplicacin. Si una frmula contiene varios operadores, Excel realiza dichos clculos en un orden predeterminado. PRECEDENCIA DE OPERADORES Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer despus del signo igual (=) y calculando los valores de acuerdo a la precedencia de los operadores. El orden en que son calculadas las operaciones es el siguiente: 1. Porcentaje [%] 2. Exponenciacin [^] 3. Multiplicacin [*] y divisin [/] 4. Suma [+] y resta [-] Seguramente el concepto quedar claro con un ejemplo. Considera la siguiente frmula: =5+3*4-6/2 Las multiplicaciones y divisiones se calcularn primero obteniendo el siguiente resultado: =5+12-3 El nmero 12 es el resultado de multiplicar 3*4 y el nmero 3 es el resultado de la divisin 6/2. Finalmente se realizar la suma y la resta dando como resultado 14 que es precisamente el resultado que obtenemos en Excel:
USO DE PARNTESIS CON OPERADORES ARITMTICOS Aun cuando existe un orden predeterminado para los operadores, podemos influir en la precedencia de operadores al utilizar parntesis los cuales tendrn la preferencia sobre los operadores. Considera la siguiente frmula: =(5+3)*4-6/2 Esta es una frmula similar a la anterior solamente que he colocado un parntesis para la suma (5+3), la cual ser calculada antes que cualquier otra cosa dejando el siguiente resultado: =8*4-6/2 Ahora que ya no hay parntesis Excel aplicar el orden predeterminado empezando con las multiplicaciones y divisiones para obtener el resultado: =32-3 Finalmente se har la resta para obtener el resultado final de 29. Observa cmo Excel efectivamente obtiene este resultado:
Ya conoces el orden de la precedencia de operadores aritmticos en Excel y debes tomarlo muy en cuenta al momento de crear frmulas ya que definitivamente influirn en el resultado obtenido. (EXCEL TOTAL 2010) COMPARAR VALORES EN EXCEL Para poder comparar valores en Excel debemos hacer uso de los operadores de comparacin. A travs de estos operadores podremos saber si un valor es mayor, igual o diferente al valor con el cual lo estamos comparando. Al utilizar los operadores de comparacin recibiremos como respuesta un valor VERDADERO o un valor FALSO de acuerdo a como se haya evaluado la expresin. OPERADOR IGUAL A (=) Para comparar dos valores y saber si son iguales podemos utilizar el operador igual a (=). Observa el siguiente ejemplo:
La columna C contiene las expresiones de comparacin entre los valores de la columna A y la columna B. Observa cmo para la celda C2 el resultado es FALSO por que los valores comparados son diferentes. En la imagen superior he colocado unos parntesis alrededor de la comparacin de manera que podamos diferenciar el operador igual a (=) del signo igual que identifica el inicio de la frmula. Sin embargo podemos quitar los parntesis y la frmula funcionar correctamente. OPERADOR MAYOR QUE (>) El operador mayor que (>) nos permite saber si un valor es mayor que otro. Observa cmo funciona este operador en los datos de ejemplo:
Podemos tambin juntar este operador con el signo de igual de manera que tengamos una comparacin mayor que o igual a (>=) la cual podremos utilizar para comparar valores. Observa la diferencia en los resultados al utilizar este operador:
OPERADOR MENOR QUE (<) El operador menor que (<) verifica que el valor de la izquierda de la expresin sea menor que el valor de la derecha.
De la misma manera podemos unir el operador menor que con el signo igual para tener una comparacin menor que o igual a (<=). Observa los resultados:
OPERADOR NO IGUAL A (<>) El ltimo operador de comparacin es el operador de desigualdad (<>). Este operador nos ayuda a saber si los valores comparados son diferentes, en cuyo caso obtendremos un valor VERDADERO.
Si los valores son iguales entre s, entonces el operador nos regresar un valor FALSO como es el caso de la celda C4 del ejemplo. Es importante familiarizarse con los operadores de comparacin porque sern de gran utilidad al momento de trabajar con otras funciones de Excel. (EXCEL TOTAL 2010) INGRESAR FRMULAS EN EXCEL Para ingresar frmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el smbolo igual (=) de manera que indiquemos a Excel que la celda contendr una frmula en lugar de un texto. Excel nos da la oportunidad de utilizar diferentes mtodos para ingresar nuestras frmulas. INGRESAR UNA FRMULA MANUALMENTE La manera ms simple de introducir una frmula es capturando todo el texto que la compone directamente en la celda o en la barra de frmulas. Tal como cualquier otro texto podemos utilizar las flechas para movernos entre el texto as como realizar cualquier edicin con el teclado.
INGRESAR FRMULAS CON EL RATN Existe un mtodo alterno que nos permite ingresar una frmula de una manera ms rpida y menos susceptible a errores. Con este mtodo utilizamos el ratn para seleccionar las celdas que forman parte de una frmula. Este mtodo inicia igual que todos: introduciendo el smbolo igual (=) y cada vez que necesitamos introducir una referencia a una celda debemos seleccionarla con el ratn en lugar de introducirla con el teclado.
INGRESAR FRMULAS CON FLECHAS Este mtodo es similar que el anterior. La diferencia es que en lugar de utilizar el ratn para seleccionar las celdas utilizamos las flechas del teclado para movernos en la hoja de Excel hacia la celda a la que deseamos crear una referencia en nuestra frmula.
UTILIZAR AUTOCOMPLETAR PARA INGRESAR UNA FUNCIN Las frmulas de Excel pueden utilizar funciones en cuyo caso podemos hacer uso de la funcionalidad de Autocompletar la cual hace ms sencillo introducir una funcin.
En este ejemplo utilic las facilidades del autocompletar y tambin del ratn para introducir las referencias de las celdas dentro de la funcin. INSERTAR NOMBRES DE RANGO EN FRMULAS En Excel podemos tener celdas o rangos de celdas con nombres asociados y podemos utilizar dichos nombres en nuestras frmulas. En el siguiente ejemplo el rango de celdas B2:B7 tiene el nombre Ventas y el rango C2:C7 el nombre Gastos. Podemos utilizar estos nombres en nuestras frmulas de la siguiente manera:
La condicin para utilizar un nombre de rango en nuestras frmulas es que debemos conocer previamente el nombre al menos saber la letra inicial para obtener la lista de nombres disponibles. Si no conocemos el nombre del rango ni la letra inicial del nombre podemos pulsar la tecla F3 para desplegar el cuadro de dilogo Pegar nombre el cual nos dejar seleccionar el nombre de una lista.
Nota: Si no existen nombres previamente definidos, al oprimir la tecla F3 no suceder nada. EDITAR FRMULAS EN EXCEL Despus de haber ingresado una frmula es probable que tengamos la necesidad de realizar alguna modificacin. Para editar una frmula podemos seguir cualquier de las siguientes opciones: Seleccionar la celda y editar la frmula directamente en la barra de frmulas. Hacer doble clic sobre la celda y editar la frmula directamente en la celda. Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2 para editar la frmula en la celda. (EXCEL TOTAL 2010) INSERTAR FUNCIONES El cuadro de dilogo Insertar funcin en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya que este cuadro de dilogo nos brinda ayuda para localizar la funcin adecuada y nos da informacin sobre sus argumentos. Si utilizas el cuadro de dilogo Insertar funcin podrs evitar utilizar el teclado y podrs hacer prcticamente todo con el puntero del ratn. DESPLEGAR EL CUADRO DE DILOGO INSERTAR FUNCIN Existen tres maneras de mostrar este cuadro de dilogo. La primera es haciendo clic sobre el botn Insertar funcin de la ficha Frmulas. La otra alternativa es utilizar el icono mostrado en la barra de frmulas el cual se muestra como FX. El tercer mtodo es seleccionar la opcin de men Ms funciones que se muestra al pulsar el botn Autosuma.
SELECCIONAR LA CATEGORA DE LA FUNCIN DE EXCEL De manera predeterminada se mostrar la categora de funciones USADAS RECIENTEMENTE. Esto permitir que hagas una revisin rpida sobre la lista para saber si la funcin que buscas se encuentra ah.
De lo contrario, puedes seleccionar la categora de la funcin que ests buscando para poder encontrarla rpidamente. Si no conoces la categora de la funcin tienes dos alternativas, la primera es seleccionar la opcin Todo dentro de la lista desplegable lo cual mostrar todas las funciones de Excel y podrs buscar entre ellas. La otra opcin que tienes es utilizar el cuadro Buscar una funcin para introducir el nombre de la funcin que buscar y oprimir el botn Ir para permitir que Excel encuentre dicha funcin. SELECCIONAR LA FUNCIN Una vez que has encontrado la funcin que necesitas, debes seleccionarla y hacer clic en el botn Aceptar o tambin puedes hacer doble clic sobre su nombre y de inmediato Excel mostrar el cuadro de dilogo Argumentos de Funcin.
INGRESAR LOS ARGUMENTOS DE LA FUNCIN Dentro de este nuevo cuadro de dilogo debers seleccionar las celdas que contienen cada uno de los argumentos de la funcin. Una vez que hayas terminado de especificar los argumentos debers pulsar el botn Aceptar para terminar con la insercin de la funcin de Excel. Una ventaja del cuadro de dilogo Argumentos de funcin es que provee una descripcin de ayuda para cada uno de los argumentos de la funcin utilizada de manera que si has olvidado alguno de ellos puedas rpidamente recordar el uso de cada uno de los argumentos. (EXCEL TOTAL 2010) FUNCIONES DE TIEMPO EN EXCEL Excel provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con informacin de tiempo. Estas funciones son de gran utilidad para extraer informacin especfica de hora, minuto y segundo de una celda que contiene un dato de tipo Hora. Cada funcin, de acuerdo a su nombre, extrae una parte especfica de una hora con tan solo especificar la celda que contiene el dato que deseamos analizar. Por ejemplo, supongamos que la celda A 1 tiene la siguiente informacin:
LA FUNCIN HORA EN EXCEL Para obtener solamente la hora de esta celda puedo utilizar la funcin HORA de la siguiente manera:
Observa que Excel regresa el valor 17 porque las horas son siempre especificadas en el formato de 24-horas. LA FUNCIN MINUTO EN EXCEL Para extraer la informacin de los minutos utilizamos la funcin MINUTO:
LA FUNCIN SEGUNDO EN EXCEL Y finalmente para obtener los segundos de la celda A1 utilizamos la funcin SEGUNDO:
Ya lo sabes, cuando necesites extraer informacin especfica sobre una hora puedes hacer uso de las funciones de tiempo para facilitar cualquier clculo posterior. (EXCEL TOTAL 2010) LA FUNCIN EXTRAE EN EXCEL La funcin EXTRAE en Excel nos ayuda a extraer caracteres que pertenecen a una cadena de texto. Lo nico que debemos proporcionar es el nmero de caracteres que deseamos extraer y su punto de inicio dentro de la cadena de texto. SINTAXIS DE LA FUNCIN EXTRAE La funcin EXTRAE tiene 3 argumentos:
Texto (obligatorio): La cadena de texto original de donde deseamos extraer los caracteres. Posicin_inicial (obligatorio): El nmero de la posicin que ocupa el primer carcter que deseamos extraer. El primer carcter del Texto tiene siempre la posicin nmero 1. Nm_de_caracteres (obligatorio): El nmero de caracteres que se van a extraer del Texto a partir de la posicin inicial. Ejemplo de la funcin EXTRAE Para probar la funcin EXTRAE en Excel realizaremos un ejemplo muy sencillo pero ilustrativo en el cual extraer la palabra Archivo 5 del contenido de la celda A1.
1. En la celda B1 comenzamos introduciendo la frmula: =EXTRAE( 2. Ya que el primer argumento de la funcin es la cadena de texto, har clic sobre la celda A1 para obtener la referencia de celda: =EXTRAE(A1, 3. El segundo argumento de la funcin es la posicin inicial de la palabra Archivo 5 dentro de la cadena de texto de la celda A1. Esta posicin es la nmero 4. =EXTRAE(A1,4 4. El ltimo argumento es el nmero de caracteres que deseo extraer que son 9. Es importante considerar el espacio en blanco como un carcter y de esta manera tengo la frmula final: =EXTRAE(A1,4,9) De esta manera la funcin EXTRAE nos da el resultado esperado:
LA FUNCIN EXTRAE Y LAS FECHAS Algunos usuarios de Excel intentan utilizar la funcin EXTRAE con datos de tipo fecha con la intencin de obtener informacin del da, del mes o del ao. Sin embargo estos intentos siempre resultarn en un error ya que las fechas en Excel son un nmero el cual tiene formato de celda especial para mostrarse como texto. La solucin para extraer las partes de una fecha es utilizar las funciones DIA, MES y AO. (EXCEL TOTAL 2010) LA FUNCIN CONCATENAR EN EXCEL La funcin CONCATENAR en Excel nos permite unir dos o ms cadenas de texto en una misma celda lo cual es muy til cuando nos encontramos manipulando bases de datos y necesitamos hacer una concatenacin. SINTAXIS DE LA FUNCIN CONCATENAR La funcin CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento ser un texto que se ir uniendo al resultado final. El mximo de argumentos que podemos especificar en la funcin es de 255 y el nico obligatorio es el primer argumento.
Texto1 (obligatorio): El primer texto que se unir a la cadena de texto final. Texto2 (opcional): El segundo texto a unir al resultado final. Todos los argumentos son opcionales a partir del segundo argumento. Ejemplo de la funcin CONCATENAR La funcin CONCATENAR nos puede ayudar en casos en los que la informacin est distribuida en varias columnas y deseamos integrar la informacin en una sola. Por ejemplo, tengo informacin de los nombres de los empleados en 3 columnas diferentes:
Para unir el nombre y los apellidos de todos los empleados en la columna D podemos seguir los siguientes pasos. 1. En la celda D2 comenzar a escribir la funcin CONCATENAR especificando el primer argumento: =CONCATENAR(A2, 2. Como segundo argumento debo especificar un espacio vaco de manera que el Nombre y el Apellido paternos permanezcan separados en la nueva cadena de texto: =CONCATENAR(A2," ", 3. Ahora puedo especificar el tercer y cuarto argumento que ser el Apellido paterno con su respectivo espacio: =CONCATENAR(A2," ",B2," ", 4. Y como ltimo paso en el quinto argumento ir el Apellido materno: =CONCATENAR(A2," ",B2," ",C2) La funcin CONCATENAR nos da el resultado esperado en la celda D2:
Slo resta copiar la frmula hacia abajo para que Excel realice la concatenacin de los dems nombres. (EXCEL TOTAL 2010)
LA FUNCIN ENCONTRAR EN EXCEL La funcin ENCONTRAR en Excel nos devuelve la posicin inicial de una cadena de texto, o de un carcter, dentro de otra cadena de texto. La funcin ENCONTRAR hace diferencia entre maysculas y minsculas. SINTAXIS DE LA FUNCIN ENCONTRAR La funcin ENCONTRAR tiene tres argumentos que son los siguientes:
Texto_buscado (obligatorio): Es la cadena de texto o carcter que se desea encontrar. Dentro_del_texto (obligatorio): La cadena de texto donde realizaremos la bsqueda. Nm_inicial (opcional): Indica la posicin de la cadena Dentro_del_texto donde se comenzar la bsqueda. El primer carcter siempre es el nmero 1. Si se omite este argumento se supone que se realizar una bsqueda desde la primera posicin. Si el Texto_buscado es contrado, entonces la funcin ENCONTRAR regresa un nmero que indicar la posicin donde se encontr. Si no se encuentra ninguna coincidencia la funcin ENCONTRAR regresar el error #VALOR! Ejemplo de la funcin ENCONTRAR A continuacin podrs observar una serie de ejemplos de la funcin ENCONTRAR que nos ayudarn a dejar claro su uso. Cada una de las funciones buscar un carcter especfico dentro del texto de la columna A. Observa los resultados:
El primer ejemplo nos muestra la siguiente frmula: =ENCONTRAR("T", A2) Esta frmula encontrar la primera ocurrencia de la letra T (mayscula) que se encuentra en la primera posicin y por lo tanto el resultado es 1. Como haba mencionado anteriormente, la funcin ENCONTRAR es sensible a maysculas y lo comprobamos con el segundo ejemplo: =ENCONTRAR("t", A3) Al buscar la letra t (minscula), obtenemos como resultado la posicin 4 aun cuando se ha iniciado la bsqueda desde el primer carcter lo cual no indica que la bsqueda hace diferencia entre maysculas y minsculas. El tercer ejemplo hace una bsqueda de la letra i: =ENCONTRAR("i", A4) Lo interesante de este ejemplo es que la cadena original tiene dos letras i, pero la funcin ENCONTRAR regresa la posicin de la primera, que es la posicin nmero 9. Sin embargo, en el ltimo ejemplo utilizamos el tercer argumento de la funcin ENCONTRAR: =ENCONTRAR("i", A5, 10) Con el tercer argumento estoy indicando a la funcin ENCONTRAR que inicie la bsqueda a partir de la posicin 10, que es la letra g, y por lo tanto me regresa la posicin de la segunda letra i. ERRORES COMUNES CON LA FUNCIN ENCONTRAR Si la funcin ENCONTRAR regresa el error #VALOR! es probable que tengas alguno de los siguientes problemas: Si olvidamos que la funcin ENCONTRAR hace diferencia entre maysculas y minsculas podemos obtener el error #VALOR! porque la funcin no encontrar coincidencias. Al utilizar el tercer argumento de la funcin, que indica la posicin inicial de la bsqueda, debemos tener cuidado de no especificar un nmero que sea mayor a la longitud de la cadena o de la contrario obtendremos el error #VALOR! (EXCEL TOTAL 2010) LA FUNCIN CARACTER EN EXCEL La funcin CARACTER en Excel regresa un carcter especfico para un nmero entero que ha sido proporcionado como argumento. Un computador tiene un juego de caracteres con un nmero entero asignado y es precisamente ese nmero el que debemos proporcionar como argumento. SINTAXIS DE LA FUNCIN CARACTER La sintaxis de la funcin CARACTER solamente admite un argumento:
Nmero (obligatorio): Nmero entero entre 1 y 255 que especifica el carcter que deseamos obtener. Ejemplos de la funcin CARACTER La funcin CARACTER puede ayudarnos a hacer uso de caracteres especiales o smbolos dentro de alguna celda como pueden ser los saltos de lnea o encontrar alguna letra del alfabeto. AGREGAR UN SALTO DE LNEA Cuando necesitamos agregar dos cadenas de texto que incluyan un salto de lnea entre ellas podemos utilizar la funcin CARACTER (10), que representa precisamente el salto de lnea. Observa cmo la celda C2 hace la unin de las cadenas de texto de la celda A1 y B1 pero introduce un salto de lnea entre ambas.
Para ver reflejado el salto de lnea debemos ir al cuadro de dilogo Formato de celdas (CTRL + 1) y seleccionar la opcin Ajustar texto que se encuentra en la pestaa Alineacin. ENCONTRAR UNA LETRA DEL ALFABETO Si queremos saber rpidamente cual es la letra 10 del alfabeto podemos utilizar la funcin CARACTER que nos dar el resultado inmediato sin necesidad de ir letra por letra. Antes de mostrar el ejemplo debemos saber que la letra A (mayscula) tiene asociado el cdigo 65 y de esta manera podemos imaginar que la primera letra del alfabeto es lo mismo que 64 +1, la segunda letra del alfabeto ser 64 +2, la tercera 64 + 3 y as sucesivamente. Si necesitamos conocer la dcima letra del alfabeto utilizaremos la frmula CARACTER(64 + 10):
La suma 64 + 10 que coloqu dentro de la funcin no es necesaria. Solamente lo he hecho para ilustrar de una mejor manera que estoy buscando la dcima letra del alfabeto pero obtendramos el mismo resultado con solo especificar la frmula CARACTER(74). Puedes hacer un ejercicio y enlistar todas las letras del alfabeto de acuerdo a su posicin. En la siguiente hoja de Excel tengo las posiciones de las letras en la columna C y en la columna D mostrar la letra correspondiente con tan solo hacer la suma del nmero 64 y la posicin deseada:
(EXCEL TOTAL 2010) La funcin DIAS.LAB en Excel La funcin DIAS.LAB en Excel nos ayuda a obtener el nmero de das laborables entre dos fechas determinadas. La funcin DIAS.LAB nos permite especificar un conjunto de das de vacaciones que sern excluidos de los das laborables contabilizados. Sintaxis de la funcin DIAS.LAB A continuacin una descripcin de los argumentos de la funcin DIAS.LAB:
Fecha_inicial (obligatorio): Es la fecha a partir de la cual se comenzarn a contar los das laborables. Fecha_final (obligatorio): La fecha que marca el final de la contabilizacin de das laborables. Vacaciones (opcional): Conjunto de una o varias fechas que sern excluidas del calendario de das laborables. La funcin DIAS.LAB contabiliza los das laborables de lunes a viernes y excluye los fines de semana (sbado y domingo). Ejemplos de la funcin DIAS.LAB En el siguiente ejemplo podrs observar el nmero de das laborables que existen entre el 1 de enero del 2012 y el 22 de febrero del 2012.
Con este resultado puedes comprobar que se han excluido los sbados y los domingos. Ahora incluir una lista de das de vacaciones de la siguiente manera:
Observa que he colocado un nombre para el rango de celdas B3:B5 y lo he llamado Vacaciones. En seguida modificar la funcin DIAS.LAB para que considere los das de vacaciones.
La funcin deja de contabilizar las fechas especificadas como vacaciones y lo puedes ver reflejado en el resultado final. Si por alguna razn llegamos a colocar en la lista de das de vacaciones la fecha de un sbado o de un domingo esos das no surtirn ningn efecto porque la funcin DIAS.LAB no contabiliza esos das. Observa en el siguiente ejemplo cmo he agregado a la lista de das de vacaciones un par de fechas que corresponden a un sbado (18/02/2012) y un domingo (19/02/2012) y sin embargo el resultado de la funcin DIAS.LAB no cambia respecto al ejemplo anterior:
Observa que para este ltimo ejemplo no utilic el nombre Vacaciones en el tercer argumento de la funcin sino que coloqu explcitamente la referencia para el rango B3:B7. Esto nos confirma que podemos utilizar ambos mtodos al momento de especificar la lista de das de vacaciones. (EXCEL TOTAL 2010) LA FUNCIN DIAS. LAB. INTL EN EXCEL La funcin DIAS.LAB.INTL en Excel fue introducida en la versin 2010 y nos permite contar los das laborables entre dos fechas pero con la ventaja de poder especificar los das de la semana que necesitamos considerar como fines de semana adems de los das de vacaciones. LA SINTAXIS DE LA FUNCIN DIAS.LAB.INTL La funcin DIAS.LAB.INTL tiene cuatro argumentos que nos permiten personalizar adecuadamente la manera en como deseamos contar los das laborables.
Fecha_inicial (obligatorio): Fecha donde se inicia el conteo de los das laborables. Fecha_final (obligatorio): Fecha final del conteo de das laborables. Fin_de_semana (opcional): Nmero que especifica el da o das que sern considerados como el fin de semana. Das_no_laborables (opcional): Conjunto de una o varias fechas que indican los das no laborables. Si no especifica el argumento de Fin_de_semana la funcin DIAS.LAB.INTL har el clculo de das laborables suponiendo un fin de semana de sbado y domingo. Establecer un fin de semana personalizado El tercer argumento de la funcin DIAS.LAB.INTL nos permite especificar los das de la semana que sern considerados como fines de semana. Por ejemplo, si deseo especificar que el fin de semana est formado slo por el da domingo debo escribir la funcin de la siguiente manera: =DIAS.LAB.INTL(B1,B2,11) El nmero 11 en el tercer argumento de la funcin har que se consideren slo los domingos como el fin de semana. Observa el resultado de la funcin recin escrita.
A continuacin muestro la lista completa de nmeros vlidos para el tercer argumento de la funcin DIAS.LAB.INTL:
Considerar das no laborables Para agregar una lista de das no laborables a la funcin DIAS.LAB.INTL podemos crear un rango con la lista de fechas que deseamos que no sean contadas. En el siguiente ejemplo especificar un fin de semana de viernes y sbado y adems agregar tres fechas como das no laborables en el rango B3:B5:
La funcin DIAS.LAB.INTL en Excel es una funcin muy flexible que seguramente se adaptar adecuadamente a la manera en cmo necesites realizar el clculo de los das laborables. (EXCEL TOTAL 2010) LA FUNCIN DIASEM EN EXCEL La funcin DIASEM en Excel nos devuelve el nmero que identifica a un da de la semana, es decir, nos regresa un nmero entre 1 y 7 el cual indicar qu da de la semana corresponde a una fecha determinada. SINTAXIS DE LA FUNCIN DIASEM La funcin DIASEM tiene dos argumentos
Nm_de_serie (obligatorio): Es la fecha de la cual necesitamos conocer el da de la semana. Tipo (opcional): Nos permite configurar el da asignado como primer da de la semana. El segundo parmetro de la funcin es opcional pero nos permite configurar la manera en que la funcin identifica los das de la semana. Por ejemplo, si especificamos el nmero 2 para este argumento, la funcin DIASEM devolver el nmero 1 en caso de que la fecha especificada sea lunes. En base al nmero especificado en el segundo argumento ser la numeracin de los das. A continuacin la tabla de posibles valores para el argumento Tipo:
En caso de que se omita el argumento Tipo la funcin asumir el valor 1 y regresar el nmero 1 al encontrar un da domingo y el nmero 7 para un da sbado. Para las versiones anteriores a Excel 2010 solamente estn disponibles los valores 1, 2 y 3 para el argumento Tipo. Ejemplos de la funcin DIASEM Para conocer el da de la semana que corresponde a la fecha 14/02/2012 podemos utilizar la funcin DIASEM de la siguiente manera:
Ya que no hemos especificado el segundo argumento de la funcin, Excel asume que el nmero 1 es para el da domingo y por lo tanto el 14 de febrero del 2012 que es martes tendr asignado el nmero 3. Si ahora utilizo el segundo argumento de la funcin para que asigne el nmero 1 al da lunes entonces la respuesta de la funcin deber cambiar. Observa el resultado:
De acuerdo a la tabla de valores del argumento Tipo puedes observar que al poner el valor 2 estoy indicando a la funcin que el lunes tendr asignado el nmero 1 y por lo tanto ahora la funcin DIASEM nos da como resultado un 2 bajo esta nueva configuracin que corresponde al da martes. Mostrar el nombre del da Como hemos visto, la funcin DIASEM devuelve el nmero de da de la semana (Domingo = 1, sbado = 7), pero es posible obtener el nombre del da si utilizamos el formato personalizado dddd para una celda que contenga la fecha original. Para nuestro ejemplo he copiado la fecha de la celda B1 a la celda B3 y he aplicado el formato de la siguiente manera:
La funcin DIASEM nos ayudar a conocer fcilmente el da de la semana que corresponde a cualquier fecha especificada. (EXCEL TOTAL 2010) LA FUNCIN SI EN EXCEL La funcin SI en Excel es parte del grupo de funciones Lgicas y nos permite evaluar una condicin para determinar si es falsa o verdadera. La funcin SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lgica. SINTAXIS DE LA FUNCIN SI Adems de especificar la prueba lgica para la funcin SI tambin podemos especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la funcin.
Prueba_lgica (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada para conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolver en caso de que el resultado de la Prueba_lgica sea VERDADERO. Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolver si el resultado de la evaluacin es FALSO. La Prueba_lgica puede ser una expresin que utilice cualquier operador lgico o tambin puede ser una funcin de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, nmeros, referencias a otra celda o inclusive otra funcin de Excel que se ejecutar de acuerdo al resultado de la Prueba_lgica. Ejemplos de la funcin SI Probaremos la funcin SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la funcin SI desplegar un mensaje de APROBADO si la calificacin del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificacin es menor a 60. La funcin que utilizar ser la siguiente: =SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO") Observa el resultado al aplicar esta frmula en todas las celdas de la columna C.
UTILIZAR UNA FUNCIN COMO PRUEBA LGICA Es posible utilizar el resultado de otra funcin como la prueba lgica que necesita la funcin SI siempre y cuando esa otra funcin regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de funcin es la funcin ESNUMERO la cual evala el contenido de una celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor numrico. En este ejemplo quiero desplegar la leyenda SI en caso de que la celda de la columna A efectivamente tenga un nmero, de lo contrario se mostrar la leyenda NO. =SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO") Este es el resultado de aplicar la frmula sobre los datos de la hoja:
UTILIZAR UNA FUNCIN COMO VALOR DE REGRESO Como ltimo ejemplo mostrar que es posible utilizar una funcin para especificar el valor de regreso. Utilizando como base el ejemplo anterior, necesito que en caso de que la celda de la columna A contenga un valor numrico se le sume el valor que colocar en la celda D1. La funcin que me ayudar a realizar esta operacin es la siguiente: =SI(ESNUMERO(A2), SUMA(A2, $D$1), "NO") Como puedes observar, el segundo argumento es una funcin la cual se ejecutar en caso de que la prueba lgica sea verdadera. Observa el resultado de esta frmula:
Slo en los casos donde la funcin SI era verdadera se realiz la suma. De la misma manera podramos colocar una funcin para el tercer argumento en caso de que el resultado de la prueba lgica fuera falso. (EXCEL TOTAL 2010) LA FUNCIN O EN EXCEL La funcin O es una de las funciones lgicas de Excel y como cualquier otra funcin lgica solamente devuelve los valores VERDADERO o FALSO despus de haber evaluado las expresiones lgicas que se hayan colocado como argumentos. SINTAXIS DE LA FUNCIN O La funcin O en Excel nos ayudar a determinar si al menos uno de los argumentos de la funcin es VERDADERO.
Valor_lgico1 (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada por la funcin. Valor_lgico2 (opcional): A partir del segundo argumento las expresiones lgicas a evaluar con opcionales hasta un mximo de 255. La nica manera en que la funcin O devuelva el valor FALSO es que todas las expresiones lgicas sean falsas. Si al menos una expresin es verdadera entonces el resultado de la funcin O ser VERDADERO. Ejemplos de la funcin O Para comprobar el comportamiento de la funcin O haremos un ejemplo sencillo con la siguiente frmula: =O(1=2, 3>4, 5<>5, 7<=6, 8>=9) Si analizas con detenimiento cada una de las expresiones vers que todas son falsas y por lo tanto la funcin O devolver el valor FALSO. Observa el resultado:
Como mencion anteriormente, la funcin O devolver un valor VERDADERO si al menos una de las expresiones lgicas es verdadera. En nuestro ejemplo modificar solamente la primera expresin para que sea 1=1 de manera que tenga la siguiente frmula: =O(1=1, 3>4, 5<>5, 7<=6, 8>=9) Esto deber ser suficiente para que la funcin O devuelva un valor VERDADERO:
FUNCIONES COMO ARGUMENTO DE LA FUNCIN O Podemos utilizar funciones como argumentos de la funcin O siempre y cuando devuelvan VERDADERO o FALSO como resultado. En el siguiente ejemplo utilizo las funciones ESNUMERO y ESTEXTO para evaluar el tipo de dato de las celdas B1 y B2.
Ya que la celda B1 es un nmero la funcin ESNUMERO regresa el valor VERDADERO. Por otro lado la celda B2 es efectivamente una cadena de texto y por lo tanto la funcin ESTEXTO devuelve el valor VERDADERO. En consecuencia la funcin O tambin regresa el valor VERDADERO. Ahora intercambiar los valores de las celdas B1 y B2 de manera que tanto la funcin ESNUMERO como la funcin ESTEXTO devuelvan FALSO.
No olvides que la funcin O en Excel siempre devolver VERDADERO excepto cuando TODAS las expresiones lgicas evaluadas sean falsas. (EXCEL TOTAL 2010) LA FUNCIN Y EN EXCEL La funcin Y en Excel es una funcin lgica que nos permitir evaluar varias expresiones lgicas y saber si todas ellas son verdaderas. Ser suficiente con que cualquiera de las expresiones sea falsa para que el resultado de la funcin tambin sea FALSO. SINTAXIS DE LA FUNCIN Y Los argumentos de la funcin Y en Excel son los siguientes:
Valor_lgico1 (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada por la funcin. Valor_lgico2 (opcional): Expresiones lgicas a evaluar, opcional hasta un mximo de 255. La funcin Y solamente regresar el valor VERDADERO si todas las expresiones lgicas evaluadas son verdaderas. Bastar con que una sola expresin sea falsa para que la funcin Y tenga un resultado FALSO. Ejemplos de la funcin Y Observa la siguiente frmula y te dars cuenta de que todas las expresiones son verdaderas: =Y(5=5, 1<3, 8>6) Ya que todas las expresiones son verdaderas, la funcin Y devolver tambin el valor VERDADERO.
Ahora agregar una cuarta expresin que ser falsa: 7<>7. Observa cmo ser suficiente para que la funcin Y devuelva el valor FALSO:
ARGUMENTOS DE LA FUNCIN Y Cada un de los argumentos de la funcin Y puede ser una expresin lgica como en los ejemplos anteriores pero tambin puede ser una funcin de Excel que devuelva un valor FALSO o VERDADERO. Observa el siguiente ejemplo donde he combinado una expresin lgica con la funcin ES.PAR y la funcin ES.IMPAR las cuales evalan un nmero para indicarnos si es par o impar respectivamente.
Ya que tanto la expresin lgica como las funciones son evaluadas como verdaderas, entonces la funcin Y nos un resultado VERDADERO. Ahora observa como al cambiar solamente el argumento de la funcin ES.IMPAR con el nmero 6 (en lugar de 5), causar que la funcin Y nos devuelva el valor FALSO.
Si alguna vez necesitas estar seguro de que todo un grupo de expresiones lgicas sean verdaderas, la funcin Y en Excel ser una excelente opcin para hacerlo. (EXCEL TOTAL 2010) LA FUNCIN REDONDEAR EN EXCEL La funcin REDONDEAR en Excel nos ayuda a redondear un nmero a una cantidad de decimales especificados. La cantidad de decimales especificados puede ser un nmero positivo, negativo o cero. SINTAXIS DE LA FUNCIN REDONDEAR La funcin REDONDEAR tiene dos argumentos obligatorios:
Nmero (obligatorio): El nmero que va a ser redondeado. Nm_decimales (obligatorio): La cantidad de decimales a la que se desea redondear. Ejemplos de la funcin REDONDEAR En la celda A1 tengo el valor 16.475 y utilizar la funcin REDONDEAR con diferentes valores para el segundo argumento de manera que podamos observar la diferencia.
Cuando el segundo argumento de la funcin REDONDEAR es mayor a cero entonces el nmero se redondea a la cantidad de decimales especificada. Si colocamos un cero como segundo argumento, entonces se redondear hacia el nmero entero ms prximo. Por el contrario, si especificamos un nmero negativo, entonces la funcin REDONDEAR hace el redondeo hacia la izquierda del separador decimal. Ahora observa el valor 2.3928 siendo redondeado a una, dos y tres posiciones decimales.
Debes recordar que la funcin REDONDEAR hace siempre un redondeo hacia arriba a partir del nmero 5, de lo contrario el redondeo ser realizar hacia abajo. Considera los siguientes ejemplos: REDONDEAR(4.845,2) = 4.85 REDONDEAR(4.844,2) = 4.84 (EXCEL TOTAL 2010) LA FUNCIN SUMAR. SI EN EXCEL La funcin SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operacin. SINTAXIS DE LA FUNCIN SUMAR.SI La funcin SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicar a continuacin.
Rango (obligatorio): El rango de celdas que ser evaluado. Criterio (obligatorio): La condicin que deben cumplir las celdas que sern incluidas en la suma. Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango. El Criterio de la suma puede estar especificado como nmero, texto o expresin. Si es un nmero har que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho nmero. Si el criterio es una expresin podremos especificar alguna condicin de mayor o menor que. Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condicin en cierta columna que contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que tiene valores numricos. Todos estos casos quedarn ms claros con los siguientes ejemplos. Ejemplos de la funcin SUMAR.SI El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar todas las celdas que contienen el nmero 5.
Recuerda que la funcin SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el nmero 5, de lo contrario el resultado habra sido 2. La funcin SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen el nmero 5 y suma su valor. Ya que las celdas A2 y A7 cumplen con la condicin establecida se hace la suma de ambas celdas lo cual da el nmero 10 como resultado. Ahora cambiar la condicin a una expresin y sumare aquellas celdas que sean menores a 3. Observa el resultado de esta nueva frmula.
Ventas de un vendedor Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de la funcin SUMAR.SI el cual nos deja especificar un rango de suma diferente al rango donde se aplica el criterio. En el siguiente ejemplo tengo una lista de vendedores y deseo conocer el total de ventas de un vendedor especfico. Para obtener el resultado colocar el rango A2:A10 como el rango que debe ser igual al texto en la celda F1. El tercer argumento de la funcin contiene el rango C2:C20 el cual tiene los montos que deseo sumar.
La celda F2 que contiene la funcin SUMAR.SI muestra la suma de las ventas que pertenecen a Juan y excluye el resto de celdas. Podra modificar un poco esta frmula para obtener las ventas de un mes especfico. Observa el resultado de esta adecuacin en la celda F5:
(EXCEL TOTAL 2010) LA FUNCIN RESIDUO EN EXCEL El residuo es el sobrante de una divisin inexacta. La funcin RESIDUO en Excel nos ayuda a obtener el sobrante (residuo) que haya resultado de la divisin de dos nmeros. SINTAXIS DE LA FUNCIN RESIDUO La sintaxis de la funcin RESIDUO es la siguiente:
Nmero (obligatorio): Nmero que ser dividido. Tambin conocido como dividendo. Nm_divisor (obligatorio): Nmero por el cual se sea hacer la divisin. Si la divisin entre Nmero y Nm_divisor no es exacta tendremos un residuo diferente a cero. Ejemplos de la funcin RESIDUO RESIDUO(21, 5) = 1 RESIDUO(23, 5) = 3 RESIDUO(25, 5) = 0 Si el resultado de la funcin RESIDUO es cero ser un indicador de que tenemos una divisin exacta y por lo tanto tenemos un nmero que es divisible. Comprobar la divisibilidad de un nmero En el siguiente ejemplo tenemos una columna de nmeros y otra columna de divisores. Podemos conocer fcilmente las parejas de nmeros que son divisibles utilizando la funcin RESIDUO y observando aquellos que tienen un residuo igual a cero.
(EXCEL TOTAL 2010) LA FUNCIN COMBINAT EN EXCEL La funcin COMBINAT en Excel nos ayuda a obtener la cantidad de combinaciones posibles para un nmero determinado de elementos. Una combinacin es un subconjunto de elementos sin importar su orden interno. SINTAXIS DE LA FUNCIN COMBINAT La sintaxis de la funcin COMBINAT es la siguiente.
Nmero (obligatorio): El nmero total de elementos Tamao (obligatorio): El nmero de elementos en cada combinacin Algunas consideraciones importantes sobre la funcin COMBINAT son las siguientes: 1. Los argumentos deben ser nmeros enteros, en caso contrario, Excel truncar los nmeros. 2. Si cualquiera de los argumentos es menor a cero, o si Nmero < Tamao, entonces la funcin COMBINAT regresar el error #NUM! 3. Cualquier argumento que no sea un valor numrico ocasionar que la funcin COMBINAT devuelva el error #VALOR! Ejemplos de la funcin COMBINAT Para entender mejor la funcin COMBINAT hagamos un ejemplo muy sencillo. Tengo tres cajas etiquetadas como A, B y C. Cuntas posibles combinaciones de 2 cajas puedo hacer? La respuesta nos la da la funcin COMBINAT: COMBINAT(3, 2) = 3 Esta respuesta la podemos validar fcilmente porque efectivamente con las tres cajas puedo hacer las siguientes combinaciones: [A, B], [A, C] y [B, C]. Si agrego una cuarta caja etiquetada como D el nmero de posibles combinaciones aumenta a seis. COMBINAT(4, 2) = 6 Las combinaciones posibles son las siguientes: [A, B], [A, C], [A, D], [B, C], [B, D] y [C, D]. (EXCEL TOTAL 2010) LA FUNCIN ALEATORIO. ENTRE EN EXCEL La funcin ALEATORIO.ENTRE en Excel devuelve un nmero aleatorio que se encontrar entre el lmite inferior y el lmite superior especificados. La funcin ALEATORIO.ENTRE siempre devolver un nmero entero. SINTAXIS DE LA FUNCIN ALEATORIO.ENTRE La funcin ALEATORIO.ENTRE tiene solamente dos argumentos:
Inferior (obligatorio): Lmite inferior del nmero aleatorio generado. Superior (obligatorio): Lmite superior del nmero aleatorio generado. La funcin ALEATORIO.ENTRE regresar un nuevo nmero aleatorio cada vez que se recalcule la hoja de clculo. Ejemplo de la funcin ALEATORIO.ENTRE Para generar un nmero aleatorio entre 1 y 100 escribe la siguiente frmula en cualquier celda de la hoja. =ALEATORIO.ENTRE(1, 100) Para obtener un nmero aleatorio diferente solamente debes presionar la tecla F9 y tendremos un nuevo nmero aleatorio entre 1 y 100. Nmeros aleatorios negativos La funcin ALEATORIO.ENTRE tambin puede generar nmeros aleatorios negativos. Por ejemplo, si deseo tener un nmero aleatorio que se encuentre entre -50 y 50 puedo escribir la siguiente frmula: =ALEATORIO.ENTRE(-50, 50) Solo recuerda colocar siempre en el primer argumento el lmite inferior, que para este ejemplo es el nmero negativo, ya que si inviertes los argumentos la funcin ALEATORIO.ENTRE devolver el error #NUM! (EXCEL TOTAL 2010) LA FUNCIN ESBLANCO EN EXCEL La funcin ESBLANCO en Excel es una funcin que comprueba el valor de una celda y devuelve el valor lgico VERDADERO en caso de que sea una celda vaca, de lo contrario regresar el valor FALSO. SINTAXIS DE LA FUNCIN ESBLANCO La funcin ESBLANCO solamente tiene un argumento.
Valor (obligatorio): valor o referencia a la celda que deseamos validar. Ejemplos de la funcin ESBLANCO En la siguiente imagen puedes observar cmo la funcin ESBLANCO en la celda B1 regresa un valor FALSO cuando pasamos como argumento la referencia de la celda A1 la cual contiene un texto.
Por el contrario, si en la celda B2 utilizamos la funcin ESBLANCO para evaluar el contenido de la celda A2, obtendremos un valor VERDADERO porque la celda A2 est vaca.
La funcin ESBLANCO regresar el valor FALSO cuando la celda que est siendo evaluada contiene un error. Observa el siguiente ejemplo.
(EXCEL TOTAL 2010) LA FUNCIN ESNOD EN EXCEL La funcin ESNOD en Excel nos ayuda a saber si una celda contiene el error #N/A. Este tipo de error indica que Excel no ha encontrado el valor especificado, es decir tenemos un valor No Disponible (N/A = Not Available). SINTAXIS DE LA FUNCIN ESNOD
Valor (obligatorio): El valor que deseamos evaluar para saber si contiene el tipo de error #N/A. Ejemplos de la funcin ESNOD En la siguiente imagen puedes observar en la columna A una serie de valores diferentes. La celda A1 contiene un texto, la celda A2 un nmero, la celda A3 es una celda vaca.
Las celdas inferiores contienen diferentes tipos de errores y solamente la celda A8 contiene el tipo de error #N/A. Ahora en la columna B utilizar la funcin ESNOD para evaluar los valores de la columna A. Observa el resultado a continuacin:
De esta manera comprobamos que la funcin ESNOD regresar el valor VERDADERO solo en caso de encontrar el tipo de error #N/A. Un uso muy prctico de la funcin ESNOD es para saber si el resultado de otra funcin es especficamente el error #N/A. Observa la siguiente frmula: =ESNOD(BUSCARV("valor", D1:G14, 4)) En este ejemplo estoy utilizando la funcin ESNOD para saber si la funcin BUSCARV regresa un error del tipo #N/A. (EXCEL TOTAL 2010) LA FUNCIN ESERROR EN EXCEL La funcin ESERROR en Excel nos ayuda a comprobar si un valor es un error y nos devuelve el valor VERDADERO o FALSO. El valor evaluado puede ser una celda o una frmula cuyo resultado ser evaluado. SINTAXIS DE LA FUNCIN ESERROR
Valor (obligatorio): Es el valor que se desea evaluar. Ejemplos de la funcin ESERROR La funcin ESERROR evala el valor de una celda para saber si contiene alguno de los errores de Excel. Observa la siguiente imagen que contiene todos los errores posibles en Excel y a su lado el resultado de la funcin ESERROR.
Slo en el caso en donde la celda tenga un valor de error la funcin ESERROR devolver el valor VERDADERO. En el ejemplo anterior las celdas A9, A10 y A11 no contienen un error y por lo tanto la funcin ESERROR devuelve el valor FALSO. (EXCEL TOTAL 2010) LA FUNCIN BUSCARV EN EXCEL La funcin BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la funcin BUSCARV es la bsqueda dentro de un directorio telefnico. Si queremos tener xito para encontrar el telfono de una persona dentro del directorio telefnico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona. Posteriormente habr que buscar el nombre dentro del directorio telefnico para entonces obtener el nmero correcto. Crear una tabla de bsqueda Para poder utilizar la funcin BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la informacin organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la funcin BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la V en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos. Por ejemplo, nuestro directorio telefnico debera estar organizado de la siguiente manera:
Otra condicin que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera nica a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servir como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual. Algo que debemos cuidar con la tabla de bsqueda es que si existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizar la bsqueda. Una vez que la tabla de bsqueda est lista podemos utilizar la funcin BUSCARV. SINTAXIS DE LA FUNCIN BUSCARV La funcin BUSCARV tiene 4 argumentos:
Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no har diferencia entre maysculas y minsculas. Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de bsqueda que contiene todos los datos donde se tratar de encontrar la coincidencia del Valor_buscado. Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la funcin BUSCARV encuentre una coincidencia del Valor_buscado nos devolver como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el nmero de columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna nmero 1. Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lgico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la funcin BUSCARV realizar una bsqueda exacta (FALSO) o una bsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una bsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de bsqueda est ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados. Ejemplo de la funcin BUSCARV Para probar la funcin BUSCARV con nuestra tabla de bsqueda ejemplo que contiene informacin de nmeros telefnicos seguimos los siguientes pasos: 1. En la celda E1 colocar el valor que deseo buscar. 2. En la celda E2 comienzo a introducir la funcin BUSCARV de la siguiente manera: =BUSCARV( 3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la funcin: =BUSCARV(E1, 4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los ttulos de columna. Para el ejemplo ser el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de bsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento: =BUSCARV(E1,A2:B11, 5. Como tercer argumento colocar el nmero 2 ya que quiero que la funcin BUSCARV me devuelva el nmero de telfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeracin de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Telfono es la columna nmero 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,): =BUSCARV(E1,A2:B11,2, 6. Para el ltimo argumento de la funcin especificar el valor FALSO ya que deseo hacer una bsqueda exacta del nombre. =BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO) Observa el resultado de la funcin recin descrita:
Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su valor para buscar el telfono de otra persona y la funcin BUSCARV actualizar el resultado automticamente.
Errores comunes al usar la funcin BUSCARV Si la columna llave no tiene valores nicos para cada fila entonces la funcin BUSCARV regresar el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado. Si especificamos un indicador de columna mayor al nmero de columnas de la tabla obtendremos un error de tipo #REF! Si colocamos el indicador de columna igual a cero la funcin BUSCARV regresar un error de tipo #VALOR! Si configuramos la funcin BUSCARV para realizar una bsqueda exacta, pero no encuentra el valor buscado, entonces la funcin regresar un error de tipo #N/A. La funcin BUSCARV es una de las funciones ms importantes en Excel. Es necesario que dediques tiempo para aprender correctamente su uso y vers que podrs sacar mucho provecho de esta funcin. (EXCEL TOTAL 2010) LA FUNCIN COINCIDIR EN EXCEL La funcin COINCIDIR en Excel nos ayuda a localizar un elemento dentro de un rango de celdas y nos devuelve su posicin. En otras palabras, la funcin COINCIDIR nos ayuda a obtener el nmero de fila que ocupa el elemento buscado. SINTAXIS DE LA FUNCIN COINCIDIR La funcin COINCIDIR tiene tres argumentos:
Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando. Matriz_buscada (obligatorio): El rango de celdas donde realizaremos la bsqueda. Tipo_de_coincidencia (opcional): Un nmero que indica el tipo de coincidencia en la bsqueda. El Tipo_de_coincidencia especificado en la funcin tendr un efecto en la manera en que se hace la bsqueda. Los siguientes valores son los posibles para el tercer argumento de la funcin COINCIDIR: 1: La funcin COINCIDIR encontrar el valor ms grande que sea menor o igual al valor buscado. La matriz de bsqueda debe estar ordenada de manera ascendente. 0: La funcin COINCIDIR encontrar el primer valor que sea exactamente igual al valor buscado. La matriz de bsqueda puede estar en cualquier orden. -1: La funcin COINCIDIR encontrar el valor ms pequeo que sea mayor o igual que el valor buscado. La matriz de bsqueda debe estar ordenada de manera descendente. Cuando no se especifica el tercer argumento de la funcin COINCIDIR se utilizar de manera predeterminada el valor 1. Ejemplos de la funcin COINCIDIR Comenzar con un ejemplo de una bsqueda exacta con la funcin COINCIDIR. Para ello tengo una lista de valores en la columna A y utilizar la siguiente frmula: =COINCIDIR("EFG", A1:A10, 0) Observa el resultado de la frmula:
La funcin COINCIDIR nos devuelve el nmero 5 que es precisamente la posicin que ocupa el valor buscado. Ahora observa lo que sucede al utilizar la siguiente frmula: =COINCIDIR("JOX", A1:A10) En primer lugar debemos saber que el valor JOX no est dentro de la lista as que no habra una coincidencia exacta, pero al omitir el tercer argumento de la funcin estoy indicando que deseo hacer una bsqueda aproximada. Observa el resultado:
La funcin COINCIDIR devuelve el nmero 9 porque es el elemento que contiene al menos una de las letras del valor buscado y es, por lo tanto, la mejor coincidencia encontrada. Notas adicionales sobre la funcin COINCIDIR Algunas notas adicionales sobre la funcin COINCIDIR son las siguientes: La funcin COINCIDIR no hace diferencia entre maysculas y minsculas. Cuando la funcin COINCIDIR no encuentra alguna coincidencia devolver el tipo de error #N/A (EXCEL TOTAL 2010) LA FUNCIN BUSCAR EN EXCEL La funcin BUSCAR en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de celdas y como resultado nos devolver el valor correspondiente del rango de resultados que especifiquemos. La funcin BUSCAR se puede utilizar en forma vectorial o en forma matricial. FORMA VECTORIAL DE LA FUNCIN BUSCAR Comenzar explicando la forma vectorial de la funcin BUSCAR. Bajo esta forma podemos buscar un valor en un rango de celdas el cual debe ser una sola columna o una sola fila. La sintaxis para realizar la bsqueda es la siguiente:
Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar. Vector_de_compraracin (obligatorio): Un rango de celdas que est formado por una sola columna o una sola fila en donde se realizar la bsqueda. Vector_resultado (opcional): El rango de celdas que contiene la columna o fila de resultados que deseamos obtener. El Vector_de_comparacin debe estar siempre en orden ascendente, de lo contrario la funcin devolver resultados incorrectos. En caso de especificar el Vector_resultado deber ser del mismo tamao que Vector_de_comparacin. Ejemplo de la funcin BUSCAR en forma vectorial Para este ejemplo tengo una lista de alumnos con sus nombres, apellidos y calificaciones y de los cuales deseo encontrar la calificacin de alguno de ellos con tan solo especificar su nombre.
En la celda F1 colocar el nombre del alumno y en la celda F2 la funcin BUSCAR la cual me ayudar a obtener su calificacin. Desarrollemos la frmula paso a paso: 1. Introducir la funcin BUSCAR y especificar el primer argumento que es el valor buscado. =BUSCAR(F1, 2. Como segundo argumento debo especificar el rango donde se realizar la bsqueda: =BUSCAR(F1, A2:A6, 3. El ltimo argumento ser el rango que tiene los resultados que deseo obtener y que en este ejemplo son las calificaciones en C2:C6: =BUSCAR(F1, A2:A6, C2:C6) Observa cmo la funcin BUSCAR regresa la calificacin que corresponde al nombre buscado.
Si en lugar de la calificacin quisiera obtener el apellido del alumno basta con cambiar el tercer argumento de la funcin para indicar el rango que contiene los apellidos que es B2:B6.
FORMA MATRICIAL DE LA FUNCIN BUSCAR La funcin BUSCAR tambin puede ser utilizada con un arreglo, el cual debe estar formado por los valores de bsqueda y los valores de regreso. La sintaxis para realizar la bsqueda de manera matricial es la siguiente:
Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar. Matriz (obligatorio): Arreglo de valores que contiene tanto los valores de bsqueda y de resultados. Ejemplo de la funcin BUSCAR en forma matricial Hagamos un ejemplo sencillo para ilustrar el uso de la funcin BUSCAR en forma matricial. Supongamos que tengo un arreglo con las vocales del abecedario: {A,E,I,O,U} y por otro lado un arreglo indicando el nmero de vocales: {1, 2, 3, 4, 5}. Dada una vocal en la celda A1 deseo saber qu nmero de vocal le corresponde. Para ello puedo utilizar la siguiente frmula: =BUSCAR(A1,{"A","E","I","O","U"; 1,2,3,4,5}) La funcin BUSCAR regresar el nmero de vocal que haya encontrado en la celda A1. Observa el resultado:
(EXCEL TOTAL 2010)
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