Proyecto Peruano Canadiense

SISTEMA DE gestin ACADMICA PERUANO CANADIENSE
FC-ISI-INGENIERA DEL SOFTWARE I Pgina 1

SISTEMA DE
gestin
ACADMICA
PERUANO
CANADIENSE
TRABAJO FINAL DE INGENIERA
DEL SOFTWARE I

El sistema que se va a plantear, est orientada en funcin a los
objetivos de la organizacin y a la funcionalidad de sus procesos,
brindndoles mayor eficiencia y facilidad en el manejo de datos.
De acuerdo a esto y viendo los requerimientos, se lleg a la
conclusin de implementar con la tecnologa disponible
actualmente un Sistema de Gestin Acadmica denominado
West_Gyk 1.0

WEST_GYK 1.0
2010
FACULTAD DE CIENCIAS
INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA
03/09/2010
UNIVERSIDAD NACIONAL DE ANCASH
SANTIAGO ANTNEZ DE MAYOLO

FC-ISI- ING. DEL SOFTWARE I Pgina 2

PRESENTACIN

Ing. Miguel ngel Silva Zapata:

Docente del Curso: Ingeniera de Software I.

En la actualidad la necesidad de informacin en una organizacin es vital para la toma de
decisiones, sobre todo si la informacin es presentada de manera oportuna, precisa y clasificada.
Por lo que los alumnos del quinto ciclo de la Escuela de Ingeniera de Sistemas e Informtica de la
Universidad Nacional Santiago Antnez de Mayolo del Curso de Ingeniera de Software I, le
presentamos el siguiente proyecto denominado Proyecto de implantacin del Sistema de Gestin
Acadmica WEST_WYK 1.0 para el CEPTRO Peruano Canadiense.
Se espera que el presente ilustre la primera parte del trabajo, producto del esfuerzo y dedicacin con
el que se ha realizado, sea del agrado y cumpla las expectativas.

El grupo desarrollador.



DEDICATORIA

A Nuestros Padres
Que con su apoyo nos impulsan
da a da a ser mejores personas y
profesionales eficientes y
competitivos.

A Nuestros Docentes
Que son la fuente de los
conocimientos que usaremos y
desarrollaremos a lo largo de
nuestra vida profesional.

A Nuestros Compaeros
Que hacen de la amistad una
norma de vida, de colaboracin y
apoyo incondicional.



RESUMEN

Implementacin de un Sistema de Informacin para el mejoramiento del control de operaciones
del CEPTRO Peruano Canadiense.

El CEPTRO como toda institucin ha ido evolucionando en la forma de administrar sus recursos.
Producto de esta evolucin, se ha generado procesos complejos, tediosos y burocrticos que se
traducen en altos volmenes de informacin que necesitan ser administrados de manera eficiente
para evitar el esfuerzo excesivo y la utilizacin inadecuada de recursos en la ejecucin de las
actividades.

El presente trabajo plantea la Implementacin de un Sistema Acadmico de Informacin para el
mejoramiento del control de operaciones en el Instituto desde el punto de vista de los sistemas de
informacin. Para lo cual se ha hecho un estudio de la organizacin a fin de sealar correctamente
los objetivos institucionales que se quieren alcanzar, y para los cuales se disearan y construir el
sistema de informacin Acadmica. Asimismo, para la elaboracin del sistema se han utilizado
herramientas de desarrollo de software acorde con las tendencias tecnolgicas.

El resultado del presente trabajo se traduce en la mejor utilizacin de recursos y la agilizacin del
control de operaciones permitiendo obtener la informacin adecuada y automatizada para mejorar
los criterios de evaluacin para la toma de decisiones.



ABSTRACT

"Implementing an information system to improve operational control of Canadian Peruvian scepter."

The scepter as any institution has evolved in the way of managing their resources. Proceeds from
this development, it has generated complex processes, cumbersome and bureaucratic that carry high
volumes of information that need to be managed efficiently to avoid overexertion and improper use
of resources in the implementation of activities.

This work raises the Implementation of an Academic Information System to improve the control of
operations at the Institute from the point of view of information systems. For which it has made a
study of the organization in order to identify correctly the institutional objectives to be achieved, and
which was designed and built the Academic Information System. Also, for the development of the
system have used software development tools in line with technology trends.

The result of this work translates into better utilization of resources and faster control of operations
can benefit from appropriate information and automated to improve the assessment criteria for
decision making.


INTRODUCCIN

En la actualidad la necesidad de informacin en una organizacin es vital para la toma de
decisiones, sobre todo si la informacin es presentada de manera oportuna, precisa y clasificada. As
mismo es muy importante saber el rumbo que debe de seguir nuestro negocio, cuales son las
principales tendencias y cambios que se logran avizorar en el entorno.

El objetivo de este estudio es aumentar tanto los conocimientos y habilidades aportando a los
usuarios nuevas formas de entender sus tareas y factores que le afectan as como producir
aprendizaje y aumentar la motivacin interna.

Adems, realizar la reorganizacin de actividades y una adaptacin de la infraestructura de la
empresa para recuperar una posicin de equilibrio entre sus elementos afectando en el nivel de
control y de compromiso de los miembros de la organizacin.



PROYECTO DE DESARROLLO DE SOFTWARE PARA EL CETPRO PERUANO
CANADIENSE

I. DATOS DE LA INSTITUCIN

1.1 UBICACIN

Jr. Lucar y Torre N 515- Segundo Piso
Telf.: 043 426910
Correo: peruanocanadiense_hz@hotmail.com

1.2 MISIN

El CETPRO PERUANO CANADIENSE, es una institucin privada de educacin
tcnica que desempea la funcin que le compete con la autonoma que la Constitucin y
las leyes peruanas le otorgan.

El CETPRO PERUANO CANADIENSE, es un centro de estudios tcnicos, creado para
contribuir decididamente al desarrollo socio-econmico y cultural de la Regin Ancash y
del pas con programas de currculo integrado, por Ciclos y Mdulos Ocupacionales en la
Especialidad de Computacin E INFORMTICA , para la formacin de tcnicos
profesionales, por medio de una educacin basada en el respeto por los derechos humanos,
el desarrollo integral de la personalidad humana, la insercin y la participacin del pas en
los procesos socio-econmicos, el avance de La tecnologa, la formacin y la aplicacin de
la educacin tcnica en la generacin de un desarrollo sostenible, dentro de un proceso de
auto evaluacin permanente con el propsito firme de buscar la excelencia acadmica.

1.3 VISIN

Es razn y sentido del CETPRO PERUANO CANADIENSE, contribuir a que la
sociedad progrese decididamente hacia la igualdad de oportunidades, para ser reconocida
en el mbito local, regional y nacional como una de Las instituciones de educacin tcnica
lder en la formacin integral de recurso humano capacitado profesionalmente, que
contribuyan al desarrollo empresarial pblico y privado; as como por su permanente
actualizacin y aplicacin de la tecnologa y los valores humanos en funcin de la
educacin y del bien comn.

1.4 OBJETIVOS

Contribuir al desarrollo socio-econmico-cultural de la regin Ancash brindando
educacin tcnico superior de nivel avanzado.
Promover el aprendizaje del idioma Ingls en la ciudad de Huaraz.


Brindar la mejor formacin tcnica a nuestros alumnos para su mejor desempeo
en la sociedad, con eficiencia, responsabilidad y destreza.

1.5 ORGANIGRAMA

II. REAS

2.1 COORDINACIN ACADMICA

Esta rea se encarga de supervisar toda la informacin acadmica de los alumnos, por ciclo
y nivel en los que se encuentran.

2.2 SECRETARA Y TESORERA

Se encarga de atender a todos los interesados, as como a los alumnos mismos y a los
docentes.
UNIDAD DE GESTIN
EDUCATIVA HUARAZ
DIRECCIN CETPRO
PERUANO CANADIENSE
LIC. Elmer Gonzales Pineda
COORDINADOR ACADMICO
Lic. Carlos Gonzales Ardiles
PERSONAL DE SERVICIO
Sra. Lizbeth Gregorio Espinoza
CONEI
SECRETARA
Srta. Lady Broncano Trejo
Srta. July Fructuoso
ADMINISTRACIN GENERAL
Lic. Cecilia Veramendi
PERSONAL DOCENTE
ALUMNOS DE LA ESPECIALIDAD


Realiza el proceso de matrcula, proceso de tesorera y el proceso de llenado de notas.

Controla el stock de los libros, compra y venta de los mismos.

III. EQUIPO DESARROLLADOR

3.1 INTEGRANTES DEL EQUIPO

ARMAS CHARRY EVELYN
ASENCIOS SILVA KELLY
CARRIN APSTEGUI STEPHANIE
EVANGELISTA MAGUIA GUSTAVO
TREJO FLORES WILFREDO MANUEL

3.2 PERSONAL DE LA ORGANIZACIN QUE COLABOR

Lic. Cecilia Veramendi
Lic. Carlos Gonzales Ardiles
Srta. Lady Broncano Trejo
Srta. July Fructuoso

3.3 ASESOR

Ing. Silva Zapata, Miguel ngel

IV. DESARROLLO DEL PROYECTO

4.1 TTULO DEL SOFTWARE

4.2 DESCRIPCIN DEL PROBLEMA

En el caso de esta organizacin, se presenta el problema en las siguientes reas: Tesorera,
Secretara y Acadmico.

West_Gyk 1.0



En el rea de secretara y acadmica se observa poca eficiencia en tres aspectos: proceso
de matrcula, llenado de notas, control de toda la informacin, emisin de certificados y
control de stock de libros. Estos procesos son realizados con hojas de Excel, manualmente
y bastante papeleo.

En el rea de tesorera, los procesos tambin son manuales (matrculas, inscripciones, etc.).
El balance de los ingresos y egresos, la cual es revisada por la administradora para su
conformidad, al ser manual el manejo de las cuentas, presenta cierta lentitud e ineficiencia.

4.3 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Para empezar tenemos que tener en cuenta que la empresa est en proceso de expansin y
para entender mejor su funcionamiento realizamos una entrevista a los encargados,
logrando obtener los posibles requerimientos en materia de procesamiento de datos.

En esencia, de acuerdo a lo obtenido en la entrevista, el software tendr las siguientes
caractersticas:

Despacho de tareas
Seguridad en el manejo de datos
Edicin interactiva
Procesamiento en lotes de programas de aplicacin
Medios para manejos de formatos
Servicios de tipo general

El sistema que se va a plantear, est orientada en funcin a los objetivos de la organizacin
y a la funcionalidad de sus procesos, brindndoles mayor eficiencia y facilidad en el
manejo de datos. De acuerdo a esto y viendo los requerimientos, se lleg a la conclusin
que se puede implementar con la tecnologa disponible actualmente, sin implicar
demasiado o costo y en un tiempo no mayor a un ao.

El nico sistema que emplean es el Excel, conforme se va desarrollando el software se
podr apreciar si ambos se pueden integrar.

4.4 DESCRIPCIN DE LOS ESCENARIOS Y PROCESOS

4.4.1 Proceso de matrcula y pagos

Se realiza publicidad a travs de las radios Studio 92, la Mega, Caribea y RPP
durante tres semanas al mes. Los interesados llegan a informarse donde las
secretarias sobre los horarios, pagos y los cursos que se vienen dictando segn el
siguiente cuadro:



Detalle Matrcula Mensualidad Libro (x 2 ciclos) Duracin
Kids1 S/. 15.00 S/. 80.00 S/. 50.00 --------
Kids 2 S/. 15.00 S/. 80.00 S/. 50.00 -----------
Bsico S/. 15.00 S/. 80.00 S/. 50.00 10 ciclos
Intermedio S/. 15.00 S/. 85.00 S/. 50.00 10 ciclos
Avanzado S/. 15.00 S/. 90.00 S/. 50.00 10 ciclos

Posteriormente los que decidan iniciar sus estudios en la institucin tendrn que
pagar los derechos de matrcula y costo de libro, en cuanto a la mensualidad se les
da facilidades de pago, con retraso de 15 das para su pago respectivo.

Finalmente se toman los datos del alumno para su respectivo almacenamiento en el
archivo acadmico del cetpro.

4.4.2 Proceso Acadmico-Llenado de Notas

Utilizan el paquete Office, particularmente el Excel, para mantener el estado
acadmico de los alumnos.

La secretara entrega a los docentes las pre-actas que ellos deben llenar
manualmente con las notas de cada alumno a su cargo, de igual modo el formato de
asistencias.

El docente encargado de cada grupo al finalizar el ciclo entrega a la secretara las
pre-actas debidamente llenadas as la asistencia general de los alumnos.

Posteriormente estas actas son derivadas al coordinador acadmico para su visto
bueno, luego reingresa a la secretara para el vaciado de notas en cuadros elaborados
en Excel.

4.4.3 Tesorera

I ngresos:

Los ingresos se dan por los siguientes conceptos:

Matrcula
Pensin
Pago de libros
Constancias
CDs

Por cada ingreso o pago al centro se emiten boletas para su respectivo control en el
formato de Excel.


Egresos:

Los egresos se dan por los siguientes conceptos:

Compras de tiles de escritorio.
Compras diversas.
Pagos a docentes.
Pagos de alquiler.
Pagos por servicios bsicos.
Pagos a administrativos.
Gastos de publicidad.
Gastos por compra de libros a la Editorial SBS Trujillo.

Por cada egreso se recepcionan comprobantes para su respectivo registro en el
control de Caja, en formato Excel.

4.5 REQUERIMIENTOS

- Buscar a los alumnos por nmero de boleta
- Registrar ingreso y egresos
o Ingresos
Matrcula
Pensin
Pago de libros
Constancias
CDs
o Egresos
Compras
Pagos: docentes, alquiler, servicios, pagos a administrativos

- Asignar e informar del libro que le corresponde a cada alumno por ciclo (considerando
que es un libro para cada 2 ciclos). Tambin llevar un registro e informar del stock de
libros que estn a la venta.
- Informar de quienes han pagado y quienes deben
- Que el sistema posea una contrasea de seguridad por usuario
- Registrar datos completos de los alumnos
- Imprimir recibos
- Matricular alumnos por niveles (de acuerdo a los paquetes que ofrecen). Que durante el
proceso de matrcula, se pueda separar cupo, para regularizarlo posteriormente con un
periodo determinado.
- Uso intuitivo


- Asignar un cdigo a cada alumno
- Llevar un control de pagos por cada alumno
- Llevar un record de notas y asistencia por alumno, as como su rendimiento
- Identificar el alumno, si puede retomar el curso o necesita dar un examen.
- Proceso de traslado y alumnos que participan.
- Controlar la asistencia de los docentes y registrar sus datos.
- Llenar consolidado de notas por docente, se les facilitara el software con las
competencias adecuadas.
- Administrar cuadros de competencia en los diferentes niveles, dando as facilidad al
docente para que llene las notas, tambin esto facilitara la estandarizacin de logros de
parte de los alumnos.
- Mostrar los horarios y ajustar los cambios.
- Emitir certificados o documentos de acreditacin a los alumnos.
- Funcionamiento por intranet e internet.
- Dar a conocer sucesos importantes, de forma de notas de un usuario a otro.

V. ESTUDIO DE VIABILIDAD DEL SISTEMA

5.1 CONTEXTO DEL SISTEMA

Para empezar tenemos que tener en cuenta que la empresa est en proceso de expansin y
para entender mejor su funcionamiento realizamos una entrevista a los encargados, logrando
obtener los posibles requerimientos en materia de procesamiento de datos.

En esencia, de acuerdo a lo obtenido en la entrevista, el software tendr las siguientes
caractersticas:

Despacho de tareas
Seguridad en el manejo de datos
Edicin interactiva
Procesamiento en lotes de programas de aplicacin
Medios para manejos de formatos
Servicios de tipo general

Este centro ofrece educacin tcnica en:

Ingls Kids I y II
Ingls Bsico
Ingls Intermedio
Ingls Avanzado



Esta organizacin inicio sus labores en el ao 2007, desde entonces se ha esmerado en
brindar una buena educacin a sus alumnos, actualmente cuenta con alrededor de 100
alumnos en sus distintas modalidades.

Actualmente los procesos se realizan manualmente, y en simultneo pues es slo un
ambiente para inscripcin y tesorera.

5.2 IMPACTO EN LA ORGANIZACIN

El impacto del sistema a desarrollar ser benfico para la organizacin, pues acelerar todos
los procesos, beneficiando principalmente a los usuarios; cabe mencionar que el personal que
labora en la organizacin se siente con la capacidad de adaptarse con facilidad al nuevo
sistema a implantarse, para ellos es muy importante que sus alumnos reciban la mejor posible
educacin tcnica, como sabemos la organizacin se encuentra en pleno crecimiento y an
no est usando ningn sistema para ningn procedimiento, por ello el impacto ser favorable:

Obligar a la organizacin a ser ms estrictos.
Crecimiento en alumnado.
Capacitaciones constantes al personal.
Implementacin de ms reas.
Alcanzar un mejor prestigio.
Brindar mejor servicio a la comunidad.
Actualizacin de informacin requerida.
Propicio de la competitividad dentro y fuera de la institucin.
Desarrollo de la comunidad.
Formacin de mejores profesionales.
Facilidad en el manejo de informacin de los alumnos.
Inversin.

5.3 COSTE/BENEFICIO DE LA ORGANIZACIN

El costo del sistema ser de acuerdo a la planificacin de la solucin y el tiempo que se
requiere para desarrollarlo e implantarlo.

Los beneficios que obtendr la organizacin sern:

Facilidad en el manejo de la informacin de los alumnos.
Agilidad en el proceso de matrcula.
Mejor control sobre el registro de notas de cada alumno.
Registro de datos de acadmicos de cada alumno por admisin.
Mejor capacidad de interactividad.
Registro de ingresos clasificados.
Proyectos de innovacin, entre otros.

5.4 SOLUCIN PLANTEADA


El sistema que se va a plantear, est orientada en funcin a los objetivos de la organizacin y
a la funcionalidad de sus procesos, brindndoles mayor eficiencia y facilidad en el manejo de
datos. De acuerdo a esto y viendo los requerimientos, se lleg a la conclusin que se puede
implementar con la tecnologa disponible actualmente, sin implicar demasiado costo y en un
tiempo no mayor a un ao.

El nico sistema que emplean es el Excel, conforme se va desarrollando el software se podr
apreciar si ambos se pueden integrar.

Por ende se plantea un software que en conclusin facilitar y agilizar todos los procesos
antes mencionados.



ANLISIS DEL PROYECTO

ENFOQUE
ESTRUCTURADO



VI. MATRIZ FUNCIONAL DEL SISTEMA

FUNCIN PRINCIPAL DETALLE
Realizar matrcula Registrar alumnos(si)
Registrar por nivel-ciclo(si)
Actualizar datos del alumno(si)
Verificar pagos(si)
Verificar notas(si)
Imprimir comprobante de pago
Emitir informe de alumnos matriculados.(si)
Realizar registro de notas Llenado de notas, por alumno y nivel(si)
Informe de registro de notas(si)
Emitir record de nota(si)
Registrar docente Registrar datos del docente(si)
Asignar curso por nivel a ensear(si)
Asignar horarios(si)
Asignar pago(si)
Visualizacin de horas a trabajar(no)
Registrar ingresos diversos Ventas de libro
Registrar pagos de inscripcin, matrcula y mensualidad (
Registrar pago por documentos diversos (constancias de
estudio, certificados, carn, etc.)
Emitir comprobante de pago.
Registrar egresos diversos Compra de tiles de escritorio
Pago de alquiler de local
Pago de servicios bsicos (agua, luz, internet, telefona
fija y mvil)
Pago a administrativos
Pago a docentes
Gastos publicitarios
Entrega de informacin de
movimientos al coordinador general
Informe de ingresos
Informe de egresos
Informe de deudas del alumnado
Informe de pagos pendientes de la institucin.
Gestin acadmica Visualizar niveles, paquetes y costos.
Administrar horarios(salones, docentes y niveles)
Servicios y consultas Recibir sugerencias.
Mostrar costos de los servicios educativos.
Imprimir documentos y certificados
Administracin de stock de libros.
Venta de libros


VII. DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL SISTEMA

1
SISTEMA
GESTION
ACADEMICA
MATRICULA
INGRESOS
REGISTRO DE
NOTAS
EGRESOS
ENTREGA DE
INFORMES
REGISTRAR
DOCENTE
SERVICIOS Y
CONSULTAS
Informe de alumnos
Matriculados
Pago a Tesorera
Nivel
Datos del Alumno
Notas de
Alumnos
Registro
de Notas
Informe
de Pagos
Lista de
Conceptos
Informe de
Egresos
Lista de
Necesidades
Informes
Sugerencias
Precios
Documentos
Pedidos y Stock
de Libros
Datos del
Docente
Horario
Pago
Horario
Docente
Datos del
Nivel
Datos del
Local


VIII. DIAGRAMA INTERMEDIO DEL SISTEMA (Anexado en el CD)

Datos
del
alumno

REALIZAR
MATRCUL
A
ALUMNO Solicitud de informacin
Informacin
Solicitud de
matrcula
Documento
de matrcula
Alumno

CONTROL
DE DEUDAS
Mensualidad
Pago por deuda
Prospecto
Matrcula
Boleta de matrcula
CAJA
Lista de
deudores
Cobros por realizar
Informe de pagos

REGISTRAR
NOTAS
COORDINADOR
ACADMICO
Consolidado
de notas
Informe final
de notas
SECRETARIA
Informe visado de
notas
Vaciado
de notas
Registro final
DOCENTE
Consolidado
de notas
Actas

REGISTRAR
DOCENTE
Acta
s
Asignar
horarios
Datos del
docente
Emite
Asignar nivel-ciclo
Docente
Nivel
Ciclo
Remuneracin

CONTROL
DE
INGRESOS
Alumnos
Actas
Constancia
Certificado
Doc. Diversos

CONTROL
DE
EGRESOS
ADMINISTRADOR EGRESOS
Reporte de matrculas (mensual, anual)
Depsito
Polticas de
enseanza
Alqui
ler
de
local
Servicios
bsicos
Pago
s
admi
n.
Pago a
docente
s
Gastos
publicitario
s
Compras
diversas
Proveedor
STOCK DE
LIBROS
Orden de compra
Lista de libros
por comprar
Datos del
proveedor
PROVEEDOR
Lista de precios
de libros
Orden de
compra de
libro
Comprob.
Proveedor
Reporte de
egresos (mensual,
anual)
Reporte general de notas (mensual y anual)
Reporte de
ingresos
(mensual,
anual)
Informe
general
INGRESOS
Alumnos
Acta
s
Certificado
Constancia
s
Ingresos
Egresos


IX. DIAGRAMA DE DETALLES DEL SISTEMA

9.1 DIAGRAMA DE DETALLE: REALIZAR MATRCULA

Solicita matricula
Solicita informacin
Mensualidad
Matricula
informacin
Prospecto lista de deudores Boleta de matric.

Datos del alumno
Nivel
Datos del
Alumno

Documento de matricula Deposito reporte de matricula(mensual, anual)

Recepciona
Informacion
Imprimir
Boleta
Grabar
Alumno
Buscar
Alumno
Recepciona
Matricula

Alumno

Administrador
Caja


9.2 DIAGRAMA DE DETALLE: CONTROL DE DEUDAS

Cobros por realizar

Mensualidad

Alumno
Pago por deuda
informe de pagos
Depsito

Recepciona
Informe
Imprimir
Boleta
Buscar
Alumno
Caja



9.3 DIAGRAMA DE DETALLE: REGISTRAR NOTAS

RECEPCIONAR
NOTAS
DOCENTE
Alumno
Actas
Actas vacas
Actas parciales
GRABAR
NOTAS
VERIRIFICAR
NOTAS
SECRETARA
COORDINADOR
ACADMICO
Solicita actas vacas
Solicita actas parciales
Actas parciales
Actas parciales
Registro parcial de notas
Solicita actas parciales
Actas parciales verificadas
Consolidado de Notas
IMPRIMIR
REGISTROS DE NOTAS
Docente
Alumno


9.4 DIAGRAMA DE DETALLE: REGISTRAR DOCENTE

DOCENTE
REGISTRAR
DOCENTE
Ciclo
Solicita contratacin
Alumno
Datos del docente
Contrato
Nivel
Docente
DELEGAR
FUNCIONES
Remuneracin
ADMINISTRADORA
Polticas de enseanza
Actas
INFORMAR
RESULTADOS
IMPRIMIR
INFORME
Registro general del docente


9.5 DIAGRAMA DE DETALLE: CONTROL DE EGRESOS

Informes
de compra
Datos del
proveedo
r
Comprobante
de pago

REALIZA
R
COMPRAS
PROVEEDO
R
Stock
Compras
Proveedor
Comprobant
e proveedor
Informe general
de compras

CLASIFICA
R COMPRA
Libros
Oficina
Diversos
Informe detallado de
compra

REGISTRAR
PAGOS
P.
DOCENTE
Solicita pago
Comprobante
de pago
P.
ADMINISTRATIVO
Solicita pago
Comprobante
de pago
P.
LIMPIEZA
Solicita pago
Comprobante
de pago
Informe detallado de pagos
ADMINISTRADOR
P. Docente
P.
Administrativo
P. Limpieza

IMPRIMIR
INFORME
Informe general
de egresos


9.6 DIAGRAMA DE DETALLE: CONTROL DE INGRESOS

Venta

IMPRIME
BOLETA

REALIZA
VENTA
RECEPCIONAR
SOLICITUD

VERIFICA
STOCK
Stock

BUSCAR
ALUMNO

RECEPCION
A INGESOS

GRABA
INGESOS
Informe
detallado de
ingresos
ADMINISTRADO
R

IMPRIME
INFORME
Ingresos
ALUMNO
Pago de
Matrcula
Pago Doc.
Diversos
Proveedor
Solicitud
Alumno


X. DICCIONARIO DE PROCESOS DEL SISTEMA

10.1 Diccionario de procesos: Realizar Matricula

10.2 Diccionario de procesos: Control de deudas

Proceso Descripcin/Significado Tipo
Recepcionar informe
Permite recibir y guardar el informe
de cobros por deudas de la
mensualidad del alumno
Manual
Buscar alumno
Se encarga de buscar aquellos
alumnos que deben la mensualidad
Automatizado
Imprimir boleta
Se encarga de la impresin de boleta
de pagos por deuda para luego
entregar al alumno y finalmente
pasar un informe de pagos a la caja
Automatizado

10.3 Diccionario de procesos: Registrar Notas

Recepcionar Informacin
Se encarga de dar informacin al
alumno de acuerdo al prospecto.
Manual
Recepcionar matricula
Permite matricular al alumno de
acuerdo al nivel y ciclo
Automatizado

Buscar alumno
Se encarga de buscar o
determinar si el alumno que hace
la matricula esta registrado o no
Automatizado
Grabar alumno
Se encarga de grabar al alumno
si no est registrado
Automatizado
Imprimir boleta
Se encarga de imprimir un
documento de matrcula para
luego entregar al alumno
Automatizado
Recepcionar Notas
Se encarga de recibir el informe
de notas por parte del docente
Manual
Verificar Notas
Se encarga de verificar las notas,
y luego grabarlas en un registro
de pre-actas.
Automatizado

Grabar Notas
Se encarga de grabar las notas
del alumno
Automatizado
Imprimir Consolidado de
notas
documento de Registro de notas
para luego entregar al alumno
Automatizado


10.4 Diccionario de procesos: Registrar Docente

10.5 Diccionario de procesos: Control de Egresos

10.6 Diccionario de procesos: Control de Ingresos

Contratar docente Se encarga de dar informacin al
docente de acuerdo a las polticas
de contratacin.
Manual
Registrar docente Permite guardar los datos del
docente que ya ha sido contratado
Automatizado

Delegar funciones Se encarga de proporcionar al
docente sus horarios, y
remuneracin, al igual que entregar
las pre-actas y, el ciclo y nivel en
que va a ensear.
Automatizado
Imprimir Informe Se encarga de imprimir un
documento con todo lo
preestablecido para luego entregar
al docente.
Automatizado
Realizar compras
Se encarga de revisar el stock, y luego
pedir al proveedor que nos enven los
insumos.
Manual
Registrar Pagos
Se encarga de separar los diferentes
pagos para su posterior registro de
cumplimiento.
Automatiza
do

Imprimir comprobante
Se encarga de imprimir los diferentes
tipos de pagos que realiza, y de los
comprobantes del proveedor y compra.
Automatiza
do
Imprimir Informe
Se encarga de imprimir el informe
final de pagos que se hizo durante el
mes.
Automatiza
do
Stock
Es el encargado de verificarla
cantidad de productos que aun
posee la organizacin.
Manual
Recepcionar Solicitud
Permite organizar en que clase de
ingreso va.
Automatizado

Imprimir Informe
documento final de ingreso, que
se hizo durante el mes
Automatizado


ANLISIS DEL PROYECTO

ENFOQUE ORIENTADO A
OBJETOS



Real i zar matri cul a
Control de Deudas
Al umno
Regi strar Notas
Regi strar Docente
Proveedor
Control de Egresos
Docente
Control de Ingresos
Di rector
Secretaria
Admi ni strador
<<communi cate>>
<<communi cate>>
XI. DIAGRAMA DE CASOS DE USO DEL NEGOCIO



Alumno
Administradora
Pago
Documento
Aula
Nivel
Matricula
secretaria
<<communicate>>
Lee
Mes lectivo
Asigna
Lee/Registra
Lee/Registra
Lee
Lee
Alumno
Administradora
TipoPago
Mes Lectivo
Documento
Comprobante Pago
Tesorera
alumno
<<communicate>>
Lee/Registra
Lee
Lee
Lee/Registra
Registra
XII. DIAGRAMA MODELO OBJETO DE NEGOCIO

12.1 REALIZAR MATRCULA

12.2 CONTROL DE DEUDAS



Docente
Administradora
Coordinador Acadmico
NotaCurso
TipoNota
Alumno Nivel
PeriodoAcadmico
Ciclo
NotaPorCiclo
NotaPorNivel
Secretaria
<<communicate>>
<<communicate>>
lee /registra
lee
lee
lee
lee
lee
lee / calcula / registra
lee / calcula / registra
RegistroGeneralNotas
lee / registrar
12.3 REGISTRAR NOTAS



Docente
DirectorGeneral
docente
Secretaria
lee / registra
AsistenciaDocente
lee / registra
Administradora
<<communicate>>
<<communicate>>
AvanceDeTema
lee / registra
lee
lee
12.4 REGISTRAR DOCENTE



12.5 CONTROL DE EGRESOS



12.6 CONTROL DE INGRESOS



XIII. MODELO DE DEFINICIN DE REGLAS DE NEGOCIO

DESCRIPCIN DEL
PROCESO
ACTORES REGLAS DE
NEGOCIO DIRECTA INDIRECTA
Realizar matrcula:
Este proceso tiene como
resultado o como salida
que el interesado queda
matriculado en el nivel y
ciclo correspondiente a su
grado de aprendizaje
respecto al curso que se
viene brindando en este
instituto.
Previamente tiene que
realizar los pagos
correspondientes a
tesorera por conceptos de
derecho de matrcula e
inscripcin.
Para posteriormente
comprar el libro y hacer
los pagos de mensualidad
de acuerdo al cronograma
general de pagos.
Postulante
Tesorera
Personal
acadmico
Coordinador
Acadmico

El interesado para
matricularse lo primero
que debe hacer es
cancelar los derechos de
inscripcin y matrcula.
El postulante en caso de
perder el recibo tiene k
pagar por derecho de
duplicado.
No hay devoluciones de
dinero por ningn
motivo.
Se pide bastante seriedad
y responsabilidad al
momento de la matrcula.
El interesado debe rendir
un examen, en el caso
vea conveniente ser
promovido de nivel.
Control de deudas:
resultado mostrar un
informe detallado de todos
los alumnos que deben por
diversos motivos al
Instituto.
As mismo se encarga de
registrar las
mensualidades y la
emisin de boletas.
Da como resultado un
los pagos que se han
realizado durante un
periodo determinado.
Postulante
Tesorera
Secretaria
Personal
Acadmico
Coordinador
acadmico
Los alumnos tienen la
prrroga de pagar sus
mensualidades 15 das
despus de la fecha
stardart de pagos.
En cambio si se trata de
los libros que se
desarrollan en clase son
indispensables, por ello la
conmpra debe ser
inmediata y obligatoria.
Los informes deben estar
bien detallados y
concretos para realizar el
balance general de la
organizacin.
Registrar notas:
resultado mostrar el
consolidado de notas de
los alumnos por ciclo y
nivel.
Secretaria
Personal
Acadmico
Coordinadoraca
dmico
Administrador
a
Docentes
Para la calificacin los
docentes debe calificar
con los criterios que el
instituto ha estipulado.
Los docentes deben
entregar las preactas


Para lo cual los docentes
debieron haber evaluado a
los estudientes con
diversos criterios
establecidos en la
organizacin.
El registro de notas tiene
como fin mostrar el nivel
de aprendizaje de todos
los asistentes.
debidamente llenadas con
promedios, no se aceptan
con borrones.
La secretaria es la
encargada en vaciar las
notas a un programa, en
el cual se almacenarn
todos estos archivos.
Registrar docente:
resulatdo conservar y
actualizar topdos los datos
de los docentes, as como
la asistencia y el avance
acadmico de los mismos,
ya k de ello depende el
aprendizaje de los
alumnos.
Secretaria
Personal
Acadmico
Coordinadoraca
dmico
Docentes
Administrador
a

Los datos de los docentes
deben ser reales.
A mas de 5 inasistencias
por parte del docente, se
le hace llegar un
documento de
amonestacin.
Los docentes deben ser
comprensivos y
tolerantes con los
alumnos.
Control de egresos:
los egresos que se han
dado en un determinado
periodo, como los gastos
de publicidad, pagos por
servicios bsicos, pagos
por sueldos, gastos de
impuesto, etc.
El resultado final es
mostrar un informe
detallado de las compras,
los pagos o gastos
realizados en un
determidado tiempo, as
mismo el control de
recibos adquiridos.
Tesorera
Administradora
Coordinador
acadmico
El informe debe ser
detallado para su fcil
entendimiento y preever
algn tipo de gastos
innecesarios.
El informe de compras de
los libros debe ser
enviado a inventario para
su rpido
almacenamiento y
registro.
Las compras y los pagos
deben estar separados
entre s pero deben
mantener una relacin, de
modo que las boletas
adquiridas sean fciles al
momento de realizar el
balance general.
Control de Ingresos:
los ingresos de la
organizacin.
Sus ingresos primordiales
Tesorera
Administradora
Coordinador
acadmico
El informe debe ser
detallado y verificado por
la administradora para
descartar algn tipo de
error humano.
Los ingresos deben ser
separados por reas, la


son por concepto de
mtrculas y
mensualidades, por venta
de libros y por derechos
de diversos documentos
como los certificados. El
pago por los libros es
inmediato, mienras que el
de las mensualidades
puede tardar un periodo de
15 das despus de la
fecha de pagos establecida
por el coordinador
acadmico.
primera: Inscripcin,
matrculas y
mensalidades.
La segunda: venta de
libros en general.
La tercera: Ingresos por
derechos de trmite.
Los ingresos deben ser
igual o mayor que lo
egresos para mantener
unba estabilidad
organizacional.



Tipo de Documento Documento
Traslado
1
1..n
1..n
1
1
1
1
0..n
0..n
Instituto
Carpeta
Tipo de Pago
Comprobante Pago XAlumno
Tipo Descuento
0..n 1
1
1..n
1..n 1
1
1..n
1..n
1 ControlDesctoAlumno
Alumno
1
1
0..n
0..n
Pago XMes
0..n
1
0..n
1
1
Matricula
1..n
1
0..n
1
CicloNivelAula
0..n
1
NivelAcademico
1
1..n
Nivel
1
0..n
0..n
1
Curso
0..n
0..n
CursoCicloNivel
1
0..n
Grupo
1
0..n
1
Unidad
1
1..n
1
1..n
1
1..n AsistenciaDocente
Tema
1..n
1
Aula
1
1..n
Clase
1
0..n
Docente
0..n
1
0..n
1
0..n
TipoNota
Nota
1
0..n
Mes Lectivo
1..n
1
PromedioAcademico
PromedioCurso
1
0..n
XIV. DIAGRAMA DE DOMINIO



XV. DIAGRAMAS DE CASOS DE USO













XVI. DIAGRAMA DE ESTADOS


Presentado
No pagado
Pagado Matriculado
No
matriculado
llega a matricularse
ha realizado pago[ si ]
decide matricularse[ si ]
entrega documentos
lista de matriculados


Informe de
deudas
entregar
Caja
informar
Detalle de
deuda
registrar informar
Analiza
situacin
analiza
Publicacin de deudores


matriculado
inasistente
aprobado
no
aprobado
asistente a
clases
llega a matricularse
no asiste[ si ]
asiste[ si ]
nota[<=10]
nota[<=11]
registrar nota
registrar nota


Contrato
solicita
Asignacin de
responsabilidades
da
Grupo de
estudiantes
da
Ensear y
evaluar
Actas
finales
condicionados
primordial
informa
Analizar el cumplimiento
Analizar el desempeo
Culminacin de
nivel (mes)
Servicios
acadmicos
Servicios
administrativos
Pago
No pago
Stock de
libros
Compra
nuevos libros
No requiere
stock
Servicios
bsicos
Compra materiales
de oficina
Egresos de
la institucin





Apertura ciclo
No pago
matrcula
Pago
matrcula
Paga
mensualidad
No pago
mensualidad
Pago
libro
No pago
libro
Ingresos a la
institucin
Alumno
nuevo
Alumno
residente
Nuevo
ciclo
Nuevo
nivel
Reserva


Monto a Pagar
x Matricula
Realiza el
pago
Recepciona
comprobante y Horarios
Solicita
Inscripcin
Entrega conprobante de
pago y horario
Recepcion de
libro
Emite un
Comprobante
Entrega
Comprobante
Entrega de
Horarios
Solicita comprobante de
pago y horario escogido
Recepcion de Comprobante
de pago y horario
Solicita datos
personales
Archiva
Documentacion
Entrega de
libro
Secretaria Secretaria/Tesorera Alumno
XVII. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES




Solicita
pre-actas
recepcion de
pre-actas
Llenado de
pre-actas
Entrega de
pre-actas llenadas
Solicita
pre-actas
Recepcion de
pre-actas llenadas
Solicita
pre-actas
Recepcion de
pre-actas llenadas
Archiva
pre-actas
Almacena las
notas
Entrega
Informe
Recepcion de
Actas
Documentacion
de Actas
entrega de
pre-actas
Revisa estado academico
de alumnos
Recepcion de
notas
Entrega actas para
su documentacion
Administradora Secretara Docente



Solicita
Deudas
Recepcion de
Solicitud
Monto a pagar
por Deuda
Realiza el
pago
Recepciona
Comprobante
Busca Datos
de Alumno
Entrega Solicitud
Emite
Comprobante
Entrega de
comprobante
Documentacion de
deuda cancelada
Realiza
informe
Recepcion de
Informe
Actualiza
Deudas
Solicita Control
de deuda
Recepcion de
informe
Actualiza
datos
Entrega
Informe
Coordinador Secretarias Alumnos



Solicitar
contrato
Asignacin de
responsabilidades
Elaboracin de
Actas
Informe de
condicones
Contrato
Ensear
Evaluar
Informe general
de actas
Regitrar notas
Evaluacin de
capacidades
Validacin de
Actas
Grabado de
Actividades
Coordinador Acadmico Secreatria Administrativa Docente



Solicitar monto
a pagar
Recepciona informacion
sobre el pago
Recepcionar
comprobante
Verificar los datos
del comprobante
Realizar pago
Informa el
monto a pagar
Gastos
publicitarios
Servicios
basicos
Utiles de
escritorio
Pago docentes
Pago
administrativo
Alquiler local
realizar cobro
Entregar
comprobante
Generarr
comprobante
Proveesor/Beneficiario Secretaria



Solicita pago por
derecho de matrcula
solicita pago de
mensualidad
Realiza
pago
Pago del
libro
Escoge
horario
Informa del
monto a pagar
Entrega
boleta
Entrega
libro
Emite boleta
Informa sobre
libro a usar

ALUMNO SECRETARIA


XVIII. MODELO DE LA BASE DE DATOS

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