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MATERIAL DE APOYO PARA EL USO DE

MICROSOFT PROJECT

Preparado por: Federico Del Cura D.



Las herramientas computacionales en la Gerencia de Proyectos.
La Gerencia de ejecucin de proyectos involucra una serie compleja de acciones en las cuales las
herramientas computacionales pueden resultar una valiosa ayuda.
En ningn caso el uso de un programa sustituye los conocimientos, las habilidades y destrezas de
la persona o el equipo que gerencia un proyecto, y mucho menos el necesario anlisis o
interpretacin de los resultados o las situaciones en un momento dado. Las herramientas
computacionales pueden potenciar la eficiencia de los equipos de gerencia de proyectos al
facilitar muchas de las tareas mecnicas, aumentar la rapidez de los clculos y mejorar la
visualizacin de la informacin.
Son muy valiosas las herramientas desarrolladas por la empresa Microsoft, desde el difundido
Microsoft Word o Microsoft Excel, hasta los menos conocidos Microsoft Visio y Microsoft
Project.
En las pginas que siguen se ha desarrollado la utilizacin de este ltimo en la aplicacin de un
caso sencillo empleado en el curso.


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LECCIN 1. El Programa Microsoft Project.
a. Presentacin del programa.
Se trata de una aplicacin grfica basada en Windows que le permite administrar proyectos.
MS Project facilita una serie de formatos para incluir informacin de un proyecto y generar y
almacenar una base de datos que facilita la programacin y el seguimiento de actividades,
recursos y costos. Est diseado para mejorar la capacidad organizativa del trabajo y lograr
comunicaciones ms efectivas tanto interna como externa al grupo que ejecuta el proyecto.
El programa presenta las siguientes cualidades para la gestin ms eficaz de un proyecto:
- Elabora un calendario con los tiempos (fechas de inicio y fin), y duraciones esperadas en
el desarrollo de las actividades y componentes del proyecto y las modificaciones
realizadas en su ejecucin.
- Organiza y maneja los recursos utilizados de forma de poder cumplir con los tiempos, los
presupuestos y los alcances establecidos.
- Desarrolla cronogramas y presupuestos a medida de cada proyecto.
- Contribuye a una visualizacin de la informacin y comunicacin ms eficiente entre
los miembros del equipo y los externos.
- Una vez que se ha diseado la ejecucin del proyecto, permite guardar una lnea base
del mismo es decir, informacin numrica y grfica de lo proyectado o previsto, para
realizar posteriormente su ejecucin real y comparar ambas.
- Permite el control de la ejecucin y la visualizacin de las modificaciones realizadas en el
mismo. Tanto en presupuesto como en el cronograma.


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b. Uso del Tutorial.
Como en todos los programas Microsoft se tiene la posibilidad de conocer algunos aspectos
del programa en el llamado Tutorial, que se despliega desde la barra de men en el botn
con el signo de interrogacin?

c. Las Barras.
Igualmente, todos los programas de Microsoft interacta con el usuario a travs de barras
que se muestran en la parte superior de la pantalla, a continuacin una descripcin de las ms
comunes usadas en el Project:
- Barra de Men. Despliega las diversas opciones. (Primera lnea)
- Barra de herramientas estandar (segunda lnea). Botones comunes de Microsoft
(cortar, copiar, pegar entre otros) y algunos propios de Project como vincular
actividades o informacin de tareas y/o recursos.
- Barra de herramientas Formato. Contiene otros botones de uso comn en Microsoft
(centrar, negritas, cursiva) con la inclusin de los botones de sangra, muy importantes
para estructurar el proyecto.
- Barra de Entrada de datos. Contenido del campo actual donde se ubica el cursor, es
fundamental para ingresar datos con menos posibilidad de errores
Est disponible un
tutorial que puede
ayudarle a conocer el
programa y la
gerencia de proyectos
en general
Est disponible un
tutorial que puede
ayudarle a conocer el
programa y la
gerencia de proyectos
en general


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- Panel Guia de Proyecto. Es una ayuda excelente para los principales componentes del
Project Tareas, Recursos, Seguimiento, Informes, genera un tutorial de fcil
ejecucin.
- Para ampliar de forma rpida un men (por lo general slo se muestran los botones ms
usados) se hace doble clic en el nombre del mismo. Tambin puede hacerse desactivando
el control desde Herramientas/ Personalizar/Barra de herramientas/ Opciones/Mostrar
mens completos.
- Lnea divisoria entre Tablas y Vistas. Permite desplazar y visualizar la informacin
existente pero no visible al dividir la pantalla en dos.
- Barras de desplazamiento, en la parte inferior de la pantalla permiten visualizar algunos
campos ocultos en la pantalla.


Barra de Men
Barra de Formato
Barra de Herramientas
Estandar
Panel de Guia
Tabla de Entrada
Vista
Diagrama de Gantt
Barras de desplazamiento
Lnea Divisoria
Barra de Entrada

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d. La Pantalla: Vistas y Tablas.
Debido a que la base de datos generada por Project contiene gran cantidad de informacin
de un proyecto, contiene muchos componentes distintos que es imposible mostrar de una sola
vez y adems puede ser visualizada de diversas formas. Project emplea distintas vistas y
tablas para mostrar en pantalla la informacin relacionada.
- Se generan dos paneles; la vista predeterminada (por defecto), es el Diagrama de
Gantt; y la Tabla predeterminada es la de Entrada, separados por una barra divisoria
que, como ya se dijo, puede ser desplazada.

- La barra de Vistas.
Project puede desplegar, si se quiere de forma permanente, una barra donde se sealan las
diversas opciones de vistas a utilizar. En versiones anteriores al 2002 se generaba siempre
la Barra de Vistas. (en la vertical) en versiones posteriores la opcin esta disponible en
la opcin ver de la barra de men.


Barra de Men / opcin Ver
En la Barra de
Herramientas pueden
visualizarse las barras
necesarias en las diversas
fases de la planificacin del
Proyecto
Barra de Men / opcin Ver
En la Barra de
Herramientas pueden
visualizarse las barras
necesarias en las diversas
fases de la planificacin del
Proyecto


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En algunas ocasiones es necesaria la visualizacin de informacin para controlar los cambios
que una determinada accin provoca sobre el proyecto, y que Project realiza de forma
inmediata, para ello se puede realizar un Despliegue de Triple pantalla: desde la barra de
men/Ventana/dividir o manualmente desplazando hacia arriba la lnea divisoria inferior
(Recuadro inferior donde se encuentran las dos barras de desplazamiento).
En este caso Project mantiene activo una sola de las divisiones verticales de la pantalla
(sealndolo con un color ms intenso) por lo que debe tenerse cuidado al indicarle al
programa que informacin queremos visualizar ya que se desplegar en la parte que se
encuentre activa.
Barra de Vistas Barra de Vistas


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e. El uso de las barras (botones) y el ratn.
En la mayora de los casos a una misma funcin puede accederse de varias formas;
oprimiendo sobre el botn correspondiente en la barra (despliega un men), un botn
especfico en la barra de herramientas y formato o, oprimiendo el botn derecho del ratn
(despliega men).
Ejemplo: Informacin de tareas. (puede desplegarse de tres formas, clic en botn derecho del
ratn, barra men proyecto - informacin de la tarea, o barra de formato botn informacin
de la tarea.
Puede desplegarse una
Triple visin de
Tablas y Vistas
desde la opcin
Ventana/dividir o
manualmente
moviendo la lnea
divisoria
Puede desplegarse una
Triple visin de
Tablas y Vistas
desde la opcin
Ventana/dividir o
manualmente
moviendo la lnea
divisoria

A una misma opcin puede
accederse generalmente de
tres formas diferentes:
- Botn izquierdo del ratn.
- Doble clic sobre la celda.
- Desde las barras
A una misma opcin puede
accederse generalmente de
tres formas diferentes:
- Botn izquierdo del ratn.
- Doble clic sobre la celda.
- Desde las barras


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Valores y formato por defecto.
f. En la barra de Men/herramientas/opciones se despliega un panel
completo donde pueden configurarse, en las diversas pestaas:
- Tasa en Bolvares u otra moneda, la
vista predeterminada, el nmero de
decimales con que se quiera trabajar
y diversas opciones de visualizacin.









- Configuracin de las unidades de
asignacin de los recursos (en
decimales o %), programacin
predefinida para las tareas y las
opciones de programacin para
duraciones de las tareas y trabajo..










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- Los das de comienzo de la semana,
mes de inicio para el ao y jornadas de
trabajo (horas de entrada y salida).








- Tasas definidas para el trabajo y
opciones sobre visualizacin de
consejos.







g. Escala Temporal
Con los botones cuya figura corresponde a una lupa se podr alejar o acercar el diagrama de
Gantt. Igualmente puede configurarse la escala desde la barra de Men/Formato/Escala
temporal. Igualmente en este men podr establecerse la forma en que se indican las fechas
(en la posibilidad Etiqueta).
Igualmente es muy usual el querer visualizar el proyecto completo para ello en la barra
men/ver/zoom/proyecto completo.

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h. La opcin deshacer.
No funciona igual que en otros programas, la mayora de las veces no permite deshacer
varias operaciones y en algunos casos ni siquiera la ltima. Por ello, es muy importante
proceder con especial cuidado sobre todo al introducir instrucciones de clculo, ya que el
programa proceder a realizarlas automticamente, y al intentar desarcerlas en algunos casos
el programa recalcular sobre la ltima instruccin.



Opcin deshacer Opcin deshacer