Manual Excel

Manual de Excel 2003
(Adolfo García Cabrero)
PEQUEÑO MANUAL DE USOS MÁS FRECUENTES
ÍNDICE DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN A EXCEL...........................................................................................2
ENTORNO DE TRABAJO...............................................................................................4
BARRAS DE HERRAMIENTAS.....................................................................................6
TIPOS DE DATOS Y FORMATOS. FORMATO CONDICIONAL............................11
FÓRMULAS Y FUNCIONES........................................................................................13
IMÁGENES Y GRÁFICOS............................................................................................18
VINCULAR E INCRUSTAR DOCUMENTOS.............................................................27
BASES DE DATOS........................................................................................................30
LISTAS............................................................................................................................31
FORMULARIOS.............................................................................................................33
TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS.........................................................................35
MACROS........................................................................................................................39
EJEMPLOS DE USO DE VBA......................................................................................43
EJERCICIO DE REPASO...............................................................................................52
EJERCICIO EXTRA.......................................................................................................58
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INTRODUCCIÓN A EXCEL
Una hoja de cálculo es una especie de pizarra electrónica formada por

cuadrículas en las que se puede escribir, distribuidas en filas y columnas.
Cada cuadrícula se llama celda y forma parte de una fila marcada con un
número y de una columna denominada con una o varias letras. La referencia
de la celda se obtiene combinando las de la columna y la fila (A1, B2, B3…).
Excel 2003 dispone de 65.536 filas y 256 columnas, que forman un total
de 16.777.216 celdas.
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Cada documento de Excel (libro), tiene una extensión “.xls” y puede

incluir varias hojas de cálculo (por defecto, 3).
Cada celda puede contener datos numéricos, alfanuméricos o fórmulas.
Desde Excel podemos comunicarnos, importar y exportar datos hacia

otros productos de la suite Office, así como con ciertos gestores de bases de
datos, tanto de Microsoft como de otras compañías.
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ENTORNO DE TRABAJO
Todos los productos de Office comparten muchas de las barras de

herramientas y menús, con las funciones específicas de cada producto:
tenemos las opciones de crear, abrir, etc., que son iguales que en otros
productos de la suite Office.
Lo mismo pasa con las opciones que tenemos para dar formato al
documento, la franja superior que nos dice el nombre del fichero, las opciones
de minimizar, maximizar y cerrar.
También comparten la ubicación de la barra de menús y la posibilidad de

acceder a distintas funciones a través de iconos.
Por supuesto, tenemos la opción de personalizar Excel a nuestro gusto

entrando en las opciones del programa.
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Una tarea importante que debemos realizar casi siempre que trabajamos
con Excel es la de configurar la página; muchas veces será necesario poner la
orientación de la página en horizontal en lugar de en vertical ya que, si no, a la
hora de imprimir nos cortará tablas, gráficos, etc.
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BARRAS DE HERRAMIENTAS
Microsoft Excel 2003, al igual que todos los programas de la Suite Office,
dispone de varias barras de herramientas que podremos anclar en la parte
superior e inferior del área de trabajo y que podremos elegir desde el MENÚ
“Ver>Barras de Herramientas”. En el desplegable nos aparecen todas las
barras de herramientas que tenemos a nuestra disposición:
En este pequeño manual, vamos a centrarnos en 5 de estas barras de

herramientas: ESTÁNDAR, FORMATO, DIBUJO, IMAGEN y GRÁFICOS.
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ESTÁNDAR
Tras seleccionar la barra de tareas ESTÁNDAR, nos aparecen en la

parte superior una serie de iconos que nos permitirán acceder fácilmente a
acciones relacionadas con los archivos; nuevo, apertura y guardado, vista
previa, permisos, correo electrónico, impresión, etc.
También podremos hacer ediciones en nuestro texto; cortar, copiar,
pegar, deshacer una acción y rehacerla, la revisión ortográfica…
Otros iconos que nos encontramos son: Euro conversión, insertar
hipervínculo, ordenar, un asistente para gráficos y otro icono que hace que nos
aparezca la barra de herramientas de dibujo.
Nuevo archivo Abrir Vista previa

Guardar Imprimir
Proteger Correo
Ortografía
Revisión Cortar
Copiar Copiar Deshacer y rehacer
Pegar formato
Autosuma
Euro Hiper Orden Gráficos Dibujo Zoom
conversión vínculo Ayuda
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FORMATO
Esta barra de herramientas nos ofrece la posibilidad de dar distintos

formatos, tanto a las celdas (color de fondo, bordes, combinar celdas, estilo
moneda…) como al texto de las mismas (tipo de fuente, tamaño, negrita,
cursiva, color, centrado…).
Tamaño Fuente
Color de
fondo y
Tipo Centrar fuente
Fuente Izda. Dcha
Sangría
Negrita, %
Cursiva, Moneda Bordes
€
Subrayado Combinar
Millares Aumentar o
disminuir
decimales
DIBUJO
En este caso, la barra nos aparece en la parte inferior del área de
trabajo. En ella encontramos la posibilidad de insertar auto formas, líneas,
flechas, cuadro de texto, diagramas u organigramas…
Diagrama 3D
Opciones de Cuadro de Colores de
dibujo y Autoformas Línea, flecha,texto relleno, línea y
círculo, Inserción de
seleccionar fuente
rectángulo imágenes
Estilos de
Word Art línea y
flechas
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IMAGEN
Esta barra, que aparece flotante (es decir, no está anclada ni a la parte
superior ni a la inferior), aunque la podemos anclar en cualquier sitio disponible
del área de trabajo, nos ofrece ciertas opciones para trabajar con imágenes;
desde su inserción, cambio de color, contraste, brillo, recortar, girar, el estilo de
línea, comprimir la imagen… y si la hemos “liado”, reestablecer la imagen
original.
Recortar
Reestablecer
Insertar Controles de Estilo línea Formato
Imagen contraste, brillo,
etc.
Girar
Comprimir
Transparente
GRÁFICOS
Para que las funciones de la barra de herramientas de gráficos estén
activas, tendremos que seleccionar el rango de celdas que queramos
representar.
Leyenda Filas /
Objetos del Columnas
Tipo de gráfico
gráfico Formato del Tabla de
objeto datos Ángulos
seleccionado
ascendente y
descendente
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A parte de la barra de herramientas, disponemos de un icono en la barra

de herramientas estándar (que ya hemos visto anteriormente) que nos abre un
asistente que nos posibilita la creación de gráficos de distintos tipos (barras,
líneas, dispersión…)
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TIPOS DE DATOS Y FORMATOS. FORMATO CONDICIONAL

Los principales tipos de datos que podemos usar en Excel son:
• TEXTO. _ Puede contener tanto caracteres alfanuméricos como
numéricos, signos de puntuación , símbolos, etc. Si el texto que
escribimos es más grande que la celda, ocupará también la celda
adyacente, siempre que esté vacía.
• NÚMEROS._ Cualquier cantidad numérica, en la notación tradicional o
científica. Se permiten números negativos, decimales o porcentajes.
• FECHA Y HORA._ Se pueden poner la fecha y hora, pero en unos
determinados formatos. Para las horas, el formato más usual es hh:mm,
seguido de AM o PM.
• FÓRMULAS Y FUNCIONES._ Es una de las utilidades más importantes
que ofrecen las hojas de cálculo. Las fórmulas realizan cálculos en los
que, normalmente, se usan valores de otras celdas. Las funciones
actúan de forma similar, aprovechando las operaciones matemáticas,
aritméticas, estadísticas, etc., que ofrece Excel.
En el caso de los formatos, no vamos a entrar demasiado, ya que
funcionan prácticamente igual que en Word, del cuál ya se realizó un
manual no hace mucho tiempo. Para aplicar los formatos, disponemos
de dos opciones: la barra de herramientas “Formato” y/o el Menú
“Formato” que hemos descrito anteriormente.
Mención a parte merece el “Formato condicional”, que permite que un

rango de celdas varíe su formato en función de que el contenido cumpla
ciertas condiciones definidas por nosotros.
En la página siguiente podemos ver dos ejemplos del trabajo con

formatos: Un primer ejercicio donde crearemos un horario escolar con
distintos formatos de celdas, colores, etc., y un segundo ejercicio simple
del uso del formato condicional para que, a partir de una nota de un
alumno, nos diga si es “apto” o “no apto”:
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HORARIO ESCOLAR
LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES
08:00-09:03 MME MME REDES SOM SOM
09:03-09:55 MME MME REDES SOM SOM
09:55-10:15 RECREO RECREO RECREO RECREO RECREO
10:15-11:08 MME AO REDES AO SOM
11:08-12:00 AO AO FOL AO REDES
12:00-12:20 RECREO RECREO RECREO RECREO RECREO
12:20-13:13 AO REDES AO MME REDES
13:13-14:05 FOL REDES AO MME FOL
* Ejemplo de la aplicación de formatos
NOTAS CALIFICACIÓN
RICARDO 8 APTO
EMILIANO 5 APTO
EMILIO 3 NO APTO
MIGUEL 2 NO APTO
ÁNGEL 0 NO APTO
LUIS 7 APTO
PEDRO 4 NO APTO
ROSA 10 APTO
AURORA 9 APTO
FRANCISCO 6 APTO
* Ejemplo de formato condicional aplicado a las celdas de “CALIFICACIÓN” en

función de las notas de un alumno.
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FÓRMULAS Y FUNCIONES
La mayor potencia de una hoja de cálculo consiste en la posibilidad de
introducir cálculos que tengan en cuenta el contenido de la hoja y que se
actualicen automáticamente cuando cambia dicho contenido. Para ello
disponemos de dos herramientas esenciales: Fórmulas y funciones.
FÓRMULAS
Las fórmulas las define el usuario, empleando cualquier operación que

permita Excel, incluyendo las funciones que veremos más adelante.
Podemos combinar referencias a otras celdas con valores constantes,
utilizar operadores aritméticos, de comparación, funciones predefinidas o
definidas por el usuario… Para el trabajo con fórmulas y funciones, debemos
tener claros dos conceptos muy importantes: Referencia relativa y referencia
absoluta:
REFERENCIA RELATIVA.
La referencia relativa es la conocida: columna y fila. Para referirse a una
celda que está en otra hoja dentro del mismo libro, la referencia irá precedida
del nombre de la hoja y un signo de exclamación (!). Por ejemplo, la celda A1
de la hoja2 será “Hoja2!A1”.
También podemos hacer referencia a valores de otro libro. Por ejemplo,
si la celda del ejemplo anterior está en el libro “otro.xls”, la referencia quedaría
de la siguiente manera: “[otro.xls]hoja2!A1”.
REFERENCIA ABSOLUTA.
La referencia absoluta es una manera de referirse a una celda en una
fórmula de modo que, aunque la fórmula cambie de ubicación, la referencia a la
celda no se altere. Para ello, la parte a fijar (fila, columna o ambas) se precede
del signo dólar ($).
A continuación, unos ejemplos con referencias relativas y absolutas:
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ARTÍCULO PRECIO CANTIDAD BRUTO NETO TOTAL

Impresora 29900 2 59800 69368 138736
CPU Prentium II 110000 4 440000 510400 2041600
Monitor Color 50000 4 200000 232000 928000
Ratón 600 4 2400 2784 11136
Teclado 1500 4 6000 6960 27840
TOT. BRUTO TOT. NETO TOTAL

IVA 16% 708200 821512 3147312
* En las columnas “BRUTO” y “NETO”, por ejemplo, podemos ver que sus
fórmulas contienen referencias relativas. (EJERCICIO Nº1)
Comisión: 2%
VENDEDOR VENTAS COMISIÓN BASE TOTAL % VENDEDOR

Martín Peña 4600000 92000 90000 182000 6,68%
González Suevo 6000000 120000 90000 210000 8,71%
Arana Higueras 3900000 78000 90000 168000 5,66%
Sierra Garzón 7600000 152000 90000 242000 11,04%
Alvarez Justo 8250000 165000 90000 255000 11,98%
Carnicer Heras 3500000 70000 90000 160000 5,08%
López Vara 5350000 107000 90000 197000 7,77%
Hidalgo Jimena 4200000 84000 90000 174000 6,10%
Vargas Cayo 7900000 158000 90000 248000 11,47%
Hoffman Kocinski 6780000 135600 90000 225600 9,84%
Lisado Hoyos 4690000 93800 90000 183800 6,81%
Gracia Fraile 3000000 60000 90000 150000 4,36%
Castro Suárez 3100000 62000 90000 152000 4,50%
TOTALES 68870000 1377400 1170000 2547400 100,00%
* En este caso, en la columna “% VENDEDOR”, podremos ver las fórmulas

con referencias absolutas. (EJERCICIO Nº2)
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FUNCIONES
Además de utilizar fórmulas, o dentro de ellas, en Excel tenemos la

posibilidad de usar funciones predefinidas, agrupadas por categorías para
facilitar su localización.
Una función está formada por su nombre y los valores con los que
trabajará, denominados argumentos. Éstos pueden ser valores constantes,
referencias a celdas o incluso otras funciones.
En Excel disponemos de un elevado número de funciones, y es casi
imposible recordarlas todas. Para facilitar su uso, disponemos de un asistente
de inserción de funciones que aparece en la barra de herramientas:
Los principales grupos de funciones son:
FINANCIERAS. Realizan cálculos relacionados con intereses, pagos y

otros temas relacionados con las finanzas.
FECHA Y HORA. Sirven para realizar todo tipo de operaciones con
fechas y realizar transformaciones entre tipo fecha/hora y otros.
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MATEMÁTICAS TRIGONOMÉTRICAS. Funciones que realizan

cálculos matemáticos y trigonométricos.
ESTADÍSTICAS. Funciones como la media, la mediana,…
BÚSQUEDA Y REFERENCIA. Funciones para realizar búsquedas en el

documento y para trabajar con referencias de todo tipo.
BASE DE DATOS. Funciones para trabajar con el contenido de la hoja

de cálculo como si fuera una base de datos.
TEXTO. Realizan operaciones con cadenas de texto, como

comparaciones, extracción de una parte del texto, transformaciones…
LÓGICAS. Funciones como “Si”, “No”, “Y”, “Verdadero”,…
INFORMACIÓN. Devuelven información sobre el contenido o el formato

de una o varias celdas.
DEFINIDAS POR EL USUARIO. Podremos definir nuestras propias

funciones utilizando métodos y lenguajes externos.
IN F O R M E D E V E N T A S
VENDEDOR T R IM IS T TR RE IM1 E S TTRR EIM 2E S T RT RE IM3 E S T RT OE T4 A L V E N T A S P O R V EM ENDDIAE TDR OIM RE S T R A L V E N T A S / V E N D E D O R

M IG U E L G A R C ÍA 15000002000000 1850000 2100000 7450000 1862500
R A Ú L A R ZA C 12000001340000 1750000 1800000 6090000 1522500
E LE NA CA S AS 14600001700000 1900000 2000000 7060000 1765000
J A V IE R M A R ÍN 11000001600000 1640000 1700000 6040000 1510000
T O T A L V E N T A S P O R T R 5IM2 6E 0S0 T0 R0 E6 6 4 0 0 0 0 7 1 4 0 0 0 0 7 6 0 0 0 0 0
P R O M E D IO V E N T A S P O 1R3 1T 5R 0IM0 0E1 S6 T6 R0 0E0 0 1 7 8 5 0 0 0 1 9 0 0 0 0 0
VENTA S TOTA LES
26640000
* Ejemplo con función “PROMEDIO”
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V EN D ED O R ZO N A V EN T A S B O N U S C O M IS IÓ NR EM U N ER A C IÓVNEN T A S N ET A S
P É RE Z N O R TE 300000 21000 45000 66000 234000
LÓ P E Z S UR 150000 6000 16500 22500 127500
GÓMEZ N O R TE 360000 25200 54000 79200 280800
P É RE Z S UR 200000 10000 24000 34000 166000
LÓ P E Z N O R TE 150000 6000 16500 22500 127500
GÓMEZ S UR 250000 15000 32500 47500 202500
P É RE Z N O R TE 230000 13800 29900 43700 186300
LÓ P E Z S UR 175000 8750 21000 29750 145250
TA B LA D E C O M IS IO N E S
IM P O R TE D E V E N TA BS O N U S C O M IS IÓ N
100000 3% 10%
150000 4% 11%
200000 5% 12%
250000 6% 13%
> 250000 7% 15%
* Uso de la función “SI” en las columnas “BONUS” y “COMISIÓN” teniendo en

cuenta la TABLA DE COMISIONES. (EJERCICIO Nº6)
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IMÁGENES Y GRÁFICOS
En un documento de Excel podemos insertar todo tipo de imágenes,

tanto externas como predefinidas. Para ello, abriremos la opción del menú
“Insertar>Imagen”:
Como vemos, nos aparecen las siguientes opciones:

IMÁGENES PREDISEÑADAS. Permite insertar imágenes de la galería de
Microsoft Office.
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DESDE ARCHIVO. Podemos insertar imágenes externas.
DESDE ESCÁNER O CÁMARA.

Necesita una conexión con una
cámara o un escáner para adquirir
imágenes.
* Como no tengo ningún escáner o cámara conectados, no puedo sacar

una captura de pantalla.
AUTOFORMAS. Al igual que en Word, podemos insertar líneas, figuras, flechas

y otras formas básicas.
ÍNDICE
WORD ART. Se trata de la inserción de texto con un aspecto más gráfico y

artístico.
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ORGANIGRAMA. Facilita la inserción de organigramas o diagramas

jerárquicos.
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A parte de la inserción de imágenes, disponemos de una barra de

herramientas de dibujo, a la que podemos acceder desde el menú “Ver>Barra
de Herramientas” y que ya hemos explicado anteriormente.
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U n id a d d e C o n t o l ( U C ) Ins t ru c c io n es
M e m o ria C e n t ra l/
M e m o ria P rin c ip a l
U n id a d d e P ro c e s a m ien t o D ato s
U n id ad A ritm ét ic o L óg ic a
R elo j R e s u lt a do s
CA NA L CANAL
U n id a d es
P e rifé ric a s
* Ejemplo de auto formas

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Hojas de cálculo. Filas, columnas, celdas

Conceptos básicos Definición e historia
Evolución
Características de Excel
Barras de herramientas: menús, datos, fórmulas, desplazamiento,
etiquetas, estado
Operaciones básicas Área de trabajo
Configuración y personalización del entorno de trabajo
Crear, guardar, modificar, imprimir documentos
Primeros pasos
Tipos de datos en Excel

La barra de herramientas formato
Tipos de datos y formato Aplicación de formatos
Formatos condicionales
Estilos
Referencias absolutas y relativas

Fórmulas Fórmulas
Copiar y mover datos
Fórmulas
y funciones
Concepto
Funciones predefinidas
Funciones
Grupos de funciones
Uso de funciones
Imágenes prediseñadas
Imágenes Obtención de imágenes externas
La barra de heramientas Dibujo
Imágenes
y gráficos
El asistente para el diseño de gráficos
Gráficos Partes de un gráfico. Series
Compartir: acceso simultáneo

Compartir y combinar libros
Combinar: acceso local y reunificación posterior
Comunicación con otros Vinculación: acceso directo desde Excel sobre un documento original
Vincular e incrustar Incrustación: se trabaja con una copia del documento original
programas
documentos
Importación
Obtención de datos externos
Importar y exportar
Exportación
Guardar como
Funciones de bases de datos

Crear una base de datos
Bases de datos
Crear listas
Crear tablas y gráficos dinámicos
Bases de datos
y macros
Definición y utilidad de una macro
Macros Creación y ejecución de macros
Programación en Excel
* Otro ejemplo de auto formas en Excel.
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Otra característica interesante es la de poder representar cierto

contenido de la hoja de cálculo en forma de gráfico, de manera que
visualmente se pueden detectar tendencias o anomalías entre otras cosas.
Para crear un gráfico, usaremos el asistente para gráficos:
Una vez nos aparezca esta pantalla, no tenemos más que seguir los
pasos que nos marca el asistente; elegir un tipo de gráfico predefinido (o
gráficos personalizados),
escoger las celdas que se representarán gráficamente, añadir o quitar
leyendas, los nombre de los ejes…
ÍNDICE
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TN. 1999 TN. 2000 TOTAL MEDIAS

ALMERÍA 472825 469450 942275 471137,5
CÁDIZ 635758 477031 1112789 556394,5
CÓRDOBA 391751 442085 833836 416918
GRANADA 517147 517489 1034636 517318
HUELVA 277792 263190 540982 270491
JAÉN 344378 295516 639894 319947
MÁLAGA 139051 1021136 1160187 580093,5
SEVILLA 1413714 1146294 2560008 1280004
TOTAL 4192416 4632191 8824607 4412303,5
Consumo por Provincias
1600000
Toneladas
1400000
1200000
1000000 1999
800000
600000 2000
400000
200000
0 A
A
ÍA
LA
A
IZ
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LA
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LM
A
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Á
R
S
M
Ó
A
G
C
Provincia
Toneladas Totales 1999/2000
3000000
2500000
2000000
1500000 Toneladas
1000000
500000
0
ALMERÍA CÁDIZ CÓRDOBA GRANADA HUELVA J AÉN MÁLAGA SEVILLA
Consumo Años/Media
1600000
1400000
Toneladas
1200000
1000000 1999
800000 2000
600000
Media
400000
200000
0
A
A
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M
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A
G
C
Provincias
* Ejemplo de uso de gráficos; en este caso, 3 tipos distintos.

(EJERCICIO Nº5)
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NOMBRE SUELDO BRUTO IRPF SEG. SOCIAL SUELDO NETO PAGAS

RUÍZ 1200000 180000 24000 996000 66400
SANDOVAL 1250000 187500 25000 1037500 69166,6667
ANTÚNEZ 1320000 198000 26400 1095600 73040 IRPF 15%
MELENDO 1100000 165000 22000 913000 60866,6667 SEG.SOCIAL 2%
MORALES 2300000 345000 46000 1909000 127266,667
IZQUIERDO 2340000 351000 46800 1942200 129480 PAGAS 15
ROVIRA 3400000 510000 68000 2822000 188133,333
TOTALES 12910000 1936500 258200 10715300 714353,333
Retención IRPF
600000
510000
500000
400000 345000 351000
Pesetas
300000
180000 187500 198000
200000 165000
100000
0
RUÍZ SANDOVAL ANTÚNEZ MELENDO MORALES IZQUIERDO ROVIRA
Empleados
Ejercicio 4
A la vista de la nómina de IRPF Asociados
· Calcular las columnas vacías, sabiendo que la retención practicada a priori
sobre el sueldo bruto es del 15% en concepto de IRPF y 2% en concepto de
Seguridad Social (SS)
· Calcular la paga mensual, sabiendo que son quince (15) pagas, distribuidas a lo
largo del año
· Confeccionar un gráfico donde se compare la retención de IRPF para cada uno
de los Empleados
* Ejemplo de un gráfico sencillo. (EJERCICIO Nº4)
ÍNDICE
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R ES U L T A D O S P O R P R O D U C T OPSR O D U C T O A P R O D U C T O B TOTAL
1. V e n ta s 50 55 105
2. D e vo lu c io n e s 5 ,5 7,2 1 2 ,7
3. V E N TA S N E TA S (1 -2 ) 4 4 ,5 4 7 ,8 9 2 ,3
4. A m o rtiz a c io ne s 1 0 ,5 5 1 5 ,5
5. C o s te s d e p ro d u c c ió n 9 7,3 1 6 ,3
6. M A R G E N B R U TO (3 -4 -5 ) 25 3 5 ,5 6 0 ,5
47,8
35,5
2
44,5
1
25
0 20 40 60 80 1 00
3 . V E N TA S N E TA S (16.-2)M A R G E N B R U TO (3 -4 -5 )
* En este caso, usamos un gráfico personalizado. (EJERCICIO Nº3)
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VINCULAR E INCRUSTAR DOCUMENTOS
VINCULAR DOCUMENTOS
Con la vinculación de documentos, podemos trabajar con datos externos

como si estuviesen en nuestro libro de trabajo.
Se pueden vincular datos tanto de Excel como de otras aplicaciones.
En el caso de la incrustación, lo que se hace es crear una copia del
documento original en vez de in enlace al mismo.
La vinculación de documentos en Excel es muy sencilla y se puede

realizar de dos maneras diferentes:
Manualmente desde la barra de fórmulas. Al incluir en una fórmula el

contenido de una celda vinculada, tecleamos su referencia, incluyendo el libro
entre corchetes seguido de la hoja, un signo de cierre de exclamación y
finalmente la columna y la fila de la celda:
“………. archivo.xls]hoja1!A1”
Si el libro de origen no está abierto, se debería incluir la ruta completa

del mismo:
“C:\ejercicios\excel\[archivo.xls]hoja1!A1”
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Copiando y pegando las celdas originales. En este caso, una vez

copiadas las celdas, cuando las pegamos en el libro actual, deberemos ir a las
opciones de pegado y elegir la opción “vincular celdas”:
Si deseamos vincular un documento que no es de Excel, debemos

insertarlo como un objeto externo, mediante el menú “Insertar>Objeto”.
Esta opción nos muestra una ventana con diferentes tipos de objetos
que pueden incluirse en nuestra hoja de cálculo:
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También se nos ofrece otra posibilidad de vincular: “Crear de un

archivo”, pudiendo elegir cualquier archivo creado con otra aplicación y si
marcamos la opción “vincular”, todos los cambios que se realicen en el
documento original, se actualizarán en nuestro libro de Excel:
INCRUSTAR DOCUMENTOS
La incrustación, a diferencia de la vinculación, crea una copia del archivo

original y no un vínculo.
La ventaja es que el objeto incrustado se puede modificar sin que afecte
al original; la desventaja es que el objeto incrustado se guarda junto al
documento de Excel aumentando su tamaño.
La incrustación se realiza exactamente igual que la vinculación, pero sin
marcar la casilla de “Vincular”.
Por otro lado, si marcamos “Mostrar icono”, sólo veremos en nuestro
documento de Excel una especie de acceso directo al documento incrustado.
Si hacemos doble clic en él, se nos abrirá el documento
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BASES DE DATOS
Excel dispone de una serie de funciones que trabajan con la información

de la hoja de cálculo, simulando la gestión de una base de datos.
Para ello, hay varias posibilidades: podemos disponer la información
normalmente en filas y columnas (dejando la primera fila para los títulos de los
campos), o bien trabajamos con el objeto “Lista”.
FUNCIONES DE BASES DE DATOS
Se puede crear una especie de base de datos en Excel simplemente

organizando la información en filas (registros) y columnas (campos).
La primera fila contendrá, en cada columna, el nombre del campo
correspondiente:
C Ó D I G OD E S C R I P C I ÓPNR E C I O -C O PS RT E C I O -V E UN DT AS P R E C I O -C O S T E
A 0 0 1 M o n it o r 1 4 p u lg a d a 1s 0 0 120 20 > 100
A 0 0 2 M o n it o r 1 7 p u lg a d a 1s 2 0 140 25
B 0 0 1 R a t ó n N o rm a l 3 5 50 1
B 0 0 2 R a t ó n Ó p t ic o 4 6 50
B 0 0 3 R a t ó n in a lá m b ric o 6 10 30
C 0 0 1 T e c la d o n o rm a l 4 7 25
C 0 0 2 T e c la d o in a lá m b ric o7 12 20
* Ejemplo de “base de datos”. En este caso, usamos la función BDCONTAR.
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LISTAS
Una vez introducidos los datos y organizados como hemos visto en el
apartado anterior, podemos crear con ellos una lista. Para ello, tenemos que
seleccionar el rango de celdas que queramos y crear la lista usando la opción
del menú “Datos>Lista>Crear lista”.
* Marcar la opción “La lista tiene encabezados”
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Una vez creada la lista veremos que, si hacemos clic dentro de la lista,
aparecerán unas flechas. Estas flechas abren una serie de funciones que
podremos realizar sobre la columna:
Otro elemento importante que nos aparece en nuestra lista, es una línea
en blanco al final, con un asterisco en la primera columna, que nos permite
añadir datos:
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FORMULARIOS
Como hemos visto, al crear una lista tenemos más facilidad para trabajar
con los datos que contiene, independientemente del resto de la hoja.
Pero tenemos otra herramienta que nos facilitará más el trabajo con los
datos: los formularios.
Para ello, y siguiendo con el ejemplo anterior, tendremos que activar la
lista haciendo clic en ella y accederemos al menú “Datos>Formulario”:
Nos aparecerá una ventana en la que aparecerán a la izquierda los datos de la

lista, y a la derecha varios botones (nuevo, eliminar, criterios, buscar…)
Vamos a comentar los botones que aparecen:
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NUEVO._ Para añadir una nueva fila de datos.

ELIMINAR._ Para eliminar la fila activa.
RESTAURAR._ Para deshacer los cambios.
BUSCAR ANTERIOR y BUSCAR SIGUIENTE._ Parra moverse al registro
anterior o al siguiente.
CRITERIOS._ Para definir una condición de búsqueda mediante la introducción
de unos valores para los campos. Al pulsar “Buscar siguiente”, el formulario se
abrirá con la primera ficha encontrada que cumpla la condición.
Existe otro menú relacionado con las listas a la que podemos acceder
haciendo clic con el botón derecho sobre la lista y que tiene el siguiente
aspecto:
Lo más interesante puede ser la opción de “Fila total”, que nos permite
mostrar en una fila al final de la lista, un cálculo hecho sobre cada columna.
Por defecto aparece la suma, pero se puede cambiar:
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TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS
Excel nos ofrece la posibilidad de convertir una tabla normal en una tabla
dinámica y obtener un gráfico a partir de su contenido.
Una tabla dinámica facilita el filtrado de los datos; su agrupamiento
según determinados criterios, la obtención de informes, la modificación rápida
de los criterios de búsqueda y la aplicación de funciones de bases de datos en
general.
Lo primero que tenemos que hacer es, partiendo de una serie de datos
que tengamos en nuestra hoja, seleccionar el rango de celdas que queramos e
ir al menú “Datos>Informe de tablas y gráficos dinámicos”:
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Nos aparecerá el asistente de tablas dinámicas:
En principio, para la tabla dinámica, lo dejaremos por defecto y

pulsaremos “Siguiente” para continuar con el asistente. Nos pedirá el rango de
celdas, pero ya lo teníamos seleccionado:
Ahora nos ofrecerá la opción de ubicar el informe de tabla dinámica en la

misma hoja o en otra distinta… lo que nos venga bien.
Los botones “Diseño” y “Opciones” permiten cambiar la apariencia del
informe; dónde aparecerán los detalles de los campos, en qué fila, columna…
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Una vez configurado todo a nuestro gusto, este sería el resultado:
Como vemos, aparecen unos selectores con los que podemos, por
ejemplo, filtrar los datos o realizar subtotales
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.
Utilizando como origen el contenido de la tabla, también podemos
generar gráficos dinámicos.
Para ello, simplemente hay que escoger, en el asistente, la opción

informe de gráfico dinámico.
El resto de los pasos serán igual que en el ejemplo anterior y este sería
el resultado del gráfico:
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MACROS
Los macros son pequeños programas formados por tareas individuales
que pueden realizarse sobre la hoja de cálculo.
La función de los macros es agrupar ciertas tareas que se realizan de

manera frecuente y correlativa para que, simplemente seleccionando y
ejecutando la macro correspondiente, se pongan en marcha de forma
automática.
CREANDO MACROS
Para crear una nueva macro disponemos dos opciones:
La primera, desde la barra de menú “Herramientas>Macro”, que activa

un submenú como el siguiente:
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La segunda manera es activando la barra de herramientas de Visual

Basic desde el menú “Ver>Barras de herramientas”:
En cualquiera de los casos, pulsando en el botoncito rojo, accedemos a

un cuadro de diálogo en el que se nos pide un nombre para la macro y
tenemos la posibilidad de crear un método abreviado o combinación de teclas
para ejecutar la macro rápidamente (CTRL. + …)
Como vemos, podemos guardar la macro en el libro actual o en otro

distinto. También nos da la posibilidad de escribir una pequeña descripción de
la función de la macro para que nos sea más fácil reconocer su función.
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* En este ejemplo, hemos creado una macro sencillísima para dar formato a
unas celdas.
EJECUTAR MACROS
Para ejecutar una macro manualmente, podemos acceder al menú

“Herramientas>Macro>Macros” o pulsar “ALT. + F8”:
Como vemos, nos muestra las macros que tenemos guardadas y nos
ofrece uno botones para ejecutar, modificar, etc.
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Otra forma de ejecutar una macro, es desde el botón “Ejecutar macro”

de la barra de herramientas de Visual Basic (si la tenemos activada, claro):
La tercera opción sería usar la combinación de teclas que tengamos

asignada a la macro que queramos.
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EJEMPLOS DE USO DE VBA
Para programar tareas más complejas, Excel ofrece el lenguaje “Visual

Basic para Aplicaciones” (VBA).
Las macros que hemos visto en el apartado anterior, utilizan

internamente este lenguaje.
Profundizar en este lenguaje es algo que no se pretende en este

manual, pero si que pondremos unos ejemplos de usos relativamente sencillos
que podemos hacer en Excel. Para ello, primero vamos a presentar una nueva
barra de herramientas: “Cuadro de controles”.
Para acceder a esta barra, iremos al menú “Ver>Barras de

herramientas>Cuadro de controles”:
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Nos aparecerá la siguiente barra:
Modo diseño Propiedades
Ver código
Casilla Cuadro Texto

verificación
Botón opción
Botón comando
Cuadro lista
Cuadro combinado
Botón alternar
Desplazamiento Control número
Imagen
Etiqueta
Más controles
Con estos controles y un poco, solo un poco, de atención, podremos

crear pequeños “programas” dentro de nuestra hoja de cálculo que hará que el
resultado sea visualmente más atractivo.
Vamos a ver un ejemplo que luego explicaremos:
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Como se ve en la imagen anterior, es un ejemplo sencillo de uso de VBA
que consiste en una pregunta , dos
opciones de respuesta que podemos marcar , un
botón para responder con la opción marcada y una

respuesta que se nos genera automáticamente dependiendo de si hemos
acertado o no .
Como verás, dependiendo de la selección de respuesta, nos aparecerá

una frase diciendo que hemos fallado o que hemos acertado:
¿Cómo lo hemos hecho?... A continuación lo explicamos:
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Lo primero que hemos hecho, ha sido escribir una pregunta. En este

caso, “¿Se pueden sumar celdas no contiguas?”
A continuación, y haciendo uso de la barra de herramientas “Cuadro de
Controles”, seleccionamos “Botón de acción” y creamos dos opciones de

respuesta:
Vamos a cambiar los atributos de estos controles:

Hacemos doble clic en “OptionButton1” y nos aparecerá algo como lo
siguiente:
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Ahora tenemos que realizar unos cambios:
Haremos los mismos cambios con “OptionButon2”.

Ahora tenemos que crear el botón RESPONDER; para ello escogemos,
en la barra de herramientas “Cuadro de Controles”, la opción “Botón de
comando”:
A continuación, como hemos hecho antes, haremos doble clic y

entraremos en las propiedades del botón.
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Haremos los cambios necesarios en sus propiedades para dejarlo de la

siguiente forma:
Ahora tenemos que “programar” la respuesta que nos dará al escoger

una opción y pulsar en responder. Hacemos doble clic en el botón
RESPONDER y esta vez nos centramos en esta ventana:
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Vamos a explicar paso a paso el contenido de esta ventana:
Nuestro código siempre empezará con un “Private Sub” y la acción sobre

el control en el que se haga clic.
En este caso, especificamos que el hacer clic en el botón “Responder”,
entrarán en juego las celdas D11 y D12, que será donde aparezca el resultado
dependiendo de lo que especifiquemos a continuación:
En estas líneas queremos decir que, si hemos seleccionado como

respuesta la primera opción (RESPUESTA1), nos aparezca en la celda D11 el
texto “Lo siento, has fallado”.
En esta ocasión, indicamos que, si hemos seleccionado como respuesta

la segunda opción (RESPUESTA2), nos aparezca en la celda D12 el texto “Has
acertado”.
El final de cada acción a realizar será un “End If” y el final de todo el
código será un “End Sub”.
A continuación veremos unas capturas de un ejercicio un poco más
complejo:
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* Este es une ejemplo de la realización de un Test con cuatro posibles

respuestas y como vemos, hemos programado la salida de varios textos
distintos dependiendo del resultado.
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Como vemos en este ejemplo, la frase nos aparecerá en la celda J6, y

dependiendo de qué respuesta hayamos elegido, al pulsar el botón “¿ES
CORRECTO?”, nos aparecerá “NO,NO”, “LA DAMOS POR BUENA”, etc.
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EJERCICIO DE REPASO
Vamos a realizar un ejercicio de repaso que consistirá en crear una hoja

de cálculo para controlar un almacén.
Constará de tres hojas: Entradas, Salidas y Stock.
Lo primero que vamos a hacer es rellenar los datos de la hoja “Entradas”

con los datos de todo lo que entra en nuestro almacén:
En el caso de las salidas, aparecerá lo siguiente:
Pero hemos realizado un “truquito”:
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Para no escribir el código y el nombre de todos los productos y, como en

principio, todo lo que entra en el almacén tendrá que salir, hemos hecho una
función que “llama” a la hoja “Entradas” y nos copia el contenido de las celdas
“Código” y “Nombre” de la hoja de Entradas en las celdas correspondientes de
la hoja de Salidas.
Los campos de “Cantidad” y “Fecha”, ya los rellenaremos cuando salgan

los productos del almacén (lógicamente)
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Ahora vamos a la hoja de “Stock”:
Para recoger lo que tenemos en nuestro almacén, hemos hecho la

misma función que en la hoja “Salidas”, llamando a los campos “Código” y
“Nombre” de la hoja “Entradas” para que se copie el contenido en las celdas de
la hoja “Stock”:
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Una vez que tenemos los campos “Código” y “Nombre” automatizados

en nuestra hoja de Stock, tendremos que hacer que nos aparezcan
automáticamente cuántos artículos han entrado al almacén, cuántos han salido
y claro está, el stock que nos queda:
¿Qué nos hemos complicado? ¿Qué podríamos hacer como en el la hoja

“Salida” y llamar sólo a la cantidad?... Pues sí… pero nos gusta el “riesgo”…
Pues bien… ahora nos queda lo más fácil: Calcular el stock:
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Simplemente restamos las salidas de las entradas… y ya está!!!.

Fácil, ¿Verdad?.
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Dejo el documento insertado:
ENTRADAS
Código Nombre Cantidad Fecha

A01 Teclado Inalámbrico 30 01/11/2010
A02 Teclado normal 25 01/11/2010
B01 Cartucho impresora tinta color 100 02/11/2010
B02 Cartucho impresora tinta negro 105 03/11/2010
C01 Ratón inalámbrico 28 05/11/2010
C02 Ratón normal 15 06/11/2010
D03 Tarjeta Red 25 07/11/2010
D04 Tarjeta Red Inalámbrica 30 10/11/2010
D05 Impresora Láser 20 11/11/2010
D06 Multifunción hp 10 15/11/2010
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EJERCICIO EXTRA
A continuación, vamos a intentar explicar las diferencias que existen en

Excel, Calc y Google Docs sobre los temas de “FORMATO”, “FÓRMULAS”,
“GRÁFICOS” e “IMAGEN”.
En principio vamos a tomar como referencia Excel y a partir de ahí

intentaremos explicar las diferencias con los otros.
FORMATO._ Vamos a distinguir dos partes en el apartado de formato:

El formato del documento en si (la extensión) y el formato o formateo de los
elementos de nuestra hoja de cálculo.
Formato del documento._ Como es bien sabido, Excel guarda y

sólo puede abrir documentos con extensión “.xls”, mientras que Calc guarda
por defecto sus documentos con la extensión “.ods” pero permite tanto abrir
como guardar hojas de cálculo en cantidad de formatos, incluido “.xls”.
Google docs, con su aplicación Spreadsheet para hojas de cálculo, nos
permite abrir documentos, tanto de Excel como de Calc.
Formato de los elementos de la hoja._ La verdad es que, en

este apartado, tanto Excel como Calc son muy similares y nos ofrecen
opciones parecidas para dar formato a las celdas, filas, columnas, texto,
formato condicional, estilos, etc. Lo que varía entre uno y otro es la ubicación
de algunos de los menús y botones pero, prácticamente, se pueden hacer
prácticamente las mismas cosas con uno y con otro.
Pero Google Docs… eso es otro cantar… Está muy, muy limitado.
Está pensado para realizar y trabajar con hojas de cálculo sencillas. No se le
puede pedir más.
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FÓRMULAS._ En el caso de las fórmulas y funciones, Excel y Google

Docs, disponen de un icono que, aparte de la auto-suma, permite realizar otras
funciones básicas:
Calc también tiene un icono similar pero, en principio, sólo hace la auto-
suma:
En el apartado de las funciones, Google Docs nos da acceso a unas 60

funciones a las que se accede desde el icono:
o desde el menú “Insertar>Fórmula>Más”. Hay que decir que estas

funciones son las más usuales:
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El caso de Calc y Excel es de otro mundo… Cientos de funciones…

desde las más sencillas hasta otras complicadísimas incluso de comprender…
En Calc, accederemos a las funciones desde el icono o desde el

menú “Insertar>Función”:
En Excel, lo haremos desde el icono o desde el menú

“Insertar>Función”:
GRÁFICOS._ En el tema de gráficos, Google Docs también sale

perdiendo; nos ofrece 6 tipos de gráficos con algunos sub-tipos… Vuelve a
quedar claro que Google Docs es para lo que es…
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Para insertar un gráfico en Google Docs, tenemos que ir al menú

“Insertar>Gráfico”:
Excel nos ofrece 14 tipos de gráficos estándar con varios sub-tipos y la

posibilidad de crear gráficos personalizados (unos 20).
Tenemos dos posibilidades para insertar gráficos en Excel: Desde el
icono o bien desde el menú “Insertar>Gráfico”:
En Calc, accederemos a la inserción de gráficos desde el icono

o bien desde el menú “Insertar>Gráfico”:
Podremos insertar 9 tipos de gráficos con sus sub-tipos y con opción de

3D y cosas de esas tan bonitas…
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IMAGEN._ En el caso de Excel, tenemos la posibilidad de insertar

imágenes de distinto tipo y de varias formas:
La primera forma sería entrando en el menú “Insertar>Imagen”:
Como vemos, nos da varias opciones para insertar imágenes;

prediseñadas, desde un archivo, adquiriéndola desde un escáner o cámara… y
las auto-formas, Word Art y organigramas.
Otra opción es, si tenemos activada la barra de herramientas “Dibujo”,
nos aparecen unos iconos para la inserción de imágenes:
Los formatos de imagen que nos permite insertar Excel son los de uso
más común (Jpg, BMP, gif,…)
En Calc, sólo nos permite insertar imágenes desde archivo. Lo podemos

hacer de dos formas: Desde el menú “Insertar>Imagen”:
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También podemos acceder a la inserción de imágenes si tenemos

activada la barra de herramientas “Dibujo” y pulsando en el icono “A partir de
archivo”:
Al igual que Excel, los formatos que nos permite insertar son los más
comunes (Jpg, Gif, BMP, PNG, …) y posiblemente admita alguno más que
Excel.
Como estamos viendo en esta comparativa, Spreadsheet de Google

Docs, es más limitado… y en el caso de las imágenes, no es menos.
Para insertar una imagen, tendremos que ir al menú “Insertar>Imagen”:
Nos encontramos con la “sorpresa” de que solo podremos insertar una

imagen desde una URL:
Aunque con esta opción también podemos insertar los formatos de

imagen más comunes, nos limita a buscar las imágenes online y no poder
utilizar las que tengamos en nuestro pc.
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LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN._ Mientras que Excel utiliza VBA

para todo el tema de macros y programación, Calc hace uso de OOBasic(que
es prácticamente igual que VBA). La diferencia fundamental está en la
jerarquía de objetos, que sí hay diferencia.
Con Google Docs nos volvemos a encontrar con un problema: no
soporta macros de Excel o Calc… más que nada, porque Google Docs trabaja
sobre JavaScript y no se llevan muy bién.
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Manual Excel

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Manual de Excel 2003

(Adolfo García Cabrero)

PEQUEÑO MANUAL DE USOS MÁS FRECUENTES

Una hoja de cálculo es una especie de pizarra electrónica formada por

Cada documento de Excel (libro), tiene una extensión “.xls” y puede

Cada celda puede contener datos numéricos, alfanuméricos o fórmulas.

Desde Excel podemos comunicarnos, importar y exportar datos hacia

Todos los productos de Office comparten muchas de las barras de

También comparten la ubicación de la barra de menús y la posibilidad de

Por supuesto, tenemos la opción de personalizar Excel a nuestro gusto

En este pequeño manual, vamos a centrarnos en 5 de estas barras de

Tras seleccionar la barra de tareas ESTÁNDAR, nos aparecen en la

Nuevo archivo Abrir Vista previa

Esta barra de herramientas nos ofrece la posibilidad de dar distintos

A parte de la barra de herramientas, disponemos de un icono en la barra

TIPOS DE DATOS Y FORMATOS. FORMATO CONDICIONAL

Mención a parte merece el “Formato condicional”, que permite que un

En la página siguiente podemos ver dos ejemplos del trabajo con

09:03-09:55 MME MME REDES SOM SOM

09:55-10:15 RECREO RECREO RECREO RECREO RECREO

10:15-11:08 MME AO REDES AO SOM

11:08-12:00 AO AO FOL AO REDES

12:00-12:20 RECREO RECREO RECREO RECREO RECREO

12:20-13:13 AO REDES AO MME REDES

13:13-14:05 FOL REDES AO MME FOL

* Ejemplo de la aplicación de formatos

* Ejemplo de formato condicional aplicado a las celdas de “CALIFICACIÓN” en

Las fórmulas las define el usuario, empleando cualquier operación que

ARTÍCULO PRECIO CANTIDAD BRUTO NETO TOTAL

TOT. BRUTO TOT. NETO TOTAL

VENDEDOR VENTAS COMISIÓN BASE TOTAL % VENDEDOR

* En este caso, en la columna “% VENDEDOR”, podremos ver las fórmulas

Además de utilizar fórmulas, o dentro de ellas, en Excel tenemos la

Los principales grupos de funciones son:

FINANCIERAS. Realizan cálculos relacionados con intereses, pagos y

MATEMÁTICAS TRIGONOMÉTRICAS. Funciones que realizan

ESTADÍSTICAS. Funciones como la media, la mediana,…

BÚSQUEDA Y REFERENCIA. Funciones para realizar búsquedas en el

BASE DE DATOS. Funciones para trabajar con el contenido de la hoja

TEXTO. Realizan operaciones con cadenas de texto, como

LÓGICAS. Funciones como “Si”, “No”, “Y”, “Verdadero”,…

INFORMACIÓN. Devuelven información sobre el contenido o el formato

DEFINIDAS POR EL USUARIO. Podremos definir nuestras propias

VENDEDOR T R IM IS T TR RE IM1 E S TTRR EIM 2E S T RT RE IM3 E S T RT OE T4 A L V E N T A S P O R V EM ENDDIAE TDR OIM RE S T R A L V E N T A S / V E N D E D O R

* Ejemplo con función “PROMEDIO”

* Uso de la función “SI” en las columnas “BONUS” y “COMISIÓN” teniendo en

En un documento de Excel podemos insertar todo tipo de imágenes,

Como vemos, nos aparecen las siguientes opciones:

DESDE ARCHIVO. Podemos insertar imágenes externas.

DESDE ESCÁNER O CÁMARA.

* Como no tengo ningún escáner o cámara conectados, no puedo sacar

AUTOFORMAS. Al igual que en Word, podemos insertar líneas, figuras, flechas

WORD ART. Se trata de la inserción de texto con un aspecto más gráfico y

ORGANIGRAMA. Facilita la inserción de organigramas o diagramas

A parte de la inserción de imágenes, disponemos de una barra de

* Ejemplo de auto formas

Hojas de cálculo. Filas, columnas, celdas

Tipos de datos en Excel

Referencias absolutas y relativas

Compartir: acceso simultáneo

Funciones de bases de datos

* Otro ejemplo de auto formas en Excel.

Otra característica interesante es la de poder representar cierto

TN. 1999 TN. 2000 TOTAL MEDIAS