REDACCIN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

I. INTRODUCCIN:
La redaccin administrativa hoy en da es muy importante en la sociedad, ya
que con esta nos desenvolveremos en el mbito laboral, ya sea en empresas
privadas o pblicas. Es por ello, que en el presente trabajo, producto del
esfuerzo realizado en conjunto, nos hemos centrado en los documentos ms
usados, de los cuales desarrollaremos: su utilidad, en que situaciones se
emplean, cules son sus partes, entre otras. Al terminar esta lectura, no solo
sabr cmo redactar estos documentos administrativos, sino tambin sabr
cuando emplearlos y qu se necesita para su entrega.

II. DEFINICIN:
Conocemos con el nombre de documento administrativo a toda comunicacin
escrita de carcter formal que se utiliza tanto en la administracin pblica
como en la privada con el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y el
goce de derechos reconocidos por la Constitucin Poltica, las leyes y las
normas internas de cada entidad o institucin poltica, las leyes y las normas
internas de cada entidad o institucin.

Los documentos administrativos establecen comunicacin entre entidades
pblicas y privadas, entre stas y personas ajenas a ellas y dentro de las
instituciones con sus trabajadores , socios, usuarios o clientes para lograr sus
fines y objetivos.



III. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES QUE RIGEN LA REDACCIN DE
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:

Formalidad: Este principio consiste en que los documentos
administrativos se redactan necesariamente teniendo en cuenta
determinadas normas, pautas, esquemas o formatos establecidos por
las instituciones simplemente por la costumbre, con el fin de
uniformizar su uso, ahorrar recursos y facilitar su atencin o
tratamiento.
Simplicidad: Consiste en que todo documento administrativo debe ser
elaborado lo
ms simple y breve posible con lenguaje sencillo, despojado de
trminos cientficos
tcnicos innecesarios de palabras de significacin desconocida y de
siglas y
abreviaturas que podran dificultar su comprensin.
Racionalidad: En la elaboracin de todo documento debe estar presente
el principio
de la racionalizacin de recursos, que consiste en eliminar toda
exigencia o
formalidad costosa. Cuanto ms extenso y complicado es un
documento es ms
costoso, tanto que para el que lo hace como para el que lo lee.
Flexibilidad: No debe existir rigidez o exigencia externa en la
elaboracin ni en la
evaluacin de documentos ya que nadie redacta igual que otro. Por lo
contrario lo
que debe de haber es amplitud de criterio, sentido comn, espritu
democrtico,
flexibilidad en aceptar la gran variedad que hay en la redaccin.
Eficacia: Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir a la
accin, en el
menor tiempo y con el mnimo costo posible; o sea, debe ser capaz de
lograr sus
objetivos.

IV. TIPOS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:


EL ACTA

1. Etimologa:

Proviene del latn acta ("actos, hechos; archivos, registros"). Acta es el plural de actum
("acto, accin").


2. Concepto:

Es un documento redactado durante una reunin de personas, con la finalidad de
testimoniar las incidencias y los acuerdos tomados, as como tambin los temas
tratados.
Toda institucin pblica o privada debe llevar este documento en el llamado "LIBRO
DE ACTA", el cual es muy importante porque contiene la historia y la vida de una
institucin certificando y dando fe legal de los actos y decisiones de una entidad o
sociedad.
El Libro de Acta debe estar foliado y legalizado por un Juez Instructor o por un Notario
Pblico.
La redaccin del Acta le corresponde a la secretaria quien generalmente redacta el
documento en borrado para despus pasarla al Libro de Actas y hacerlo firmar por
todas las personas asistentes a la reunin.



3. Funcin:

El libro de actas es muy importante en la vida de una institucin, porque certifica y da
fe legal de determinados actos y decisiones de una empresa o sociedad, para su debido
cumplimiento. En el se asientan todos los puntos fundamentales como testimonio
verdico.

4. Usos:

Hacen uso de ella todas las instituciones, sobre todo gremiales, que deseen darle valor
legal a sus actividades de carcter social, jurdico o poltico.
Para ello el libro de actas debe estar foliado y firmado, en la primera pgina, por un
escribano o notario.
Su redaccin le corresponde al secretario, quien generalmente la escribe primero en un
borrador para luego pasarla al libro y hacerla firmar.



5. Clases de actas:

1. Acta de Sesin. Contiene los acuerdos tomados en una reunin o sesin
Ordinaria o Extraordinaria. Es un documento en el que consta el testimonio de
los hechos ms importantes que han sucedido en la sesin de un rgano
deliberante. Se denomina "Sesin" a la reunin formal de un grupo de personas,
que se convoca o cita, instala y funciona teneindo en cuenta determinadas
leyes, estatutos o normas establecida en cada entidad sea pblica o privada.
2. Acta de Comparendo. Contiene los acuerdos tomados por el juez cuando
quiera hacer justicia.
3. Acta de Conciliacin. Contiene los hechos ocurrido cuando dos partes se
renen y acuerdan conciliar en algn litigio.
4. Acta de Inspeccin o Supervisin. Cuando se requiera redactar los resultados
de algunas de estar diligencias cumplidas.
5. Acta de Fundacin. Cuando quiere dejar constancia de la fundacin o
inauguracin de una entidad pblica o privada, una ciudad, una regin o
aspectos importantes de la vida de un pas.
6. Acta de Trabajo. Las actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la
misma fecha y hora de los acontecimientos. Son elaborados por el secretario o
por quien hace sus veces, en presencia de la autoridad que preside el acto y
con la intervencin de personas interesadas. Por ejemplo, se redacta esta clase
de acta al momento de evaluar a los postulantes de plazas de trabajo, evaluar al
personal, un proceso electoral, decomisar mercadera ilegal o de dudosa
procedencia; al efectuar visitar de inspeccin administrativa a centros de
trabajo, establecimientos comerciales o lugares devastados por hechos
fortuitos como sismos, inundaciones o incendios; al incautar, exterminar,
transferir, inventariar, entregar y depositar bienes;, al asumir y dejar cargos; al
entregar y recibir obras; al resolver diversos problemas o conflictos internos y
al tiempo de cumplir cualquier otra accin administrativa considerada delicada
o de responsabilidad.
7. Acta de Embargo. Es aquel que se ordena en un juicio ejecutivo mercantil
derivado de la falta de pago de ttulos de crdito (entre ellas los documentos
que conocemos como vouchers de las tarjetas de crdito y que no son otra cosa
sino pagars) o deudas bancarias en general.
El procedimiento es el mismo para acreedores bancarios que comunes. ste
inicia con la demanda que presenta el acreedor ante un tribunal. Si el juez
encuentra la demanda ajustada a derecho la admitir y, como un acto
precautorio, ordenar el embargo de bienes del deudor que basten a garantizar
el adeudo, incluyendo principal e intereses.
Para el embargo de bienes, en la medida de lo posible, debe seguirse el
siguiente orden:
I. Las mercancas
II. Los crditos de fcil y pronto cobro, a satisfaccin del acreedor
III. Los dems muebles del deudor
IV. Los inmuebles
V. Las dems acciones y derechos que tenga el demandado.
Embargo de bienes muebles. Una vez efectuado el embargo, el acreedor
nombra depositario de los bienes embargados. La nica funcin del depositario
es resguardar los bienes hasta que se concluye el juicio. Desde luego, el
depositario puede llevarse consigo los bienes embargados, pero no debe hacer
uso de los mismos, pues podra incurrir en responsabilidad penal.
Embargo de bienes inmuebles. Si los bienes embargados son inmuebles, se
anotar el embargo en el Registro Pblico de la Propiedad de la entidad en
donde ste se encuentre. No se nombra depositario y el bien contina en
posesin de quien la tenga antes del embargo.
8. Acta de Lanzamiento o Desahucio.
9. Acta de Sociedad.

6. Partes del acta:
1. Encabezamiento. Se especifica los siguientes datos: lugar, fecha, hora, cantidad
y nombre de los asistentes; aprobacin o modificacin del acta anterior.
2. Cuerpo o texto. En esta parte se consideran las siguiente estaciones:
2.1. Despacho. Se da lectura a todos los documentos remitido y recibido.
2.2. Informe. Se anotan todos los informes emitidos oralmente en la sesin
detallando el nombre del informante.
2.3. Pedidos. Se anotarn ordenadamente todos los pedidos que hagan los
asistentes. Cada persona hace uso de la palabra para enunciar su pedido sin
dar ninguna explicacin.
2.4. Orden del da o Debate. Es la parte ms importante del Acta, la ms
extensa. Cada pedido formulado ser fundamentado, debatido y aprobado
o rechazado por los distintos asistentes. Una vez comenzado el debate,
el presidente o quien dirija la sesin no aceptar nuevos pedidos.
o Votacin. Terminado el debate de un pedido el presidente de la asamblea
llamar a los asistentes a votar para ver si se aprueba el pedido. La aprobacin
puede ser:
A = Mayor
B = Unanimidad
C = Aclamacin
3. Cierre del Acta y Firmas. Al trmino del debate se procede a cerrar el acta con
la siguiente frmula:
"No habiendo otro asunto ms que tratar y siendo a las 8:pm., se dio por
finalizada la sesin firmando los presentes el Acta"



La Citacin

1. Concepto:

La citacin, es un documento breve por el que se cita o llama formalmente a una
persona o a varias a asistir a un acto dispuesto por la autoridad. Se emplea,
especialmente, para convocar a sesin de rganos de gobierno que tienen pocos
miembros. Y, en general, se utiliza para coitar a toda clase de reunin que, por
diversos motivos, se lleva a cabo en los centros de trabajo.
Es un documento de carcter interno y se usa tanto en la administracin pblica como
privada. Muchas entidades o dependencias, teniendo en cuenta la frecuencia de su
utilizacin, hacen imprimir formulacin de citaciones en cantidad considerable, para ir
emplendolos poco a poco, cada vez que necesiten de ellos.
El original, la copia o el cargo de las citaciones, debidamente firmados, se archivan
como constancia o pruebas de haberse citado a los interesados.

2. Facultad para citaciones

La tienen:
1.-La autoridad con facultad para citar a sesiones y reuniones de diversa ndole.
2. El secretario o personal subordinado autorizado, por haber recibido
facultades delegadas por dicha autoridad.

3. Partes de la citacin

La citacin presenta las siguientes partes obligatorias:
1.-Nombre del documento o cdigo
2. Destinatario, si la citacin es individual.(En la citacin colectiva ,se incorpora al texto
la nmina de los que van a ser citados)
3. Texto
4. Lugar y fecha.
5. Firma y pos firma del que cita ( y sello ,si tiene)
6. Pie de pgina
Y las siguientes complementarias.
-Membrete
-Con copia

4. Redaccin del texto

El texto de la citacin se divide en dos secciones:
1.Frmula de citacin, que es la frase que encabeza el texto.
Las frmulas ms usadas con este fin son: Por el presente documento, se cita.. Se
cita Cito a usted.., cuando es la autoridad quien cita directamente; en cambio, se
emplea: Po disposicin de.,Por encargo de,Por orden de,cuando el que citas
lo hace por delegacin de facultades.
La frmula de citacin a veces se complementa con la explicacin del carcter del
llamamiento: Se cita con urgencia,Por orden Jefe de Personal, cito a usted con
carcter de urgencia a
2.Exposicin, que comprende obligatoriamente el nombre del acto o actividad a que se
llama, el da ,la hora, el lugar y la agencia, asunto o motivo de citacin, Por ejemplo:
Cito a usted a sesin extraordinaria de la Junta Directiva de la Asociacin de Padres de
Familia, a llevarse a cabo el da ,21 del presente, a horas 10.am,en la Direccin del
colegio, para tratar la siguiente agenda:
1.-Determinacin de la cuota de APAFA
2.Otros.

A veces esta seccin termina con una frmula final que insta a concurrir a la cita
puntualmente: se ruega puntual asistencia, o comprende una advertencia: Se
dispondr el descuento de ley para los que no asistan, Los que no asistan pagarn
una multa de S/,100 nuevos soles.
El luso de estas frmula fina es optativo.

5. CLASES DE CITACIN

1.-CITACIN INDIVIDUAL.
Es aquella que se enva al interesado o a los interesados en forma individual. Se
redacta en papel A5.Estas citacin viene a ser una esquela.
El destinatario, al recibir la citacin, deber firmar la copia o el cargo correspondiente,
como constancia de su recepcin.
2.-CITACIN COLECTIVA.
Es aqulla que lleva en el texto la nmina de los que sern citados. Es un solo
documento que se hace conocer a los interesados, quienes al enterarse de su
contenido, firman en el lugar que les corresponde, quedando de este modo ya citados.
Las citaciones para las sesiones de los rganos de gobierno, suelen ser colectivas.

Modelo 1.
CENTRO EDUCATIVO ESTATAL
Mariscal Luzuriaga.
CITACIN
Seor: Prof. Isidro Llico Cahuana
Tutor del 4to grado A de Educacin Secundaria.

Por encargo del Director ,cito a usted a la reunin de trabajo, que se realizar el da 23
de los corrientes ,a las 3 p.m ,en la oficina de la Direccin.
Asunto: Viaje de estudios de Promocin
Cajamarca,18 de mayo del 2012.
Nancy Pereda Meja
Secretaria

Modelo 2: CITACIN

Se cita a los miembros del Consejo de la Facultad de Derecho a sesin extraordinaria
que se llevar a cabo de acuerdo con el siguiente detalle:
Da: Viernes,25 de mayo del 2012.
Hora: 11,00 horas.
Local: Oficina del Decano
Agenda: Inicio de dictado de clases.
-Prctica pre profesionales.
MIEMBROS.
1.-Abog.Teoror Huamani Sols
2.-abog.Humberto Haro Carmona.
3.Abog.Jorge Quispe Pereda..
4.Abog.Luis Janampa Ros.
5.Alumno Percy Valladares Zavala..
6.Alumno Julio Aquino Cerqun.
Lima ,18 de mayo del 2012.
Abog.Csar Ros Lucano
Decano
6. OBSERVACIONES:
A) En la citacin que se efecta por segunda vez se coloca como ttulo Segunda
Citacin, con el fin de advertir que el acto al que se est llamando se realizar de
todas maneras con los miembros que asistan o con la proporcin mnima que permite
la ley. Los estatutos de pocas instituciones permiten citar por tercera vez.
b)Existen citaciones colectivas que se redactan sin individualiza a las personas que se
citan. Se difunden por medio de carteles o avisos periodsticos.


EL MEMORANDO


1) Definicin:
Proviene del latn memorndum, cosa que debe recordarse .
Los memorandos son comunicaciones con un mnimo de partes, que aceleran el flujo
de la comunicacin en las empresas.
Se utilizan para tramitar, requerir, confirmar y comunicar informacin.
Segn La Real Academia Espaola (RAE) un memorndum es, en su aceptacin bsica,
un informe donde se expone algo que debe ser tendido en cuenta para un determinado
asunto y accin. Tambin puede ser un cuaderno o anotador donde se apuntan las
cosas que un individuo debe recordar.

2) Caractersticas:

Carece de cortesa
Redaccin breve y sencilla
Se redacta en tercera persona
Se refiere por completo al tema planteado (es especifico- exacto)
No usa rodeos de palabras
Las oraciones son directas claras y cortas
No llevan saludo ni despedida
Es un medio de comunicacin que da a conocer asuntos breves o extensos
segn el modelo.

3) Clases:

Memorndum Simple:
Para comunicar disposicin, remitir, pedir, dar a conocer la realizacin de actividades y
ejecucin de tareas y transcribir documentos.
En general para informar de asuntos diversos a un solo destinatario

Enlaces:

Dentro de una dependencia: vincula al jefe con el subordinado y viceversa; y a los
subordinados.
Entre dependencias: relaciona al jefe de una dependencia superior con la de una
inferior y viceversa y a los jefes de dependencia del mismo nivel jerrquico.


Caractersticas:

Comparte las cactersticas con el oficio simple, pero con la diferencia que el cdigo
lleva la palabra memorndum como nombre del documento.

Memorando Mltiple:
Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin en forma
simultnea a varios destinatarios.

Enlaces:
Dentro de una dependencia, vincula al jefe con subordinados.
Entre dependencias, une al jefe de una dependencia con la de los inferiores, y
al jefe de una con la de los otros de igual jerarqua.

Caractersticas:
Tiene las mismas caractersticas que presenta el oficio mltiple, con la
diferencia que emplea memorndum simple como nombre del documento.

4) Estructura:

El memorndum consta de las siguientes partes:
Nombre(s) de a quien se dirige
Nombre(s) del remitente(s)
Fecha
Asunto
Escrito redactado brevemente.
Firma(s)

Para qu se elaboran los memorandos?
Una orden
Un mensaje
Un pedido
Permiso
Una justificacin
Amonestacin, etc.

Quines tienen facultad para firmar memorandos?
La tienen todos los miembros o servidores de una entidad, sin distincin de ninguna
clase.


EL CIRCULAR


1. Etimologa:
Proviene del latn circularis (formar o poner en crculo). Significa perteneciente al
crculo.

2. Concepto:
Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de
sus subalternos simultneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos
internos para que se cumplan a cabalidad.
Los temas a tratar en una circular pueden ser generalmente los siguientes:
Movimiento interno de los jefes de la institucin
Acuerdos o decisiones de la alta jerarqua.
Ascensos del personal que elabora en la empresa.

3. Funcin:
Sirve para dictar rdenes y tambin para informar. El mensaje que transmite es
especfico y de inters general para todos sus destinatarios.
Por ejemplo, a travs de una circular se puede comunicar:

Cambios de horario.
Rotacin de jefes.
Nombramiento de comisin reorganizadora.
Ascensos del personal.
Aplicacin de encuesta.
Acuerdos y decisiones del directorio, etc.

4. Usos:
Permite, dentro de una institucin, un enlace vertical descendente (de superior a
subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango).
Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.
Cuando la circular tiene un buen nmero de destinatarios se recurre a la impresin
mimeografiada o a copias fotostticas.




5. Partes:
a) Numeracin: Se escribe la palabra circular con mayscula seguida del nmero que le
corresponde, el ao y las iniciales de la institucin.

CIRCULAR N 050-...../GG.

b) Fecha: Se escribe el da, mes y ao.

c) Destinatario: Generalmente el documento est dirigido a un grupo de personas
interesadas.
Seores
Jefes de Departamentos
Presente
A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.

e) Asuntos: Se escribe con maysculas, seguida de dos puntos y luego el tema en
resumen o sntesis.

ASUNTO: Cambio de horario.

f) Cuerpo o texto: Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar.
Puede estar formado por varios prrafos y para mayor orden se enumera cada prrafo.
El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semi bloque.

g) Despedida: Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.
Atentamente, cordialmente.

h) Firma y cargo: La firma es la rbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo
documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la
autoridad.
Guillermo Avils
GERENTE DE VENTAS

i) Iniciales: Se coloca al lado izquierdo del documento.



6. Redaccin del texto:
El texto de la circular comprende dos secciones:

6.1. Frmula de apertura, que inicia la redaccin del texto. Viene a ser una frase hecha
que se usa por costumbre. Las frmulas ms conocidas son: "Se pone en conocimiento
de........", "Se comunica.....", "Por disposicin.....", "De acuerdo con......".

6.2. Exposicin, que desarrolla en forma breve, clara y precisa y directa la disposicin
o la informacin que se desea hacer conocer.