Administracin

Paulo Durn Acevedo

2014
ADMINISTRACIN
PROCESO
PLANIFICAR
ORGANIZAR
DIRIGIR
CONTROLAR
RECURSOS
OBJETIVOS
METAS
Productividad
Efectividad
Excelencia
Operacional
Eficiencia y eficacia en la administracin
Usted cree que en las
empresas y organizaciones
ADMINISTRAN slo los jefes
y gerentes?
Por qu decimos que una de las
propiedad de la gestin es la
UNIVERSALIDAD?

"La tarea bsica de la Gestin
es hacer las cosas por medio
de las personas de manera
eficaz y eficiente"
"el proceso de
estructurar y utilizar
conjuntos de recursos
orientados hacia el
logro de metas, para
llevar a cabo las
tareas en un entorno
organizacional"
"el proceso de disear y mantener un
entorno en el que, trabajando en grupos,
los individuos cumplan eficientemente
objetivos especficos"
La ADMINISTRACIN es el proceso de planificar,
organizar, dirigir y controlar el uso de los
recursos y las actividades de trabajo con el
propsito de lograr los objetivos o metas
(eficacia) de la organizacin de manera
eficiente.

Los recursos son medios
que las organizaciones
poseen para realizar
sus tareas y lograr sus
objetivos: son bienes o
servicios utilizados en
la ejecucin de las
labores
organizacionales. La
administracin requiere
varias especializaciones
y cada recurso una
especializacin.
HUMANO
MATERIALES
NATURALES
TECNOLGICOS
COGNITIVOS
INTANGIBLES
Eficiencia y eficacia en la administracin
arte o ciencia
Todos los administradores realizan las mismas
actividades ya que planifican, organizan, dirigen y
controlan, estas actividades se conocen como las
funciones administrativas.
La administracin es aplicable a toda organizacin
social, y dentro de ellas en cualquier nivel
organizacional.
La finalidad de todos los administradores es la misma:
Generar beneficios .
La administracin se ocupa de la EFECTIVIDAD/EXCELENCIA;
Esto es lograr eficiencia y eficacia.
administracin
PLANIFICACIN
TENER UNA VISIN
GLOBAL DE LA
EMPRESA Y SU
ENTORNO,
TOMANDO
DECISIONES
CONCRETAS SOBRE
OBJETIVOS
CONCRETOS.
OBTENER EL MXIMO
DE PROVECHO DE
LAS PERSONAS Y
RECURSOS
DISPONIBLES Y
ALCANZAR
RESULTADOS
ORGANIZACIN
LUTHER GULICK
DIRECCIN

UN ELEVADO NIVEL DE
COMUNICACIN CON SU
PERSONAL Y HABILIDAD
PARA CREAR UN
AMBIENTE PROPICIO
PARA ALCANZAR LOS
OBJETIVOS DE EFICACIA
Y RENTABILIDAD DE LA
EMPRESA.
CONTROL

CUANTIFICAR EL
PROGRESO
REALIZADO CON LOS
RECURSOS Y
PERSONAS EN
CUANTO A LOS
OBJETIVOS
DEFINIDOS
PLANIFICACIN
PAULO DURN
ACEVEDO
La PLANIFICACIN es tan natural para el
proceso de XITO como su AUSENCIA es
tan natural para el proceso del FRACASO
(Robin Sieger- empresario y escritor)
PRESENTE
FUTURO
El valor de una decisin no radica
EN la sensacin presente que nos
genera, sino en el IMPACTO y las
CONSECUENCIAS que provoca en
nuestra vida futura.
PLANIFICACIN
OBJETIVO META
DETERMINACIN DE LOS
RECURSOS
DEFINICIN DEL HORIZONTE
TEMPORAL
DISEO DE CURSOS DE ACCIN
SITUARSE EN DISTINTOS
ESCENARIOS
Evaluacin del proceso
Un buen PLAN es cmo un Mapa,
muestra el destino final y
generalmente la mejor forma de llegar
a l.
Sensibilizar=Simular
Esta funcin de simulacin es la herramienta central
para sobrevivir y construir futuro se ha
trasformado desde el manejo de eventos ms
simples hasta situaciones que reconocen la
complejidad, es decir, la incertidumbre y la
multiplicidad de opciones que se dan y se trasforman
dentro de un delicado equilibrio sistmico.
Anticipacin
Exploracin
Generacin de
imgenes y estados
futuros
DINAMICO COMPLEJO
INCIERTO HIPERCOMPETITIVIDAD
Administracin
organizaciones
Las empresas con
VISIN de FUTURO,
corren con
VENTAJALas sin
visin corren con
PELIGRO.
Es duro cuando el mercado cambia,
Pero tu empresa NO.
Planeacin
Consiste en establecer
anticipadamente los objetivos.
Establecer estrategias, desarrollar
planes para integrar y coordinar
actividades , cursos de accin
situndose en distintos escenarios.
Seleccionar
metas
Formas de lograrlas
Ten un PLAN, sguelo y te
sorprender que tan EXITOSO
puedes ser. La mayora de las
personas
no tienen un plan y por eso
es sencillo vencerlas
MISIN
OBJETIVO
RESULTADO
ESPERADO
LOGRO
META
EXPRESIN DE UN
OBJETIVO EN
TERMINOS
CUALITATIVOS Y
CUANTITATIVOS

Magnitud utilizada para medir o comparar los resultados
efectivamente obtenidos, en la ejecucin de un proyecto,
programa o actividad.

los objetivos son necesarios
en cualquier rea donde el
desempeno y los resultados
afecten de modo directo y
vital la supervivencia y la
prosperidad de la empresa
Peter Drucker
(1905-2005)
KEY PERFORMANCE
INDICATORS
LOS INDICADORES DEBEN REFLEJAR LOS VALORES EN
LOS QUE LA EMPRESA U ORGANIZACIN HA DECIDIDO
FOCALIZARSE.
IDENTIFICACIN DE
DRIVERS
OBTENCIN DE VALOR EN
REAS DE MEJORA
Mejorar el servicio tcnico, disminuyendo el tiempo de
entrega de reparaciones, a travs de la informatizacin del
registro de solicitudes de servicio (trimestre 2/2014)
Disminuir el tiempo efectivo de
entrega a 10 das
Capacitar al 30% de los profesionales
de la tarea.
medicin
TIEMPO DE PROCESOS
(EN DAS)
PROFESIONALES
CAPACITADOS
(N/SEMESTRE)
objetivo
meta
indicador




Por qu debemos
planear?
Proporciona una direccin.
Reduce la incertidumbre, ya que obliga a ver el futuro, anticipar
al cambio, considerar el efecto del cambio y desarrollar
respuestas adecuadas.
Minimizamos los errores y evitamos la redundancia.
(ineficiencias se vuelven obvias)
Establece objetivos y estndares para controlar y corregir.
EL CMO VALE
TANTO
COMO EL QU
ORGANIZACIN
PAULO DURN
ACEVEDO
Desafo de organizar
Orden
rigidez
Flexibilidad
adaptacin
La volatilidad es una buena
noticia para los flexibles y
mala para los rgidos
Organizar es agrupar las actividades necesarias para
alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un
administrador con la autoridad necesaria para
supervisarlo y coordinar tanto en sentido
horizontal como vertical toda la estructura de la
empresa.

Qu es un organigrama y que es lo que vemos?

PLANIFICACIN
TENER UNA VISIN
GLOBAL DE LA
EMPRESA Y SU
ENTORNO,
TOMANDO
DECISIONES
CONCRETAS SOBRE
OBJETIVOS
CONCRETOS.
OBTENER EL MXIMO
DE PROVECHO DE
LAS PERSONAS Y
RECURSOS
DISPONIBLES Y
ALCANZAR
RESULTADOS
ORGANIZACIN
LUTHER GULICK
NO existen malos
empleados. Si no que
personas en el lugar
equivocado
Especializacin
del trabajo
Amplitud de
control
Centralizacin
Descentralizacin
Departamentalizacin
Cadena de
mando
organizacin
Formalizacin
Elementos que sustentan el
Proceso de organizar:
Agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los
objetivos, creando unidades/reas/deptos, asignando funciones,
autoridad, responsabilidad y jerarquas; establece las relaciones
de coordinacin que entre dichas unidades debe existir para
lograr cooperacin humana.
DIRECCIN
PAULO DURN
ACEVEDO
Es la accin e influencia interpersonal del
administrador para lograr que sus colaboradores
logren los objetivos encomendados (eficacia), mediante
la toma de decisiones, la motivacin, la comunicacin y
coordinacin de esfuerzos la direccin contiene:
rdenes, relaciones personales jerrquicas y toma de
decisiones.
liderazgo
comunicacin
motivacin
Qu es un buen lder?
Comprende las necesidades colectivas, es capaz
de potenciar los aspectos positivos de sus
colaboradores y sabe qu hacer en aquellos
momentos en que su equipo ms lo necesita,
pero no es quien tiene la ltima palabra,
porque adems es capaz de escuchar y
respetar la opinin de quienes colaboran con
l.
LIDERAZGO
Se define como la influencia que se ejerce sobre las
personas y que permite motivarlas para que
trabajen en forma entusiasta por un objetivo
comn. Quien ejerce el liderazgo se conoce como
lder, quien inspira en sus seguidores, para que
de esta forma adicionen valor al logro del
objetivo, entregando esfuerzos adicionales y alto
compromiso.



Liderazgo es la influencia interpersonal ejercida
en una situacin, dirigida a travs del
proceso de comunicacin humana a la
consecucin de uno o diversos objetivos
especficos



Motivacin
CONJUNTO DE FUERZAS QUE
IMPULSAN, DIRIGEN Y MANTIENEN
CIERTA CONDUCTA.

Compromiso
Agregar valor
Esfuerzo adicional


IMPORTANCIA DEL MANAGEMENT
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos
durante la planeacin y la organizacin.
A travs de ella se logran las formas de conducta ms
deseables en los miembros de la estructura
organizacional.
La direccin eficiente es determinante en la moral de
los empleados y, consecuentemente, en la
productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la
implementacin de mtodos de organizacin, y en la
eficacia de los sistemas de control.
A travs de ella se establece la comunicacin necesaria
para que la organizacin funcione.

Para hacer que una lmpara
est SIEMPRE
ENCENDIDA, no debemos
NUNCA de dejar de ponerle
ACEITE.

CONTROL
PAULO DURN
ACEVEDO
Establece sistemas para medir los
resultados /rendimiento y
corregir las desviaciones que se
presenten, con el fin de asegurar
que los objetivos planeados se
logren.
Consiste en establecimiento de
estndares (objetivo
desempeo), medicin de
ejecucin, interpretacin y
acciones correctivas.
Elemento retroalimentador P/A.
"Consiste en verificar si todo se realiza
conforme al programa adoptado, a las
ordenes impartidas y a los principios
administrativosTiene la finalidad de sealar
las faltas y los errores a fin de que se pueda
repararlos y evitar su repeticin".


Qu son las organizaciones?
Entidad social conformada por
personas que trabajan juntas y que
est estructurada deliberadamente en
divisiones de trabajo para alcanzar un
objetivo comn.
Nivel
Institucional
Nivel Funcional
Nivel operacional

Nivel ms perifrico de la
organizacin, est ms en
contacto directo con el entorno,
por lo tanto recibe el efecto de
los cambios y presiones
ambientales.
Define el futuro del negocio.
Visin estratgica para definir
misin y objetivos
fundamentales.
Articula los niveles.
Medio Campo (gerentes)
Capa amortiguadora de los impactos
ambientales ya que recibe las
decisiones globales tomadas nivel
estratgico y los transforma
programas de accin.
Interpreta la misin y los traduce en
medios de accin.
Gerente con visin tctica.
Nivel ms interno de la
organizacin. (Base)
Gestiona la ejecucin y
realizacin de las tareas.
Visin operacional
(supervisin) tiene contacto
con la ejecucin, realizadas
por empleados (actividades
rutinarias)

Empresa
Unidad econmica bsica. Que coordina y
mezcla los distintos recursos con el fin de
producir bienes y servicios, que satisfacen las
necesidades de las personas y empresas que
conforman el mercado. De manera
socialmente responsable.

CARACTERSTICAS PROCESO
ADMINISTRATIVO
CCLICO Y REPETITIVO. Proceso permanente y
continuo. En cada ciclo tiende a mejorar y
perfeccionarse.
INTERACTIVO. Cada funcin interacta con las
dems.
REITERADO. Consta de pasos conforman un
programa sujeto a ajustes y correcciones, avances y
retrocesos.
SISTMICO. Ninguna de las partes se puede analizar
aisladamente. Totalidad o globalismo.
Qu habilidades debe tener un administrador?
TECNICAS
HUMANAS
CONCEPTUALES
Tcnicas
Conocimiento especializados sobre
procedimientos, procesos, equipos y similares
saber como y saber hacer.


Involucran el conocimiento y experticia en determinados procesos, tcnicas o
herramientas propias del cargo o rea especifica que ocupa. Este tipo de
habilidades van muy relacionadas con el perfil profesional y con la
trayectoria que tenga el gerente.

Humanas
Relacionamiento con personas, sensibilidad,
empata y persuasin



Se refiere a la habilidad de interactuar efectivamente con las personas.Un
gerente interacta y coopera principalmente con los empleados a su
cargo; muchos tambin tienen que tratar con clientes, proveedores,
aliados, etc.

Conceptuales
Habilidades cognoscitivas, relacionadas con el
racionamiento lgico, el criterio y capacidades
analticas relacionadas con la prediccin que se
relacionan la efectividad administrativa.

Se trata de la formulacin de nuevas ideas o conceptos , entender
relaciones abstractas y resolver problemas en forma creativa , etc .
Estas habilidades conceptuales tienen que ver con la capacidad del
gerente de tomar decisiones integrando distintos puntos de vista y
poder anticiparse a eventos futuros (pensamiento estratgico)

Fuente: Administracin Robbins&Coulter-captulo 1-10 Edicin