ESCRITURA Y PRESENTACION DE LA PROPUESTADE SISTEMAS

La propuesta escrita sirve como un resumen del trabajo del Analista de Sistema hasta este
punto y como tal, es esencial que se d mucha atencin a la escritura y presentacin de la
misma. Mediante el uso de tres mtodos, (la organizacin eficiente del contenido, el escribirlo
en un estilo profesional y presentar verbalmente la propuesta en forma informativa) el analista
puede crear una propuesta exitosa de sistema.
1. OrganizacinDeLaPropuesta
Una vez que se haya recolectada todo el material para ser incluido en la propuesta, se necesita
ensamblarlo en forma efectiva, tanto lgica como visualmente, esto significa que hay que incluir
todas las secciones funcionales principales usando un estilo de escritura eficiente, figuras para
complementar lo escrito y poner atencin a los detalles visuales de la propuesta escrita.
La propuesta debe incluir las secciones principales, cada una tiene una funcin particular y la
propuesta eventual debe ser acomoda enel siguiente orden:
1) Carta De Presentacin. Es una carta de presentacin a la administracin, debe listar las
personas que hicieron el estudio y resumir los objetivos del estudio, tambin puede
incluir el lugar y fecha acordados para la presentacin verbal de la propuesta de
sistemas, debe ser concisa (mximo una pgina) y amigable debido a que su funcin es
volver a familiarizar a la administracin con el proyecto.
2) Pagina DeTitulo. Incluye el titulo del proyecto, los nombres de los miembros del equipo
del analista y la fecha en que es enviada la propuesta. El titulo de la propuesta debe
expresar con precisin el contenido de la propuesta (es mas arte que ciencia) pero
tambin puede exhibir algo de imaginacin (alterar la letra inicial de cada palabra del
ttulo), utilizar siglas que se reconocen y se respectan en el proyecto, en fin, el punto
principal es que la asignacin del ttulo es importante para hacer que el lector se abra a
la propuesta y no debe ser dejado a lo ltimo.
3) Tabla De Contenido. Puede ser extremadamente til para el lector ( si la propuesta es
muy corta 10 pginas) omita las tabla de contenido porque puede ser muy superflua.
Cuando se escriben secciones o subsecciones con encabezados expresivos que indiquen
el contenido de cada una de ellos. Entre ms concisos sean estos ms til ser la tabla de
contenido.
4) Resumen Ejecutivo. Proporciona en 250 o 375 palabras, el quin, que, cuando, donde,
porque, como de la propuesta tal como lo hara el primer prrafo de un relato en un
peridico. Va directo a la parte medular del proyecto para que cualquiera que los lea
tenga un concepto preciso de los que se trata, tambin debe incluir recomendaciones y
la accin administrativa deseada, porque algunas personas solo tendra tiempo para leer
el resumen. Es difcil de escribir porque es sustancioso y conciso, debe ser escrito
despus de terminado la propuesta, porquesolo entonces el analista tendr una imagen
general de la propuesta.
5) Guion Del Estudio. Proporciona informacin acerca de todos los mtodos usados en el
estudio y quien o que fue estudiado. Cualquier tcnica de recoleccin de informacin
utilizada en el estudio debe ser tratada en esta seccin.
6) Resultados Detallados del Estudio. Se detalla lo que el analista ha encontrado acerca
del sistema por medio de todas las tcnicas descritas, cualquier conclusin de los
problemas que hayan aparecido deben ser hechosaqu, esto incluye tipo y frecuencia de
errores, volumen de trabajo actual y proyectado y como es manejado ese trabajo en el
sistema actual. Se presentan los problemas que hay con el sistema existente. El material
incluido debe poner a la vista los problemas u oportunidades que hacen que se
requieran las alternativas presentadas en la siguiente seccin.
7) Alternativas De Sistemas. Se presenta dos o ms alternativas de solucin que atacan
directamente los problemas antes mencionados, entreellas debe estar lade conservar el
sistemaactual como esta. Cada alternativa debe ser explorada por separado. Describa
los costosy beneficios de cada situacin, es un sitio excelente para insertar grficos que
comparen con claridad los costos y beneficios de cada situacin, as como las ventajas y
desventajas de cada una de ellas. Cada alternativa debe indicar claramente lo que la
administracin debe hacer para implementarla y escrito en forma clara y precisa
(comprar PC para todos los administradores medios).
8) Recomendacin del Analista. Despus de ponderar las alternativas el analista tendr
una opinin profesional acerca de cul solucin es la ms operable, esta seccin incluye
la solucin recomendada, incluyendo las razones que dan apoyo a la recomendacin
fluyendo lgicamente del anlisis anterior.
9) Resumen De La Propuesta. Es un enunciado breve que refleja el contenido del resumen
ejecutivo sin hacer citas, es una oportunidad ms enfatizar sobre la importancia y
factibilidad del proyecto junto con el valor de las recomendaciones.
10)Apndices. Contiene informacin de inters para individuos especficos, pero que es
esencial para la comprensin del estudio, puede contener graficas detalladas, estudios
anteriores. No debe saturarse con grandes volmenes de datos sin significados.
Concejos
Noolvide que el tamao de la propuesta est directamente relacionado con el tamao
del sistema que se est proponiendo.
Unavez escrita la propuesta seleccione cuidadosamente quien recibir la propuesta y
entregarla personalmente, esto impresiona, entusiasma e involucra a quien lo recibe
continuamente en el proyecto. La presencia del analista brinda seriedad y es importante
para la aceptacin y eventual xito del proyecto.
2. Seleccin De Un Estilo De Escritura
Si una organizacin se inclina por un determinado estilo de escritura selo para escribir la
propuesta. Para que la informacin ser fcilmente comprensible requiere de buen tino, debido
a que debe haber suficiente detalle para que la administracin tome decisiones informadas sin
abrumarlo. No use notas a pie, utilice ejemplos, ilustraciones, diagramas, tablas, cifras, grficos
para dar soporte a puntos principales de la propuesta.
Integrar figuras ayuda a demostrar que se responde a diferentes formas en que las personas
absorben la informacin, las figuras complementan la informacin escrita y siempre deben ser
interpretadas por palabras y nunca se deben presentar solas.
Uso De Tablas. Aunque no son mencionadas tcnicamente como ayudasvisuales, proporcionan
una forma diferentepara agrupar y presentar datos analizados:
Una sola tabla por pgina integrndola en el cuerpo de la propuesta y no al final.
Trate que la tabla quepa en forma vertical en una sola pgina.
Numere y titule la tabla en la parte superior (titulo significativo y descriptivo).
Etiquete cada columna y rengln
Use tablas con bordes (mejora la legibilidad)
Use asterisco si es necesario explicar algunos detalles.
Uso Efectivo De Graficas. Loslineamientos para el uso de grficas son:
Trace solamente una grfica por pgina, al menos que quiera compararlas.
Integre la grfica en el cuerpo de la propuesta
De a la grfica un numero de figura secuencial y un titulo significativo.
Etiquete cada eje y todas las lneas, columnas, barras horizontales o rebanadas del pastel de
la grfica.
Incluya una clave para indicar las lneas, barras con colores diferentes.
GrficasDeLneas. Son usadas principalmente para mostrar cambioso tendenciasa lo largo del
tiempo. Son una forma excelente para mostrar a los lectores como puede cambiar dentro de
una determinada cantidad de tiempo un sistema, la demanda de un producto, un servicio, o
para presentar la factibilidad econmica de recuperacin o de punto de equilibrio.
GrficasDe Columnas. Pueden mostrar una comparacin entre dos o ms variables a la largo
del tiempo, pero realmente son usadas para comparar diferentes variables en un momento
determinado, no muestran tendencias y para mucha gente son ms fciles de entender. Suelen
ser recreadas con figuraspara hacerlas ms humanasy atractivas.
Grficas De Barra. Son similares a la de columnas pero nunca son usadas para mostrar una
relacin a lo largo del tiempo, en vez de ello son usadas para mostrar una o ms variables
dentro de determinadas clases o categoras durante un periodoespecifico.
Grficas De Pastel. Es usada como se divide el 100 por ciento de algo en un momento de
tiempo particular.
Grficas y Diagramas De Calendarizacin. Incluya en la propuesta de sistema una grfica de
Gantt, para mostrar las actividades yestimacin de tiemporequerido. Las grficas Pert son ms
tcnicas para una audiencia ms tcnica y pueden ser incluidasen un apndice, solo para ver si
las fechas de las actividades crticas entran en conflicto con otras fechas crticas de la
organizacin.
LineamientosPara El Uso De Cifras En La Propuesta.
Siempre que sea posible integre las figuras en el cuerpo de la propuesta misma, en la misma
pgina o la siguiente nunca como apndice.
Siempre mencione las figuras en el texto antes de que aparezcan.
Siempre interprete las figuras en palabras, nunca las deje sin interpretar.
Ponga ttulos a todas las figuras, etiquete todos los ejes, utilice leyendas.
Use ms de una figura, de ser necesario para que el punto importante quede claro y las
figuras no queden amontonadas.
Adopcin De Un Estilo De Propuesta Unificado.
Consideraciones Formales y De Formato. Las propuesta son documentos persuasivos, todos los
mejores argumentos para realizarlos de una forma especfica son puestos a consideracin, por
tanto una propuesta debe ser visualmente persuasiva, contenido y estilo van de la mano,
olvidarlo echa a perder la propuesta.
Uso De Espacio En Blanco. El espacio en blanco distribuido a lo largo de la propuesta ayuda a
destacar ideas, asegurndose de que sern observadas, escribir conciso para que el espacio en
blanco no convierta la propuesta inconvenientemente larga, utilice las normas existentes para
presentar proyecto.
Uso de Encabezados y Subencabezados. Es crtico si la propuesta es especialmente larga, estos
separan cada seccin y guan al lector a la seccin principal y mantienen el inters, pueden ser
dispuestos en muchas formas (centrados, sangras, subrayados, negritas o cualquier
combinacin).
Numeracin De Pginas. Numerar las pginas ayuda al lector a encontrar rpidamente las
cosasy deben aparecer en la tabla de contenido.
Referencia y Apndices. Si la propuesta parece estar dirigida, tanto a los usuarios tcnicos como
a los dems, los apndices que incluyen especificaciones tcnicas puede ser una medida
inteligente. Una propuesta aparte ms detallada que trate los asuntos tcnicos tambin es una
opcin (pero considere los costos, tiempo).
3. PresentacinVerbal De la Propuesta.
Conocimiento Del Auditorio. El conocimiento de la audiencia ayuda al orador a descubrir que
tan formal debe ser, que debe presentar y qu tipo de ayudasvisuales debe incluir, es decir es
imperativo a saber a quien se est dirigiendo uno.
Organizacin De La Propuesta. Hojee los datos recolectados que estn resumidos en la
propuesta. Revise la propuesta misma, encuentre cuatro o seis puntos principales que
encapsulen la propuesta. Cada punto necesita apoyo para respaldar cualquier aseveracin que
se hace (justificacin), utilice ejemplos, ilustraciones, testimonios con autoridad, estadsticas.
Planeacin De La Introduccin y Conclusin. Despus de desarrollados los puntos principales
se escribirse la introduccin y la conclusin. La introduccin debe ser un gancho haciendo que la
audiencia se pregunte qu va a venir despus, puede ser un enfoque creativo (una ancdota,
una cita, un poema o un chiste para abrir la presentacin) para evitar un comienzo montono o
falto de originalidad. La conclusin debe revisar los puntos principales de unaforma similar a la
visin de la introduccin y debe ser dado un pensamiento de cierre, por ejemplo si se empez
haciendo una analoga del crecimiento de un sistema con la forma en que lo hacen las plantas
regrese a la analoga para el cierre.
Recoleccin De La Preguntas. Las preguntas pueden ser hechas durante o despus de la
presentacin. Responder preguntas durante la presentacin misma hace una reunin ms
informal y relajada, pero si es un reto serio puede descarrilar la propuesta prematuramente.
Para mantener el control y comunicar los puntos efectivamente es permisible que las preguntas
se realicen al final.
Uso De Ayudas Visuales. Deben tener una apariencia profesional (si se tiene un artista que las
disee mejor), toda la impresin debe uniforme, legible desde cualquier lugar del auditorio y
naturalmente deben ser preparadas con anticipacin no trazados mientras se habla, practique
el uso de las ayudas para que cualquier ineptitud no vaya a ser el centro de la audiencia,
asegrese que los equipos estn disponibles el da de la presentacin, hblele directamente a la
audiencia y no al ayuda visual. Planee un mtodo de respaldo para la presentacin. En las
transparencias evite el amontonamiento (no ms de cinco puntos importantes por
transparencias, el uso cuidadoso de los sonidos ayudara que la audiencia recuerde la
presentacin).
Hablar lo suficientemente fuerte
Mire a todas las personas mientras habla
Haga las presentaciones lo suficientemente grande para que toda la audiencia las vea.
Presente y termina la presentacin con confianza.
Principios De Libramiento. Una de las mejores formas de medir la formalidad de las
presentaciones es observar antes muchas reuniones de la organizacin, dichas expectativas
estn basadas en costumbres, cultura. De hecho se dice que el miedo mayor de las personas es
hablar en pblico, por tanto tenga encuenta lo siguiente para superar esa ansiedad.
Sea Usted Mismo. Los expositores necesita desarrollarse por s mismo en todos los
aspectos de la personalidad, intelectual, emocional y espiritualmente, esto pone al
expositor en una posicin excelente para enfrentar cualquier contingencia (preguntas
retadoras, posiciones no favorables, o como sobreponerse a las fallas de los equipos),
tambin es una fuente de inspiracin cuando se trata de dar un giro creativo sobre el
material poco motivador.
Este Preparado. Entre ms profundamente se conozca su material ms fcil ser
transmitirlo, le brindar confianza, tendr algo que decirle a la audiencia y que har
cualquier cosa para transmitrselo a ellos(incluido la ansiedad).
Hable Con Naturalidad. Hablar con naturalidad y no memorizar o leer puede parecer lo
opuesto a estar preparado. Un expositor que lee tiene poco riesgo de apartase de los
puntos principales, sin embargo la lectura destruye la credibilidad del expositor y no le
permite un contacto visual vital. Memorizar disminuye las oportunidades de adaptacin a
una audiencia particular, tienden a concentrarse en hacer que la exposicin sea tal como
fue escrita e vez de comunicar el contenido y pueden perder el inters de la audiencia
muy rpidamente. En vez de leer o memorizar aprndase muy los principales y tenga
suficiente confianza de que tiene que trasmitir un mensaje y sepa cual es y sepa que
materiales de soporteacompaan cada punto principal.
Recuerde Respirar. Una forma excelente para logra una voz fuerte es estar consciente del
proceso de respiracin. Tome inspiraciones grandes y profundas inmediatamente antes de
dirigirse a la audiencia. Respire entre frases y durante pausas normales de su exposicin.
Es fisiolgicamente imposible respirar profundamente y todava estar nervioso.