AO DE LA PROMOCIN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y DEL

COMPROMISO CLIMTICO


TRABAJO MONOGRFICO
LA DOCUMENTACIN MERCANTIL
CURSO : Matemtica y Lgica
APELLIDOS: Lucana Reyes
NOMBRES: Vanessa Adela
ESPECIALIDAD : Contabilidad
SEMESTRE: I
DOCENTE: Ros Quispe Epifanio

2014




















DEDICATORIA
Este trabajo es dedicado a mis padres por haberme apoyado
en todo momento, por sus consejos, sus valores, por la
motivacin constante que me ha permitido ser una persona de
bien .Y a Dios por haberme permitido llegar hasta este punto
y haberme dado salud y darme lo necesario para seguir
adelante da a da para lograr mis objetivos.




INTRODUCCIN
La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que
los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por
la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo
de los negocios cualquier paso que se d en el campo mercantil se hace constar en
algn documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en
cuestin puede llevar la firma de algn funcionario calificado. De lo expuesto se
infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la
emisin y recepcin de documentos de diversas ndoles.









SUMARIO
Dedicatoria
Introduccin
CAPTULO I
1. Concepto de la Documentacin Mercantil
2. Importancia de la Documentacin Mercantil
3. Clasificacin de los Documentos Mercantiles
3.1 Documentos Mercantiles Corrientes o Comunes
3.2 Documentos Negociables o de Crdito
4. Cuentas y Efectos por cobrar y pagar
5. El Departamento de Crdito
CAPTULO II
1. Cuentas Incobrables (cuentas malas)
2. Recuperacin de cuentas incobrables
3. Control Interno sobre los cobros de cuentas por cobrar
4. Explicacin de algunos Documentos Mercantiles Corrientes
5. Conclusin
6. Linkografa
7. Glosario



CAPTULO I
1. CONCEPTO DE LA DOCUMENTACIN MERCANTIL
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la
operacin se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que
existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el
ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a
el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un
complicado contrato de muchas pginas relativo al arrendamiento de una
costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la
operacin en forma escrita, reduciendo as en gran parte las posibilidades
de discrepancia futuras por parte de los interesados.
Dentro del concepto de documentacin mercantil se comprenden no
solamente los papeles revestidos de caractersticas formales, sino todos los
que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurrira en ltimo
extremo con la correspondencia.
Estos documentos mercantiles se envan al Departamento
de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman
de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros.
Cuanto ms grande sea la empresa mayor ser la necesidad del empleo de
documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos,
habr en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos
lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto nmero de compradores
estar adquiriendo mercancas del mercado local, nacional o internacional.
En todos los departamentos de venta se estar recibiendo dinero en pago
de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se enva a
depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo
la responsabilidad del tesorero. Tratndose de una organizacin de
la clase que hemos descrito, sera imposible que llevase a cabo sus
operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos
de naturaleza mercantil.
Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una
transaccin mercantil facilitan la conclusin de esta, informan al contador
o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y
sirven de autorizacin para hacer la anotacin de los libros de
contabilidad.
En conclusin, podemos decir que entra dentro de la idea de
documentacin mercantil toda constancia escrita de una transaccin
comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:
a) Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.
b) Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Con respecto a lo dicho en segundo trmino conviene observar que los
libros de contabilidad son tan slo un medio de prueba, y aunque en
ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un
fallo, nunca servirn para destruir la evidencia surgida de un comprobante
escrito y revestido de las caractersticas legales: puede decirse entonces
que an los libros de contabilidad pierden valor sino estn apoyados en
un archivo de documentos bien organizado.
Nuestro Cdigo de Comercio vigente establece al respecto en su artculo
124, entre otras cosas que:
Las obligaciones mercantiles y su liberacin se prueban:
Con documentos pblicos.
Con documentos privados.
Con facturas aceptadas.
Con telegramas.
Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.
2. IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIN MERCANTIL
La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha
creado normas especiales de carcter tcnico y disposiciones legales para
impresin, archivo y conservacin de los distintos documentos que se
utilizan en las operaciones mercantiles. An los formularios de simple
orden interno para tramitacin entre dependencias de una misma empresa
constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote
de mercancas, identificar un envo de dinero o exigir el cumplimiento de
una norma o disposicin interna cualquiera como pudiera ser la de
reclamar al Departamento de Compras, haciendo mencin de la fecha y
nmero de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera
recibido dentro del plazo establecido.
3. CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos que se utilizan en las empresas mercantiles son tan
variados y complejos como las propias operaciones, pero aqu solo se
explicarn los que mas comnmente se utilizan, atendiendo a la siguiente
clasificacin:
3.1 DOCUMENTOS MERCANTILES CORRIENTES O COMUNES
TICKET
Es un comprobante de pago que se emite en operaciones que se
realizan con consumidores o usuarios finales (contribuyentes del
RUS) sin embargo en algunas ocasiones los tickets son emitidos
por contribuyentes del RER o RE, permitiendo de este modo
formar parte del costo o del gasto para efectos tributarios.
El ticket o cintas emitidas por mquinas registradoras debern ser
utilizadas en operaciones con consumidores finales y en las
realizadas por los sujetos del Rgimen nico Simplificado.
En operaciones que se realiza con consumidores finales.
En operaciones realizadas por los sujetos del Rgimen nico
Simplificado.
Solo podrn ser emitidos en moneda nacional.
Permite ejercer el derecho al Crdito Fiscal, sustentar gasto o
costo para efecto tributario o Crdito Deducible
Los no permiten ejercer el derecho al crdito fiscal, sustentar gasto
o costo para efecto tributario o crdito deducible, salvo que cumpla
con los requisitos del caso.
USO
Sustentarn gastos y/o costos para efectos tributarios cuando se
identifique el comprador consignando su nmero de RUC y se
emitan como mnimo en original y una copia los que se entregarn
al comprador.
Permitirn ejercer el derecho al crdito fiscal cuando
adicionalmente a los requisitos ya indicados se discriminen en el
monto de los tributos o que gravan la operacin.
QU REQUISITOS SE EXIGEN PARA LAS MQUINAS
REGISTRADORAS?
Las mquinas registradoras que emitan tickets a los que se refiere
el presente reglamento, debern ser, para efecto de la emisin de
comprobantes de pago de "programa cerrado", entendindose como
tal, aqul que no permite modificaciones o alteraciones de
los programas de fbrica tales como modificaciones de datos en la
fecha y hora de emisin, nmero de mquina registradora, nmero
correlativo autogenerado, nmero correlativo totales Z
(total ventas del da) y gran total (total de ventas desde que se
inicia el uso de la mquina registradora). Todo ello sin perjuicio de
las funciones adicionales que el mencionado programa permita,
distintas a las requeridas para la emisin de comprobantes de pago.
Las mquinas registradoras deben registrar en la cinta testigo
la informacin relativa a todas las operaciones realizadas. La cinta
testigo, no deber ser detenida por ningn medio
y/o concepto durante el funcionamiento de la mquina registradora;
caso contrario, los tickets emitidos no sern considerados
comprobantes de pago.
FACTURA
Es un documento tributario de compra y venta que registra la
transaccin comercial obligatoria y aceptada por ley. Este
comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderas u otros
afectos, porque con ella queda concluida la operacin.
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la
entrega en uso o la prestacin de servicios cuando la operacin se
realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan
derecho al crdito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario
lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y
en el caso de operaciones de exportacin.
Las facturas slo se emitirn a favor del adquiriente o usuario que
posea nmero de Registro nico de Contribuyentes - RUC,
exceptundose este requisito en operaciones de exportacin.
USO
Se emitieron en los siguientes casos:
-Cuando la operacin se realice con sujetos del Impuesto General a
las Ventas que tengan derecho al crdito fiscal.
-Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gasto
o costo para efecto tributario.
-En los servicios de comisin mercantil presentados a sujetos no
domiciliados, en relacin con la venta en el pas de bienes
provenientes del exterior, siempre que el comisionista acte como
intermediario entre un sujeto domiciliado en el pas y otro no
domiciliado la comisin no pagada al exterior.
-Slo emitirn a favor del adquiriente o usuario que posea nmero
de Registro nico de Contribuyente RUC, exceptundose de este
requisito a las operaciones de exportacin.
CLASES DE FACTURAS
Se clasifican por el lugar a donde se realizan las operaciones de
compra venta de exportacin:
-Factura a la Plaza
Se llama factura de plaza a la que se extiende cuando las ventas se
realizan en la localidad donde radica el vendedor; por ejemplo: Si
nosotros compramos mercaderas a la casa Milne y Ca. de Lima
para venderlas en un establecimiento ubicado en Lima. La factura
de plaza no ocasiona ningn gasto como transportes, embalaje, etc.
-Factura de Extensin
Se llama factura de expedicin a la que se extiende cuando la venta
se realiza a compradores que radican en localidades diferentes a la
del vendedor; ocasionando gastos de embalaje,
transportes, seguros, etc., por ejemplo, cuando compran
mercaderas a la casa Ferreyros y Ca que est en Lima, de las
diferentes provincias del pas.
CARACTERSTICAS
La factura conformada tiene las siguientes caractersticas:
-Se origina en la compra venta de mercaderas, as como en otras
modalidades contractuales de transferencia de la propiedad de
bienes susceptibles de ser afectados en prenda, en las que se
acuerde el pago diferido del precio;
-El objeto de la compra venta u otras relaciones contractuales antes
referidas debe ser mercaderas o bienes de comercio distintos
a dinero, no sujetos a registro;
-Los bienes y mercaderas pueden ser fungibles o no, identificables
o no. No deben estar sujetos a carga o gravamen alguno, salvo al
que el titulo representa;
-La conformidad puesta por el comprador o adquiriente en
el texto del ttulo se muestra por s sola y sin admitirse prueba en
contrario, que ste recibi la mercadera o bienes descritos en la
Factura Conformada, a su total satisfaccin;
-Slo una vez que cuente con la conformidad, el ttulo puede
ser objetivo de transmisin;
-Desde su conformidad, representa adems del crdito consistente
en el saldo del precio sealado en el mismo ttulo, el derecho real
de prenda que queda constituida sobre toda la mercadera y bienes
descritos en el mismo documento, a favor de tenedor;
-Dimensiones mnimas: veintin (21) centmetros de ancho y
catorce (14) centmetros de alto.
-Copias: La primera y segunda copias sern expedidas mediante
el empleo de papel carbn, carbonado o autocopiado qumico;
Leyenda relativa al no otorgamiento de crdito fiscal de las copias
ser impresa diagonal y horizontalmente y en caracteres
destacados, salvo en la facturas por operaciones de exportacin, en
las cuales no ser necesario imprimir dicha leyenda.
Dentro de un recuadro cuyas dimensiones mnimas sern de cuatro
(4) centmetros de alto por ocho (8) centmetros de ancho,
enmarcado por un filete, debern ser impresos nicamente, el
nmero de RUC, la denominacin del comprobante de pago y su
numeracin.
Dicho recuadro estar ubicado en el extremo superior derecho del
comprobante de pago.
BOLETA DE VENTA
La boleta de venta tiene por finalidad acreditar o respaldar la
transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestacin de
servicios en operaciones con consumidores o usuarios finales y en
operaciones realizadas por los sujetos del Rgimen nico
Simplificado.
CLASES DE BOLETA
a. Boletas por Honorarios
-Por la prestacin de servicios a travs del ejercicio individual de
cualquier profesin, arte, ciencia u oficio.
-Por todo otro servicio que genere rentas de Cuarta categora,
salvo lo establecido en el numeral 5 del artculo 7 del Reglamento.
Boletas de Venta
En operaciones con consumidores usualmente finales.
En operaciones realizadas por los sujetos del RUS.
No podrn ejercer el derecho al crdito fiscal ni podrn sustentar
gastos o costos para efecto tributario salvo en los casos que la ley
lo permita.
USOS
-Consigna el importe ms no detalla el IGV.
-Estos comprobantes no dan derecho al crdito fiscal ni pueden
utilizarse para sustentar gastos y/o costos para efectos tributarios.
-Podrn ser utilizados a fin de sustentar gasto o costos para efecto
tributario salvo en los casos que la ley lo permita.
LETRA
La letra de cambio es un documento de crdito que sirve para
respaldar las operaciones comerciales realizadas a plazos, la letra
de cambio es una orden de pago escrita, por la cual
una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al
tenedor del documento.
La letra de cambio histricamente ha surgido, debido a exigencias
econmicas, que necesitaban de un medio acto para satisfacerlas
teniendo en cuenta las mltiples relaciones recprocas entre los
individuos.
Dentro de la clasificacin de los ttulos - valores en causales y
abstractos, la letra de cambio viene a ser ttulo - valor abstracto.
Con este mismo criterio la letra es un ttulo -valor esencialmente de
crdito, es decir, que contiene una operacin crediticia que debe
satisfacerse mediante el pago de una cantidad de dinero, en
un tiempo determinado.
Igualmente la letra de cambio es ttulo- valor a la orden, o sea que
se puede transferir mediante endoso; aun cuando no figure la
clusula a la orden, la letra es un documento circulante, por tanto
puede tener una serie continuada de endosos.
Es titulo que origina obligaciones solidarias de todos los que han
firmado la letra, frente al ltimo tenedor; al igual que participa
tambin de las otras caractersticas de los dems ttulos- valores.
La principal diferencia entre los ttulos - valores causales y
abstractos estara, no en que en ellos se expresa o la causa que les
ha dado origen; sino en que el ttulo abstracto est desvinculado de
la relacin subyacente, siendo indiferente que esta relacin sea o no
mencionada en l, es decir, que la causa debendi no est vinculada
ni indicada mientras que en los ttulos causales si lo est.
PERSONAS QUE INTERVIENEN EN LA LETRA DE
CAMBIO
En la letra de cambio intervienen tres personas: Girador (o
librador), Orden (o tenedor) y Cargo (o librador).
ENDOSO DE UNA LETRA
La letra de cambio es un titulo creado para circular y para servir
como instrumento de pago, por esta razn este impreso cuenta en
su reverso con una clusula de endoso, mediante la cual el tomador
puede transmitir la propiedad del documento a otra persona, a su
vez esta persona podra transmitirla a otra y as sucesivamente.
Quien transmite la letra se llama endosante y quien la recibe
endosatario.
El primer endoso se realiza en la casilla que aparece en el dorso del
documento "pguese a..."; y los siguientes en los espacios vacos.
La transmisin del efecto se debe realizar por la cantidad total y de
forma incondicional.
Para llevar a cabo el endoso, el endosante deber firmar e indicar
los datos del endosatario. Si esto no figura nos encontramos ante un
endoso en banco, que podr ser cumplimentado en cualquier
momento, con objeto de ceder la propiedad de la letra a la persona
que se determine en ese instante, quien figura como endosatario
final, recibe el nombre de ltimo tenedor. Los anteriores son
simplemente tenedores, salvo la persona que recibi la letra del
librador que se conoce como tomador. El ultimo tenedor o el
tomador si no hay endosos es quien en el momento del vencimiento
debe presentar la letra al librado para que la haga efectiva
Si el librador escribi en el titulo "no a la orden" la letra no se
puede endosar.
LIQUIDACIN DE COMPRA
La Liquidacin de Compra es un documento que acredita las
adquisiciones que efecten las personas naturales o
jurdicas, sociedades conyugales, sucesiones indivisas, sociedades
de hecho y otros entes colectivos a productos y/o acopiadoras
(Persona Natural) de productos primarios derivados de la actividad
agropecuaria y pesca artesanal, de productos silvestres, minera.
Siempre que stas (reiteramos, personas naturales) no otorguen
comprobante de pago por estar imposibilitados de obtener nmero
de RUC.
USOS
-Se emitirn en los casos sealados en el numeral del Art. 6 y
cuando la ley o la administracin tributaria lo determine.
-Podrn ser empleados para sustentar gastos o costos para efecto
tributario.
-Permitirn ejercer el derecho al crdito fiscal siempre que se
cumpla con lo establecido en el manual.
ORDEN DE COMPRA
Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para
solicitar mercaderas a un determinado proveedor cuando se
encuentran en una misma localidad y el proveedor no enva
vendedores para ofrecer el producto.
Es el documento formal que utiliza el departamento
de compras para solicitar la mercadera que requiere. Debe
ser concreto, claro y especfico en lo que se solicita.
Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de
cotizacin a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos
de las mercaderas requeridas las cotizaciones por los proveedores
se proceder a emitir la orden de compra a nombre del proveedor
elegido.
USO
Se extiende el documento por duplicado el original se enva al
proveedor y la copia queda en la empresa que solicita la
mercadera.
NOTA DE CRDITO
La Nota de Crdito ser emitida al mismo adquiriente o usuario
para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad.
Especficamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de
una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos
descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado
descuento, as como por la anulacin de operaciones.
GUA DE REMISIN
Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las
mercaderas solicitadas por el cliente segn su Nota de Pedido y
este se encuentra impreso y membretado, segn necesidad de
la Empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los
artculos que han entregado en las condiciones solicitadas y
aprobado por el departamento de venta.
Este documento se extiende por duplicado o triplicado segn la
necesidad de la empresa, por lo general es prctico que sea un
talonario con 3 copias una queda en el talonario para la empresa
que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderas;
y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente, en
el que certifica haber recibido conforme.
USO
-El que emite es el remitente ya sea persona natural o jurdica, el
que enva el bien.
-El documento se debe emitir un original y 3 copias.
-El transportista est en la obligacin de conservar una copia para
SUNAT y para mantener una copia en archivo.
RECIBOS
El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita
haber recibido de otra una determinada suma de dinero en efectivo
o en especie y sirve de comprobante de pago.
EL VALE
Es un documento que contiene una promesa escrita en el cual una
persona se obliga al pago de una suma determinada. Tambin se
define como una nota escrita que una persona manda a otra a fin de
que mercaderas o dinero por cuenta del firmante del documento.
NOTA DE PEDIDO
Es el documento que utilizan las empresas, para que a travs de l,
los clientes soliciten los artculos deseados.
Se extienden por duplicado o triplicado, segn las necesidades de
la empresa, el original queda para la empresa proveedora y la copia
se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.
Dicho documento es emitido por la empresa proveedora, con fines
de control interno dentro de su negocio.
USO
-Se extiende por duplicado o triplicado el original queda para la
empresa proveedora y las copias se entrega al cliente para que
pueda controlar su pedido.
-En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario y
condiciones en que se solicitan las mercaderas en calidad de venta.
NOTA DE DBITO
Es un documento emitido las empresas para indicarle el titular que
se ha cargado a su cuenta un valor determinado por concepto de
intereses, fletes, moras, devoluciones.
La nota dbito ser emitida al mismo adquirente o usuario para
modificar comprobantes de pago emitidos con anterioridad.
Especficamente para incrementar (carga o debitar) el importe de
una factura emitida a la que no se le ha considerado oportunamente
si es por gastos adicionales, as como por anulacin de operaciones.

3.2 DOCUMENTOS NEGOCIABLES O DE CRDITO
LOS GIROS
Es un documento por el cual una persona de orden a otra para
pagar a una tercera cierta cantidad de dinero, en distintos lugares al
de procedencia, puesto que los giros pueden extenderse en moneda
nacional y en moneda extranjera.
Los giros se clasifican segn el medio que utilizan para el traslado
del dinero. As puede ser:
-Giro Bancario.
-Giro Telegrfico.
-Giro Cablegrfico.
USO
-Al emitirse un giro, el banco emisor deber abonar su importe en
la cuenta corriente del Banco girado cargndolo el comprador del
giro, mientas que el Banco girado cargara la cuenta corriente del
Banco emisor abonado el giro al beneficio.
-Los giros que se toman en las oficinas postales solo permiten
efectuar remesas dentro del pas. Estas transferencias se pagan a
sus beneficiarios a la vista.
PAGAR
Es un ttulo- valor de circulacin y aparece como forma impropia
del contrato de cambio que contena intereses.
Es un documento de crdito al igual que la letra de cambio, con la
promesa pura y simple de pagar una suma de dinero, en un
determinado tiempo.
A diferencia de la letra de cambio, que es un documento de orden
abstracto, el pagar es un ttulo- valor de origen causal, es decir que
en documento se podr pactar los intereses, puede incluirse la
causa que da origen al pagar, como tambin podr incluirse la
garanta con la cual se afianza la obligacin.
Es por esta razn seguramente, que el pagar es ms utilizado que
la letra de cambio, en los bancos e instituciones financieras, por
cuanto el propio pagar podrn pactar los intereses y garantizar la
obligacin mediante el aval, en otras palabras diremos que es un
ttulo- valor ms completo que la letra de cambio.
DIFERENCIA ENTRE PAGAR Y LETRA DE CAMBIO
La diferencia sustancial y ms sobresaliente en el pagar, respecto
a la letra de cambio, es que mientras esta ltima es de orden
abstracto (es decir que no se indica la causa que la origina ni se
pueden pactar los intereses) en el pagar si se puede indicar la
causa que lo origina pactar los intereses y afianzar la obligacin.
Por ello, como ya dijramos anteriormente, la preferencia que
tienen por el pagar las instituciones de crdito, como son los
bancos, las mutuales, financieras, etc.
CHEQUE
El cheque es un documento de pago inmediato, a diferencia de la
letra de cambio y el pagar, que son documentos de crdito.
Orden de pago pura y simple librada al banco, en el cual el librador
tiene fondos depositados en cuenta corriente; o autorizacin para
girar en cuenta corriente con sobregiro.
Los cheques son girados a cargo de los bancos; quienes entregan
talonarios numerados en serie. Tambin dichos talonarios pueden
ser mandados a confeccionar por el librador, pero previa
autorizacin del banco correspondiente. Para librar o girar un
cheque el girador debe tener los fondos suficientes o sobre giro que
le otorga el banco.
CARTAS DE CRDITOS DOCUMENTARIOS
Por crdito entindase al documento o ttulo comercial, mediante el
cual el emisor generalmente un banco por cuenta y orden de un
cliente (el importador) se compromete a pagar o hacer pagar
(generalmente a travs de otro banco) a un beneficiario (el
exportador) con sujecin a las condiciones y trminos del mismo
una determinada suma o importe.
-Ordenante - Importador
-Emisor - Banco del Importador
-Notificador - Banco corresponsal
El crdito es la evidencia al compromiso legal ineludible en virtud
del cual el emisor debe pagar o hacer pagar al beneficiario, una vez
que ste ltimo cumpla con las condiciones y trminos estipulados.
Dicho de otro modo el crdito significa para el beneficiario, la
garanta de un banco para el ordenante, tambin la garanta que el
pago slo se realiza una vez efectuado el embarque, siempre y
cuando se cumplan con las condiciones estipuladas.
El crdito tambin cumple un rol como medio de financiacin,
tanto para el ordenante como para el beneficiario.
El crdito constituye una transaccin u operacin totalmente
independiente, diferente y distinto de las compra-ventas de las
mercaderas y de los contratos sobre los cuales suelen estar basados
pero que le son del todo ajenos y extraos.
Es decir, en las transacciones u operaciones con crditos todas las
partes interesadas manejan slo documentos, nunca mercaderas.
FIANZA
Por la fianza, el fiador se obliga frente al acreedor a cumplir
determinada prestacin, en garanta de una obligacin ajena, si esta
no es cumplida por el deudor.
La fianza puede constituirse no solo a favor del deudor sino de otro
fiador.
4. CUENTAS Y EFECTOS POR COBRAR Y PAGAR
Se produce una partida por cobrar cuando un negocio (o una persona)
vende bienes o servicios a un segundo negocio (o persona) a crdito. Una
partida por cobrar es el derecho que tiene el vendedor sobre el comprador
por el importe de la operacin.
Las partidas por cobrar son derechos monetarios contra negocios y
personas. Se adquieren sobre todo al vender bienes y servicios y prestar
dinero.
Los dos tipos principales de partidas por cobrar son las cuentas por cobrar
y los documentos por cobrar. Las cuentas por cobrar de un negocio son los
importes que le deben sus clientes. Son activos circulantes.
Los documentos por cobrar son ms formales que las cuentas por cobrar.
En el caso de un documento por cobrar el deudor promete, por escrito,
pagarle al acreedor una cantidad definida en una fecha futura definida.
5. EL DEPARTAMENTO DE CRDITO
El cliente que compra mercancas usando una tarjeta de crdito est
comprando a crdito. Esta operacin crea una partida por cobrar a favor de
la tienda. La mayor parte de las compaas que tienen una alta proporcin
de sus ventas a crdito mantienen un departamento de crdito por
separado. Este departamento evala a los clientes que solicitan tarjetas de
crdito utilizando para ello frmulas estndar que, entre otros factores,
incluyen los ingresos del solicitante y su historial de crdito. Despus de
aprobar al cliente el departamento de crdito supervisa los registros de
pago de ese cliente. Los clientes con un historial de pago a tiempo pueden
recibir lmites de crditos ms altos. A quienes no pagan a tiempo se les
rebajan sus lmites o se cancelan. El departamento de crdito tambin
ayuda al de contabilidad en la medicin de las prdidas en cobros por
clientes que no pagan.









CAPITULO II
1. Cuentas Incobrables (cuentas malas)
La mayor parte de las ventas que realizan los negocios en la actualidad son
efectuadas a crdito, y en muchos casos respaldados por facturas, las
cuales ya sabemos estn registradas desde el punto de vista de la
contabilidad dentro de las cuentas por cobrar.
Puede suceder que se haga imposible el cobro de algunas de estas facturas,
bien por quiebra del cliente, muerte o cambio de domicilio del mismo, etc.,
cuando esto sucede estas cuentas por cobrar tenemos que traspasarlas a los
gastos del ejercicio, ya que la incobrabilidad de los mismos constituye una
prdida para el negocio.
Como en cada ejercicio debe existir apareamiento entre ingresos y gastos;
y las ventas a crdito se van a registrar como ingreso del ejercicio donde se
producen, es lgico que dentro de ese mismo ejercicio se registren las
prdidas que se producen por las Cuentas por Cobrar, provenientes de esas
ventas a crdito que se convierten en incobrables; pero normalmente
sucede que para la fecha de cierre, todava no se tiene la seguridad o la
certeza de cules facturas definitivamente se perdieron, en consecuencia,
como hay la necesidad de registrar el gasto o la prdida de Cuentas por
Cobrar por posible incobrabilidad, provenientes del ingreso del ejercicio
(ventas a crdito), hay que proceder a hacer una estimacin sobre las
posibles prdidas, lo ms adaptado a la realidad que se pueda y en
consecuencia crear una cuenta de provisin para absorber esas posibles
prdidas.
En la fecha de cierre se hace la estimacin de las posibles prdidas, luego
se carga a una cuenta de gasto llamada Prdida en Cuentas Incobrables que
se va a incluir dentro de los Gastos de Operacin, en el Estado de
Ganancias y Prdidas, y la estimacin se abona en el asiento a una cuenta
de valoracin denominada Provisin en Cuentas Incobrables, la cual va a
figurar en el Balance General disminuyendo a las Cuentas por Cobrar.
En el ejercicio siguiente cuando realmente se llegue a la conclusin de que
algunas de esas facturas es imposible su cobro, se procede a disminuir la
provisin y en consecuencia a cancelar las Cuentas por Cobrar.
1. RECUPERACIN DE CUENTAS INCOBRABLES
Puede suceder que algunas de esas facturas que se han considerado
realmente perdidas, y que como consecuencia se han cargado a la
Provisin y abonado a las Cuentas por Cobrar se recuperen, es decir, que
algunos de estos clientes para obtener algn nuevo crdito, o para tener
referencias para efectuar algunas operaciones, procedan a cancelar las
facturas respectivas: en este caso nos encontramos ante una Recuperacin
por cuanto ya las habamos considerado realmente perdidas.
Ejemplo: despus de haberse considerado incobrable se cancela en
efectivo.
Como cuando la consideramos perdida la factura la cargamos a la
Provisin, ahora en la recuperacin procedemos a abonarla para anular el
cargo.
Caja XXX
Provisin en Cuentas Incobrables XXX
2. CONTROL INTERNO SOBRE LOS COBROS DE CUENTAS POR
COBRAR
Al tenedor de libros no se le debe permitir manejar el efectivo. El slo
debe recibir las boletas de remesas que le indican a qu cuentas de clientes
debe hacer crditos. Al retirarle las tareas de manejo de efectivo al tenedor
de libros e impedir que el supervisor maneje el mayor auxiliar de Cuentas
por Cobrar, se separan las tareas y se fortalece el control interno. Esto
reduce la oportunidad que pueda tener un empleado de robar efectivo y
despus encubrirlo con un crdito falso a la cuenta de un cliente. Tambin
el propietario debe ser quien prepare la conciliacin bancaria.
Documentos por cobrar: son convenios ms formales que las cuentas por
cobrar. Los ttulos de crdito son documentos mercantiles de crdito que
constituyen una promesa de pago escrita, que tienen como caracterstica
que son documentos negociables y que no pueden hacerse valer en otros
trminos que los dispuestos y exigidos por las leyes respectivas.
-El Pagar
-Carta de Crdito
-Letra de Cambio
3. Explicacin de algunos Documentos Mercantiles Corrientes
Requisicin: Con este documento se inicia el proceso para la compra. Es
una solicitud elaborada por la persona o el departamento que requiere
determinado artculo. En l queda claramente especificado lo que se pide,
el nmero de unidades, etc. Este documento debe de ir firmado por un
funcionario autorizado, el mismo generalmente se elabora por triplicado en
la siguiente forma:
-Original para el Departamento de Compras.
-Duplicado para el Departamento de Contabilidad.
-Triplicado para el Departamento Solicitante.
Solicitud de Cotizacin: Es un documento importante para el adecuado
control interno y la supervisin del Departamento de Compras, ya que
constituye una evidencia de que el pedido se realiz con el proveedor que
ofreca los mejores precios y condiciones. El Departamento de Compras
emite varias solicitudes de cotizaciones que remite a diversos proveedores,
en las cuales quedan indicadas todas las caractersticas del artculo y las
condiciones en que lo desea la empresa.
Cotizacin: Es un documento que nos enva el proveedor, como
consecuencia de la solicitud realizada, en el se explica todas las
condiciones en que se puede vender la mercanca, precio del artculo,
condiciones e pago, etc.
Orden de Compra: Es el documento que emite la empresa compradora,
autorizando al proveedor a enviar la mercanca. En l quedan claramente
establecidos los requisitos fundamentales de la transaccin y lo convenido
por ambas partes.
Este documento se elabora en original y varias copias.
-Original para el Proveedor.
-Una copia para el Departamento de Compras.
-Una copia para el Departamento de Contabilidad.
-Una copia para el Almacn, etc.
Factura de Venta: Es el documento emitido por el proveedor donde
queda claramente indicado lo siguiente:
-Nombre del vendedor- Direccin.
-Nombre del comprador- Direccin.
-Descripcin de la mercanca, cantidad y precio.
-Condiciones de pago (crdito, contado).
-Descuentos concedidos o a conceder.
-Como se remitir la mercanca.
-Cantidad total a pagar, etc.
Este documento debe de ir acompaado de la Orden de Compra, adems
se elabora un original que va al comprador y varias copias que se
distribuyen entre el comprador y el vendedor de acuerdo con las
necesidades requeridas.
Notas de Dbito y de Crdito Comercial: Son documentos emitidos por el
comprador o por el vendedor con la finalidad de ajustar determinada
operacin, y como consecuencia, ajustar cuentas en la contabilidad.
La Letra de Cambio: Es un Ttulo de Crdito, que constituye una orden
escrita, mediante el cual una persona llamada Librador, manda a pagar a su
orden o a la otra persona llamada Tomador o Beneficiario, una cantidad
determinada en una cierta fecha, a una tercera persona llamada Librado.
-La Letra de Cambio debe contener los siguientes requisitos:
-La denominacin de Letra de Cambio inserta en el mismo texto del Ttulo
y expresado en el mismo idioma empleado en la redaccin del documento.
-La orden pura y simple de pagar una suma determinada.
-Nombre del que debe pagar (Librado)
-Indicaciones de la fecha de vencimiento.
-Lugar donde el pago debe efectuarse.
-Nombre de la persona a cuyo cargo debe efectuarse el pago (Beneficiario
o Tomador).
-Fecha y lugar donde se emiti la letra.
-La firma del que gira la letra (Librador)
4. Conclusin
En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que
intervienen en una determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.
Constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de
comercio
Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas
operaciones.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante yl a comprobacin de los asientos de contabilidad.
5. Linkografa
http://www.monografias.com/trabajos13/documerc/documerc.shtml
http://es.scribd.com/doc/56553294/Importancia-de-la-
Documentacion-Mercantil


6. Glosario
Avalista: Persona que garantiza el pago de la letra
Revestido: Afectar o simular una cosa
Librador: Persona que libra una letra de cambio
Tenedor:
Persona que posee legtimamente una letra de cambio u otro valor e
ndosable.
Acreditar: Demostrar con un documento que una persona es quien
dice ser o est autorizada para hacer algo.
Debe: Columna del libro de cuentas que comprende las cantidades
que se cargan al titular