VISUAL BASIC PARA EXCEL

En adicin a la extensiva lista de funciones de herramientas de clculo que tiene Excel,

el programa contiene un lenguaje de programacin que permite al usuario crear
procedimientos, algunas veces referidos como macros, los cuales permiten
desempear clculos ms avanzados o ejecutar clculos repetitivos.
A manera de ejemplo, vamos a evaluar la funcin:
Evaluacin de funciones
) sin(
) cos(
) ln( 2 ) (
3
x
e
x
x x x f
x
+ + =
En formulas matemticas y trigonomtricas Excel tiene una gran variedad de funciones
incluyendo ln, cos, exp y sin.
para x=1.1, f(x)=3.49752851
Conforme vamos digitando frmulas en Excel, van apareciendo algunos errores que
usualmente son debidos a un manejo inadecuado de la sintaxis o a la incompatibilidad
con la configuracin de la computadora.
Errores comunes
A continuacin se describen algunas situaciones que pueden aparecer.
1. El valor de error #NOMBRE? aparece cuando Excel no reconoce texto en una
frmula. Deber revisar la sintaxis de dicha frmula o, si es una macro, verificar que est
en un mdulo de esta hoja.
2. El valor de error #VALOR! se origina cuando se utiliza un tipo de argumento (u
operando) incorrecto. Este error se da por ejemplo, cuando evaluamos una funcin
numrica en una celda que contiene algo que no sea un nmero (Por defecto, el
contenido de una celda vaca es cero).
3. El valor de error #NUM! aparece cuando hay un problema con algn nmero en una
frmula o funcin. Por ejemplo, si evaluamos una funcin logartmica en cero o en un
nmero negativo.
4. El valor de error #DIV/0! se produce cuando se divide una frmula por 0 (cero).
5. El valor de error #REF! se da cuando una referencia a una celda no es vlida.

Para crear un cdigo VBA, o para examinar un cdigo existente, se necesita usar el
editor de Visual Basic. Para acceder al editor, seleccione Macro del men de
herramientas y luego editor de Visual Basic del men.
El editor de Visual Basic
La pantalla del editor de Visual Basic usualmente contiene tres ventanas importantes:
La ventana del explorador de proyectos, la ventana de propiedades y la ventana de
cdigo. La ventana de cdigo muestra le hoja de mdulo activa, cada hoja de mdulo
puede contener uno o varios procedimientos de Visual Basic. Si el libro de trabajo
actual no contiene ningn mdulo activo, la ventana de cdigo estar vaca. Para
insertar una hoja de mdulo, escoja Modulo del men Insertar, as se mostrar la hoja
Modulo1.
El lenguaje Visual Basic para Aplicaciones (VBA), en el contexto de Excel, constituye
una herramienta de programacin que nos permite usar cdigo Visual Basic adaptado
para interactuar con las mltiples facetas de Excel y personalizar las aplicaciones que
hagamos en esta hoja electrnica.
Programacin de macros
Las unidades de cdigo VBA se llaman macros. Las macros pueden ser
procedimientos de dos tipos:
- Funciones (Function)
- Subrutinas (Sub) )
Las funciones pueden aceptar argumentos, como constantes, variables o expresiones.
Estn restringidas a entregar un valor en una celda de la hoja. Las funciones pueden
llamar a otras funciones y hasta subrutinas (en el caso de que no afecten la entrega de
un valor en una sola celda)
Una subrutina realiza acciones especficas pero no devuelven ningn valor. Puede
aceptar argumentos, como constantes, variables o expresiones y puede llamar
funciones. Con las subrutinas podemos entregar valores en distintas celdas de la hoja.
Es ideal para leer parmetros en algunas celdas y escribir en otras para completar un
cuadro de informacin a partir de los datos ledos.
Las funciones y las subrutinas se pueden implementar en el editor de Visual Basic (Alt-
F11). Para usar una funcin en una hoja de Excel se debe, en el editor de VB, insertar
un mdulo y editar la funcin en este mdulo. De la misma manera se pueden editar
subrutinas en un mdulo.
Editar y ejecutar macros
Una funcin tiene la siguiente sintaxis:
Function FunctionName(Argument1, ...)
VBA statements
FunctionName = result
End
Una funcin puede tener o no tener argumentos, pero es conveniente que retorne un
valor. Observe que se debe usar el nombre de la funcin para especificar la salida:
Nota 1: Al interior de las funciones, se pueden hacer comentarios utilizando (antes de
stos) la comilla (').
Nota 2: Para el uso de nombres de variables o de cualquier otra palabra reservada de
VBA, no se discrimina entre el uso de letras maysculas y minsculas.
Una funcin se invoca en una hoja, como se invoca una funcin de Excel o una
frmula. Una subrutina se puede invocar por ejemplo desde la ventana de ejecucin de
macros (Alt-F8) o desde un botn que hace una llamada a la subrutina (como
respuesta al evento de hacer clic sobre l, por ejemplo).
Evaluar la funcin
Ejemplo:
) sin(
) cos(
) ln( 2 ) (
3
x
e
x
x x x f
x
+ + = para
x= 1, 1.2, 5, 2.3, 1.6 usando una funcin en VBA

Solucin. Ingresamos al editor de Visual Basic, e insertamos un mdulo (Module1). En
la ventana de edicin ingresamos el siguiente cdigo:
Function f(x)
f = 2 * x ^ 3 + Log(x) - Cos(x) / Exp(x) + Sin(x)
End Function
Note que en VB el logaritmo natural se escribe como log(x) a diferencia en una hoja de
clculo de Excel donde se usa ln(x).
Una vez que ha sido editado el cdigo del macro, se salva y salimos del ambiente de
programacin en Visual Basic para volver a la hoja electrnica de donde partimos. Esto
se hace en el men Archivo, seleccionando Cerrar y Volver a Excel.
Para evaluar la funcin f(x) en alguna celda, se digita +f(celda conteniendo x).
Un programa computacional escrito mediante cualquier lenguaje de programacin
puede verse a grandes rasgos como un flujo de datos, algunos jugando el papel de
datos de entrada, otros son datos que cumplen alguna funcin temporal dentro del
programa y otros son datos de salida. A lo largo del programa es muy frecuente que
sea necesaria la entrada en accin de otros programas o procesos. A mayor
complejidad del problema que resuelve el programa, mayor es la necesidad de
programar por aparte algunos segmentos de instrucciones que se especializan en una
tarea o conjunto de tareas.
Elementos de programacin en VBA
Hay tres tipos de estructuras bsicas que son muy utilizadas en la programacin de un
algoritmo, a saber, la estructura secuencial, la estructura condicional y la repetitiva.
Flujo secuencial
El flujo secuencial consiste en seguir una secuencia de pasos que siguen un orden
predeterminado.
Por ejemplo, un programa que a partir de un nmero N de das, calcula la cantidad de
segundos que hay en esta cantidad de das. Este programa se puede ver como una
secuencia de varios pasos:
Inicio: Ingresa el nmero N de das
Paso 1: H = 24*N, para determinar la cantidad de horas
Paso 2: M = 60*H, para determinar la cantidad de minutos
Paso 3: S = 60*M, para determinar la cantidad de segundos
Paso 4: Retorne S
Fin
La macro correspondiente a esta secuencia de clculos puede escribirse como sigue:
Function CalculeSegundos(Dias)
CantHoras = 24 * Dias
CantMinutos = 60 * CantHoras
CalculeSegundos = 60 * CantMinutos
End Function
Flujo condicional (If - Else)
Un flujo condicional se presenta en un programa o procedimiento que debe escoger
una accin o proceso a ejecutar, dependiendo de condiciones que puedan cumplirse.
El caso ms sencillo ocurre cuando el programa verifica si una condicin se cumple y
en caso de ser verdadera ejecuta un proceso, en tanto que si es falsa ejecuta otro
proceso.
En VBA tenemos la instruccin
Sintaxis
If condicin Then
instrucciones
Else instrucciones-else
Puede utilizar la siguiente sintaxis en formato de bloque:
If condici Then
instrucciones
ElseIf condicin Then
instrucciones-elseif
...
Else instrucciones-else
End If
Ejemplo. Construya un cdigo para saber si un estudiante pas un curso. Si la nota es
>=3 el estudiante pas de lo contario no pas.

Solucin. Function Calificacion(Valor)
If Valor >= 3 Then
Calificacion = "Pas"
Else
Calificacion = "No pas"
End If
End Function
Flujo repetitivo (For-Next, While-Wend, Do While-Loop)
El flujo repetitivo se presenta en un algoritmo cuando se requiere la ejecucin de un
proceso o parte de un proceso sucesivamente, hasta que ocurra una condicin que
permita terminar. Este tipo de flujos repetitivos se presentan en tres formas que
obedecen a maneras diferentes de razonarlos pero que en el fondo hacen lo mismo:
Utilizar un contador que empiece en un nmero y termine en otro, ejecutando el
proceso cada vez que el contador tome un valor distinto.
Mientras una condicin sea verdadera, ejecutar un proceso y regresar a la
condicin.
Ejecutar un proceso, hasta que una condicin deje de cumplirse.
En VBA tenemos las siguientes instrucciones para realizar procesos iterativos:
1. For ... Next
Sintaxis (las instrucciones entre `[ ]' son instrucciones adicionales)
. Repite un grupo de instrucciones un nmero especificado de veces.
For contador = inicio To fin [Step incremento]
instrucciones
[Exit For]
instrucciones
Next contador
2. While...Wend
Sintaxis
. Ejecuta una serie de instrucciones mientras una condicin dada sea
True.
While condicin
intrucciones
Wend
Nota: No hay un Exit While. En una subrutina, si fuera necesario, se podra usar Exit
Sub
3. Do
Sintaxis
. Una instruccin muy parecida a While pero ms eficiente es Do
Do while condicin
instrucciones
[Exit Do]
Loop
Sintaxis:
La estructura de una subrutina
Sub ProcedureName(Argument1, ...)
VBA statements
End Sub
Ejemplo
Podemos implementar una subrutina en una hoja, que recorra una seleccin hecha con
el mouse y que vaya elevando al cuadrado el valor de cada celda.
. Elevar al cuadrado los valores de una seleccin (ejecutar desde la ventana de
ejecucin de macros).
Sub elevalcuadado()
For Each cell In Selection.Cells 'para cada celda de la seleccin
cell.Value = cell.Value ^ 2 'recalcula el valor de la celda
Next cell
End Sub
Nota: La macro se aplica a los datos que estn actualmente seleccionados
Para ejecutar la macro seleccionamos la tabla con el mouse y levantamos la ventana
de ejecucin de macros (Alt-F8)y damos clic en 'Ejecutar'


Otra posibilidad bastante prctica para ejecutar un programa o subrutina como los
presentados en la seccin precedente es mediante un botn de comando.
Ejecucin de una subrutina mediante un botn
Primero digitamos la tabla de valores. Luego insertamos un botn. Para esto
seleccionamos un botn del cuadro de controles (si la barra no est disponible, puede
habilitarla con Ver - Barra de herramientas - Cuadro de Controles). Luego hacemos clic
en el lugar de la hoja donde queremos el botn. Una vez que tenemos el botn,
podemos agregar algunas propiedades como etiqueta, color de fondo, etc., en el men
de contexto. Este men se abre con clic derecho + propiedades. Luego cerramos el
men. Para editar el cdigo que debera ejecutar el botn, le damos un par de clics al
botn (que todava est en modo diseo). En este caso, si es la primera vez, nos
aparece el cdigo:
Private Sub CommandButton1_Click()
End Sub
Agregamos justo en el medio:
Private Sub CommandButton1_Click()
For Each cell In Selection.Cells 'para cada celda de la seleccin
cell.Value = cell.Value ^ 2 'recalcula el valor de la celda
Next cell
End Sub
Se graba y se sale del modo de diseo. Acto seguido se selecciona la(s) celda(s) que
se quieren elevar al cuadrado y se oprime el botn.