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V CAPITULO

LA PROPUESTA









INTRODUCCIN

La informtica constituye una parte fundamental en nuestra vida diaria y
profesional. Asimismo, en el trabajo y en las empresas todos los procesos se manejan de
forma automatizada, facilitando y agilizando su elaboracin. Incluso empresas pblicas
como el SENIAT exigen informes de procesos automatizados contables como los de
compras de mercanca.
Por dicho motivo, al encontrar una empresa sin este sistema automatizado,
Inversiones G&M, decidimos presentar una propuesta de solucin: un sistema de
informacin para el registro y control de las compras, analizando primero la situacin de
compras de mercanca, para luego identificar los procesos utilizados en las operaciones de
comprar, y dar paso a esta propuesta de solucin: Disear un sistema de informacin para el
registro y control de las compras; abarcando diversos mbitos del trabajo de registro.
Este sistema servir para que la empresa lleve los registros de forma automatizada,
agilizando todo el proceso de compras de mercanca de la empresa, para proporcionar un
mejor funcionamiento en la compaa, obteniendo un mejor servicio suministrando a los
empleados mayor comodidad en su trabajo ya que, este sistema ayudara a realizar otras
labores, obteniendo un mayor crecimiento en cuanto a la empresa y a los trabajadores.


OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
Disear un sistema de informacin para el registro y control de las compras de la
empresa Inversiones G&M

OBJETIVOS ESPECFICOS

Determinar los requerimientos del sistema de informacin para el registro y
control de las compras de la empresa Inversiones G&M
Disear el sistema de informacin para el registro y control de las compras en
cuanto a estructura fsica y lgica.
Codificar el sistema de informacin para el registro y control de las compras.
Ejecutar las pruebas del sistema de informacin para el registro y control de las
compras de la empresa Inversiones G&M.





JUSTIFICACIN
La elaboracin de este sistema de informacin se diseo de acuerdo al escenario de
las necesidades de la empresa Inversiones G&M, con el propsito de lograr la
automatizacin de los procesos de registro y control para la mencionada organizacin,
trayendo consigo beneficios para la estructura de la institucin, para la reduccin del
tiempo invertido en el trabajo y mayor comodidad de los empleados.
Cabe resaltar, que el sistema busca, igualmente, el crecimiento y el avance de dicha
empresa, en cuanto a lo tecnolgico y automatizado, brindan un trabajo fcil y rpido de
realizar, llevndose a cabo el registro en una computadora de forma acelerada sustituyendo
el registro o proceso manual, lento y exhausto para los empleados.
Asimismo, al utilizar pasos organizados y metodolgicos, como los que propone
James Seen, para la elaboracin de sistemas de informacin; permite a los investigadores
conocimientos profundos sobre el rea metodolgica que servir de apoyo y ventaja para un
futuro profesional prximo.




DESCRIPCIN DE LAS FASES

FASE I
DETERMINACIN DE LOS REQUERIMIENTOS

En esta fase se busc a travs de entrevistas y consultas recolectar la indicacin
necesaria para que el sistema de informacin se ejecute segn las determinadas necesidades
y preferencias de la empresa. Manejando la informacin exigida para obtener, luego, un
sistema completo en estructura y programacin. Obteniendo como requerimiento
importante todo los elementos involucrados en el proceso de compras: incluyendo
cotizaciones, rdenes de compras, facturas recibidas, entre otros. En base a lo planteado
anteriormente, se desarroll la siguiente lista de requerimientos:
Cotizaciones:
Registro de lista de los recursos o productos necesarios para la empresa.
Ordenes de compras:
Emisin de la orden de compra segn la preferencia de los productos y
precios.
Facturas recibidas:
Ingreso y control de las facturas recibidas, guardndolas en el sistema.
Organizacin:
Ingreso de los datos de la empresa, a realizarse slo una vez.
Ingreso de datos de los empleados encargados del proceso de compras.
Ingreso de datos de los diferentes proveedores.
Ingreso de datos de los productos recibidos.



FASES II
DISEO DEL SISTEMA

Luego de que se ha determinado los requerimientos y se maneja la informacin que
el sistema debe conservar, se comienza a disear y planificar las bases de ste, en base de lo
que se ha recolectado. Planificamos la parte lgica donde se organizo el manejo de la
informacin y los procesos de los programadores a travs de diagramas de entidad-relacin
(ver anexo 1), diseos de bases de datos con sus relaciones (ver anexo 2, 3) y descripciones
de los datos utilizados en la base de datos, que se mostraran a continuacin:
COTIZACIONES:
Campo Tipo Tamao
Numero auto numrico -
Fecha Fecha/hora -
Das_validacion Texto 3
proveedor Texto 15
Cedula_e Texto 15
linea texto 20
Iva Moneda -
Total Moneda -

EMPRESA
Campo Tipo Tamao
Rif Texto 15
Nombre Texto 50
Direccion Texto 60
Telfono Texto 12

PROVEEDOR
Campo Tipo Tamao
Ci_rifp Texto 15
Nombre Texto 50
Direccion Texto 60
Telfono Texto 12

EMPLEADO
Campo Tipo Tamao
Cedula_e Texto 15
Nombre Texto 50
Apellido Texto 50
Cargo Texto 20

PRODUCTO
Campo Tipo Tamao
Cdigo_pro Texto 30
Tipo Texto 30
Color Texto 20
Grosor Texto 20
Ci_rifp Texto 15

ORDEN DE COMPRA
Campo Tipo Tamao
Numero Auto numrico -
Fecha Fecha/hora -
proveedor Texto 15
Lnea Texto 20
Iva Moneda -
Total Moneda -



FACTURA
Campo Tipo Tamao
Numero Auto numrico -
Fecha Fecha/hora -
proveedor Texto 15
Lnea Texto 20
Iva Moneda -
Total Moneda -
DETALLES
Campo Tipo Tamao
Numero_doc Numero -
Descricion Texto 50
Cantidad Numero -
Preciou Moneda -
Subtotal Moneda -
Cdigo_pro Texto 30
Fuente: Zambrano L, Jugo A, Garca M. (2011)
La parte fsica de las pantallas y estructura: donde se colocara en una, el nombre de
un usuario y la clave; de all se ir al men principal donde el usuario podr manejar varias
opciones como, cotizaciones, rdenes de compra, ingresar nuevo proveedor, etc.
FALTA EXPLICAR LAS RELACIONES (DIAGRAMA ENTIDAD
RELACION)
FASE III
DESARROLLO DEL SOFTWARE

Para el desarrollo de la base de datos del sistema se utiliz el gestor de base de datos
Microsoft Access 2003, donde se realiz el diseo de las tablas y campos de cada
requerimiento planteado anteriormente, con sus relaciones, campos claves y sus respectivas
caractersticas. sta base de datos fue enlazada con el lenguaje de programacin Visual
Basic 6.0. Para la construccin total del sistema de informacin, programando aqu todos
los cdigos y rdenes necesarias que el sistema realizar, para ello se asisti con el diseo
realizado previamente en las bases fsica y lgica. Para el enlace de Access 2003 y Visual
Basic 6.0 fueron utilizados unas lneas de cdigos, utilizando una variable global, escritos
en un modulo agregado al proyecto.
DONDE ESTAN LAS PANTALLAS DE ACCESS DONDE SE VEN
CREADAS LAS TABLAS Y SU RELACION?
En el lenguaje de Programacin Visual Basic 6.0 fueron elaboradas cada pantalla
del sistema con sus respectivas propiedades: nombre personalizado, tamao fijo, imagen de
fondo, incluyendo cada label como etiqueta de los campos y cajas de textos (textbox) para
la entrada de los datos por el usuario; y fueron codificados cada botn elegido, entre ellos
cuenta el botn de Buscar, Nuevo, Modificar, Guardar y Eliminar.
FALTO LA CODIFICACION Y EXPLICACION DEL MODULO DE
CONEXION
Primeramente se elaboraron las tablas ms sencillas en caractersticas y contenido;
Empresa: en esta tabla se registrara solo una vez los datos de la empresa que utilizara el
software.
Empleado: aqu se registrara los datos de los empleados encargados de la operacin de
compras de mercanca.
Proveedores: almacenara los datos de todos los proveedores de la empresa.
Producto: se almacenara los datos de los productos comprados. As se registrara esta
informacin en el sistema.
CREO QUE FALTAN TABLAS ACA POR EXPLICAR
Luego se realizaron las pantallas ms complicadas del sistema por sus
caractersticas y contenido. Entre ellas estn cotizaciones, orden de compras y factura. Para
la elaboracin de estas pantallas se utilizo un componente nuevo el Felxgrid, IMGENES
DE ESTE PROCESO Y EXPLICACION DE LAS IMGENES para poder agregar
todos los productos deseados sin lmite de registros. Adems se utilizaron dos combos
cargados directamente de los registros almacenados. Uno de los combos mostraba todos los
productos existentes en la base de datos y el segundo todos los proveedores registrados. Se
agreg el botn de agregar que permite al usuario aadir todos los productos escogidos en
el combo y presentes en la cotizacin, orden de compra o factura. El botn de guardar, el de
imprimir (en la orden de compra) y el de buscar fueron agregados igualmente.
EXPLICAR AL MENOS UN FORMULARIO LA CODIFICACION. NO
APARECE EN NINGUN LUGAR
En la parte de consulta se programaron tres formularios: permitiendo consultar los
proveedores, segn su nombre o direccin; los productos, segn su tipo, color o proveedor
y las facturas segn su fecha. (IMGENES DE LAS CONSULTAS Y EXPLICACION
CODIGO) Para estos formularios se utilizo el flexgrid y cdigos del lenguaje de
programacin SQL que acceda realizar las consultas segn los parmetros o condiciones
indicadas. Por su parte en el formulario de consultas por facturas se utilizo el componente
DTPicker, que permite desplegar un calendario donde se puede elegir las fechas deseadas,
para la codificacin con SQL, para realizar las bsquedas de intervalos se utilizo la
sentencia Between, que muestra todos los resultados dentro del intervalo escogido. Los
botones utilizados fueron Consultar y limpiar, este ltimo deja vacio el flexgrid, las cajas
de texto y los combo.
Para la emisin de los reportes se agregaron un data enviroment y cinco data report.
(IMGENES DE LOS REPORTES Y EXPLICACION) En el data enviroment se
estableci la conexin directa con la base de datos, y los comandos establecidos para cada
data report, cada reporte a emitir. En los comandos se estableci el objeto o preferencia a
agregar en el data report. Para los reportes de los proveedores, productos y los empleados
encargados de las compras, se escogi el objeto Tabla de la base de datos, donde se
eligieron algunos de los campos de la tabla para presentar en el reporte. Para los reportes de
rdenes de compra y los informes de las consultas por factura se utilizo como preferencia el
lenguaje SQL, permitiendo escoger los datos ingresados dichas pantallas.
Para el diseo de los reportes se elaboro una imagen de marca de agua que se coloco
de fondo en el encabezado con los datos importantes de la empresa. En los detalles se
organizo en un cuadro los datos alineados y en el pie de pgina se coloco el sitio web de la
empresa. De esta forma se realizo el diseo del software.

FASE IV
PRUEBA DEL SISTEMA

Al desarrollar por completo el sistema de informacin de someti a pruebas de
manejo con diferentes usuarios para poder detectar algunas fallas en el sistema, en la
programacin o en el diseo, utilizando datos simulados y siguiendo la estructura
planteada. Esta fase fue muy importante ya que, en ella detectamos posibles errores en la
utilizacin del mismo.
Requerimientos Pruebas Resultado
Gestin de Empresa
Ingreso de datos de la
empresa
Bsqueda de datos de la
empresa
Modificacin de datos de
la empresa
Eliminacin de datos de
Empresa registrada
Empresa encontrada
Empresa modificada
Empresa eliminada
Actualizacin de datos
de la empresa realizada
la empresa
Actualizacin de datos de
la empresa
Gestin de Empleados
Ingreso de datos del
empleado
Bsqueda de datos del
empleado
Modificacin de datos del
empleado
Eliminacin de datos del
empleado
Actualizacin de datos
del empleado
Empleado registrado
Empleado encontrado
Empleado modificado
Empleado eliminado
Actualizacin de datos
del empleado realizada
Gestin de Productos
Ingreso de datos del
producto
Bsqueda de datos del
producto
Modificacin de datos del
producto
Eliminacin de datos del
producto
Actualizacin de datos
Producto registrado
Producto encontrado
Producto modificado
Producto eliminado
Actualizacin de datos
del producto realizada.
Productos consultados
del producto
Consultas segn el tipo,
color, proveedor
Gestin de Proveedor
Ingreso de datos del
proveedor
Bsqueda de datos del
proveedor
Modificacin de datos del
proveedor
Eliminacin de datos del
proveedor
Actualizacin de datos
del proveedor
Consulta segn el nombre
y direccin
Proveedor registrado
Proveedor encontrado
Proveedor modificado
Proveedor eliminado
Actualizacin de datos
del proveedor realizada
Proveedor consultado
Gestin de Cotizaciones
Ingreso detalles de
cotizacin
Bsqueda de cotizacin
Agregar producto a la
cotizacin
Guardar cotizacin

Detalles de la cotizacin
registrada
Cotizacin encontrada
Producto agregado
Cotizacin guardada

Gestin de Orden de
Compra
Ingreso de detalles
de la orden de
compra
Bsqueda de orden
de compra
Agregar producto a
la orden de compra
Guardar orden de
compra
Imprimir orden de
compra
Orden de Compra
registrada
Orden de compra
encontrada
Producto agregado
Orden de compra
guardada
Imprimiendo orden
de compra
Gestin de Facturas Ingreso detalles de la
factura
Bsqueda de la factura
Agregar producto a la
factura
Guardar factura
Consulta segn la fecha
Detalles de la factura
registrada
Factura encontrada
Producto agregado
Factura guardada
Factura consultada



CONCLUSIONES
Para el desarrollo del sistema de informacin para el registro y control de compras se
utilizo la metodologa de James Seen que consta de 6 fases. Desarrollando la fase de
investigacin preliminar se recolectaron los datos necesarios para el proyecto por medio
de entrevistas al personal de la empresa Inversiones G&M, en esta recoleccin se
presentaron muchos obstculos en la empresa ya que, la atencin era poca debido a los
compromisos y responsabilidades que el Seor Pedro Gil (Presidente de la empresa)
tena en esos momentos, de la misma forma en el tiempo empleado en la espera para
realizar la entrevista. Esto sucedi por la falta de comunicacin por parte del grupo en
los momentos de la visita.
Para la determinacin de los requerimientos del sistema fueron realizadas entrevistas
y observacin dentro de la empresa, con el motivo de investigar el proceso llevado
internamente para la elaboracin de las compras y precisando las preferencias del
sistema. En la ejecucin de esta fase los problemas encontrados fueron, el poco
contenido de la informacin brindada por el personal, adems de notar el modo
informal de realizar las compras. Sin embargo se not que la empresa posea equipos
informticos adecuados para la utilizacin del sistema, lo que representa una ventaja
para nuestro proyecto. Estos problemas se enfrentaron en investigaciones posteriores
sobre el proceso completo de compras.
Para el diseo conceptual del sistema se dibujaron en hojas las posibles apariencias
de las pantallas del sistema, seguido de la elaboracin de la base de datos, adems del
diagrama entidad-relacin y el cuadro de descripcin de los datos. Para ello se estudi
lo investigado anteriormente sobre las posibles apariencias del programa y los
requerimientos obtenidos en la empresa. Esta etapa se dificulto su desarrollo a causa
del adelanto de los campos a utilizar para el sistema, y luego el proceso de los
diagramas y cuadros. Sin embargo, fue muy satisfactoria sta etapa por los
conocimientos brindados a los desarrolladores, adems el apoyo ofrecido por el docente
permiti la rpida elaboracin de la etapa.
Se procedi, luego, al desarrollo del software, en ella se elaboraron cada pantalla del
sistema con la debida codificacin en cada botn, adems de las pantallas de consulta y
reportes que el sistema deba emitir. Esta se considero una de las etapas ms difciles
debido a su complejidad y extensin. En esta fase se aplicaron todos los conocimientos
previos en materia de programacin para lograr un sistema completo, cumpliendo as
con todas las funciones requeridas por la empresa.
Fueron muchas las dificultades encontradas en esta fase, uno de ellos trato en lo
complicado o diferente de los cdigos utilizados y la forma de emplearlas, para ello se
analizaron y estudiaron las guas brindadas por el profesor, donde se explicaron los
cdigos utilizados. Los desarrolladores obtuvieron muchos conocimientos en el
desarrollo de esta fase donde se culmino, en prctica, nuestro sistema para luego dar
paso a la siguiente etapa de pruebas.
En las pruebas del sistema se evalu el mismo, permitiendo el uso de ste a otros
usuarios para observar las posibles fallas que se podran encontrar al hacer uso del
mismo. Los problemas encontrados fueron escasos gracias a la dedicacin puesta por el
grupo en la codificacin del sistema. Sin embargo, las fallas encontradas fueron
solucionadas, para luego presentar un sistema funcional que pueda cumplir cada
requerimiento expuesto.












RECOMENDACIONES
En base a lo desarrollado y diseado anteriormente, con el propsito de automatizar y
mejorar el proceso de registro y control de las compras, resultan las siguientes
recomendaciones:
Para mejorar la atencin a los estudiantes e investigadores, se recomienda invertir
ms tiempo y preparacin en atender al pblico y brindar la informacin necesaria,
de igual forma una atencin sin mucho tiempo de espera adems de completa.
Asimismo asignar mejor las responsabilidades e informacin para que los
empleados puedan tener conciencia de las necesidades y datos de la empresa.
Se recomienda brindar informacin clara y especifica a todos los interesados, esto
podra facilitarse con la elaboracin de folletos o tarjetas con informacin de la
empresa.
Con relacin al proceso de compras se sugiere realizar todas las operaciones
propuestas en el sistema (Cotizaciones, rdenes de compras) para llevar de una
forma ms completa, detallada y formal este trabajo de compras. Adems se dar un
uso completo y satisfactorio del sistema.
Para facilitar el proceso de registro y control, se recomienda tener siempre presentes
los cdigos de cada material o producto comprado en la empresa, de igual manera el
RIF de cada proveedor.
El sistema fue elaborado con una interfaz sencilla y practica para el usuario. Se
aconseja su manejo completo, responsable y acertado para el funcionamiento eficaz
del mismo.
ANEXOS












Anexo N 1. Diagrama Entidad-Relacin. Se muestra de forma grafica y sencilla la relacin
de cada campo.

Anexo N 2. Relacin de las tablas en Access.

Anexo N3. Base de Datos. Se puede observar las tablas realizadas para la base de datos del
sistema.

Anexo N4. Diseo de fondo para las pantallas del sistema.

Anexo N5. 1 era pantalla del sistema: Pantalla de seguridad donde requerir el ingreso del
nombre del usuario y la contrasea.

Anexo N6. Formulario MDI. Pantalla principal del sistema donde se puede acceder a
cualquier formulario.

Anexo N7. Formulario de Datos de la Empresa.

Anexo N8. Formulario de Datos del Empleado.

Anexo N9. Formulario de Datos del Proveedor.

Anexo N 10. Formulario de Datos de los Productos o Materiales.

Anexo N11. Formulario de registro de cotizaciones.

Anexo N 12 Formulario de registro de las Ordenes de Compras.

Anexo N 13. Formulario de Registro de Facturas.

Anexo N11. Formulario de Consulta por Proveedor segn el nombre o direccin.

Anexo N12. Formulario de Consulta por Producto segn tipo, color y cdigo.

Anexo N 13. Formulario de Consultas por Factura segn un rango determinado de fechas.

Anexo N 14 Vista del reporte de los empleados encargados del proceso de compras.

Anexo N 15 Vista del reporte de los proveedores de la empresa.

Anexo N 16 Vista del reporte de los productos comprados en la empresa.

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