Caso TEDCO S.A.

Dpto. Transporte y Distribucin

1
El Proyecto
Analizar proceso de distribucin de empresa
importador y comercializadora de libros y
artculos de escritorio, TEDCO S.A.
nfasis, tecnologa aplicada y Capacidad
Instalada.
2
Objetivos
Mejorar la capacidad de respuesta del rea de
transportes de la empresa
A travs de la modernizacin tanto de la flota de
vehculos como de las herramientas
administrativas y de gestin utilizadas para
realizar la labor de distribucin.
Lograr beneficios econmicos para la compaa.
Generar una mayor cobertura, rapidez y
eficiencia en la entrega de pedidos a nuestros
clientes
3
Situacin Actual
4
Precisiones
Ocho andenes de despachos
Dos jefes de despachos asignan
rutas indistintamente
Distribucin R. Metropolitana, V y VI
regin.
Flota de Siete Vehculos
Estacionalidad negocio marcada
5
Jefe
Transporte
Jefe
Despacho
Choferes Peonetas
Jefe
Despacho
Choferes Peonetas
Roles y Responsabilidades
6
Roles y Responsabilidades
Jefe Transporte
Coordinar el cumplimiento de los programas de transporte.
Cumplir con los indicadores de los clientes de acuerdo a tiempos de respuesta
Supervisar y coordinar planilla de turnos correspondientes
Preparacin de informes peridicos de gestin
Jefe de Despacho
Participa directamente en la planificacin de rutas
Participa en la asignacin de vehculos de cada ruta
Encargada de planificar las mantenciones de los vehculos
Encargada de planificar la capacitacin y protocoles de accin de conductores y
peonetas
Supervisin directa sobre conductores y peonetas,
Control de la Mantencin de vehculos,
Choferes
Es responsable de la carga y conduccin del vehculo asignado
Cumplimiento de los protocolos que rigen para cada transporte a realizar
Verificar los vehculos antes de cada viaje
Informar el estado de cada vehculo antes de cada viaje
Peonetas
Ayuda al chofer en el reparto de productos
Ayuda en las faenas de carga y descargar
7
Tecnologa Aplicada
Punto critico del rea de transporte
No cuentan con ningn sistema de gestin de flotas o
de planificacin de rutas
Basa en la experiencia de los jefes de transportes.
Capacidad Instalada: 81,9% de entregas efectivas
promedio por da
8
Capacidad Instalada
Promedio de notas facturadas por da:338
Promedio de despacho diario: 277 entregas
81,9% de entregas efectivas promedio por da
9
La Flota
Camiones y furgones de indistintos tonelajes
No permiten aplicar una planificacin certera
Camiones de alto tonelaje que rara vez se
utilizan a capacidad completa
10
Promedio de Entrega
Zonas geogrficas densamente pobladas
Trayecto entre punto y punto se sitan en 15 a
20 minutos promedio (hora llegada hora de
salida / facturas)
11
Propuesta Mejora
12
Tecnologa Aplicada
Tecnologa como principal herramienta de gestin, control,
informacin, coordinacin, planificacin, almacenamiento y
anlisis
Sistema de posicionamiento global (GPS)
Funcionalidades
Control, monitoreo y gestin de flota
Control y ranking de conductor
Alertas y eventos automticos
Rendimiento de combustible
Control de cadena de fro
Control de acople de ramplas
Principales Beneficios:
Maximizacin de la disponibilidad de flota
Uso correcto de vehculos
Cumplimiento de las normativas del MTT y de la Direccin del Trabajo
Mayor oportunidad de negocios por uso de tecnologa
Mejorar niveles de servicio y satisfaccin de cliente
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Tecnologa Aplicada
Acortar los ciclos de entrega y optimizar los movimientos logsticos
resulta en la necesidad del intercambio de informacin oportuna
entre operador logstico, transportistas y cliente.
Software de Gestin de Labores
Principales caractersticas
Ambiente amigable para el usuario
Utiliza poca capacidad de Hardware al ser un programa de trnsito, no almacena
datos
Permite retornar los datos en archivos de origen al programa base (SAP)
Actualizacin automtica o manual de los datos ingresados
Permite el almacenamiento de datos sensibles (clientes, direcciones, N pedidos)
Permite la Individualizacin de Transportistas (ID choferes, peonetas vehculos,
entregas)
Permite exportar datos a Excel para anlisis y gestin
Permite gestionar las rutas por Peso o Volumen y el vehculo ms adecuado
14
15
Flota de Vehculos
Para determinar la flota de vehculos apropiada y que se acomode ms
a los intereses de la empresa, se evaluaron los siguientes aspectos:
Pesos y volmenes promedios movilizados por cada vehculo
Costos relativos
Directos
Indirectos
Variables y Fijos
Pesos y volmenes determinados por el fabricante de los vehculos
Valor Comercial de c/u
Ao Vehiculo Modelo
Km
T.Marzo $ Patente $ Seguro GPS Deprec.
Otros
Gastos Petroleo Mantencion Neumaticos Costo Total
Capacidad
Kg
Valor
Comercial
2008 Ford Cargo (2428e) 7.252 119.067 83.167 18.745 874.671 177.273 1.408.960 331093 381774 3.394.750 14.500 30.989.051
2008 Ford Cargo (2428e) 7.059 119.067 83.167 18.745 838.691 177.273 1.548.426 371423 371423 3.528.215 14.500 29.714.303
2009 Ford Cargo (2428e) 5.605 119.067 83.167 18.745 688.676 177.273 1.229.484 173207 173207 2.662.826 9.500 24.399.377
2009 Mercedes Sprinter 2.708 757.865 65.833 18.745 390.839 177.273 292.292 87393 14445 1.804.685 2.500 13.847.174
2008 Mercedes Sprinter 3.265 507.607 65.833 18.745 334.152 177.273 358.097 70673 19097 1.551.477 2.500 11.838.805
2008 Hyundau H-1 2.832 182.876 57.500 18.745 192.943 177.273 291.782 158872 15480 1.095.471 1.200 6.835.867
2008 Toyota Hiace 2.812 227.391 57.500 18.745 218.323 177.273 248.332 107533 15313 1.070.410 1.200 7.493.318
15.107.834 125.117.895
Costos Fijos Costo Variables
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Estacin
Cantidad de
Bultos Peso Total Cantidad de Pedidos Cantidad de Items
CheckOut-1 3.350 44.997 989 10974
CheckOut-2 5.049 70.781 1052 19990
CheckOut-3 2.256 27.874 986 8994
CheckOut-4 4.501 64.986 1120 14107
CheckOut-5 3.733 43.380 998 10259
CheckOut-6 4.662 42.065 1098 9959
CheckOut-7 4.309 20.979 1203 12685
Totales 27.860 315.062 7446 86.968


Promedios por Orden

Relacion Peso kgs/Facturado Mes
Promedio Bultos 3,74

315.062 100%
Promedio Peso 42,3

Despachado
Promedio Items 12

258.035 81,9%


Promedio Facturas Dia

Mejora Proyectada
Ordenes Peso Kgs

Relacion Peso/Facturado Mes
338,45 14321

315.062 100%

Despachado

299,25 95%

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Roles y Responsabilidades
Jefe
Transporte
Encargado
Control Rutas
Jefe
Despacho N-
O V reg
Choferes Peonetas
Jefe
Despacho
S-P VI reg.
Choferes Peonetas
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Roles y Responsabilidades
Jefe Transporte
Coordinar el cumplimiento de los programas de transporte.
Cumplir con los indicadores de los clientes de acuerdo a tiempos de respuesta
Supervisar y coordinar planilla de turnos correspondientes
Preparacin de informes peridicos de gestin
Supervisar la planificacin y control de rutas
Encargado Control de Rutas
Enfocado directamente en la planificacin y control de rutas
Control a travs del software de GPS
Reporta directamente al jefe de transporte
Jefe de Despacho
Coordinacin en terreno de la Planificacin de ruta entregada
Encargado de planificar las mantenciones de los vehculos
Encargado de planificar la capacitacin y protocoles de accin de conductores y peonetas
Supervisin directa sobre conductores y peonetas,
Control de la Mantencin de vehculos,
Choferes
Es responsable de la carga y conduccin del vehculo asignado
Cumplimiento de los protocolos que rigen para cada transporte a realizar
Verificar los vehculos antes de cada viaje
Informar el estado de cada vehculo antes de cada viaje
Peonetas
Se mantiene
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Mapa Operativo
20
Carta Gantt
Actividad a Desarrollar / Semana 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44
Captar Necesidad- Revision Procesos
Evaluacin con equipo de Transporte
Definir el proyecto, roles y responsabilidades
Presentacin del proyecto a Gerencia
Reunin - Control Avances
Evaluacin con depto. legal (Tributario)
Reunin con RRHH - Revisin Perfil Encargado Control de Rutas
Evaluacin de Ahorros v/s Costos
Creacion descripcion de funciones encargado control de rutas
Reunin equipo Dpto Tpte - presentacin proyecto - roles y respons.
Creacin del procedimiento
Revision Procedimientos con Jefe de Transporte
Reunin - Control Avances
Contratacin nuevo personal
Evaluacin y aceptacin de procedimientos
Cotizacion y Evaluacion Presupuestos Nueva Flota Transporte
Comercializacion Antigua Flota de Transporte
Pre lanzamiento - marcha blanca
Lanzamiento oficial - Puesta en marcha del proyecto
Reunin evaluacin - post lanzamiento
21
Flota de Vehculos
Homogenizacin de la flota
Disminucin de costos variables
Optimizacin de la flota
4 Peugeot Boxer de 1.700 kilos
2 Mitsubishi Canter de 4.500 kilos
Actual
Ao Vehiculo Modelo $ Patente $ Seguro GPS Deprec. G. Administra. Petroleo Mantencion Neumaticos Costo Total
Capacidad
Kg
2008 Ford Cargo (2428e) 9.922 83.167 18.745 874.671 177.273 1.408.960 331093 381774 3.285.605 14.500
2008 Ford Cargo (2428e) 9.922 83.167 18.745 838.691 177.273 1.548.426 371423 371423 3.419.070 14.500
2009 Ford Cargo (2428e) 9.922 83.167 18.745 688.676 177.273 1.229.484 173207 173207 2.553.681 9.500
2009 Mercedes Sprinter 63.155 65.833 18.745 390.839 177.273 292.292 87393 14445 1.109.975 2.500
2008 Mercedes Sprinter 42.301 65.833 18.745 334.152 177.273 358.097 70673 19097 1.086.170 2.500
2008 Hyundau H-1 15.240 57.500 18.745 192.943 177.273 291.782 158872 15480 927.834 1.200
2008 Toyota Hiace 18.949 57.500 18.745 218.323 177.273 248.332 107533 15313 861.969 1.200
13.244.305 45.900
Propuesta
Ao Vehiculo Modelo $ Patente $ Seguro GPS Deprec. G. Administra. Petroleo Mantencion Neumaticos Costo Total
Capacidad
Kg
2014 Peugeot Boxer 22.090 65.883 18.745 265.518 177.273 264.229 97.200 16.817 927.754 1.700
2014 Peugeot Boxer 22.090 65.883 18.745 265.518 177.273 264.229 97.200 16.817 927.754 1.700
2014 Peugeot Boxer 22.090 65.883 18.745 265.518 177.273 264.229 97.200 16.817 927.754 1.700
2014 Peugeot Boxer 22.090 65.883 18.745 265.518 177.273 264.229 97.200 16.817 927.754 1.700
2014 Peugeot Boxer 22.090 65.883 18.745 265.518 177.273 264.229 97.200 16.817 927.754 1.700
2014 Mitsubishi Canter 32.557 65.883 18.745 138.833 177.273 1.192.493 53.090 78.519 1.757.394 4.500
2014 Mitsubishi Canter 32.557 65.883 18.745 138.833 177.273 1.192.493 53.090 78.519 1.757.394 4.500
175.563 461.181 131.215 1.605.256 1.240.911 3.706.130 592180 241123 8.153.559 17.500
Ahorro 5.090.747
2.106.758 5.534.172 1.574.580 19.263.072 14.890.932 38%
Costos Fijos Costo Variables
Costos Fijos Costo Variables
22
Financiamiento
Ao Vehiculo Modelo Valor Compra
Valor
Comercial
2008 Ford Cargo (2428e) 52.480.230 30.989.051
2008 Ford Cargo (2428e) 50.321.433 29.714.303
2009 Ford Cargo (2428e) 41.320.560 24.399.377
2009 Mercedes Sprinter 23.450.310 13.847.174
2008 Mercedes Sprinter 20.049.120 11.838.805
2008 Hyundau H-1 11.576.601 6.835.867
2008 Toyota Hiace 12.690.000 7.493.318
211.888.254 125.117.895
Inversin 136.615.505 $
Financiamiento
Valor retoma vehiculos existentes 125.117.895 $ 92%
Dif. a financiar Credito Simple 11.497.610 $ 8%
23
Costos y Ahorros Proyectados
Costos mensuales Proyecto Actual Ahorro/Gasto
Costos Totales Vehiculos 8.153.559 $ 13.244.305 $ 5.090.747 $
RRHH 500.000 $ - $ 500.000 -$
23.830,31
Software UF Mensual 238.303 $ - $ 238.303 -$
10
Credito Simple 1.114.457 $ - $ 1.114.457 -$
10.006.319 $ 13.244.305 $ 3.237.987 $ 32%
24
Actual 158.931.666 $
Proyeccin
Ao 1 2 3 4 5
$ Patente 10% 2.106.758 $ 1.896.082 $ 1.706.474 $ 1.535.827 $ 1.382.244 $
$ Seguro 3% 5.534.172 $ 5.700.197 $ 5.871.203 $ 6.047.339 $ 6.228.759 $
GPS 3% 1.574.580 $ 1.621.817 $ 1.670.472 $ 1.720.586 $ 1.772.204 $
Deprec. 19.263.072 $ 19.263.072 $ 19.263.072 $ 19.263.072 $ 19.263.072 $
G. Administra. 3% 20.890.932 $ 21.517.660 $ 22.163.190 $ 22.828.085 $ 23.512.928 $
Prestamo 12.156.856 $
Costo Fijos 61.526.370 $ 49.998.829 $ 50.674.411 $ 51.394.909 $ 52.159.207 $
Petroleo 8% 44.473.554 $ 48.031.439 $ 51.873.954 $ 56.023.870 $ 60.505.780 $
Mantencion 4% 7.106.160 $ 7.390.406 $ 7.686.023 $ 7.993.464 $ 8.313.202 $
Neumaticos 4% 2.893.476 $ 3.009.215 $ 3.129.584 $ 3.254.767 $ 3.384.958 $
Arriendo Software 3% 2.859.637 $ 2.945.426 $ 3.033.789 $ 3.124.803 $ 3.218.547 $
Costos Variables 57.332.827 61.384.243 65.731.318 70.405.092 75.430.903
Costo Total 118.859.197 111.383.072 116.405.729 121.800.002 127.590.110
Ahorro Proyectado 40.072.468 $ 47.548.594 $ 42.525.937 $ 37.131.664 $ 31.341.556 $
25% 30% 27% 23% 20%
25
Resultados Esperados
Disminucin trayecto entre puntos de 15 a 7 minutos.
Aumentar dl promedio de entrega efectiva de un 81,9%
a un 95%
Homogenizacin y modernizacin de la flota
(-) costos, 25% promedio anual
(+) 1 RRHH sin aumentar costo mensual del rea
26
Conclusiones
27