UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA

SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DE LA CALIDAD

COGUI

FICHA TCNICA DE INDICADORES
Pgina 1 de 4
Cdigo: EG-F01
Versin: 02

Sistema de proveniencia Proceso
Proceso asociado Gestin Documental
Factores clave de xito Oportunidad en la atencin de consultas documentales
Nombre Oportunidad en el servicio de consultas documentales
Objetivo
Medir el porcentaje de consultas documentales que son atendidas en
los cinco das hbiles siguientes a la recepcin del requerimiento, del
total de consultas recibidas.
Tipo Cuantitativo
Categora Eficiencia
Desagregacin Por tipo de Usuario
Fecha de creacin Noviembre de 2008
Fechas de modificacin Mayo de 2011
Meta 90%
Limites de control 70%
Periodicidad de
recoleccin
Mensual
Periodicidad de medicin
y anlisis
Semestral
Metas de periodos de
medicin
90%
Responsable del reporte
y anlisis
Profesional Universitario - Grupo de Archivo y Correspondencia
Responsable(s) de la
gestin
Profesional Universitario - Grupo de Archivo y Correspondencia
Fuente de la informacin Grupo de Archivo y Correspondencia
Consideraciones
metodolgicas
El tiempo establecido para la atencin de consultas documentales, es
cinco (5) das hbiles; mensualmente se realiza la recoleccin de la
informacin proveniente de los formatos de requerimiento documental
que se tramiten en la dependencia.
Frmula de calculo
(No. de consultas documentales atendidas en el tiempo establecido /
No. de consultas documentales recibidas) * 100%
Documentos soporte
Formatos de requerimiento documental, formatos de registros no
coincidentes, formatos AFUERA, y Comunicaciones oficiales asociadas.
Forma de presentacin
de resultados
Los resultados se presentan en forma porcentual aproximando los
resultados decimales a la unidad ms prxima. Ej. (83,2% 83% y
83,6 84%)


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Cdigo: EG-F01
Versin: 02

Sistema de proveniencia Proceso
Proceso asociado Gestin Documental
Factores clave de xito
Oportunidad en la distribucin de las comunicaciones internas y
externas recibidas
Nombre
Oportunidad en la entrega de las comunicaciones oficiales internas y
externas recibidas
Objetivo
Medir el porcentaje de comunicaciones oficiales que son entregadas en
el tiempo establecido.
Tipo Eficacia
Categora Cuantitativo
Desagregacin Comunicaciones internas y externas recibidas en un mismo informe.
Fecha de creacin Noviembre de 2008
Fechas de modificacin Mayo de 2010
Meta 90%
Limites de control 80%
Periodicidad de
recoleccin
Mensual
Periodicidad de medicin
y anlisis
Semestral
Metas de periodos de
medicin
90%
Responsable del reporte
y anlisis
Profesional Universitario - Grupo de Archivo y Correspondencia
Responsable(s) de la
gestin
Profesional Universitario - Grupo de Archivo y Correspondencia
Fuente de la informacin Grupo de Archivo y Correspondencia
Consideraciones
metodolgicas
Mensualmente se debe realizar la recoleccin de la informacin,
apoyndose en las planillas de radicacin de comunicaciones oficiales,
tabular los datos y realizar el anlisis respectivo para cada semestre.
Frmula de calculo
(Comunicaciones entregadas en el tiempo establecido /
Comunicaciones recibidas) * 100
Documentos soporte
Planillas de radicacin de comunicaciones oficiales de la Universidad
del Magdalena
Forma de presentacin
de resultados
Los resultados se presentan en forma porcentual aproximando los
resultados decimales a la unidad ms prxima. Ej. (83,2% 83% y
83,6 84%)


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Cdigo: EG-F01
Versin: 02

Sistema de proveniencia Proceso
Proceso asociado Gestin Documental
Factores clave de xito Oportunidad del servicio
Nombre
Oportunidad en la atencin de solicitudes de certificaciones, copias,
duplicado de diplomas y autenticaciones
Objetivo
Medir la gestin del proceso por medio de la eficiencia en la atencin de
solicitudes.
Tipo Eficiencia
Categora Cuantitativo
Desagregacin Por pregunta de la encuesta
Fecha de creacin 29 de septiembre de 2008
Fechas de modificacin Mayo de 2011
Meta 90%
Limites de control 85%
Periodicidad de
recoleccin
Semestral
Periodicidad de
medicin y anlisis
Semestral
Metas de periodos de
medicin
90%
Responsable del reporte
y anlisis
Secretario General
Responsable(s) de la
gestin
Secretario General
Fuente de la
informacin
Secretara General
Consideraciones
metodolgicas
Fecha de recepcin de la solicitud debido a que a partir de esta se
comienzan a contar los 5 das hbiles para dar respuesta a las
solicitudes.
Frmula de calculo
(Nmero de solicitudes atendidas dentro de los 5 das hbiles siguientes
a la fecha de presentacin / Nmero de solicitudes presentadas)*100
Documentos soporte Documentos que certifican la fecha de entrega
Forma de presentacin
de resultados
Porcentual


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Versin: 02

Sistema de proveniencia Proceso
Proceso asociado Gestin Documental
Factores clave de xito
Revisin oportuna de los diplomas y actas de grado expedidas por la
Secretara General
Nombre Efectividad para la expedicin de diplomas y actas de grados
Objetivo
Medir el porcentaje de errores que se cometen al momento de la
elaboracin de un diploma y acta de grado.
Tipo Eficacia
Categora Cuantitativo
Desagregacin Programas Acadmicos, Tipo de Errores presentados
Fecha de creacin Mayo de 2012
Fechas de modificacin N.A.
Meta 3%
Limites de control 5%
Periodicidad de
recoleccin
Anual
Periodicidad de
medicin y anlisis
Anual
Metas de periodos de
medicin
3%
Responsable del reporte
y anlisis
Secretario General
Responsable(s) de la
gestin
Secretario General
Fuente de la
informacin
Secretara General
Consideraciones
metodolgicas
Se considera un error aquel que es identificado despus que el diploma
o acta de grado haya sido firmado por el Rector y la Secretaria General,
y entregado al estudiante.
Frmula de calculo
(Nmero de diplomas y/o actas de grados corregidos / Nmero de
diplomas expedidos) x 100%
Documentos soporte Solicitudes presentadas ante la Secretara General
Forma de presentacin
de resultados
Porcentual