Bancos PDF

SAIT Enterprise Administrativo
Manual de Usuario v 1.0.1

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1. Modulo de Bancos 4
1.1. Estructura del Modulo de Bancos 5
a) Modulo de Acceso al Modulo de Bancos 5
1.2. Men de archivos 6
a) Sistema 6
b) Monedas 8
c) Cuentas 10
d) Bancos 13
e) Beneficiarios 18
f) Operaciones Frecuentes 22
1.3. Men de Transacciones 30
1.4. Transacciones 31
a) Emisin de Cheques 32
b) Registro de Deposito 36
c) Registro de Compras de Crdito 40
d) Emisin de Nota de Debito 43
1.5. Transacciones en Cuentas por Cobrar 46
a) Estado de Cuenta 48
b) Vencimiento 49
c) Anticipos 52



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Tabla de Contenido
1.6. Transacciones de Cuentas por Pagar 55
a) Estado de Cuenta 57
b) Vencimiento 57
c) Anticipos 58
d) Pagos o Abonos 63
1.7. Consolidacin con el Modulo Contabilidad 68
a) Modo de Acceso 68
1.8. Conciliacin Bancaria 70
1.9. Modificacin y Anulacin de transacciones 76
1.10. Reporte de Mdulos de Bancos 79
b) Reporte de Transacciones 83
c) Reportes Diferidos 85
d) Reportes de Conciliaciones 85
e) Reportes de Cuentas 88
f) Reportes de Saldo 89



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Modulo de Bancos

1. Mdulo de Bancos
Con la ayuda de este mdulo se registran todas las transacciones
bancarias realizadas por la empresa, facilitando el control sobre el
dinero depositado por la empresa en los diferentes organismos
financieros.
El sistema permite llevar un estricto control sobre las sumas
depositadas, cheques emitidos, cantidades cargadas y/o abonadas en
las cuentas bancarias por transacciones diferentes a los depsitos y/o
cheques y las notas de dbito y crdito realizadas directamente por la
entidad financiera.
Adicionalmente este mdulo tiene una conexin directa con los
auxiliares de cuentas por cobrar y pagar del Mdulo Administrativo,
permitiendo realizar pagos a los proveedores mediante la emisin de
cheques; y recibir pagos realizados por los clientes con la actualizacin
del banco mediante el registro simultneo del depsito en la cuenta
bancaria.
Permite adems consolidar con el sistema de contabilidad las
transacciones realizadas, evitando trascripcin repetida de las
operaciones.
El Mdulo de Bancos cuenta con una serie de reportes que permiten en
cualquier momento visualizar la situacin real en cuanto a:
Disponibilidad bancaria
Manejo de saldos reales



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Saldos diferidos
Cheques emitidos
Control de beneficiarios
Control de chequeras
Control de cuentas de gastos
Control de cuentas de ingresos
Conciliaciones bancarias
Resmenes de movimiento de cuentas bancarias
Control mensual de ingresos contra egresos
Estadsticas de bancos, cuentas, beneficiarios.

1.1. Estructura del Mdulo de Bancos
La interfaz de usuario del mdulo de banco est compuesta por una
barra de men y una barra de herramientas que dan acceso a las
funciones de uso frecuente.



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a) Modos de acceso al Mdulo de Bancos
Desde el Men de Inicio del escritorio de Windows seleccione el elemento
Programas y a continuacin el elemento SAINT Software Administrativo
Enterprise Administrativo Bancos. Esta accin ejecuta el Mdulo de Bancos.

1.2. Men de Archivos
a) Sistema
Opcin para configurar los parmetros que determinan las operaciones
bancarias, los cuales se muestran en la siguiente ventana:



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Das de diferimiento de cheques (depositados): son los das que
transcurren desde el momento de haber sido depositados los cheques
en las cuentas, hasta el momento en que pasen a ser saldo disponible.
Si el cheque depositado es de la misma entidad bancaria tendr un da
de diferimiento, si es de otro banco tendr dos (2) das de diferimiento,
y si adems es de otro banco y ste no tiene representacin en la plaza
tendr quince (15) das de diferimiento.
Nmeros de comprobantes: ingrese los correlativos con los cuales
comenzar a trabajar el sistema, una vez introducidos el sistema
continuar con el correlativo de manera automtica.
Sistema consolidado: elija si el sistema va a consolidar o no en el
sistema SAINT Contabilidad.
Ruta datos contabilidad: al elegir en la opcin anterior consolidado se
habilita esta opcin. Coloque la ruta del directorio de datos
correspondiente al SAINT Contabilidad.
Porcentaje del dbito bancario: ingrese el porcentaje del Impuesto al
Dbito Bancario en el caso de que est vigente, de lo contrario deje el
espacio con valor cero (0).
Meses de historia en archivos: por omisin, el sistema viene
configurado para guardar en histrico las transacciones de veinticuatro
(24) meses, pero puede modificar esta configuracin hasta un mximo
de sesenta (60) meses.
Agrupar cuentas: haga clic en el Botn Agrupar para que el sistema
muestre la siguiente ventana:



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Realice las selecciones segn su conveniencia y haga clic en el Botn
Aceptar para guardar dicha configuracin.
b) Monedas
Permite al usuario agregar los diferentes tipos de moneda en las cuales
la empresa tiene sus recursos financieros, as como su smbolo
monetario y factor de cambio. Tambin permite seleccionar una de
estas monedas, como moneda base, para las transacciones a ser
realizadas en el mdulo de bancos.
En el caso de que su empresa posea cuentas en entidades financieras
cuyo smbolo monetario sea diferente al bolvar, seleccione del men
archivos la opcin de moneda. Al efectuar dicha seleccin, el sistema
mostrar la siguiente ventana:



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Agregar Moneda
Haga clic en el Botn Agregar para iniciar el proceso de incluir
nuevos tipos de moneda.

Smbolo: ingrese el smbolo monetario que identifica a la unidad
monetaria que est creando en el sistema.
Descripcin: introduzca descripcin de la moneda.
Factor de cambio: introduzca el factor de cambio referencial con
respecto a la moneda de curso legal.
Moneda base: seleccione si es la moneda base. Una vez introducidos los
datos anteriores, haga clic en el Botn Aceptar para grabar los cambios.



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Modificar Moneda
Haga clic en el Botn Modificar para realizar los cambios que
considere necesarios.
Borrar Moneda
Seleccione una moneda distinta a la moneda base y haga clic en el
Botn Borrar. La moneda base no puede ser eliminada. El sistema

Confirme haciendo clic en el Botn Si para realizar la eliminacin
definitiva, o cancele el proceso haciendo clic en el Botn No para
regresar a la ventana anterior.
c) Cuentas
Permite el ingreso al sistema de las diferentes cuentas contables que
sern utilizadas al registrar las transacciones de banco.
Estas cuentas solo ser necesario incluirlas si el Mdulo de Bancos no
est trabajando de forma consolidada con el sistema de contabilidad,
en cuyo caso las cuentas de dicho sistema se reflejarn en la ventana



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De cuentas y todas las transacciones que se realicen en este mdulo
afectarn posteriormente los registros contables.

Inclusin de Cuentas Sistema No Consolidado
Haga clic en el Botn Agregar para incluir las cuentas a ser utilizadas
en las operaciones bancarias.
Cdigo
Ingrese el cdigo de la cuenta que est creando, se recomienda seguir
una secuencia lgica a fin de que le sirvan en la emisin de reportes.
Descripcin
Ingrese la descripcin de la cuenta.



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Agregar una cuenta: haga clic en el Botn Agregar para crear una
nueva cuenta
Modificar una cuenta: haga clic en el Botn Modificar para modificar
el nombre de la cuenta.
Inclusin de Cuentas Sistema Consolidado
La opcin Consolidado conecta el Mdulo de Bancos con el sistema de
contabilidad. Para incluir las cuentas haga clic en el Botn Importar, tal
como se muestra en la siguiente ventana:



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d) Bancos
Permite ingresar la informacin de las cuentas bancarias que la
empresa maneje con el sistema. Se debe indicar el tipo de cuenta,
moneda base para las transacciones, nmero de cuenta, direccin,
nombre del gerente, saldos actuales y conciliados y la fecha de la
ltima conciliacin.
Creacin de Bancos
Si configur el sistema como no consolidado, haga clic en el Botn
Agregar para incluir una cuenta. Ingresando el cdigo que identifique
la cuenta. Se muestra una ventana como la siguiente:



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Haga clic en el Botn Cuentas el cual se encuentra ubicado del lado
derecho de la etiqueta donde ser introducido el cdigo del banco. El
sistema cargar la ventana que contiene el plan general de cuentas
registrado en el sistema de contabilidad, ubique la cuenta asignada al
banco en proceso de creacin, seleccinela y haga clic en el Botn

Aceptar. El sistema presenta una ventana como la siguiente para la
seleccin del cdigo:

Una vez seleccionada la cuenta el sistema importar la informacin
bsica para el proceso de la creacin: cdigo del banco y nombre de la
entidad financiera.
Cdigo: introduzca el cdigo para identificar o seleccione de la lista de
cuentas importadas.
Descripcin: introduzca el nombre comercial de la entidad bancaria



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Tipo de cuenta: indique el tipo de cuenta que se est creando: cuenta
corriente, cuenta de ahorros, tarjeta de crdito u otros.
Se debe ingresar un registro por cada nmero de cuenta aunque
pertenezcan a la misma entidad financiera.

Moneda: seleccione la moneda que utilizar para los movimientos en
esa entidad financiera. Las monedas disponibles se ingresan en la
opcin de monedas.
Cheques: existen dos formas para el manejo del correlativo de
cheques.
Automtico: seleccionar esta opcin hace que el sistema genere el
consecutivo de cheques, el nmero inicial es suministrado por el
usuario y en cada emisin se incrementa.
Detalle: con esta opcin se agregan lotes de cheques disponibles para
su posterior emisin.
Esta modalidad permite ejercer un control estricto sobre los cheques
depositados en tesorera, controlndolos por lotes.



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Ficha Otros: ingrese los datos para conciliacin y formatos.
Saldo actual: ingrese el saldo en libros para comenzar a registrar
transacciones con el sistema. Es recomendable comenzar con el saldo
final del mes anterior que refleja el estado de cuenta de la entidad
bancaria.



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Conciliable: marque esta opcin para tener disponible la operacin de
conciliacin en transacciones.
Ultimo saldo conciliado: ingrese el saldo correspondiente a la
conciliacin del mes inmediato anterior al comienzo de las operaciones
con el sistema.
ltima conciliacin: seleccione la fecha a la cual corresponde la
ltima conciliacin bancaria.
Formatos de impresin: haga clic en el botn y seleccione los
formatos a ser utilizados en los movimientos con esta entidad
financiera.

Si configur el sistema consolidado, haga clic sobre el Botn Agregar
el cual iniciar el proceso de crear nuevos bancos, una vez hecho esto
el sistema mostrar la ventana presentada a continuacin:



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e) Beneficiarios
Son las personas naturales o jurdicas, diferentes de los proveedores a
las cuales les sern emitidos cheques. Para incluir nuevos
beneficiarios, seleccione en el men Archivo la opcin Beneficiarios o
presione el botn de acceso directo a Beneficiarios

Ubicado en la Barra de Herramientas y se muestra la siguiente
ventana:



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La creacin de los beneficiarios depender si el sistema es consolidado
o no.
Creacin de Beneficiarios Sistema No Consolidado
Inicie el proceso haciendo clic en el Botn Agregar el cual se
encuentra ubicado en la parte inferior izquierda de la ventana.
Nmero de RIF: ingrese directamente el nmero del RIF o cdula de
identidad del beneficiario.
Se recomienda utilizar el nmero (RIF o C. I.). El sistema de
contabilidad lo utilizar para la emisin de las constancias de retencin
de impuesto sobre la renta.
Descripcin: ingrese el nombre de la persona bien sea natural o
jurdica.



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Pas: seleccione el pas donde se encuentra ubicado el beneficiario,
para esto utilice el Botn Pas que mostrar la ventana que contiene la
lista de pases registrados en el sistema.
Estado: seleccione el estado donde se encuentra ubicado el
beneficiario. Para esto utilice el Botn Estado que mostrar la ventana
que contiene la lista de estados registrados en el sistema.
Ciudad: seleccione la ciudad donde se encuentra ubicado el
beneficiario. Para esto utilice el Botn Ciudad que mostrar la ventana
que contiene la lista de las ciudades registradas en el sistema.
Direccin: ingrese la direccin del beneficiario, para esto dispone de
dos lneas de cuarenta (40) caracteres cada una.
Telfono: ingrese los nmeros telefnicos del beneficiario.
Comentarios: ingrese los comentarios que considere necesarios.
Aceptar: haga clic en el Botn Aceptar para concluir con el proceso
de ingreso del beneficiario.
Cancelar: haga clic en el Botn Cancelar para omitir el proceso de
ingreso del beneficiario.
Creacin de Beneficiarios (terceros) sistema consolidado
Inicie el proceso haciendo clic en el Botn Agregar ubicado en la parte
inferior izquierda de la ventana.
Nmero de RIF: haga clic en el Botn De Cuentas que se encuentra
del lado derecho de la etiqueta donde debe ser ingresado el nmero
del RIF o cdula de identidad del beneficiario. ste establecer un
vnculo directo con el sistema de contabilidad y desplegar la pantalla



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con todos los beneficiarios o terceros registrados en dicho sistema.
Seleccione el tercero que desea crear.
Se recomienda utilizar este nmero (RIF o C.I.) como cdigo del
beneficiario. Adicionalmente, el sistema de contabilidad lo utilizar para
la emisin de las constancias de retencin de impuesto sobre la renta.
Descripcin: una vez seleccionado el tercero el sistema importar al
mdulo de bancos los datos bsicos para su creacin: nmero de RIF y
descripcin.
Pas: seleccione el pas del beneficiario, para esto utilice el Botn Pas
que despliega la lista de pases registrados en el sistema.
Estado: seleccione el estado del beneficiario, para esto utilice el Botn
Estado que despliega la lista de estados registrados en el sistema.
Ciudad: seleccione la ciudad del beneficiario, para esto utilice el Botn
Ciudad que despliega la lista de las ciudades registradas en el
sistema.
Direccin: ingrese la direccin del beneficiario, para lo que dispone de
dos lneas de cuarenta (40) caracteres cada una.
Telfono: ingrese los nmeros telefnicos del beneficiario.
Comentarios: ingrese los comentarios que considere necesario, para
esto dispondr de tres (3) lneas de cuarenta (40) caracteres cada una.
Aceptar: haga clic en el Botn Aceptar para concluir con el proceso
de ingreso del tercero.
Cancelar: haga clic en el Botn Cancelar para omitir el proceso de
ingreso del tercero.



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f) Operaciones frecuentes
Son todas aquellas transacciones recurrentes que pueden ser de
ingreso y/o egreso segn su naturaleza. Se configuran de acuerdo al
tipo de transaccin.
Configuracin transacciones de Egreso
Al hacer clic en la opcin, el sistema mostrar una ventana como la
siguiente:

Agregar nuevas operaciones frecuentes
Para agregar una operacin frecuente haga clic en el Botn Agregar,
una vez hecho esto el sistema mostrar la siguiente ventana:



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Beneficiario: haga click en el botn de seleccin para indicar el tipo y
asignar el beneficiario a favor del cual ser realizado el pago.
Beneficiario ocasional: persona natural o jurdica que eventualmente
presta un servicio o vende alguna mercanca. Su relacin con la
empresa es espordica.
Beneficiario regular: persona natural o jurdica que mantiene una
relacin frecuente con la empresa. Sus pagos son recurrentes y
generalmente de montos constantes.
Proveedor de la empresa: persona natural o jurdica que mantiene una
relacin comercial constante y permanente con la empresa. Sus pagos
son constantes y frecuentes, generalmente los montos cancelados son
diferentes en cada uno de sus pagos.
Operaciones con proveedores: Se refiere a las transacciones
realizadas con los proveedores registrados en el sistema



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administrativo. Para ubicarlos seleccione en la lista desplegable la
opcin de proveedores, una vez hecha esta seleccin el sistema
desplegar la siguiente ventana:

Esta ventana muestra todos los proveedores registrados en el sistema.
La lnea azul resalta en campo sobre el cual esta posicionado el
sistema, ubquelo en el proveedor y haga clic en el Botn Aceptar
para asignarlo.



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Avisar: marque esta opcin para que el sistema emita un mensaje de
alerta segn la programacin realizada.

Prxima operacin: Indique la fecha en que ser realizada la prxima
operacin, esta opcin resulta til solo en aquellos casos en que el tipo
de operacin sea recurrente.
Frecuencia: Haga clic en el Botn de Seleccin de Frecuencia para
seleccionar la frecuencia de la operacin, el cual replegara la siguiente
ventana.

Realice su seleccin haciendo doble clic sobre la opcin deseada.
Nmero de advertencias: Indique cuntos avisos dar el sistema para
realizar esta operacin, si por el contrario UD., desea que la
advertencia o recordatorio sea indefinido, marque en el recuadro
ubicado al lado derecho de la etiqueta.
Seleccin de las cuentas
Haga clic en el Botn Agregar, el sistema desplegar la siguiente
ventana:



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Pulse el Botn de seleccin de cuenta para seleccionar del catalogo
de cuentas registradas en el sistema. Una vez hecho el sistema
desplegara la siguiente ventana:



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Ubique la cuenta luego haga clic en el Botn de Aceptar para
seleccionarla.
Otra forma de ubicar la cuenta es haciendo la seleccin por la
descripcin de la cuenta: Para esto haga clic en la ficha ubicada en la
parte superior de la ventana, luego en la etiqueta de Buscar ingrese el
nombre de la cuenta, el sistema realizar la bsqueda. Ingrese la
descripcin y monto de la transaccin e indique si el movimiento ser
un dbito o un crdito.
Configuracin transacciones de Ingreso

Tipo de operacin: indique al sistema que se trata de un tipo de
operacin de ingreso.
Descripcin: ingrese el concepto por el cual ser realizada la
operacin.



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Avisar: marque esta opcin para que el sistema emita un mensaje de
alerta segn la programacin realizada.
Prxima operacin: indique la fecha en que ser realizada la prxima
operacin, til slo en aquellos casos en los que el tipo de operacin
sea recurrente.
Frecuencia: realice la seleccin de la frecuencia con la que ser
realizada la operacin haciendo clic en el Botn de Seleccin de
Frecuencia y realice su seleccin haciendo doble clic sobre la
opcin deseada.
Nmero de advertencias: indique cuntos mensajes emitir el sistema
para realizar esta operacin. Si no se desea fijar un nmero de veces,
marque el recuadro ubicado en lado derecho de la etiqueta.
Seleccin de las cuentas: haga clic en el Botn Agregar para asignar
las cuentas a esta operacin. Se mostrar la siguiente ventana:

Haga clic en el Botn de Seleccionar Cuenta para asignar la cuenta
desde una ventana como la que se muestra a continuacin:



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Ubique la cuenta y haga clic en el Botn de Aceptar para
seleccionarla.
Otra forma de ubicar la cuenta es haciendo la seleccin por la
descripcin de la cuenta. Para esto seleccione la ficha ubicada en la
parte superior de la ventana, luego en la etiqueta de Buscar ingrese el
nombre de la cuenta, el sistema realizar la bsqueda y la presentar
para que la seleccione. Ingrese la descripcin y monto de la
transaccin e indique al sistema si el movimiento es un debito o un
crdito.
1.3. Men Transacciones
a) Modo de acceso



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Ingrese a Mdulo de Bancos
Seleccione transacciones
Una vez dentro del Mdulo de Transacciones el sistema mostrar la
siguiente ventana:

Este men tiene tres grupos con las siguientes opciones:
Transacciones con terceros no relacionados con clientes ni
proveedores
Transacciones de cuentas por cobrar desde el Mdulo de
Bancos (cobro de facturas, recepcin de anticipos de los
clientes)
Transacciones de cuentas por pagar desde el Mdulo de Bancos
(pago de facturas, emisin de anticipos a proveedores)
Consolidacin de los movimientos con el sistema de
Contabilidad
Haga clic en el tipo de operacin que desea realizar.



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1.4. Transacciones
Esta opcin nos permite realizar todas aquellas transacciones no
relacionadas con las cuentas por cobrar o pagar.
Emisin de cheques no relacionados con cuentas por pagar (Ej.:
nmina de empleados, prstamos, etc.)
Registro de los depsitos realizados por motivos diferentes a la
cobranza de facturas relacionadas con la cuentas por cobrar
Registro de las notas de dbito cargadas directamente por el
banco.
Registro de las notas de crdito abonadas directamente por el banco.

Seleccin entidad financiera: haga clic en este Botn
Bancos para desplegar la lista de cuentas registradas en el
sistema y seleccinela.



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Seleccin del tipo de operacin:
Haga clic en la Ficha Cheque para la emisin de cheques. Los
cheques emitidos desde esta opcin no se relacionan con las cuentas
por pagar a proveedores.
Haga clic en la Ficha Depsito para el registro de depsitos
que pueden o no estar relacionados con la cobranza de facturas de los
clientes.
Haga clic en la Ficha N. Crdito para el registro de las notas
de crdito abonadas en la cuenta por la entidad financiera.
Haga clic en la Ficha N. Dbito para el registro de las notas
de dbito cargadas en la cuenta por la entidad financiera.
a) Emisin de cheques
Haga clic en la Ficha Cheque para la emisin de cheques no
relacionados con las cuentas por pagar, seguidamente el sistema



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Nmero de cheque: campo obligatorio el cual se mostrar de forma
automtica. Este consecutivo se configura en la ficha de creacin de
bancos.
Fecha: campo obligatorio. Por omisin el sistema presentar la fecha
del sistema, puede ser cambiada a conveniencia.
Beneficiario: haga clic en el Botn Seleccin de Beneficiarios para
indicar el beneficiario del cheque.



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Seleccione la ficha que le sea ms til para realizar la bsqueda.
Monto: este campo muestra el valor automticamente de acuerdo al
asiento contable realizado dentro del proceso.
Cuentas: haga clic en el Botn de Cuentas para incorporar las
cuentas del asiento.



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Seleccione una por una las cuentas del asiento para la emisin del
cheque y haga clic en el Botn Aceptar para desplegar la siguiente
ventan:

El sistema muestra la informacin de la cuenta seleccionada, se puede
cambiar la descripcin e ingresar un concepto que identifique el motivo
o razn de la transaccin.

Monto de la transaccin: ingrese el monto en cada una de las lneas
de la transaccin y para aceptar haga clic sobre el Botn Si
ubicado en la parte derecha de cada una de ellas. Se pueden incluir las
lneas de asiento contable que sean necesarias y sus movimientos
pueden ser dbitos o crditos. El sistema establecer el monto del
cheque por diferencia.
El sistema calcula y descarga de manera automtica el monto por
concepto del impuesto al Dbito Bancario, segn el porcentaje
asignado en la configuracin de la ventana sistema.



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Al hacer clic en el Botn Aceptar el se muestra el monto del cheque tal
como se observa en la siguiente pantalla:

Comentarios: ingrese los comentarios que considere necesarios.
Tipo de operacin: ingrese el tipo de operacin asignado a esta
transaccin, en caso contrario deje este espacio en blanco.
Aceptar: haga clic en el Botn Aceptar para concluir con el proceso de
emisin de cheques.
b) Registro de depsitos
Haga clic en el Botn Depsito para registrar depsitos. Este proceso
tambin se puede realizar mediante la cobranza de facturas a los
clientes. Los depsitos registrados de esta manera pueden
corresponder a:



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Ingresos por cobranza de facturas de clientes, los cuales por
poltica de la empresa no son realizados simultneamente
durante el registro del proceso de la cobranza.
Ingresos por conceptos diferentes a la cobranza de facturas, ej.
Prstamos recibidos, aportes de capital, recuperaciones, etc.

Nmero del depsito: ingrese el nmero impreso en la planilla de
depsito. Es conveniente escribirlo en la forma que aparece impreso a
fin de facilitar el proceso durante la conciliacin bancaria.
Fecha: por omisin se mostrar la fecha del sistema, puede
modificarse e ingresar la fecha en que efectivamente fue realizado el
depsito en el banco. Es importante el correcto registro de la misma a
los efectos de la disponibilidad del dinero.
Descripcin: ingrese la descripcin para identificar posteriormente el
motivo de la transaccin.



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Monto: este campo mostrar automticamente el valor una vez sean
ingresados los montos en la ventana de depsito.
Depsito: haga clic en el Botn de Depsito para separar los montos
segn su naturaleza: efectivo, cheques, instrumentos de pago, en una
ventana como la que se muestra a continuacin:

Efectivo / Cheque: ingrese el monto recibido en efectivo.
Ingrese la informacin de los datos solicitados y luego haga clic en el
Botn Aceptar. En un mismo depsito pueden ser incluidos varios
cheques, simplemente ingrese los datos de cada uno de ellos pulsando
el botn aceptar y el Botn Agregar.
Otros instrumentos: seleccione esta ficha para ingresar otros tipos de
instrumentos de pago tales con tarjetas de crdito y dbito.
Adicionalmente, en esta ventana realizaremos la liquidacin de cada



39
uno de estos instrumentos segn hayan sido configurados en el Mdulo
Administrativo.
Ingrese a la informacin de los datos solicitados y luego haga clic en el
Botn Aceptar. En un mismo depsito pueden ser incluidos varios
instrumentos de pago, ingrese los datos de cada uno de ellos haciendo
clic en los botones Aceptar y Agregar.
Cuentas: haga clic en Botn de Cuentas para asignar las cuentas del
asiento.
Ubique la cuenta deseada y haga clic en el Botn Aceptar y se
desplegar la siguiente ventana:

Ingrese las descripciones y montos de cada una y haga clic en el Botn
Aceptar para concluir el asiento contable.
En este proceso se pueden incluir todas las cuentas que sean
necesarias y sus movimientos pueden ser dbitos o crditos. El
sistema por diferencia colocar el monto del depsito, tal como se
muestra a continuacin:



40

c) Registro de notas de crdito
Haga clic en el Botn N. Crdito para registrar las notas de
crdito abonadas en la cuenta por la entidad financiera.



41

Nmero de la nota de crdito: ingrese el nmero que tiene el
documento emitido por la entidad financiera.
Fecha: por omisin se mostrar la fecha del sistema, modifique e
ingrese la fecha que tiene el documento, o la fecha que tiene en el
estado de cuenta.
Descripcin: ingrese el concepto de la nota de crdito para identificar
posteriormente el motivo de la misma.
Monto: es calculado de acuerdo a los montos incluidos en el asiento
contable.
Cuentas: haga clic en el Botn Cuentas para hacer el asiento
contable: Seleccione la cuenta de una ventana como la que se muestra
a continuacin:

Haga clic en el Botn Aceptar para concluir el proceso.



42

Comentarios: ingrese comentarios necesarios.
Tipo de operacin: ingrese el tipo de transaccin.

Actualizar: haga clic en este botn para culminar el proceso de
registro de la nota de crdito.
d) Emisin Notas de Dbito
Haga clic en el Botn N.Dbito para registrar las notas de
dbito cargadas en la cuenta por la entidad financiera.



43

Nmero de la nota de dbito: ingrese el nmero que tiene el
documento emitido por la entidad financiera o utilice el nmero
reflejado en el estado de cuenta.
Fecha: por omisin se mostrar la fecha del sistema, puede modificarla
o ingresar la fecha tiene el documento o en la fecha que tiene en el
estado de cuenta.
Descripcin: ingrese el concepto de la transaccin. Escriba una
descripcin que le sirva para identificar posteriormente el motivo o
razn de la misma.



44

Monto: es el resultado del asiento contable realizado durante el
proceso de registro de la nota de debito.
Cuentas: haga clic en este botn para asignar las cuentas contables
del asiento.

Descripcin: ingrese la descripcin y haga clic en la tecla enter.
Ingrese las cantidades a ser incluidas en la transaccin, acepte en
cada lnea del asiento pulsando el Botn S y escriba tantas lneas del
asiento como le sean necesarias.

Nota importante: al momento de la realizacin de un movimiento de
egresos calcula y descarga de forma automtica el impuesto al dbito
bancario, el cual previamente fue configurado en el mdulo de sistema.



45
Una vez concluido este proceso haga clic en el Botn Aceptar para
concluir el proceso del asiento contable y continuar con la emisin de la
nota de dbito.

Note que la etiqueta del monto de la transaccin ahora contiene la
sumatoria algebraica realizada en las lneas incluidas dentro del
asiento contable.
Comentarios: ingrese si desea los comentarios que considere
necesarios para una explicacin clara de la transaccin. Para esto se
dispondr de diez (10) lneas de cuarenta (40) caracteres cada una.
Tipo de operacin: seleccione el tipo de operacin generada en el
Mdulo Administrativo para identificar este tipo de transaccin o deje
este espacio en blanco.



46
Actualizar: haga clic en este botn para culminar el proceso de
registro de la nota de crdito y actualizar los acumulados del mdulo.
Este proceso igualmente actualiza los saldos mostrados en la
disponibilidad bancaria.
1.5. Transacciones en cuentas por cobrar
Este mdulo permite registrar todas las transacciones con los clientes
relacionados con la empresa. Permite visualizar el estado de cuenta,
los vencimientos de los documentos, recibir anticipos de clientes y
recibir y cancelar documentos.



47

El Mdulo de Bancos establece una conexin directa con el Sistema
Administrativo y su auxiliar de cuentas por cobrar permitiendo realizar
operaciones de cobranzas directamente. Adicionalmente permite el
registro del depsito bancario en lnea y la elaboracin del asiento
contable en forma simultnea.
Cdigo del cliente: este corresponde al asignado en el Mdulo
Administrativo. Ingrselo si lo conoce, en caso contrario haga clic en el
Botn De Bsqueda y seleccinelo.



48
Esta ventana puede ser configurada para realizar la bsqueda por
cdigo, descripcin o clase. Ubique el cliente involucrado en la
transaccin y haga clic en el botn aceptar para seleccionarlo. Se
desplegar la ventana que contiene toda la informacin referente al
cliente: Nombre, direccin, telfonos.
En la parte superior derecha se muestra la informacin referente a la
situacin del crdito: monto total de los dbitos, monto total de los
crditos y la diferencia que corresponde al saldo actual adeudado por
el cliente para el momento de la transaccin.

a) Estado de Cuenta
Suministra informacin referente a cada uno de los documentos
pendientes de cobro y los movimientos que ha tenido el cliente en el
transcurso del mes. Esta informacin se refiere a:
Tipo de documento
Nmero del documento

Fecha de emisin
Fecha de vencimiento
Concepto del movimiento
Monto de los dbitos
Monto de los crditos
Saldo acumulado adeudado por el cliente
En la parte inferior de la ventana, se muestra detalladamente la
informacin referente al documento seleccionado.



49
b) Vencimientos
Presenta en forma resumida y grfica la situacin financiera del cliente.
Da una clara idea sobre la antigedad de los documentos y muestra de
forma ilustrada la composicin de la torta grfica los vencimientos de
los clientes.
En la parte superior derecha de la ventana se presenta toda la
informacin referente a los montos totales de los dbitos y crditos que
intervienen en la composicin del saldo del cliente.

c) Anticipos:
Registra los anticipos de un cliente.



50

Recibo No: nmero correlativo generado de forma automtica por el
sistema, que corresponde al nmero de recibo de caja que se emite
para dejar constancia del dinero recibido.
Fecha: el sistema indicar la fecha del sistema que puede ser
modificada si es necesario.
Descripcin: ingrese una descripcin clara que identifique el motivo
del anticipo recibido.
Comentarios: ingrese comentarios adicionales que considere
necesarios para aclarar el motivo o razn de la transaccin. Para esto
cuenta con diez lneas de cuarenta (40) caracteres cada una.



51
Tipo de operacin: seleccin el tipo de operacin generada en el
Mdulo Administrativo para identificar este tipo de transaccin o deje
este espacio en blanco.
Banco: ingrese el cdigo del banco en el cual se est depositando el
dinero recibido producto del anticipo. Si no conoce el cdigo haga clic
en el Botn De Bsqueda y seleccinelo.
Depsito No.: ingrese el nmero de la planilla de depsito tal como
aparece en la planilla a fin de facilitar el proceso durante la conciliacin
bancaria.

Descripcin depsito: ingrese una descripcin clara que le sirva para
identificar posteriormente el motivo de la transaccin.

Monto del Anticipo: haga clic en el Botn Forma de Pago e
ingrese los montos y nmeros de los documentos.
El resto de la transaccin del anticipo se realiza de la misma forma que
el proceso de depsito explicado anteriormente.
Pagos o Abonos
Muestra la informacin relativa a los documentos pendientes de pago
por el cliente, con la posibilidad de cancelarlos y realizar el depsito
bancario en lnea. Tambin se puede realizar el asiento contable el cual
actualizar la contabilidad una vez sean consolidadas las
transacciones.



52

Recibo No.: este nmero es generado automticamente por el sistema
y corresponde al correlativo del recibo de caja.
Fecha: campo generado automticamente por el sistema. Modifique e
ingrese la fecha en la cual efectivamente fue realizada la cobranza.
Descripcin: ingrese una descripcin clara que le sirva en el futuro a
identificar el motivo o razn de la transaccin.
Comentarios: ingrese los comentarios que considere agreguen valor a
la transaccin, para esto dispondr de diez (10) lneas de cuarenta (40)
caracteres cada una.
Tipo de operacin: ubique el tipo de operacin generada en el Mdulo
Administrativo para identificar este tipo de transaccin y seleccinelo.



53
Vendedor: ingrese el cdigo del vendedor cobrador que hizo efectiva
la cobranza, si no lo conoce ubquelo haciendo clic sobre el Botn De
Bsqueda de Vendedores el cual mostrar la ventana con la
informacin de los vendedores registrados.

Esta ventana puede ser parametrizada para realizar la bsqueda por
cdigo o descripcin. La franja azul muestra el cdigo sobre el cual
est posicionado el cursor, seleccione el cdigo deseado o en su
defecto haga clic sobre la ficha Descripcin e ingrese el nombre del
vendedor para que el sistema lo ubique directamente.
Banco: ingrese el cdigo del banco en el cual ser depositado el
dinero recibido por la cobranza. Si no conoce el cdigo haga clic en el
Botn de Bsqueda ubicado en la parte derecha de la etiqueta, este
botn mostrar la lista de todos los bancos registrados en el sistema y
seleccione la entidad financiera.



54
Depsito No.: ingrese el nmero de la planilla de depsito, este es
recomendable transcribirlo como aparece en la planilla a fin de facilitar
la conciliacin bancaria.
Descripcin depsito: ingrese una descripcin clara que le sirva para
identificar posteriormente el motivo de la transaccin.
Total operacin: seleccione de la lista de documentos pendientes de
cobro el documento que va a cancelar y seguidamente el sistema
abrir la ventana de cobranza que se muestra a continuacin:

Ingrese el monto cancelado, este puede ser el monto total o solo un
abono sobre el documento. En el caso de que sea un abono el sistema
mantendr como pendiente de cobro el saldo del mismo.
Una vez ingresado el monto objeto de la cobranza haga clic sobre el
Botn Aceptar para confirmar la transaccin, en caso contrario haga
clic sobre el Botn Cancelar.
El resto de la transaccin del anticipo se realiza de la misma forma que
el proceso de depsito explicado antes.



55
1.6. Transacciones de Cuentas por Pagar
Desde este modulo se efectan todas las transacciones con los
proveedores relacionados con la empresa. Permite visualizar el estado
de cuenta, los vencimientos de los documentos, efectuar anticipos y
efectuar pago de documentos adeudados.

Proveedor: corresponde al proveedor asignado en el Mdulo
Administrativo. Ingrese directamente si lo conoce, en caso contrario
haga clic en el Botn de Bsqueda .



56

cdigo, descripcin o clase. Ubique el proveedor deseado y
seleccinelo. El sistema mostrar la ventana con la informacin del
proveedor incluyendo el nombre, la direccin y los telfonos.
En la parte superior derecha se muestra la informacin referente a la
situacin del crdito: monto total de los dbitos, monto total de los
crditos y la diferencia que corresponde al saldo actual adeudado al
momento de la transaccin.
Si hay anticipos para compras futuras tambin se reflejarn en esta
ventana, estableciendo el saldo actual producto de la suma algebraica
entre los dbitos y crditos.



57

a) Estado de Cuenta
Ventana que nos suministra informacin referente a cada uno de los
documentos pendientes de cobro, as como los movimientos que ha
tenido el cliente en el transcurso del mes. Esta informacin se refiere a:
Tipo de documento
Nmero del documento
Fecha de emisin
Fecha de vencimiento
Concepto del movimiento
Monto de los dbitos
Monto de los crditos
Saldo acumulado adeudado
En la parte inferior de la ventana se muestra detalladamente la
informacin referente al documento sobre el cual se encuentra
posicionado el sistema.
b) Vencimientos
Presenta en forma resumida y grfica la situacin financiera del cliente.
Da una clara idea sobre la antigedad de los documentos y muestra de
forma ilustrada la composicin de la torta grfica los vencimientos de
los clientes.
En la parte superior derecha muestra toda la informacin referente a
los montos totales de los dbitos y crditos que intervienen en la
composicin del saldo del proveedor.



58

c) Anticipos
Esta opcin permite efectuar pagos anticipados a nuestros
proveedores.



59

Recibo No: ingrese el nmero de control de esta transaccin. Si no
existe ingrese el nmero de orden de pago o en su defecto el nmero
del cheque que le ser emitido al proveedor por concepto del anticipo.
Fecha: muestra la fecha del sistema, esta puede ser modificada segn
se requiera.
Descripcin: ingrese una descripcin clara que le permita identificar el
motivo del anticipo.
Comentarios: Ingrese los comentarios adicionales necesarios para
aclarar el motivo de la transaccin. Para esto contara con diez (10)
lneas de cuarenta (40) caracteres cada una.



60

Tipo de operacin: ubique el tipo de operacin generada en e Mdulo
Administrativo y seleccinela, en caso contrario deje este espacio en
blanco.

Tipo de Documento: Haga clic sobre el Botn de Bsqueda
para que el sistema abra la ventana que nos permitir seleccionar el
tipo de documento que interviene en la transaccin.

Banco: ingrese el cdigo del banco del cual ser emitido el documento
para el anticipo. Si no conoce el cdigo haga clic en el Botn de
Bsqueda ubicado en la parte derecha de la etiqueta, este botn
mostrar la lista de todos los bancos registrados y seleccinelo
haciendo clic sobre el banco deseado.
Nmero de Documento: este campo es generado por el sistema en el
caso de que el documento seleccionado sea cheque, el mismo fue
configurado al momento de crear el banco del cual se est emitiendo.
En el caso de que el documento seleccionado sea Nota de Dbito, es
necesario ingresar el nmero de documento objeto de la transaccin.
Beneficiario: se mostrarn los datos del proveedor, sin embargo se
puede modificar el beneficiario en el caso de que el documento de
pago sea emitido a nombre de otra persona



61
Para realizar la modificacin del beneficiario, haga clic sobre el Botn
Beneficiarios el sistema mostrar la ventana que contiene la
informacin de todos los beneficiaros registrados en el Sistema.

cdigo o descripcin. Ubique el beneficiario, haga clic sobre el botn
aceptar para seleccionarlo y se mostrar el nombre del beneficiario.
Monto del Anticipo: ingrese el monto del anticipo directamente sobre
la etiqueta.
Cuentas: haga clic sobre el Botn Detalle de Transacciones para que
el sistema muestre la ventana contiene la informacin relativa a las
cuentas registradas en el sistema.



62

Ubique y seleccione la cuenta que necesite para la realizacin del anticipo y
haga clic en el botn aceptar. Una vez hecho esto el sistema mostrar la
pantalla para efectuar el asiento contable.

Actualizar la transaccin: haga clic sobre el botn aceptar para concluir con
el proceso del anticipo.



63

d) Pagos o Abonos
Muestra la informacin relativa a los documentos pendiente de pago,
permite cancelarlos, emitir el cheque en lnea, adicionalmente se
realiza el asiento contable el cual actualizara la contabilidad una vez
sean consolidadas las transacciones.



64

Recibo No: ingrese el nmero de control de este tipo de transaccin, si
no existe ingrese el nmero de orden de pago o en su defecto el
nmero del cheque que le ser emitido al proveedor por concepto del
pago.
Fecha: muestra la fecha del sistema, esta puede ser modificada segn
se requiera.
Descripcin: ingrese una descripcin clara que nos sirva para
identificar la transaccin.
Comentarios: ingrese los comentarios adicionales que agreguen valor
a la transaccin, para esto contar con diez (10) lneas de cuarenta
(40) caracteres cada una.
Tipo de operacin: ubique el tipo de operacin generada en e Mdulo
Administrativo y seleccinela.



65

Tipo de Documento: haga clic sobre el Botn de Bsqueda para
que el sistema abra la ventana que nos permitir seleccionar el tipo
de documento que interviene en la transaccin

Banco: ingrese en cdigo del banco del cual ser emitido el
documento de pago. Si no conoce el cdigo haga clic en el Botn de
Bsqueda ubicado en la parte derecha de la etiqueta, este botn
mostrar la lista de todos los bancos registrados en el sistema, ubique
y seleccinelo.

Nmero de documento: este campo es generado por el sistema en el
caso de que el documento seleccionado sea cheque, el mismo fue
configurado al momento de crear el banco del cual se esta emitiendo.
En el caso de que el documento seleccionado sea Nota de Dbito, es
necesario ingresar el nmero de documento objeto de la transaccin.
Beneficiario: muestra los datos del proveedor, sin embargo se puede
modificar el beneficiario en el caso de que el documento de pago sea
emitido a nombre de otra persona.
Para realizar la modificacin del beneficiario, haga clic sobre el Botn
Beneficiarios el sistema mostrar la ventana que contiene la
informacin de todos los beneficiaros registrados en el sistema.



66

Esta ventana puede ser configurada para realizar la bsqueda por cdigo
o descripcin. Ubique el beneficiario, seleccinelo y el sistema mostrar
la informacin del beneficiario.

Total operacin: seleccione de los documentos pendientes de pago el
que va a ser cancelado, haga clic sobre l y seguidamente el sistema
abrir la ventana que se muestra a continuacin:



67

Ingrese el monto cancelado, este puede ser el monto total o slo un
abono si es as el sistema mantendr como pendiente de cobro el saldo
del mismo.
Una vez ingresado el monto objeto de la cobranza haga clic sobre el Botn
Aceptar para confirmar la transaccin, en caso contrario haga clic en el Botn
Cancelar.



68

Total Operacin:

Ingrese el monto cancelado, este puede ser el monto total o slo un
abono si es as el sistema mantendr como pendiente de cobro el saldo
del mismo.
Una vez ingresado el monto objeto de la cobranza haga clic sobre el
Botn Aceptar para confirmar la transaccin, en caso contrario haga
clic en el Botn Cancelar.



69

Total Operacin:

Actualizar la transaccin: haga clic sobre el botn aceptar para concluir con
el proceso del pago.



70

1.7. Consolidacin con el Mdulo de Contabilidad
Esta opcin permite exportar hacia el Mdulo de Contabilidad las
transacciones registradas en el Mdulo de Bancos.
a) Modo de acceso
Seleccione Transacciones en la barra del men, ubique la opcin de
Consolidar a Contabilidad General y haga clic para seleccionarla.



71
Seleccin mltiple para la consolidacin
El sistema permite configurar el proceso de consolidacin de manera que se
pueda realizar de la siguiente manera:

Seleccin de Banco
El sistema permite la consolidacin de un banco en especfico o de
todos simultneamente. Haga clic sobre la caja de chequeo ubicada en
el extremo izquierdo de cada banco para seleccionarlo. Slo sern
consolidados aquellos bancos cuya caja de chequeo este marcada.
Seleccin rango de fechas
Ingrese el rango de fechas en la cual el sistema iniciara y finalizar el
proceso de consolidacin, para esto utilice las caja de dilogo
presentadas en la ventana.

Tipo de operacin
Ingrese el tipo de operacin con la cual agrup las transacciones que
quiere consolidar. El sistema slo consolidar aquellas transacciones
agrupadas bajo este tipo de operacin.
Al momento de realizar la transaccin, se debe asignar el tipo de
operacin que la agrupar dentro del sistema. Si en alguna de las



72
transacciones realizadas se obvi este pas, esta transaccin no ser
consolidada ya que se encuentra fuera del rango seleccionado.

Incluir tipos de transacciones
Seleccione de la ventana de dilogo cules de las transacciones sern
consolidadas, solo sern consolidadas aquellas cuya caja de chequeo
este activa.
Generar un slo comprobante
Active el botn de chequeo e ingrese los datos relativos a fecha y
descripcin del comprobante.

Proceso final de la consolidacin
Haga clic sobre el Botn Aceptar O Botn Cancelar para concluir el
proceso de la consolidacin.
El sistema exportara hacia el sistema de contabilidad, todas las
transacciones que se encuentren dentro de los parmetros de
configuracin hecha en la ventana de consolidacin.
1.8. Conciliacin Bancaria
La conciliacin bancaria es el procedimiento contable administrativo
mediante el cual son confrontadas las transacciones registradas en el
Mdulo de Bancos contra el estado de cuenta emitido por la entidad
financiera, con el objeto de certificar los saldos disponibles por los
dineros depositados.
El proceso de conciliacin se realiza en dos etapas



73
Confrontacin de las partidas
Igualacin de saldos
a) Modo de acceso
Ingrese al Mdulo de Bancos y seleccione de la barra del men la
opcin de transacciones para acceder a la ventana principal. Tambin
puede acceder a esta ventana haciendo clic en el Botn Transacciones

Ubicado en la barra del men de acceso rpido. Una vez hecha la
seleccin, el sistema mostrar la ventana principal de transacciones
bancarias en la cual comienza el proceso de la conciliacin bancaria.



74

Seleccin del banco
Haga clic sobre el Botn Seleccionar Cuenta para que se
muestre la ventana que contiene todos los bancos registrados en el
sistema, ubique y seleccione el banco a conciliar.
Proceso inicial de la conciliacin
Haga clic sobre el Botn Conciliar, el sistema muestra la ventana que
contiene todos los datos referentes a los movimientos registrados en el
Mdulo de Bancos.
Introduzca la fecha de la ltima conciliacin bancaria realizada.
Esto slo es necesario hacerlo para la primera conciliacin ya
que el sistema almacena esta informacin y la presenta de
manera automtica en los procesos posteriores de conciliacin.
Introduzca el saldo anterior conciliado (saldo segn el estado de
cuenta emitido por el banco). Esto slo es necesario hacerlo
para la primera conciliacin ya que el sistema guarda esta
informacin y la presenta de manera automtica en los procesos
posteriores de conciliacin.
Ingrese la fecha del nuevo estado de cuenta emitido por el
banco. Esta deber corresponder con la fecha al cierre del mes
en proceso de conciliacin.
Ingrese el saldo final reflejado en el estado de cuenta emitido
por la entidad financiera.
A continuacin se muestra la ventana inicial del proceso de
conciliacin.



75

-Detalles sobre el contenido de la ventana de conciliacin
Parte superior de la ventana: la ventana ilustrada en la ventana
muestra en la parte superior cada una de las transacciones realizadas
y no conciliadas, esta informacin se refiere a:
Fecha de la transaccin
Nmero del Documento
Descripcin de la transaccin
Monto del documento
Caja de verificacin de la transaccin.
Parte inferior izquierda: muestra la informacin referente a:
Saldo y fecha de la ultima conciliacin



76
Nmero de operaciones marcadas en la conciliacin
(acumulativo hasta que se cierra la conciliacin)
Monto acumulado de las transacciones marcadas
Saldo actual en libros
Saldo del banco segn el estado de cuenta
Diferencias en la conciliacin
Parte inferior derecha: muestra la informacin referente a:
Fecha ltima conciliacin
Saldo anterior
Campo para introducir la fecha del estado de cuenta emitido por
la entidad financiera
Campo para introducir el saldo reflejado en el estado de cuenta
emitido por la entidad financiera.

Confrontacin de las transacciones
Confronte las operaciones registradas en el Mdulo de Bancos contra
el estado de cuenta emitido por la entidad financiera. Haga clic en la
caja de verificacin cuando esta se refleje en el estado de cuenta
emitido por la entidad financiera, una vez, el sistema entender que la
transaccin ha sido confrontada y coincide con el estado de cuenta
emitido.
Efectos de la confrontacin
Cada vez que se marca una transaccin se actualizan los campos
detallados a continuacin:
Se actualiza el contador numrico de Operaciones Marcadas en
cada uno de los tipos de operacin.



77
Se actualiza el monto acumulado de las operaciones marcadas
segn el tipo de operacin.
Se actualiza el monto de la diferencia en conciliacin. sta al
final del proceso debe ser igual a cero (0).
La conciliacin bancaria se puede realizar progresivamente durante el
transcurso del perodo. Cada vez que se confronten y marquen nuevas
transacciones se activar el Botn Actualizar. Haga clic sobre el para
actualizar el proceso de conciliacin.
Proceso final de la conciliacin
Una vez terminado el perodo y confrontadas todas las transacciones,
pueden surgir diferencias entre el estado de cuenta emitido por la
entidad financiera y los registros hechos en el Mdulo de Bancos, estas
diferencias pueden ser originadas por:
Notas de Dbito o Crdito cargadas o abonadas por la entidad
financiera y no registrada en el Mdulo de Bancos.
Depsitos no registrados en el Mdulo de Bancos y reflejados en
el estado de cuenta emitido por la entidad financiera.
Cheques reflejados en el estado de cuenta emitido por la entidad
financiera y no registrada en el Mdulo de Bancos.
Procesos para la igualacin de saldos
Ubique los soportes de cada uno de los documentos que
originan la diferencia en la confrontacin de saldos.
Registre cada una de las transacciones detectadas como
faltantes en el proceso de la conciliacin bancaria.
Confronte nuevamente el estado de cuenta emitido por la
entidad financiera con los registros hechos en el Mdulo de
Bancos



78
Una vez finalizado el proceso anterior, el saldo mostrado en la pantalla
de conciliacin deber ser igual a cero (0), en este momento se activar
el Botn Imprimir. Haga clic sobre este para imprimir el reporte de
conciliacin y posteriormente haga clic sobre el Botn Conciliar para
concluir el proceso de conciliacin, una vez que se le indica al sistema
que ser concluido el proceso el sistema mostrar la ventana de
advertencia la cual le informar y solicitar confirmacin de concluir
con el proceso.

Responda afirmativamente haciendo clic sobre el Botn Si cuando
efectivamente desea concluir el proceso en cuyo caso ser cerrada
definitivamente la conciliacin para el perodo. En caso de que no este
seguro o no quiera concluir el proceso haga clic sobre el Botn No.
En el caso de que haya contestado afirmativamente para concluir el
proceso de conciliacin, esta ser actualizada y las transacciones
desaparecern de la ventana de conciliacin, el sistema mostrar la
ventana de informacin que nos indicar que no hay transacciones en
trnsito.



79

1.9. Modificacin y Anulacin de transacciones
La modificacin es el proceso mediante el cual se pueden efectuar
cambios en las transacciones ya realizadas. Este cambio pede ser
realizado en todos los campos que intervienen en el proceso de la
transaccin inicial.
a) Modo de acceso

Ingrese al Mdulo de Bancos
Seleccione en la barra del men la opcin de transacciones o haga clic
sobre el botn transacciones para acceder a la ventana principal, el
sistema mostrar la ventana principal de transacciones:



80

Procesos para la modificacin de transacciones
Seleccin del banco
Seleccione el banco donde se encuentra la transaccin a ser
modificada, para esto haga clic sobre el Botn Seleccionar Cuenta
Bancaria , ubique en la lista de bancos presentada por el
sistema la entidad y seleccinela.
Modificacin datos de la transaccin
Ubique la transaccin a ser modificada y haga doble clic sobre
ella.
Modifique los datos necesarios: fecha de emisin, beneficiario,
cuenta contable, monto, entre otros.



81
Haga clic sobre el Botn Aceptar para grabar las modificaciones
realizadas en la transaccin.
Cuando se trate de una operacin de egreso (salida de dinero) el
sistema al momento de emitirla genera una Nota de Dbito por
concepto del Impuesto al Dbito Bancario. sta tambin ser
modificada automticamente al concluir el proceso de modificacin de
transacciones.
Slo los usuarios que se les haya configurado dentro de sus roles el
permiso para modificar transacciones conciliadas podrn realizar
modificaciones. De lo contrario no podrn ser modificadas.

Anulacin de transacciones
Ubique la transaccin a ser anulada y haga doble clic sobre ella
Haga clic sobre el Botn Anular, el sistema mostrar la ventana que
solicitar confirmacin para hacer efectiva la anulacin.

Confirme o no la anulacin de la transaccin haciendo clic sobre
el botn correspondiente.
Al momento de anular una transaccin slo son reversados los
movimientos del Mdulo de Bancos. Todas las transacciones
relacionadas con los auxiliares de cuentas por cobrar y cuentas por
pagar realizadas desde el mdulo no sern afectadas por la anulacin,
en consecuencia hay que realizar los ajustes correspondientes en
dichos auxiliares de forma manual.



82
1.10. Reportes del Mdulo de Bancos
Los reportes del Mdulo de Bancos generan los informes sobre
transacciones, diferidos, conciliaciones, cuentas y saldos.

a) Modo de acceso
Ingrese al modulo de bancos y selecciones de la barra del men la
opcin de reportes para acceder a la ventana principal. Tambin puede
acceder a esta ventana haciendo clic en el Botn Reportes
ubicado en la barra del men de acceso rpido. Una vez hecha la
seleccin el sistema mostrar la ventana principal de reportes.



83

b) Reporte de transacciones
Seleccin del Banco

Ubique el banco del cual ser emitido el reporte y haga clic sobre el
Botn Aceptar para seleccionarlo. Esta ventana de informacin puede
ser configurada para realizar la bsqueda por cdigo, descripcin o tipo
de cuenta.
Ingrese directamente el rango de fechas, indicando la fecha inicial y
final dentro de las cuales ser emitido el reporte.



84

Tambin puede hacer clic sobre el Botn Seleccin que le mostrar
la ventana que contiene el calendario. Ubique primero la fecha inicial y
seleccinela, siga el mismo procedimiento para la fecha final.

Seleccin de cuentas
Haga clic sobre la Caja de Verificacin Detallado
para que se active la Opcin Cuenta
la cual permitir la
emisin del reporte para una cuenta especfica. Ingrese la cuenta sobre
la cual desea ver el reporte. Deje este campo en blanco para que el
reporte sea emitido para todas las cuentas que hayan tenido
movimiento dentro del rango de fechas antes seleccionado, o
nuevamente haga clic sobre la caja de Verificacin Detallado para que
desactive la Opcin Cuenta. Para seleccionar una cuenta especfica,
haga clic sobre el Botn Informacin de Cuentas y seleccione la



85
cuenta especfica haciendo sobre clic sobre ella o haga clic sobre el
Botn Aceptar.
cdigo de cuenta o por descripcin. Seleccione la ficha a ser utilizada y
haga clic sobre ella para realizar la bsqueda.



86
Descripcin
Ingrese la descripcin utilizada al momento de la transaccin, el
sistema agrupa y almacena esta informacin la cual es utilizada
durante el proceso de emisin de reportes.
Tipo de operacin
Ingrese el tipo de operacin con el cual agrup las transacciones. El
reporte slo mostrar aquellas transacciones que se encuentren
agrupadas por este tipo de operacin obviando las dems.
Es importante resaltar que al momento de realizar la transaccin, se
debe asignar el tipo que la agrupar durante el proceso de emisin de
reportes. Si en alguna de las transacciones realizadas se omiti este
paso, esta transaccin no aparecer en el reporte ya que se encuesta
fuera del rango seleccionado.
Tipo de Transacciones
Seleccione el tipo de transaccin haciendo clic en la caja de
verificacin ubicada en el extremo izquierdo de cada Tipo de
Transacciones.



87

Marque o desmarque segn sea el tipo de reporte deseado. En el
reporte slo se reflejar aquellas transacciones que se encuentren
agrupadas dentro del tipo de transaccin cuya caja de verificacin este
activa.
Vista preliminar
Haga clic sobre el Botn Preliminar para ver el reporte en pantalla
Imprimir
Haga clic sobre el Botn Imprimir para que el reporte sea emitido por
la impresora.
c) Reporte diferidos
Este reporte muestra slo las transacciones realizadas que no han sido
liberadas y se encuentran en proceso de convertirse en disponibles
para las transacciones de ingreso o egreso para las transacciones de
salida de efectivo.
Seleccin del Banco
Deje esta caja de dilogo en blanco si desea emitir el reporte de
transacciones para todos los bancos registrados en el sistema. Si por el
contrario desea seleccionar el reporte de un banco especifico, haga clic
sobre el Botn Informacin de Bancos y el sistema mostrar la
ventana con la informacin de los bancos registrados.



88

de cuenta.
Fecha de Liberacin
Ingrese la fecha tope deseada para el reporte. Esta informacin es de
gran utilidad al momento de realizar la programacin de pagos, pues de
esta forma puede conocer cul ser el monto disponible a un momento
determinado.
Descripcin
Ingrese la descripcin utilizada al momento de la transaccin. El
sistema agrupa y almacena esta informacin para utilizarla durante el
proceso de emisin de reportes.



89
Tipo de Transacciones
Seleccione el tipo de transaccin sobre el cual quiere ver el reporte
haciendo clic en la caja de verificacin ubicada en el extremo izquierdo
de cada Tipo de Transaccione.

Marque o desmarque segn sea el tipo de reporte deseado. En el
reporte slo reflejar aquellas transacciones que se encuentren
agrupadas dentro del tipo de transaccin cuya caja de verificacin este
activa.
Vista preliminar
Haga clic sobre el Botn Preliminar para ver el reporte en pantalla.

Imprimir
Haga clic sobre el Botn Imprimir.
d) Reporte de Conciliaciones
Este reporte muestra la informacin relacionada con las conciliaciones
bancarias realizadas a cada una de las cuentas de banco registradas
en el sistema.
Seleccin del Banco
Deje esta caja de dilogo en blanco si desea emitir el reporte de
transacciones para todos los bancos registrados en el sistema.

Si por el contrario desea seleccionar el reporte de un banco especifico,
haga click.



90

Sobre el Botn Informacin de Bancos el sistema mostrar la
ventana con la informacin de los bancos registrados en el sistema.
de cuenta.
El sistema mostrar la ventana que contiene la informacin sobre las
conciliaciones bancarias realizadas, esta informacin se basa
especficamente en:
Nombre del banco
Tipo de cuenta
Saldo anterior conciliado
Perodo conciliado
Fecha elaboracin de la conciliacin



91
Saldo conciliado
La franja azul muestra la conciliacin sobre la cual est posicionado el
sistema, desplcela hasta conseguir la conciliacin sobre la cual se
requiere la informacin y haga clic sobre ella para seleccionarla.

Vista preliminar
Imprimir
la impresora.



92
e) Reporte de cuentas
Este reporte muestra la informacin referente al Reporte de
Transacciones o al Reporte de Anlisis de Cuenta y es parametrizable
por rangos de cuentas o fechas.
Tipo de reporte
Indique al sistema si el reporte que desea ejecutar se refiere a:
Anlisis de cuentas
Reporte de transacciones
Para realizar esta seleccin, haga clic sobre el Botn Seleccin , el
sistema mostrar la ventana de dilogo para que seleccione el tipo de
reporte que desea emitir.

Rango de cuentas
Ingrese el rango de cuentas sobre la cuales ser emitido el reporte,
haga clic sobre el Botn Seleccin, el sistema mostrar la ventana
que contiene la informacin sobre las cuentas registradas en el
sistema, en esta venta ubique las cuentas donde iniciara y finalizar el
reporte.



93

Ingrese directamente el rango de fecha indicando la fecha inicial y final
dentro del cual ser emitido el reporte.

Tambin puede hacer clic sobre el Botn Seleccin este mostrar la
ventana que contiene el calendario, ubique y seleccione la fecha. Siga
el mismo procedimiento para la fecha final.
Vista preliminar
Imprimir
la impresora.



94
f) Reportes de Saldos
Este reporte muestra la informacin sobre los saldos a un momento
determinado. La informacin reflejada se refiere a:
Saldo segn libros
Monto diferido
Saldo disponible
Saldo conciliado
Haga clic en la caja de chequeo en cada una de los tipos de cuenta
que desea ver en el reporte de saldos. El reporte slo mostrar
aquellos tipos de cuenta cuya caja de chequeo este activa.

Orden del Reporte
Haga clic sobre el Botn Seleccin, el sistema mostrar la ventana
de dilogo, seleccione en ella el orden deseado del reporte y haga clic
sobre el orden deseado.



95
Vista preliminar
Haga clic sobre el Botn Preliminar para ver el reporte en pantalla
Imprimir
la impresora.

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