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ABS(nmero) Devuelve el valor absoluto de un nmero. Ejemplo: =abs(-4) el resultado es 4.
GRADOS(ngulo) Convierte radianes en grados. Ejemplo: =GRADOS(PI()) el resultado es 180.
EXP(nmero) Devuelve e elevado a la potencia de un nmero determinado. Ejemplo:
=EXP(2) Base del log natural e elevado a la potencia de 2, el resultado es 7,38.
FACT(nmero) Devuelve el factorial de un nmero. Ejemplo:
=FACT(5) Factorial de 5, 1*2*3*4*5 el resultado es 120.
=FACT(1.9) Factorial del nmero 1.9 el resultado es 1.
ENTERO(nmero) Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo. Ejemplo:
=ENTERO(8,9) Entero de 8,9 el resultado es 8.
=ENTERO(-8, 9)
Entero de -8,9 el resultado es -9.
LOG(nmero, base) Devuelve el logaritmo de un nmero en base especificada. Ejemplo:
=LOG(10) Logaritmo de 10 el resultado es 1.
=LOG(8, 2) Logaritmo de 8 en base 2 el resultado es 3.
RESIDUO(nmero, divisor) Devuelve el residuo despus de dividir un nmero por un divisor. Ejemplo:
=RESIDUO(3,2) Residuo de 3/2 el resultado es 1.
=RESIDUO(-3,2) Residuo de -3/2. Igual signo que el divisor el resultado es 1.
PI Devuelve el valor de Pi.
Ejemplo: =pi() el resultado es 3.141592654
POTENCIA(nmero,
potencia)
Devuelve el resultado de elevar el nmero a una potencia. Ejemplo:
=POTENCIA(2,3) el resultado es 8.
PRODUCTO(nmero1,
nmero2, nmero3, ...)
Multiplica todos los nmeros especificados como sus argumentos. Ejemplo:
=PRODUCTO(2,3,6) el resultado es 30,
COCIENTE(numerador,
denominador)
Devuelve la parte entera de una divisin. Ejemplo:
=COCIENTE(123,34) el resultado es 3.
RADIANES(ngulo) Convierte grados en radianes. Ejemplo:
=RADIANES(270) 270 grados, el resultado es 4,712389 o 3!/2 radianes.
ALEATORIO Devuelve un nmero aleatorio entre 0 y 1. Ejemplo:
= ALEATORIO() el resultado es un valor al azar entre 0 y 1.
ALEATORIO.ENTRE(lmitein
ferior, lmitesuperior)
Devuelve un nmero aleatorio entre los nmeros que especifique. Ejemplo:
= ALEATORIO.ENTRE(2,4) el resultado es un valor al azar entre 2 y 4 INCLUSIVE.
REDONDEAR(nmero,
num_decimales)
Redondea un nmero al nmero de decimales especificado. Ejemplo:
=REDONDEAR(2.15, 1) Redondea 2,15 a una posicin decimal el resultado es 2,2.
=REDONDEAR(2,149; 1) Redondea 2,149 a una posicin decimal el resultado es 2,1.
RAIZ(nmero) Devuelve la raz cuadrada de un nmero. Ejemplo:
=RAIZ(5) el resultado es 2.236067977
SUMA (nmero1, nmero2,
nmero3, ...)
Suma sus argumentos. Ejemplo:
=SUMA(5,3,7) el resultado es 15.
SUMAR.SI(rango_a_evaluar,
criterio, rango_a_sumar)
Suma las celdas en el rango a evaluar, que coinciden con el argumento
criterio. Ejemplo: =SUMAR.SI (A1:A5, >100, D1:D5)
Condicin a evaluar: valores mayores a 100.
Rango a evaluar si cumple la condicin: A1 a A5.
Se suma los valores del rango D1: D5, solamente si cumple la condicin
dada en el rango a evaluar.
=SUMAR.SI (A1:A5, >100, D1:D5), evala la condicin >100 en el rango A1:A5 y luego
suma todos los valores del rango D1:D5 relacionados.
TRUNCAR(nmero,
num_decimales)
Convierte un nmero decimal a uno entero al quitar la parte decimal o de
fraccin. Ejemplo:
=TRUNCAR(12.76,1) el resultado es 12.7.
INF117 INTRODUCCIN A LA COMPUTACIN Ofimtica I
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Categ Funcin Explicacin
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SI (prueba_lgica, valor_si_verdadero,
valor_si_falso)
Comprueba si se cumple la prueba lgica, y
devuelve el valor_si_verdadero si se cumple la
prueba y sino se cumple devuelve valor_si_falso.
Ejemplo:
=SI(E18>50%,"PROMOCION","NO-PROMOCION"), evala
la prueba lgica en la celda E18 >18%, si es verdadera
mostrar el texto "PROMOCION" y si es falsa "NO-
PROMOCION".
NO(valor_lgico) Invierte la lgica de sus argumentos. Cambia FALSO
por VERDADERO y VERDADERO por FALSO.
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PROMEDIO(nmero1, nmero2, nmero3, ) Devuelve el promedio (media aritmtica) de los
argumentos, los cuales pueden ser nmeros,
nombres, matrices o referencias que contengan
nmeros. Ejemplo:
=PROMEDIO(4,3,3) el resultado es 3.33 .
CONTAR(valor1, valor2, valor3,) Cuenta el nmero de celdas de un rango que
contiene nmeros. Ejemplo:
= CONTAR(A5,"A",12,13) el resultado es 3
=CONTAR(A5:A8) el resultado depende del
contenido de las celdas.
CONTAR.SI(rango, criterio) Cuenta las celdas que no estn en blanco dentro
de un rango que coincida con el criterio
especificado. Ejemplo:
=CONTAR.SI(B14:B29,"VEGETALES") cuenta
todas las celdas del rango B14:B29 que contengan
la palabra VEGETALES.
CONTARA(nmero1, nmero2, nmero3,)
Cuenta el nmero de celdas no vacas de un
rango. Ejemplo:
si se tiene:
= CONTARA(E12:I12) el resultado es 4.
MIN(nmero1, nmero2, nmero3, ) Devuelve el valor mnimo de una lista de
argumentos. Ejemplo:
=MIN(5,4,3) el resultado es 3
MAX(nmero1, nmero2, nmero3, ) Devuelve el valor mximo de una lista de
argumentos. . Ejemplo:
=MIN(5,4,3) el resultado es 5.
Nota: La cantidad mxima de argumentos es 255.
Categ Funcin Explicacin
INF117 INTRODUCCIN A LA COMPUTACIN Ofimtica I
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2.16. Grficos
Excel ofrece muchos tipos de grficos para ayudar al usuario a mostrar los datos de forma comprensible. Los
siguientes tipos de grficos se encuentran disponibles: columna, lneas, circulares, barras, rea, tipoXY, cotizaciones,
superficie, anillos, burbujas y radiales.
2.16.1. Creacin de un grfico
a. Seleccionar las celdas que contienen los datos que se van a graficar.
b. Seleccionar la ficha Insertar y luego elija el grupo Grficos.
c. Luego haga clic en el Tipo de Grfico y luego en el Subtipo.
2.16.2. Cambiar el rango de datos de un grfico
a. Seleccionar el grfico que desea cambiar. De este modo se muestran las herramientas de grficos y se agregan
las fichas Diseo, Presentacin y Formato.
b. En la ficha Diseo, el grupo Datos, hacer clic en la opcin Seleccionar Datos. Se presentar un cuadro de
dilogo Seleccionar origen de datos, en el que puede cambiar el Rango de datos del grficos.
2.16.3. Agregar datos a un grfico
a. Seleccionar las celdas que contienen los nuevos datos
b. Presione las teclas [Ctrl] + [C] (Copiar)
c. Seleccionar el grfico y presione las teclas [Ctrl] + [V] (Pegar)
2.16.4. Modificar el diseo de un grfico
a. Seleccionar el grfico. De este modo se muestran las herramientas de grficos y se agregan las fichas Diseo,
Presentacin y Formato.
b. En la ficha de Diseo, grupo Diseos de grfico, hacer clic en el diseo que desea utilizar.
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2.16.5. Modificar el estilo de un grfico
a. Seleccionar el grfico. De este modo se muestran las herramientas de grficos y se agregan las fichas Diseo,
Presentacin y Formato.
b. En la ficha de Diseo, grupo Estilos de diseo, hacer clic en el estilo que desea utilizar.
2.16.6. Agregar un cuadro de texto al grfico
Los cuadros de texto permiten aadir rtulos, comentarios, etc., a los grficos.
a. En la ficha Insertar, grupo Texto, seleccionar la opcin Cuadro de Texto.
b. En el grfico, hacer clic en la parte en la que se gustara colocar el cuadro de texto y arrastrar el puntero del
Mouse hasta trazar un rea del tamao adecuado.
c. Escribir dentro de esa rea el texto deseado.
d. Para terminar pulsar [Esc] o pulsar fuera del cuadro de texto.
2.16.7. Mover un grfico
Los grficos pueden visualizarse en la misma hoja de los datos o en otra. Para poder moverlo en otra hoja:
a. Seleccionar el grfico.
b. En la ficha Diseo, en el grupo Ubicacin, seleccionar la opcin Mover grfico.
c. Seleccionar donde desea colocar el grfico y pulsar el botn Aceptar
2.16.8. Minigrficos
Cuando estamos frente a una gran cantidad de filas de datos, a veces se hace difcil interpretarlos. En esta
circunstancia, se pueden utilizar minigrficos junto a los datos para dar a los lectores una idea general de su
significado y facilitar la deteccin de patrones y tendencias.
Un minigrfico es un grfico pequeo en una celda de una hoja de clculo que representa visualmente los datos. Para
generar minigrficos y ver la tendencia de, por ejemplo, los exmenes de los alumnos:
a. En la ficha Insertar, en el grupo Minigrficos, seleccionar la forma que desee.
b. Seleccionar el rango de datos y elegir la ubicacin donde se colocar el grupo de minigrficos.
c. Pulsar el botn Aceptar.
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2.17. Ordenamiento de datos en Excel
Seleccionar los datos que desea ordenar. Si slo quiere ordenar una columna, puede hacerlo de manera ms rpida
desde:
a. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar.
b. Luego desde la opcin Ordenar y filtrar. Puede ordenar alfanumricos o nmeros.
Pero si se desea un ordenamiento tomando en cuenta varias columnas, deber:
a. Seguir los pasos anteriores a y b.
b. Seleccionar Orden personalizado.
c. Aparecer un cuadro de dilogo Ordenar en el que se puede indicar la Columna (seleccionar la columna que
desea ordenar), Ordenar segn (para ordenar por texto, nmero o fecha y hora, seleccionar Valores) y Criterio
de ordenacin (seleccionar el modo en que desea ordenar). Adems, debe indicar si la primera fila del rango de
datos es el encabezado.
d. Para agregar otra columna por la que ordenar, hacer clic en Agregar nivel y repetir los pasos anteriores.
Por ejemplo:
Se tiene la siguiente informacin en una tabla en una hoja en Excel:
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Se desea ordenar los datos de manera que primero aparezcan las personas que se encuentran en la escala A, luego
las que se encuentran en la escala B y por ltimo las que se encuentran en la escala C. Debido a que varias personas
pertenecen a la misma escala, el segundo criterio de ordenamiento que se usar es el sueldo, mostrando primero las
que ganan menos. Si dos personas ganan lo mismo entonces se ordenarn por un tercer criterio, en esta caso el
nombre.
Los datos quedaran ordenados de la siguiente manera:
2.18. Filtros
Cuando se trabaja con una gran cantidad de datos, a veces resulta difcil seleccionar un determinado conjunto de
ellos. Para ello, se pueden usar los filtros, mediante los que se puede indicar con qu tipo de datos se va a trabajar.
Siguiendo con el ejemplo anterior, imagnese que usted tuviera miles de datos de muchos empleados y slo quisiera
visualizar los datos de los empleados que se encuentran en la escala A. Para ello, seleccionar la fila que acta como
encabezado, en nuestro caso, la primera fila; luego, seleccionar la ficha Datos, en el grupo Ordenar y
filtrar, y la opcin Filtro. Inmediatamente, aparecern unos botones en cada una de las columnas de la fila que
acta como encabezado.
Si se hace clic sobre alguno de estos, se mostrar una ventana que le da muchas opciones:
Orden ascendente (de A a Z / menor a mayor): le permite ordenar los datos de manera ascendente, por el
criterio que ha seleccionado.
Orden descendente (de Z a A / mayor a menor): le permite ordenar los datos de manera descendente, por
el criterio que ha seleccionado.
(Todas): No hace ningn filtro, muestra todas las filas.
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Filtros de nmero / texto: Permite realizar un filtro personalizado. Por ejemplo: mostrar todas las filas que
contienen un dato que es menor a otro. O mostrar todas las filas que comienzan con un determinado
patrn, entre otros.
Luego mostrar todos los posibles datos que puede contener dicha columna. En el ejemplo anterior, si
hacemos un filtro a ocupacin, mostrar, adems de las opciones antes mencionadas: Administrador,
Profesor y Artista. Si escoge alguno de ellos, slo se mostrarn las filas que contengan dicho dato.
Si desea visualizar todos los datos, pulsar de nuevo el mismo botn . Adems, tenga presente que puede activar
varios filtros a la vez.
Ejercicios:
Mostrar los datos de los administradores cuyo sueldo es superior a 1,500.
Mostrar los datos de todos los empleados cuyas horas de trabajo es 120.
2.19. Subtotales
El propsito de los subtotales es obtener un total para cada uno de los grupos de datos. Para ello es necesario
ordenar los datos en razn al criterio que luego utilizaremos para obtener un subtotal. Siguiendo con el
ejemplo anterior, podramos calcular el total de sueldos para cada una de las escalas. Primero, debemos ordenar los
datos en funcin de las escalas, para que el programa encuentre tres grupos de datos a totalizar. Luego, deberemos:
a. Seleccionar la ficha Datos, el grupo Esquema y la opcin Subtotal.
b. Aparecer una ventana de dilogo Subtotales en la que debe indicar en Para cada cambio en, bajo qu criterio
piensa agrupar los datos. En nuestro caso sera Escala.
c. Seleccionar la funcin que usar. En nuestro caso Suma, ya que queremos sumar todos los sueldos de cada
escala.
d. Y por ltimo, indicar dnde desea que aparezca el subtotal, en nuestro ejemplo indicaremos que aparezca
debajo de cada Sueldo.
Observe que en la fila 5, 7 y 10 se han colocado los subtotales de cada escala. Note tambin que en el lado izquierdo
de la pantalla aparecen unas barras de agrupamiento. Si se pulsa el botn 2 puede agrupar a nivel de subtotales, si
pulsa el botn 1 slo observar el total final, el botn 3 permite ver todos los datos de nuevo. De forma parcial
puede hacerlo con el botn para agrupar y con el botn + para expandir.
Si se quiere eliminar los subtotales, seleccionar al menos una de las celdas que contienen los datos, y seleccionar la
ficha Datos, del grupo Esquema y la opcin Subtotales. Aparecer una ventana de dilogo Subtotales, luego pulsar
en el botn Quitar Todo.
2.20. Tablas dinmicas
Comprende una serie de Datos agrupados en forma de resumen que agrupan aspectos concretos de una
informacin global.
Para crear un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico, debe conectarse a un origen de datos y especificar la
ubicacin del informe.
INF117 INTRODUCCIN A LA COMPUTACIN Ofimtica I
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Para su utilizacin, se debe elegir de la ficha Insertar, grupo Tablas, la opcin Tabla dinmica y seleccionar el
subtipo Tabla dinmica.
Ejemplo:
Se tiene la informacin referida a la circulacin de vehculos a travs de una estacin de peaje. Se trata de aplicar
sobre la misma un principio de ordenamiento de la informacin a travs de una herramienta de Excel, Tablas
Dinmicas.
2.20.1. Crear una Tabla Dinmica
La creacin de una tabla dinmica se realiza a travs de los siguientes pasos.
1- Poner el cursor en cualquier celda de la Tabla
2- Seleccionar la ficha Insertar, grupo Tablas y opcin Tabla dinmica.
Aparece el cuadro:
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1 Paso: Seleccionar los datos que desea analizar
a. Hacer clic en Seleccione una tabla o rango.
b. Escribir el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla. El rango de la tabla debe incluir la fila de
ttulo.
2 Paso: Elegir dnde desea colocar el informe de tabla dinmica
Para colocar el informe de tabla dinmica en una nueva hoja que empieza por la celda A1, haga clic en Nueva
hoja de clculo.
Para colocar el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo existente, seleccionar la primera celda del
rango de celdas donde sea colocar el informe.
a. En el ejemplo, se decidi ubicar la tabla en la misma hoja de clculo, determinando la celda de comienzo de
ejecucin de la misma.
b. Para comenzar el diseo de la tabla din"mica seleccionar los campos de la Lista de campos de tabla
din"mica y luego:
Arrastrar el cuadrito de Semana a Rtulos de columna
Arrastrar el cuadrito de Vehculo a Rtulos de fila
Arrastrar el cuadrito de Cantidad a Valores
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Aparece la tabla dinmica diseada. Nuestra tabla resultante es de la siguiente manera:
2.20.2. Herramientas de tabla dinmica.
Al crear una tabla dinmica se activa las herramientas de tabla dinmica, Opciones y Diseo.
Dentro de la ficha Opciones tenemos los grupos de Ordenar y filtrar, Datos, Acciones, Clculos,
Herramientas y Mostrar:
Dentro de Diseo tenemos los grupos Diseo y Estilos de tabla dinmica:
Ejercicio:
Practique cada una de las opciones mostradas.
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2.20.3. Aplicar filtros a la tabla
Para aplicar filtros sobre las tablas debemos de hacer clic, sobre el tringulo de cada campo que deseemos filtrar.
En primer lugar se despliega la lista en semana y se desactiva la 1 y 2.
Resultado de la tabla al aplicarle los filtros correspondientes y adicionalmente se desactivan las opciones
Camin- Camioneta- Moto:
La tabla quedar as:
Filtro a los campos
de la Tabla
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2.20.4. Cambiar el diseo de la tabla
Siguiendo el mismo procedimiento se puede cambiar el diseo de la tabla. Por ejemplo:
a. Arrastrar el cuadrito de Vehculo a Rtulos de columna
b. Arrastrar el cuadrito de Semana a Rtulos de fila
c. Arrastrar el cuadrito de Cantidad a Valores
Se obtiene el siguiente resultado:
2.21. Recomendacin para resolver ejercicios
Recuerde que para resolver los ejercicios en esta sesin de laboratorio, TODAS LAS CELDAS EN BLANCO
DEBEN SER CALCULADAS MEDIANTE FORMULAS O FUNCIONES.
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2.23. Ejercicio Resuelto
Una empresa de proyectos quiere saber si puede certificarse como "Empresa Lder 2007". Para ser una empresa
lder 2007 debe tener ms de 7 meses exitosos en dicho ao. Por ello necesita determinar cuntos meses exitosos
obtuvo. Un mes es exitoso si el promedio mensual de errores no supera 3.1 errores. Para realizar estos clculos se
cuenta con la siguiente hoja de Excel:
Se pide lo siguiente:
a.- Renombre la primera Hoja con el nombre "Preg1" y presente all una hoja de Excel como la mostrada en la figura.
b.- Calcular todos los totales.
c.- Calcular los valores de los promedios mensuales de errores y los porcentajes de errores por proyecto.
d.- Calcular los valores de la tabla Estadsticas Generales.
e.- Llenar la fila 12. Si el promedio mensual de errores no supera los 3.1 errores debe colocarse el mensaje SI sino
debe colocarse el mensaje NO.
f.- Complete el valor de Resultado. Si cumple con el requisito de una empresa lder debe colocarse el mensaje
Empresa Lder sino debe colocarse el mensaje Empresa No lder.
Solucin:
a.- Dar doble click sobre el nombre de la hoja Hoja1 y renmbrela con el nombre "Preg1".
b.- Para completar lo pedido debe usar solamente la funcin SUMA.
Por ejemplo en la celda B10 debe colocar =SUMA(B5:B9) y en la celda N5 se coloca=SUMA(B5:M5).
c.- Para completar los promedios mensuales de errores se debe usar la funcin PROMEDIO, as por ejemplo en la
celda B2 debe colocar =PROMEDIO(B5:B9).
Para completar los porcentajes de errores por proyecto se debe crear una frmula haciendo uso de una celda
absoluta. As por ejemplo en la celda O5 debe colocar =N5/$N$10. Luego debe dar a la celda el formato de
Nmero tipo porcentaje con dos decimales.
d.- Para hallar la Cantidad de Proyectos por mes debe colocar =CONTARA(A5:A9).
Para hallar la cantidad de meses exitosos debe colocar =CONTAR.SI(B12:M12,"SI").
e.- Para resolver lo pedido debe usar la funcin SI. As por ejemplo en la celda B12 debe colocar
=SI(B2<=3.1,"SI","NO").
f.- Para resolver lo pedido debe usar tambin la funcin SI. As, en la celda correspondiente debe colocar lo
siguiente: = SI(B16 > 7, "Empresa Lder","Empresa No lder")
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2.24. Ejercicios Propuestos
Ejercicio1: Se cuenta con la informacin de empresas y el rubro al cual se dedican:
Realizar lo siguiente:
a.- Agregue una nueva columna a la tabla y colquele el nombre de Fecha Fin. Calcule el valor de las celdas
sumando la fecha de inicio y la duracin correspondiente.
b.- Agregue una nueva columna a la tabla y colquele el nombre de Condicin Monto. Esta celda contendr el
resultado de evaluar la celda Monto Facturacin, si es mayor a 1,000 dlares imprimir en la celda Monto
Excesivo si es menor Monto Aceptable.
Use tablas dinmicas para:
c.- Mostrar los montos totales de facturacin por cada empresa, como se muestra en el cuadro:
d.- Mostrar por cada representante los montos totales facturados, como se muestra en el cuadro:
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Ejercicio 2: Se cuenta con el registro de ventas del mes de marzo de una librera:
Se desea calcular:
a.- Monto de diario de las ventas (celdas F4: F21).
b.- Cantidad de calculadoras vendidas (celda E23). Rpta: 10.
Explicacin: se debe cumplir con la condicin que la descripcin sea igual a calculadora en el rango de
C4:C21, luego se debe sumar todas las cantidades asociadas a esas celdas. Use una funcin.
c.- Cantidad de precios mayores a 100 soles (celda E24). Rpta: 16.
Explicacin: se debe cumplir con la condicin que el precio sea mayor a 100 en el rango de celdas D4:D21,
y luego se cuenta todas las celdas que cumplan con dicha condicin. Use una funcin.
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Ejercicio 3: Equipment Corp S.A. es una empresa dedicada a la venta de productos para el mantenimiento y
limpieza de equipos de alta cocina y lavandera. Para un mejor control sobre los ingresos de sus ventas, se tomaron
algunos registros de ventas al azar y haciendo uso de la siguiente hoja de Excel se analizarn cmo se estn
manejando los porcentajes de ganancia estipulados por la empresa.
Se pide lo siguiente:
a.- Renombrar la primera Hoja con el nombre "RegistroVentas" y presentar all una hoja de Excel como la mostrada
en la figura anterior.
b.- Calcular los valores de las Ganancias (%), los Costos Totales y las Ventas Totales.
c.- Calcular los totales de Cantidad, Costo Total y Venta Total.
d.- Calcular los valores de la tabla Estadsticas Generales. Considere como tipo de cambio: 1US$ = S/. 2.8
e.- Llenar la columna M. Si la Ganancia (%) no supera el 20% debe colocarse el mensaje En rango sino debe
colocarse el mensaje Excesivo.
f.- En base a los datos obtenidos, generar el siguiente grfico:
!"#
%&'() *#()+ ,#" !"#
#$%
#&%
#'(
#%'
%$(
%$)
%$*
%&*
%&&
%&#
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2.25. Bibliografa
- Excel 2000 Expert Specialist, Aleyda Virhuez Matheus.
- CURSOS DE FORMACIN EN INFORMTICA.
- Curso de Bases de datos en Excel, Universidad Complutense de Madrid.
- Ayuda de Microsoft Excel 2010.
- Microsoft Office (http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/tipos-de-graficos-disponibles-HA010342187.aspx).
ltima actualizacin: 18 de marzo del 2013.