Qu es una hoja de clculo?

Una hoja de clculo, es un documento informtico formado por filas (horizontales) y columnas
(verticales), donde cada interseccin entre ambas (entre una fila y una columna), recibe el nombre
de celda (un grupo de celdas, recibe el nombre de rango). Hacer referencia a cada celda, es tan
fcil como jugar al juego de la "guerra de barcos", pues cada celda tiene unas coordenadas. De la
misma forma a como jugamos a la guerra de barcos, cuando damos unas coordenadas del tipo A4,
o B6, y decimos que estamos tocados, o hundidos, lo mismo podemos hacer, para referirnos a una
celda, pues adems esta interseccin entre columna y fila, nos aparece resaltada. Podemos
averiguarlo, haciendo referencia a la columna, que est formada por letras, y a la fila, que est
formada por nmeros. De tal forma, por ejemplo, podemos saber que la celda B6 nos est haciendo
referencia a la segunda columna (la columna B, pues estn por orden alfabtico: A, B, C, D, etc...) y
a la sexta fila.


Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro est compuesto por varias hojas de
clculo que es almacenado en el disco duro como un fichero de extensin .xsl para
versiones anteriores a Excel 2007 y extensin .xlsx para Excel 2007. En la parte inferior
izquierda de la ventana del libro existen unas etiquetas que permiten seleccionar la hoja de
clculo deseada. Cada vez que abrimos un nuevo libro de trabajo este se abrir con tres
hojas de clculo. La hoja activa aparece con el nombre en negrita y con un fondo blanco.

Haciendo clic sobre cualquiera de las etiquetas se accede a una hoja en la que se desea
trabajar. Tambin podemos movernos por las hojas mediante las barras de
desplazamiento ubicadas junto a las Hojas de trabajo.
Abrir un nuevo libro:
1. Clic sobre el botn de Microsoft Office en Excel 2007 o menu Archivo para versiones
anteriores.
2. Seleccionar el opcin Nuevo.
Abrir un libro existente:
1. Clic sobre el botn de Microsoft Office en Excel 2007 o menu Archivo para versiones
anteriores.
2. Seleccionar el opcin Abrir.
3. Aparecer un cuadro de dialogo en el cual debe buscar el libro dentro de su respectiva
ubicacin.
4. Presione el botn Abrir.
Guardar un libro:
1. Clic sobre el botn de Microsoft Office en Excel 2007 o menu Archivo para versiones
anteriores.
2. Seleccionar el opcin Guardar.
3. Aparecer un cuadro de dialogo en el cual debe indicar donde guardara el libro.
4. Escriba el nombre con el que guardara el libro.
5. Presione el botn de Guardar




Cuando se seleccione una celda con el ratn o con las teclas del cursor, se convertir en lo
que denominaremos celda activa. En la celda activa se podrn introducir nuevos datos o
editar los que esta contenga. Una celda activa se distingue de las dems por el borde que la
rodea.
Cambiar de celda activa es tan fcil como seleccionar otra celda de la hoja, ya sea con el
ratn o con las teclas de direccin del teclado.
En este caso hablaremos de como desplazarse dentro de Excel utilizando el teclado. La
siguiente tabla muestra las teclas que puede utilizar para moverse cmodamente por las
celdas de la hoja, utilizando el teclado:
Para Pulse lo siguiente
Ir hasta el extremo de la regin de datos
actual
CTRL + tecla de direccin
Ir hasta el comienzo de una fila INICIO
Ir hasta el comienzo de una hoja de clculo CTRL + INICIO
Ir a la ltima celda de la hoja de clculo CTRL + FIN
Desplazarse una pantalla hacia abajo AV PG
Desplazarse una pantalla hacia arriba RE PG
Desplazarse una pantalla hacia la derecha ALT + AV PG
Desplazarse una pantalla hacia la izquierda ALT + RE PG
Ir a la siguiente hoja del libro CTRL + AV PG
Ir a la hoja anterior del libro CTRL + RE PG
Ir al siguiente libro o la siguiente ventana CTRL + F6 o CTRL + TAB
Ir al libro a la ventana anterior CTRL + MAYS + F6 o CTRL + MAYS +
TAB
Ir al siguiente panel F6
Ir al panel anterior MAYS + F6
Desplazarse para ver la celda activa CTRL + RETROCESO




Se necesitan inspeccionar todas las barras de
herramientas de Excel y aprender donde existen
diferencias con el material que se esperara encontrar.
Esas diferencias podran crear sorpresas muy poco
felices si no est enterado de que existen.


Dnde estn:
JegsWorks > Lecciones >
Nmeros
Antes de empezar...
Proyecto 1: Excel Intro
Interfaz
Barra de herramientas
Panel de tareas


Etiquetas inteligentes

Abrir Excel
Seleccionar y Navegar
Tareas comunes
Sumario
Examen
Ejercicios
Proyecto 2: Fundamentos

Proyecto 3: Formatear y
Ordenar
Proyecto 4: Grupos y
Frmulas
Proyecto 5: Diseo

Buscar
Glosario
Apndice



La Barra de Herramientas Estndar





La mayor parte de los botones de Excel en la Barra Estndar, son
verdaderamente estndar. Ver a los mismos botones en otros programas
de Microsoft, como por ejemplo en Word. No obstante esto, hay algunas
diferencias en la manera en que los botones funcionan, lo que podra causar
problemas.
Clic en un botn en la imagen de la Barra Estndar de arriba. Aparecer
una corta explicacin sobre lo que hace ese botn, en una ventana por
separado. Puede cambiar hacia adelante y atrs entre las ventanas o puede
usar el botn Siguiente, en la nueva ventana, para ir en orden a travs de
todos los botones.
O
Puede ver todas las descripciones o todas las descripciones
en una pgina en una ventana nueva.

La Barra de Formato

Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de clculo y
de sus nmeros. Como los nmeros representan tanto, dentro de todo lo
que contiene una hoja de clculo, Excel dispone de varios botones para dar
formato a los mismos. Los otros botones para dar formato funcionan como
se espera.
Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. Tambin
puede dar formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la
celda (fuente, tamao de fuente, estilos, color), pero en cambio, los
formatos de nmeros, alineamientos y sangras solo se aplican a la celda
ntegra. Los alineamientos y sangras son aplicados solo dentro de la celda y
no a travs de toda la pgina u hoja de clculo.
Clic en un botn en la imagen de la Barra de Formato de arriba. En una
ventana separada, aparecer una corta explicacin de que es lo que hace el
botn. Puede ir hacia adelante y atrs, entre las ventanas, o puede usar al
botn Siguiente en la nueva ventana, para ir en orden a travs de todos los
botones.
O
Puede ver todas las descripciones en una pgina en una ventana nueva.

La Barra Frmula
Para ayudar a que la vida siga siendo confusa, el trmino Barra
Frmula, es usado tanto para significar toda la barra que se ve debajo de la
barra de herramientas Formato, como tambin para el cuadro de texto a la
derecha, que exhibe lo que contiene la celda seleccionada.

Los botones en Excel 97/2000 son algo diferentes:
Clic en cada parte de la Barra Frmula de la imagen de arriba.
Aparecer en una ventana separada una corta explicacin sobre la funcin
de esa parte. Puede cambiar hacia adelante y atrs entre las ventanas, o
puede usar el botn Siguiente, en la nueva ventana para ir en orden a travs
de todos los botones.
O
Puede ver todas las descripciones en una pgina en una ventana nueva.

La Barra de Estado

La Barra de Estado est bastante escondida al fondo de la ventana. Se ve
muy vaca la mayor parte del tiempo. Su funcin es de mantenerlo
informado sobre que es lo que est sucediendo - y cual es el estado.
La parte izquierda de los mensajes se refiere a que es lo que est
sucediendo. Los indicadores de Modo, muestran las caractersticas
especiales que han sido activadas.
Clic en cada parte de la Barra de Estado de la imagen de arriba. En una
ventana separada, aparecer una corta explicacin sobre que es lo que hace
esa parte. Puede cambiar hacia adelante y atrs entre las ventanas, o puede
usar el botn Siguiente en la nueva ventana para ir en orden a travs de
todos los botones.
O
Puede ver todas las descripciones en una pgina en una ventana nueva.





Barra estandar
Botn: Nuevo
El botn Nuevo crea un nuevo documento en blanco usando su plantilla por
defecto.
El comando Archivo | Nuevo en el men abre el dilogo Nuevo, el cual le
ofrecer opciones de plantillas.


Botn: Abrir
El botn Abrir trae al cuadro de dilogo para que elija un documento para ser
abierto. La ilustracin es para Excel 2000 en Windows 98, pero es muy
semejante en otras versiones.


Los archivos abiertos recientemente, estn listados al final del men Archivo.
De manera que usando el men puede tener un acceso ms rpido a los
documentos con los cuales trabaj hace poco.

Botn: Guardar
El botn Guardar conserva al actual documento de vuelta al lugar de donde
vino. Si el documento nunca ha sido guardado antes, ver un cuadro de dilogo
donde podr elegir una carpeta y nombre de archivo.
Puede tener problemas si est editando un documento viejo para un nuevo
propsito y no quiere perder al viejo. Deber usar el comando en el men,
Archivo | Guardar Como para tener el cuadro de dilogo que necesita para
guardar bajo un nombre de archivo distinto. De lo contrario sobrescribir al
viejo documento.



Botn: Email
El botn de Email le permite mandar a otra persona, la presente hoja de
trabajo o todo el libro de trabajo por email.


Botn: Imprimir
Imprimir todas las filas y columnas que piense que contienen datos.
A veces Excel se confunde si se han borrado datos o se di formato a celdas
en blanco. Siempre haga una vista Preliminar, antes de imprimir una hoja de
clculo.
Sugerencia: Usar Archivo | Imprimir para abrir el dilogo de Impresin, donde
puede elegir imprimir solo una parte de la hoja o del libro de trabajo.


Botn: Vista Preliminar de Impresin
Muestra como se ver su documento cuando sea impreso. Siempre debera
tener esta vista antes de imprimir. Mediante una cuidadosa verificacin antes de
realmente imprimir, puede evitarse errores y ahorrar mucho papel y tiempo. Es
especialmente importante tener una vista preliminar de las hojas de clculo,
porque con mucha frecuencia resultan demasiado anchas para caber en una sola
hoja.



Botn: Ortografa
Verifica la ortografa de su texto pero no lo har en las frmulas. Excel no
corrije su gramtica.


Botones:
Cortar. Copiar, y Pegar
Los botones de Cortar, Copiar y Pegar funcionan como de costumbre.
Cortar remueve el texto seleccionado y lo enva al Clipboard.
Copiar coloca una copia del texto seleccionado en el Clipboard.
Pegar coloca una copia de lo que estaba en el Clipboard en el punto donde se
encuentra el cursor. (Ve al diminuto clipboard en el dibujo del Botn Pegar?)
Cuando quiere pegar un rango de celdas que ha cortado o copiado, solo
seleccione la celda que desea que se encuentre arriba a la izquierda de los datos
pegados y Pegue all.
Cuando Pega datos en Excel, permanece en el Clipboard solamente hasta
que usted ejecute un comando diferente ms bien que hasta que copie algo
nuevo. De manera que podr pegar los datos varias veces seguidas en diferentes
lugares, pero una vez que haga algo diferente, los datos se borran del Clipboard.


Botn: Copiar Formato
Con el icono de forma de pincel, Copiar Formato, se copia el formato de una
celda a la otra.
Como funciona: Primero seleccionar la celda con el formato que quiere usar.
Hacer un clic en el botn Copiar Formato. El puntero del mouse cambia a
la forma del pincel de Copiar Formato. Clic en la celda que usted desea que
tenga el mismo formato. El puntero del mouse vuelve a cambiar y usted ha
terminado.
Puede aplicarse Copiar Formato a ms de un sitio, si hace un doble clic en el
botn. El puntero del mouse conservar la forma de Copiar Formato hasta que
haga un nuevo clic en el botn.
Copiar Formato solamente funciona con celdas completas. No es posible usarlo
para dar formato solamente a una parte del texto de una celda.
Copiar Formato usar el primer formato que encuentre. Por ejemplo, si el
texto que est en la celda usa 2 colores diferentes, Copiar Formato usar el
primero de los dos colores usados en la celda desde la cual est copiando.



Botones: Deshacer y Rehacer
El botn Deshacer le permite revertir una accin que acaba de realizar.
Cancelar le permite cambiar de idea y ejecutar
esa accin toda de nuevo.
Excel mantiene el seguimiento de solo 16
acciones. Antes en Excel 97 solo se poda revertir
la ltima accin. Sin diversin, en absoluto!
La lista de las acciones brinda la referencia de
celda existente para algunas de ellas. Hay una
sola lista para Deshacer, que cubre todas las
hojas del libro de trabajo. Las referencias de celdas no incluyen el nombre de la
hoja de clculo. Es fcil confundirse !




Botn: Hipervnculo
El botn de Hipervnculo abre un dilogo para que se pueda crear un
hipervnculo en la hoja de clculo. Cuando est viendo una hoja de clculo en la
computadora , haciendo clic en su vnculo abre el recurso en la URL usado para
el mismo. Este puede ser una pgina web, otra hoja de clculo, un documento de
Word, o un archivo de sonido.


Botn: Autosuma
Autosuma sumar de manera inteligente los nmeros en la columna de arriba o
en la fila a la izquierda de la celda activa. Una vez que abandone la celda con la
frmula, ver el total en lugar de la frmula.



Botn: Pegar Funcin
El botn con la funcin Pegar le permite seleccionar una de las funciones que
ya conoce Excel y pegarla dentro de una frmula. Para la mayora de las
funciones, ver entonces un nuevo dilogo donde puede entrar cada uno de los
nmeros que la funcin necesite. Hasta podr seleccionar una celda o rango de
celdas en lugar de escribir los nmeros existentes.
Usar los dilogos significar que no tendr necesidad de recordar donde van
todos los parntesis y comas en la funcin. Muy conveniente!!

En Excel 2002/2003 el botn de la Pegar
funcin est en la izquierda del cuadro de texto de
Frmula.




Botones: Orden
Los botones de Orden Ascendente y Orden Descendiente dispondrn las
celdas seleccionadas en una columna en orden numrico o alfabtico.
Numrico



Antes Despus
Alfabtico



Antes Despus
Si ha seleccionado celdas en filas y ordena, las filas sern dispuestas en base a
que es lo que hay en la primer celda de cada fila. Para ordenar en una columna
diferente debe usar el dilogo Ordenar desde el men de comandos, Datos |
Ordenar...
Seleccionar celdas en dos columnas Ordenadas en base a la primer
columna

Antes Despus
Tenga cuidado cuando ordene en una hoja de clculo. Puede tener sus
datos mezclados si no selecciona todas las celdas que deberan permanecer
juntas.

Error: Ordenar celdas en una columna deja las celdas de al lado. en su sitio

Antes Despus
En Word estos botones estn en la barra de Tablas y Bordes.



Botn: Asistente de Grfico
El botn del Asistente de Grfico abre un asistente que lo ayuda a convertir sus
datos en grficos.





Botn: Dibujo
El botn Dibujo abre una barra de herramientas de dibujo. Esta barra puede
ser llevada y estacionada en cualquier borde de la ventana, al igual que las
otras barras de herramientas. O puede dejarse flotar como una paleta.

Se usan estas herramientas para crear grficos mientras an se permanece en
una aplicacin de MS Office. Las herramientas crean dibujos vectoriales que
son los que usan formas, en lugar de puntos individuales.
Estas lecciones no usan la barra de Dibujo en gran medida. Hay solo una medida de
cuanto puede hacer uno en un solo curso! (Si est interesado, pregunte al Asistente de
Office o use la Ayuda para aprender ms.)


Control: Zoom
El control del Zoom muestra en que tamao de hoja esta siendo
desplegada la planilla. Haciendo clic en la flecha a la derecha del
control se le abre la lista a sus opciones. El Zoom de Excel tiene una
lista de opciones ms corta que la de Word.
Excel no incluye la opcin de "Pgina Completa", pero agrega la opcin
"Seleccin".




Botn: Ayuda
El botn Ayuda abre o bien una ventana de Ayuda o el dilogo del Asistente de
Office.



El Asistente de Office puede usar cualquier nmero de "actores" para hacer que
su consejo sea ms divertido.


Para desconectar al Asistente de Office primero deber abrirlo y despus hacer clic en
el botn de Opciones en el dilogo amarillo que aparece. Aparece el dilogo del
Asistente de Office. En la etiqueta de opciones, sacar tilde en la casilla de usar
Asistente de Office.


Botn: Flecha
Si usted ve una doble flecha al final de una barra de herramienta en una
aplicacin de Microsoft Office 2000 es que hay ms botones asignados a la
barra que los que esta puede mostrar. Usted puede hacer un clic en las flechas,
para abrir un men que lista los otros botones.
La flecha que apunta hacia abajo siempre est al final de la barra de
herramientas . Abre un men con un comando Agregar/Remover para poder
modificar qu botones son mostrados en la barra de herramientas





Barra estndar Excel 2007 2003

Botn: Nuevo
El botn Nuevo crea un nuevo documento en blanco usando su plantilla por
defecto.
El comando Archivo | Nuevo en el men abre el panel de tareas Nuevo libro, el
cual le ofrecer opciones de plantillas.



Botn: Abrir
El botn Abrir trae al cuadro de dilogo para que elija un documento para ser
abierto. La ilustracin es para Excel 2003 en Windows XP, pero es muy
semejante en otras versiones.


Los archivos abiertos recientemente, estn listados al final del men
Archivo. De manera que usando el men puede tener un acceso ms rpido a los
documentos con los cuales trabaj hace poco.



Botn: Guardar
El botn Guardar conserva al actual documento de vuelta al lugar de donde
vino. Si el documento nunca ha sido guardado antes, ver un cuadro de dilogo
donde podr elegir una carpeta y nombre de archivo.
Puede tener problemas si est editando un documento viejo para un nuevo
propsito y no quiere perder al viejo. Deber usar el comando en el men,
Archivo | Guardar Como para tener el cuadro de dilogo que necesita para
guardar bajo un nombre de archivo distinto. De lo contrario sobrescribir al
viejo documento.





Botn: Guardar
El botn Guardar conserva al actual documento de vuelta al lugar de donde
vino. Si el documento nunca ha sido guardado antes, ver un cuadro de dilogo
donde podr elegir una carpeta y nombre de archivo.
Puede tener problemas si est editando un documento viejo para un nuevo
propsito y no quiere perder al viejo. Deber usar el comando en el men,
Archivo | Guardar Como para tener el cuadro de dilogo que necesita para
guardar bajo un nombre de archivo distinto. De lo contrario sobrescribir al
viejo documento.




Botn: Permiso
El botn de Permiso es nuevo en la Edicin de Microsoft Office 2003
Professional. Pasando por arriba del botn, surge un aviso que le dice
qu permisos han sido establecidos para ese documento.
Puede asignarles permisos para Leer solamente, para cambiar (pero sin
imprimir), o para un Control absoluto. Tambin usted puede fijar las fechas de
vencimiento para esos permisos




Botn: Email
El botn de Email le permite mandar a otra persona, la presente hoja de
trabajo o todo el libro de trabajo por email.


Botn: Imprimir
Imprimir todas las filas y columnas que piense que contienen datos.
A veces Excel se confunde si se han borrado datos o se di formato a celdas
en blanco. Siempre haga una vista Preliminar, antes de imprimir una hoja de
clculo.
Sugerencia: Usar Archivo | Imprimir para abrir el dilogo de Impresin, donde
puede elegir imprimir solo una parte de la hoja o del libro de trabajo.



Botn: Vista Preliminar de Impresin
Muestra como se ver su documento cuando sea impreso. Siempre debera
tener esta vista antes de imprimir. Mediante una cuidadosa verificacin antes de
realmente imprimir, puede evitarse errores y ahorrar mucho papel y tiempo. Es
especialmente importante tener una vista preliminar de las hojas de clculo,
porque con mucha frecuencia resultan demasiado anchas para caber en una sola
hoja.


Botn: Ortografa
Verifica la ortografa de su texto pero no lo har en las frmulas. Excel no
corrije su gramtica.




Botn: Referencia
El botn Referencia en Excel 2003, abre el panel correspondiente. El panel
buscar un conjunto de de libros de referencia sobre electrnica, incluyendo los
diccionarios, los libros de sinnimos y las enciclopedias.




Botones:
Cortar, Copiar, y Pegar
Los botones de Cortar, Copiar y Pegar funcionan como de costumbre.
Cortar remueve el texto seleccionado y lo enva al Clipboard.
Copiar coloca una copia del texto seleccionado en el Clipboard.
Pegar coloca una copia de lo que estaba en el Clipboard en el punto donde se
encuentra el cursor. (Ve al diminuto clipboard en el dibujo del Botn Pegar?)
Cuando quiere pegar un rango de celdas que ha cortado o copiado, solo
seleccione la celda que desea que se encuentre arriba a la izquierda de los datos
pegados y Pegue all.
Cuando Pega datos en Excel, permanece en el Clipboard solamente hasta
que usted ejecute un comando diferente ms bien que hasta que copie algo
nuevo. De manera que podr pegar los datos varias veces seguidas en diferentes
lugares, pero una vez que haga algo diferente, los datos se borran del Clipboard.
Excel 2002/2003 puede usar al portapapeles de Microsoft Office, el cual
puede guardar hasta 24 tems. Muy bueno! El Portapapeles de Microsoft Office
solo funciona con los programas de Microsoft Office. El Portapapeles de
Windows es parte del sistema operativo y est disponible para todos los
programas , pero mantiene solamente un tem por vez.
El material que haya copiado o cortado puede que no sea almacenado en el
Portapapeles de Office a menos que el Panel de Tareas se halle abierto hacia el
Portapapeles. Hay una Opcin para el Portapapeles de Office que le permitir
guardar automticamente sus cosas cortadas y copiadas sin que el Panel de
Tareas del Portapapeles se encuentre abierto.



Botn: Copiar Formato
Con el icono de forma de pincel, Copiar Formato, se copia el formato de una
celda a la otra.
Como funciona: Primero seleccionar la celda con el formato que quiere usar.
Hacer un clic en el botn Copiar Formato. El puntero del mouse cambia a
la forma del pincel de Copiar Formato. Clic en la celda que usted desea que
tenga el mismo formato. El puntero del mouse vuelve a cambiar y usted ha
terminado.
Puede aplicarse Copiar Formato a ms de un sitio, si hace un doble clic en el
botn. El puntero del mouse conservar la forma de Copiar Formato hasta que
haga un nuevo clic en el botn.
Copiar Formato solamente funciona con celdas completas. No es posible usarlo
para dar formato solamente a una parte del texto de una celda.
Copiar Formato usar el primer formato que encuentre. Por ejemplo, si el
texto que est en la celda usa 2 colores diferentes, Copiar Formato usar el
primero de los dos colores usados en la celda desde la cual est copiando.




Botones: Deshacer y Rehacer
El botn Deshacer le permite revertir una accin que acaba de realizar.
Cancelar le permite cambiar de idea y ejecutar esa accin
toda de nuevo.
Excel mantiene el seguimiento de solo 16 acciones.
La lista de las acciones brinda la referencia de celda
existente para algunas de ellas. Hay una sola lista para
Deshacer, que cubre todas las hojas del libro de trabajo. Las referencias de
celdas no incluyen el nombre de la hoja de clculo. Es fcil confundirse !





Botn: Hipervnculo
El botn de Hipervnculo abre un dilogo para que se pueda crear un hipervnculo en
la hoja de clculo. Cuando est viendo una hoja de clculo en la computadora ,
haciendo clic en su vnculo abre el recurso en la URL usado para el mismo. Este puede
ser una pgina web, otra hoja de clculo, un documento de Word, o un archivo de
sonido.


Botn: Autosuma
Autosuma sumar de manera inteligente los nmeros en la columna de arriba o
en la fila a la izquierda de la celda activa. Una vez que abandone la celda con la
frmula, ver el total en lugar de la frmula.

En Excel 2002/2003, la flecha al lado del botn de
Autosuma abre una lista de la mayora las funciones a
menudo usadas.





Botones: Orden
Los botones de Orden Ascendente y Orden Descendiente dispondrn las
celdas seleccionadas en una columna en orden numrico o alfabtico.
Numrico



Antes Despus
Alfabtico



Antes Despus
Si ha seleccionado celdas en filas y ordena, las filas sern dispuestas en base a
que es lo que hay en la primer celda de cada fila. Para ordenar en una columna
diferente debe usar el dilogo Ordenar desde el men de comandos, Datos |
Ordenar...
Seleccionar celdas en dos columnas Ordenadas en base a la primer
columna


Antes Despus
Tenga cuidado cuando ordene en una hoja de clculo. Puede tener sus
datos mezclados si no selecciona todas las celdas que deberan permanecer
juntas.

Error: Ordenar celdas en una columna deja las celdas de al lado. en su sitio

Antes Despus
Nota: En Word estos botones estn en la barra de Tablas y Bordes.



Botn: Asistente de Grfico
El botn del Asistente de Grfico abre un asistente que lo ayuda a convertir sus
datos en grficos.





Botn: Dibujo
El botn Dibujo abre una barra de herramientas de dibujo. Esta barra puede
ser llevada y estacionada en cualquier borde de la ventana, al igual que las
otras barras de herramientas. O puede dejarse flotar como una paleta.

Se usan estas herramientas para crear grficos mientras an se permanece en
una aplicacin de MS Office. Las herramientas crean dibujos vectoriales que
son los que usan formas, en lugar de puntos individuales.
Estas lecciones no usan la barra de Dibujo en gran medida. Hay solo una
medida de cuanto puede hacer uno en un solo curso! (Si est interesado,
pregunte al Asistente de Office o use la Ayuda para aprender ms.)



Control: Zoom
El control del Zoom muestra en que tamao de hoja esta siendo
desplegada la planilla. Haciendo clic en la flecha a la derecha del
control se le abre la lista a sus opciones. El Zoom de Excel tiene una
lista de opciones ms corta que la de Word.
Excel no incluye la opcin de "Pgina Completa", pero agrega la opcin
"Seleccin".




Botn: Ayuda
El botn Ayuda abre o bien una ventana de Ayuda o el dilogo del Asistente de
Office.



El Asistente de Office puede usar cualquier nmero de "actores" para hacer que
su consejo sea ms divertido.


Para desconectar al Asistente de Office primero deber abrirlo y despus hacer
clic en el botn de Opciones en el dilogo amarillo que aparece. Aparece el
dilogo del Asistente de Office. En la etiqueta de opciones, sacar tilde en la
casilla de usar Asistente de Office.




Botn: Flecha
Si usted ve una doble flecha al final de una barra de herramienta en una
aplicacin de Microsoft Office, es que hay ms botones asignados a la barra
que los que esta puede mostrar. Usted puede hacer un clic en las flechas, para
abrir un men que lista los otros botones.
La flecha que apunta hacia abajo siempre est al final de la barra de
herramientas . Abre un men con un comando Agregar/Remover para poder
modificar qu botones son mostrados en la barra de herramientas




Barra de Formato


Control: Fuente
El control Fuente, lista las fuentes actuales. Todas las otras fuentes instaladas
estn disponibles en una lista que se baja. La lista muestra el nombre de la
fuente usando a la misma, menos en Excel 97. Puede tener alguna idea sobre
como lucir su texto an antes de que haya aplicado a esa fuente.



Control: Tamao de Fuente
El Tamao de Fuente controla la lista disponible de puntos en una lista
que baja. Tambin puede escribir en un tamao..



Botones: Negrita, Cursiva, Subrayado
Los botones de Negrita, Cursiva y Subrayado aplican su estilo al texto
seleccionado, negrita, cursiva, subrayado.





Botones: Alinear
Los botones alinear ponen al texto seleccionado o el de las celdas seleccionadas
alineadas por el margen a la izquierda, al centro o a la derecha.



Botn:
Combinar y Centrar
El botn Combinar y Centrar tomar las celdas seleccionadas y crear una sola
celda con todas ellas. El contenido de la celda de arriba a la izquierda quedar
centrado en la nueva celda combinada.
Todo lo que haba en cualquier otra celda de las combinadas se ha perdido.




Botones: Formatos de Nmeros
Los nmeros con los cuales trabajar a menudo necesitan diferentes formatos.
Moneda, Porcentaje y Millares son formatos preestablecidos ara nmeros.
Moneda aplica el formato en la seleccin como dinero. El
ajuste por defecto para moneda proviene de los Ajustes
Regionales que se hacen en el Panel de Control de Windows. All se puede
cambiar el formato por defecto a libras o rublos o cualquier otra moneda que
utilice usualmente.
Porcentaje aplica a las celdas seleccionada(s) un
porcentaje, redondeado para que no tenga decimales.
Millares se aplica a las celdas seleccionada(s) como un
nmero general con comas que separan cada 3 dgitos a la
izquierda del punto decimal y muestra solo 2 dgitos a la derecha.
Usted puede ver un botn para Euros. El botn aplica el
smbolo para cantidades en Euros.
Se encuentran disponibles otros formatos en el dilogo Formato: Formato |
Celdas... | Nmero
Cualquiera que sea el formato que usted use, el nmero existente en la celda
no es cambiado. Los clculos utilizarn el nmero existente y no el redondeado.



Botones: Decimales
Puede cambiar la cantidad de lugares decimales que se muestran a la derecha
del punto decimal en sus nmeros mediante los botones Aumentar Decimales y
Disminuir Decimales. El valor en la celda, en realidad no cambia. Cuando se
disminuyen los decimales los valores son redondeados pero son mostrados
nuevamente cuando se aumenta el nmero de lugares mostrados.
Si esta celda es usada en un clculo, es usado el nmero existente en lugar
del redondeado.



Igual nmero, con formatos diferentes
Ejemplo 1 -
nmero grande
Ejemplo 2 -
nmero con
decimales
General 3456789 1.6287
Moneda $ 3.456.789.00 $ 1,63
Porcentaje 345678900% 163%
Coma 3.456.789,00 1,63
Aumento de
decimales del
original
3456789,0 1,62870
Disminucin de
decimales del
original
3456789 1,629

Botones: Sangras
Puede tener un texto con sangra y otro sin ella en una celda o cuadro de texto
con los botones, Aumentar Sangra y Disminuir Sangra.


Botn: Bordes
Puede agregar bordes a los costados de sus celdas, o puede
marcarle el contorno a una celda o un rango de celdas. La
flecha a la derecha del botn abre una paleta de opciones
comunes. Hay un dilogo para an ms opciones: Formato |
Celdas... | Bordes



Botn: Color de Relleno
Un rellenado es el color de fondo de una celda o cuadro de texto. El botn de
Relleno muestra el color que se ha usado la ltima vez. Mediante un Clic en el
botn se aplica ese color a cualquier celda actualmente
seleccionada.
Para cambiar los colores, hacer clic en la flecha para
abajo al lado del botn. Aparece una paleta de colores.
Solo haga clic en el color que quiere usar, o haga un clic
en Sin Relleno, para remover uno.



Botn: Color de Fuente
El Color de Fuente es para dar color al texto en una celda o cuadro de texto. El
botn de Color de Fuente muestra el ltimo color que fue utilizado. Haciendo
clic en el botn, se aplica ese color a cualquier texto que
se haya seleccionado.
Para cambiar los colores, hacer un clic en la flecha hacia
abajo, al lado del botn. Aparece una paleta de colores.
Solamente haga un clic en el color que quiere usar, o clic
en Automtico, para usar los colores por defecto.




Botn: Flecha
Si usted ve una doble flecha al final de una barra de herramienta en una
aplicacin de Microsoft Office es que hay ms botones asignados a la barra
que los que esta puede mostrar. Usted puede hacer un clic en las flechas, para
abrir un men que lista los otros botones.
La flecha que apunta hacia abajo siempre est al final de la barra de
herramientas. Abre un men con un comando Agregar/Remover para poder
modificar qu botones son mostrados en la barra de herramientas



Barra formula

Cuadro de Nombres
El Cuadro de Nombres muestra la celda de referencia o el nombre de la celda
activa. Para un rango, solo se muestra la celda de referencia arriba a la
izquierda.
Cuando una celda con un nombre es seleccionada, como TotaldeIngresos1998,
el Cuadro de Nombres se ve como:
Tener celdas con nombres y rangos es prctico para navegar por las hojas de
clculo extendidas. Los Nombres tambin son tiles para crear algunos tipos de
frmulas y pruebas lgicas.
Un nombre debe comenzar por una letra o un carcter subrayado y puede
incluir solo letras, nmeros, puntos y caracteres subrayados. No se permiten
espacios en los nombres! Un nombre no puede ser el mismo que una celda de
referencia. (De todas maneras, eso no tendra ningn propsito!)


Botones: Barra de Frmulas
Los botones en la barra de frmulas actan sobre la celda seleccionada, la cual
tiene su contenido exhibido en la ventana alargada a la derecha de esos
botones.

La X roja cancela sus cambios si todava no ha entrado los datos. Pulsar en la
tecla ESC hace lo mismo. Si ya ha ingresado los datos dentro de la celdas , use el
comando Deshacer para revertir lo que hizo. Recuerde que Deshacer recuerda no
ms de 16 acciones.
La tilde verde ingresa lo que ha escrito en la celda y la deja seleccionada.
Pulsando la tecla ENTRAR tambin hace que dicha celda acepte lo que ha
escrito, pero despus por defecto, cambia la seleccin a la celda de abajo.


Mediante un clic en el botn Igual se abre un cuadro de dilogo donde puede ver
el resultado de una frmula antes de entrarla en la celda. Esto puede ahorrar
mucha confusin y molestia. Atrape los errores temprano!

En Excel 2002/2003 el botn Insertar funcin est aqu en la izquierda
del rea de Frmula. Abre un dilogo que ayuda le a escoger y completar varias
funciones de la norma.


Barra de Frmula
El lado derecho de la barra de Frmulas muestra el contenido de la celda
activa.
El contenido de una celda puede ser texto, un nmero, una frmula para
calcular un nmero, o una prueba lgica que determina que es lo que va a
exhibir la celda. En la celda, normalmente ve los resultados de la frmula o de la
prueba lgica en lugar de la frmula misma.

Note que una frmula o una prueba lgica deben empezar con un signo
igual!


Barra de estado

Barra de Estado




Consulta Web
El globo terrqueo gira mientras se hace una Consulta Web. Un
interrogatorio a la Web busca los datos desde una fuente en Internet. Por
ejemplo, una vez que se descargan los datos en su computadora, de esta manera
estn disponibles los precios de las cotizaciones del mercado de Acciones y estos
son desplegados en una hoja de clculo de Excel.
El comando para iniciar la consulta a Internet (Web Query) est en el men:
Datos | Obtener datos externos | Nueva consulta Web


Autocalcular
El rea de Autocalcular usar la seleccin actualizada en la hoja de
clculo para hacer uno de 6 calculos estndar.


Puede cambiar a otro clculo. Hacer un clic derecho en la barra de estado para
ver el men que aparece listando las funciones entre las que puede elegir. Clic
en la funcin deseada. Esto es til para verificaciones rpidas, especialmente
para contar el nmero de celdas en una seleccin.




Indicadores de Modo

Los indicadores de Modo en el extremo derecho de la Barra de Estado
muestran cuando ciertas caractersticas son activadas. A diferencia de Word,
hacer doble clic en estos indicadores no los cambia activando y desactivndolos.
Debe usar el teclado.
Si su ingreso por teclado no producen los resultados esperados, vea si uno de
los indicadores de modo est activado.



Para ver toda la lista de combinaciones de teclas afectadas, se puede ver la
Ayuda sobre los atajos por teclado:
Abrir la Ayuda de Excel y buscar "accesos directos".
Abrir el artculo sobre atajos del teclado. Abrir el artculo sobre teclas
para moverse y desplazarse en una hoja de clculo o libro de trabajo.
En el panel de la tarea Ayuda, bajo la categora "Mtodos abreviados",
escoge los temas "Desplazarse en el modo Fin" y "Desplazarse con BLOQ DIEPL
en".




Modo Tecla Accin
Mays
Bloq
Mays
Hace que sus letras
sean Maysculas
NUM
Bloq
Num
Permite ingresar
nmeros por el teclado
numrico de la derecha
Re
Pg
Av
Pg
Bloq
Despl
Afecta la manera en
que ciertas
combinaciones de
teclas desplazan la
pantalla
Fin Fin Ciertas combinaciones
de teclas producen
diferentes
movimientos en el
modo Fin. El modo
Bloq Despl debe estar
desactivado para usar
el modo Fin
Insert
Insert Si est editando una
celda, la tecla
INSERTAR conmuta
sobrescribir Si o No.