Boletn: 002 17 de septiembre de 2014

CRODE Celaya Departamento de Administracin de la Calidad

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ORIENTACIONES PARA PREPARAR UN PLAN DE
TRABAJO






Una herramienta clave de la gestin participativa



Por:
Phil Bartle, PhD
Traduccin de M Lourdes Sada
Dedicado a Gert Ldeking

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Resumen:

Aqu les presentamos algunas recomendaciones y principios orientativos para redactar planes de
trabajo de seis meses o un ao. Este documento se enmarca en el contexto de la gestin
participativa. Es preciso que cree un entorno en el que el personal y los dirigentes puedan trabajar
juntos para producir el plan de trabajo.
El mejor momento para preparar un plan de trabajo es dentro de los das siguientes a una revisin.
Para un plan de trabajo anual (PTA), esto significa despus de la revisin anual (RA). Lo principal es
que el plan se imprima y reparta entre todos los participantes pocos das despus de haber sido
elaborado. La transparencia es vital para la gestin comunitaria.
Un plan de trabajo tiene muchas similitudes con una propuesta, a excepcin de que el presupuesto
general debe haber sido ya aprobado, o debe estar condicionado al plan de trabajo.
Como en cualquier planificacin, ya sea un proceso de grupo o no, usted debe (1) pensar hacia atrs,
comenzando por dnde quiere estar al final del periodo, y generando los pasos necesarios para
llegar ah desde donde se encuentra ahora, y (2) repasar las cuatro preguntas clave de la gestin,
usndolas como base para sus discusiones y reflexiones. Un plan de trabajo es una herramienta para
planificar durante un periodo de tiempo especfico (6 o 12 meses) , que seala los problemas a
solucionar y las formas de resolverlos. Es una herramienta modelo para la gestin. Cuando el
personal participa en la gestin, necesitan aprender qu es. Al crear un entorno adecuado para que
el personal participe en la elaboracin de un plan, tambin crea un proceso de aprendizaje.
1. Introduccin:

Esta introduccin consta de dos partes:
Quin puede utilizar este documento y
Qu NO son los planes de trabajo.

1.1: What Work Plans are NOT:
Estos consejos se dirigen a coordinadores y gerentes, para facilitar su trabajo con el personal o sus
clientes. Sin embargo, la redaccin de planes de trabajo no es especficamente nica, y las
orientaciones que aqu se dan pueden ser tiles para planificadores, administradores e
implementadores de ministerios gubernamentales, ONG y organizaciones del sector privado.
Si involucra a su personal en la creacin o diseo de un plan, puede entregarles este documento
para que les ayude a aprender lo necesario para iniciar un proceso participativo de gestin. El plan
es la gua para la organizacin, y cuando el personal participa en su preparacin, es ms probable
que sientan que es suyo y lo utilicen en la implementacin.

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1.2: Qu NO son los planes de trabajo:

Desde el primer momento, es importante eliminar dos presunciones sobre los planes de trabajo: (a)
que un plan de trabajo consiste slo en un presupuesto, y (b) que un plan de trabajo consiste slo
en un calendario. Muchos administradores se disgustan cuando ven sus planes de trabajo
rechazados por haberse basado en estas dos falsas conjeturas.
Muchas instituciones financiadoras y ejecutoras exigen un plan de trabajo para poder justificar la
concesin de fondos para el periodo en cuestin. Por esta causa, muchos administradores asumen
que el presupuesto es el elemento esencial (o nico) del plan de trabajo. Nada ms lejos de la
realidad. El presupuesto es necesario, por supuesto, pero todos los componentes del presupuesto
tienen que estar justificados. Esta justificacin es el texto del propio plan de trabajo (mientras que
es mejor incorporar el presupuesto como apndice del plan de trabajo), tema de este documento.
La otra falsa suposicin es que el calendario es un plan de trabajo. Un coordinador puede esforzarse
en preparar un calendario, listando las tareas a hacer, da a da, para el periodo en cuestin. Aunque
un calendario es til, por supuesto, no es un plan de trabajo (es decir, no establece los objetivos y
resultados que se quieren conseguir, ni cmo, ni por qu). An ms, aunque se pretenda que un
calendario sea una lista de actividades da a da, en la vida real una lista tan precisa no puede llevarse
a cabo. Pueden surgir otras tareas urgentes, pueden aparecer visitantes inesperados (por ejemplo,
donantes o personas ilustres), las reuniones planeadas pueden sufrir retrasos porque los otros
asistentes tengan tareas o visitantes inesperados, etc, etc. En lugar de un calendario rgido, este
documento recomienda que se adjudique a cada uno de los resultados u objetivos un periodo de
tiempo en el que se puede esperar su conclusin, lo que resulta en un planteamiento natural y
flexible en lugar de la va mecnica de preparacin de un calendario.
Una vez descartadas estas dos falsas suposiciones, es posible comenzar a preparar un plan de
trabajo real. Los puntos siguientes proporcionan orientaciones para hacerlo.
2. Qu es un plan de trabajo?
Un plan de trabajo es una exposicin: se escribe para planear las actividades de un periodo de
tiempo dado, primero para convencer de su aprobacin a los que toman las decisiones, luego como
documento gua de las actividades a efectuar durante ese periodo. Este captulo tiene tres partes:
Para qu redactar planes de trabajo?
Qu es una exposicin? y
Periodo de tiempo que cubre un plan de trabajo.

2.1: Para qu preparar un plan de trabajo?

Un plan de trabajo tiene varios propsitos. Sin embargo, el principal se olvida con frecuencia. Es un
instrumento (herramienta) de planificacin y gestin que proporciona las condiciones para
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planificar el trabajo, y es la gua para llevar a cabo ese trabajo durante el periodo en cuestin.
Tambin lo utilizan las agencias financiadoras y ejecutoras como documento para justificar la
concesin de fondos (y esta es la causa de que se olvide su propsito principal: algunos
administradores lo ven como un inconveniente necesario, en lugar de una til herramienta para su
propio trabajo). Tambin es un documento que contribuye activamente a la transparencia, ya que
se pueden repartir copias del plan de trabajo a las personas u organizaciones que tengan la
necesidad o el derecho de saber lo que se hace, y por qu, durante el periodo determinado.
El plan de trabajo es, en algunas cosas, muy similar a una propuesta. La diferencia es que un plan de
trabajo se refiere a un proyecto ya aprobado, y determina un segmento de tiempo dentro del
proyecto o programa. Identifica (como metas) los problemas a solucionar, los convierte en objetivos
precisos y verificables, indica los recursos necesarios y los obstculos a contrarrestar, esboza una
estrategia e identifica las acciones que hay que emprender para conseguir los objetivos y completar
los resultados. Una propuesta tiene mucho de esto, pero se refiere al tiempo total del proyecto, y
se redacta antes de la aprobacin del proyecto para justificar esta aprobacin.
Para conseguir los recursos, incluyendo la financiacin necesaria indicada en el presupuesto, el plan
de trabajo sirve como justificacin para la concesin de fondos. Cuando se aprueba, el plan de
trabajo sirve como gua de las acciones a emprender para alcanzar los objetivos (por escrito para
que sean transparentes para todos), y dentro o fuera del grupo que lo implementa, para describir
estos objetivos y resultados, y justificar las acciones.
Por lo tanto, un plan de trabajo satisface las necesidades de los implementadores, grupos de destino
(beneficiarios), gerentes, planificadores, comits y juntas, a los donantes, no slo de proyectos, sino
tambin de programas, y a las organizaciones que trabajan independientemente en documentos de
programas.

2.2 Qu es una exposicin?

Un plan de trabajo es una exposicin. Una exposicin es un orden lgico de enunciados enlazados,
donde cada uno se deriva de forma lgica del anterior. La lista de captulos que se describe a
continuacin es una lista de tipos de enunciados vinculados que forman en su conjunto la exposicin
completa.
Para elaborar una argumentacin simple y sencilla de leer, en el texto del plan de trabajo se escribe
slo la exposicin, y todos los detalles anexos se aaden como apndices al final del documento.
El plan de trabajo, como exposicin, se puede describir de la manera siguiente:
(a) existe un problema o problemas (elegidos por razones lgicas);
(b) necesitan una solucin;
(c) la solucin es el plan de trabajo, que incluye una lista de metas, objetivos y acciones que forman
parte de una estrategia;
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(d) la estrategia se basa en qu problemas se deben resolver y en los recursos disponibles que se
van a invertir en su solucin, adems de los obstculos que se esperan. Las metas y los objetivos
(cuando se logren) son los resultados del proyecto, mientras que los recursos (cuando se utilicen)
son las aportaciones, y el propsito de la estrategia es convertir aportaciones en resultados.

2.3: Cunto tiempo tiene que abarcar un plan de trabajo?

El espacio de tiempo ptimo para un plan de trabajo es de seis o doce meses. Un plan de trabajo de
tres meses es demasiado corto, considerando la cantidad de tiempo y esfuerzo para preparar el
plan. Uno de veinticuatro meses sera demasiado largo, porque muchas condiciones cambian a lo
largo de un ao, y al final de este ao, los objetivos y prioridades pueden ser diferentes. Debe seguir
a las revisiones anuales.
Esto no es una regla obligatoria. Es innecesario decir que pueden darse razones especficas por las
que un plan de trabajo deba ser ms corto o ms largo que lo dicho.

3: La estructura y contenido de un plan de trabajo:

Este captulo describe lo que usted debe incluir en su plan de trabajo y cmo elaborarlo. Consta de
las partes siguientes:
Resumen o sumario ejecutivo
Introduccin y antecedentes (problemas)
Metas y objetivos (resultados)
Recursos e impedimentos (aportaciones)
Estrategia y acciones (de las aportaciones a los resultados)
Apndices (presupuesto, calendario y otros)

3.1: Resumen o sumario ejecutivo:

Redacte esta parte en ltimo lugar, y asegrese de que es un sumario, no una introduccin. El
tamao mximo es de dos prrafos que ocupen media pgina. (Ver las orientaciones sobre
propuestas o redaccin de informes).
La introduccin debe presentar el plan de trabajo. Esto suena obvio cuando se escribe as, pero
muchos planificadores y gerentes se dejan llevar por introducciones largas, histricas y analticas
que desaniman o aburren a los lectores antes de que lleguen a la parte de planificacin real del plan
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de trabajo. No repita ni copie mucho texto de la propuesta, limite su introduccin slo al material
relevante al periodo que abarca el plan de trabajo.

3.2: Introduccin y antecedentes:

En un plan de trabajo breve, la introduccin y los antecedentes se pueden combinar en un slo
captulo corto. En un plan de trabajo ms extenso, ser mejor (y es ms probable que las lean) si se
separan en dos captulos.
Los antecedentes comienzan por una exposicin lgica que lleva a la seleccin de los objetivos
(resultados) que se pretenden conseguir durante el periodo correspondiente al plan. Esta seccin
incluye los problemas y cuestiones relevantes que se deben considerar durante dicho periodo. Las
circunstancias no tienen que ser un largo anlisis o resea histrica, mencione slo los temas que
justifican la eleccin de objetivos en el periodo en cuestin.
Los antecedentes deben contar con:
1. Informacin recogida durante los seis meses previos o del informe trimestral, especialmente las
recomendaciones
2. Cualquier cambio relevante en las condiciones del entorno que haya afectado al proyecto, o
pueda hacerlo
3. Cualquier efecto o resultado importante de las actividades del proyecto que exija cambios en el
diseo de este proyecto
4. Prrafos relevantes de los documentos adecuados, como la poltica o los documentos del
programa y
5. Cualquier otra referencia que justifique su eleccin de objetivos y resultados para el periodo
planificado
El documento del proyecto (o cualquier otro documento que se utilice para justificar los objetivos
definidos en su plan de trabajo) pueden ser largos y abarcar muchos objetivos y resultados distintos.
No es necesario referirse a todos ellos durante el periodo cubierto por su plan de trabajo. La seccin
de antecedentes de su plan de trabajo tiene que incluir explicaciones lgicas de por qu ha elegido
algunos de ellos y de por qu no ha incluido los otros.
No debe copiar o repetir la informacin sobre los antecedentes que aparece en el documento
central (documento del proyecto o del programa, propuesta o acta poltica): esta informacin era
til para justificar el proyecto o programa en general, pero no para el segmento especfico de tiempo
de su plan de trabajo. En la seccin de antecedentes, slo debe incluir la informacin o referencias
especficamente vinculadas a los resultados y objetivos que desea lograr en el periodo que abarca
el plan de trabajo.


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3.3: Metas y objetivos:

En otros documentos orientativos de este sitio (1) se ha sealado que metas, objetivos y resultados
son conceptos diferentes pero relacionados. Una meta es amplia y general, la resolucin del
problema que se ha identificado. Una meta nunca puede conseguirse, o verificar que se ha
conseguido porque no es especfica, finita, concreta o verificable. Por contra, una meta puede
sealar un objetivo, porque ste es ms especfico, es finito, tiene una fecha de conclusin y se
puede verificar. Los objetivos se derivan de las metas y se generan a partir de ellas.
El plan de trabajo tiene que seguir una progresin lgica desde la introduccin y los antecedentes
hasta las metas y los objetivos. Mientras que los antecedentes explican la eleccin de los problemas
a resolver, las metas definen las soluciones a estos problemas, y los objetivos son productos de las
metas ms precisos, finitos y verificables.
Las metas de su plan de trabajo, siendo soluciones a los problemas mencionados en la seccin de
antecedentes, deben especificarse en esta seccin, y luego utilizarse para generar los objetivos
especficos.
Los objetivos tienen que seleccionarse entre los objetivos del documento del proyecto (o un
equivalente adecuado, como ya se ha mencionado) , o deben derivarse de los nuevos problemas
que hayan surgido y se hayan identificado en el anterior informe de progreso, descritos en la seccin
de antecedentes de su plan de trabajo. Los objetivos se derivan de cada meta. Se deben escribir
aqu, especificando la fecha prevista para su consecucin dentro del periodo que abarca el plan de
trabajo.
No es necesario que incluya todos los objetivos expuestos en el documento del proyecto. Elija slo
los objetivos que son relevantes para el periodo de tiempo que ocupa el plan de trabajo, tal y como
se justifica en la seccin de antecedentes (identificacin de problemas) ya descrita.
Los objetivos elegidos para el plan de trabajo (o resultados, si son ms especficos que los objetivos
de los que derivan) son los elementos centrales de este plan. Proporcionan la justificacin de las
acciones a emprender y los costes de las mismas. Son el eje del plan de trabajo. Indican a dnde
quiere llegar al final del periodo abarcado por este plan de trabajo.

3.4: Recursos y obstculos:

Al igual que en la introduccin y los antecedentes, los recursos y obstculos pueden constituir un
captulo o dos, dependiendo de la longitud total del plan de trabajo.
La seccin de obstculos debe prever cualquier restriccin o impedimento que pueda dificultar la
consecucin de los objetivos. Incluya tambin una corta descripcin de cmo planea superarlos.
La seccin de recursos debe indicar qu aportaciones (potenciales) se han identificado para
contribuir a la consecucin de los objetivos determinados y seleccionados. No insista en los recursos
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financieros, en lugar de ello, remita al lector al apndice que trata del presupuesto. Aqu puede
incluir recursos que no sean necesariamente dinero en efectivo: refirase al personal y otros
trabajadores (por ejemplo, los voluntarios), socios (organizaciones y personas), asesores, tierra,
capital, suministros, equipamientos, los objetos inventariados que se puedan utilizar, vender o
negociar, y cualquier cosa susceptible de ser movilizada y utilizada en la consecucin de los objetivos
identificados.

3.5: Estrategia y acciones:

Igual que las otras secciones dobles anteriores, las secciones de estrategia y acciones pueden
conformar un slo captulo o dos. Juntas, explican cmo se pretende convertir las aportaciones en
resultados.
La seccin de estrategia de su plan de trabajo debe indicar cmo se proyecta transformar sus
recursos y superar los obstculos, utilizando esas aportaciones concretas (recursos) para lograr los
objetivos o conseguir los resultados especificados en el captulo anterior.
En un plan de trabajo ideal, se sealan varias estrategias alternativas, se escoge una y se dan las
razones para esta eleccin. Su plan de trabajo puede ser corto, y dejar fuera las alternativas
mencionadas. Decida si le conviene incluirlas o no.
De forma estricta, las acciones corresponden ms a las aportaciones que a los resultados. Las
acciones pertenecen en principio a la estrategia porque son las actividades que convierten
aportaciones en resultados. Mientras que las metas y objetivos estn entre los productos (los
resultados) del proyecto, los recursos se encuentran entre las aportaciones (las inversiones) al
proyecto.
Muestre claramente que la accin se deriva de la estrategia, lo que explica cmo las aportaciones
se convierten en resultados. Cada accin indicada en esta seccin debe estar relacionada con alguno
de los resultados (objetivos, metas), y debe quedar claro cmo la accin descrita contribuir a
conseguir su objetivo correspondiente.

3.6: Apndices, incluyendo presupuesto y calendario:

El texto de su plan de trabajo abarca los captulos descritos en los puntos entre el 3.1 y el 3.5. El
propsito de los apndices, ahora, es complementar este texto, es decir, proporcionar los detalles
que apoyan el argumento que se expone. Los presupuestos y calendarios estn entre estos detalles.
El presupuesto del plan de trabajo debe colocarse en un apndice, no el el texto principal de este
plan. Aunque es importante, no es parte del argumento del plan de trabajo, sino una lista de detalles
que apoya este argumento. Puede constituir un primer apndice.
Cada uno de los puntos del presupuesto debe estar relacionado con uno o ms objetivos
(resultados). Algunos de los elementos del presupuesto (como transporte, correo, fotocopias,
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telfono, correo electrnico) se tienen que dividir arbitrariamente entre los diferentes resultados,
puesto que son necesarios para todos ellos. No se puede incluir ningn elemento del presupuesto
que no est relacionado con alguna parte del texto del plan de trabajo.
El calendario del plan de trabajo es opcional. Algunos coordinadores creen que deben planificar
cada da del periodo. Lo que se recomienda aqu es que se listen en orden las fechas de conclusin
de cada uno de los objetivos (o resultados) deseados, y que se conceda a cada uno una cantidad de
tiempo razonable. Por ejemplo, un objetivo puede concluirse dentro de una semana concreta. Esto
es un periodo flexible y razonable. En consecuencia, las fechas para emprender las acciones son
opcionales.
Si hay algn otro detalle, como listas, que se mencionen en el texto (el cuerpo del plan de trabajo),
se pueden incluir tambin como apndices, donde no desven o entorpezcan la argumentacin. Esto
es opcional.
Donde sea necesario, dentro del texto, debe referirse al apndice correspondiente. No hay que
adjuntar apndices que el texto no mencione. En resumen, los apndices proporcionan los detalles
necesarios, pero se ponen al final del plan de trabajo donde no entorpecen la lectura ni la
continuidad de la argumentacin general, ni la conexin de cada captulo de los arriba descritos con
el siguiente.

4: El flujo del conjunto del plan de trabajo

Repare en la inclusin de apndices en la estructura y esquema del plan de trabajo. Son partes
esenciales del conjunto del plan, especialmente el presupuesto, pero se colocan en apndices al
final del plan de trabajo por una importante razn.
El texto del plan de trabajo se compone de varios captulos (introduccin, antecedentes, metas,
objetivos, resultados, recursos, obstculos, estrategias, acciones). Todos juntos, comprenden una
sola exposicin, y cada captulo est relacionado con todos los dems.
Los antecedentes identifican el (los) problema(s), luego
La meta define la(s) solucin(es), luego
Los objetivos (resultados), especficos y verificables, concretan las metas, luego
Los recursos y los obstculos precisan lo que se puede o no se puede utilizar para alcanzar los
objetivos, y luego
La estrategia, junto con una serie de acciones concretas y detalladas, indican cmo se van a
convertir las aportaciones en resultados.
La lgica que conecta estos captulos constituye la exposicin.

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Dicha exposicin debe ser fcil de seguir, tiene que estar redactada en un estilo gramatical simple y
con vocabulario sencillo, y tiene que enlazar fcilmente un captulo con el siguiente. Para hacer una
exposicin ms fluida y transparente, los detalles, en especial los relacionados con la financiacin
(el presupuesto) y otras listas detalladas, se ponen como apndices.
Recuerde, el texto completo de un plan de trabajo es una sola exposicin simple, con cada captulo
enlazando con el anterior y el siguiente. Los apndices proporcionan detalles que apoyan la
exposicin, pero no se incluyen en el texto, evitando as que la obstruyan.

5. Conclusin:

Un plan de trabajo es una herramienta necesaria para la planificacin, ejecucin, implementacin y
supervisin de cualquier proyecto, o cualquier conjunto ordenado de actividades, sea proyecto o
programa. Se compone de una exposicin lgica que forma el texto, y de una serie de apndices
adjuntos que apoyan la exposicin lgica.
Este documento de orientacin ha proporcionado algunos detalles sobre la forma y el contenido de
un plan de trabajo, y pueda leerse conjuntamente con otras orientaciones relacionadas: redaccin
de informes y propuestas.
(CEC, 2014)

Derechos de autor 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Diseo web de Lourdes Sada

ltima actualizacin: 14.04.2011
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Bibliografa
CEC. (16 de septiembre de 2014). cec.vcn.bc.ca. Obtenido de cec.vcn.bc.ca:
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