Gestion de versiones en Documentos de Compra.

Siguiendo en el mdulo MM, en nuestro truco de hoy vamos a hablar de una

funcionalidad no muy conocida que se encuentra disponible tanto en las
solicitudes de pedidos como en los documentos de compras (ofertas, pedidos,
pedidos abiertos, plan de entregas, etc.). Se trata de la gestin de
versiones.


Bsicamente, la gestin de versiones no permite llevar un historial de las
modificaciones realizadas en el documento de compras (independiente del log
de modificaciones que tenemos siempre disponible para ver los cambios que se
van realizando en los documentos). Una vez activada la funcionalidad, aparece
una nueva pestaa a nivel de cabecera, que se llama Versiones.
Esta pestaa se va llenando con los datos de las versiones del documento
teniendo en cuenta lo siguiente.
1) Cuando creamos, por ejemplo, el pedido, tenemos una versin 0 (inicial), que
no se concluye hasta que no se realiza la impresin del mensaje asociado al
documento.
2) A partir de ese momento, cualquier modificacin posterior del pedido nos
obliga a gestionar una nueva versin del documento. Esta nueva versin se
crea de forma automtica y tenemos disponible en ella una serie de campos de
usuario (motivo, texto, solicitante, n externo, fecha contabilizacin) que
podemos hacer opcionales, obligatorios, ocultos o solo visibles. Estos campos
nos pueden informar del motivo de la modificacin y aportarnos informacin
adicional del motivo de los cambios.

3) Se pueden aadir nuevas versiones de forma manual, completando los
campos que nos informan del origen de las modificaciones. Podemos de esta
forma ir concluyendo versiones y creando manualmente nuevas versiones.
4) Una vez realizada una modificacin en el pedido y creada una nueva
versin, cuando la versin se concluye, automticamente se genera un nuevo
mensaje para el documento y se puede volver a realizar la impresin de
este (o el envi mediante email, edi, etc en el caso de que fuera el caso). La
prxima modificacin del pedido generar una nueva versin del documento
automticamente.
5) En la informacin de la versin tenemos el valor neto del pedido despus de
las modificaciones, y la variacin con respecto al importe de la anterior
versin.

6) Adems de la informacin resumida de las versiones, podemos con la
opcin visualizar modificaciones ver todos los cambios realizados en un
pedido entre una versin y otra, de forma detallada campo por
campo (separndonos la informacin de cabecera, posiciones,
etc).

Adems, cada cambio queda asociado a una versin del documento y se hace
sencillo analizar los cambios realizados entre un momento y otro de la vida del
documento.
Como podis ver, una forma til de ir documentando las modificaciones en los
pedidos, adems de un registro de los usuarios que van realizando los cambios,
todo ello integrado con la gestin de mensajes de los documentos.
Vamos a ver a continuacin la parametrizacin relacionada con esta
funcionalidad.
Activacion de la gestin de versiones.
En la ruta de customizing Gestin de materiales > Compras > Gestion de
Versiones >Configurar la gestin de versiones para documento de
compras (o SM31, vista V_T16CA). Aqu indicamos por tipo de documento,
clase de documento y Organizacin de compras si queremos activar la gestin de
versiones.

En el detalle de la configuracin indicamos los campos que vamos a gestionar en
el versionado, indicando si estn ocultas, solo visualizacin, entrada opcional u
obligatoria. En nuestro ejemplo, hemos puesto el campo Motivo como
obligatorio, el resto opcionales (excepto la fecha de contabilizacin, que se ha
ocultado).

Parametrizacin de motivos de modificacin.
En la ruta de customizing Gestin de materiales > Compras > Gestion de
Versiones >Especificar motivos de modificacin ( o SM31, vista V_T16CC).
Aqu indicamos los cdigos de los motivos de modificacin que vamos a poder
utilizar en las
versiones.

NOTA: en las solicitudes de pedido se configura la gestin de versiones de forma
similar, aunque tiene alguna peculiaridad, como la posibilidad de indicar la lista
de campos para los cuales una modificacin generar una nueva versin de
documento, es decir, los campos que son relevantes para la gestin de versiones.