CASO TINTAS DRYDEN

I. ANTECEDENTES
El Objetivo del presente caso es plantear una estrategia de solucin al problema
logstico existente en la firma Tintas Dryden donde se tiene un grave problema en
la Organizacin enfocado principalmente en la Planificacin de las Compras,
Control de Inventarios y manejo de adquisiciones. Este caso es tpico de los
negocios familiares con muchos aos de creacin, que mantienen un ritmo de
trabajo no acorde con el avance acelerado de la ciencia y tecnologa. Si bien en
sus inicios estaba bien posicionada en el mercado, en las ltimas dcadas
presentaba mnimas utilidades; debido a la gran competencia de otras empresas,
sumado a la falta de actualizacin en su sistema de trabajo. Este planteamiento
propuesto sentar las bases para gestionar adecuadamente los inventarios y al
mismo tiempo planificar adecuadamente las necesidades de comprar
racionalizando los esfuerzos segn la importancia del material.
II. PROBLEMTICA
1. Desorganizacin del rea de compras.
2. Obsolescencia del sistema de control de inventarios.
3. Sobre stocks de inventarios.
4. Inexactitud en los inventarios (no confiables).
5. Carencia de personal y asignacin de funciones.
6. No cuenta con un Software para la planificacin y produccin de las compras.
III. ALTERNATIVAS DE SOLUCION
1. Elaboracin de un organigrama funcional (desde la solicitud de cotizacin hasta
el desarrollo).
2. Instalacin o desarrollo de un software adecuado para el control de inventario y
capacitacin del personal responsable.
3. Implementacin del punto 2 y monitoreo de los niveles de inventarios, tomando
acciones con los excedentes.
4. Respecto a la Inexactitud de los inventarios, proponemos la toma de Inventarios
fsicos al barrer para levantar una data inicial confiable. Del mismo modo
implementar los procesos diarios de recuentos cclicos de inventarios como una
primera medida de control. Luego de ello hacer una revisin de los procesos de
entrada y salida de materiales en almacn.
5. Segn la nueva organizacin planteada, se solicitar personal lo suficientemente
capacitado para cubrir la carencia de personal, del mismo modo esta medida
incluye el establecimiento de un Manual de Organizacin y funciones (MOF) del
rea de Compras.
6. Planteamos como una alternativa, Desarrollar un software a medida, que nos
permita un control exacto de las adquisiciones de materias primas y materiales
para cumplir con los procesos de la Organizacin.
IV. ACCIONES A TOMAR
1. En cuanto a la organizacin del rea de compras, planteamos un cambio
sustancial que empodere a esta rea tan importante para la organizacin, la cual
juntamente con los departamentos de Almacn y Planeamiento y Control de
Inventarios pertenecen ahora a la Gerencia de Logstica (Ver detalle en el anexo
Nro 1).
2. Implementar el Software en el modulo de reposicin automtica, actualizando
los lead time de entrega de las ordenes.
3. En relacin a las materia primas se evaluar el tener Stock existente, en dos
variables: a) MDC : nmero de Meses disponibles para consumo b) SV : Stock
Valorizado. En funcin al tiempo de cobertura se tomaran las siguientes acciones:
* Stock mayor a un ao: Vender a empresas del sector de tintas de impresin, a fin
de recuperar liquidez y reducir costos de abastecimiento. * Stock menor a un ao:
No efectuar compras hasta llegar el nuevo punto de reposicin, realizando
acciones de seguimiento para lograr el consumo del stock excedente en los meses
sucesivos.
4. Efectuar la clasificacin ABC de materiales, Diagrama de Pareto, al mismo
tiempo que hacer una nueva distribucin del Layout del Almacn buscando
optimizar tiempos para el picking y almacenamiento. Planteamos asimismo
efectuar la venta de materiales obsoletos, sin movimiento por ms de dos aos.
5. Planteamos organizar el rea de compras con el siguiente personal: * Un Jefe
de compras * Dos compradores * Un asistente de planeamiento estratgico * Un
Auxiliar administrativo En nuestro propuesta, La jefatura del compras esta en un
segundo nivel de la organizacin conjuntamente con la Jefatura de Almacn y la
Jefatura de PCI, todos estos reportando al Gerente de Logstica.
6. Programar reuniones de coordinacin de las reas involucradas, con el rea de
sistemas para la implementacin de este software, de acuerdo a la necesidad de
cada rea.
V. RECOMENDACIONES
1. Estructurar la empresa, segn las necesidades actuales del mercado
2. Identificar claramente su mercado objetivo.
3. Plantear una visin.
4. Analizar el objetivo como empresa.
5. Realizar un anlisis de las fortalezas y debilidades de la empresa.
6. Plantear una estrategia que sea guiada por los objetivos trazados.
7. Realizar planes de accin.
8. Decidir el tipo de organizacin se acopla ms a la estrategia y respeta las
necesidades del cliente.
9. Estructurar la organizacin y definir el organigrama.
10. Dentro del punto anterior, definir cada una de las funciones de cada
colaborador.
11. Gestionar la integracin de la empresa entre todas sus reas.
12. Gestionar el alcance y caractersticas de los productos que requieren sus
clientes.
13. Gestionar el tiempo necesario para satisfacer la necesidad del cliente.
14. Gestionar los costos involucrados al producto y los indirectos
15. Gestionar la calidad del producto.
16. Gestionar los recursos humanos de la empresa.
17. Gestionar las comunicaciones entre reas (internas) y con el cliente (externas).
18. Gestionar las adquisiciones. Luego de ordenar la empresa, e identificada las
debilidades de la misma, recin podemos introducirnos en un problema puntual. Es
muy importante, generar la vista esquema de la organizacin, para que las
soluciones sean sostenibles en la empresa, por lo que se recomienda, que la
empresa sea administrada por especialistas. Recomendamos la siguiente
organizacin.
VI. CONCLUSIONES.
Tintas Dryden, como un negocio acostumbrado a mtodos obsoletos de trabajo y
con personal antiguo, no se moderniz implementando los avances informticos y
mejoras, por lo que la competencia logr superarla y esta empresa a pesar de
xito en el pasado se estanc en el tiempo. La competitividad, relega a esta
empresa a una posicin mediocre la cual no le permite obtener las utilidades que
hubiera podido ganar si hubiera mantenido mejoras continuas en su organizacin
adems de implementar un sistema moderno. Al tener el sistema de control de
inventarios desactualizados obliga a que el rea de produccin y compras trabaje
con emergencias, corriendo el peligro de volverse rutinarias. Es importante que las
empresas cuenten con un sistema organizacional que defina funciones y
responsabilidades especficas de cada uno y se cuente con procedimientos
actualizados.