Analisis de Costos y Control de Presupuesto

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Centro de Formacin en Turismo

Perodo : 2007 II

Anlisis de Costos y Control Presupuestal

Primera Unidad.-

La Estructura de Costos de un Hotel.
La estructura Empresarial de un Hotel esta organizado en dos grandes grupos de
Departamentos.

1.- Departamentos Operativos
a.- Habitaciones

b.- Alimentos y Bebidas

c.- Otros servicios

2.- Departamentos funcionales.-
a.- Administracin
b.- Comercial y de ventas
c.- Mantenimiento

Los Costos en los hoteles.-

Permiten a la gerencia dotar de informacin que ayude a la planeacin y control de
los ingresos y egresos de la empresa.
Profesor : Juan Tapia Barrenechea
e-mail : juan_tapia@peru.com

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Objetivos.
a.- Conocer los costos de los productos elaborados y servicios prestados.
b.- Fijar los precios de ventas.
c.- Conocer los mrgenes de rentabilidad de los productos.-
d.- Conocer la productividad de la mano de obra.
e.- Mantener tazas de rendimiento razonables segn los objetivos de la empresa.

Clasificacin de los costos.-

1.- De acuerdo a su identificacin con un departamento o servicio.

a.- Costos directos.
Son aquellos que pueden imputarse directamente a un departamento y por
lo tanto son plenamente identificables.

b.- Costos indirectos.

Son aquellos que no pueden atribuirse directamente a un departamento,
siendo necesario recurrir a criterios de reparto o distribucin.

2.- De acuerdo al volumen de produccin.-

a.- Costos variables.-
Son aquellos que varan al producirse un cambio en el nivel de produccin,
aumentando o disminuyendo. Ejemplos:
Alimentos y bebidas, energa elctrica, servicio de vigilancia.

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b.- Costos fijos.-

Son aquellos que no varan en funcin de la produccin y se mantienen
inalterables. Se venda o no un producto o servicio. Ejemplos:
Impuestos prediales, prima de seguro.

Mtodos de contabilizacin de costos en la industria hotelera.

Los mas comunes son:

1.- Costeo directo.-

Para la aplicacin de este mtodo es imprescindible la separacin de los
costos en fijos y en variables, que tambin posibilita el estudio del punto de
equilibrio.

Proporciona a la gerencia la informacin necesaria para una correcta toma de
decisiones en especial en el corto plazo para polticas de ventas, volumen
optimo de produccin de servicios y asignacin de recursos.

2.- Costeo por absorcin.-

Para la aplicacin de este mtodo se tienen que clasificar los costos en
directos e indirectos.
Los costos directos en los centros operativos y los indirectos que son comunes
a varios departamentos se reparten en base a porcentajes o coeficientes.

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3.- Sistema uniforme de costos.-
Se basa en la combinacin de los dos mtodos anteriores.

EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Segunda Unidad.-

La funcin de compras no solo es adquirir productos. Es una funcin mas compleja
que implica determinar las necesidades de productos, insumos y suministros,
especificar dichas necesidades, seleccionar a los proveedores, comprar, recibir los
productos, chequearlos (peso, longitud y otras caractersticas), almacenarlos y
luego distribuirlos.

1.- Para que el departamento de compras funcione adecuadamente se debe tener
en cuenta los siguientes aspectos:
a.- Ahorro de dinero.-
b.- Independencia de sus funciones.-
c.- Relaciones ticas.-

Principios que norman la actividad de comprar.

a.- Tomar en consideracin primero los intereses de la empresa en todas las
transacciones comerciales.
b.- Suscribir los principios de honestidad y denunciar todas las formas y
manifestaciones de soborno comercial.

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c.- Recibir pronta y cortsmente hasta donde las circunstancias lo permitan a
todo proveedor que se presente para ofrecer sus productos o servicios.
d.- Evitar toda practica deshonesta referida a aprovecharse del cargo para
obtener un beneficio personal

2.- Especificaciones para la compra.-

Son listas detalladas de lo que se va a comprar y de las condiciones en las que
se comprara, incluyendo los estndares de la empresa y las normas para
realizarlas.

Para determinar las especificaciones de compra que se utilizaran en nuestra
empresa, hay que evaluar los elementos que se requerirn y los proveedores
en funcin de los siguientes factores.

a.- Especificaciones de calidad.-
La calidad de un producto es la medida de cmo cubre las elocidad c y
tiene que ver elocidad c con el sabor, color y olor.

b.- Especificaciones de cantidad.-
La frecuencia y la cantidad de productos que se compran nuestros
proveedores esta determinada por el arrene de consumo o la elocidad
con la que se consuman. El jefe de compras decide cuanto hay que
comprar estableciendo un plan de inventarios, diario o semanal y que debe
considerar los siguientes factores:

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Existencias disponibles.-
Plazo de espera.-
Costo de adquisicin.-
Existencias de seguridad.-
Productos perecederos y no perecederos.-

c.- Especificaciones de homogeneidad.-
Tener distintos proveedores tambin afecta la homogeneidad del producto
ya que estos ofrecen sus productos en diferentes tamaos de
empaquetado, peso, tipos de envase, etc.

d.- Especificaciones de fiabilidad.-
Aunque Es difcil medir la fiabilidad es muy importante hacerlo, porque nos
da la medida de la relacin con un proveedor en particular. Por ejemplo, los
clientes esperan que haya caf, te y jugos en el desayuno. El encargado de
compras tiene que poder confiar en el proveedor que le permitir tener un
inventario estable y continuo y que siempre le servir a tiempo.

1.- Solidez financiera.
2.- Cuidado en las especificaciones de calidad de los productos.
3.- Buena estructura de precios e incentivos.

e.- Especificaciones de servicios del proveedor.
Se refiere a la capacidad del proveedor de poder solucionar los problemas
que le pretendemos, como los siguientes:

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1.- Tramitacin de quejas.-
2.- Aclaracin de malos entendidos.-
3.- Servicio de atencin permanente al cliente.-

f.- Especificaciones de seguridad.-
Esta relacionada con la garanta que deben cumplir los productos que se
compran con respecto a las normas de sanidad para su procesamiento,
envasado y conservacin.

g.- Especificaciones de precio.-
El objetivo de la evaluacin de precios, es asegurarse de que el precio
pagado por el producto es razonable tomando en cuenta su utilidad, en
funcin del mercado y la industria.

Tipos de precios:

Precio en firme.-
Significa que el precio que se acuerda entre el comprador y el vendedor
cuando se hace el pedido, este no cambiara hasta que se entregue el
producto y la transaccin se halla completado.

Precio de Contrato.-
Es el compromiso de comprar un lote o grupo de productos (alimentos y
bebidas, carnes, lcteos, etc.) a un cierto precio y por un determinado
tiempo.


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PRUEBAS DE PRODUCTOS

1.- Pruebas de Rendimientos

a.- Sirven para determinar la cantidad de producto realmente utilizable
que se extrae del producto en bruto que vende el proveedor.

b.- Sirven para diferenciar la calidad y la cantidad utilizable entre dos o
mas proveedores que presupuestan un precio para un mismo
producto alimenticio.

c.- Rendimiento significa el peso neto o volumen del producto despus
que ha sido procesado y se ha dejado listo para su elaboracin o
consumo.

d.- El rendimiento se puede definir tambin por el numero de raciones
que se obtienen o como un porcentaje del monto total.

2.- La decisin de comprar o hacer.

Muchos proveedores ofrecen productos ya preparados en raciones. De
esta forma no ha y que correr con el gasto de la mano de obra de
preparar el producto, ni con el desperdicio que se produce al
prepararlo.

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Algunos costos relacionados con la preparacin de un producto son:
a.- Manipuleo de la materia en crudo, encargar, recibir, inspeccionar y
almacenar.
b.- Costos de agua, luz, lavado, refrigeracin y retiro de residuos
c.- Costos de mano de obra, incluye capacitacin, supervisin y control de
calidad.
d.- Preparacin y limpieza del area de trabajo y del empleado.
e.- Probable tiempo perdido a causa de accidentes relacionados con el
trabajo.

3.- Test de carnicero.
Los test de carnicero son una de la formas de pruebas de rendimiento. Se
utilizan para determinar el costo real de la racin o porcin de carnes de
res, aves, pescado y mariscos despus de contabilizar el desperdicio.

El test de carnicero se utiliza adems para obtener el rendimiento neto en
crudo y en cocinado, el numero y el tamao correcto de las raciones
estndar.

4.- Conclusiones sobre el test.-
El test revela informacin valiosa que no era evidente a partir de los precios
de los proveedores. El proveedor B es en realidad superior al A en calidad
y en precio.
Si se hubiese juzgado simplemente por el precio de compra por libra, el
criterio hubiera sido engaoso, ya que se puede observar al final que el
precio por libra utilizable en B es mas barato que en A y el porcentaje de
carne utilizable del proveedor B es mayor que el de A.

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5.- Clases de test.-

a.- Test de producto en crudo.-
Sirve para determinar cual es el proveedor que suministra la mejor
cantidad y peso para las frutas y verduras. Ejemplos cuntos tomates
vienen en una caja?; cuntas rodajas se pueden sacar de un tomate?
Las pruebas determinaran el rendimiento y el desperdicio en funcin de
los distintos tamaos.

b.- Test de comida enlatada.-
Debemos de saber el rendimiento que tendrn los productos enlatados,
pesndolos o contando el numero de piezas que contiene cada envase.
Ejemplos: sardinas, esprragos, duraznos, etc. Es bueno leer la
etiqueta pero no debemos de juzgar hasta no hacer el test, porque un
producto puede contener aire, liquido simple o liquido denso.

c.- Test de alimentos bsicos secos.-
Algunos artculos como las pastas, el arroz, las menestras aumentan de
volumen y de peso al cocinarse, por lo tanto es necesario determinar
sus factores de rendimiento para evaluar su costo.

LA RECEPCIN DE LOS PRODUCTOS

El objetivo principal es asegurarse que la empresa proveedora enviara la cantidad
y calidad de producto solicitado y al precio pactado. Los procedimientos
necesarios y adecuados para cumplir con la funcin de recepcin son los
siguientes:

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1.- La cantidad de mercadera recibida se debe comparar con la del pedido
(pesos, numero de unidades, volumen, etc.)

2.- Las mercaderas que se compran por cajas debern revisarse para asegurarse
que estn completas y que la calidad es la especificada.

3.- Las mercaderas perecederas se deben almacenar rpidamente para evitar su
deterioro, marcndola con la fecha de recepcin para su rotacin adecuada.

4.- Los documentos o facturas de entrega se debern marcar con un sello de
recibido

FUNCIONES DEL ALMACN

El personal del almacn es responsable de controlar como y a donde se distribuye la
mercanca para prevenir perdidas por robo y deterioro. Las principales funciones son :

1.- El horario de operacin del almacn debe adaptarse a las directrices de la
gerencia, evitando que se ingrese fuera de horario, salvo por fuerza mayor.

2.- Mantener un estricto control de las llaves para garantizar la seguridad.

3.- Inspeccionar peridicamente la higiene y el orden del almacn, notificando
cualquier deficiencia al jefe del departamento.


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4.- Verificar el correcto almacenamiento de los productos que necesitasen
refrigeracin, para evitar que se deteriore su calidad.

5.- Asegurarse que el personal del almacn practique el procedimiento de rotacin
de existencias denominado PEPS, lo primero que entra es lo primero que sale.

6.- Supervisar la rotacin de los productos perecibles.

LAS FUNCIONES DE DISTRIBUCIN

Cuando se distribuye la mercanca a los departamentos, el objetivo es garantizar
la autorizacin para ser sacados del almacn en las cantidades adecuadas
segn los requerimientos o necesidades. Para esto el personal debe :

a.- Anotar correctamente y poner al dia todas las entregas de mercancas.

b.- Distribuir lo solicitado en forma oportuna y dentro de los horarios establecidos
para tal fin.

c.- Cumplir con las autorizaciones y controles internos establecidos para disponer
de la mercanca almacenada.

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PLANIFICACIN Y ELABORACIN DE RECETAS
Introduccin a la rentabilidad de la comida

Para conseguir un mayor beneficio se deben de lograr los mximos ingresos y los
mnimos gastos, por eso el gerente general, el administrador, el encargado de
comidas y bebidas, el encargado de comprar, deben comprometerse en lograr
dicho objetivo.

Costo real de la comida.-

Es el costo mas controlable y flexible y refleja el total de insumos utilizados para la
preparacin de la comida para los clientes.

Inventario Inicial S/. 1000
+compras 700
- inventario final 950
Costo de artculos consumidos S/. 750

Si ese fuera el costo y las ventas del mes hubieran sido S/. 3,000, entonces el
porcentaje de los costos de artculos consumidos sobre las ventas serian:

750 x 100 =25%
3000


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En la practica casi nunca se dan estas cifras en forma exacta porque existen
factores que afectan el saldo real del costo de artculos consumidos.

Los factores que distorsionan el costo de los artculos consumidos son:
1.- El costo de la comida que se pierde debido a malas practicas de compra

2.- Costo de las perdidas de comida en recepcin y almacn.-

3.- Costo de la comida que se pierde en la produccin.-

4.- Costo de las perdidas en comida en el area de ventas.

5.- El costo de la comida de empleados.-

6.- El costo de las comidas por invitacin de casa.-

Resultado del costo del calculo del costo de la comida.-

Inventario inicial S/. 1,000
Mas compras netas 700
Menos inventario final 950
Costo bruto de la comida utilizada 750
Menos:
Costo de alimentos malogrados 18
Costo de perdidas en recepcin 54
Costo de perdidas en produccin 24
Costo de perdidas en ventas 30
Costo de invitacin casa 24
COSTO NETO DE COMIDA UTILIZADA 600

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INVENTARIO FISICO MENSUAL

Cuarta Unidad.-

Los almacenes albergan en sus instalaciones lo siguiente:

1.- Suministros de alimentos y bebidas.
2.- Suministros de mantenimiento.
3.- Suministros de limpieza.
4.- Suministros de artculos de oficina.

El inventario de los productos consumidos como el caso de alimentos y
bebidas se suele hacer mensualmente. El valor del inventario se puede
determinar por recuento fsico o por cifras de inventario permanente.

Inventario fsico.-
El proceso de inventario fsico se realiza utilizando listas impresas de todos
los artculos que se encuentran en el almacn, en el mismos orden en que
se encuentran fsicamente, para lograr mayor exactitud y rapidez.

Los equipos deben de estar conformados por lo menos por dos personas,
una efecta el recuento y la otra efecta las anotaciones. As mismo
mientras dure el inventario el almacn tiene que estar cerrado y no debe
efectuarse ningn ingreso ni salida de artculos.


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Inventario permanente.-

Un inventario permanente es un seguimiento continuo de los artculos
disponibles. Cuando la mercanca se recibe, se entrega o se transfiere se
ajusta el dato para que muestre la nueva cantidad o la necesidad de volver
a efectuar pedidos, revela el consumo promedio de cada articulo por mes y
proporciona una cifra constante de inventario.

En teora a fin de mes el saldo del inventario permanente debera ser igual
al inventario fsico. Si hubiera discrepancias se debe ajustar las cifras del
inventario permanente para que coincidan con el inventario fsico. Las
diferencias se deben documentar e informar a la alta direccin.

Mtodos de valoracin del inventario

Existen varios mtodos contables generalmente aceptados y son los
siguientes:

1.- Mtodo PEPS, lo primero que entra es lo primero que sale.-
Con este mtodo el costo de las mercaderas vendidas se carga con el
precio mas antiguo de compra de las materias primas. En tiempos de
inflacin el efecto es que la Empresa arroja la mayor utilidad y por lo
tanto se estara pagando un mayor monto de impuestos.


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As mismo este mtodo parte de la base de que, teniendo en cuenta la
caducidad de los artculos de alimentacin y las limitaciones de espacio
de almacn se usaran las existencias mas antiguas antes que las
compras mas recientes.

2.- Mtodo UEPS, lo ultimo que entra es lo primero que sale.-

Este es un mtodo que no se utiliza en la industria de los servicios de
alimentos y bebidas. Adems este mtodo da como resultado menores
utilidades en pocas de inflacin.

3.- Mtodo del promedio.-

Este mtodo permite la valoracin del costo de mercadera utilizada y
del inventario final empleando el precio pagado promedio del mes de
los artculos.

COEFICIENTE DE ROTACIN DEL INVENTARIO

El coeficiente de rotacin del inventario se utiliza para determinar la tasa
mensual de consumo de existencias y para asegurarse de que el capital no
este atado de forma excesiva en el inventario

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Se debe hacer la mxima rotacin de existencias para reducir costos,
reducir el desperdicio y liberar el capital para otras necesidades.

Enero Febrero Marzo
Rotacin de inventario
A Costo de ventas 95,000 80,000 70,000
B Inventario inicial 40,000 45,000 25,000
C Inventario final 45,000 25,000 21,000
D Promedio de inventario =(B+C)/2 42,500 35,000 23,000
E Coeficiente de rotacin =A/D 2.235 2.286 3.043

Duracin del inventario en dias
F Dias del periodo 31 28 31
G Relacion inventario vs costo de ventas =D/A 0.447 0.438 0.329
H Duracin media del inventario =G x F 13.87 12.25 10.19

Resultados de ventas
I Ingresos ( ventas ) 330,000 265,000 230,000
J Porcentaje de costos entre las ventas 28.79 30.19 30.43

CONTROL DE PRESUPUESTOS
Sexta unidad.-
1.- Los Presupuestos son cifras estimadas de los Estados Financieros que se
elaboran para el futuro, proporciona un plan para las operaciones financieras del
negocio durante un periodo de tiempo. La contabilidad presupuestaria ofrece una
combinacin efectiva de planeamiento y control para guiar las operaciones

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Un ejemplo de planeamiento en el area de comidas :

Modulo de planificacin de servicios de comidas y bebidas.

Setiembre del 2007
A B C D E F G
Concepto Nro de
das
Servicios
por das
Precio x
comida
Precio x
bebida
Ingreso
total por
comidas
Ingreso
total por
bebidas
Total de
servicios
al mes
Desayuno
30
95 5.03 1.69 14,813.35 4,977.05 2,945
Almuerzo
30
70 7.11 2.10 15,428.70 4,577.00 2,170
Cena
30
65 29.79 5.45 60,026.85 10,981.75 2,015
Brunch
4
110 16.15 4.07 7,106.00 1,790.80 440
Merienda
30
40 9.75 2.19 12,090.00 2,715.60 1,240
Total

109,464.90 25,022.20 8,810

Ingreso total de comidas y bebidas S/. 134,487.10
Promedio por servicios S/. 15.27

El presupuesto no es un control en si, pero ofrece una forma de ejercer el control a
traves de las personas que trabajan en la operacin. Asimismo el presupuesto
debe ser elaborado de tal manera que sea justo y que el personal sea capaz de
llegar a las metas que refleja dicho presupuesto.


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El presupuesto se elabora para un periodo de un ao y subdividido en meses, y
debe estar listo y aprobado por lo menos 15 das antas de fin de ao.

Para la preparacin de los presupuestos se recurre a dos tipos de informacin
referentes a las ventas y son :
a.- Informacin histrica basada en los registros contables.
b.- Los supuestos que de alguna manera afectaran las ventas de la Empresa.

Al combinar ambos factores se puede alcanzar un calculo razonable del potencial
de ventas del negocio para cierto periodo del futuro.

2.- Objetivos de los Presupuestos.-

a.- Se elaboran para proyectar las cifras del ingresos, costos y gastos. Asimismo
para estimar los saldos de las cuentas del Activo y Pasivo de una Empresa.
b.- Para controlar el desarrollo de la Empresa, al comparar las cifras
presupuestadas y las cifras reales.
c.- Para tomar medidas correctivas.
d.- Para adelantarnos al futuro y tener una meta que cumplir.

3.- Metodos para formular Presupuestos.
a.- Mtodo Directo.
b.- Mtodo Indirecto.

4.- Ejercicios de aplicacin.

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Se solicita la preparacin del estado de ganancias y perdidas de una
Empresa hotelera con la siguiente informacin :
El hotel tiene un total de 100 habitaciones distribuidas de la siguiente forma :
- Habitaciones simple 35 precio promedio $ 80.00
- Habitaciones doble 60 precio promedio $ 120.00
- Suites 5 precio promedio $ 200.00

Utilizar el metodo indirecto.
Tabla de porcentajes para calcular las estructuras de los costos y gastos
departamentales.
Costos y gastos departamentales Porcentajes
1.- Operacionales
a.- Habitaciones
Sueldos y otros gastos 22.5
b.- Alimentos y bebidas
Costos 29.0
c.- Otros servicios
Costos 30.4

2.- Funcionales
a.- Administracin 12.2
b.- Comercializacin 4.3
c.- Energa, fuerza y agua 3.1
d.- Mantenimiento 7.1


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Bibliografa :

- Rodrguez vera, Ricardo. Costos aplicados a Hoteles y Restaurantes,
ECOE ediciones, Colombia
- R. D. Boardman Fca., Direccin y anlisis de Costos en Hoteles y
Restaurantes; Ibrico Europea de Ediciones S. A.
- Ralph S. Polimeni; Contabilidad de Costos ; Editorial Mc Graw
Colombia
- Aranda H., ngel; Gestin tcnico econmica en Hoteles; Editorial Centro
de Estudios Ramn Areces S. A. Espaa.
- Snchez Anaya, Esteban; Manual de Administracin y Gastronoma;
Editorial Trillas Espaa.


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