2013

Zasady
POSTPOWANIA
Koleanki i Koledzy,
Wartoci maj w Citi Handlowy ogromne znaczenie. Hodujc im mamy pewno, e
wszystko, co robimy, jest w najlepszym interesie naszych Klientw, Pracownikw oraz
spoecznoci, w ktrych funkcjonujemy.
Postpowanie, ktre jest zgodne z zasadami, spjne i przejrzyste, sprawia, e Klienci Citi
Handlowy czuj si z nami bezpiecznie i widz w nas godnego zaufania, rzetelnego
i wiarygodnego partnera.
Zasady Postpowania Pracownikw Banku Handlowego w Warszawie S.A. powinny
towarzyszy nam w codziennej pracy. S przydatnym przewodnikiem, ktry pomaga
nam dokonywa waciwych wyborw i postpowa zgodnie z najwyszymi
standardami.
Zachcam do tego, aby mie je zawsze pod rk.
Sawomir S. Sikora
Prezes Zarzdu Banku
Dotyczy tylko nowo przyjtych pracownikw:
Niniejszym potwierdzam, e zapoznaem/-am si z Zasadami Postpowania Pracownikw Banku Handlowego w Warszawie S.A.
(dalej Bank lub Bank Handlowy) i rozumiem, e mam obowizek przestrzegania zawartych w nich zasad i przepisw,
z uwzgldnieniem wszelkich dokonywanych zmian. Jestem wiadomy/-a, e aktualna wersja Zasad Postpowania jest dostpna
w portalu rdo, w czci dotyczcej Regulacji wewntrznych.
http://zrodlo.pl.citicorp.com/sp/aktynorm.nsf
Rozumiem, e moje zobowizanie do przestrzegania Zasad Postpowania nie stanowi umowy o prac ani nie moe by
interpretowane jako umowa o prac czy gwarancja cigoci zatrudnienia.
Podpis: Data:
Nazwisko drukowanymi literami: Numer GEID:
Niniejszy formularz, wypeniony i podpisany, naley odda przedstawicielowi Departamentu Operacji Kadrowych
w cigu 30 dni od otrzymania. Niedopenienie powyszego wymogu nie zwalnia pracownika z obowizku
przestrzegania Zasad Postpowania i wszystkich zawartych w nich zapisw. Nie bdzie te mie wpywu na
obowizywanie Zasad Postpowania wobec kadego pracownika Banku.
01
Wstp

04
Zgaszanie problemw natury etycznej

07
Kontakt z Lini Etyczn

08
Zakaz dziaa odwetowych w miejscu pracy

09
Naduycia i oszustwa

09
Postpowania wyjaniajce

09
Jak prowadzimy dziaalno

10
Procedura eskalacji problemw biznesowych

10
Uczciwa i swobodna konkurencja

11
Ochrona majtku Banku

11
Przeciwdziaanie praktykom korupcyjnym

11
Zgaszanie podejrzanych dziaa

12
Przepisy przeciwdziaajce praniu pienidzy
(Anti-Money Laundering, AML)

13
Przepisy antybojkotowe

14
Sankcje i embarga

14
Przeciwdziaanie praktykom monopolowym
i uczciwa konkurencja

15
Transakcje wizane

15
Poufno i ochrona informacji o klientach

15
Uczciwe traktowanie

17
Obowizki powiernicze

17
Relacje z dostawcami

17
Sprawozdawczo fnansowa i podatkowa

18
Cigo pracy

18
Zaangaowanie w ochron rodowiska

19
Postpowanie w miejscu pracy

20
Ochrona informacji o pracownikach Banku

20
Dyskryminacja i molestowanie

21
Zasady uczciwego traktowania pracownikw
i zrnicowania zatrudnienia

22
rodki komunikacji, sprzt, systemy i usugi

22
Bezpieczestwo w miejscu pracy

23
Ochrona danych osobowych i informacji poufnych

23
Zarzdzanie wydatkami

24
Kontakty ze rodkami masowego przekazu
i wystpienia publiczne

25
Wykorzystywanie nazwy, obiektw i kontaktw Banku

26
Tworzenie dokumentacji i informacji oraz
zarzdzanie nimi

26
Obrt papierami wartociowymi
z wykorzystaniem informacji poufnych

27
Bariery informacyjne

28
Inwestycje pracownikw oraz osb powizanych
w wartociowe instrumenty fnansowe Banku
Handlowego i innych spek

28
Zobowizanie do pokrycia kosztw obsugi prawnej

29
Konfikty interesw

30
Prezenty oraz imprezy rozrywkowe

31
Dziaalno polityczna i jej fnansowanie

32
Darowizny na cele charytatywne

32
Dziaalno biznesowa poza Bankiem

33
Zatrudnianie krewnych

33
Wykorzystywanie potencjau biznesowego

34
Transakcje z powizanymi stronami

34
Transakcje prywatne

34
Podsumowanie

35
Przydatne adresy i numery telefonw

36
Linia Etyczna Banku Handlowego w Warszawie S.A.

37
Spis treci
03
Wstp
Jako pracownicy i przedstawiciele Banku Handlowego
ponosimy wspln odpowiedzialno za ochron reputacji
Banku jako uczciwej frmy. W kontaktach z klientami,
wsppracownikami, udziaowcami, spoecznociami i sob
nawzajem powinnimy si zawsze kierowa najwyszymi
standardami etyki i postpowa w sposb profesjonalny.
Prosimy o podejmowanie waciwych decyzji w oparciu o
niniejsze Zasady Postpowania oraz o zgaszanie wszelkich
wtpliwoci lub pyta dotyczcych postpowania wasnego
bd innych osb za porednictwem Linii Etycznej Banku
Handlowego lub innych danych kontaktowych podanych
w treci Zasad.
Jak prowadzimy dziaalno
Staramy si jak najlepiej dba o interesy
naszych klientw, udziaowcw
i spoecznoci przy uyciu prostych,
kreatywnych i odpowiedzialnych
rozwiza fnansowych. Sprawiedliwe
i niedyskryminujce traktowanie klientw
jest gboko zakorzenione w naszej
gwnej zasadzie odpowiedzialnych
fnansw. Wszystkie nasze produkty,
usugi i programy s odzwierciedleniem
zobowizania do obsugi klientw
w sposb uczciwy, przejrzysty, rozwany
i rzetelny. Aby wypenia to zobowizanie,
musimy sucha naszych klientw,
poznawa ich potrzeby i oferowa im
odpowiednie rozwizania. W ten sposb
zyskamy to, co najwaniejsze ich
zaufanie. Powinnimy te respektowa
aspekty kulturowe i aktywnie dziaa na
rzecz spoecznoci, w ktrych yjemy
i pracujemy. Jestemy zobowizani
postpowa w sposb transparentny,
rozwany i godny zaufania, szanujc
i kultywujc w ten sposb tradycj
Banku Handlowego.
Postpowanie w miejscu pracy
Aspirujemy do miana merytokracji
zoonej z utalentowanych ludzi,
niezmiennie wykazujcych si
deniem do doskonaoci, inicjatyw
i odwag. Wymaga to od nas stworzenia
pracownikom optymalnych szans
na realizacj ich potencjau oraz
pielgnowania naszej niezwykej
rnorodnoci. Musimy zatem traktowa
wsppracownikw z szacunkiem,
wsplnie dy do sukcesw i
przyjmowa odpowiedzialno za poraki.
Konfikt interesw
Naszym obowizkiem jest przedkada
dugoterminowe cele Banku nad
krtkoterminowe zyski i osiga jak
najwysze wyniki fnansowe dla naszych
akcjonariuszy. Oczekuje si od nas, jako
pracownikw lub przedstawicieli Banku
Handlowego, postpowania zgodnego z
najwyszymi standardami etyki osobistej
i zawodowej, a take z obowizujcymi
przepisami prawa, regulacjami
wewntrznymi oraz standardami
przyjtymi w Banku. Zasady tej nigdy nie
wolno nam naraa na szwank, czy to dla
korzyci osobistych, czy te rzekomych
korzyci Banku. Podejmujc prac w
lub na rzecz Banku Handlowego, kady
pracownik odpowiada sam za swoje
postpowanie, w tym za przestrzeganie
prawa, niniejszych Zasad Postpowania
oraz innych regulacji wewntrznych
obowizujcych w Banku.
Etyczne postpowanie
Zasady Postpowania stanowi oglny
przegld najwaniejszych regulacji
wewntrznych obowizujcych w Banku
Handlowym. Poszczeglne jednostki
organizacyjne mog posiada rwnie
wasne regulacje wewntrzne, ktrych
naley przestrzega. W szczeglnoci
banki, brokerzy i inne licencjonowane
instytucje podlegaj okrelonym
przepisom i ograniczeniom dotyczcym
zakresu ich dziaalnoci. Ograniczenia te
maj odzwierciedlenie w odpowiednich
regulacjach wewntrznych Banku. Kady
pracownik ponosi odpowiedzialno za
zaznajomienie si z tymi regulacjami, i jest
zobowizany ich przestrzega.
Pracownik, ktry ma pytania lub
wtpliwoci dotyczce sposobu,
w jaki niniejsze Zasady lub regulacje
wewntrzne Banku odnosz si do niego
lub innych osb, powinien omwi je
ze swoim przeoonym, prawnikiem
z Pionu Prawnego, pracownikiem
Departamentu Monitoringu Zgodnoci
lub przedstawicielem Pionu Zarzdzania
Kadrami. Jeeli wystpuje sprzeczno
pomidzy Zasadami Postpowania a
przepisami prawa powszechnego lub
wtpliwoci dotyczce interpretacji
obowizujcych przepisw, pracownicy
mog zwrci si z prob o opini do
Pionu Prawnego. Jeeli istniej rnice
pomidzy regulacjami wewntrznymi
Banku, odnoszcymi si do pracownika,
a przepisami prawa, naley stosowa si
do przepisw prawa.
05
Pyt.: Gdzie mona znale
regulacje wewntrzne Banku?
Odp.: W portalu rdo, w czci Regulacje
wewntrzne: http://policies.citigroup.net/.
Pracownicy s zobowizani zapozna si
z regulacjami wewntrznymi Banku oraz ich
przestrzega. Pytania dotyczce sposobu,
w jaki odnosz si one do konkretnych osb,
prosimy omawia ze swoim przeoonym bd
pracownikami Pionu Prawnego lub Departamentu
Monitoringu Zgodnoci.
Nieprzestrzeganie postanowie
zawartych w niniejszych Zasadach
Postpowania, przepisach prawa
i regulacjach wewntrznych
obowizujcych w Banku Handlowym
moe powodowa odpowiedzialno
porzdkow, a w uzasadnionych
przypadkach prowadzi do rozwizania
umowy o prac z pracownikiem.
Ze wzgldu na dobro naszych
klientw i interesariuszy oraz nasze
zobowizania prawne i wynikajce z
innych przepisw oczekuje si od nas
posiadania i rozwijania umiejtnoci oraz
wiedzy zwizanych z wykonywanymi
obowizkami zawodowymi, a take
znajomoci odnoszcych si do nich
regulacji. Pomocne s w tym szkolenia.
Jeli od osoby na danym stanowisku
oczekuje si lub wymaga odbycia
szkolenia, naley je odby terminowo.
Ponadto pracownicy s zobowizani
wypenia wszelkie wymogi dotyczce
szkole i certyfkacji ustalone przez
przepisy prawa.
Zasady Postpowania zostay przyjte
przez Zarzd Banku Handlowego
i obowizuj kadego pracownika
Wszyscy pracownicy zobowizani s do
zaznajomienia si z treci niniejszych
Zasad i postpowania zgodnie z
zawartymi w nich postanowieniami.
Take inne osoby, wykonujce
okrelone usugi na rzecz Banku, mog
na mocy kontraktu lub innej umowy
by zobowizane do przestrzegania
niniejszych Zasad.
Sytuacje, w ktrych moliwe s
odstpstwa od regulacji wewntrznych
Banku, s szczegowo okrelone w
stosownym dokumencie, cznie z
procedur uzyskiwania na nie zgody.
Niniejsze Zasady Postpowania nie
stanowi umowy o prac ani nie mog
by interpretowane jako umowa o prac
czy gwarancja cigoci zatrudnienia.
06
Zgaszanie
problemw
natury etycznej
Postpowanie zgodne z najwyszymi standardami etycznymi jest podstawowym obowizkiem
pracownika i kady z nas jest zobowizany przestrzega niniejszych Zasad Postpowania. Bank
Handlowy zachca swoich pracownikw do zgaszania wszelkich pyta i wtpliwoci dotyczcych
dziaa nieetycznych, dyskryminacji i molestowania oraz do zgaszania ewentualnych przypadkw
naruszenia tych lub innych przepisw i regulacji. Wczesna identyfkacja i rozwizywanie
zgoszonych problemw maj zasadnicze znaczenie dla wywizywania si przez Bank ze swoich
zobowiza wobec klientw, pracownikw i akcjonariuszy.
Zasady Postpowania stanowi wprowadzenie do
najwaniejszych przepisw, ktre powinny by znane
pracownikom. Pracownicy musz rwnie zna szczegowe
przepisy, procedury i regulacje obowizujce w Banku
Handlowym. Naley zaznaczy, e Bank nie jest w stanie
przewidzie kadego problemu, na ktry moe natkn si
pracownik. W miejscu pracy mog powstawa sytuacje, dla
ktrych nie ma ustalonej procedury postpowania. Dlatego
przed podjciem dziaa, naley zada sobie pytanie:
Czy dana sytuacja wydaje si by w jaki sposb niewaciwa?
Czy moje postpowanie jest zgodne z Zasadami
Postpowania, obowizujcymi przepisami prawa oraz
regulacjami wewntrznymi Banku?
W jaki sposb moja decyzja wpynie na innych?
Czy podjcie przeze mnie okrelonych dziaa lub ich
zaniechanie mogoby sprawia wraenie naduycia?
Jakie konsekwencje mogyby wynikn z mojego dziaania lub
zaniechania?
W przypadku jakichkolwiek pyta dotyczcych wyboru
najlepszego sposobu dziaania w konkretnych sytuacjach lub
w przypadku uzasadnionych podejrze bd informacji o
potencjalnym naruszeniu przepisw prawa lub norm etycznych
i regulacji obowizujcych w Banku naley niezwocznie
skontaktowa si z jedn z nastpujcych osb lub jednostek:
osob wyznaczon do kontaktw w sprawie naruszenia
procedur lub przepisw wewntrzbankowych,
dyrektorem jednostki organizacyjnej Banku, waciwej ze
wzgldu na przedmiot procedury lub przepisu, bd osob
wymienion w dokumencie,
swoim przeoonym lub innym czonkiem kadry kierowniczej,
przedstawicielem Pionu Zarzdzania Kadrami,
pracownikiem Pionu Prawnego,
pracownikiem Departamentu Monitoringu Zgodnoci,
lini etyczn Banku Handlowego:
- za porednictwem poczty elektronicznej: *EM PL linia
etyczna- telefonicznie: 22-692 5152
- listownie: Linia Etyczna Banku Handlowego w Warszawie S.A.,
ul. Senatorska 16, 00-923 Warszawa
- faksem: 022-692 5353
pracownikiem Departamentem Audytu,
pracownikiem Biura Bezpieczestwa Banku,
Zarzdem Banku Handlowego w Warszawie S.A. za
porednictwem sekretariatu,
07
08
Kontakt z
Lini
Etyczn
za porednictwem poczty elektronicznej:
*EM PL linia etyczna
telefonicznie: 22-692 5152
listownie:
Linia Etyczna Banku Handlowego w Warszawie S.A.
ul. Senatorska 16
00-923 Warszawa
faksem: 22-692 5353
Wszelkie kontakty z pracownikiem oraz postpowanie wyjaniajce maj charakter poufny
w stopniu pozwalajcym na zbadanie sprawy i podjcie odpowiednich dziaa, zgodnie
z obowizujcymi przepisami.
W zakresie dozwolonym prawem informacje o zauwaonych nieprawidowociach mona
przekazywa anonimowo. Naley jednak zdawa sobie spraw, e jeeli pracownik zechce
pozosta anonimowy, Bank moe nie by w stanie uzyska dodatkowych informacji,
niezbdnych do przeprowadzenia postpowania wyjaniajcego lub waciwego
zareagowania na zgoszony problem.
Wicej informacji na ten temat umieszczono na kocu niniejszych Zasad Postpowania. Jeeli
pracownik zgosi problem etyczny i uwaa, e nie podjto w tej sprawie adnych dziaa,
powinien ponownie zgosi go do innej osoby lub jednostki spord podanych na wykazie.
Jeeli pracownik ma obawy przed zgoszeniem swoich uwag do wyej wymienionych
osb lub jednostek organizacyjnych, moe skontaktowa si z Biurem ds. Etyki Citi,
zlokalizowanym w USA. Z Biurem ds. Etyki Citi mona si skontaktowa:
Linia Etyczna Banku Handlowego w Warszawie S.A.
w formie zgoszenia internetowego
na stronie:
http://www.citigroup.com/citi/investor/
ethics_hotline.html
listownie na adres:
Biuro ds. Etyki Citi
One Court Square
Long Island City, NY 11101
USA
faksem pod numerem: 001-212-793-1347
telefonicznie, czc si z Infolini ds.
Etyki pod bezpatnym numerem (czynnym
przez ca dob, 7 dni w tygodniu, z
moliwoci rozmowy w rnych jzykach):
- 001-866-384-4299
- lub pod numerem 001- 212-559-5842
(dzwonic bezporednio lub na koszt
rozmwcy)
za porednictwem poczty elektronicznej,
piszc na adres ethicsconcern@citi.com
Pyt.: Jak inaczej ni
telefonicznie mog
zgosi wtpliwoci?
Odp.: Mona je przesa poczt
elektroniczn, listownie bd
faksem.
09
Zakaz
dziaa odwetowych
w miejscu pracy
Zabrania si dziaa odwetowych w stosunku do jakiegokolwiek pracownika
z powodu zgoszenia wtpliwoci w dobrej wierze lub udziau w dochodzeniu.
Kada osoba, przekonana, e ona lub kto z jej wsppracownikw,
dowiadczy odwetu za zgoszenie wtpliwoci w dobrej wierze, powinna
poinformowa o tym pracownika Linii Etycznej Banku lub ktrkolwiek z osb
kontaktowych wymienionych w niniejszych Zasadach.
Naduycia i oszustwa
Kady pracownik ma obowizek niezwocznie
zgasza wszelkie podejrzenia oszustwa lub
prby oszustwa, niewyjanionego zniknicia
funduszy bd papierw wartociowych
albo jakiegokolwiek innego podejrzenia
dziaalnoci przestpczej, kontaktujc si z
bezporednim przeoonym, pracownikiem
Biura Bezpieczestwa Banku, Pionem
Prawnym, pracownikiem Departamentu
Monitoringu Zgodnoci lub przedstawicielem
Pionu Zarzdzania Kadrami.
Szczegowe wytyczne zostay zawarte
w Zarzdzeniu nr 116/MZ Prezesa
Zarzdu Banku z dnia 20 czerwca 2013
roku Procedura dotyczca identyfkacji i
monitorowania ryzyka naduy fnansowych
w Banku Handlowym w Warszawie S.A.
oraz Zarzdzeniu nr 49/MZ Prezesa Zarzdu
Banku z dnia 19 lutego 2008 r. Zasady
prowadzenia dochodze wewntrznych i
wewntrznych postpowa wyjaniajcych
przez Biuro Bezpieczestwa Banku, ktre
dostpne s na stronie intranetowej Banku.
Postpowania wyjaniajce
Pracownicy zobowizani s do penej wsppracy we wszystkich wewntrznych lub
zewntrznych postpowaniach wyjaniajcych, midzy innymi w sprawach dotyczcych
naruszenia norm etycznych lub skarg zwizanych z dyskryminacj bd molestowaniem.
Pracownicy nie powinni nigdy ukrywa, znieksztaca lub zataja informacji istotnych dla
toczcego si postpowania. Ponadto od pracownikw oczekuje si zachowania i strzeenia
poufnoci postpowania w moliwym zakresie. Skadanie faszywych owiadcze lub
przekazywanie mylcych informacji audytorom wewntrznym lub zewntrznym, osobom
prowadzcym postpowanie wyjaniajce, prawnikom, wadzom nadzorczym Banku oraz
organom pastwowym moe by podstaw do stosunku odpowiedzialnoci porzdkowej
pracownika lub do rozwizania stosunku pracy, jak rwnie moe stanowi wykroczenie
lub przestpstwo.
Cho w sytuacji potencjalnego
niewaciwego, nielegalnego lub
nieetycznego zachowania milczenie
moe wydawa si atwiejsze, naley
zgosi wszelkie wtpliwoci lub pytania
dotyczce postpowania wasnego
lub innych osb. Bank polega na
pracownikach w kwestii przestrzegania
wartoci i standardw opisanych w
niniejszych Zasadach i innych regulacjach
wewntrznych, a take w zakresie
ochrony reputacji Banku.
We wszystkich postpowaniach
wyjaniajcych Bank Handlowy
respektuje prawa kadej ze stron,
wynikajce z obowizujcych przepisw
i uregulowa prawnych. Bank zabrania
stosowania odwetu w stosunku do osb
zgaszajcych w dobrej wierze uwagi lub
pytania dotyczce etyki, dyskryminacji
bd molestowania, lub zgaszajcych
podejrzane naruszenia innych stosownych
przepisw, regulacji wewntrznych
lub zasad, a take uczestniczcych w
dochodzeniu odnonie takich kwestii.
Procedura eskalacji problemw biznesowych
Spraw zasadniczej wagi dla Banku Handlowego oraz jego reputacji jest waciwa ocena i kierowanie
si rozsdkiem przez pracownikw we wszystkich dziaaniach oraz analiza potencjalnych skutkw
dokonywanych transakcji. Obowizkiem pracownikw jest zgaszanie wszelkich problemw biznesowych,
potencjalnie zagraajcych Bankowi albo jego reputacji, swoim przeoonym, prawnikowi, pracownikowi
Departamentu Niezalenej Kontroli i Ryzyka Operacyjnego, prawnikowi z Pionu Prawnego lub
pracownikowi Departamentu Monitoringu Zgodnoci.
prowadzimy
dziaalno
Jak
Waciwe postpowanie jest podstaw tosamoci i
reputacji Banku Handlowego. Z myl o utrzymywaniu
naszych standardw wszyscy mamy obowizek zgaszania
wtpliwoci dotyczcych faktycznych lub potencjalnych
zagroe dla Banku.
Uczciwa i swobodna konkurencja
Bank Handlowy popiera swobod handlu i uczciw konkurencj na rynkach fnansowych. Bank nie toleruje podejmowania
jakichkolwiek prb manipulacji na rynkach lub manipulacji cenami papierw wartociowych, opcji, kontraktw terminowych
i innych instrumentw fnansowych. Celem Banku jest uczciwe i otwarte dziaanie we wszystkich swoich relacjach biznesowych,
w tym w relacjach ze wszystkimi instytucjami administracji pastwowej i samorzdowej.
Ochrona majtku Banku
Pracownicy s odpowiedzialni za ochron zasobw
materialnych i niematerialnych, powierzonych im przez
Bank Handlowy. Majtek Banku moe by wykorzystywany
wycznie do celw zwizanych z dziaalnoci gospodarcz
Banku. W skad majtku wchodz: gotwka, papiery
wartociowe, wasno materialna, usugi, plany biznesowe,
dane klientw, pracownikw, dostawcw i dystrybutorw,
wasno intelektualna (programy komputerowe, modele i
inne elementy) oraz wszelkie inne dane osobowe i informacje
poufne lub zastrzeone.
Na zasadach okrelonych w obowizujcych przepisach prawa
Bank nabywa autorskie prawa majtkowe, w tym wszelkie
prawa do technologii, oprogramowania, wynalazkw, utworw,
usprawnie, odkry, wiedzy specjalistycznej, projektw oraz
prawa autorskie, ktre powstay w zwizku z wykonywaniem
przez pracownika bd grup, w ktrej pracowa, obowizkw
pracowniczych, a pracownik zobowizuje si dooy
wszelkich stara, aby zapewni stosown ochron wasnoci
intelektualnej zwizanej z wyej wymienionymi elementami. W
przypadku ustania stosunku pracy z Bankiem z jakiegokolwiek
powodu autorskie prawa majtkowe do utworw stworzonych
lub uzyskanych w ramach stosunku pracy z Bankiem pozostaj
wyczn wasnoci Banku Handlowego w granicach i na
zasadach okrelonych w obowizujcych przepisach prawa.
Sprzeniewierzenie majtku Banku, marnotrawstwo lub nienaleyta
staranno, czy te bezprawne jego wykorzystanie, a take
ujawnienie poufnych informacji stanowi naruszenie zobowiza
wobec Banku i mog skutkowa odpowiedzialnoci Pracownika
za szkod w mieniu Banku
Dodatkowe informacje na ten temat mona znale w
Zarzdzeniu nr 49/MZ Prezesa Zarzdu Banku z dnia 19 lutego
2008 roku Zasady Prowadzenia Dochodze Wewntrznych
i Wewntrznych Postpowa Wyjaniajcych Przez Biuro
Bezpieczestwa Banku oraz Zarzdzeniu nr 116/MZ Prezesa
Zarzdu Banku z dnia 20 czerwca 2013 roku Procedura
dotyczca identyfkacji i monitorowania ryzyka naduy
fnansowych w Banku Handlowym w Warszawie S.A..
Przeciwdziaanie
praktykom korupcyjnym
Praktyki korupcyjne wzgldem osb penicych funkcje
publiczne s zakazane.
Zabronione jest w szczeglnoci dokonywanie wszelkich
nieuzasadnionych zapat, obietnic zapaty lub propozycji
zatrudnienia, a take niewaciwego przekazywanie innych
rodzajw wartociowych darowizn na rzecz urzdnikw
pastwowych (w tym osb zatrudnionych przez lub
reprezentujcych zagraniczny rzd, czonkw zagranicznych
partii politycznych, urzdnikw midzynarodowych
organizacji publicznych, kandydatw na urzd za granic oraz
pracownikw przedsibiorstw pastwowych) czy jakichkolwiek
innych osb z zamiarem uzyskania lub zachowania korzyci
biznesowych bd wpywania na czynnoci urzdowe.
W adnym wypadku nie wolno oferowa, obiecywa ani
wrcza niczego wartociowego, wcznie z ofert zatrudnienia,
urzdnikowi pastwowemu, czonkowi jego rodziny, stronie
trzeciej lub organizacji charytatywnej sugerowanej przez tego
urzdnika, po to, by osoba ta podja ofcjalne dziaania lub
zaniechaa ich, lub by nakoni obdarowanego do wsppracy z
Bankiem Handlowym.
W Banku pracownicy powinni stosowa si do przepisw
zawartych w Zasadach Przeciwdziaania Praktykom
Korupcyjnym w Banku Handlowym w Warszawie S.A.
(Zarzdzenie 87/MZ z 31 maja 2007 ze zmianami).
Dokadnie te same zakazy dotycz patnoci przekazywanych
porednio przez prawnika, doradc, brokera, wykonawc lub
inn stron trzeci, a obowizkiem pracownika jest wiadomo
dziaa podejmowanych przez tak osob w jego imieniu.
11
W celu zapewnienia przestrzegania przepisw dotyczcych
przeciwdziaania praktykom korupcyjnym obowizkiem
kadego pracownika jest stosowanie si do wszystkich
wymaga w zakresie uzyskiwania uprzedniej zgody
Departamentu Monitoringu Zgodnoci oraz zgaszania
swoich dziaa zgodnie z Zarzdzeniem 87/MZ/2007
Prezesa Zarzdu Banku z dnia 31 maja 2007 roku Zasady
Przeciwdziaania Praktykom Korupcyjnym w Banku
Handlowym w Warszawie S.A..
Wicej informacji na ten temat mona znale w Programie
AML obowizujcym w Banku Handlowym w Warszawie S.A.,
Zarzdzeniu nr 22/MZ Prezesa Zarzdu Banku z dnia 4 lutego
2010 roku.
Zgaszanie podejrzanych dziaa
W wikszoci krajw, instytucje fnansowe, za porednictwem swoich pracownikw, maj obowizek identyfkacji i zgaszania
do organw rzdowych wszelkich podejrzanych rachunkw bankowych lub transakcji, ktre mog by zwizane z nielegaln
dziaalnoci, m.in. z praniem pienidzy, fnansowaniem terrorystw, nielegalnym obrotem papierami wartociowymi,
wykorzystywaniem lub naduywaniem informacji poufnych, oszustwami, sprzeniewierzaniem funduszy i innymi przestpstwami.
Pracownicy Banku Handlowego maj obowizek zgaszania transakcji podejrzanych o pranie pienidzy bd fnansowanie
terroryzmu do Biura ds. Przeciwdziaania Praniu Pienidzy oraz Finansowaniu Terroryzmu w Departamencie Monitoringu Zgodnoci.
Zgoszenia naley przekazywa na skrzynk *EM PL AML. Biuro ds. Przeciwdziaania Praniu Pienidzy oraz Finansowaniu Terroryzmu
jako jedyna jednostka w Banku raportuje transakcje podejrzane do Gwnego Inspektora Informacji Finansowej jednostki
utworzonej z ramienia Ministerstwa Finansw, odpowiedzialnej za walk z praniem pienidzy i fnansowaniem terroryzmu w Polsce.
Kady pracownik odpowiada za znajomo procedur oraz za ich przestrzeganie. Jest to szczeglnie wane w przypadku pracownikw
majcych bezporedni kontakt z klientami, transakcjami lub dokumentami fnansowymi. Wszelkie niejasnoci w tym zakresie wyjania
Biuro ds. Przeciwdziaania Praniu Pienidzy oraz Finansowaniu Terroryzmu w Departamencie Monitoringu Zgodnoci.
Pyt.: Co oznacza korzy majtkowa?
Odp.: Korzy majtkowa oznacza jakkolwiek korzy, fnansow lub inn. Nie
odnosi si wycznie do gotwki, ale obejmuje rwnie prezenty, rozrywk,
usugi, udogodnienia, propozycje zatrudnienia itp. Nie istnieje minimalna kwota
lub prg wartoci, po ktrej przekroczeniu dana patno lub prezent mog
zosta uznane za niezgodne z prawem.
aden z pracownikw ani
jakakolwiek inna osoba dziaajca
w imieniu Banku nie moe
oferowa, obiecywa ani wrcza
patnoci lub innych wartociowych
darowizn majcych na celu
wywarcie niewaciwego wpywu
czy sprawiajcych wraenie
wywierania niewaciwego wpywu
na urzdnika pastwowego
lub jakkolwiek inn osob, bd
uzyskanie nieuczciwej przewagi
konkurencyjnej.
12
Przepisy przeciwdziaajce praniu pienidzy
(Anti-Money Laundering, AML)
Pranie pienidzy jest problemem
oglnowiatowym, rodzcym powane
konsekwencje na rynku fnansowym.
Pranie pienidzy to proces zamiany
nielegalnych dochodw na rodki o
udokumentowanym pochodzeniu z
legalnych rde, ktre mog wej
do legalnego obrotu. Zjawisko to nie
ogranicza si do transakcji gotwkowych,
ale moe obejmowa rwnie instrumenty
monetarne oraz inne dochody z
niedozwolonej dziaalnoci. Finansowanie
terroryzmu obejmuje fnansowanie
terrorystw, zamachw terrorystycznych
oraz organizacji terrorystycznych.
Terroryzm moe by fnansowany za
pomoc rodkw zarwno z legalnych,
jak i nielegalnych rde.
Wszyscy pracownicy Banku musz
dokada wszelkich stara, aby nie
dopuszcza do wykorzystywania
produktw i usug Banku do operacji
prania pienidzy i fnansowania
terroryzmu oraz aby wszelkie
podejrzane czynnoci byy bezzwocznie
raportowane do odpowiedniej jednostki.
W Banku Handlowym jednostk t
jest Biuro ds. Przeciwdziaania Praniu
Pienidzy oraz Finansowaniu Terroryzmu
w Departamencie Monitoringu
Zgodnoci. Zgoszenia naley
przekazywa na skrzynk *EM PL AML
zgodnie z Programem Przeciwdziaania
Praniu Pienidzy oraz Finansowaniu
Terroryzmu w Banku Handlowym w
Warszawie S.A., Zarzdzeniem nr 22/MZ
Prezesa Zarzdu Banku z dnia 4 lutego
2010 roku.
Przepisy, w tym postanowienia regulacji
wewntrznych Banku, dotyczce
przeciwdziaaniu praniu pienidzy i
obowizujce w Banku Handlowym
maj na celu zabezpieczenie Banku
przed wykorzystywaniem go do prania
pienidzy. Przepisy te podkrelaj
znaczenie zrozumienia, z kim Bank
wchodzi w relacje handlowe (Program
Poznaj Swojego Klienta), okrelenia
stron biorcych udzia w transakcji, a
take monitorowania okrelonych dziaa
i transakcji w poszukiwaniu wszelkiej
nietypowej aktywnoci.
Wszyscy pracownicy zobowizani s
zapozna si i przestrzega przepisw
z zakresu przeciwdziaania praniu
pienidzy oraz procedur swojej
jednostki organizacyjnej, w tym tych
wymagajcych zachowania naleytej
starannoci przy akceptowaniu
relacji z klientem i poszczeglnych
transakcji. adna relacja z klientem ani
transakcja nie s uzasadnieniem dla
naruszenia przepisw dotyczcych
bezpieczestwa Banku w zakresie
przeciwdziaania praniu pienidzy,
finansowania terroryzmu czy innych
przestpstw. Bank Handlowy dokada
wszelkich stara, aby skutecznie
popiera inicjatywy w zakresie
bezpieczestwa w granicach
okrelonych przez waciwe
przepisy prawa.
Do obowizkw pracownika naley zachowanie
odpowiedniego poziomu starannoci przy nawizywaniu
relacji z klientem oraz, jeli dotyczy, transakcji indywidualnych.
adna relacja z klientem nie moe by powodem naruszenia
obowizku walki z praniem pienidzy, fnansowaniem
terroryzmu i innymi rodzajami dziaalnoci przestpczej.
Pyt.: Co jeli mj wsppracownik ma inne
zdanie ni ja w sprawie koniecznoci zgoszenia
nietypowej transakcji z klientem?
Odp.: Naley zgosi spraw przeoonemu lub BUCO w swojej jednostce bd bezporednio
do Biura AML. Kady pracownik ma obowizek rozpoznawa i zgasza potencjalnie
nietypowe lub podejrzane transakcje. Moe to pomc w ochronie pracownika i Banku przed
ewentualnym udziaem w wtpliwych lub nielegalnych dziaaniach.
13
Przepisy antybojkotowe
Prawo USA zabrania podmiotom amerykaskim podejmowania
dziaa lub zawierania umw, ktrych wynikiem byoby
rozszerzenie nieusankcjonowanego bojkotu na kraje przyjazne
USA. Zakazowi temu podlegaj podmioty znajdujce si w
Stanach Zjednoczonych (zarwno osoby fzyczne, jak i frmy),
amerykascy obywatele i osoby na stae zamieszkujce w USA,
znajdujce si w dowolnym miejscu na wiecie, oraz wiele
jednostek zalenych frm amerykaskich za granic.
Przepisy te zabraniaj nastpujcych dziaa (oraz zawierania
umw skutkujcych takimi dziaaniami), ktre rozszerzayby
akcje bojkotu nieaprobowane przez USA: (1) odmawiania
wsppracy gospodarczej z innymi osobami lub frmami (np. z
powodu ich narodowoci); (2) dyskryminacji przy zatrudnianiu;
(3) udzielania informacji dotyczcych rasy, religii, pci lub
kraju pochodzenia obywateli USA; (4) udzielania informacji
na temat powiza lub relacji biznesowych dowolnej osoby
z bojkotowanym krajem lub z dowoln osob, o ktrej
istnieje przekonanie, e znajduje si na czarnej licie kraju
bojkotujcego; (5) uywania akredytyw zawierajcych zakazane
postanowienia bojkotowe. Bank jest zobowizany do zgaszania
wszelkich da o podjcie dziaa oraz wszelkich prb
zawarcia umowy, ktra skutkowaaby dziaaniami niezgodnymi
z niniejszym zakazem w zakresie dozwolonym prawem.
Pracownicy powinni rwnie zdawa sobie spraw, e wnioski
nakaniajce do bojkotu mog przybiera ukryt form.
Pracownicy powinni rwnie zdawa sobie spraw, e wnioski
nakaniajce do bojkotu mog przybiera ukryt form.
Pracownicy powinni zgasza potencjalne naruszenia przepisw
antybojkotowych do Departamentu Monitoringu Zgodnoci.
Wicej informacji na temat zastosowania przepisw
antybojkotowych w Banku znajduje si w Zarzdzeniu nr
197/PT Prezesa Zarzdu Banku z dnia 7 listopada 2005 r.,
zawierajcym Procedury Kompleksowej Kontroli Zgodnoci,
obowizujce w Banku Handlowym w Warszawie S.A. (zwanym
dalej BHW) dla Produktw obsugi i fnansowania transakcji
handlowych oferowanych Klientom Pionu Bankowoci
Korporacyjnej i Bankowoci Przedsibiorstw oraz zwizane
z tym zasady postpowania (zwane dalej Procedurami
Kompleksowej Kontroli Zgodnoci).
Sankcje i embarga
Obowizujce w Banku Handlowym w Warszawie S.A. zasady
postpowania wobec podmiotw objtych midzynarodowymi
sankcjami gospodarczymi i handlowymi okrela Zarzdzenie
1/MZ Zasady postpowania wobec podmiotw objtych
midzynarodowymi sankcjami gospodarczymi i handlowymi.
Bank stosuje si do midzynarodowych i amerykaskich sankcji
ekonomicznych i embarg, ktre zabraniaj nawizywania
stosunkw gospodarczych z pewnymi krajami i podmiotami
objtymi sankcjami, w szczeglnoci organizacjami zwizanymi
z ruchem terrorystycznym i handlem narkotykami.
Utrzymywanie kontaktw gospodarczych z wadzami i
organizacjami krajw objtych sankcjami, jak rwnie z osobami
fzycznymi bd podmiotami dziaajcymi w ich imieniu, jest
zabronione. W przypadku jakichkolwiek wtpliwoci prosimy
o kontakt z pracownikiem Biura ds. Przeciwdziaania Praniu
Pienidzy oraz Finansowaniu Terroryzmu w Departamencie
Monitoringu Zgodnoci na skrzynk *EM PL AML. Sankcje
te mog take ogranicza prawo do inwestowania w
podlegajcych im krajach, jak rwnie prawo do handlu
towarowego oraz handlu technologiami i usugami (w tym
usugami fnansowymi) z tymi krajami.
Wicej informacji mona znale w Zarzdzeniu nr 197/PT
Prezesa Zarzdu Banku z dnia 7 listopada 2005 r., zawierajcym
Procedury Kompleksowej Kontroli Zgodnoci, obowizujce
w Banku Handlowym w Warszawie S.A. (zwanym dalej BHW)
dla Produktw obsugi i fnansowania transakcji handlowych
oferowanych Klientom Pionu Bankowoci Korporacyjnej i
Bankowoci Przedsibiorstw oraz zwizane z tym zasady
postpowania (zwane dalej Procedurami Kompleksowej
Kontroli Zgodnoci).
14
Przeciwdziaanie praktykom
monopolowym i uczciwa
konkurencja
Dziaalno Banku Handlowego podlega skomplikowanym przepisom prawnym, ktre
maj na celu przestrzeganie zasad wolnej konkurencji pomidzy przedsibiorstwami
i ochron konsumenta przed nieuczciwymi umowami i praktykami biznesowymi.
Pracownicy powinni posiada wiedz w zakresie obowizujcych przepisw i zawsze
stosowa si do nich.
Naley unika sytuacji stwarzajcych warunki dla niezgodnych z prawem,
antykonkurencyjnych dziaa. Nale do nich na przykad:
propozycje podmiotw prowadzcych dziaalno konkurencyjn odnonie
ujawniania cen lub innych konkurencyjnych informacji rynkowych albo te dzielenia
si rynkami bd klientami;
prowadzenie przez klientw lub potencjalnych klientw dziaa majcych na celu
uniemoliwienie Bankowi Handlowemu wsppracy lub zawierania umw z innymi
klientami;
przekazywanie na spotkaniach poufnych informacji, majcych znaczenie dla
konkurencyjnoci frmy, takich jak ceny, polityka cenowa, koszty i strategie
marketingowe.
Pracownik Banku powinien unika prowadzenia z podmiotami konkurencyjnymi lub
klientami rozmw na tematy rodzce podejrzenia w zakresie naruszania przepisw
antymonopolowych. W takich przypadkach pracownik powinien poprosi rozmwc
o natychmiastowe przerwanie rozmowy oraz wstrzymanie si od wszelkich rozmw na
ten temat. W razie koniecznoci naley wyj lub w inny sposb zakoczy rozmow i
natychmiast zgosi spraw do prawnika waciwego dla swej jednostki organizacyjnej
lub Pionu Prawnego Banku.
Poufno i ochrona informacji o klientach
Bank zobowizuje si do ochrony
poufnych informacji na temat swoich
klientw oraz do waciwego ich
wykorzystywania. Gromadzimy,
przechowujemy i wykorzystujemy
dane osobowe klientw w sposb
umoliwiajcy nam oferowanie
im produktw i usug, w zakresie
dozwolonym prawem. Majc to na
wzgldzie, dokadamy wszelkich stara,
aby wdraa i utrzymywa odpowiednie
systemy i technologie oraz waciwie
szkoli pracownikw majcych dostp
do takich informacji. Dostawcy Banku, z
ktrych usug korzystamy, maj rwnie
obowizek ochrony poufnego charakteru
danych, w tym danych osobowych i
poufnych, ktre od nas otrzymuj.
Bank przestrzega przepisw dotyczcych
poufnego charakteru i bezpieczestwa
informacji. Przestrzegamy rwnie
naszych wasnych rygorystycznych
norm w tym wzgldzie, midzy innymi
regulacji wewntrznych dotyczcych
ochrony danych osobowych i zasad
bezpieczestwa informacji.
Pracownik Banku jest zobowizany
chroni wszelkie dane osobowe i
poufne naszych klientw, dbajc, aby
informacje te byy wykorzystywane tylko
do uzasadnionych celw zwizanych
z wykonywan prac, udostpniane
wycznie upowanionym osobom
i organizacjom, oraz w prawidowy i
bezpieczny sposb przechowywane.
Przepisy w tej dziedzinie zmieniaj si
bardzo szybko i pracownicy powinni
zwraca si do Biura ds. Ochrony Danych
Osobowych, zgodnie z zarzdzeniem
nr 67/PO Zasady ochrony danych
osobowych w Banku Handlowym
w Warszawie S.A., prawnika z Pionu
Prawnego lub pracownika Departamentu
Monitoringu Zgodnoci waciwego dla
swej jednostki organizacyjnej.
Wicej informacji na ten temat mona
znale w zarzdzeniu nr 67/PO Prezesa
Zarzdu Banku z dnia 20 marca 2008 toku
Zasady ochrony danych osobowych w
Banku Handlowym w Warszawie S.A..
Transakcje
wizane
Informowanie klienta lub sugerowanie
mu, e cena lub dostpno produktu
lub usugi Banku Handlowego jest
uzaleniona od zgody klienta na zakup
od Banku innego produktu lub usugi
(sprzeda wizana) moe by w
okrelonych przypadkach sprzeczne z
prawem. W razie jakichkolwiek pyta
dotyczcych przestrzegania przepisw
dotyczcych transakcji wizanych, w tym
ich zastosowania w konkretnej sytuacji,
lub wszelkich obowizujcych zasad i
procedur, naley zwrci si o porad
do pracownika Pionu Prawnego lub
pracownika Departamentu Monitoringu
Zgodnoci.
15
16
Pracownik jest zobowizany do ochrony danych
osobowych oraz informacji dotyczcych klientw,
dostawcw i dystrybutorw Banku. W tym celu:
Naley waciwie zabezpieczy dostp do stanowiska pracy,
komputera, laptopa, telefonw, poczty gosowej, urzdze
BlackBerry i faksu.
W adnym wypadku nie naley udostpnia swoich
hase wsppracownikom, logowa si na komputerach
wsppracownikw lub pozwala im na logowanie si na
swoim komputerze, nawet jeli pozostaje si w pobliu i czsto
zmienia si hasa.
Nie naley omawia spraw wraliwych, poufnych lub
zastrzeonych w miejscach publicznych, w tym obszarach
otwartych w miejscu pracy, takich jak boksy, ani przez system
gonomwicy telefonu, w komunikacji publicznej lub
w Internecie.
Naley zachowa ostrono podczas korzystania z telefonu
komrkowego lub innych urzdze cznociowych lub
komunikatorw. Nie naley z nich korzysta w sposb niezgodny
z obowizujcym prawem i regulacjami wewntrznymi Banku.
17
Relacje z dostawcami
Aby jak najlepiej wykorzystywa kapita Banku Handlowego
i zwiksza jego si nabywcz, majc przy tym na uwadze
zapewnianie korzyci naszym klientom i akcjonariuszom, Bank
przy zakupie wszelkich dbr i usug kieruje si cenami, jakoci,
dostpnoci towaru, warunkami sprzeday i jakoci obsugi.
Wszelkie transakcje z kontrahentami lub klientami Banku musz
by przeprowadzane zgodnie z zasad cen wolnorynkowych
i odpowiednimi przepisami prawa. Ponadto, musz by one
prowadzone zgodnie z Polityk zakupw produktw i usug
oraz z zasadami zarzdzania wspprac z Dostawcami w
Banku Handlowym w Warszawie S.A., zawartymi w Zarzdzeniu
nr 261/DZ Prezesa Zarzdu Banku z dnia 18 grudnia 2012 r.
Umowy o wiadczeniu usug i/lub kupna towarw musz by
podpisywane za porednictwem Departamentu Zakupw
w Banku Handlowym. Zawierane transakcje musz spenia
warunki konkurencyjnoci rynkowej oraz by zgodne z
obowizujcym prawem.
W ramach Programu Zrnicowania Dostawcw, zawartego w
Polityce zakupw produktw i usug oraz Zasadach Zarzdzania
Wspprac z Dostawcami Banku Handlowego w Warszawie S.A.,
Bank zachca do korzystania z usug dostawcw bez stosowania
wzgldem nich jakichkolwiek praktyk dyskryminacyjnych.
Uczciwe traktowanie
Bank Handlowy zobowizuje si do waciwego traktowania swych klientw, dostawcw, konkurencji i pracownikw. adna osoba
wystpujca w imieniu Banku nie ma prawa wykorzystywa innych osb poprzez manipulacj, zatajanie faktw, niewaciwe
wykorzystywanie informacji poufnych, skadanie faszywych owiadcze o istotnych faktach lub poprzez inne nieuczciwe dziaania
bd praktyki. Bank Handlowy zobowizuje si podejmowa decyzje kredytowe w oparciu o obiektywne kryteria.
Obowizki powiernicze
Bank ma prawo do wykonywania czynnoci powierniczych. Pracownik ma obowizek dziaania w najlepszym interesie swoich
klientw, stawiajc je ponad interes wasny, podmiotw powizanych czy wsppracownikw. Powiernik ma take obowizek
postpowa rozwanie, traktowa klientw sprawiedliwie, utrzymywa poufny charakter informacji o kliencie, chroni powierzony
majtek oraz podawa stosowne informacje w sposb peny. Obowizek ten dotyczy, midzy innymi, informowania klientw o
wszelkich konfiktach interesw lub, jeli wymaga tego prawo, unikania tego typu konfiktw.
W kontaktach z dostawc lub
klientem nie wolno kierowa si
zasad co za co lub sugerowa,
e jakie transakcje lub usugi
mog zosta zaniechane lub
zaoferowane w zamian za
jakkolwiek korzy fnansow
lub korzy innego rodzaju.
18
Cigo pracy
Bank Handlowy posiada plany
utrzymania cigoci pracy, majce na
celu minimalizacj strat fnansowych
oraz reagowanie na potrzeby rynku i
klientw na wypadek przerw w dostawie
energii, poaru i innych klsk, kryzysw,
zakce lub nagych wypadkw. Bank
musi by przygotowany na kad
ewentualno zakcenia normalnego
trybu pracy. Pracownicy Banku powinni
zna nazwisko swojego koordynatora do
spraw zapewnienia cigoci pracy oraz
procedury postpowania w sytuacjach
kryzysowych i zapewniania cigoci pracy
w swojej jednostce organizacyjnej.
Wicej informacji na ten temat mona
znale w Zarzdzeniu Prezesa Zarzdu
Banku nr 199/PO/2007 z dnia 5
padziernika 2007 r. Zasady i standardy
zapewnienia cigoci dziaalnoci
biznesowej w Banku Handlowym
w Warszawie S.A..
Sprawozdawczo
fnansowa i
podatkowa
Sprawozdania fnansowe musz
zawsze by przygotowywane zgodnie
z przyjtymi zasadami ksigowoci i
rachunkowoci oraz rzetelnie przedstawia
sytuacj fnansow Banku Handlowego i
uzyskiwane przez niego wyniki fnansowe.
Bank odpowiada za prawidowe
sporzdzanie i prowadzenie dokumentacji
podatkowej oraz skadanie zezna
podatkowych zgodnie z przepisami prawa.
Oprcz niniejszych Zasad, pracownikw
odpowiedzialnych za sprawozdawczo
fnansow, jak rwnie pracownikw
odpowiedzialnych za dostarczanie
danych do tych procesw oraz w nich
uczestniczcych, obowizuj midzy innymi:
Zarzdzenie nr 39/PF Prezesa Zarzdu
Banku z dnia 22 lutego 2013 r. Zasady
(polityka) rachunkowoci stosowane w
Banku Handlowym w Warszawie S.A. oraz
powszechnie obowizujce przepisy prawa
podatkowego.
Dostawcy i usugodawcy s zobowizani przestrzega wszelkich
obowizujcych przepisw, w tym regulacji wewntrznych
Banku Handlowego oraz niniejszych Zasad Postpowania,
zachowujc poufno w relacjach z Bankiem, z wyjtkiem
przypadkw uzyskania zgody i upowanienia na ujawnienie
informacji. Zachca si dostawcw do propagowania
i przestrzegania wytycznych etycznych, spoecznych i
dotyczcych ochrony rodowiska w swoich organizacjach,
jak rwnie w caym acuchu dostawczym. Relacje z
dostawcami mog podlega dodatkowym ograniczeniom lub
zobowizaniom do ujawnienia informacji na mocy przepisw
dotyczcych obrotu papierami wartociowymi lub na mocy
innych przepisw prawa.
Pracownicy Banku Handlowego, odpowiadajcy za relacje
z dostawcami lub klientami, nie powinni nigdy sugerowa
dostawcom lub klientom, e mogliby oni za pomoc
niedozwolonych rodkw wpyn na decyzje dotyczce
zamwie w Banku. Wystosowujc do dostawcy lub klienta
ofert wsppracy, nie wolno kierowa si zasad co za co
lub sugerowa, e jakie transakcje lub usugi mog zosta
zaniechane lub zaoferowane w zamian za przystpienie do innej
transakcji. Naley unika faktycznych lub pozornych konfiktw
interesw w obrbie procesw dotyczcych zamwie. Jeli
ich uniknicie lub przewidzenie nie jest moliwe, naley je
niezwocznie ujawni.
Informacje zwizane z zamwieniami towarw lub usug przez
Bank podlegaj procedurom dotyczcym informacji poufnych
i zastrzeonych. Mog one by ujawniane jedynie osobom
upowanionym i nie wolno ich ujawnia na zewntrz Banku, za
wyjtkiem przypadkw zgodnych z obowizujcymi przepisami.
Wszelkie przekazywanie informacji na temat dostawcw musi
by zgodne z powszechnie obowizujcymi przepisami.
W Banku obowizuje regulacja wewntrzna dotyczca
wsppracy z dostawcami. Stanowi ona Zacznik Nr 1 do
Zarzdzenia Nr 261/DZ Prezesa Zarzdu Banku z dnia 18 grudnia
2012 r. Zasady wyboru dostawcw towarw i usug oraz
realizacji zakupw w Banku Handlowym w Warszawie S.A.
Zaangaowanie w ochron rodowiska
W Polsce obowizuj przepisy i regulacje prawne dotyczce
ochrony rodowiska naturalnego. Oprcz stosowania
si do nich Bank aktywnie peni rol lidera w zakresie
prowadzenia dziaalnoci w sposb przyjazny dla rodowiska
i odpowiedzialny spoecznie. W szczeglnoci:
Zmniejszamy oddziaywanie na rodowisko poprzez
tworzenie powierzchni biurowych bdcych przyjaznymi dla
rodowiska w aspektach zarwno wykorzystanych materiaw,
jak i energooszczdnych urzdze. Dla naszych placwek
wyznaczylimy cele prowadzce do zmniejszenia zuycia
energii, emisji gazw cieplarnianych, zuycia wody oraz
selektywnej zbirki odpadw, a take zwikszenia naszego
portfela budynkw przyjaznych rodowisku.
Bank jest liderem w rozwoju proekologicznych moliwoci
biznesowych, w tym fnansowaniu energii alternatywnej i
czystych technologii. Jestemy pierwszym w Polsce Bankiem i
pierwsz instytucj usugow, ktra otrzyma (w grudniu 2013
roku) certyfkacj systemu zarzdzania energi ISO 50001:2011.
Od roku posiadamy certyfkat ISO 14001:2004, potwierdzajcy
doskonae dziaanie systemu zarzdzania rodowiskiem. Bank
inwestuje w proekologiczne rozwizania, takie jak odzysk wody
deszczowej, monta urzdze chodniczych z technologi
freecooling czy inwestowanie w technologi LED. W planach
jest take budowa elektrowni sonecznej.
Od pracownikw Banku oczekuje si wspierania tych zasad i
inicjatyw Pytania dotyczce spraw zwizanych ze rodowiskiem
naturalnym lub obowizywaniem zasad mona kierowa do
Departamentu Zarzdzania Nieruchomociami i Administracji.
Wicej informacji na ten temat mona znale w Zarzdzeniu
187/ZN Prezesa Zarzdu Banku z dnia 21 wrzenia 2012 r.
Polityka rodowiskowa Banku Handlowego w Warszawie S.A..
19
Ochrona informacji o pracownikach
Banku Handlowego
Bank podejmuje stosowne dziaania w celu chronienia gromadzonych, wykorzystywanych i
przechowywanych danych osobowych oraz poufnych informacji o swoich pracownikach. Informacji tych
nie wolno przekazywa ani omawia z nikim spoza Banku, za wyjtkiem przypadkw, kiedy wymagaj
tego stosowne przepisy lub regulacje wewntrzne, albo na wezwanie uprawnionego organu sdowego
lub administracyjnego. Pracownicy maj obowizek stosowa si do wszystkich regulacji wewntrznych
Banku, dotyczcych bezpieczestwa i poufnoci danych osobowych i informacji poufnych, oraz dba o
to, by tego typu informacje udostpniane byy wycznie osobom upowanionym. Udostpnianie takich
informacji na danie kogokolwiek spoza Banku Handlowego i w jakichkolwiek okolicznociach musi by
zgodne z obowizujcymi przepisami. Wytyczne dotyczce poufnego charakteru i bezpieczestwa danych
osobowych odnosz si do pracownikw Banku oraz innych osb, ktrych dane osobowe przekazywane
s Bankowi w kontekcie kontaktw zawodowych. Dostawcy Banku, z ktrych usug Bank korzysta, maj
rwnie obowizek ochrony poufnego charakteru danych o naszych pracownikach, w tym danych
osobowych i poufnych, ktre od nas otrzymuj.
Dane pracownikw Banku mog by przetwarzane take w miejscach innych ni miejsce zatrudnienia
pracownika Banku. Przestrzegane s przy tym waciwe przepisy prawa polskiego obowizujce w zakresie
gromadzenia, przesyania, przechowywania, przetwarzania i wykorzystywania tego typu informacji.
Dodatkowo informujemy, e Zarzd Banku wyrazi zgod na przystpienie przez Bank do Wicych Regu
Korporacyjnych, obowizujcych w Citigroup Inc. oraz objtych konsolidacj jednostkach zalenych
w zakresie przekazywania poza Europejski Obszar Gospodarczy danych osobowych pracownikw,
tymczasowych pracownikw NEMS oraz wsppracownikw. Informacje dotyczce postpu prac
zwizanych z dostosowaniem do regulacji wewntrznych Polityki Prywatnoci, przegldu obecnie
obowizujcych regulacji wewntrznych oraz decyzji GIODO s na bieco publikowane w portalu rdo.
w miejscu pracy
Postpowanie
21
Dyskryminacja i molestowanie
Bank Handlowy stwarza rodowisko pracy, w ktrym
zrnicowanie kadry pracowniczej traktowane jest jako
warto, gdzie ceni si i szanuje rnice midzy pracownikami.
Zakazane jest stosowanie wszelkich form dyskryminacji,
molestowania i zastraszania, ktre s bezprawne lub w inny
sposb naruszaj wewntrzne przepisy, niezalenie od
tego, czy dopuszczaj si ich przeoeni, wsppracownicy,
klienci, dostawcy czy osoby wsppracujce, czy te s one
wymierzone przeciwko nim. Dyskryminacja i molestowanie
osb ze wzgldu na ich ras, pe, kolor skry, wyznanie,
religi, kraj pochodzenia, narodowo, obywatelstwo, wiek,
niepenosprawno, cechy genetyczne, stan cywilny, orientacj
seksualn, przynaleno do okrelonego krgu kulturowego,
pochodzenie spoeczne, status spoeczno-ekonomiczny lub
inn prawnie chronion cech charakterystyczn s zabronione
i nie przystaj do naszych tradycji zapewniania miejsca pracy,
w ktrym stosunki pracownicze opieraj si na wzajemnym
szacunku, profesjonalizmie i poszanowaniu godnoci. Bank
zabrania stosowania dziaa odwetowych w stosunku do osb
zgaszajcych przypadki dyskryminacji i molestowania lub
uczestniczcych w postpowaniach wyjaniajcych.
Pracownicy, ktrzy uwaaj, e stali si ofarami dyskryminacji lub
molestowania, bd byli wiadkami takich zachowa lub otrzymali
skargi dotyczce takiego postpowania, powinni zgosi tego
rodzaju przypadki swoim przeoonym, kierownictwu wyszego
szczebla, przedstawicielom Pionu Zarzdzania Kadrami bd za
porednictwem linii etycznej Banku (patrz dane kontaktowe na
kocu niniejszych Zasad Postpowania).
Bank zobowizuje si niezwocznie zbada wszelkie skargi
dotyczce molestowania lub dyskryminacji i podj odpowiednie
rodki w penym wymiarze dozwolonym przez prawo.
Bank zabrania wykorzystywania swoich rodkw komunikacji,
sprztu, systemw i usug, w tym poczty elektronicznej
oraz/lub intranetu i Internetu do celw, ktre mog suy
tworzeniu wrogiego lub obraliwego rodowiska pracy,
godzcego w pracownika Banku w zwizku z jego ras,
pci, orientacj seksualn, kolorem skry, wyznaniem,
religi, krajem pochodzenia, narodowoci, obywatelstwem,
wiekiem, niepenosprawnoci, cechami genetycznymi,
stanem cywilnym, przynalenoci do okrelonego krgu
kulturowego, pochodzeniem spoecznym, statusem spoeczno-
ekonomicznym bd jakkolwiek inn cech chronion
prawnie. Zabrania si pobierania, wysyania, wywietlania lub
rozpowszechniania artw, zdj, anegdot, nagra wideo lub
innych przekazw i treci, ktre zawieraj groby, s napastliwe,
poniajce lub obraliwe wobec jakiejkolwiek osoby bd
grupy osb, lub w inny sposb niewaciwe. Pracownicy
otrzymujcy poczt elektroniczn niestosowne wiadomoci
od innych pracownikw powinni niezwocznie zgosi ten fakt
przeoonemu. W przypadku otrzymania poczt elektroniczn
niestosownej wiadomoci od osoby spoza Banku naley tak
wiadomo natychmiast usun i pouczy nadawc, aby w
przyszoci nie przysya podobnych treci. Niestosownych
wiadomoci nie naley przesya do innych pracownikw, a
jedynie do przedstawiciela Pionu Zarzdzania Kadrami lub BISO
w celu ich zgoszenia. Niestosownych wiadomoci nie naley
rwnie przesya do odbiorcw zewntrznych, nawet na swoj
prywatn skrzynk poczty elektronicznej.
Nie naley uywa systemw informatycznych Banku do
tworzenia, pobierania, wywietlania, przesyania lub wymieniania
w formie elektronicznej obrazw lub tekstw o charakterze
seksualnym, zawierajcych oszczerstwa na tle etnicznym, rasowym
ani innych napastliwych, obraliwych i wulgarnych treci.
W przypadku otrzymania
poczt elektroniczn
niestosownej wiadomoci
od osoby spoza Banku
naley wiadomo
natychmiast usun i
pouczy nadawc, aby w
przyszoci nie przysya
podobnych treci.
Pracownicy otrzymujcy
poczt elektroniczn
niestosowne wiadomoci
od kolegw powinni
niezwocznie zgosi ten
fakt przeoonemu.
rodki komunikacji, sprzt, systemy i usugi
Sprzt, systemy i usugi udostpniane w Banku Handlowym, midzy innymi komputery, telefony, poczta gosowa, laptopy,
smartfony, urzdzenia Blackberry, palmtopy, faksy (usugi faksowe), usugi kancelarii, sie intranet, Internet, poczta elektroniczna,
wiadomoci SMS (tekstowe), komunikatory i inne narzdzia do komunikacji elektronicznej, urzdzenia, cza transmisji danych
i usugi transmisji danych, do uytku na miejscu, mobilnego lub zdalnego, su do celw subowych i maj umoliwia
wykonywanie obowizkw subowych. W zakresie dozwolonym przez odpowiednie przepisy i regulacje wewntrzne Bank moe
w dowolnym czasie monitorowa i rejestrowa uytkowanie sprztu, systemw i usug przez pracownikw.
Zabrania si wykorzystywania sprztu, systemw i usug udostpnianych przez Bank do jakichkolwiek niewaciwych i
niedozwolonych celw lub w sposb naruszajcy obowizujce przepisy prawa bd regulacje wewntrzne Banku. Ponadto,
Bank nie toleruje wykorzystywania swojego sprztu, systemw lub usug w sposb, ktry mgby by szkodliwy dla jego dobrego
imienia bd interesw. Uytkowanie intranetu i Internetu lub innych platform cznociowych musi by zgodne z obowizujcymi
przepisami prawa oraz regulaminami uytkowania witryn Banku i wszelkich witryn zewntrznych. Serwerw intranetowych i
internetowych Banku nie wolno uywa w celu nieuprawnionego pobierania lub kopiowania i wykorzystywania materiaw
chronionych prawem autorskim lub nieobjtych licencj. Dotyczy to take pobierania utworw muzycznych, nielicencjonowanego
oprogramowania, chronionych prawem autorskim obrazw, nagra wideo i materiaw drukowanych. Nie wolno uywa urzdze
Banku do przegldania, pobierania,
przechowywania, przesyania
czy umieszczania na stronach
internetowych treci niezgodnych z
prawem, napastliwych, poniajcych,
obraliwych bd niestosownych,
ani w adnym innym celu bdcych
w sprzecznoci z regulacjami
wewntrznymi Banku, dotyczcymi
bezprawnej dyskryminacji
i molestowania.
Niezgodne z umow licencyjn lub
przepisami dotyczcymi wasnoci
intelektualnej kopiowanie, sprzeda,
uytkowanie lub rozpowszechnianie
informacji, oprogramowania bd
innych treci bdcych przedmiotem
wasnoci intelektualnej
jest zabronione.
Zasady uczciwego traktowania pracownikw
i zrnicowania zatrudnienia
Zrnicowanie kadry pracowniczej ma zasadnicze znaczenie
w dziaalnoci Banku. Bank stara si zatrudnia, rozwija i
zatrzymywa najbardziej utalentowane osoby z rnych
rodowisk. Podstawowym kryterium awansu zawodowego w
Banku s wyniki osigane w pracy. Bank w peni przestrzega zasad
rwnouprawnienia w rekrutacji pracownikw zgodnie z przepisami
prawa i wszelkich przepisw dotyczcych sprawiedliwych regu
zatrudniania pracownikw i zapobiegania dyskryminacji.
Bank zabrania wykorzystania swojej poczty
elektronicznej, Internetu lub intranetu
do pobierania, przesyania, ogldania,
przechowywania czy przekazywania obrazw,
flmw, tekstw, nagra dwikowych
lub innych zawierajcych groby wobec
jakiejkolwiek osoby lub mienia Banku, bd
treci, ktre mona uzna za niewaciwe,
napastliwe, poniajce, obraliwe lub bdce
w sprzecznoci z regulacjami wewntrznymi
Banku, dotyczcymi dyskryminacji i
molestowania. Szczegowe informacje
na temat komunikacji elektronicznej
mona znale w Regulaminie Pracy
Banku Handlowego w Warszawie S.A.
oraz Zarzdzeniu 72/OT Prezesa Zarzdu
Banku z dnia 6 kwietnia 2012 roku Zasady
Bezpieczestwa Informacji.
22
Ochrona danych osobowych
i informacji poufnych
W trakcie zatrudnienia w Banku, jak
rwnie po ustaniu stosunku pracy lub
innej formy wsppracy, pracownicy
zobowizani s do przestrzegania
tajemnicy i nieujawniania informacji
poufnych ani danych osobowych, ktre
uzyskali lub do ktrych mieli dostp w
zwizku z czynnociami wykonywanymi
na rzecz Banku.
Nie wolno udostpnia w Banku
informacji zastrzeonych lub poufnych
na temat byych pracodawcw ani
wykorzystywa ich na potrzeby
dziaalnoci Banku Handlowego bez
uprzedniej zgody byych pracodawcw,
chyba e jest to dozwolone przez
obowizujce przepisy prawne.
Nie wolno ujawnia danych osobowych
oraz informacji zastrzeonych lub
poufnych o klientach, dostawcach,
dystrybutorach lub pracownikach
Banku osobom lub pracownikom
nieupowanionym do ich otrzymania.
Obowizek ochrony takich informacji
obejmuje, midzy innymi, chronienie ich
przed niewaciwym wykorzystaniem,
wykorzystywanie ich wycznie w celu
wykonywania otrzymanych zada i
niewykorzystywanie ich, jak rwnie nie
pozwalanie na ich wykorzystywanie,
do celw innych ni dozwolone.
Informacji tych nie wolno przekazywa
ani omawia z nikim spoza Banku, za
wyjtkiem przypadkw, kiedy wymagaj
tego stosowne przepisy prawa, albo na
wezwanie organu pastwowego, w tym
sdu i organw administracji.
Przykady takich informacji to
m.in.: wszelkie dane o systemach
informatycznych, informacje lub
procesy, ktre daj Bankowi moliwo
uzyskania przewagi nad konkurencj,
niepublikowane informacje o
wynikach, strategiach i prognozach
Banku, niepublikowane informacje
o planach biznesowych Banku,
procesach biznesowych, pracownikach,
dostawcach, klientach i dystrybutorach,
dane osobowe i informacje poufne o
osobach prywatnych, w tym take o
klientach, pracownikach, dostawcach i
dystrybutorach Banku, niepublikowane
informacje o technologiach, systemach
i zastrzeonych produktach Banku oraz
informacje chronione prawem lub
warunkami obowizujcej umowy.
Wicej informacji znale mona w
Zarzdzeniu 72/OT Prezesa Zarzdu
Banku z dnia 6 kwietnia 2012 roku
Zasady Bezpieczestwa Informacji.
Bezpieczestwo w miejscu pracy
Bezpieczestwo w miejscu pracy jest spraw o podstawowym znaczeniu dla Banku
Handlowego. Wszyscy pracownicy musz przestrzega obowizujcych przepisw
w zakresie ochrony zdrowia oraz bezpieczestwa i higieny pracy. Zastraszanie i
akty przemocy w miejscu pracy nie bd tolerowane i powinny by niezwocznie
zgaszane. Przestrzegamy przepisw prawa w tym wzgldzie, a take opracowalimy
wewntrzne regulacje, ktre maj pomc w utrzymaniu bezpiecznego i zdrowego
rodowiska pracy. Pytania dotyczce tych przepisw prawa i regulacji wewntrznych
naley kierowa do bezporedniego przeoonego, Pionu Zarzdzania Kadrami lub
Biura Bezpieczestwa Banku.
Wicej informacji na ten temat mona znale w regulacjach w Zarzdzeniu nr 109/
KA Prezesa Zarzdu Banku z dnia 11 czerwca 2012 roku Procedury Bezpieczestwa i
Higieny Pracy w Banku Handlowym w Warszawie S.A.
Bank Handlowy stwarza warunki pracy sprzyjajce zdrowiu i bezpieczestwu
pracownikw. Naduywanie nielegalnych rodkw uzaleniajcych lub ich sprzeda,
wytwarzanie, rozprowadzanie, posiadanie bd uywanie albo pozostawanie pod ich
wpywem, lub te naduywanie innych substancji uniemoliwiajcych wykonywanie
obowizkw jest zakazane w miejscu pracy i w trakcie wykonywania obowizkw
subowych.
23
Zarzdzanie wydatkami
Decyzje zwizane z wydatkami musz by podejmowane w zgodzie ze strategicznymi
celami Banku, z uwzgldnieniem najlepszych interesw wszystkich akcjonariuszy.
Bank stosuje zasady zarzdzania wydatkami i zapobiegania oszustwom, regulujce
wydatkowanie funduszw Banku na cele operacyjne. Wszystkie wydatki operacyjne,
w tym zwracane wydatki subowe, nakady inwestycyjne i wydatki wynikajce
z umw, ponoszone z budetu Banku, podlegaj weryfkacji i zatwierdzaniu na
szczeblu kierowniczym przed dokonaniem patnoci przez osob o odpowiednich
uprawnieniach subowych.
Za zarzdzanie wydatkami odpowiadaj wszyscy pracownicy Banku. Pracownicy s
odpowiedzialni za weryfkowanie wydatkw pod ktem zgodnoci z regulacjami
wewntrznymi Banku, zasadnoci biznesowej, zatwierdzenia przez odpowiedni
jednostk i przetwarzania za porednictwem zatwierdzonych procesw usug
patniczych. Nikt nie posiada uprawnie do zatwierdzania wasnych wydatkw.
Dodatkowe informacje na ten temat mona znale w Zarzdzeniu nr 24/WS Prezesa
Zarzdu Banku z dnia 4 lutego 2010 r. Polityka zarzdzania wydatkami Banku.
Pracownicy s zobowizani stosowa
rodki ostronoci zapobiegajce
ujawnianiu takich informacji. Powinni
zatem podejmowa odpowiednie
kroki celem zagwarantowania,
by dokumentacja subowa bya
przygotowywana, kopiowana,
faksowana, przesyana, transportowana,
przechowywana i niszczona w
sposb ograniczajcy do minimum
niebezpieczestwo uzyskania dostpu
do niej przez osoby nieupowanione.
Pracownicy powinni rwnie
dopilnowa, aby dostp do stanowisk
pracy i komputerw by naleycie
zabezpieczony, zgodnie z regulacjami
obowizujcymi w Banku Handlowym,
dotyczcymi bezpieczestwa informacji.
Nie naley omawia wanych lub
zastrzeonych spraw, ani informacji
poufnych w miejscach publicznych,
takich jak windy, korytarze, restauracje,
toalety i rodki transportu publicznego,
w Internecie czy za porednictwem
jakichkolwiek innych mediw
elektronicznych (w tym blogw
lub serwisw spoecznociowych).
Naley take zachowa ostrono
podczas korzystania z telefonw
komrkowych oraz innych urzdze
i systemw komunikacyjnych. Naley
zachowywa szczegln ostrono
przy omawianiu tego typu informacji w
obrbie otwartych stanowisk biurowych
lub w trakcie rozmw telefonicznych
prowadzonych z uyciem aparatu
gonomwicego.
Obowizek ochrony danych osobowych
oraz informacji zastrzeonych lub
poufnych, uzyskiwanych lub tworzonych
w zwizku z wykonywaniem pracy Banku,
obejmuje take wszelkie sytuacje, w
ktrych dane lub informacje te mogyby
zosta wykorzystane, w tym poza
miejscem pracy lub podczas pracy poza
siedzib Banku.
Ponadto, po ustaniu stosunku pracy
lub wykonaniu zlecenia na rzecz Banku
naley zwrci Bankowi wszystkie rodki
dostpu do informacji oraz kopie takich
informacji, a take ca wasno Banku,
w tym identyfkatory, klucze, karty
telefoniczne, biznesowe karty kredytowe,
laptopy, tokeny na hasa jednorazowe (np.
karty SafeWord), telefony komrkowe,
palmtopy, smartfony, Blackberry,
urzdzenia faksowe oraz wszelkie inne
rodki dostpu do informacji.
Ponadto opisanych informacji nie wolno
drukowa, pobiera ani przenosi
na prywatny komputer, przesya na
prywatn skrzynk poczty elektronicznej
ani przekazywa jakiemukolwiek
zewntrznemu podmiotowi, przenosi
na serwer zewntrzny lub do witryny
internetowej nienalecej do
Banku, ani te wykorzystywa ich w
nieupowaniony sposb, sprzeniewierza
lub ujawnia, rwnie w sytuacji
spodziewanej rezygnacji z pracy lub
ustania zatrudnienia.
Pracownik jest zobowizany zadba o
stosowanie si do wszelkich regulacji
wewntrznych obowizujcych w Banku,
zwizanych z ochron danych osobowych
oraz informacji poufnych i zastrzeonych,
w tym do Zarzdzenia nr 67/PO Prezesa
Zarzdu Banku z dnia 20 marca 2008 toku
Zasady ochrony danych osobowych w
Banku Handlowym w Warszawie S.A..
24
Kontakty ze rodkami
masowego przekazu i
wystpienia publiczne
Wszelkie zapytania ze strony rodkw masowego przekazu odnonie
dziaalnoci Banku Handlowego w Warszawie S.A. naley przekazywa
do Biura Prasowego Banku w formie elektronicznej na adres:
biuro.prasowe@citi.com lub telefonicznie (Dyrektor Biura Prasowego,
tel. 22-690-10-49). Tylko Prezes Zarzdu Banku Handlowego w
Warszawie S.A., Rzecznik Prasowy Banku oraz inni upowanieni
pracownicy Departamentu Komunikacji Korporacyjnej i Marketingu
mog skada owiadczenia dla przedstawicieli rodkw masowego
przekazu lub te przekazywa stosowne materiay do publikacji.
Dotyczy to wszelkich kontaktw z mediami, formalnych i
nieformalnych, bez wzgldu na przedmiot.
Jeeli z pracownikiem Banku skontaktuje si przedstawiciel rodkw
masowego przekazu, naley skierowa go do Biura Prasowego Banku,
podajc adres mailowy biuro.prasowe@citi.com lub numer telefonu
(Dyrektor Biura Prasowego, tel. 22-690-10-49).
Departament Komunikacji Korporacyjnej i Marketingu, w tym Biuro
Prasowe, jest jedyn jednostk organizacyjna w Banku, ktra ma
prawo wydawa owiadczenia prasowe i publiczne w imieniu Banku.
Pracownicy Banku nie mog uczestniczy w wystpieniach publicznych
dotyczcych Banku z klientami, dostawcami lub innymi osobami, bez
uprzedniej zgody Departamentu Komunikacji Korporacyjnej
i Marketingu.
Przed opublikowaniem lub umieszczeniem dowolnych materiaw
w formie pisemnej bd elektronicznej (w tym ksiek, artykuw,
audycji podkastowych (forma internetowej publikacji dwikowej lub
flmowej, najczciej w postaci regularnych odcinkw, z zastosowaniem
technologii RSS), audycji internetowych, blogw, ogosze na stronach
internetowych, zdj, nagra wideo lub innych mediw), wygoszeniem
przemwienia, udzieleniem wywiadu lub innym wystpieniem
publicznym w sprawach dotyczcych interesw Banku Handlowego
w Warszawie S.A., jego dziaalnoci, klientw, pracownikw bd
usug naley uzyska zgod swojego przeoonego. Wymagana jest
take zgoda Dyrektora Biura Prasowego lub Dyrektora Departamentu
Komunikacji Korporacyjnej i Marketingu, penicego funkcj Rzecznika
Prasowego Banku. Uzyskanie zgody jest obligatoryjne, bez wzgldu na
fakt, czy w przedsiwziciu wykorzystywany jest sprzt Banku.
Wicej informacji na temat kontaktw pracownikw Banku ze
rodkami masowego przekazu mona znale w Zarzdzeniu nr
106/DK Prezesa Zarzdu Banku z dnia 1 czerwca 2010 roku Zasady
Wsppracy Jednostek Organizacyjnych Banku Handlowego w
Warszawie S.A. z Mediami Spoecznociowymi oraz w Zarzdzeniu nr
107/DK Prezesa Zarzdu Banku z dnia 30 czerwca 2004 roku Polityka
w Zakresie Kontaktw z Mediami i Dziaa Marketingowych w Banku
Handlowym w Warszawie S.A..
25
Tworzenie dokumentacji i
informacji oraz zarzdzanie nimi
Dokumentacja, dane oraz informacje bdce wasnoci Banku, gromadzone,
wykorzystywane i zarzdzane przez Bank, zgodnie z Zarzdzeniem Prezesa Zarzdu
Banku z dnia 6 czerwca 2013 roku Zasady Zarzdzania Dokumentacj w Banku
Handlowym w Warszawie S.A. (Zarzdzenie 108/OT), musz by dokadne i kompletne.
Pracownicy s odpowiedzialni za rzetelno informacji i danych, w tym sprawozda
oraz dokumentw znajdujcych si pod ich kontrol. Dokumentacja musi by na tyle
szczegowa, aby dokadnie odzwierciedlaa wszystkie transakcje Banku Handlowego.
Oznacza to zatem rwnie waciwie prowadzon ksigowo oraz odpowiednie
metody wewntrznej kontroli fnansowej.
Pracownicy powinni kierowa si rozsdkiem i profesjonalizmem przy tworzeniu akt i
innych dokumentw (w tym wiadomoci przesyanych poczt elektroniczn, SMS-em
czy za pomoc komunikatorw internetowych), do ktrych Bank lub osoby trzecie
mog mie wgld, wykorzystywa je lub przechowywa. Naley mie na wzgldzie to,
e w przyszoci Bank lub osoby trzecie mog polega na treci tych dokumentw lub
interpretowa je zgodnie z ich dosownym brzmieniem, bez moliwoci weryfkacji ich
w oparciu o pami innych lub kontekst, w jakim byy tworzone. Pracownikom Banku
Handlowego zabrania si niszczenia i wprowadzania zmian w dokumentacji, ktra
mogaby suy jako materia dowodowy w sprawach dotyczcych naruszenia prawa,
roszcze prawnych, wszelkich sporw sdowych lub toczcych si, spodziewanych
bd przewidywanych wewntrznych lub zewntrznych dochodze bd audytw,
czy te urzdowych ledztw lub postpowa.
Dokumentacj naley opisywa, klasyfkowa, przechowywa i niszczy zgodnie z
obowizujcymi zasadami wskazanymi w Zarzdzeniu Prezesa Zarzdu Banku z dnia
6 czerwca 2013 roku Zasady zarzdzania dokumentacj w Banku Handlowym w
Warszawie S.A..
Wykorzystywanie
nazwy, obiektw i
kontaktw Banku
Nie naley posugiwa si nazw Banku
Handlowego, jego logo lub znakami
towarowymi, ani te wykorzystywa
obiektw lub kontaktw Banku do
celw prywatnych lub zwizanych
z prac poza Bankiem, (dotyczy to
rwnie papieru frmowego i stron
internetowych). Wykorzystywanie nazwy,
obiektw i kontaktw Banku do celw
charytatywnych lub dobroczynnych
moe mie miejsce tylko po uprzednim
zatwierdzeniu wniosku przez
przeoonego i uzyskaniu akceptacji
Departamentu Komunikacji Korporacyjnej
i Marketingu, zgodnie z regulacjami
obowizujcymi w Banku Handlowym.
Nazwa (frma) Banku Handlowego w
Warszawie S.A. oraz znak towarowy
Citi Handlowy powinny by uywane
na stronach internetowych Banku,
w materiaach marketingowych,
informacyjnych, prezentacjach,
ogoszeniach, materiaach biurowych
(tj. wizytwkach, papierze frmowym,
kopertach) oraz zewntrznym i
wewntrznym oznakowaniu budynkw i
oddziaw Banku.
Dokumentacj Banku Handlowego, zarwno w formie papierowej,
jak i elektronicznej, naley klasyfkowa, przechowywa i niszczy
zgodnie z obowizujcym Zarzdzeniem Zasady Zarzdzania
Dokumentacj w Banku Handlowym S.A.. W przypadku wtpliwoci
zwizanych z postpowaniem z dan dokumentacj Banku naley
kontaktowa si z waciwym dla danej jednostki organizacyjnej
Banku Koordynatorem ds. Zarzdzania Dokumentacj (RMO).
26
Obrt wartociowymi instrumentami fnansowymi
z wykorzystaniem informacji poufnych
Regulacje prawne obowizujce w Polsce ograniczaj obrt
instrumentami fnansowymi spek przez osoby bdce w
posiadaniu istotnych nieujawnionych informacji (okrelanych
jako informacje poufne), dotyczcych tych spek. Zakaz ten
obowizuje w odniesieniu do instrumentw fnansowych
Banku Handlowego, jak rwnie innych spek. Obowizuje on
w przypadku transakcji zwizanych ze wszelkimi rachunkami
bankowymi Banku zarwno rachunkami klientw, jak i
rachunkami osobistymi pracownikw. Rachunkiem osobistym
pracownika jest kady rachunek inwestycyjny, ktry przynosi
pracownikowi zyski fnansowe lub inne korzyci, bd te
bezporednio lub porednio umoliwia wywieranie wpywu na
transakcje lub decyzje inwestycyjne. Do osobistych rachunkw
inwestycyjnych mog by zaliczone rachunki wspmaonkw,
pracownika, wsplnie zamieszkujcych partnerw, dzieci i
innych czonkw gospodarstwa domowego oraz rachunki, w
przypadku ktrych pracownik ma swobod podejmowania
decyzji inwestycyjnych, uwzgldniajc przepisy prawa oraz
regulacje wewntrzne Banku.
Pracownicy Banku Handlowego, ktrzy uwaaj, e znaleli si w
posiadaniu informacji poufnych o jakiejkolwiek spce, nie powinni
dokonywa adnych operacji instrumentami fnansowymi tej
spki, bez uprzedniego skonsultowania si z Departamentem
Monitoringu Zgodnoci, ktry zadecyduje, czy dana transakcja
byaby naruszeniem przepisw prawa lub regulacji wewntrznych.
Okrelenie poufne informacje publiczne ma szerokie znaczenie.
Informacja jest poufna (i tym samym potencjalnie podlega
zakazowi jej wykorzystywania), jeeli istnieje uzasadnione
prawdopodobiestwo, e rozsdnie rozumujcy inwestor
uznaby tak informacj za istotn przy podejmowaniu decyzji
o transakcjach instrumentami fnansowymi danej spki lub,
jeeli informacja ta po podaniu do wiadomoci publicznej
wpynaby na ceny rynkowe instrumentw fnansowych tej
spki. Informacja moe by poufna, nawet jeeli odnosi si do
przyszych, spekulowanych lub warunkowych wydarze, a nawet
wtedy, gdy nabiera znaczenia jedynie w poczeniu z informacjami
dostpnymi publicznie. Informacja uwaana jest za niepubliczn
dopki nie zostaa podana do publicznej wiadomoci i nie
upyn jeszcze okres oznaczony w
przepisach prawa, w czasie ktrego
rynki papierw wartociowych
zdyyby na ni zareagowa. Do
przykadw waciwego ujawnienia
informacji nale: formalne przesanie
raportw biecych lub okresowych,
w tym zoenie raportw fnansowych
do organw nadzoru fnansowego,
komunikaty prasowe i ewentualne
spotkania z przedstawicielami prasy po
ujawnieniu informacji organom nadzoru
fnansowego.
W wielu krajach nielegalne jest
rwnie dawanie wskazwek lub
przekazywanie informacji poufnych
osobie, o ktrej wiadomo lub mona
podejrzewa, e otrzymane informacje
wykorzysta bezprawnie do transakcji
instrumentami fnansowymi lub
przekae je dalej, nawet jeeli osoba
udzielajca informacji nie otrzyma za
to rekompensaty pieninej. Handel
lub przekazywanie wanych informacji poufnych moe rwnie
narusza zobowizania kontraktowe, jakie Bank Handlowy przyj
w stosunku do lub w imieniu swoich klientw. Konsekwencje
wzgldem pracownika, osoby otrzymujcej wskazwki oraz
Banku za obrt instrumentami fnansowymi z wykorzystaniem
informacji poufnych mog by bardzo powane, wcznie z
odpowiedzialnoci dyscyplinarn, wypowiedzeniem umowy o
prac, odpowiedzialnoci cywiln i karn, jak rwnie zwizane z
naruszeniem reputacji Banku.
Dodatkowe informacje na ten temat mona znale w
Zarzdzeniu nr 200/MZ Prezesa Zarzdu Banku w dnia 22
listopada 2005 roku Zasady Postpowania w Celu Ochrony
Informacji Poufnych oraz Zapewnienia Nadzoru nad
Przepywem i Wykorzystaniem Tych Informacji Pomidzy
Jednostkami Organizacyjnymi Banku Handlowego w Warszawie
S.A. (Zasady Murw Chiskich).
Pracownicy powinni
podejmowa rodki
zapobiegajce celowemu i
przypadkowemu ujawnianiu
wszelkich informacji
przeznaczonych wycznie
do uytku wewntrznego,
zastrzeonych i poufnych,
w szczeglnoci informacji
poufnych niepublicznych.
27
Inwestycje pracownikw oraz osb powizanych
w wartociowe instrumenty fnansowe Banku
Handlowego i innych spek
Pracownikom Banku oraz innym osobom
powizanym z Bankiem zabrania si
obrotu instrumentami fnansowymi spek
publicznych (wcznie z instrumentami
fnansowymi Banku) na wasny rachunek,
jeeli znajduj si oni w posiadaniu
wanych informacji niepublicznych
na temat papierw wartociowych
emitenta. Defnicje poufnej informacji
niepublicznej i rachunku osobistego s
zawarte w Zarzdzeniu Zasady inwestycji
prywatnych pracownikw oraz osb
powizanych Banku Handlowego w
Warszawie S.A..
Pracownicy Banku Handlowego i inne
osoby powizane z Bankiem oraz
inne podmioty dziaajce w imieniu
Banku mog podlega dodatkowym
ograniczeniom i przepisom dotyczcym
osobistego obrotu instrumentami
fnansowymi (w tym instrumentami
fnansowymi Banku). Kwesti t
reguluj Zasady Inwestycji Prywatnych
Pracownikw oraz Osb Powizanych
Banku Handlowego w Warszawie
S.A. Mog one polega na wymogu
uzyskania uprzedniego zatwierdzenia oraz
koniecznoci zgaszania podejmowanych
inwestycji. Kadra kierownicza, czonkowie
wadz Banku Handlowego oraz pracownicy
szczeglnie nadzorowani s zobowizani
do skadania okresowych raportw i
podlegaj odrbnym ograniczeniom
prawnym, dotyczcym ich prywatnego
obrotu instrumentami fnansowymi (w
tym Banku). Pracownicy zobowizani s
zna i podporzdkowywa si wszelkim
stosownym regulacjom wewntrznym
Banku oraz obowizujcym przepisom
prawa, dotyczcym wartociowych
instrumentw fnansowych. Dla
osb powizanych z Bankiem stosuje
si odpowiednio zasady dotyczce
pracownikw Banku.
Pracownikom nie wolno dokonywa
adnych inwestycji prywatnych, jeeli
inwestycje te mog wpywa lub
sprawia wraenie stronniczoci w
podejmowaniu decyzji biznesowych dla
Banku Handlowego. Pracownicy, ktrzy
dokonali tego typu inwestycji przed
podjciem pracy w Banku Handlowym
lub zanim ich pozycja w Banku ulega
zmianie w zakresie stwarzajcym konfikt
interesw, musz bezzwocznie zgosi
ten fakt bezporedniemu przeoonemu
lub przeoonemu wyszego szczebla. Do
inwestycji objtych tym uwarunkowaniem
zalicza si inwestycje w publiczne lub
prywatne spki, ktre s dostawcami
lub konkurentami Banku Handlowego
albo utrzymuj stosunki handlowe lub
prowadz inne transakcje z Bankiem.
Postanowienie to nie odnosi
si do prywatnych inwestycji w
przedsibiorstwa, ktrych relacje z
Bankiem polegaj wycznie na byciu
klientem produktw Banku pod
warunkiem, e produkty te s dostpne
dla innych klientw o podobnej
pozycji na takich samych warunkach.
Inwestycje w instrumenty fnansowe
spek spoza grupy Citi mog w
niektrych okolicznociach stanowi
konfikt interesw. Informacje na temat
konfiktw interesw zwizanych
z inwestycjami osobistymi mona
znale w rozdziale niniejszych Zasad
zatytuowanym Konfikty interesw.
Inwestowanie w instrumenty fnansowe
Banku (lub jednostek zalenych Citi,
bdcych spkami publicznymi) na
wasny rachunek powinno mie charakter
dugoterminowy i stanowi cz szerszej
strategii inwestycyjnej. Bank zastrzega
sobie prawo, zgodnie z obowizujcymi
przepisami, do monitorowania rachunkw
inwestycyjnych w celu identyfkacji
podejrzanych operacji na tych rachunkach.
Rachunki podlegaj odrbnym przepisom
w zakresie sprawozdawczoci bankowej.
Dodatkowe informacje na ten temat
mona znale w Zarzdzeniu 208/
MZ/2005 Prezesa Zarzdu Banku z dnia
9 grudnia 2005 roku Zasady inwestycji
prywatnych pracownikw Banku
Handlowego w Warszawie S.A..
Bariery informacyjne
Jeeli wymagaj tego okolicznoci, jednostki organizacyjne zobowizane s do opracowania procedur dotyczcych barier
informacyjnych, ktrych musz przestrzega pracownicy Banku. Bariery informacyjne maj na celu ochron poufnych informacji
otrzymywanych od pracownikw i podmiotw dziaajcych w imieniu Banku zajmujcych si udzielaniem kredytw, inwestycjami
bankowymi i lub obrotem instrumentami fnansowymi. Bariery informacyjne s rwnie jedn z metod stosowanych w celu
eliminacji potencjalnych lub istniejcych konfiktw interesw pomidzy rnymi obszarami dziaalnoci Banku. Bariery
informacyjne winny by opracowywane w jednostkach organizacyjnych zajmujcych si dziaalnoci maklersk na rzecz osb
fzycznych w celu zabezpieczenia przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym informacji poufnych. Pracownicy s odpowiedzialni
za znajomo i stosowanie si do przepisw dotyczcych barier informacyjnych, obowizujcych w Banku Handlowym, tj. do
Zarzdzenia nr 200/MZ Prezesa Zarzdu Banku z dnia 22 listopada 2005 roku Zasady Postpowania w Celu Ochrony Informacji
Poufnych oraz Zapewnienia Nadzoru nad Przepywem i Wykorzystaniem Tych Informacji Pomidzy Jednostkami Organizacyjnymi
Banku Handlowego w Warszawie S.A. (Zasady Murw Chiskich).
28
29
Zobowizanie do pokrycia
kosztw obsugi prawnej
Jeeli pracownik przewiduje
poniesienie kosztw w zwizku z
obron w postpowaniu cywilnym,
administracyjnym bd karnym,
wynikajcym z penienia obowizkw
w Banku, moe zwrci si do Banku
o pomoc w zorganizowaniu pomocy
prawnej. Jeeli zostanie stwierdzone,
w oparciu o obowizujce regulacje
wewntrzne i przepisy prawa, e
pracownik jest uprawniony do takiej
pomocy prawnej, ale z jakiego powodu
nie moe by reprezentowany przez
prawnika wyznaczonego przez Bank (np.
z powodu konfiktu interesw), wwczas
Bank Handlowy pokryje koszty i opaty
zatrudnienia zewntrznego prawnika,
ktry bdzie reprezentowa pracownika.
Skadajc wniosek o pokrycie kosztw
obsugi prawnej, pracownik zobowizuje
si do zwrotu wszystkich kosztw na
rzecz Banku, jeeli ostatecznie okazaoby
si, e nie by uprawniony do takiej
pomocy. Decyzj o tym, czy pracownik
jest uprawniony do otrzymania pomocy
podejmuje Zarzd Banku.
Reputacja oparta na doskonaoci stanowi nasz kluczow przewag nad konkurencj i nie wolno nam dopuci
do sytuacji, w ktrej nasze dobre imi mogoby by zagroone. Pracownicy Banku musz by wyczuleni na wszelkie
dziaania, ktre mog ujemnie wpywa na zdolno do dziaania w najlepszym interesie Banku oraz jego klientw.
Kwestie opisane poniej dotycz niektrych obszarw, w ktrych mog wystpi rzeczywiste lub pozorne konfikty
interesw. Kwestie te s uregulowane take w Regulaminie Zarzdzania Konfiktem Interesw w Sektorze Bankowoci
Korporacyjnej w zakresie usug i dziaalnoci dotyczcej obrotu instrumentami fnansowymi, prowadzonymi na
podstawie licencji bankowej (Zarzdzenie Prezesa Banku nr 92/MZ z 13 maja 2010 roku). Poniewa nie jest moliwe
opisanie wszystkich potencjalnych sytuacji konfiktowych, Bank polega na rozsdku swoich pracownikw, ktrzy w
razie potrzeby powinni zwrci si o porad dotyczc podejmowanych dziaa, aby byy one zgodne z zasadami
oraz speniay najwysze standardy etyczne. W poszczeglnych jednostkach prawnych i organizacyjnych Banku mog
obowizywa specjalne przepisy dotyczce potencjalnych konfiktw interesw. Ponadto, w stosunku do niektrych
dyrektorw i czonkw kadry kierowniczej wyszego szczebla stosuje si dodatkowe zasady okrelone w odrbnych
przepisach. Pracownicy Banku s zobowizani do zaznajomienia si z przepisami i regulacjami wewntrznymi oraz
do ich przestrzegania. W razie pyta prosimy o skonsultowanie si z pracownikiem Departamentu Monitoringu
Zgodnoci i zapoznanie si z przepisami obowizujcymi w danej jednostce organizacyjnej.
interesw
Konfikty
Jeeli pracownicy maj pytania, dotyczce stosownoci
przyjcia lub wrczenia prezentu, zaproszenia, wzicia
udziau w loterii lub innej nagrody, powinni przed
podjciem decyzji omwi t kwesti ze swoim
przeoonym oraz pracownikiem Departamentu
Monitoringu Zgodnoci.
Prezenty oraz imprezy rozrywkowe
Przyjmowanie prezentw oraz udzia w sponsorowanych
imprezach rozrywkowych
Generaln zasad jest, i pracownicy Banku Handlowego nie
powinni przyjmowa prezentw ani innych korzyci (w tym
bra udziau w imprezach rozrywkowych) od aktualnych lub
potencjalnych klientw i dostawcw Banku. Nie wolno nigdy
przyjmowa prezentu w okolicznociach, w ktrych inne osoby
mogyby odnie wraenie, e postpowanie pracownika w
sprawach subowych jest niewaciwe. Nie wolno pracownikowi
Banku ani czonkom jego bliskiej rodziny przyjmowa prezentw,
usug, poyczek ani zgadza si na uprzywilejowane traktowanie
przez klientw, dostawcw i inne osoby w zamian za wspprac
z Bankiem Handlowym.
W adnych okolicznociach pracownikowi Banku nie wolno
przyjmowa prezentw w postaci gotwki lub jej ekwiwalentu
(np. pieninych kart upominkowych lub bonw towarowych).
Pracownik moe przyjmowa prezenty w innej formie, jeli
s dozwolone wewntrznymi przepisami Banku i speniaj
nastpujce kryteria: (1) ich warto jest niska (tzn. nie wysza ni
100 USD) albo (2) s to, zwyczajowo przyjte i nieprzekraczajce
zwyczajowych granic posiki lub imprezy rozrywkowe, na ktrych
obecny jest darczyca, takie jak okazjonalne posiki subowe
lub imprezy sportowe, albo (3) s to prezenty o odpowiednim,
zwyczajowo przyjtym i rozsdnym charakterze osobistym,
ktre nie zostay podarowane z zamiarem wpynicia na relacje
subowe z Bankiem Handlowym.
Dostawcy lub klienci okazjonalnie sponsoruj imprezy, na
ktrych uczestnicy bior udzia w loteriach fantowych lub
przyznawane s im nagrody. Kryteria wyaniania zdobywcw
nagrd i warto nagrd mog by bardzo zrnicowane i
czasami mog sprawia wraenie niestosownych. W takiej
sytuacji naley sprawdzi przepisy obowizujce w Banku
Handlowym, dotyczce tego typu imprez, i zastosowa si do
wszelkich obowizujcych regulacji w tym zakresie.
W pewnych sytuacjach stosownym moe by przyjcie prezentu
i wyeksponowanie go w Banku, ofarowanie przedmiotu na cele
dobroczynne w imieniu Banku lub przesanie kwoty pieninej na
konto organizacji poytku publicznego bd innej prowadzcej
dziaalno charytatywn w wysokoci odpowiadajcej wartoci
rynkowej przedmiotu. W razie wtpliwoci naley skonsultowa si
z BUCO (koordynatorem jednostki ds. monitoringu zgodnoci).
Pracownicy Banku zobowizani s do przestrzegania
stosownych regulacji wewntrznych, obowizujcych w
Banku. Otrzymanie prezentu musi zosta zgoszone zgodnie z
waciwymi przepisami, obowizujcymi w Banku. W przypadku
pracownikw Banku prezenty powinny by rejestrowane
w Rejestrze korzyci zgodnie z wytycznymi zawartymi w
Zarzdzeniu 101/MZ z 15 maja 2008.
Pracownicy Banku Handlowego zobowizani s do przestrzegania
stosownych przepisw zawartych w Zasadach Przekazywania
i Przyjmowania Prezentw Oraz Uczestnictwa w Imprezach
Proponowanych Pracownikom i Organizowanych Przez
Pracownikw Banku Handlowego w Warszawie S.A. dla Klientw
Banku (Zarzdzenie 101/MZ z 15 maja 2008 ze zmianami).
Jeeli pracownicy maj pytania, dotyczce stosownoci
przyjcia prezentu, zaproszenia, wzicia udziau w loterii lub
przyjcia innej nagrody, powinni przed podjciem decyzji
skonsultowa si w tej sprawie ze swoim przeoonym oraz
pracownikiem Departamentu Monitoringu Zgodnoci. Wicej
informacji mona znale take w postanowieniu nr P-315/SBD
Szefa Sektora Bankowoci Detalicznej z dnia 16 czerwca 2010
roku Zasady postpowania z Zachtami w Sektorze Bankowoci
Detalicznej Banku Handlowego w Warszawie S.A..
Wrczanie prezentw i sponsorowanie imprez
rozrywkowych
W pewnych okolicznociach wrczenie prezentu lub
sponsorowanie imprezy rozrywkowej moe by postrzegane
przez innych jako konfikt interesw, a w skrajnych przypadkach,
jako przekupstwo. Jeeli wrczenie prezentu lub sponsorowanie
imprezy rozrywkowej mogoby by widziane jako zapata
za przysug wywiadczon przez inne przedsibiorstwo
lub instytucj, nie wolno wwczas wrcza prezentu ani
sponsorowa imprezy rozrywkowej. Stosowne prezenty lub
zaproszenia do udziau w imprezach mog by oferowane
klientom Banku przez upowanione osoby, zgodnie z
regulacjami wewntrznymi obowizujcymi w Banku.
Obowizkiem kadego pracownika Banku Handlowego jest
zaznajomienie si z ograniczeniami dotyczcymi wrczania
prezentw i sponsorowania udziau w imprezach rozrywkowych,
ktre maj zastosowanie w jego przypadku oraz stosowanie
si do wszystkich wymaga w zakresie uzyskiwania na nie
uprzedniej zgody oraz ich zgaszania.
Kwestie te reguluj Zasady Przekazywania i Przyjmowania
Prezentw Oraz Uczestnictwa w Imprezach Proponowanych
Pracownikom i Organizowanych Przez Pracownikw Banku
Handlowego w Warszawie S.A. Dla Klientw Banku (Zarzdzenie
101/MZ z 15 maja 2008 ze zmianami) oraz, w przypadku
osb penicych funkcje publiczne, Zasady przeciwdziaania
praktykom korupcyjnym (Zarzdzenie 87/MZ z 31 maja 2007 ze
zmianami). Dodatkowe informacje na ten temat mona znale
take w Zarzdzeniu nr 24/WS Prezesa Zarzdu Banku z dnia
4 lutego 2010 roku Polityka Zarzdzania Wydatkami Banku
oraz w postanowieniu nr P-315/SBD Szefa Sektora Bankowoci
Detalicznej z dnia 16 czerwca 2010 roku Zasady postpowania
z Zachtami w Sektorze Bankowoci Detalicznej Banku
Handlowego w Warszawie S.A..
31
Dziaalno polityczna i jej fnansowanie
W ramach realizacji swych praw
obywatelskich pracownicy, jako osoby
prywatne, mog bra udzia w yciu
politycznym, wpywa na osoby penice
funkcje publiczne lub nawizywa z nimi
kontakty. Jeli pracownik Banku postanowi
bra udzia w yciu politycznym, musi
to robi jako osoba prywatna, a nie jako
przedstawiciel Banku Handlowego.
Dziaalno polityczna pracownikw
Banku Handlowego, prowadzona w
imieniu Banku, jest zakazana i moe
skutkowa naruszeniem przepisw
prawa, sankcjami cywilnymi lub karami
za przestpstwa kryminalne, zakazem
prowadzenia dziaalnoci i/lub szkod dla
reputacji Banku.
Na potrzeby niniejszych Zasad
Postpowania do dziaalnoci
politycznej zalicza si:
1) przekazywanie darowizn pieninych
w imieniu Banku Handlowego bez jego
zgody lub nakanianie do skadania
darowizn pieninych na cele polityczne,
wykorzystywanie funduszy i rodkw
Banku (takich jak obiekty lub personel),
wiadczenie usug prywatnych w czasie
pracy na rzecz kandydata starajcego si o
urzd publiczny, w imieniu partii politycznej
lub komitetu politycznego partii;
2) lobbowanie lub branie udziau w
dziaaniach skierowanych na urzdnikw
pastwowych, w tym w prbach
wywierania wpywu na ustawodawstwo
lub na organy prawodawcze albo
rzdowe przetargi publiczne;
3) staranie si o jakikolwiek urzd
zwizany z wadzami pastwowymi,
w tym stanowisko w radzie, komisji
lub innej podobnej organizacji, a take
przyjcie bd penienie takiego urzdu.
Generalnie zabrania si jednostkom
organizacyjnym Banku angaowania
si w dziaalno polityczn, w tym
rwnie fnansowania tej dziaalnoci.
W celu uniknicia naruszenia przepisw
prawnych wymienione wyej typy
dziaalnoci politycznej musz zosta
wczeniej zaaprobowane przez Prezesa
Zarzdu Banku, wyznaczon przez niego
osob lub Dyrektora Departamentu
Monitoringu Zgodnoci, chyba e
podlegaj innym, bardziej restrykcyjnym
przepisom obowizujcym w danej
jednostce organizacyjnej.
Darowizny na cele charytatywne
Bank Handlowy odgrywa wan rol w spoecznociach
lokalnych, w ktrych prowadzi swoj dziaalno. Darowizny
na cele charytatywne, przekazywane przez Bank Handlowy,
powinny odpowiada flantropijnym celom Banku i by
przeznaczane na rzecz wielu rnorodnych instytucji
charytatywnych. Aby zapobiec kontaktom z nieodpowiednimi
organizacjami charytatywnymi (np. wspierajcymi fnansowo
terroryzm lub zajmujcymi si praniem pienidzy, oszustwami
lub inn przestpcz dziaalnoci), naley stosowa si do
Zasad przekazywania darowizn na cele charytatywne procedury
kontroli Zarzdzenie Prezesa Banku nr 172/MZ z dnia 30 lipca
2010 roku.
Bank Handlowy nie moe przyznawa, za pracownicy, klienci,
dostawcy, urzdnicy pastwowi i inni partnerzy biznesowi nie
mog wnioskowa o przyznanie darowizn na cele charytatywne
lub z przeznaczeniem dla osoby prywatnej, jako warunku
decyzji biznesowej lub w celu wywarcia wpywu na tak decyzj
(zakaz stosowania zasady co za co).
Miejsce pracy w Banku Handlowym powinno by wolne od
zewntrznych wpyww. Przekazywanie darowizn organizacjom
charytatywnym przez pracownika powinno mie charakter
prywatny, cakowicie dobrowolny, nie wpywa na decyzje
dotyczce zatrudnienia i wynagrodzenia, i by zgodne ze
wszystkimi przepisami dotyczcymi zakazu zabiegania o
darowizny.
Osoby zatwierdzajce darowizny na cele charytatywne powinny
bada takie wnioski celem zagwarantowania, e nie bd one
stwarza pozorw niewaciwego postpowania oraz e s one
zgodne z obowizujcymi wymogami dotyczcymi uzyskiwania
zatwierdze.
32
Dziaalno biznesowa poza Bankiem
W przypadku, gdy pracownik Banku zajmuje stanowisko
kierownicze w organach niepowizanej z Bankiem spki
publicznej, ponosi indywidualn odpowiedzialno za t
dziaalno. Istnieje przy tym niebezpieczestwo, e zajmowanie
si sprawami tej spki publicznej bdzie wymagao od
niego duej iloci czasu, co moe niekorzystnie odbi si na
wykonywaniu obowizkw subowych w Banku.
Pracownicy zobowizani s do przestrzegania wszelkich
stosownych przepisw prawa oraz wewntrznych regulacji
obowizujcych w Banku w tym zakresie.
Obowizkiem pracownikw jest identyfkowanie i zgaszanie
wszelkich dziaa i relacji, ktre mog stanowi postrzegany
lub potencjalny konfikt interesw, oraz, wsplnie ze swym
przeoonym i pracownikiem Departamentu Monitoringu
Zgodnoci, podejmowanie stara w celu przewidywania
konfiktw, jakie mog jeszcze powsta.
Zatrudnianie krewnych
Zatrudnianie krewnych pracownikw Banku nie moe stwarza rzeczywistego ani domniemanego konfiktu interesw.
Jeli pomidzy pracownikami istniej wizy pokrewiestwa lub pozostaj oni w innym zwizku, powinni o tym poinformowa Bank.
Niedopuszczalne jest zatrudnianie krewnego lub innej osoby zwizanej z pracownikiem na stanowisku, na ktrym praca moe mie
wpyw na wykonywane zadania, ocen wynikw pracy, osigane wynagrodzenie lub uzyskiwane awanse pracownika, jak rwnie
na stanowisku, na ktre wspomniany wpyw moe mie pracownik.
Wicej informacji na ten temat mona znale w Regulaminie Pracy Banku Handlowego w Warszawie S.A.
33
Transakcje z
powizanymi
stronami
Pracownik zobowizany jest powiadamia
swoich przeoonych o wszelkich
relacjach subowych i proponowanych
transakcjach, w ktrych Bank Handlowy
moe bra udzia, jeli stron tych
relacji lub transakcji jest frma, w ktrej
pracownik bd powizane z nim strony
maj bezporednie lub porednie
udziay, ktra moe im przynosi korzyci
fnansowe lub w ktrej zatrudniony jest
czonek powizanej z pracownikiem
strony, jeeli te relacje lub transakcje
mog stworzy pozory konfiktu
interesw (np. jeli pracownik lub czonek
jego rodziny jest wacicielem lub
sprawuje kontrol nad nieruchomoci o
znacznej wartoci, ktr Bank Handlowy
chce naby lub wynaj).
Obowizek ten nie ma zwykle
zastosowania w przypadkach, gdy
jedyne udziay pracownika w takiej frmie
wynikaj z faktu posiadania przez niego
mniej ni 1% pozostajcych w publicznym
obrocie akcji tej spki. Rwnie relacje
subowe, polegajce wycznie na
oferowaniu usug lub produktw Banku
Handlowego, takich jak depozyty
bankowe, kredyty, rachunki brokerskie
lub karty kredytowe, na identycznych
warunkach, na jakich oferowane s
innym klientom, nie podlegaj temu
obowizkowi.
Transakcje prywatne
Pracownicy Banku Handlowego i ich rodziny mog korzysta z usug fnansowych Banku. Usugi te s im wiadczone na takich
samych warunkach, na jakich s wiadczone innym klientom Banku.
Wykorzystywanie
potencjau
biznesowego
Pracownicy powinni angaowa si w
prac zawodow w celu poprawiania
wynikw fnansowych Banku.
Pracownikom nie wolno wykorzystywa
dla celw osobistych potencjalnych
moliwoci biznesowych, o ktrych
dowiedzieli si w okresie swojego
zatrudnienia w Banku Handlowym lub
reprezentowania Banku Handlowego
bd te w trakcie uytkowania wasnoci
Banku Pracownicy nie mog, stosownie do
zawartych umw, prowadzi dziaalnoci
konkurencyjnej w stosunku do Banku
Handlowego.
34
Pyt.: Z kim mog si skontaktowa,
jeli co wydaje mi si nieetyczne,
dyskryminujce lub niestosowne?
Odp.: Naley skontaktowa si z bezporednim
przeoonym, przeoonym wyszego szczebla bd z
pracownikiem Linii Etycznej Banku.
Celem Banku Handlowego jest osiganie najwyszych standardw
postpowania etycznego i zawodowego przez cay czas pracujemy nad
zdobywaniem i utrzymywaniem zaufania klienta. Podejmowane decyzje i
dziaania potwierdzaj nasze zobowizania do przestrzegania niniejszych
Zasad Postpowania oraz zobowizania do pracy na poytek naszych klientw,
pracownikw, udziaowcw i spoecznoci, w ktrych prowadzimy dziaalno.
Niniejszy dokument zawiera podsumowanie najwaniejszych regulacji
wewntrznych, ktrych naley przestrzega.
Podsumowanie
Przydatne adresy i numery
telefonw w Banku
Pion Zarzdzania Kadrami
Beata Jawiec
ul. Senatorska 16, Warszawa
tel. (022) 692 53 77
Biuro ds. Relacji Pracowniczych
Ewa Mynarska
ul. Senatorska 16
00-923 Warszawa
Departament Monitoringu
Zgodnoci
Krzysztof Pernach
ul. Traugutta 7/9, Warszawa
tel. (022) 692 53 80
Biuro ds. Przeciwdziaania Praniu
Pienidzy oraz Finansowaniu
Terroryzmu
Aleksandra Pawiska-Kaczmarek
ul. Traugutta 7/9, Warszawa
tel. (022) 692 51 62
Biuro Bezpieczestwa Banku
Grzegorz Polowczyk
ul. Traugutta 7/9, Warszawa
tel. (022) 692 5004
Pion Prawny
Krzysztof Korzeniewski
ul. Senatorska 16, Warszawa
tel. (022) 657 77 13
Departament Audytu
ul. Traugutta 7/9, Warszawa
36
Linia Etyczna Banku
Handlowego w
Warszawie S.A.
tel. (022) 692 51 52
e-mail: *EM PL linia etyczna
faks: (022) 692 53 53
Adres korespondencyjny:
Linia Etyczna Banku Handlowego w Warszawie S.A.
ul. Senatorska 16,
00-923 Warszawa
WSZYSTKIE KONTAKTY S TRAKTOWANE POUFNIE.
2013 Citigroup Inc. Wszelkie prawa zastrzeone. Citi, RFI Studios oraz Citibank s znakami towarowymi i
usugowymi frmy Citigroup Inc. i jej jednostek organizacyjnych, uywanymi i zarejestrowanymi na caym wiecie.