Gesti N de Contratos

Aplicacin del Sistema de Gestin
de Contratos
Yeremenko Rojas Cataldo
Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompra
Objetivos del Curso

Comprender la importancia de la Gestin de
Contratos en los procesos de compra pblica.

Conocer el funcionamiento de la Aplicacin de
Gestin de Contratos.

Qu es un Contrato?
Es un acuerdo de voluntades a travs
del cual una parte se obliga con otra
a cumplir con una determinada
prestacin. Esto implica que surgen,
entre las partes, derechos y
obligaciones que deben ser cumplidos
en los trminos que seala el
contrato.
Qu es Gestionar un Contrato?
Definir bien las reglas del juego entre un
organismo comprador y los proveedores
minimizando los riesgos del proceso y manejando
eficaz y eficientemente su cumplimiento
Para Qu Gestionar los Contratos?
Registro detallado y actualizado

Seguimiento y control

Administrar adecuadamente una compra
Qu sucede si no Hacemos Gestin de
Contratos?
Deficiente gestin de
contratos en el
abastecimiento de
bienes y servicios por
parte de los SSPP.
Inadecuado control de condiciones
de entrega de bienes / servicio.
Extensiones y ampliaciones de
contratos sin control.
Incapacidad de contar con
informacin actualizada de la cartera
de contratos.
Incapacidad para controlar garantas
y aplicar sanciones.
Procesos manuales para generar
algn nivel de informacin.
No hay registro ni incentivos para el
buen desempeo del proveedor.
Qu sucede si no hacemos Gestin de
Contratos?
Recepcin Multas Pagos Atrasos Plazos
Resultado de lo anterior
Afecta Compromiso de recursos fiscales
Riesgo para el Estado
Transparencia Afectada
Ineficiencia en la gestin
Origen del Proyecto Aplicacin de Gestin de
Contratos
Completar el ciclo de compras pblicas soportado
en la plataforma de Mercado Pblico,
incorporando la Gestin de Contratos.
Los organismos pblicos regidos por esta ley debern cotizar, licitar,
contratar, adjudicar, solicitar el despacho y, en general, desarrollar
todos sus procesos de adquisicin y contratacin de bienes, servicios
y obras a que alude la presente ley, utilizando solamente los
sistemas electrnicos o digitales que establezca al efecto la Direccin
de Compras y Contratacin Pblica. Dicha utilizacin podr ser
directa o intermediada a travs de redes abiertas o cerradas,
operando en plataformas de comercio electrnico o mercados
digitales de transacciones, sea individualmente o acogindose a los
beneficios de los contratos marco que celebre la sealada Direccin

Art. 18 Ley 19.886
Origen del Proyecto Aplicacin de Gestin de
Contratos
Lo dispuesto en Ley N 20.557 de Presupuestos del sector pblico
del ao 2012, en cuanto a realizar el seguimiento de los contratos en
Mercado Pblico.cl

Objetivo de la Nueva Aplicacin de Gestin
de Contratos
Proveer de una herramienta para administrar los contratos de cada
una de las entidades pblicas que realizan sus transacciones en
Mercado Pblico, contribuyendo a una mayor transparencia, a un
mejor control y ahorro.

La Gestin de Contratos en lnea permite a los compradores
pblicos estandarizar y llevar en forma ordenada sus contratos,
poniendo esta informacin a disposicin de la comunidad,
aumentando en forma relevante los niveles de transparencia y
eficiencia en el sistema de compras pblicas de Chile.
Caractersticas de la Aplicacin de Gestin
de Contratos
Verificar las fechas de cumplimiento de sus
proveedores.

Verificar si las condiciones del contrato se cumplen
cabalmente.

Consultar aspectos especficos de cada uno de los
contratos que se encuentra gestionando.

Pagar oportunamente a sus proveedores.

Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompra Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompra
Beneficios y Beneficiarios
Estado y Servicios
Pblicos
Garantizar
cumplimiento de
condiciones
pactadas
Mejorar
visibilidad y
menor costo de
informacin
Mayor eficiencia
Asegura
transparencia y
reduce riesgo
Usuarios
Mejora acceso a
informacin.
Reduce su riesgo
y responsabilidad.
Permite centrarse
en la gestin y no
en actividades de
bajo valor
Proveedores
Definicin de
alarmas (pagos,
garantas y
vencimiento de
contrato)
Visibilidad del
proceso (estado
del contrato)
Reduccin de
riesgo y pago
oportuno
Ciudadana
Transparencia
Acceso a
informacin
Control
ciudadano

Qu Permite la Gestin de Contratos?
Mayor

Eficiencia en el uso de tiempo y recursos.

Eficacia en la gestin.

Transparencia en los procesos de compra.

Confianza en el funcionamiento del sistema.
Caractersticas de la Gestin Electrnica de
Contratos
La generacin y publicacin de la
Ficha de Contrato se realiza en el
sitio web www.mercadopublico.cl
La gestin de la Ficha de Contrato
se realiza en el computador del
usuario.
Trabajo Online
Trabajo Offline
Caractersticas de la Nueva Gestin de
Contratos

Se definen dos Nuevos roles:

Crea la ficha de contrato
Gestiona la informacin contenida en la Ficha de
Contrato.
1. Administrador de Contrato
Valida las modificaciones realizadas por el
administrador de contrato
Publica la ficha de contrato actualizada en
Mercado Pblico.
2. Supervisor de Contrato
Etapas de la Gestin Electrnica de Contratos
1. Buscar o Crear
Ficha de Contrato en
Mercado Pblico
(Administrador)
2. Descargar Ficha
en Computador
(Administrador)
3. Actualizar
Informacin
en Computador
(Administrador)
4. Subir Ficha a
Mercado Pblico
(Administrador)
5. Validar Informacin
(Supervisor)
6. Publicar Ficha en Mercado
Pblico
(Supervisor)
Cmo Funciona la Aplicacin de Gestin de
Contratos?
Solamente permite la gestin de contratos generados a travs de
la plataforma www.mercadopublico.cl, incluidos los de compra
urgente o convenio marco, donde se emite una orden de compra.

La numeracin correlativa de la ficha de contrato asignada a
travs de la Aplicacin, se generar una vez adjudicada la
licitacin o aceptada la orden de compra por parte del proveedor.
Esta codificacin est relacionada con el rea a cargo de la
administracin del contrato.

Para esto ltimo debe descargar una aplicacin que dispone
ChileCompra, en la ubicacin que se especifica ms adelante.
Cmo Funciona la Aplicacin de Gestin de
Contratos?
Cuando se descarga (o baja) una ficha de contrato al
computador del usuario, sta queda sin poder usarse desde
www.mercadopublico.cl, hasta que es cargada (o subida)
nuevamente a Mercado Pblico. Esto para evitar que 2 ms
personas trabajen sobre una misma ficha al mismo tiempo.

La ficha que se descarga al computador del usuario, arrastra la
configuracin que se realiz en la web, tales como: posibilidad
de renovacin, trmino anticipado, garantas, cantidad de
pagos, etc.

Una vez descargada la ficha y trabajada en el computador del
usuario, se debe subir la ficha a www.mercadopublico.cl, y el
usuario que posea el perfil de Supervisor podr, luego de
revisar la informacin, y publicarla.
Consideraciones Previas
La ficha de contrato se elabora una vez que la
licitacin se ha adjudicado y se ha firmado el
respectivo contrato, NO ANTES.

Slo la informacin que aparece en el contrato
deber ser subida y actualizada por el Administrador.

El usuario deber tener asignado el rol de
Administrador o Supervisor de Contratos para poder
utilizar la aplicacin.

En caso de que haya ms de una oferta adjudicada
en una licitacin, se generarn tantas fichas de
contratos como contratos se hayan firmado asociados
a esta licitacin (por lo general, un contrato por
proveedor).
GESTIN DE CONTRATOS
ETAPA ONLINE
Acceder a la Plataforma
Ingrese al sitio web www.mercadopublico.cl con su nombre de
usuario y contrasea.
Acceder a la Plataforma
Una vez ingresado, podr ver la nueva opcin Contratos en el men
superior.
Generacin de una Ficha de Contrato
La Ficha de Contrato puede provenir ya sea desde el ID
(identificador) de una licitacin o desde el ID (identificador) de
una Orden de Compra.

Si proviene desde una licitacin, se debe hacer ingreso del ID de
la licitacin. Luego se debe presionar el botn Buscar el cual nos
redirigir a una nueva pgina, en donde se deben seleccionar el o
los tems adjudicados por proveedor para la generacin de la
Ficha de Contrato.
Una vez encontrada la licitacin requerida, se selecciona y se presiona
la opcin Generar Contrato
Si el contrato proviene desde una orden de compra, se debe usar la
opcin Buscar Ficha de Contratos y luego en la Bsqueda Avanzada
ingresar el identificador de la orden de compra:
Cuando una ficha de contrato se genera a partir de una orden de
compra hay que presionar el cono Editar para acceder a la pgina
que permite completar los datos bsicos.

El resultado de la bsqueda se refleja en una tabla de la siguiente
manera:
Bsqueda de tems Adjudicados
En caso de existir varios proveedores e tems adjudicados, se debe
seleccionar el o los tems de la licitacin adjudicada correspondiente al
proveedor respecto del cual se desea generar una ficha de contrato.

A continuacin se muestra un ejemplo:
Bsqueda de tems Adjudicados
En caso de ser varios los tems adjudicados y que se seleccionen
algunos, al presionar el botn Generar Contrato la aplicacin mostrar
el siguiente mensaje
Creacin de una Ficha de Contrato
A continuacin se procede a subir la informacin bsica necesaria para
crear la Ficha del Contrato usando el siguiente formulario:
Paso 1: Generacin del encabezado de la Ficha de Contrato

ID de Ficha de
Contrato se genera
automticamente
Las Clusulas se deben seleccionar en esta pantalla en base al contrato que se
est gestionando, pues esas caractersticas se heredarn como funcionalidades en
la ficha que se descargue al computador personal del administrador del contrato.
Por ejemplo, si se selecciona la clusula Tiene Clusula de Renovacin, se podr
realizar esta operacin; de lo contrario aparecer bloqueada dicha opcin en el
Editor off line. Similar situacin suceder con el Trmino Anticipado y con la
Modificacin de Contrato
Paso 2: Adjuntar Anexos, en esta etapa se facilita adjuntar archivos
anexos que respaldan la creacin del contrato.
Recuerde ingresar
la copia escaneada
del Contrato
firmado y su
resolucin
No olvide verificar los datos del proveedor.
Recuerde que es vital la incorporacin de los antecedentes de los
firmantes, tanto proveedor como entidad compradora.
Paso 3: Resumen de una Ficha de Contrato
Presionando el botn
Guardar y Descargar
la aplicacin posibilita la
descarga de la Ficha de
Contrato creada al
computador del usuario
que la est gestionando.
Configuracin de Alertas de Contratos
El usuario puede configurar el umbral de los vencimientos de las
garantas, vencimientos de contratos e hitos de pago.
Estas alarmas son generales para todos los
contratos del organismo pblico, por tanto, no
son configurables en forma diferenciada por
cada ficha de contrato distinta.
GESTIN DE CONTRATOS
ETAPA OFFLINE
Descarga de Aplicacin
En el sitio de ChileCompra
http://www.chilecompra.cl/gestiondecontratos.html
se descarga la aplicacin Editor de Ficha de Gestin de Contratos.
Requerimientos Tcnicos del Sistema
(Aplicacin Offline)
El computador debe reunir al menos las siguientes caractersticas:

Sistema operativo: Windows Vista, 2000 y XP.
Memoria RAM: 512 Mb o superior.
Espacio en disco: 100 o ms.
Microsoft.NET Framework 2.0. con los ltimos Service Pack
instalados.
Navegador: Internet Explorer 5.0.1
Instalacin de la Aplicacin
El software del EditorFichaContrato.zip se debe descargar en la
siguiente carpeta de su computador:
C:\MercadoPublico\Software de Fichas de Contrato

En la siguiente subcarpeta se almacenarn por defecto las carpetas
con los documentos asociados a cada contrato que usted bajar de
Mercado Pblico:
C:\MercadoPublico\Software de Fichas de Contrato\Fichas de Contrato

El usuario descargar las fichas desde Mercado Pblico y stas se
almacenarn en su computador en la siguiente carpeta:
C:\MercadoPublico\Software de Fichas de Contrato\Repositorio de Fichas

De esta manera se instalar en su computador la aplicacin Off
Line y la estructura de carpetas que permitir la gestin de las
fichas de contratos de manera local.
Uso de la Aplicacin OffLine
Para comenzar, abra la Aplicacin de Gestin de Contratos instalada
en el Escritorio de su Computador, haciendo doble clic en el cono de
la aplicacin, tal como muestra la imagen:
Una vez abierta la aplicacin, para Abrir una ficha debe efectuar lo
siguiente:
Haga clic en el cono de Abrir contratos como se muestra en la
siguiente imagen:
Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo solicitando seleccionar la
ficha que desea abrir, como se muestra en la siguiente imagen:

Se selecciona el archivo y se presiona Abrir. Con esto se cargarn
las distintas secciones de la Ficha del Contrato.
Importante: Las fichas estn en
archivos con formato XML. Se
recomienda NO abrir los archivos
desde fuera de la aplicacin, ya que
cualquier alteracin generar que la
plataforma desconozca el archivo y
no se pueda subir posteriormente la
ficha a www.mercadopublico.cl.
Visualizacin de Informacin Precargada en la
Ficha
Es importante destacar que esta informacin viene cargada desde la web.

Por defecto la primera pgina que muestra la aplicacin, es de la
informacin precargada como se muestra a continuacin:
Reglas sobre la Informacin Precargada del
Contrato
Los archivos adjuntos desde la aplicacin web, asociados a la creacin
del contrato, slo son visibles en esta pantalla anterior y en la tabla
de archivos como muestra a continuacin la siguiente imagen:
No se puede modificar off line la informacin ingresada
en la ficha por el usuario en www.mercadopublico.cl.
Reglas de Negocio sobre la Informacin a
Registrar en la Ficha de Contrato
Los campos marcados con * son de carcter
obligatorio.

El resto de la informacin solicitada en la ficha
es complementaria.

Recuerde que mientras ms completa y
actualizada sea la informacin que registre
respecto de sus contratos, mejor gestin se
podr hacer sobre ellos y se aportar mayor
transparencia ante la ciudadana.
Adjuntar Archivos
La aplicacin del editor de Ficha de Contratos permite adjuntar
archivos en su computador personal de la siguiente manera:
1. Seleccione el tipo de documento, esto ltimo
depende de la carpeta que tiene seleccionada
(por ejemplo Sanciones).

2. Presionar el cono de la lupa y buscar el archivo que desea
adjuntar en su computador.
Adjuntar Archivos
3. Seleccionar la carpeta, el archivo y presionar Abrir
4. Una vez cargado el archivo, presionar Aceptar. Luego el documento
ser cargado en la tabla de documentos adjuntos.
Informacin General
Para navegar sobre las secciones del contrato, haga clic sobre cada una
de las secciones del rbol, las que se exhibirn del lado izquierdo de la
pantalla, como se muestra en la siguiente imagen:
O bien puede presionar los botones Siguiente y
Atrs que se encuentran en la parte inferior de las
secciones, como se muestra en la siguiente imagen,
para navegar por las distintas secciones:
Visualizacin de la Informacin General
El contenido de esta seccin es generado desde la aplicacin web (en
ambiente MercadoPublico.cl) y bajada al computador del usuario a
travs de la descarga de la ficha.
1. Para visualizar la informacin haga clic sobre el ttulo Informacin
General del rbol de navegacin.
2. Se mostrar la siguiente pantalla:
Reglas de Negocio sobre la Informacin
General del Contrato
No se puede modificar offline la
informacin ingresada en la ficha por
el usuario en www.mercadopublico.cl,
excepto el campo contacto, en el cual
se pueden agregar o actualizar los
datos de contacto del proveedor.
ELABORACIN ONLINE
SUBIDA DE FICHA DE CONTRATO
Subida de Ficha de Contrato
Para subir una Ficha de Contrato que ya se ha actualizado usando la
aplicacin offline, primero se debe buscar la ficha correspondiente
en su escritorio en www.mercadopublico.cl, a travs del ID de la
Ficha de Contrato requerida:
Luego presione la opcin Subir:
Seleccione la ficha que desea subir desde su computador usando la
opcin Examinar y una vez seleccionada, presione la opcin
Subir Ficha de Contrato:
Pantalla de subida de Ficha de contratos
Cuando la ficha es subida exitosamente, la aplicacin devuelve
este mensaje:
Publicacin de Ficha de Contratos
El usuario con perfil Supervisor puede realizar la publicacin
de una Ficha de Contratos. En tal caso, la Ficha de Contratos
debe estar en estado por publicar.
Las acciones a realizar son las siguientes: ingresar a opcin de men
Contrato, Publicar Ficha de Contrato. Se selecciona una bsqueda
rpida, ingresando el ID de Contrato o por el buscador avanzado
ingresando el ID Licitacin, ID Orden de Compra, por RUT del
proveedor o por rango de fechas de vigencia del contrato.
El usuario Supervisor puede verificar si los cambios son correctos
antes de publicar, revisando la Ficha de Contratos. Si est de
acuerdo, debe seleccionar la Ficha de Contrato y luego presionar
Publicar.
Luego de esto, la Ficha de Contrato queda en estado Publicado y
queda accesible para cualquier interesado desde la bsqueda pblica en
www.mercadopublico.cl.
Bsqueda Pblica de Fichas de Contratos
Una vez publicada la Ficha de Contrato, cualquier interesado
puede acceder a ella:
Desde la pgina principal e
www.mercadopublico.cl, presionar
opcin Ir a Buscar Contratos
Luego seleccionar Bsqueda
por:
Comprador
Proveedor
Fechas de Vigencia del
Contrato
Se selecciona Ficha de Contrato
Y luego se accede a Ficha Completa
de Contrato requerido.
Recomendaciones Finales
La informacin a completar en la Ficha debe ser
fidedigna con respecto al contrato original en
papel.

Cada vez que requiera actualizar la informacin
de la Ficha del Contrato, baje la ficha de
contrato desde Mercado Pblico, complete la
informacin mediante el Editor de Gestin de
Contratos, y suba ESA ficha a Mercado Pblico.

Para ingresar la ficha a www.mercadopublico.cl,
debe realizarlo mediante la opcin Subir
Recomendaciones Finales
Es conveniente esperar unos minutos para realizar
el acto de publicar por parte de un usuario
supervisor. De esta manera se asegura que el
proceso sea el correcto y que la informacin
actualizada pueda visualizarse

Si al descargar la Ficha de Contrato, presion
cancelar, no bajar a su computador ningn
archivo (Ficha de Contrato), pero la ficha quedar
en estado Descargado de esta manera no se
podr volver a bajar. Para resolver esta situacin,
el usuario Supervisor debe buscar la ficha en el
buscador rpido o en el avanzado y presionar la
accin Liberar.

Haga un solo clic cuando haga una operacin, de
lo contrario puede tener problemas al cargar la
plataforma online u offline
Muchas Gracias
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