Tema: CREACIN DE FORMULAS Y FUNCIONES EN MICROSOFT EXCEL 2013. Objetivos Identificar los diferentes tipos de frmulas que se pueden utilizar en una hoja de clculo. Usar la sintaxis necesaria para la utilizacin de funciones en clculo matemticos. Introduccin FORMULAS EN EXCEL Una frmula es una ecuacin que calcula un valor nuevo a partir de los valores existentes. Las frmulas pueden contener nmeros, operadores matemticos, referencias a celdas o incluso funciones (las conocer ms adelante). Para trabajar con frmulas tenga en cuenta: Siempre empiezan con el signo = colocado en la celda donde quiere que aparezca el resultado de la frmula aplicada. Cada frmula utiliza uno o ms operadores aritmticos. Cada frmula incluye 2 o ms valores que combinan mediante operadores aritmticos. Cuando utiliza las frmulas, Excel puede combinar nmeros, referencias a celdas, adems de otros valores. FUNCIONES EN EXCEL Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera sobre uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda donde se introdujo. La sintaxis de cualquier funcin es: =nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) La insercin de funciones se rige por las siguientes reglas: 1. Siempre se utiliza la direccin de la celda (ejemplo A1, F14 o N32) para la construccin de la funcin. Esto le da carcter universal a la funcin, permitiendo la automatizacin inmediata del resultado en caso de modificar alguno de los datos contenidos en la celda. 2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No se debe dejar espacios antes o despus de cada parntesis. 3. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. 4. Los argumentos deben de separarse por ";" (esto puede variar de acuerdo a la configuracin regional del sistema operativo). Ejemplos: =SUMA(A1:C8)
El operador " : " identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda INFORMATICA APLICADA PARA PROCESOS
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A1 y la C6, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6 En este ejemplo se puede apreciar una de las ventajas de utilizar la funcin. Los operadores especifican el tipo de clculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los clculos, pero puede cambiar este orden utilizando parntesis. Tipos de operadores Existen cuatro tipos de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, concatenacin de texto y referencia. Operadores aritmticos. Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos.
Operadores de comparacin. Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO.
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Operador de concatenacin de texto. Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
Operadores de referencia. Combine rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores.
Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las frmulas. En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el clculo puede afectar al valor devuelto de la frmula. Por tanto, es importante comprender cmo se determina el orden y cmo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados. INFORMATICA APLICADA PARA PROCESOS
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Orden de clculo. Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una frmula. Detrs del signo igual estn los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a derecha, segn el orden especfico de cada operador de la frmula.
Prioridad de operadores. Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una frmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha. Uso de parntesis. Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplicar el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5) INFORMATICA APLICADA PARA PROCESOS
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Utilizar funciones y funciones anidadas en frmulas. Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La sintaxis de las funciones. El siguiente ejemplo de la funcin REDONDEAR redondeando un nmero de la celda A10 ilustra la sintaxis de una funcin.
Estructura de una funcin. 1. Estructura. La estructura de una funcin comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por signos de punto y coma y un parntesis de cierre. 2. Nombre de funcin. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYS+F3. 3. Argumentos. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices (matriz: utilizada para crear frmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una frmula comn; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), valores de error cmo #N/A o referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de clculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la interseccin de la columna B y la fila 3 es B3.). El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no vara. Por ejemplo, el nmero 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.), frmulas u otras funciones. 4. Informacin sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la funcin, aparece una informacin sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR y aparecer la informacin. La informacin sobre herramientas slo aparece para las funciones integradas.
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Procedimiento EJERCICIO NO.1 Crear un archivo al cual llamaremos control de sueldos mensuales.xls
Vamos a crear y trabajar en la hoja que daremos el nombre de FEBRERO de acuerdo al siguiente formato. Antes de comenzar a utilizar las formulas es necesario que a la columna llamada BONO le digitemos algunos nmeros que vayan entre 10 y 25. Utilizaremos las siguientes frmulas para llenar el cuadro anterior: FORMULAS: SUELDO = DIAS x SALARIO/HORA ISSS = SUELDO x 3.1% FSV = SUELDO x 2.857% RENTA = SUELDO x 1.7663% SUMATORIA = ISSS + FSV + RENTA TOTAL = SUELDO SUMATORIA + BONO TOTALES = la suma de todos los datos de la columna MAXIMO = el valor mximo de la columna MINIMO = el valor mnimo de la columna PROMEDIO = el valor promedio de la columna No olvidar ir actualizando su archivo cada 10 minutos. Recordar que existen diferentes formas de como copiar un formula en la misma columna para no irlas creando una por una. En las siguientes lneas anotar esas formas: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ INFORMATICA APLICADA PARA PROCESOS
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________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Aqu tenemos una idea de cmo nos tiene que quedar:
Ahora a las siguientes hojas de MARZO, ABRIL y MAYO cambiar los valores de las columnas de DIAS y del SALARIO x HORA, para as cambiar los resultados en esos 3 meses.
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EJERCICIO NO.2 Crear un archivo al cual llamaremos CONTROL DE CALIFICACIONES.XLS Crearemos una hoja llamada ESCUELITA de acuerdo al siguiente formato.
Segn lo explicado, utilizaremos las siguientes frmulas para llenar el cuadro anterior: PROMEDIO = EL PROMEDIO DE LAS 4 NOTAS CONDICION = SI EL PROMEDIO ES MAYOR O IGUAL A 6, ENTONCES SERA APROBADO SINO SERA REPROBADO REGALO = SI LA NOTA2 ES MAYOR QUE 6, ENTONCES SERA "SE LO GANO" SINO "A LA PROXIMA" Aqu tenemos una idea de cmo nos tiene que quedar:
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No olvidar ir actualizando su archivo cada 10 minutos. Crearemos una hoja llamada AUTOS de acuerdo al siguiente formato.
Segn lo explicado, utilizaremos las siguientes frmulas para llenar el cuadro anterior: DESC1 = SI LA MARCA ES IGUAL A VOLVO, EL PRECIO SE MULTIPLICA POR 5% SINO POR 3% DESC2 = SI EL COLOR ES IGUAL A VERDE, EL PRECIO SE MULTIPLICA POR 1.5% SINO POR 1% DESC3 = SI EL AO ES MAYOR O IGUAL A 85, EL PRECIO SE MULTIPLICA POR 2.5% SINO POR EL 2.8% DESC4 = SI EL VENDEDOR ES PEPITO, PRESENTAR ES MI CUATE SINO PRESENTAR ORALE PAGO TOTAL = PRECIO - DESC1 - DESC2 - DESC3 TOTALES = LA SUMA DE TODOS LOS DATOS DE LA COLUMNA MAXIMO = EL VALOR MAXIMO DE LA COLUMNA MINIMO = EL VALOR MINIMO DE LA COLUMNA PROMEDIO = EL VALOR PROMEDIO DE LA COLUMNA Aqu tenemos una idea de cmo nos tiene que quedar:
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No olvidar ir actualizando su archivo cada 10 minutos.
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EJERCICIO NO.3 Crear un archivo al cual llamaremos CONTROL DE CALIFICACIONES.XLS Crearemos una hoja llamada ESCUELITA de acuerdo al siguiente formato.
Nos iremos a la hoja llamada MONEDAS. Solo que aqu se ha visualizado un pequeo problemita cuando se desee copiar una formula hacia abajo, pues la referencia de la celda donde se posee el valor de la conversin no debe cambiar, se debe mantener INMOVIL para este caso tenemos que utilizar el smbolo de $ en la fila y en la columna, por ejemplo $B$6
La hoja de trabajo es la siguiente:
Aqu tenemos que llenar las columnas de conversin de las 5 monedas que se tienen al lado izquierdo arriba, y los valores que estn en colones los necesitamos convertir a esas monedas. Por ejemplo del cuadro de colones a quetzales, tomando el primer valor de 125 la frmula que necesitamos a su derecha es: =D13/B6 y al darle enter nos da como respuesta 21.19 y si en ese momento deseamos copiar la formula hacia abajo nos da el problema de divisin entre 0. Para resolver este problema la formula correcta es: =D13/$B$6 y enter INFORMATICA APLICADA PARA PROCESOS
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Ahora si podemos copiar la formula hacia abajo y nuestro dato de conversin se mantendr inmvil. Realizar este proceso para las dems columnas. Al final nos queda as:
No olvidar ir actualizando su archivo cada 10 minutos Investigacin y ejercicios complementarios. Investigar: 1. Que es un Grfico en Microsoft Excel 2013? 2. Qu tipos de Grficos hay en Microsoft Excel 2013? 3. Cules son los elementos que componen un grfico creado en Excel
Instruccin: Con el propsito de realizar la prctica lleva a cabo cada uno de los paso que continuacin se describen:
1. Revisa la planeacin de la boleta que elaboraste en tu cuaderno de apuntes, complementa con los datos del siguiente formato y utiliza el programa Microsoft Excel 2013 para elaborar la boleta.
2. Grbalo con el nombre: Boleta. 3. Prepara la pgina (tamao, mrgenes, encabezado y pie de pgina, orientacin). 4. Aplica el formato a fuentes estilos (negrita, cursiva y subrayado): color, tamao de fuentes, alineacin y bordes. 5. Valida las columnas materia y maestro para que a la captura permitan solo texto y las columnas de parcial 1, 2, 3 y semestral para que permita la captura de valores numricos en el rango 0 a 10 con decimales. 6. Captura todas las materias, con el nombre del maestro y las calificaciones del parcial 1, 2, 3 y semestral. 7. Aplica formato de celdas numricas a las calificaciones y semestral, con un decimal, promedio y calificacin final con 0 decimales. 8. Calcula el promedio y la calificacin final, utilizando frmulas. 9. Determina la calificacin mayor del parcial ,1 utilizando funciones. 10. Calcula el promedio del parcial 2, utilizando funciones. 11. Determina la calificacin menor del Semestral, utilizando funciones. 12. Elabora un grfico de columnas con los datos de la materia y los tres parciales. 13. Elabora un grfico circular con los datos de las materias 14. Aplica formato a los ttulos, leyendas, series y rea del grfico de los dos grficos. 15. Aplica seguridad al archivo. 16. Guarda los cambios realizados. INFORMATICA APLICADA PARA PROCESOS
Instrucciones: Con el propsito de realizar la prctica siguiente lleva a cabo cada uno de los pasos que a continuacin se describen:
1. Elabora el siguiente formato:
2. Grbalo con el nombre: CONVERSIONES. 3. Prepara la pgina (mrgenes, encabezado y pie de pgina, orientacin, hoja). 4. Aplica el formato a fuentes: estilos (negrita, cursiva y subrayado), color, tamao de fuentes, alineacin y marcar bordes. 5. Vlida la columna de PESOS para que acepte slo valores numricos con decimales y captura los pesos. 6. Inserta series numricas a las columnas de pulgadas y kilogramos, con un valor inicial de 20 e incremento de 5 hasta 100. 7. Utiliza frmulas con referencias absolutas, para convertir de pesos a dlares, de pulgadas a centmetros y a metros, los kilogramos convirtelos a gramos y a libras. 8. Aplica formato de moneda con decimales a la columna de pesos. 9. Aplica dos decimales a las columnas de centmetros, gramos, libras. 10. Utiliza funciones para determinar la cantidad de metros ms alta, cantidad de libras menor, el total de las libras. 11. Elabora una grfica de columnas de la cantidad de pesos a dlares. 12. Protege el archivo. 13. Guarda los cambios realizados.