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OFICINA DE SISTEMAS

UNIDAD DE DESARROLLO



PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES
DIRECTIVA N 005-2003-CONSUCODE/PRE

ANEXO 1
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO
DEL FORMATO DEL PLAN ANUAL
DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR PUBLICO
Versin 7.0.3
23 de Enero de 2,008








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A. REQUERIMIENTOS TECNICOS

Para poder trabajar con el documento, se debe considerar los siguientes
requerimientos de software:

Sistema Operativo Windows 2000 o superior.

Microsoft Excel 98, 2000, XP o superior.

Soporte de Excel para trabajar con macros y formularios.

La Configuracin Regional y del Idioma de la PC debe configurarse
para las Opciones Regionales Espaol-Per de la siguiente manera:


Menu Inicio / Configuracin / Panel de Control / Configuracin
Regional y de Idioma.
Elegir de la lista Espaol-Per / Botn Personalizar / Ficha
Nmeros. Configurar segn lo mostrado en la pantalla.





















Adems, en lo referente al hardware, se recomienda:

64 MB de RAM mnimo.

90 MB de disco duro mnimo. (Para cargar el programa Excel)

Resolucin de vdeo de 800 x 600.









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B. PASOS PARA TRABAJAR CON EL DOCUMENTO

1. Descargar el documento PlanAnual2008.zip desde la direccin Internet:
http://www.consucode.gob.pe/descarga/PlanAnual2008.zip





Fig. 1 Descarga de Archivos

Si se tiene el documento en diskette, luego de desempaquetarlo, se
recomienda copiarlo en un directorio del disco duro de su computadora.

2. Abrir el documento PlanAnual2008.zip y extraer los archivos:

Plan2008.xls
Instructivo para el llenado del Plan Anual de Adquisiciones y
contrataciones.pdf








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Fig. 2 Archivos del Plan Anual

El archivo Plan2008.xls, es el archivo de trabajo sobre el que se ingresar
la informacin del Plan Anual. El segundo archivo sirve como manual de
ayuda.

.
3. Luego de ingresar la informacin en el archivo Plan2008.xls, grabar los
cambios en el archivo, imprimiendo si se desea el Plan Anual.

4. Exportar el Plan Anual al formato DBF, usando las teclas CTRL + Q.

5. Enviar el Plan Anual, desde la opcin Upload Plan Anual, ubicado en la
pgina Web del sistema SEACE: http://www.seace.gob.pe, para lo cual
necesitar un usuario y contrasea proporcionados por Consucode a partir
del envo de la solicitud del mismo. El formato de solicitud de usuario se
puede descargar desde la pgina web del sistema.






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C. INGRESO AL DOCUMENTO

Esta gua est diseada para facilitar al usuario el manejo de las diversas
opciones del fomato Excel : " Plan2008.xls".

Al abrir el archivo Plan2008.xls se mostrar el siguiente mensaje en la pantalla
de su computador:



Fig. 3 Ingreso al documento

Deber de escoger la opcin Habilitar macros haciendo click en el botn
respectivo.

NOTA IMPORTANTE SI TRABAJA CON OFFICE XP, 2003, 2007.
Si trabaja con Microsoft Office XP o 2003, cuando abra el archivo Excel, no le
pedir habilitar macros y las macros se iniciarn deshabilitadas. Para habilitarlas
debe seguir los siguientes pasos:

Ir al Men Herramientas / Macros / Seguridad.
Seleccionar nivel de seguridad Medio.
Cerrar el Excel y luego abrir el archivo nuevamente.























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Si trabaja con Microsoft Office 2007 debe habilitar macros de la siguiente forma:

Ir al botn office o al botn opciones de excel
Ficha Centro de Confianza Configuracin de macros.
Habilitar todas las macros.
Cerrar el Excel y luego abrir el archivo nuevamente.








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A continuacin se presenta el siguiente mensaje inicial:



Fig. 4 Mensaje al abrir el documento

Si presiona el botn S, ver este mensaje la prxima vez que abra el archivo
Excel y se ver la informacin correspondiente al Listado de Bienes Comunes.


Fig. 5 Listado de Bienes Comunes


Si se presiona el botn No no ver el mensaje la siguiente vez que abra dicho
documento.

Para trabajar con el documento es necesario que ubique la pantalla principal del
documento. (Hoja de clculo plan_print) Puede ayudarse de la barra de
navegacin que se encuentra en la parte inferior izquierda de su
pantalla.





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La pantalla principal del documento es la que se muestra a continuacin:



Fig. 6 Pantalla principal del archivo del Plan Anual

Esta pantalla es la hoja de clculo en la que se llenarn los datos del Plan Anual,
as como tambin es la pantalla de impresin del Plan Anual. Para esto debe
tener en cuenta las siguientes consideraciones:

El orden de ingreso de datos para los procesos programados es comenzando por
la columna N Ref., Item nico y las columnas subsiguientes. Debe recordar
que si no se selecciona un valor en la columna Item nico no podr registrar
datos en el resto de las columnas.

Los procesos de seleccin se empezarn a llenar desde la fila 12, es decir
inmediatamente debajo de los encabezados, sin dejar espacios entre los
procesos.

En cada columna con encabezado azul, se debe llamar a un formulario de
seleccin, usando las teclas CTRL + H, que le ayudar a seleccionar entre los
valores correctos posibles. Estos buscadores, retornarn a la celda un texto que
comienza por el cdigo del elemento, seguido por un guin ( - ), y luego la
descripcin.

Las columnas donde se debe usar CTRL + H son:

o Item nico
o Precedente
o Tipo de Proceso
o Cdigo del CIIU
o Objeto
o N de Item
o Catlogo de las Naciones Unidas





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o Catlogo de Bienes y Servicios
o Unidad de Medida
o Tipo de Moneda
o Fuente de Financiamiento
o Fecha probable de Convocatoria
o Tipo de Convocatoria
o Modalidad de Adquisicin
o Nombre de la Entidad Convocante de la Compra Corporativa o Encargada
o Cdigo de Ubicacin Geogrfica

NOTA: Para registrar el nombre de la Entidad en la cabecera del
documento tambin se debe presionar las teclas CTRL + H.

Si se ingresa una Licitacin Pblica como tipo de proceso, slo podr ingresar el
valor Bienes como objeto del proceso.

Si se ingresa un Concurso Pblico como tipo de proceso, slo podr ingresar
alguno de los valores Consultora de Obras, Servicio de Consultora, Servicio
en General, Arrendamiento de Bienes Seguros como objeto del proceso.

Si se ingresa Bienes como objeto del proceso, el cdigo del catlogo de Bienes
y Servicios debe empezar con la letra B.

Si se ingresa Obras como objeto del proceso, el cdigo del catlogo de Bienes y
Servicios debe empezar con la letra O.

Si se ingresa Consultora de Obras, Servicio de Consultora, Servicio en
General, Arrendamiento de Bienes Seguros como objeto del proceso, el
cdigo del catlogo de Bienes y Servicios debe empezar con la letra S.

En cada columna se llenarn los valores necesarios del Plan Anual, siguiendo los
pasos descritos en la siguiente seccin.







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D. PASOS PARA INGRESO DE DATOS EN EL DOCUMENTO

Ingreso de Datos Generales del Documento

1. Ingrese Nombre de la Entidad: Para ingresar el nombre de una entidad
presiones las teclas CTRL + H, luego de lo cual se mostrar la siguiente
ventana:


Fig. 7 Ingreso de la Entidad

Digite en la casilla Entidad o Cdigo, parte del nombre de su Entidad y luego
pulse el botn Buscar; aparecer una lista con los nombres de entidades
coincidentes, seleccione el correcto y pulse Aceptar.

2. Ingrese el ao

3. Ingrese las Siglas de la Entidad

4. Ingrese la Unidad Ejecutora

5. Ingrese el nmero de RUC de la entidad

6. Ingrese el Pliego

7. Ingrese el Instrumento que aprueba o modifica el PAAC


Ingreso de Datos para los Procesos de Seleccin

8. Ingrese N de Referencia: Se llenar con un nmero correlativo por cada
proceso de seleccin






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9. Ingrese datos en la columna Item nico: Para ingresar datos en esta
columna presione las teclas CTRL+ H. Aparecer la siguiente ventana:


Fig. 8 Indicador de Item nico

La columna Item nico puede contener el valor 1 - SI (El proceso consta de
un solo tem) o el valor 0 - NO. (El proceso consta de al menos 2 tems)

10. Ingrese los datos en la columna precedente: Para ingresar datos en esta
columna presione las teclas CTRL + H, luego de lo cual se mostrar una
ventana similar a la de la figura 8 Indicador de Item nico.

La columna Precedente tiene tambin dos valores: 1 - SI (El proceso fue
convocado el ao fiscal anterior y sigue en curso) el valor 0 - NO. (El proceso
es nuevo)

11. Ingrese Antecedentes: En caso que la Precedente contenga el valor
1- SI, se debe ingresar una breve descripcin referencial acerca del
proceso anterior.

12. Ingrese Tipo de proceso: Presiona las teclas CTRL + H y observar la
siguiente ventana:


Fig. 9 Tipo de Proceso

Seleccione el tipo de proceso correcto y pulse Aceptar.





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13. Ingrese CIIU: Presione las teclas CTRL + H para que aparezca la
siguiente ventana:


Fig. 10 CIIU

Para Buscar un CIIU, digite en la casilla CIIU o Desc, una palabra relacionada
al CIIU buscado y luego pulse el botn Buscar, aparecer una lista con los
cdigos CIIU y descripcin coincidentes; seleccione el correcto y pulse
Aceptar.

14. Ingrese Objeto del Proceso: Para ingresar el objeto del proceso
presione las teclas CTRL + H, luego de lo cual se mostrar la siguiente
ventana:


Fig. 11 Objeto del Proceso


Seleccione el objeto del proceso correcto y pulse Aceptar.
.
15. Ingrese N de Item: Si el proceso est conformado por varios tems, esta
columna permite agregar una fila para registrar un nuevo tem en dicho proceso
programado.

16. Ingrese Sntesis de Especificaciones Tcnicas: La sntesis es l descripcin
del proceso o del tem que se est programando en el Plan Anual.






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17. Ingrese Cdigos en el Catlogo de las Naciones Unidas: Para ingresar datos
en estas columnas presione las teclas CTRL + H. Aparecer la siguiente
ventana:


Fig. 12 Catlogo de las Naciones Unidas


Para Buscar un cdigo de catlogo, digite en la casilla catlogo, una palabra
relacionada al catlogo buscado y luego pulse el botn Buscar, aparecer una
lista con los nombres del catlogo coincidentes, seleccione el correcto y pulse
Aceptar.

18. Ingrese Cdigos en el Catlogo de Bienes y Servicios: Para ingresar datos
en estas columnas presione las teclas CTRL + H. Aparecer la siguiente
ventana:


Fig. 13 Catlogo de las Naciones Unidas


Para Buscar un cdigo de catlogo, digite en la casilla catlogo, una palabra
relacionada a la familia del catlogo buscado y luego pulse el botn Buscar,
aparecer una lista con los nombres de las familias del catlogo coincidentes,
seleccione el correcto y pulse Aceptar.






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19. Ingrese Unidad de Medida: Presiona las teclas CTRL + H y observar la
siguiente ventana:



Fig. 14 Unidad de Medida

Seleccione la unidad de medida correcta y pulse Aceptar.

20. Ingrese Cantidad: Los datos ingresados deben contener slo valores
numricos y, de ser necesario, el punto decimal. Es importante que ingresen
datos con coma (,) como separador de miles y punto (.) como separador de
decimales.

21. Valor Estimado: Los datos ingresados deben contener slo valores numricos
y, de ser necesario, el punto decimal. La nica palabra aceptada en la columna
Valor Estimado es RESERVADO. Es importante que ingresen datos con
coma (,) como separador de miles y punto (.) como separador de
decimales.


22. Seleccione Tipo de Moneda: Para seleccionar el Tipo de Moneda presione las
teclas CTRL + H, luego de lo cual se mostrar la siguiente ventana:


Fig. 15 Tipo de Moneda

Seleccione la moneda correcta y pulse Aceptar.






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23. Seleccione Fuentes de Financiamiento: Previamente debe haber ingresado el
nombre de su Entidad. (Ver paso 1) Presione las teclas CTRL + H y observar la
siguiente ventana:


Fig. 16 Fuentes de Financiamiento


Seleccione la(s) fuente(s) de financiamiento para el proceso y pulse Aceptar.
En este caso se pueden seleccionar varias fuentes.

24. Seleccione Fecha Probable de Convocatoria: Presione las teclas CTRL + H
para que aparezca la siguiente ventana:


Fig. 17 Fecha probable de Convocatoria


Seleccione el mes correcto y pulse Aceptar.






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25. Seleccione Tipo de Convocatoria: Presione las teclas CTRL + H y observar
la siguiente ventana:


Fig. 18 Tipo de Convocatoria


Seleccione el tipo de convocatoria correcto y pulse Aceptar.

26. Seleccione Modalidad de Adquisicin: Para ingresar la modalidad de
adquisicin presione las teclas CTRL + H, luego de lo cual se mostrar la
siguiente ventana:



Fig. 19 Modalidad de Adquisicin

Seleccione la modalidad de adquisicin correcta y pulse Aceptar.

27. Ingrese Nombre de Entidad Convocante de Compra Corporativa o
Encargada: Si el Tipo de Convocatoria es Compra Corporativa Facultativa,
Por Encargo o Compra Corporativa Obligatoria es obligatorio ingresar el
nombre de la entidad. Para esto presione las teclas CTRL + H. La ventana que
ver es similar a la de la figura 7 Ingreso de la Entidad y se encuentra ubicada
en el paso nmero 1.





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28. Ingrese rgano Encargado de la Compra o Adquisicin: Es el rgano que
se encarga de la realizacin de la Compra. Es opcional.

29. Seleccione Cdigo de Ubicacin Geogrfica: Para ingresar datos en estas
columnas presione las teclas CTRL + H. Aparecer la siguiente ventana:


Fig. 19 Ubicacin Geogrfica

Seleccione primero el Departamento, luego la Provincia, y finalmente el Distrito;
luego pulse Aceptar.

30. Ingrese Observaciones: Registrar algn detalle adicional del proceso de
seleccin. Si el objeto principal de dicho proceso se determina en funcin a la
prestacin que represente la mayor incidencia porcentual en el costo, deber
contener la palabra "Articulo 78".

Al finalizar el llenado de los datos del plan anual, use las teclas CTRL + Q para, que
se graben los datos y se genere un archivo con el nombre Plan2008.dbf.

NOTA: El archivo Plan2008.dbf estar ubicado en el mismo directorio donde est el
archivo Plan2008.xls







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E. PASOS PARA EN ENVIO A CONSUCODE

Una vez que se ha terminado con el llenado del Plan Anual en el archivo Excel se
deben seguir los siguientes pasos:

1. En el archivo Excel presionar las Teclas CTRL + Q, esto har que El Excel revise
la informacin registrada y pinte de rojo oscuro las celdas con error, en caso de
xito se generar un archivo llamado Plan2008.dbf, el cual se usar para
realizar la transferencia al Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
ubicado en la Pgina Web del Consucode.

2. Ingresar al Sistema por la pgina web del SEACE www.seace.gob.pe con su
usuario y contrasea, una vez dentro ingresar a la opcin "Plan Anual / Upload
Plan Anual", y ah seleccionar el archivo "Plan2008.dbf" que se gener en el
paso 1, pulsar el botn "Upload".

3. Si existiera algn problema con el formato el sistema mostrar un reporte de
errores, en caso de estar correcto, se le mostrar la consola de Plan Anual con
sus procesos cargados.

4. Ingresar los datos que se piden sobre el documento de aprobacin (Resolucin de
aprobacin del Plan Anual), el aprobador y la fecha de la resolucin.

5. Adjuntar el archivo conteniendo el instrumento que aprueba el Plan Anual.

6. Finalmente, una vez revisados los procesos y llenada la informacin requerida,
usar el botn "Publicar en el SEACE" para terminar con el envo del Plan al
sistema.


NOTA: Para cualquier consulta puede contactarse al Consucode, telf. 613-5555 a
los anexos de consulta de: 227, 270, 274, 261.

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