Escribimos la carta dejando los espacios necesarios y/o suficientes para realizar la combinacin, como se muestra en la imagen en los espacios en rojo. Nota: el archivo se guarda con el nombre carta modelo:
Modelo de la Carta del Taller Figura 1. Word. Figura 2. Sincelejo Septiembre 18 de 2013 Seor <"Espacio para la combinacin"> <"Espacio para la combinacin"> Cordial Saludo, Por medio de la presente nos dirigimos a usted con el propsito de manifestarle que ha estado insistiendo al mdulo de <"Espacio para la combinacin"> en las ultimas clases y por medio de este comunicado queremos hacerle saber que la inasistencia es causa de prdida del mdulo, por tal razn le sugerimos que se acerque lo ms pronto posible a resolver su situacin. Agradecemos la atencin prestada a la presente. Atentamente, _______________________________ Andrs Herrera Pez Director Paso seguido abrimos Microsoft Excel 2013:
Figura 3. Excel. Creamos la base de datos con la informacin que vamos a combinar en la carta:
Figura 4. Excel. Nuevamente volemos al archivo de Word Donde tenemos la carta y nos vamos a la pestaa correspondencia, no se nos olvide dejar lo espacios necesarios para la combinacin como se muestra en la imagen:
Figura 5 Word. Dentro de la pestaa correspondencia seleccionamos iniciar combinacin de correspondencia y luego seleccionamos la opcin Paso a paso por el Asistente ara combinar correspondencia
Figura 6: Word No aparece un panel al lado derecho donde seleccionamos la opcin carta y damos siguiente, esta opcin aparece n el parte de abajo del panel como se muestra en la figura:
Figura 7. Word En este paso escogemos la opcin utilizar el documento actual y damos siguiente:
Figura 8: Word En este paso elegimos la opcin utilizar una lista existente y luego damos clic en Examinar:
Figura 9 Word. Buscamos el archivo Base de Datos y le damos abrir:
figura 10.carpetas. Nos sale la siguiente venta indicando que los datos estn en la Hoja 1 del archivo de Excel y damos aceptar
figura 11. Seleccin de tabla. Paso seguido debemos ver la lista de los datos que estn en el archivo de Excel y damos Aceptar.
Figura 12. Destinatarios de combinar correspondencias. Si realizamos todos los pasos hasta aqu en este punto debemos ver en la pantalla en nombre del archivo como se ilustra en la figura y damos siguiente:
Figura 13. Word. Ahora nos paramos debajo de la palabra Seor y nos vamos a la opcin Insertar campo Combinado y Seleccionamos nombre y debemos ver como aparece en la imagen:
Figura 14. Word. Realizamos lo mismo con el resto de opciones para que nos quede como est en la figura:
Figura 15 Word. Paso Seguido damos siguiente en la parte inferior del panel y debemos ver la pre visualizacin del primer registro de la base de datos correspondiente a Ana Vergara; en los botones de podemos el resto de las cartas. Por ultimo damos clic en Siguiente:
Figura 16. Word. Damos clic en la opcin Siguiente
Figura 17: Word. Damos clic en la opcin editar carta individuales:
Figura 18: Word. En la venta que nos aparece damos clic en todos y decimos aceptar: figura19: combinar en un documento nuevo. Y debemos el ver el archivo con todas las cartas, lo guardamos en el nombre Taller Combinar correspondencia: