Uso de filtros para analizar una base de datos

Aplicar filtros en una base de datos es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de
datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que
cumplen el criterio que se especifique para una o varias columnas y modifica en azul el
color del nmero de la fila.
Autofiltro, que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples
Filtro avanzado, para criterios ms complejos
A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los rangos, lo que hace es ocultar
temporalmente las filas que no se desea mostrar o que no cumple con los criterios
escogidos.
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e
imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.
Excel brinda la posibilidad de realizar algunos anlisis en las bases de datos, permitiendo
presentar la informacin de diversas formas. Para realizar esto, se encuentran en la primera
seccin del men datos las siguientes herramientas:
ORDENAR
El men ordenar permite dar un orden a la informacin de la base de datos, tomando como
referencia un criterio, el cual permite ordenar la informacin de la base de datos por uno de
los campos o ttulos de la base de datos. Para ordenar se pueden utilizar como mximo 3
criterios, donde el segundo criterio empieza a operar cuando se encuentran coincidencias en
los datos.
Para acceder a esta opcin, se debe ir al submen ordenar que se encuentre en el men
datos, en donde el estudiante debe seleccionar el rango de datos o simplemente tener la
celda activa dentro de la base de datos
FORMULARIO
Cuando se trabaja con bases de datos en Excel es posible cambiar la presentacin en como
se ingresa informacin, en este caso se hace por medio de un formulario que permite hacer
ms interactivo el proceso. El formulario permite visualizar la informacin que est en la
base de datos, organizndola en el orden en que se digit y mostrando los campos o ttulos
de los grficos en forma vertical y el desplazamiento entre los diferentes campos se puede
utilizar la tecla tabulador o haciendo clic dentro del espacio de la informacin.

Asignar rangos a los datos
Los rangos en Excel se pueden definir mediante las referencias de su ubicacin o mediante
un nombre que se la asigna a un determinado rango.
Por ejemplo, un rango pueden ser las celdas que se encuentran en al columna A desde la
fila 1 hasta la fila 20. El rango sera A1:A20. O las celdas que estn desde la columna A
hasta la columna C y desde la fila 2 hasta a fila 80. El rango sera A2:C80.
Pero tal rango tambin los podemos identificar con nombre alusivo al tipo de datos que
contiene.
Por ejemplo, si la lista de empleados est en el rango A2:C100, podemos asignarle el
nombre de Empleados a ese rango.
Para ello en Excel 2010 seleccionamos el rango de datos, vamos a Formulas -> Asignar
nombre y tenemos el siguiente cuadro:

Antes de crear el nombre de rango no es necesario seleccionar el rango de datos, puesto que
en el cuadro de dilogo respectivo este se puede modificar a gusto.
Es importante que si hay diferentes hojas de trabajo se indique a qu hoja pertenece cada
rango definido. Cuando se selecciona al rango de datos antes de crear el nombre de rango,
Excel agrega automticamente el nombre de la hoja a la que pertenece el rango. Cunado se
crea directamente el nombre del rango, hay que indicarle a Excel a qu hoja pertenece ese
rango, ya que todas las hojas tienen los mismos rangos, esto es filas y columnas.
Igualmente una vez creado el nombre del rango, este se puede modificar. Para ello vamos
a Frmulas -> Administrador de nombres. All se elige el nombre que se requiere
modificar o editar.
Una vez creado el nombre del rango, en lugar de escribir la referencia de celdas en las
frmulas se escribe el nombre del rango. Por ejemplo:
En lugar de escribir =BUSCARV(D1;Hoja1!A2:C100;3;0) se escribe
=BUSCARV(D1;Empleados;3;0)


Espacios en blanco de la base de datos
Los administradores de bases de datos se refieren a los caracteres blancos, como un
espacio, como "espacio en blanco". El primer paso que necesitas hacer para limpiar los
datos es una simple funcin llamada ESPACIOS. Es una herramienta que te ayuda a
eliminar estos espacios indeseados de entre tus datos. Se esta hablando de celdas
como esta . ESPACIOS elimina los espacios entre el inicio del texto y la celda, dejando
solo un espacio entre palabras y eliminando cualquier espacio adicional al final del texto.
Guardar y abrir el archivo
Guardar una hoja de clculo
En Excel, cuando interrumpe o cierra la aplicacin, debe guardar o, de lo contrario, perder
el trabajo. Cuando guarda, la hoja de clculo se guarda como archivo en el equipo.
Posteriormente, puede abrir el archivo, modificarlo e imprimirlo.
Guarde una hoja de clculo mediante los siguientes pasos.
1. Haga clic en el (botn Guardar).

Haga clic en el en la barra de herramientas de acceso rpido.
2. Especifique la ubicacin en la que desee guardar la hoja de clculo.

Especifique la ubicacin en la que desee guardar la hoja de clculo en el cuadro Guardar
en. Se muestra la carpeta Mis documentos previamente seleccionada.

En el cuadro Nombre de archivo aparece Libro1.
Para cambiar el nombre de archivo, escriba uno nuevo.

Haga clic en Guardar.
3. La hoja de clculo se guarda como archivo.

El nombre de archivo en la Barra de ttulo cambia de Libro1 al nombre de archivo
guardado.
4. Revise la ubicacin en la que se guard el archivo.
Haga clic en (botn Inicio) y, a continuacin, haga clic en Mis documentos.

Compruebe que el archivo guardado est en la carpeta Mis documentos.



Abrir una hoja de clculo
Abrir el documento recin guardado. Al abrir el archivo se le permite reanudar el trabajo.
Abrir el archivo de la hoja de clculo mediante los siguientes pasos.
1. Haga clic en (botn Inicio) y, a continuacin, haga clic en Mis documentos.

El archivo guardado se encuentra en la carpeta Mis documentos.

2. Haga doble clic en el archivo.
Aparece la pantalla de inicio de Excel y se muestra la hoja de clculo.