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UNIDAD II

LA HOJA DE CLCULO EXCEL


Descripcin del Material
Este Material permite visualizar por medio de imgenes informativas (figuras) cada uno de los
movimientos que se deben seguir para alcanzar las actividades de Enseanza.
Microsoft Excel 2010
Excel es un programa para manejar Hojas de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros
organizados en una cuadrcula. Este programa es til para realizar desde simples sumas hasta clculos
avanzados.
Excel ayuda a analizar, administrar y compartir informacin, lo que sirve para tomar mejores decisiones
y ms inteligentes. Las nuevas herramientas de anlisis y visualizacin le ayudan al usuario a realizar
un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos.
En Excel incluso se pueden cargar archivos en Internet y trabajar simultneamente con otras personas
en lnea. As se produzcan informes financieros o administren gastos personales, Excel 2010 brinda
ms eficiencia y flexibilidad para lograr los objetivos.
TEMA 1: EXPLORANDO EXCEL
1.1 Ingresar a Excel
1.2 Conocer el rea de Trabajo
1.3 reas del Libro Excel
1.4 Ingresar Datos a la Hoja de Clculo
1.5 Formato a Texto
1.6 Guardar libro
1.1. Ingresar a Microsoft Excel
1. Dar Clic en el botn de Inicio ubicado en la esquina izquierda de la pantalla.
2. Dar Clic en Todos los programas
3. Ubicar el nombre del paquete Microsoft Office y dar Clic en dicho paquete.
4. All se despliega un men en el que aparece la opcin Microsoft Excel 2010.
Dar Clic. Despus de dar clic el programa se abrigar para empezar a trabajar en l.
Figura 1 Ingresar a Microsoft Excel 2010
1.2. Conocer el rea de Trabajo
Al iniciar Excel aparece una pantalla, a continuacin se describirn los componentes fundamentales.
Figura 2 Pantalla Inicial Microsoft Excel
En el extremo Superior de la derecha estn los botones:
Minimizar, es decir, lograr que el programa se oculte en la pantalla para que la ventana se situ
en la barra de tareas inferior del computador.
Maximizar o ampliar. Ventana vista al 100%.
Cerrar el programa (recuerde guardar el trabajo primero).
1.3. reas del Libro Excel
rea Men
Barra de Ttulo
Barra de Acceso Rpido
Men Cinta
rea de Trabajo
Cuadro de Nombres
Sirve para viajar rpidamente al interior del documento ubicando coordenadas.
Ejemplo: E22. Celda ubicada en la columna E y la fila 22).
Barra de Etiquetas
Permite Ir a las diferentes hojas del documento, de igual manera se pueden crear ms hojas. (Parte
inferior izquierda de la pantalla)
Barra de Desplazamiento
Permite desplazarse hacia los lados del documento.
Barra de Estado
Permite Utilizar el zoom del documento, y cambiar de vista.
Para entender la figura 3, se debe tener en cuenta lo siguiente.
Columna (Numerada con Letras). Recuadro rojo
Fila (Numerada en forma descendente). Recuadro azul
Celda (Interseccin entre una columna y una fila). Recuadro negro
Figura 3 Componentes de una hoja de clculo
1.4. Ingresar Datos a la Hoja de clculo
Para desarrollar una base de datos (actividad a realizar durante esta sesin de estudio) se deben seguir
los siguientes pasos:
1. Con el cursor sealar la pestaa, Hoja 1. Recuadro en Rojo.
2. Dar clic derecho y dar clic en Cambiar nombre.
3. Dar clic sobre el rea resaltada (donde se dio clic derecho) y digitar el nombre deseado.
Figura 4 Cambio de nombre a la Hoja de Clculo
Introducir Datos
En cada celda de la hoja se pueden introducir textos, nmeros o formulas.
Para ello se debe colocar el cursor en cualquiera de las celdas e introducir el dato, este dato se puede
observar en la celda y en la barra de frmulas.
Figura 5 Introducir Datos
Se pueden modificar los datos de la celda volviendo a ingresar en ella (clic sobre la celda) y borrando
los datos ingresados.
Tener en Cuenta:
Valores constantes: Estos pueden ser nmeros, fechas, hora y texto.
Formulas: Es una secuencia formada por valores constantes, referencias, funciones, entre otras.
Errores ms comunes: cuando se ingresa una formula en una celda pueden haber errores. En la
siguiente lista se explican estos errores:
##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o
una hora negativa.
#NUM! Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser
sumar textos.
#DIV/0! Cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? Cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A Cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
#REF! Se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
#NUM! Cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.
#NULO! Cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan.
1.5. Formato a Texto
Cuando se va a trabajar una base de datos se recomienda que la primera celda (A1) se use para el
ttulo o nombre de la informacin.
Una vez los ttulos de la informacin a consignar se han completado, se seleccionan las celdas dando
clic sostenido sobre ellas, iniciando por la celda A1 hasta la E1:
Figura 6 Dar formato al texto
1. Clic en la pestaa inicio
2. Se ubica el grupo nmero.
3. Hacer clic sobre la flecha de formato.
4. Del men visualizado, dar clic sobre texto.
5. Dar clic en Aceptar
Figura 7 Dar formato de texto
1.6. Guardar Libro
Una vez terminado el trabajo se procede a guardar el libro.
Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:
1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno
existente. En este caso el archivo se le da un nombre al momento de guardarlo.
2. Guardar. Cuando se guardan los cambios que haya podido sufrir un archivo
sobrescribindolo. Es decir, que este archivo ya se haba abierto previamente en el computador.
Los Pasos para guardar un libro por primera vez son:
1. Dar clic sobre la pestaa Archivo.
2. Del men desplegado, seleccionar con clic la opcin Guardar como.
3. Elegir la ubicacin en la que se desea guardar el libro.
4. Colocar el nombre del libro.
5. Verificar que en el campo Tipo archivo diga Libro Excel.
6. Dar clic en Guardar.
Figura 8 Guardar Archivo en Microsoft
TEMA 2: Trabajar con Hojas de Clculo
2.1 Encabezado y Pie de Pgina
2.2 Vista Diseo de Pgina
2.3 Impresin
2.4 Ocultar Filas y Columnas
2.1. Encabezado y Pie de Pgina
Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las pginas y un pie de pgina
es un texto impreso en la parte inferior de cada pgina.
Los pasos para crear un encabezado o un pie de pgina son los mismos.
1. Clic en la pestaa insertar.
2. Despus en encabezado o pie de pgina.
3. Aparecer un texto, dar clic para agregar encabezado, luego clic en el texto para editar el
encabezado.
4. Para agregar una imagen se debe dar clic en Imagen.
5. Tambin se pueden colocar diferentes encabezados como la hora, fecha nmero de Pgina.
6. Para agregar un pie de pgina se debe de dar clic en Ir al pie de pgina.
Figura 9 Insertar Encabezado y Pie de pgina
2.2. Vista Diseo de Pagina
En anteriores versiones de Excel, exista la vista preliminar como herramienta para visualizar la hoja
antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos estticos.
En Excel 2010 la vista preliminar como tal est mucho ms limitada y sirve nicamente para dar una
ltima ojeada al aspecto general antes de imprimir.
En esta vista se pueden modificar mrgenes, ver los saltos de pgina, encabezados, pie de pgina y
saber cuntas hojas hay y como se ajustan los datos.
Los pasos son los siguientes:
7. Dar clic en la pestaa Vista.
8. En el grupo vistas de libro se puede observar de diferentes formas. Figura 10 Seleccin de Vista
Nota: si desea ver la hoja en pantalla completa, para salir de ella solo debe de presionar la tecla ESC.
2.3. Impresin
Antes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente configurar la pgina, para modificar factores que
afecten la presentacin de las pginas impresas, como son la orientacin, encabezados y pie de pgina,
tamao del papel, etc.
Pasos para imprimir una pgina:
9. Clic en la pestaa Archivo.
10. Clic en Imprimir.
11. En las opciones de configuracin se puede configurar la hoja a Imprimir. All se puede seleccionar
que pginas se desean imprimir especficamente o un rango de pginas, la orientacin del papel,
el tamao de la hoja, las mrgenes y el tamao a escala.
12. Por ltimo, para Imprimir la hoja se debe de dar clic en Imprimir.
Figura 11 Imprimir Pgina en Microsoft Excel
2.4. Ocultar Filas y Columnas de una Hoja
Para Ocultar filas o columnas, seguir los siguientes pasos:
13. Seleccionar la columna dando clic en la letra.
14. Clic derecho en la parte sombreada
15. Elegir la opcin ocultar.
Figura 12 Ocultar filas o columnas en Microsoft Excel