Gestin de los Costos del

proyecto
Ing. Rubn Gmez Snchez S.
rgomezsanchez@ist-sac.com
Lima, 23/05/11
1
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
Agenda
1. Introduccin
2. Gestin De Los Costos del proyecto
3. Procesos
1. Estimar los Costos
2. Determinar el Presupuesto
3. Controlar los Costos
4. Caso prctico de Obra



2
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
G
E
S
T
I
O
N

D
E

L
O
S

C
O
S
T
O
S

D
E
L

P
R
O
Y
E
C
T
O

Introduccin
3
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
INICIO
SEGUIMIENTO Y CONTROL
EJECUCION
PLANIFICACION
CIERRE
Subttulo
15/12/2010
Expediente
Tcnico
Subttulo
15/12/2010
Propuesta
Tcnica y
Econmica
Subttulo
15/12/2010
Contrato
Suscrito y
Aprobado
Por las Partes
Subttulo
15/12/2010
Compromisos
Contractuales,
Requisitos
Plenamente
definidos
LA ETAPA DE INICIO SIGNIFICA QUE LAS PARTES
DEFINIERON TODOS SUS COMPROMISOS, REQUISITOS Y FORMAS EN LAS
CUALES ESTOS SERN CUMPLIDOS
N FACTOR DOCUMENTOS DE LINEAS BASE
1 Alcance
a. Enunciado detallado del alcance del proyecto
b. EDT
c. Diccionario de la EDT
2 Tiempo a. Cronograma del proyecto
3 Costo
a. Presupuesto del proyecto
b. Curva S
4 Calidad
a. Objetivo de calidad del proyecto
b. Identificacin de estndares
c. Plan de gestin de calidad
EN ESTA FASE SE DEBEN IDENTIFICAR LAS LNEAS BASE APLICABLES AL
PROYECTO
-
0,50
1,00
1,50
2,00
1
2
3
4
5
6
Radar de CPI y SPI
CPI
SPI
-20000
-15000
-10000
-5000
0
5000
10000
15000
1 2 3 4 5
Variaciones Costo y tiempo
CV
SV
0
20000
40000
60000
80000
100000
120000
140000
160000
180000
200000
0 1 2 3 4 5
CURVAS S AVANCES PLANEADO, REAL, COSTO REAL
Avance pla Avance real Costo real
Avance plan acum Avance real acum Costo real acum LA FASE DE SEGUIMIENTO Y CONTROL ES LA QUE NOS PERMITE VERIFICAR
SI EL DESEMPEO DEL PROYECTO RESPONDE A LOS COMPROMISOS Y LAS
LNEAS BASE DEFINIDAS CONTRACTUALMENTE
Subttulo
15/12/2010
1. Alcance Proyecto
2. Alcance Producto
3. Dossier Proyecto
APLICACIN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE LA DIRECCIN DE
PROYECTOS

A veces se
requiere un
electroshock
k

A veces se
requiere un
electroshock
k
4
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
Factores de xitos de los proyectos
5
Ing. Rubn
Gmez Snchez
S., Rev.: 2,
22/05/11
6
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
G
e
s
t
i

n

d
e

l
o
s

C
o
s
t
o
s

d
e
l

P
r
o
y
e
c
t
o

Gestin de los
Costos del
proyecto
7
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
Gestin de los Costos del proyecto
8
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
La Gestin de los Costos de Proyecto incluye los procesos
involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de
modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto
aprobado.
Gestin de los Costos Del Proyecto
7.1 Estimar los Costos Es el proceso que consiste en
desarrollar una aproximacin de los recursos financieros
necesarios para completar las actividades del proyecto.
7.2 Determinar el Presupuesto Es el proceso que
consiste en sumar los costos estimados de actividades
individuales o paquetes de trabajo para establecer una
lnea base de costo autorizada.
7.3 Controlar los Costos Es el proceso que consiste
en monitorear la situacin del proyecto para actualizar el
presupuesto del mismo y gestionar cambios a la lnea
base de costos.

Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
9
10
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
GESTIN DE
LOS COSTOS
DEL PROYECTO
Estimar los Costos
Determinar el
Presupuesto
Controlar los
Costos

11
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
Gestin de los Costos Del Proyecto
12
Ing. Msc Rubn Gmez
Snchez S., Rev. 02,
02/05/11
G
e
s
t
i

n

d
e

l
o
s

C
o
s
t
o
s

d
e
l

p
r
o
y
e
c
t
o

Procesos
13
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
7.1 Estimar los Costos
Estimar los costos es el proceso que consiste en
desarrollar una aproximacin de los recursos monetarios
necesarios para completar las actividades del proyecto.
Las estimaciones de costo son una prediccin basada en
la informacin disponible en un momento determinado.
Incluye la identificacin y consideracin de diversas
alternativas de calculo de costos para iniciar y completar
el proyecto. Para lograr un costo ptimo para el proyecto
debe tomarse en cuenta el equilibrio entre costos y
riesgos como hacer en lugar de comprar, comprar en
lugar de alquilar, y el intercambio de recursos.


Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
14
7.1Estimar los Costos
Por lo general, las estimaciones de costos se expresan en
unidades monetarias (dlar, euro, yen, etc.),aunque en
algunos casos pueden emplearse otras unidades de
medida, como las horas o los das de trabajo del personal
para facilitar las comparaciones, eliminando el efecto de
las fluctuaciones de las divisas.

Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
15
7.1 Estimar los Costos
Las estimaciones de los costos deben refinarse durante el
transcurso del proyecto para reflejar los detalles
adicinales a medida que estos se conocen. La exactitud
de la estimulacin del costo de un proyecto aumenta
conforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de
vida. Por consiguiente, la estimacin de costos es un
proceso iterativo de fase en fase. Por ejemplo, un
proyecto en su fase de iniciacin puede ser una
estimacin aproximada de orden de magnitud (ROM) en
el rango de 50%.
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
16
7.1 Estimar los Costos
En una etapa posterior del proyecto, conforme se cuenta
con mas informacin, las estimaciones pueden reducirse
a un rango de 10% . En algunas organizaciones, existen
pautas en cuanto pueden efectuarse esos refinamiento y
cual es el grado de exactitud esperado. Las fuentes de
informacin de la entrada derivan de las salidas de los
procesos del proyecto en otras areas del conocimiento.
Una vez recibida, toda esta informacin permanecer
disponibles para las entradas de los tres procesos de
Gestin de los costos de proyecto .

Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
17
7.1 Estimar los Costos
Los costos se estiman para todos los recursos que se
asignaran al proyecto. Esto incluye, entre otros, el
personal, los materiales, el equipo, los servicios y las
instalaciones, as como categoras especiales tales como
el factor de inflacin o el costo para casos de
contingencia. Una estimacin de costos es una evaluacin
cuantitativa de los costos de los recursos necesarios para
completar la actividad.

Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
18
7.1 Estimar los Costos
19
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11


20
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
7.2 Determinar el Presupuesto
Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en
sumar los costos estimados de actividades individuales o
paquetes de trabajo para establecer una lnea base de
costos autorizada. Esta lnea base incluye todos los
presupuesto autorizados, pero excluye las reservas de
gestin.
Los presupuestos del proyecto constituyen los fondos
autorizados para ejecutar el proyecto. El desempeo de
los costos del proyecto se medir con respecto al
presupuesto autorizado.
21
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
7.2 Determinar el Presupuesto
22
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
23

7.3 Controlar los Costos
Controlar los costos es el proceso por el que se monitorea
la situacin del proyecto para actualizar el presupuesto
del mismo y gestionar cambios a la lnea base de costos.
La actualizacin del presupuesto implica registrar los
costos reales en los que se ha incurrido a la fecha.
Cualquier incremento con respecto al presupuesto
autorizado solo puede aprobarse mediante el proceso.
Realizar el Control Integrado de Cambios.
24
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
7.3 Controlar los Costos
El monitoreo de gastos de fondos sin tomar en cuenta el
valor del trabajo que se esta realizando y que
corresponde a ese gasto tiene poco valor para el
proyecto, mas all de permitir que el equipo del
proyecto se mantenga dentro del financiamiento
autorizado. De esta manera, gran parte del esfuerzo del
control de costos implica analizar la relacin entre el uso
de los fondos del proyecto y el trabajo real efectuado a
cambio de tales gastos. La clave para un control de
costos efectivo es la gestin de la lnea base aprobada de
desempeo de costos y de los cambios a esa lnea base.

Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
25
7.3 Controlar los Costos
El control de costos del proyecto incluye:
Influir en los factores que producen cambios en la lnea
base de costos.
Asegurarse de que todas las solicitudes de cambio se
llevan a cabo de manera oportuna
Gestionar todos los cambios reales cuando y conformen
suceden.
Asegurarse de que los gastos no excedan el
financiamiento autorizado para el proyecto, tanto por
periodo como total.
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
26
7.3 Controlar los Gastos
Monitorear el desempeo de los costos para detectar y
comprender las variaciones con respecto a la lnea base
aprobada de costo.
Monitorear el desempeo del trabajo con relacin a los
fondos en los que se ha incurrido
Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los
informes sobre costos o utilizacin de recursos.
Informar a los interesados pertinentes acerca de todos
los cambios aprobados y costos aceptables.
Realizar acciones para mantener los sobre costos
previstos dentro de limites aceptables.

Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
27
7.3 Controlar los Costos
28
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
29
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
30
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
31
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
32
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
30
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
31
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
40
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
42
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
33
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
34
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
35
Definiciones bsicas
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
36
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
37
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
38
Aplicacin del valor ganado
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
39
Costo real Valor ganado
Valor
planificado
Estimado a la
conclusin
Estimado a la
conclusin
Presupuesto
inicial
Variacin del
costo
Variacin del
cronograma
ndice del
desempeo
del costo
ndice del
desempeo
del
cronograma
AC EV PV EAC EAC(CPI) BAC CV SV CPI SPI
1 16.603,00 15.494,00 13.963,00 165.258,00 175.898,14 164.149,00 1.109,00 - 1.531,00 0,93 1,11
2 27.450,00 25.898,00 36.522,00 165.701,00 173.986,02 164.149,00 1.552,00 - 10.624,00 - 0,94 0,71
3 47.210,00 45.410,00 51.614,00 165.949,00 170.655,68 164.149,00 1.800,00 - 6.204,00 - 0,96 0,88
4 55.075,00 53.275,00 60.689,00 165.949,00 169.695,09 164.149,00 1.800,00 - 7.414,00 - 0,97 0,88
5 64.943,00 63.143,00 71.513,00 165.949,00 168.828,35 164.149,00 1.800,00 - 8.370,00 - 0,97 0,88
6 113.054,00 108.055,00 82.382,00 169.148,00 171.743,10 164.149,00 4.999,00 - 25.673,00 0,96 1,31
7 93.061,00 164.149,00 164.149,00 93.061,00 - -
8 107.830,00 164.149,00 164.149,00 -
9 127.479,00 164.149,00 164.149,00 -
10 164.806,00 164.149,00 164.149,00 -
11 168.840,00 164.149,00 164.149,00 -
12
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
40
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
41
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
42
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11
43
G
e
s
t
i

n

d
e

l
o
s

C
o
s
t
o
s

d
e
l

p
r
o
y
e
c
t
o

Caso prctico
de obra
44
Ing. Rubn Gmez
Snchez S., Rev.: 2,
22/05/11

Ing. Ruben Gomez
Sanchez S.
45
Glosario de Trminos
VARIABLE DEFINICION/FORMULA
Costo Presupuestado del Trabajo
Programado Budgeted Cost of Work
Scheduled (BCWS):
Es el costo planificado de la cantidad
total de trabajo programado a ser
realizado para la fecha propuesta. Este
valor es la lnea base establecida frente
a la cual se mide el progreso real del
proyecto.
Valor Ganado (EV) o Costo
Presupuestado del Trabajo Realizado
Budgeted Cost of Work Performed
(BCWP)
El costo planificado para completar el
trabajo que se ha realizado. Este refleja
la cantidad de trabajo que realmente ha
sido llevada a cabo, expresada como el
valor planificado para ese trabajo.
Costo Real del Trabajo Realizado
Actual Cost of Work Performed (ACWP)
Es el costo incurrido para llevar a cabo
el trabajo que se ha realizado hasta la
fecha. Es un indicador del nivel de
recursos que han sido gastados para
llevar a cabo el trabajo real realizado en
una fecha o en un perodo de tiempo.
Ing. Ruben Gomez
Sanchez S.
46
VARIABLE DEFINICION/FORMULA
Variacin de Programacin Schedule
Variance (SV)
Es una comparacin entre el costo
presupuestado del trabajo realizado y el
coste real de ese trabajo. Una variacin
negativa significa que el proyecto esta por
encima del presupuesto.
(SV = BCWP BCWS)
ndice de Desempeo de Programacin
Schedule Performance Index (SPI)
Muestra el valor del trabajo realizado
comparado con lo que se ha planificado.
(SPI = BCWP / BCWS)
Variacin de Costos Cost Variance
(CV)
Es una comparacin entre el costo
presupuestado del trabajo realizado y el
coste real. Una variacin negativa
significa que el proyecto esta por encima
del presupuesto.
(CV = BCWP ACWP)
Indices de Desempeo de Costos
Cost Performance Index (CPI):
Schedule Variance (SV)
Muestra cuantas unidades de dinero de
trabajo se obtuvieron para la cantidad de
unidades de dinero gastadas en el
trabajo. Es uno de los indicadores ms
claros de la eficiencia en el costo de un
proyecto.
(CPI = BCWP / ACWP)
Ing. Ruben Gomez
Sanchez S.
47
VARIABLE DEFINICION/FORMULA
Variacin de Programacin Schedule
Variance (SV)
Es una comparacin entre el costo
presupuestado del trabajo realizado y
el coste real de ese trabajo. Una
variacin negativa significa que el
proyecto esta por encima del
presupuesto.
(SV = BCWP BCWS)
ndice de Desempeo de
Programacin Schedule
Performance Index (SPI)
Muestra el valor del trabajo realizado
comparado con lo que se ha
planificado.
(SPI = BCWP / BCWS)
Si, SV > 0, el proyecto esta adelantado
Si, SV < 0, el proyecto esta retrasado
Si, SV = 0, el proyecto esta segn el plan
Si, SPI > 1, adelanto
S, SPI < 1, retraso
Si, SPI = 1, segn el plan
Ing. Ruben Gomez
Sanchez S.
48
Si, CV > 0, el proyecto tiene adelanto
Si, CV < 0, el proyecto tiene atraso
Si, CV = 0, el proyecto esta segn el plan
Si, CPI > 1, debajo de presupuesto
S, CPI < 1, encima de presupuesto
Si, CPI = 1, en presupuesto
VARIABLE DEFINICION/FORMULA
Variacin de Costos Cost Variance
(CV)
Es una comparacin entre el costo
presupuestado del trabajo realizado y
el coste real. Una variacin negativa
significa que el proyecto esta por
encima del presupuesto.
(CV = BCWP ACWP)
ndice de Desempeo de Costos
Cost Performance Index (CPI):
Schedule Variance (SV)
Muestra cuantas unidades de dinero
de trabajo se obtuvieron para la
cantidad de unidades de dinero
gastadas en el trabajo. Es uno de los
indicadores ms claros de la eficiencia
en el costo de un proyecto.
(CPI = BCWP / ACWP)