ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

Financieros= baja inversin de inventarios

Ventas y marketing= inventario considerable para atender las solicitudes de los clientes
SNTOMA DEL SISTEMA, NO PROBLEMA.
1. Conceptos bsicos de administracin de inventarios
2 conceptos bsicos:
a. Capacidad almacenada: crear un producto con anticipacin a la demanda.
Servicios: No pueden almacenar capacidad. No inventario
Manufactura: Si pueden
b. El inventario es un sntoma de la forma en que se dirige el negocio. No es un problema
Una vez que entendamos POR QU existe el inventario (considerndolo un sntoma), podremos
comprender mejor CMO administrarlo y controlarlo apropiadamente.
La solucin de los altos costos por grandes inventarios no es deshacerse del inventario, es
necesario corregir el sistema.
2. Categoras de inventarios

a. 1era categora, podemos dividir los inventarios por la fuente de la demanda.
Inventario de demanda independiente: Demanda del producto final. No est sujeta a
las acciones de la empresa. Casi siempre se pronostica y determina mediante
el ingreso de pedidos de ventas.
Inventario de demanda dependiente: Demanda de partes para fabricar los productos
finales. La fuente del inventario de demanda dependiente est directamente
subordinada a decisiones internas de la compaa, sobre todo por lo que respecta a la
decisin de qu producto fabricar, en qu cantidad y en qu momento. Se puede
calcular con base en el programa que indica qu fabricar y cundo hacerlo. Eje: MRP

b. 2da categora, la divisin se basa en la posicin del inventario en el proceso.
Materia prima
Trabajo en proceso (TEP)
Bienes terminados
Inventario de mantenimiento, reparacin y operaciones (MRO): Apoyo a los
procesos productivos y no est destinado a la venta. Eje: Partes de repuesto,
aceite para maquinaria, etc.
c. 3era categora, se basa en la funcin o uso del inventario dentro del proceso.
Inventario de trnsito: acervo de material en movimiento de una actividad a otra.
Inventario de ciclo: es aquel que se presenta cuando en determinado periodo la
tasa de reabastecimiento es superior a la demanda. Eje: demanda: 10 bolgrafos
diarios, pero pedido cajas de 500 bolgrafos. A lo largo de 50 das las unidades
remanentes (lo que queda de la caja) constituyen el inventario ciclo.
Inventario de seguridad o de almacenamiento temporal: es el acervo que se
mantiene por si acaso. Para prevenir del desabastecimiento, por si ocurren
variaciones imprevistas en la demanda, o causas asignadas al proveedor.
Inventario de anticipacin o previsin (estacional): Dos objetivos: dar cabida a
una demanda estacional, o contar con material suficiente para que la operacin
de marketing haga promociones. Periodo de baja demanda: acumulacin o
abarrotamiento. Periodo pico o de alta demanda: agotamiento. Problema: cuando
se planifican promociones o campaas si no hay inventario para satisfacer la
demanda generada (que se incrementa si la campaa es exitosa) hay un dao en
las relaciones con los clientes.
Inventario de desacople: es el que se ubica a propsito entre las operaciones para
permitirles funcionar de manera independiente entre s, y que la eficiencia de una
estacin de trabajo no dependa de la tasa de produccin de otra.

OJO: Cualquier inventario dentro del sistema, sin importar el motivo de su
existencia, puede funcionar como un inventario de desacoplamiento, incluso si
sta no es su intencin original.

3. El modelo bsico de ajuste del lote de inventario. Cantidad econmica de pedido (CEP)

Intenta encontrar un equilibrio entre los costos de tener inventario y los costos de no tenerlo,
ya que su objetivo general es minimizar el costo TOTAL.

COSTOS DE CONTAR CON INVENTARIO
Almacenamiento
Seguros
Impuestos
Costo de capital: financiamiento o costo de oportunidad
Obsolescencia
Descomposicin
Costo de control de inventario
Reduccin de inventario

COSTOS DE NO CONTAR CON INVENTARIO
Desabasto y mal servicio al cliente
Procesamiento excesivo
Pedidos en espera
Problemas respecto de la tasa de produccin
Subutilizacin de las instalaciones
Costos de agilizacin para reducir el tiempo normal de produccin
El modelo bsico conocido como Cantidad Econmica de Pedido (CEP) intenta equilibrar los dos
costos fundamentales asociados con el inventario: el costo de pedido y el costo de mantenimiento
de inventario.

Donde
CT es el costo total anual
D es la demanda anual
C es el costo por artculo
Q es la cantidad solicitada por pedido - X
H es el costo anual en unidades monetarias en que se incurre por mantener
inventario (donde H es el costo por artculo, C, multiplicado por el porcentaje del costo
anual de mantener inventario, i) H=c*Cmant
S es el costo de pedido (el costo de realizar una orden de compra si el material se
adquiere, o el costo de procesamiento por lote si se le fabrica). S=Cord


Principales desventajas: supone condiciones prcticamente perfectas, lo cual casi nunca se
cumple.
D, TA, c, Cord son constantes
Cmant se basa en inventario promedio
No se permiten pedidos en espera
A pesar de estas desventajas, el modelo CEP se usa por:
Casi todos los modelos de administracin de inventarios se basan por lo menos en
parte en los conceptos de la CEP.
Al encontrarse relativamente cerca de la CEP, la curva de costo total resulta bastante
plana, lo que significa que es posible sustituir la cantidad econmica verdadera por
otra que sea razonable, antes de incurrir en costos significativamente ms altos.
La frmula y el concepto de CEP es bastante slido


4. Modelos bsicos de reabastecimiento de inventarios independientes de la demanda

Pueden dividirse en dos categoras bsicas:

Los modelos de inventario basados en cantidad (bajo revisin continua)
Diente de sierra
Una condicin no realista: el modelo supone que cuando el inventario se agota por
completo es posible reabastecerlo de inmediato.



El tiempo necesario para realizar el reabastecimiento se denomina tiempo de espera para
reabastecimiento. Tomando en cuenta este tiempo de espera para reabastecimiento, resulta
evidente la necesidad de levantar el pedido para resurtir el inventario antes de alcanzar el
punto cero.

El motivo por el que este modelo forma parte de la categora basada en cantidad,
radica en que la decisin de reabastecer se toma cuando todava se cuenta con cierta
cantidad de producto en el inventario. Tal cantidad se denomina punto de reorden, y
est determinada por el nivel de inventario necesario para cubrir la demanda mientras
se da el reabastecimiento.

Pto. Reorden (en unidades)= Demanda diaria (en unidades)*TA(das)


OJO: Tiempo de espera= tiempo de atencin

Varios factores que afecten las condiciones establecidas: que el proveedor se retrase
al reabastecer el inventario y/o que la demanda del artculo exceda las expectativas
durante el tiempo de espera para el reabastecimiento. Cualquiera de estas
condiciones puede ocasionar desabasto lo cual representa un problema potencial para
el mantenimiento de un buen servicio al cliente.

El mtodo para manejar los aspectos de servicio al cliente dentro de un ambiente de
incertidumbre como ste consiste en mantener un inventario de seguridad.




z es la marca estadstica z correspondiente al nivel de servicio al cliente establecido.
L es la desviacin estndar de la demanda durante el tiempo de espera.

Entre ms alto sea el nivel de servicio al cliente que se desea lograr, mayor ser el
inventario de seguridad para cualquier variacin en la demanda durante el tiempo de
espera.


Supuestos de simplificacin:
Contar con un tiempo de espera de reabastecimiento conocido y fijo
Tener control total sobre la calidad del material recibido
Disponer de la capacidad para reabastecer la cantidad CEP completa en un solo paso.
Para problemas:
La poltica de reabastecimiento de un inventario independiente debe incluir la cantidad a ordenar
y el punto de reorden.
OJO: Se redondea IS para arriba, para garantizar el nivel de servicio esperado.
Eje: La poltica de inventario ms econmica ser, en consecuencia (bajo las condiciones dadas),
ordenar al proveedor 208 unidades cada vez que el nivel de inventario llegue a 168 unidades.

Los modelos para administracin de inventarios que se basan en el tiempo

Estos modelos simplemente permiten utilizar el inventario sin necesidad de mantener
registros actualizados hasta que haya transcurrido cierto tiempo, tras lo cual se cuenta
el inventario remanente y luego se determina la cantidad de reabastecimiento
apropiada tomando en cuenta, una vez ms, el tiempo de espera.


Qopt=CEP

D/Qopt=Nmero de pedidos al ao

12meses/Numero de pedidos al ao=Intervalo de tiempo para cada pedido

En la prctica, el reabastecimiento de inventarios con base en el tiempo se utiliza cada vez
menos, siendo dos las razones principales.
a. El riesgo que implica es mayor. Durante el tiempo que transcurre entre cada revisin del
inventario, podra ocurrir que la demanda excediera por mucho el patrn normal. En tal
caso sera posible que el inventario se agotara antes de llegar el momento de revisarlo.
b. Con los nuevos sistemas computacionales y de cdigos de barras, la tarea de mantener
registros permanentes es cada vez ms fcil y econmica.

5. Control de inventario

Precisin de datos alrededor de 90%:

Dos claros sntomas de informacin imprecisa son el crecimiento de los niveles de inventario
(se incrementa por si acaso los registros resultaran incorrectos), y el consiguiente aumento
de la actividad de agilizacin cuando se presenta desabasto a pesar de haber confiado en
tener inventario suficiente para cubrir las necesidades.

La perspectiva correcta. El primer aspecto que debe comprenderse con claridad es cmo
medir la precisin. En ocasiones la situacin se ve desde la perspectiva contable, es decir,
tomando en cuenta el inventario fsico anual.

Eje: Desde una perspectiva completamente financiera, la precisin del inventario fue de
100%, ya que los registros mostraron $86 en inventario y el conteo real confirm dicha cifra.
Por desgracia, la precisin fue de 0% desde una perspectiva de planificacin y control, ya
que ninguno de los registros report correctamente la cantidad de artculos.

La perspectiva de la planificacin y el control, slo debera utilizarse el conteo real de
artculos para determinar la precisin del registro.

MTODOS DE ALMACENAMIENTO
Base de operaciones: implica que cada tipo de artculo tiene su propia ubicacin
distintiva, y que siempre se le almacena en tal ubicacin. La ubicacin es, por lo tanto,
exclusiva para ese artculo especfico. Las ventajas de este mtodo son: que la
ubicacin siempre se conoce, y que resulta fcil encontrar el inventario. La desventaja
es el espacio; la ubicacin necesita mantenerse disponible para recibir el artculo en
cuestin, aun cuando no exista ninguno en inventario. Creciente demanda de espacio,
mientras ms artculos. Diseo de artculos es estable.
Aleatorio: Siempre que ingresa un nuevo artculo al almacn o depsito, se le coloca
en cualquier ubicacin que est disponible dentro del rea de almacenamiento. Este
mtodo por lo general maximiza el uso eficiente del espacio, pero tiene una gran
desventaja: la informacin de la ubicacin debe anotarse con todo cuidado y exactitud
en la base de datos correspondiente, si hay error se debe hacer una bsqueda masiva
por todo el almacn. Diseos de productos cambian rpidamente, por lo que el
mtodo base de operaciones no sera prctico.
Aleatorio por zonas: Se trata de un mtodo hbrido que intenta combinar lo mejor
de los dos anteriores, y es aplicable a todas las situaciones, con excepcin de las ms
extremas. Dentro de la zona determinada, los artculos pueden almacenarse de
manera aleatoria. Las ventajas son las siguientes: por un lado, el almacenamiento
aleatorio de las partes dentro de la zona permite un uso ms eficiente del espacio; por
el otro, la organizacin del inventario mediante zonas permite una revisin ms fcil si
se presenta un error de ubicacin en el sistema. Revisin de la zona.
MANTENIMIENTO DE LA PRECISIN DE LA INFORMACIN DE INVENTARIO
No se le da mucha importancia muchas veces.
El hecho es que los costos de tener registros deficientes de inventario por lo general exceden por
mucho los costos de corregir los registros y mantenerlos al da.
Algunos de los sntomas de contar con registros de inventario deficientes incluyen:
Niveles de inventario excesivamente altos: inventario por si acaso los registros fueran
incorrectos. Nmero de rotaciones. Cualquier mejora deber basarse en la revisin de las
causas de tales niveles de inventario.
Envos por transporte de primera: Los registros dicen que hay existencias suministradas
por proveedor y no se necesita de reabastecimiento, cuando es todo lo contrario y se dan
cuenta ltima hora. La empresa casi siempre se ve obligada a realizar un pedido urgente, y
a aceptar el envo por el medio ms rpido posible. Medio costoso.
Agilizacin: La necesidad de agilizacin puede presentarse tanto para productos
fabricados internamente como para productos de proveedores externos, puede
presentarse cuando la disponibilidad real del inventario es mucho menor que la indicada
en los registros. reabastecer el inventario en menos tiempo del usual. Inversin tiempo y
dinero, ineficiencias.
Lotes divididos: Muchas veces esta situacin es consecuencia de la agilizacin. Los lotes
divididos pueden presentarse cuando se interrumpe la corrida normal de produccin para
utilizar el equipo en la fabricacin de otra parte que est escaseando. Doble set up, una
corrida: le cuesta ms tiempo y dinero a la empresa.

El mtodo estructurado
La clasificacin ABC consiste en sealar los artculos que merecen ms atencin y un nivel de
precisin de inventario mayor debido a las implicaciones financieras que tendra para la
empresa cualquier deficiencia en su registro.
El proceso utilizado para establecer la importancia relativa de un artculo se denomina distribucin
ABC del inventario.
La atencin que se dedique al control de cada uno de los artculos tendr como base esta
clasificacin.
A: Ms frecuencia de revisiones, mayor control de precisin
C: Menor control, se puede manejar como inventario independiente aunque se dependiente y
habr mayor stock de seguridad, porque habr menor precisin. Menor frecuencia de revisiones.
B: se manejan con mayor cuidado que los artculos C, aunque no se les supervisa tan
concienzudamente como a los artculos A.
Excepciones:
Bajo algunas circunstancias la empresa puede decidir elevar el artculo a una categora A, aun
cuando un anlisis cuantitativo lo ubicara en la categora C, por ejemplo cuando la produccin de
un producto con gran importancia depende de este artculo y no hay sustitutos, o cuando hay una
gran penalidad por la falta de este artculo.
CMO LOGRAR REGISTROS PRECISOS DE INVENTARIO
Dos mtodos:
Inventario fsico de pared a pared: Este proceso implica establecer un periodo
determinado para contar fsicamente todos los artculos que conforman el inventario para
toda la operacin. Muchas veces, se suspende la produccin porque se requieren
trabajadores para el conteo. Una vez por ao, coincide con fin de ao fiscal, para el
balance general. Desventaja: Imprecisin por fatiga de empleados y si hay error de sistema
de transaccin que registra el flujo del inventario, por ser muchas personas que participan
se puede daar o ubicar el inventario errneamente.

Conteo de ciclo: Muchas compaas consideran que el conteo de ciclo constituye una
alternativa mucho ms efectiva que el inventario fsico de pared a pared. este mtodo se
basa en contar cada artculo a lo largo de un ciclo definido a lo largo del ao. Para ello se
capacita personal especfico para que realice los conteos de ciclo a lo largo del ao.

Los principales propsitos del conteo de ciclo son:
Identificar las causas de incorrecciones en los registros
Corregir las condiciones que ocasionan los errores dentro de los procesos
Mantener un alto nivel de precisin en los registros de inventario, tanto en lo
referente a cantidades como en lo relativo a ubicacin de las partes
Proporcionar un informe correcto de los activos al sistema contable
Mtodos para identificar los artculos que es necesario revisar durante el conteo de ciclo
en un da dado:
El sistema ABC

Los artculos A se cuentan con mayor frecuencia, y hay mucho menos tolerancia a
la imprecisin. Esto, naturalmente, se debe al gran valor monetario de los
artculos.

El sistema de resurtido: Este mtodo se basa en contar los artculos al momento
que se hace un resurtido, lo que implica que el inventario est, muy
probablemente, en un punto muy bajo, de manera que el conteo ser mucho ms
fcil y rpido.
El sistema de recepcin de artculos nuevos: Este mtodo es similar al anterior.
El sistema de balance cero o balance negativo: Cuando el registro indica un
balance cero o un balance negativo, ser ms fcil verificar su precisin, dado que
una vez ms el inventario ser sin duda bastante bajo (si es que existe). Este
procedimiento adquiere mayor relevancia si el registro indica un gran balance
negativo.
El sistema de transaccin: El conteo se realiza despus de cierto nmero de
transacciones. La idea es que si se quiere identificar la causa de cualquier error,
ser ms fcil hacerlo si hay pocas transacciones involucradas.
El sistema de zona: Utilizar este sistema aleatorio en una ubicacin determinada
permite que el conteo de ciclo se lleve a cabo en una zona objetivo, facilitando la
resolucin de problemas de identificacin de ubicacin.

Ventajas del conteo de ciclo
Las operaciones no tienen que suspenderse.
El inventario fsico anual puede eliminarse.
Los errores pueden identificarse ms rpido.
Las causas de los errores pueden rastrearse y corregirse de manera ms
efectiva y rpida.
Es posible ajustar los registros a lo largo del ao, segn se requiera.
La precisin general de los registros suele mejorar de manera considerable
Es posible obtener informes correctos de los activos a lo largo del ao, sin que
se presenten sorpresas de reduccin del inventario al final del periodo.
Los esfuerzos de mejora pueden concentrarse en las reas problemticas.
Los especialistas (responsables del conteo de ciclo) ganan experiencia, realizan
conteos cada vez ms confiables y pueden, por lo tanto, convertirse en peritos
en resolucin de problemas relacionados con procesos.