101 Zb i g n i e w Wi t a s z e k Ak a d e mi a Ma r y n a r k i Wo j e n n e j KULTUROWE UWARUNKOWANI A NEGOCJACJI ORAZ ZASADY I CH PROWADZENI A STRESZCZENIE Celem niniejszego artykuu jest prezentacja i analiza najistotniejszych czynnikw kultu- rowych bdcych determinantami procesu negocjacji prowadzonych przez reprezentantw r- nych grup kulturowych. Zrozumienie rnic kulturowych w tym zakresie oraz dostosowanie do nich sposobw prowadzenia negocjacji stanowi istotny czynnik skadowy przedsiwzi caego procesu negocjacyjnego pomidzy stronami. W artykule zaakcentowano znaczenie istotnych problemw wystpujcych w przedmiotowej dziedzinie. Nale do nich: interpretacja i znaczenie rnic grup kulturowych w procesie negocjacji, atrybuty negocjacji podlegajce wpywom rnic kulturowych, dostosowanie partnerw negocjacji do rnic kulturowych, zasady przygotowania i prowadzenia negocjacji. WSTP Negocjacje stanowi istotny element wspczesnego zarzdzania. S stoso- wane w celu doprowadzenia do akceptowanego, najczciej kompromisowego roz- wizywania konfliktw lub dokonywania szeroko rozumianych uzgodnie. Procesy globalizacji, integracji regionalnej, konflikty militarne powoduj, e negocjacje 1 (mediacje) 2 handlowe, finansowe, inwestycyjne coraz czciej prowa- dzone s pomidzy reprezentantami rnych krajw, a take s naturalnym elemen- tem dziaalnoci wielkich ponadnarodowych korporacji. Wspczenie termin
1 Pojcie negocjacja oznacza rokowania, pertraktacje. Negocjator to ten, kto prowadzi rokowania bd ukady najczciej w czyim imieniu. ac. negotiatio oznacza: handel hurtowy, przedsibiorstwo bankowe; negotiator kupiec hurtowy, bankier; negotians handlowiec; nego- tium zajcie, interes, suba pastwowa. 2 Mediacja to nic innego jak poredniczenie w sporze w celu doprowadzenia do zgody, std mediator to pojednawca, rozjemca. redniowieczne ac. mediatio mediacja i pnoaciskie mediator porednik od mediare poredniczy w sporze. Zbigniew Witaszek 102 Zeszyty Naukowe AMW n e g o c j a c j e mi d z y n a r o d o we zatraca swoje znaczenie i std coraz cz- ciej mwi si o n e g o c j a c j a c h k u l t u r o wy c h . Dla polskich negocjatorw negocjacje maj specjalne znaczenie. Polska do okresu rozpoczcia transformacji ustrojowej bya krajem zamknitym. Wynikao to z braku dowiadczenia w przedmiotowym zagadnieniu z jednej strony oraz kom- pleksu niszoci i rnych niechtnych zachowa wobec cudzoziemcw z drugiej. Std niektre postawy polskich negocjatorw mog sprawia wraenie niezrozu- miaych dla rodzimej spoecznoci, na przykad nadmiernie ustpliwa postawa wo- bec przedstawicieli pastw i instytucji zachodnich, z jednoczesnym poczuciem czsto nieuzasadnionej wyszoci wobec reprezentantw innych krajw, chociaby Europy Wschodniej. Bez wzgldu na wnikanie w rnice generacji pokole i osobistych do- wiadcze polscy negocjatorzy musz uzupenia przestrze dzielc ich od zagra- nicznych partnerw, zarwno w zakresie znajomoci strategii, metod i technik negocjacji, jak i niezbdnych umiejtnoci pozwalajcych na uniknicie nieporozu- mie w kontaktach z przedstawicielami odmiennych kultur. Uproszczeniem byoby stwierdzenie, e jedyn barier w prowadzeniu ne- gocjacji s rnice kulturowe. Potencjalnych negocjatorw oddziela od siebie prze- strze geograficzna, rnice spoeczno-ekonomiczne, polityczne, poziom i charakter wyksztacenia. Negocjacje we wspczesnym wiecie determinowane s przez wiele czynnikw, ktrych sia oddziaywania jest rna. W powyszych rozwaaniach mona zastosowa typologi tych czynnikw, ktre swoim wymiarem obejmuj 3 : rodowisko negocjacyjne (miejsce, termin, jzyk); rnice kulturowe; rnice ideologiczno-polityczne; zagraniczn biurokracj i organizacje; zagraniczne prawa i rzdy; wielko walut i systemw walutowych; ogln niestabilno systemu midzynarodowego. Z powodu zoonoci omawianej problematyki w dalszych rozwaaniach uwaga zostanie skupiona na zagadnieniach wynikajcych z tematu artykuu, tj. uwa- runkowaniach kulturowych negocjacji prowadzonych przez polskich przedstawicieli z partnerami zagranicznymi oraz na zasadach prowadzenia negocjacji. Zrozumienie wystpujcych w tym wzgldzie rnic oraz dostosowanie do nich sposobw pro-
3 J. Salacuse, Negocjacje na rynkach midzynarodowych, PWE, Warszawa 1994, s. 26. Kulturowe uwarunkowania negocjacji oraz zasady ich prowadzenia 1 (168) 2007 103 wadzenia pertraktacji stanowi istotny element dziaa przygotowujcych i koordy- nujcych tego rodzaju negocjacji. W artykule wzito pod uwag nastpujce grupy problemw: specyfik negocjacji midzykulturowych, m.in. sposb interpretacji i znaczenie rnic kulturowych w negocjacjach; istot podstawowych rnic kulturowych i ich wpyw na prowadzenie negocja- cji; dostosowanie strategii negocjacji do rnic kulturowych; oglne zasady przygotowania i prowadzenia negocjacji. Wymienione problemy szczegowe s zaprezentowane w kolejnych cz- ciach referatu. WPYW KULTURY I INNYCH CZYNNIKW NA SKUTECZNO NEGOCJACJI W literaturze przedmiotu podano wiele definicji kultury 4 . W niniejszym ar- tykule wyszczeglniono kilka jej uj, w myl ktrych kultura obejmuje przekazy- wany z pokolenia na pokolenie caoksztat dorobku danej spoecznoci, w tym przekonania, wzory postpowania, reguy wspycia. Tworzy zbiory zasad, kon- cepcji, kategorii, poj przyjtych w okrelonych zbiorowociach i wyznaczajcych obowizujce zachowania 5 . Kultura jest cech spoeczestwa, a nie jednostki, jest wiadomym, spoecznie przekazywanym dziedzictwem wytworw, wiedzy, przeko- na, wartoci i oczekiwa normatywnych, ktre to dziedzictwo pomaga czonkom danego spoeczestwa radzi sobie z pojawiajcymi si problemami 6 . Przez kultu- r rozumiemy wszystkie te historycznie wytworzone modele ycia, jawne i ukryte,
4 Nazwa kultura (od ac. cultura) oznaczaa pierwotnie upraw roli. W tym znaczeniu jest uywana w naukach biologicznych i rolniczych, gdzie mwi si o kulturach bakterii czy kulturach rolin, majc na uwadze okrelone uprawy. W innym znaczeniu sowo to oznacza pie- lgnowanie i uszlachetnianie obyczajw ludzkich i sposobw postpowania. Tak rozumiana kul- tura wystpuje najczciej w jzyku potocznym. W filozofii przez kultur rozumie si to wszystko, co nie wyrasta samo przez si z przyrody, lecz powstaje dziki pracy czowieka, co jest wytworem celowej refleksji i dziaalnoci ludzkiej. Jest to najszersze rozumienie tego terminu obejmujce wszelkie materialne i niematerialne wytwory czowieka. Zob. J. Szczepaski, Ele- mentarne pojcia socjologii, PWN, Warszawa 1997, s. 43. 5 J. Salacuse, Negocjacje na rynkach..., wyd. cyt., s. 61. 6 N. Goodman, Wstp do socjologii, Wyd. Zysk i S-ka, Pozna 1997, s. 37. Zbigniew Witaszek 104 Zeszyty Naukowe AMW racjonalne, irracjonalne i nieracjonalne, ktre istniej w kadym czasie jako poten- cjalne wyznaczniki ludzkiego zachowania. 7 Kultura to take zbir przekona i zasad wsplnych dla danej grupy, ktre pozwalaj jednostce na odpowied na na- stpujce pytania: Co jest? Co moe by? Co o tym mona sdzi? Co robi? Jak pokaza innym to, co si robi? 8 . Inne podejcie przedstawia kultur jako za- programowanie umysu. Tak rozumiana kultura obejmuje wartoci, rytuay, bohate- rw oraz symbole 9 . Kultura to take twr zoony z obiektywnych wytworw czowieka (np. narzdzi, drg, etc.) oraz subiektywnych (np. praw, ideologii), ktre w czasie minionym zwikszyy prawdopodobiestwo przetrwania przejawiajce si jako zadowolenie wrd osb zajmujcych t sam nisz ekologiczn i ktre w konsekwencji stay si wartoci wspln dla wszystkich tych, ktrzy mogli si wzajemnie komunikowa dziki wsplnocie jzyka i czasoprzestrzeni ycia 10 . Z powyszych definicji wynika, e kultura nie jest zjawiskiem jednostkowym, a skadaj si na ni modele ycia powszechnie uznawane za waciwe w spoecze- stwie. W realizacjach midzykulturowych podstawowe znaczenie ma zjawisko in- ternalizacji, czyli gbokie przyswojenie sobie wzorcw zachowa typowych dla danej kultury. Zachowania wynikajce z tych wzorcw traktowane s najczciej w sposb niewiadomy. Z powyszego mona wnioskowa, e rnice kulturowe zakcaj szeroko rozumiany proces komunikacji dotyczcy celu, stosowanych me- tod oraz zachowa w procesie negocjacji. Wpywaj rwnie na charakter negocja- cji oraz sposb ich realizacji. Przedstawiciele wydelegowani do prowadzenia negocjacji powinni mie wiadomo, e znalezienie si w nowym, nieznanym otoczeniu kulturowym moe powodowa daleko idce zmiany w zachowaniu. Nawet dowiadczeni negocjatorzy zawsze w mniejszym lub wikszym stopniu naraeni s na wpyw obcego sobie rodowiska. Dlatego te, oprcz analizy wpywu rnic kulturowych na negocjacje, naley wzi pod uwag szereg innych uwarunkowa, do ktrych zalicza si midzy innymi 11 :
7 C., Kluckhohn, Culture and Behavior, New York 1962, p. 54. 8 J. C. Usunier, Cultural Aspects of International Bussines Negotiation, [in:], Interna- tional Bussines Negotiation, ed. P. N. Ghauri, Elsevier Science, Oxford 1996, p. 21. 9 G. Hofstede, Kultury i organizacje. Zaprogramowanie umysu, PWE, Warszawa 2000, s. 16. 10 L H. Triandis, Psychologia midzykulturowa. Rozwj i dokonania, Przegld Psy- chologiczny, 1991, nr 1, s. 12. 11 J. Salacuse, Negocjacje na rynkach..., wyd. cyt., s. 31. Kulturowe uwarunkowania negocjacji oraz zasady ich prowadzenia 1 (168) 2007 105 r n i c e p o mi d z y o s o b o wo c i n e g o c j a t o r a a j e g o o t o - c z e n i e m k u l t u r o wy m naley mie wiadomo, e kultura w kontaktach midzynarodowych nie jest rodzajem programu komputerowego uytkowanego przez przedstawiciela danej grupy kulturowej; w tym wymiarze naley uwzgldni take cechy osobowoci i wpywy kulturowe, jakim na przestrzeni rozwoju spoeczno-zawodowego i osobowociowego podlega dana jednostka; wy wa o n a o s t r o n o w o d n o s z e n i u s i d o s t e r e o t y p w k u l t u r o wy c h 12 w procesie negocjacji stereotypy wpywaj na wzajemne nastawienie stron, co przejawia si w sposobie negocjowania, wzajemnym za- ufaniu stron, zarwno w trakcie negocjacji, jak i realizacji transakcji; rozsdek nakazuje, by w negocjacjach z mao znanym partnerem nie czyni aluzji do ne- gatywnych stereotypw ani wasnych, ani tym bardziej drugiej strony, w trakcie negocjacji warto zastanowi si lub wzgldnie przewidzie, przez pryzmat ja- kiego stereotypu negocjator moe by postrzegany, mona zaryzykowa stwier- dzenie, e czas kierowania si negatywnymi stereotypami w negocjacjach ju min, gdy wiele z nich utracio swoj aktualno. Swoiste znaczenie w negocjacjach maj rnice kulturowe, ktre wpywaj na okrelone cechy zachowa organizacyjnych 13 : uniwersalizm partykularyzm, czyli zakres stosowania ustalonych regu post- powania, szczeglnie w odniesieniu do sytuacji wyjtkowych; podejcie analityczne denie do syntezy; indywidualizm kolektywizm, czyli koncentracja albo na interesach jednostki, albo na interesach organizacji; wewntrzsterowno zewntrzsterowno, czyli zakres wpywu na dziaania czynnikw wynikajcych z potrzeb wewntrznych czy te determinowanych przez otoczenie; nastpstwo synchronizacja, czyli okrelenie czy waniejsze jest szybkie dzia- anie w moliwie najkrtszym czasie, czy te synchronizacja wysikw w celu zakoczenia dziaania w sposb skoordynowany; osiganie stanowiska otrzymywanie stanowiska, czyli okrelenie czy pozycja w organizacji winna zalee od osigni i wkadu pracy, czy te od innych
12 Stereotyp kulturowy obejmuje pewne uproszczone oceny danej grupy kulturowej. Mog to by uproszczenia pozytywne, np. dobrze zorganizowani Niemcy, cenicy wolno Pola- cy, jak i uproszczenia o charakterze negatywnym maomwni Finowie czy ekspresyjni Wosi. 13 C. Hampden-Turner, A. Trompenars, Siedem kultur kapitalizmu. USA, Japonia, Niemcy, Francja, Wielka Brytania, Szwecja, Holandia, Dom Wydawniczy ABC/Oficyna Ekono- miczna, Krakw 2000, s. 16. Zbigniew Witaszek 106 Zeszyty Naukowe AMW czynnikw wieku, pci, wyksztacenia formalnego, statusu, prestiu poza or- ganizacj; rwno hierarchia, czyli podkrelanie roli hierarchii wadzy w organizacji czy te podejcie egalitarne jako sposb motywowania podwadnych do dziaa na rzecz organizacji. Rnice kulturowe wpywaj w istotny sposb na nastpujce zasadnicze aspekty procesu negocjacji: sposb podejmowania decyzji przez negocjatorw; zakres zaufania pomidzy stronami negocjacji (minimum zaufania jest podstaw negocjacji); zakres tolerancji wobec wieloznacznoci wystpujcych w procesie komunikacji; potrzeby emocjonalne negocjatorw dominacja albo ustpowanie. Przedstawiona problematyka jest przedmiotem bada, a ich wyniki upraw- niaj do okrelenia oglnych prawidowoci i stylu negocjatorw reprezentujcych rne grupy kulturowe 14 : w negocjacjach z partnerami reprezentujcymi wyszy poziom dystansu wa- dzy 15 ostateczne decyzje w negocjacjach musz by podejmowane przez przed- stawicieli najwyszych organw wadzy w organizacji; negocjatorzy reprezentujcy kultury kolektywistyczne d do tworzenia bar- dziej trwaych zwizkw ze swoimi partnerami, kontynuowanych nawet po za- koczeniu negocjacji; zastpienie uczestnikw negocjacji przez innych moe powodowa konieczno prowadzenia negocjacji nawet od pocztku; postawa mska w negocjacjach wyraa si w asertywnoci oraz w relacji wy- grana przegrana; postawa kobieca moe si przejawia w wikszej chci do ustpstw oraz poprzez empati;
14 G. Hofstede, J. C. Usunier, Hofstedes Dimensions of Culture and Influence on Inter- national Business Negotiations,[in:], International Business Negotiation, ed. P. N. Ghauri, J. C. Usunier, Elsevier Science, Oxford 1996. W ostatnich badaniach (1997, 2000) Hofstede wy- szczeglni jeszcze jeden wymiar dynamizm konfucjaski zwizany z kulturami Dalekiego Wschodu. Zob. tene, Kultury i organizacje..., wyd. cyt. 15 Stosunek do dystansu hierarchicznego okrela stopie akceptacji przez tych, ktrzy w organizacjach maj najmniejsz wadz, korzystajc tym samym z jej nierwnego podziau. Zarzdzajcy w sytuacji duego dystansu wadzy mog by wzgldnie pewni w sprawowaniu funkcji kierowniczych. Podwadni oczekuj jednoosobowego kierowania, natomiast przywileje przysugujce kadrze traktowane s jako naturalne. W takich organizacjach wyksztaca si nie- liczna, ale skuteczna (silna) kadra zarzdzajca. Zob. G. Hofstede, Vive dans un monde milicultu- rel. Comprende nos programmatios mentales. Les Editions dOrganisation, Paris 1994, p. 47. Kulturowe uwarunkowania negocjacji oraz zasady ich prowadzenia 1 (168) 2007 107 przedstawiciele kultur zmierzajcych do unikania niepewnoci d do tworze- nia sytuacji lepiej ustrukturalizowanych poprzez tworzenie regu okrelajcych zachowanie, w negocjacjach przejawia si to przede wszystkim poprzez rytualne zachowania oraz cile okrelone relacje i procedury; przedstawiciele kultur ak- ceptujcych wyszy stopie niepewnoci mog napotka na brak zaufania ze strony negocjatorw unikajcych niepewnoci. Zdaniem E. T. Halla, innego znawcy przedmiotowej problematyki 16 przed- stawiciele rnych grup kulturowych maj trudnoci w porozumiewaniu si, gdy podejmuj dziaania w odrbnym rodowisku komunikacyjnym. Kultur mona utosamia z komunikacj i wystpuje ona zarwno w wiadomoci ludzi, jak i w relacjach midzyludzkich. ODDZIAYWANIE PODSTAWOWYCH RNIC KULTUROWYCH NA PRZEBIEG NEGOCJACJI W negocjacjach z przedstawicielami reprezentujcymi odmienne grupy kulturowe wyszczeglnia si trzy zasadnicze rnice determinujce zachowania ich negocjatorw 17 : 1. Kultury protrasankcyjne i kultury propartnerskie negocjatorzy o nastawieniu protransakcyjnym koncentruj si na osigniciu celu i zwracaj niewielk uwa- g na relacje czce ich z partnerami. Przedstawiciele o nastawieniu propartner- skim du uwag przywizuj do sposobu, w jaki utrzymywane s wzajemne kontakty. Konflikt moe polega na tym, e przedstawiciele kultury protransak- cyjnej bd postrzegani przez negocjatorw propartnerskich jako zbyt pewni siebie, agresywni, grubiascy. 2. Kultury nieceremonialne i kultury ceremonialne negocjatorzy reprezentujcy kultury nieceremonialne cechuj si bardziej egalitarnym nastawieniem i nie przywizuj wikszej wagi do wymaga wynikajcych z miejsca w hierarchii spoecznej. Przedstawiciele kultur ceremonialnych d do podkrelenia zna- czenia statusu spoeczno-zawodowego oraz zwizanych z nim regu. Do kon- fliktu najczciej dochodzi wwczas, gdy przedstawiciele uksztatowani w krgu kultury nieceremonialnej postrzegaj zachowania swych partnerw
16 E. T. Hall, Beyond Culture, Androch Press/Doubleday, Garden City, New York 1997, p. 16. 17 R. R. Gesteland, Rnice kulturowe a zachowania w biznesie, PWN, Warszawa 2000, s. 26. Zbigniew Witaszek 108 Zeszyty Naukowe AMW ceremonialnych jako sztuczne albo wrcz obraliwe. Z drugiej strony nadmierna ceremonialno negocjatorw z kultur egalitarnych traktowana moe by przez partnerw kultur ceremonialnych jako typowy dowd braku szacunku. 3. Kultury monochroniczne i kultury polichromiczne negocjatorzy z kultur mo- nochromicznych traktuj czas jako linearny i jako jeden z najistotniejszych za- sobw nieodnawialnych. Std troska o punktualno oraz koncentracja na efektywnym wykorzystaniu czasu w procesie negocjacji. Przedstawiciele kultur polichronicznych traktuj czas jako zasb odnawialny, ktry biegnie w sposb wielowtkowy, czasami cykliczny. Std wiksz uwag skupiaj na kontaktach z innymi ludmi ni na waciwym wykorzystaniu czasu przeznaczonego na ne- gocjacje. Konflikty pomidzy negocjatorami reprezentujcymi obydwie kultury powstaj dlatego, e partnerzy punktualni traktuj swych mniej punktualnych rozmwcw jako niezdyscyplinowanych, niezorganizowanych, a nawet leniwych. Zestawienie typowych kultur narodowych zawierajcych si w obszarze wyej zaprezentowanych rodzajw kultur negocjacyjnych przedstawia tabela 1. Tabela 1. Podzia kultur ze wzgldu na cechy istotne w negocjacjach Rodzaje kultur Typy kultur Kultury protransakcyjne Kraje skandynawskie i inne kraje germaskie, kraje europejskie, Ameryka Pnocna (USA, Kanada), Australia, Nowa Zelandia Kultury umiarkowanie protransakcyjne Wielka Brytania, Republika Poudniowej Afryki, romaskie kraje europejskie, kraje Europy rodkowej i Wschodniej, Chile, pou- dniowa Brazylia, pnocny Meksyk, Honkong, Singapur Kultury propartnerskie Kraje arabskie, wikszo krajw Afryki, Ameryki aciskiej i Azji Kultury nieceremonialne USA, Kanada, Australia, Nowa Zelandia, kraje skandynawskie, Holandia Kultury ceremonialne Pozostae kraje europejskie, kraje basenu Morza rdziemnego, kraje arabskie, Ameryka aciska Kultury monochroniczne Kraje skandynawskie i inne germaskie kraje europejskie, Ameryka Pnocna, Japonia Kultury umiarkowanie monochroniczne Australia, Nowa Zelandia, Rosja oraz kraje Europy rodkowej i Wschodniej, kraje Europy Poudniowej, Singapur, Honkong, Tajwan, Chiny, Korea Poudniowa, Republika Poudniowej Afryki Kultury polichroniczne Kraje arabskie, wikszo krajw Afryki, Ameryki aciskiej, kraje Azji Poudniowej i Poudniowo-Wschodniej rdo: R. R. Gesterland, Rnice kulturowe a zachowania w biznesie, PWN, Warszawa 2000, s. 46; C. Hampden-Turner, A. Trompenaars, Siedem kultur kapitalizmu. USA, Japonia, Niemcy, Francja, Wielka Brytania, Szwecja, Holandia, Dom Wydawniczy ABC/Oficyna Eko- nomiczna, Krakw 2000, s. 16. Kulturowe uwarunkowania negocjacji oraz zasady ich prowadzenia 1 (168) 2007 109 Z tabeli wynika, e partnerzy negocjacji wywodzcy si z krajw europej- skich w wikszoci s reprezentantami kultury protransakcyjnej (umiarkowanie protransakcyjnej), ceremonialnej i monochronicznej Europa Pnocna lub niece- remonialnej i umiarkowanie ceremonialnej Europa Poudniowa. Dokonujc uproszcze, mona stwierdzi, e polska kultura negocjacyjna zajmuje obszar mie- szany, tzn. jest umiarkowanie protransakcyjna, ceremonialna i umiarkowanie mono- chroniczna. PARTNERZY NEGOCJACJI A RNICE KULTUROWE Konieczno eliminacji zakce procesu komunikacji w negocjacjach wy- nika z rnic kulturowych i sprawia, e partnerzy negocjacji z jednej strony staraj si nauczy kultury partnera, a z drugiej odpowiednio dostosowa swoje zachowa- nia. Zasadniczym celem tych dziaa jest osignicie co najmniej minimalnego po- rozumienia w zakresie celw negocjacji oraz danego sposobu interakcji. W zwizku z tym wyaniaj si dwie kwestie do rozwizania: 1. Jaki wybra sposb postpowania w negocjacjach z przedstawicielami innych grup kulturowych? 2. Jaki zakres dostosowania pozwoli na skuteczne negocjacje z przedstawicielami reprezentujcymi odmienne grupy kulturowe? Przygotowanie do negocjacji midzykulturowych obejmuje niej wymie- nione etapy 18 : 1. Poznanie jak nasza kultura wpywa na nasze zachowanie w negocjacjach. 2. Poznanie w jaki sposb kultura drugiej strony wpywa na ich (jej, jego) post- powanie w negocjacjach. 3. Analiza relacji pomidzy stronami oraz kontekstu negocjacji. 4. Przewidywanie relacji pomidzy stronami albo te wpywanie na to zachowanie. 5. Ostateczny wybr strategii postpowania. Rnice kulturowe wpywaj na wynik negocjacji, przebieg samego procesu oraz wynik i realizacj transakcji bdcej przedmiotem negocjacji. Wyrnia si kilka atrybutw negocjacji podlegajcych wpywom kulturowym. Rozszerzon ty- pologi atrybutw negocjacji midzykulturowych oraz przygotowania do ich pro- wadzenia z podziaem na etapy prezentuje rysunek 1.
18 R. R., Gesteland Rnice kulturowe... wyd. cyt., s. 48. Zbigniew Witaszek 110 Zeszyty Naukowe AMW Oglne podejcie do negocjacji 1. Interpretacja procesu negocjacji: negocjacje rozdzielajce (wygrana przegrana) / wsplne rozwizywanie problemu / spr / targowanie dotyczce wielu moliwych rozwiza / swobodna dyskusja 2. Najwaniejsze zagadnienia: merytoryczne / zwizane z wzajemnymi relacjami negocjatorw/ proceduralne / osobiste Rola jednostki 3. Kryteria doboru negocjatorw: wiedza / umiejtnoci negocjacyjne / cechy osobowoci / status w organizacji 4. Dominujce cele negocjatorw: indywidualne grupowe 5. Podejmowanie decyzji w zespole negocjacyjnym: kierownik zespou zesp Uwarunkowanie interakcji 6. Podejcie do czasu: monochroniczne polichromiczne 7. Skonno do ryzyka: wysoka niska 8. Podstawa zaufania: groba zewntrznych sankcji / reputacja partnerw / intuicja / wsplne dowiadczenie Cechy interakcji 9. Styl zachowania: nieformalny formalny 10. Komunikacja bezporednia porednia 11. Zoono procesu komunikacji niska wysoka 12. rda argumentw perswazyjnych: bezporednie dowiadczenie / logika / ukryte przekonania / emocje / intuicja 13. Pierwsza oferta (projekt) do negocjowania: wasna partnera 14. Sposb przygotowania umowy: wstpujcy (bottom top) zstpujcy (top bottom) Wynik negocjacji 15. Forma porozumienia kontrakt jawny kontrakt niejawny 16. Stopie szczegowoci kontraktu (umowy) wysoki niski Rys. 1. Zakres wpywu rnic kulturowych na negocjacje i ich wynik rdo: J. Salacuse, Negocjacje na rynkach midzynarodowych, PWE, Warszawa 1994; S. E. Weiss, Negotiating with Romans, Sloan Management Review, 1994, Vol. 35, part I: No 2, part II: No 3. Kulturowe uwarunkowania negocjacji oraz zasady ich prowadzenia 1 (168) 2007 111 Opisywane atrybuty negocjacji podlegaj nie tylko wpywom rnic kultu- rowych, ale rwnie wpywom cech osobowoci. Uwzgldnienie obu tych czynni- kw pozwala na zrozumienie negocjatorw reprezentujcych inne grupy kulturowe oraz okrelenie wasnego zachowania w procesie przygotowania i prowadzenia ne- gocjacji. PRZYGOTOWANIE DO NEGOCJACJI Stosunki midzy negocjatorami mog by co najmniej tak zoone i w takim samym stopniu zrnicowane jak cele, do ktrych d strony wraz z ich dowiad- czeniami narodowymi (historycznymi, spoecznymi, grupowymi). Wzajemne od- dziaywanie indywidualnych postaw i zachowa ma w znacznej mierze wpyw na kocowy rezultat negocjacji. Bywa, i negocjacje wzbudzaj wspzawodnictwo (rywalizacj), ktre niejako z samej swej istoty zawiera pewien potencja agresji. W kadym przypadku naley traktowa swj udzia w pertraktacjach po- wanie i przez cay czas stara si wspuczestniczy w wypracowaniu istotnych decyzji. Przed rozpoczciem negocjacji ich cel, intencje musz by jednoznacznie okrelone oraz czytelne. Mimo e pertraktacje czsto trwaj do dugo, cele nie powinny by dalekosine. Warto wic postawi sobie nastpujce pytania: Jakie konkretne cele chcemy osign wsplnie, a jakie poszczeglne strony? Jakie s dopuszczalne granice kompromisu, czy mona zdefiniowa wsplne zainteresowa- nia (interesy, korzyci) stron? Jaki jest minimalny rezultat, ktry chcemy osign? Std istotnego znaczenia nabiera przygotowanie si negocjatora do prowadzenia negocjacji. Staranne opracowanie danych niezbdnych do procesu planistycznego, jego dokadno i realno to istotne elementy kadego programu. Podst awowe zna- czeni e ma w t ym wypadku pewno si ebi e osoby zaangaowanej ( wyznaczonej ) do pr owadzeni a negocj acj i . Mona j osi gn j e- dyni e w dr odze r zet el nych pr zygot owa i udzi el eni a sobi e odpo- wi edzi na poni sze pyt ani a: 1. Na czym polega istota problemu (przedsiwzicia)? Dokonaj wnikliwej jego analizy. 2. Jakie jest to (dalszy plan) i historia danego tematu transakcji, sporu rokowa? 3. Czy zajmowano si tym problemem wczeniej? Jeli tak, jakie byy jego rezul- taty? Zbigniew Witaszek 112 Zeszyty Naukowe AMW 4. Dlaczego w problem pojawi si wanie teraz? 5. Czy zebrane zostay wszystkie dostpne, wymagane informacje o transakcji, sporze, problemie, ktry jest przedmiotem rozstrzygnicia? 6. Jakie wnioski wycignito z uprzednio opracowanych sprawozda? Czy maj one wpyw na obecnie zawierane porozumienia? 7. Kto wchodzi w skad uczestniczcego w negocjacjach personelu? Zapoznaj si z nazwiskami, pozycj spoeczno-zawodow, ustal, czy osoby te ciesz si auto- rytetem. Nie bez znaczenia jest wiedza na temat ich wierze religijnych, zwy- czajw, upodoba itp. Czy dysponujemy danymi osobowymi tych, z ktrymi bdziemy mie do czynienia? 8. Jakie s nasze opinie, zastrzeenia, kompetencje w pertraktacjach, jakie s mi- nimalne wymagania? 9. Gdzie i kiedy odbywaj si negocjacje? 10. Jakie posunicia planuj poszczeglne strony? Z czym wi si ich obawy oraz nadzieje? Sukces negocj acj i w duym st opni u bdzi e zal ee od: charakteru negocjowanych kwestii (zagadnie); skonnoci uczestnikw do kompromisu (Czy wikszo z nich jest gotowa do jego osignicia?); poziomu zaufania, jakim cieszy si kada grupa (strona) oraz ich wiarygodnoci; osobistego poziomu przygotowania w pertraktacjach oraz cech osobowoci. Wan zasad regulujc sprawne dziaanie negocjatora jest wymg nie- przeinaczania faktw (zasad powinno by poruszanie si w wietle rzeczywistych faktw, realiw, a nie odczu, domniema). Kolejn istotn zasad jest potrzeba bezwzgldnego trzymania si prawdy. Nastpna wie si z unikaniem zajmowania postaw stronniczych. Niestosowanie lub unikanie wyprbowanych i sprawdzonych procedur oraz technik moe by przeszkod uniemoliwiajc osignicie ostatecznego sukcesu negocjacyjnego. Naj czst sze zagr oeni a w t ym aspekci e wi si z: 1. Obcieniem programu nadmiern liczb punktw porzdku dziennego albo zbyt obszernym materiaem do negocjacji. 2. Znieksztaceniem informacji. Moe to by wynikiem wyolbrzymienia lub bd- nej interpretacji problemu negocjacji. Jeli co przebiega le, jest wtedy po- strzegane jako trik lub rozmylna sztuczka (manewr) stosowana w celu uzyskania przewagi (korzyci). Kulturowe uwarunkowania negocjacji oraz zasady ich prowadzenia 1 (168) 2007 113 3. Opnieniem. Moe nastpi opnienie samej sesji lub elementw programu (omawianych zagadnie) podczas sesji. Przyczyny wspomnianej zwoki mog wynika z: rzekomej choroby uczestnika, nieuprzejmoci w zachowaniu lub zniewagi (uchybienia w przyzwoitym zachowaniu), celowego denia do wy- prowadzenia negocjatora z rwnowagi lub zdezorientowania go, inscenizowanej ingerencji prasy, nieuczestniczenia osb, ktrych obecno na sesji jest niezbd- na. 4. Wykorzystaniem incydentw. Strona moe niekiedy wykorzystywa incydenty lub umylnie inicjowa pewne zajcia (wydarzenia) zwizane z przedmiotow kwesti po to, aby osign punkt zwrotny w negocjacjach w stosunku do in- nych uczestnikw. Istota incydentu moe by tak powana, e skutkiem zajcia moe by uniewanienie wzajemnych uzgodnie dotyczcych celu negocjacji. 5. Brakiem elastycznoci. Tendencja do znieksztacania prawdy, zajmowanie nie- racjonalnej, sztywnej postawy przynosi zwykle niepodany skutek, ktry czsto moe by manifestowany w formie doktrynalnych wypowiedzi czy unikania przy- jcia oczywistych opcji (alternatyw) umoliwiajcych rozwizanie problemu. Negocjator powinien mie wiadomo, e niejednokrotnie mao istotne sprawy mog wywoywa due nieporozumienia. Jest to banalne spostrzeenie, ale pierwsze wraenie, ktre wywoujemy, ma ogromny wpyw na atmosfer podczas negocjacji. Przyjacielska, yczliwa postawa niewtpliwie sprzyja dobremu rozpo- czciu rozmw. Std naley zmierza do stworzenia atmosfery, ktra bdzie ua- twiaa komunikacj, ukierunkowanej na zawarcie porozumienia. Wany jest take fakt jasno zdefiniowanego celu bdcego przedmiotem negocjacji. Pertraktacje mog by zainicjowane na wniosek danej strony (grupy) z wasnej inicjatywy lub na wniosek przeoonych (zwierzchnikw). Nie bez zna- czenia jest wybr terminu spotkania. I st ot n r zecz j est pr ecyzyj ne: okrelenie czasu rozpoczcia i zakoczenia spotkania bdcego przedmiotem negocjacji; uwzgldnienie czasu niezbdnego na dotarcie delegatw oraz moliwych nie- przewidzianych w planie opnie; rozwaenie moliwoci wprowadzenia udogodnie socjalnych oraz ewentualnej ochrony; skoordynowanie terminw przyjazdu i odjazdu kadego delegata (uczestnika). Ponadt o szczegl n uwag nal ey zwr ci na: zapewnienie rwnego udziau przedstawicieli kadej ze stron (grup) oraz ich autorytetu; Zbigniew Witaszek 114 Zeszyty Naukowe AMW potwierdzenie zakresu penomocnictwa (zdolnoci podejmowania decyzji) dele- gatw; zapewnienie takiej samej liczby przedstawicieli poszczeglnych stron (grup); zaproszenie ekspertw technicznych, medycznych, specjalistw, inynierw itp.; niezbdn obecno tumacza kadej delegacji; zatrudnienie sekretarza (protokolanta), ktry bdzie przygotowywa kopie pro- jektu uzgodnie (dla wszystkich delegacji rwnolegle); wybranie waciwego negocjatora (mediatora); naley mie wiadomo, e zasadnicz rol negocjatora jest umoliwienie prowadzenia negocjacji oraz uatwienie zawarcia porozumienia midzy stronami (grupami), a nie doprowa- dzanie do porozumienia; rozwaenie potrzeby udziau przedstawicieli mediw; obecno dziennikarzy podczas prowadzonych pertraktacji jest raczej niewskazana; owiadczenia wy- gaszane przez rzecznika prasowego spotkania po zakoczeniu negocjacji musz by uzgodnione przez wszystkie strony; preferowane s owiadczenia wsplne; wszystkie pytania i odpowiedzi rzecznika prasowego powinny by przetuma- czone i jednoznacznie zrozumiane przez wszystkich. W kadej oficjalnej rozmowie czy spotkaniu, zwaszcza podczas pertrakta- cji, s tematy tabu, ktrych z rnych wzgldw nie powinno si podejmowa. Nal ey zat em uni ka: podejmowania kontrowersyjnych historycznych i draliwych przy tym tema- tw; popiechu (nie ma ogranicze czasowych w prowadzeniu negocjacji); nawizywania do poprzednich, bdnych porozumie; pomyek w nazwach: oficjalnych grup, struktur, organizacji spoeczno-gospo- darczych, politycznych itp. I nne czynni ki , kt r e nal ey uwzgl dni , t o: zapewnienie oddzielnych pomieszcze dla kadej delegacji; pomieszczenia mu- sz mie wystarczajc przestrze umoliwiajc swobodne prowadzenie per- traktacji; zaplanowanie miejsc dla obserwatorw, delegatw, tumaczy i sekretarza; wydzielenie terenu do parkowania pojazdw, a take stosownych pomieszcze dla osb palcych, kierowcw oraz reszty czonkw delegacji (zespou). Kulturowe uwarunkowania negocjacji oraz zasady ich prowadzenia 1 (168) 2007 115 PROWADZENIE NEGOCJACJI Podczas ot wi er ani a spot kani a ( negocj acj i ) nal ey baczn uwag zwr ci na: moliwo spotkania si z kad grup oddzielnie; by moe nie ufaj sobie na- wzajem, ale mog ufa tobie; zwyczajowe pozdrowienia i wymian kurtuazji; przestawienie siebie i zespou (symptom dobrego wychowania); zaproponowanie poczstunku (kawy, wody, papierosa); wstpna rozmowa na oglne tematy wpywa na dobry nastrj wszystkich uczestnikw negocjacji; du- o mona osign poczuciem humoru, otwartoci i yczliwoci; unikanie zachowa aroganckich, wyniosych lub pretensjonalnych; nienaganny wygld zewntrzny. W t r akci e pr owadzeni a samych negocj acj i l ub medi acj i na- l ey pami t a o nast puj cych uwar unkowani ach: otwierajc obrady (rokowania), odczytujemy ich uzgodniony program; podczas obrad zwracamy uwag na zachowanie neutralnoci, obiektywizmu i powagi; unikamy negatywnego nastawienia, niewaciwych reakcji itp.; staramy si by elastyczni (nie mona odrzuca natychmiast wszystkich rozwi- za); zakadamy pozytywne rozwizania tam, gdzie dotychczas nie byo porozumie- nia (nie bez znaczenia jest nasze pozytywne, kreatywne mylenie); jeli jest to moliwe, pozwalamy naszemu rwnorzdnemu partnerowi przed- stawi jego punkt widzenia; staramy si by cierpliwi i nie przerywamy jego wywodu; akceptujemy program obrad; jeli podana jest jaka nieprawidowa informacja, spokojnie, rzeczowo j pro- stujemy, unikamy niepotrzebnych sporw; prezentujemy swj wasny punkt widzenia, podajemy tylko fakty; jeli jakie zagadnienie wydaje si kontrowersyjne, zapisujemy, jakie s pogldy naszych partnerw i podkrelamy, e mamy inne spojrzenie (punkt widzenia na nie) i e po przeanalizowaniu sprawy powrcimy do niej; unikamy natychmiastowego i jednoznacznego zajmowania stanowiska; jestemy otwarci na kompromis, staramy si przechodzi od spraw oglnych do specyficznych; Zbigniew Witaszek 116 Zeszyty Naukowe AMW nie skadamy obietnic, jeeli sytuacja tego nie wymaga, a nasz mandat nie okre- la jasno, e moemy to uczyni; jestemy konsekwentni: bezstronnie trzymamy si faktw, nie zaprzeczamy sami sobie lub kolejnym negocjatorom; staramy si patrze na osob, z ktr rozmawiamy; nie mwmy bezporednio do tumacza, lecz do rozmwcy (part- nera); zbieramy informacje: staramy si potwierdzi znane i zdobywa nowe lub zmienione informacje dotyczce sytuacji, ludzi, sprztu, metod, lokalizacji itp.; nie podajemy adnych informacji o trzeciej stronie (grupie), ktre mog stano- wi jak warto dla twojego rwnorzdnego partnera lub innej strony; jeste- my bezstronni i neutralni; panujemy nad sob, unikajmy stanw frustracyjnych, zniecierpliwienia, niepo- koju lub oznak gniewu czy emocji; wyraamy si jasno, zwile, unikamy argonu; jestemy przygotowani do poszukiwania czciowych rozwiza; rozwizania i wywody musz by jasno i prosto przedstawione; wykorzystujemy materia pomocniczy do dyskusji, ale czynimy to taktownie i w miar dyskretnie; ostronie odnosimy si do wzmianek dotyczcych po- przednich porozumie, zarzdze, dawnej praktyki czy te wczeniejszych wy- powiedzi partnera podczas negocjacji; krtko podsumowujemy to, co zostao uzgodnione na pimie; akceptujemy terminy i miejsca kolejnych negocjacji i spotka; proponujemy przerwy, np. co godzin na kaw, papierosa itp.; wiele porozu- mie i uzgodnie zawiera si podczas przerw; poszczeglne strony (grupy negocjacyjne) powinny koczy negocjacje razem lub jedna po drugiej, nie pozwalamy na dugie opnienia, ktre mog przynie przewag jednej lub drugiej strony. Rwni e i st ot ne j est omwi eni e wyni kw negocj acj i , aby upewni si , e wszyscy zgadzaj si co do por uszanych kwest i i . Ponadt o nal ey: niezwocznie zapoznawa swoich zwierzchnikw z wynikami negocjacji; przygotowa szczegowe sprawozdanie z negocjacji; przedstawi konkretne wnioski, sugestie; zdecydowanie protestowa przeciwko jakiemukolwiek naruszeniu lub zamaniu porozumie przez ktrkolwiek ze stron; stara si wypeni obietnice (nawet te niewielkie), takie bowiem dziaanie bu- duje twoj wiarygodno w oczach partnerw (rozmwcw). Kulturowe uwarunkowania negocjacji oraz zasady ich prowadzenia 1 (168) 2007 117 Zaprezentowane rozwaania pozwalaj na stwierdzenie, e istotnym ele- mentem negocjacji jest ich atmosfera oraz wzajemne uznanie przez strony, i prowadzone s one w sposb uczciwy, taktowny i rzetelny. Wane jest take, by sporzdza notatki z posiedze, by kolejne spotkania rozpoczyna od przypomnienia dotychczasowych ustale oraz by kade z nich skadao si z trzech faz 19 : 1. Oceny zada partnerw negocjacji. 2. Prezentacji propozycji stron. 3. Ustalenia szans dojcia do kompromisu, podbudowania go konkretnymi danymi, np. danymi liczbowymi, ocen ekspertw itp. ZAKOCZENIE W myl zasad wspczesnego rozumienia negocjacji nie powinno si ujmo- wa jako rodzaju gry skazujcej stron przeciwn na przegranie, ale traktowa jako proces rozwizywania problemw, swoist filozofi dziaania, w ktrej pertraktacje (rokowania) to cigy proces rozwizywania konfliktw i ustalania regu zbiorowe- go dziaania. Zgodnie z pogldami jednego ze znawcw opisywanej problematyki 20 ne- gocjator powinien zna przekrj wszystkich etapw i celw negocjacji. Oto one: 1. Ustal jasne cele dla kadego punktu negocjacji i wyjanij sobie kontekst, z kt- rego one wynikaj. 2. Nie spiesz si. 3. Gdy masz wtpliwoci narad si. 4. Bd dobrze przygotowany, opieraj si na pewnych danych przy jasno sprecy- zowanych celach. 5. Zachowaj elastyczno stanowiska. 6. Dowiedz si, jaka jest motywacja drugiej strony. 7. Jeeli nie ma adnego postpu w jakim punkcie, przejd do innego i wr do tego pniej. 8. Naucz si sucha. 9. Zdobd opini sprawiedliwego, ale stanowczego. 10. Panuj nad swoimi emocjami.
19 K. Lanz, Zatrudnienie i zarzdzanie personelem, PWN, Warszawa 1996, s. 116. 20 R. C. Richardson, Collective Bargaining by Objectives: A Positive Approach, Englewood Cliffs, New York 1985, pp. 168 169. Zbigniew Witaszek 118 Zeszyty Naukowe AMW 11. Przy kadym posuniciu negocjacyjnym upewnij si, e znasz jego powizania z innymi posuniciami. 12. Oce kade posunicie w wietle swoich celw. 13. Zwracaj baczn uwag na terminologi kadego wynegocjowanego sformuo- wania. 14. Pamitaj, e negocjacje s z natury procesem kompromisowym. 15. Naucz si rozumie innych. 16. Bierz pod uwag wpyw obecnych negocjacji na przysze. Reasumujc, negocjacje s elementem niemal wszystkich interakcji w gru- pach spoecznych, organizacjach czy instytucjach, zarwno narodowych, jak i po- nadnarodowych. Mimo i nie zauwaa si istotnych bezporednich zalenoci pomidzy osobowoci a stylem negocjacji, wane jest pochodzenie kulturowe ne- gocjatorw. Kontekst kulturowy negocjacji znaczco wpywa na liczb i rodzaj przygotowa do ich prowadzenia, na znaczenie, jakie przypisuje si zadaniom bd stosunkom midzyludzkim, na stosowane praktyki oraz miejsce, w ktrym prowa- dzone s negocjacje. BIBLIOGRAFIA [1] Gesteland R. R., Rnice kulturowe a zachowania w biznesie, PWN, Warszawa 2000. [2] Goodman N., Wstp do socjologii, Wyd. Zysk i S-ka, Pozna 1997. [3] Hamden-Tuner C., Trompenars A., Siedem kultur kapitalizmu. USA, Japonia, Niemcy, Francja, Wielka Brytania, Szwecja, Holandia, Dom Wydawniczy ABC/Oficyna Ekonomiczna, Krakw 2000. [4] Hofstede G., Kultury i organizacje. Zaprogramowanie umysu, PWE, Warszawa 2000. [5] Hofstede G., Usunier J. C., Hofstedes Dimensinos of Culture and Infuence on International Business Negotiations, [w:], P. N. Ghauri, red., International Business Negotiation, Elsevier Science, Oxford 1996. [6] Hofstede G., Vive dans un monde miliculturel. Comprende nos programma- tios mentales. Les Editions dOrganisation, Paris 1994. [7] Kluckhohn C., Culture and Behavior, New York 1962. [8] Lanz K., Zatrudnianie i zarzdzanie personelem, PWN, Warszawa 1994. Kulturowe uwarunkowania negocjacji oraz zasady ich prowadzenia 1 (168) 2007 119 [9] Richardson R. C., Collective Bargaining by Objectives: A Positive Approach, Englewood Cliffs, New York 1985. [10] Salacuse J., Negocjacje na rynkach midzynarodowych, PWE, Warszawa 1994. [11] Szczepaski J., Elementarne pojcia socjologii, PWN, Warszawa 1997. [12] Triadis L. H., Psychologia midzykulturowa. Rozwj i dokonania, Przegld Psychologiczny, 1991, nr 1. [13] Usunier J. C., Culural Aspects of Interenational Bussines Negotiation, [w:], Ghauri P. N., red., Interenational Bussines Negotiation, Elsevier Science, Oxford 1996. [14] Weeiss S. E., Negotiating with Romans, Sloan Management Review, 1994, Vol. 35, part I: No 2, part II: No 3. ABSTRACT The aim of the paper is to present and analyze the most important cultural factors which affect negotiations conducted by representatives of different cultures. Understanding cultural differences and using appropriate ways of negotiating constitute a significant element in the whole negotiation process between parties involved. The paper emphasizes the importance of significant problems occurring in the field. They are as follows: interpretation and significance of differences between cultures in a negotiation process, attributes of negotiations affected by cultural differences, adjustment of parties to cultural differences, principles for preparation and conduct of negotiations. Recenzent dr hab. Jan Nikoajew, prof. Uniwersytetu Szczeciskiego