Informe Evaluación Prácticas

Informe final 1
Informe Final de la Prctica profesional
Documentacin del Sistema de Gestin en Control y Seguridad

BASC en SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.AS.
Deisy Lorena Bedoya Rangel
Tutor
Susana Casas Medina
Auditora BASC
Universidad Catlica Popular del Risaralda

Programa de Negocios Internacionales
Prcticas Profesionales
Pereira
2010
Informe final 2
AGRADECIMIENTOS
Dedico este trabajo de prctica a Dios por ser quien ha estado a mi lado en todo momento
dndome las fuerzas necesarias para continuar luchando da tras da y seguir adelante
rompiendo todas las barreras que se me presenten. Le agradezco a mi familia ya que
gracias a ella soy quienes soy hoy en da, fueron los que me dieron ese cario y calor
humano necesario, son los que han velado por mi salud, mi estudios, entre otros, son a ellos
a quien les debo todo, horas de consejos , de regaos, de reprimendas, de tristezas y de
alegras de las cuales estoy muy segura que lo han hecho con todo el amor del mundo para
formarme como un ser integral y de las cuales me siento extremadamente orgullosa, le
agradezco a mis amigos ms cercanos, a esos amigos que siempre me han acompaado y
con los cuales he contado desde que los conoc.
Un agradecimiento muy especial a mi asesora Susana Casas, por su dedicacin y

apoyo para desarrollar y culminar este trabajo.
A los colaboradores y en especial a la gerencia y al personal de SERVIAGRICOLA

DE COLOMBIA S.A.S por las horas que estuvieron prestndome y facilitndome
informacin sobre los diferentes procesos de la organizacin y por brindarme todo su apoyo
y colaboracin desde el principio del desarrollo de esta prctica, de los cuales aprend
demasiado y los llevo en mi corazn.
Informe final 3
Contenido
AGRADECIMIENTOS 2
RESUMEN 9
ABSTRACT 9
Introduccin 10
1. Presentacin del sitio de trabajo 12
1.1. Resea histrica 12
1.2. Misin 12
1.3. Visin 12
1.4. Valores corporativos 13
1.5. Servicio que presta 14
1.6. Nmero de empleados 14
1.7. Organigrama 15
2. Diagnstico del rea de intervencin 16
3. Eje de intervencin 16
4. Justificacin del eje de intervencin 17
5. Objetivos 18
5.1. Objetivo general 18
5.2. Objetivos especficos 18
6. Referente conceptual 18
6.1 Sistemas de Gestin 18
6.2. C-TPAT 19
6.3. NORMA BASC 20
6.4. ESTNDARES BASC 24
6.5. NTC-ISO 9000. 24
6.6. NTC-ISO 9004. 26
6.7. ISO 9000-2000. 27
7. Cronograma 28
8. Presentacin y evaluacin de los resultados 29
8.1. Planear 30
Informe final 4
8.2. Hacer 46
8.3. Verificar 92
8.4. Actuar 101
Conclusiones 109
Recomendaciones 110
Referencias 111
Apndices 113
Anexos 119
Informe final 5
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Cronograma 28.
Informe final 6
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Organigrama 15.

Figura 2. Matriz de riesgos 53.
Informe final 7
LISTA DE APNDICES
Apndice A. Mapa de procesos 34.

Apndice B. Caracterizacin de procesos 35.
Apndice C. Matriz de responsabilidades 41.
Apndice D. Mapa de riesgo 68.
Apndice E. Evaluacin y calificacin de riesgos 69.
Apndice F. Formato de induccin 114.
Apndice G. Control de precintos de seguridad 115.
Apndice H. Listado maestro de documentos 116.
Informe final 8
LISTA DE ANEXOS
Anexo A. Formato acciones correctivas y preventivas 120.

Anexo B. Plan de auditora 121.
Anexo C. Formato de asistencia 122.
Anexo D. Informe de auditora BASC 123.
Anexo E. Distribucin de documentos 125.
Anexo F. Visita domiciliaria 126.
Anexo G. Formato autorizacin visita domiciliaria 131.
Anexo H. Listado maestro de registros132.
Informe final 9
RESUMEN
Aos atrs las empresas, consideraban que la seguridad costaba dinero y por eso preferan
no invertir en ella para no tener que disminuir sus ganancias. Sin embargo, en los ltimos
tiempos dicha idea ha cambiado y evolucionado hasta el punto en que la seguridad se ha
convertido en uno de los factores de mayor nfasis en las empresas, la cual es vista como
una estrategia para poder competir en el mercado actual.
SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. careca de la documentacin del
sistema y sus procedimientos lo que favoreca la presencia de errores en las diversas
actividades desarrolladas al interior de la misma.
En la ejecucin de esta prctica, se tuvo en cuenta la ejecucin del SGCS BASC y
cada una de sus exigencias para lograr realizar la documentacin del sistema BASC, con el
fin de que esta pudiera establecer estndares de seguridad, mejorar el control y medicin de
sus procesos, contar con guas y procedimientos para el desempeo de las funciones de los
empleados.
Palabras claves: Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC
ABSTRACT
Years ago companies, considered the security cost money and therefore preferred not to
invest in it to avoid having to reduce their profits. However, in recent times this idea has
changed and evolved to the point where Security has become one of the factors of greater
emphasis on business, which is seen as a strategy to compete in today's market.
SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. lacked documentation system and
procedures which favored the presence of errors in the various activities carried out in the
company.
This practice, took into account the implementation the system control and security
management BASC and each of its requirements for ensuring the achievement of BASC
system documentation, for that this it could establish safety standards, improve control and
measurement of its processes, have guidelines and procedures for carrying out the duties of
employees.
Key words: System Control and Security Management BASC
Informe final 10
Introduccin
Actualmente con la internacionalizacin y globalizacin de los mercados uno de los

factores trascendentales para el xito de una empresa es la seguridad de sus productos o
servicios. En las ltimas dcadas ha existido una tendencia mundial por parte de los
clientes, ellos se han tornado ms exigentes con respecto a la seguridad. Al mismo tiempo
se ha producido una creciente toma de conciencia que, para obtener un buen rendimiento
econmico y competitividad, es necesario demostrar mejoras en la seguridad en forma
sistemtica.
Los sistemas de gestin son herramientas que permiten lograr la estandarizacin, el

enfoque de los procesos y el alcance de los objetivos. El Sistema de Gestin en Control y
Seguridad BASC, es un modelo de gestin utilizado para dirigir y controlar
una
Organizacin referente a la seguridad.
Una de las primeras actividades para aplicar un Sistema de Gestin en Control y

Seguridad corresponde al establecimiento de la documentacin que facilite la comprensin
de cada uno de los procesos y los procedimientos que conlleve al alcance de los objetivos
propuesto.
SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S es una empresa de transporte de carga

terrestre, la cual presta su servicio a diferentes organizaciones reconocidas, las cuales
cuentas con la certificacin BASC, debido a esto, la empresa ha identificado lo importante
que es contar con un Sistema de Gestin en Control y Seguridad ptimo y eficiente, que le
contribuya en la obtencin de una mayor confiablidad con sus clientes, que la impulse a
sobresalir en el mercado regional, nacional e internacional, cumpliendo as con los
requisitos reglamentarios; es por esto que la Organizacin decide dar inicio a la primera
etapa de su construccin a travs de la documentacin de su Sistema en Control y
Seguridad BASC.
Informe final 11
El marco general de la investigacin para el diseo y documentacin del SGCS

BASC, hace parte de su reglamento la obligacin de implementar el SGCS BASC.
Informe final 12
1. Presentacin del sitio de trabajo
1.1. Resea histrica.

La experiencia en el manejo de personal y la necesidad que tiene los ingenios de la regin,
motiv al seor CARLOS ARTURO SERNA URIBE a la constitucin de una empresa,
comprometida con el desarrollo del pas y con la formalizacin de contratacin de una
fuerza laboral no calificada pero muy capacitada para el corte de caa de azcar y el
transporte Terrestre Automotor de carga.
Inicialmente lo realiz a ttulo personal, pero a principios del ao 2009, crea la
sociedad SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. cuyo objeto principal es la
prestacin de servicio de corte manual o mecanizado de caa de azcar y de otros cultivos
de pan coger ocasionales o transitorios. Para complementar toda la cadena de los servicios
adicionales que requieren los ingenios, incluy dentro de su objeto social el corte, alce y
transporte de cosechas y transporte de carga y/o pasajeros con vehculos propios y ajenos
dentro del territorio nacional.
El 1. De julio de 2009 en calidad de accionista nico de la sociedad, se aprueba y se
constituye un establecimiento de comercio dedicado a la industria del transporte terrestre
automotor de carga por carretera a nivel nacional y se obtuvo del Ministerio de Transporte
la resolucin Nmero 14 por medio de la cual se obtiene de este Ministerio la Habilitacin
para Prestar el servicio pblico de transporte Terrestre Automotor de carga.
1.2. Misin.
Somos una empresa del sector transportista, dedicada a la prestacin del servicio de
transporte de carga, con presencia a nivel nacional. Contamos con una tecnologa
actualizada y un equipo humano competente que satisface las necesidades del sector.
1.3. Visin.
Ser al 2.014 la empresa de prestacin de servicio de transporte ms reconocida del
Occidente Colombiano, destacada por su rigurosidad en los procesos de calidad, los
Informe final 13
procesos de control y seguridad, cuidado de la salud ocupacional, su talento humano

calificado y la aplicacin de tecnologa de punta.
1.4. Valores corporativos
Respeto por las personas. Somos una comunidad integra por las personas, con
deberes y derecho mutuos; por lo tanto la entidad respeta a sus miembros, creencias
y expectativas y espera de ellos cumplimiento de sus responsabilidades, pertenencia,
honestidad y lealtad institucional.
Calidad. La calidad es nuestro reto y compromiso. Es una condicin de
supervivencia. Calidad que se traduce en cada 8una de nuestras acciones. UNA
MANERA DIARIA DE VIVIR.
Servicio. El servicio debe ser nuestra ventaja competitiva, nuestra diferenciacin
organizacional. En xito de una empresa se mide en el mercado.
Satisfacer las necesidades y expectativas de todos nuestros clientes, con servicio de
excelente calidad, es la tarea diaria de todos los miembros de la familia de
SERVIAGROCOLA DE COLOMBIA S.A.S.
Rentabilidad. Alcanzar altos niveles de productividad que aseguren la rentabilidad,
es responsabilidad permanente de todos los miembros de nuestra organizacin. Solo
una empresa rentable puede ofrecer estabilidad a sus miembros e invertir en su
desarrollo. Retribuir adecuada y oportunamente a sus empleados, propietarios y a la
sociedad, es nuestro objetivo.
Recurso
humano.
El
recurso
humano
es
el
activo
ms
valioso
de
SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. invertir en su desarrollo un bienestar

es un compromiso corporativo prioritario.
Responsabilidad social. Como miembro de la sociedad SERVIAGRICOLA DE
COLOMBIA S.A.S. cumplir con la responsabilidad de contribuir, en la medida de
sus capacidades, al desarrollo de esta, del pas y al mejoramiento de la calidad de
vida de los colombianos.
Honestidad. El bien general es tambin nuestro compromiso; por ello todo los actos
ejecutados dentro de la empresa, a su nombre o en relacin con el estarn
caracterizados por un recto proceder y un elevado sentido de responsabilidad y
Informe final 14
profesionalismo; dichos actos respondern a la confianza que la sociedad y los

clientes depositan el al institucin.
1.5. Servicio que presta.

Presta el servicio de corte de caa de azcar y transporte de carga, le transporta al Ingenio
Risaralda azcar a los diferentes sitios de destino, igualmente tiene ms clientes alrededor
del pas, a los cuales les transporta diferentes tipos de carga.
1.6. Nmero de empleados.
Administrativos: 3 empleados.
Corteros: 335.
Conductores y monitores de calidad: 5.
Cabo o supervisor de corte: 1.
Alrededor de 700 conductores terceros.
Informe final 15
1.7. Organigrama
Figura 1. Organigrama
La prctica se ubica dentro del departamento de Direccin Logstico y de transporte, a

cargo de Gloria Ins Restrepo.
Informe final 16
2. Diagnstico del rea de intervencin
SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. envi a la Asociacin BASC la solicitud de

vinculacin el 28 de enero de 2010 y el 02 de febrero de 2010 el BASC aprob la
preseleccin al BASC Captulo Centro Occidente, esta vinculacin es de gran importancia
para la empresa y ms lograr la certificacin BASC, ya que gran parte de sus clientes as lo
exigen.
Debido a su poco conocimiento acerca del tema, surgi la necesidad de una persona
que cuente con los conocimientos necesarios acerca del tema y as poder brindar todo el
apoyo necesario para sacar adelante la documentacin del Sistema de Gestin en Control y
Seguridad BASC, para as poder corregir las inconformidades que se encontraron en el
diagnostico inicial realzado a la empresa y poder cumplir con todos los requisitos que as
exigen la Norma y los Estndares BASC.
Con base en el informe realizado por el auditor BASC, se empez a recolectar
informacin, primero que todo haciendo una revisin documental de todo lo que haba en la
empresa, como: certificados, plizas, resea histrica, misin, visin, valores, constitucin
de la empresa, entre otras, como segunda medida. As mismo se realiz una observacin
directa, se hizo una visita al Ingenio Risaralda, donde se realizan las operaciones
directamente, despus de estar all, se hizo una observacin directa de todos los procesos y
como se llevan a cabo directa e indirectamente relacionadas con el proceso de transporte y
las actividades que all desempean en la oficina que est dentro del Ingenio.
3. Eje de intervencin
A lo largo del desarrollo de la prctica desde el 1 de marzo, hasta el 23 de julio, se pretende

llevar a cabo la documentacin del SGCS BASC para la empresa SERVIAGRICOLA DE
COLOMBIA S.A.S. para el servicio de transporte de carga terrestre, con el fin de mejorar
la seguridad del servicio prestado, porque en estos momentos por medio del Ingenio
Risaralda se lleva a cabo el desarrollo de dicha seguridad, pero la empresa no esta
Informe final 17
directamente involucrada con este proceso, por lo cual se proyecta que la empresa adquiera
este compromiso y aplique cada uno de los requisitos y cumpla con todos ellos, implemente
el SGCS BASC y pueda obtener la certificacin y sea totalmente avalado por sus clientes,
ya que estos exigen la certificacin BASC.
4. Justificacin del eje de intervencin
La necesidad ms clara es la documentacin del Sistema de Gestin en Control y Seguridad

BASC para la empresa SERVIAGRCOLA DE COLOMBIA S.A.S., como tambin en la
capacitacin del personal para que adquieran los conocimientos necesarios acerca del
SGCS BASC y as mismo poder llevar a cabo con xito la implementacin del BASC en la
empresa, ya que es muy importante, tanto para la empresa, como para sus clientes y dems
empresas con las que se pretende hacer negocios, puesto que para muchos de sus clientes es
fundamental que sus asociados de negocios cumplan con el SGCS y para la empresa
garantizar que el servicio que presta es confiable y seguro para sus asociados de negocio y
para el comercio internacional.
La documentacin e implementacin de un sistema de gestin en control y
seguridad BASC, le permite a la empresa una mayor sistematizacin y documentacin de
los procesos, as como una mayor integracin de los recursos humanos en la estructura
organizativa de la misma, al mismo tiempo obtendr beneficios como el establecimiento de
responsabilidades y reglas, la generacin de una mayor motivacin para los empleados, la
mejora de relaciones y comunicacin entre empleados y direccin, la mejora de la
coordinacin con los proveedores, la modernizacin de la organizacin de la compaa, la
cuidadosa documentacin de procesos y procedimientos, entre otras.
El SGCS BASC es para la empresa una herramienta de promocin e imagen
empresarial, por tanto la empresa busca este beneficio para lograr una estrategia de
diferenciacin que se puede concretar en la mejora de la satisfaccin del os clientes, la
fidelizacin de los mismo, acceso a otros mercados, el incremento de la reputacin del
servicio que se presta, la diferenciacin de la empresa con respecto a otras organizaciones y
la mejora del a imagen.
Informe final 18
5. Objetivos
5.1. Objetivo general

Documentar el Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC de la empresa
SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S para el servicio de transporte de carga
terrestre.
5.2. Objetivos especficos
Identificar los procesos que hacen parte del SGCS BASC, en la empresa
SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S.
Documentar todos los procesos relacionados con el SGCS BASC
Documentar los procedimientos requeridos por el Sistema de Gestin en Control y

Seguridad BASC.
Disear el Manual de Seguridad para la empresa SERVIAGRICOLA DE

COLOMBIA S.A.S.
6. Referente conceptual
6.1 Sistemas de Gestin.

Un sistema de gestin es una estructura probada para la gestin y mejora continua
de las polticas, los procedimientos y procesos de la organizacin.
Las mejores empresas funcionan como unidades completas con una visin
compartida. Ello engloba la informacin compartida, evaluaciones comparativas,
trabajo en equipo y un funcionamiento acorde con los ms rigurosos principios de
calidad y del medioambiente.
Un sistema de gestin ayuda a lograr los objetivos de la organizacin mediante una
serie de estrategias, que incluyen la optimizacin de procesos, el enfoque centrado
en la gestin y el pensamiento disciplinado.
Son importantes porque.
Informe final 19
Las empresas que operan en el siglo XXI se enfrentan a muchos retos, significativos,
entre ellos:
Rentabilidad
Competitividad
Globalizacin
Velocidad de los cambios
Capacidad de adaptacin
Crecimiento
Tecnologa
Equilibrar estos y otros requisitos empresariales puede constituir un proceso difcil y

desalentador. Es aqu donde entran en juego los sistemas de gestin, al permitir
aprovechar y desarrollar el potencial existente en la organizacin.
La implementacin de un sistema de gestin eficaz puede ayudar a:
Gestionar los riesgos sociales, medioambientales y financieros
Mejorar la efectividad operativa
Reducir costos
Aumentar la satisfaccin de clientes y partes interesadas
Proteger la marca y la reputacin
Lograr mejoras continuas
Potenciar la innovacin
Eliminar las barreras al comercio
Aportar claridad al mercado
El uso de un sistema de gestin probado le permite renovar constantemente su

objetivo, sus estrategias, sus operaciones y niveles de servicio.1
6.2. C-TPAT.
C-TPAT es una iniciativa conjunta entre el gobierno americano y el sector privado
cuyo objetivo es construir relaciones de cooperacin que fortalezcan la seguridad de
1
Referencia electrnica por BSI.

Recuperado el 10 de junio de 2010, de http://www.bsigroup.com.mx/es-mx/Auditoria-yCertificacion/Sistemas-de-Gestion/De-un-vistazo/Que-son-los-sistemas-de-gestion/
Informe final 20
toda la cadena de suministro y la seguridad en las fronteras. C-TPAT reconoce que

la Aduana puede proveer el mayor grado de seguridad a travs de una cercana
cooperacin entre los propietarios de la cadena de suministro: importadores,
transportistas, agentes de aduana, almacenes de depsito, y empresas de
manufactura. A travs de esta iniciativa, la Aduanas le est solicitando a las
empresas importadoras en los Estados Unidos, que fortalezcan sus prcticas de
seguridad y comuniquen a sus socios de negocios a lo largo de la cadena de
suministro, sus lineamientos con respecto a la seguridad2.
6.3. NORMA BASC

La Norma BASC, est diseada de forma tal que su contenido sea totalmente
comprensible, permitiendo que el sistema de Gestin sea aplicable a las
organizaciones que hoy da participan en actividades de comercio internacional,
buscando demostrar conformidad con todos y cada uno de los requisitos que se
determinan tanto en la norma como en los Estndares BASC y en otro tipo de
programas de Seguridad que hoy da han sido establecidos por diferentes entidades
internacionales. Esta norma constituye un marco general para la implementacin del
Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC, con la cual las organizaciones
utilizando una metodologa de procesos, planearan, implementaran, verificaran y
tomaran las acciones necesarias en procura de mejorar su Sistema de Gestin en
Control y Seguridad de una manera eficaz.
Revisin por parte de la gerencia

La alta gerencia de la organizacin debe revisar, conforme se define en los
Estndares BASC, el sistema de gestin en control y seguridad para garantizar su
continua aptitud, adecuacin y eficiencia. El proceso de revisin debe garantizar que
se recoja la informacin necesaria para permitir que la gerencia realice est
evaluacin. La revisin debe estar documentada.
2
Referencia electrnica por handel consultora especializada.

Recuperado el 23 de mayo de 2010, de http://www.handel-sce.com/certificaciones/ctpat/index.html
Informe final 21
Esta revisin debe considerar:

a) El desempeo global del sistema;
b) El desempeo de los elementos individuales del sistema,
c) Los resultados de las auditorias, acciones preventivas, correctivas, de mejora, y
revisiones anteriores
d) Factores internos y externos como cambios en la estructura organizacional,
legislacin pendiente, introduccin de nueva tecnologa, etc...
e) Identificar la accin necesaria para remediar cualquier deficiencia.
f) Resultados de la Evaluacin de riesgos
El sistema de gestin en control y seguridad debe estar diseado para adaptarse a
factores tanto internos como externos. La revisin por parte de la gerencia tambin
brinda una oportunidad de tener una visin para el futuro.
La informacin que se presenta en los literales a) a f) anteriores, se puede utilizar para
mejorar el enfoque proactivo de la organizacin, con el fin de minimizar los riesgos y
mejorar el desempeo del negocio especialmente en las reas relacionadas con el
comercio internacional.
Monitoreo y medicin
La medicin y el desempeo es una forma fundamental de dar informacin sobre la
efectividad del sistema de gestin en control y seguridad. Se deben establecer y
mantener, procedimientos documentados para monitorear y medir cualitativa y
cuantitativamente, con regularidad, aquellas caractersticas clave que puedan tener
impacto significativo en el control y seguridad y se deben ajustar a las necesidades de
la organizacin.
La medicin del desempeo permite monitorear hasta qu punto se est cumpliendo la
poltica y los objetivos. La medicin deber contemplar tantas mediciones proactivas
que monitorean el desempeo del sistema y mediciones reactivas que monitoreen
incidentes o situaciones crticas y otras evidencias histricas de desempeo deficiente.
Informe final 22
Auditoria
Adems del monitoreo de rutina en control y seguridad, es necesario programar y
realizar auditoras peridicas que permitan evaluar todos los elementos del sistema, de
una manera ms crtica y profunda.
Las auditorias deben ser realizadas por personas competentes y, en lo posible,
independientes de la actividad auditada, aunque pueden ser parte de la organizacin.
Se debe establecer un procedimiento documentado para su realizacin.
Si bien es necesario que las auditorias sean exhaustivas, su enfoque se debe ajustar al
tamao de la organizacin y a la naturaleza de los riesgos.
En diferentes momentos y por diferentes razones, las auditorias deben cubrir las
siguientes preguntas:
a) El sistema de gestin en control y seguridad de la organizacin tiene la capacidad
para alcanzar los estndares de desempeo requeridos?
b) La organizacin est cumpliendo sus obligaciones en relacin con el control y la
seguridad en el comercio internacional?
c) Cules son las fortalezas y debilidades del sistema de gestin en control y
seguridad?
d) La organizacin (o parte de ella) realmente est haciendo y logrando lo que dice
hacer y lograr?
Las auditorias pueden ser generales o centrarse en tpicos seleccionados de acuerdo
con las circunstancias. Los resultados de las auditorias deben ser comunicados a todo
el personal que se requiere informar y se debe emprender la accin correctiva o
preventiva requerida.
Mejora Continua
El objetivo de la mejora continua del Sistema de Gestin BASC es el de incrementar el
desarrollo y ejecucin de actividades de control y seguridad dentro de los procesos
productivos y administrativos al interior de la Organizacin tendientes a asegurar los
diferentes actores de la cadena del comercio internacional.
Los resultados se revisan cuando es necesario, para determinar actividades adicionales
de mejora. De esta manera, la mejora es una actividad continua. La informacin
Informe final 23
proveniente de los miembros de la cadena logstica, las auditorias, la revisin del

Sistema de gestin pueden, asimismo, utilizarse para identificar oportunidades para la
mejora.
Las siguientes son acciones destinadas a la mejora:
a) Anlisis y evaluacin de la situacin existente para identificar reas y/o procesos
para la mejora
b) Establecimiento de los objetivos para la mejora
c) La bsqueda de posibles soluciones para lograr los objetivos
d) Medicin, verificacin, anlisis y evaluacin de los resultados de la
implementacin para determinar que se han alcanzado los objetivos.
Documentacin del sistema

La documentacin es un elemento clave para permitir a una Organizacin implementar
un sistema exitoso de gestin en Control y Seguridad. Es til para consolidar y
conservar los conocimientos sobre el tema, pero es indispensable mantenerla reducida
al mnimo requerido para que sea efectiva y eficiente. La Organizacin debe
asegurarse de que la documentacin se encuentre disponible de acuerdo a sus
necesidades, de manera tal que permita la implementacin de los planes de Control y
Seguridad.
Definiciones.
AUDITORIA DEL SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD

Examen sistemtico e independiente, para determinar si las actividades y resultados
relacionados con la gestin en control y seguridad, cumplen las disposiciones
preestablecidas y si estas se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los
objetivos.
GESTION DEL RIESGO

Proceso sistemtico tendiente a la administracin de los riesgos.
Informe final 24
GESTION EN SEGURIDAD
Conjunto de actividades encaminadas a la prevencin y proteccin de los riesgos a que
estn expuestos personas, activos y procesos, de las organizaciones. (NORMA BASC
VERSION 3 2008)
6.4. ESTNDARES BASC

Estos criterios mnimos de seguridad se presentan como las bases fundamentales a
ser utilizadas por los transportistas de carretera para establecer prcticas de
seguridad eficaces que optimicen el rendimiento de la cadena de suministro y
mitiguen el riesgo de prdida, robo y paso de contrabando que pudiese introducir
elementos peligrosos a la cadena de suministro mundial.
Una vez al ao como mnimo o segn lo dicten las circunstancias, como por ejemplo
durante una infraccin o incidente de seguridad, los transportistas de carretera
deben realizar una evaluacin completa de sus prcticas de seguridad de las cadenas
de suministro internacionales basndose en los criterios mnimos de seguridad
BASC. (Estndares BASC versin 3 2008)
6.5. NTC-ISO 9000

Enfoque basado en procesos: Cualquier actividad, o conjunto de actividades, que
utiliza recursos para transformar entradas en salidas puede considerarse como un
proceso.
Para que las organizaciones operen de manera eficaz, tienen que identificar y
gestionar numerosos procesos interrelacionados y que interactan. A menudo la
salida de un proceso forma directamente la entrada del siguiente proceso. La
identificacin y gestin sistemtica de los procesos empleados en la organizacin y
en particular las interacciones entre tales procesos se conoce como enfoque basado
en procesos.
Esta Norma Internacional pretende fomentar la adopcin del enfoque basado en
procesos para gestionar una organizacin. (ICONTEC, 2000, p. 3)
Informe final 25
Documentacin.
Valor de la documentacin: La documentacin permite la comunicacin del propsito y
la coherencia de la accin. Su utilizacin contribuye a:
a) Lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad;
b) Proveer la formacin apropiada;
c) La repetibilidad y trazabilidad;
d) Proporcionar evidencias objetivas, y
e) Evaluar la eficacia y la adecuacin continua del sistema de gestin de la calidad.
La elaboracin de la documentacin no debera ser un fin en s mismo, sino que
debera ser una actividad que aporte valor. (Ibd., p. 5)
Autoevaluacin.
La autoevaluacin de una organizacin es una revisin completa y sistemtica de las
actividades y resultados de la organizacin con referencia al sistema de gestin de la
calidad o a un modelo de excelencia.
La autoevaluacin puede proporcionar una visin global del desempeo de la
organizacin y del grado de madurez del sistema de gestin de la calidad. As mismo,
puede ayudar a identificar las areas que precisan mejora en la organizacin y a
determinar las prioridades. (Ibd., p. 7)
Definiciones
Alta direccin
Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel una
organizacin. (Ibd., p. 12)
Parte interesada
Persona o grupo que tenga un inters en el desempeo o xito de una organizacin.
(Ibd., p. 14)
Procedimiento
Forma especfica para llevar a cabo una actividad o un proceso. (Ibd., p. 16)
Informe final 26
Trazabilidad
Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que
est bajo consideracin.
Conformidad
Cumplimiento de un requisito.
No conformidad
Incumplimiento de un requisito.
Accin preventiva
Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra
situacin potencialmente indeseable. (Ibd., p. 18)
Accin correctiva
Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra
situacin indeseable. (Ibd., p. 19)
Informacin
Datos que poseen significado.
Documento
Informacin y su medio de soporte. (Ibd., p. 20)
Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas. (Ibd., p. 22)
Auditado
Organizacin que es auditada.
Auditor
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
Proceso de medicin
Conjunto de operaciones que permiten determinar el valor de la magnitud. (Ibd., p. 25)
6.6. NTC-ISO 9004
Compromiso de la direccin
Informe final 27
La alta direccin debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e

implementacin del sistema de gestin de la calidad, as como con la mejora continua
de su eficacia.
a) Comunicando a la organizacin la importancia de satisfacer tanto los requisitos del
cliente como los legales y reglamentarios,
b) Estableciendo la poltica de la calidad,
c) Asegurando que se establezcan los objetivos de la calidad,
d) Llevando a cabo las revisiones por la direccin, y
e) Asegurando la disponibilidad de recursos. (ICONTEC, 2000, p. 14)
6.7. ISO 9000-2000.

Cmo se elaboran los documentos?
Las Fases por las que atraviesa la redaccin del documento podran ser:
Elaboracin del borrador: los responsables de la elaboracin del documento
desarrollan un borrador.
Fase de lanzamiento: una vez realizado el primer borrador, todo documento se
somete a una fase de lanzamiento, en la que se consulta a todo el personal afectado
pudiendo esta sugerir modificaciones para mejorar o aclarar el contenido inicial.
La fase de lanzamiento termina con la realizacin de la redaccin definitiva,
basndose en el borrador y en las sugerencias recibidas.
Aprobacin: antes de la distribucin formal del documento se procede a la
aprobacin del mismo. Por el responsable asignado previamente. Normalmente se
designa el director general para el nivel 1, el responsable del departamento al que
el procedimiento, para el nivel 2 y los mandos intermedios para el nivel 3.
Distribucin: el documento, una vez aprobado, se distribuye formalmente a los
departamentos implicados registrando dicha distribucin para asegurar que
siempre se mantiene la ltima versin vigente.
Revisiones: las revisiones las puede solicitar cualquier empleado de la empresa.
Las efectuara el mismo estamento que elabor el procedimiento en su versin
inicial, siguiendo los pasos antes citados (lanzamiento, aprobacin y distribucin)
Informe final 28
para cambiar partes del documento que puedan haber quedado obsoletas o haber
sido mejoradas. (Senlle, A, Martnez, E. & Martnez N., 2001, p. 39 - 40)
Medicin y seguimiento de los procesos.

Se debe establecer la metodologa adecuada para medir y controlar las prestaciones de
los procesos de realizacin, para asegurar el cumplimiento de los requisitos del
cliente.
Esta metodologa nos debe demostrar la capacidad continua para satisfacer su
propsito. (Ibd., p. 85)
7. Cronograma
Tabla 1. Cronograma
No
Actividades
Mes
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Semana 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Informe de ubicacin
2 Poltica de seguridad
3 Organigrama y Mapa de Procesos
4 Caracterizacin de procesos
Capacitacin para administrativos de la
5 empresa
6 Plan de prctica
7 Evaluacin de riesgos
8 Segundo informe
9 Visita al ingenio
10 Documentacin de algunos procesos
11 Borrador Final
12 Reunin con Doa Gloria
13 Informe Final
Informe final 29
8. Presentacin y evaluacin de los resultados.
Como primer paso se empez a revisar la documentacin existente para empezar a

desarrollar el trabajo:
Se identificaron los procesos que hacen parte de la organizacin, para facilitar
documentacin de estos mismos.
A continuacin se describirn cada una de las etapas del proceso de desarrollo del trabajo y
como la realizacin de la documentacin del SGCS BASC.
Elaboracin del borrador: como primera medida se elaboran los borradores para que
pasen por la revisin de los encargados y de esta forma se puedan hacer todos las
correcciones pertinentes a los documentos
Fase de lanzamiento: en esta fase de lanzamiento se muestra a todas las personas
interesadas en los documentos, que conoces al respecto y que pueden colaborar con
una mejora y aclaracin de los mismos. Se hacen las correcciones y esta fase
finaliza con la redaccin del documento definitivo ya organizado y con todas las
sugerencias puestas en prctica si as podra ser aplicada.
Aprobacin: La aprobacin es responsabilidad de la direccin administrativa y la
gerencia, es decir antes de ser difundidos, pasan por estos dos cargos para ser
revisados y aprobados, una vez aprobados se pasa a la distribucin. En esta fase, se
hizo una reunin con la directora administrativa, la cual le dio el visto bueno a los
documentos, se le hicieron las correcciones pertinentes y se ajustaron los
documentos a las necesidades de la empresa.
Distribucin: Al distribuir formalmente los documentos, esta debe ser registrada
para mantener siempre actualizada la versin de los documentos y que mantengan al
da.
Informe final 30
Revisiones: Estas pueden ser solicitadas por cualquier empleado de la organizacin,

que observe alguna inconsistencia en la documentacin o que debe hacerle algunos
cambios para que esta mejore y se ajuste a la actualizacin del proceso o
procedimiento, pues estos pueden presentar cambios con el paso del tiempo. Etas
revisiones son efectuadas por el mismo estamento que los elabor inicialmente, los
cuales deben realizar los pasos anteriormente mencionados para llegar a su nueva
distribucin. Esto se puede dar para cambiar partes de los documentos que pueden
estar obsoletos o para mejorarlos.
Al documentar el Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC, se dio por terminada

la prctica en SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. con satisfaccin, tanto del
personal administrativo como por parte del practicante.
A continuacin se presentaran todos los documentos y formatos, basados en el ciclo PHVA:
8.1. Planear
Definir, documentar, comunicar y respaldar la poltica de seguridad de la empresa.

Dando cumplimiento al numeral 4.1 de la Norma.
Identificar los procesos que realiza la organizacin, utilizando la metodologa de
mapa de procesos. Dando cumplimiento al numeral 2.10 de los Estndares Parte
B.
Caracterizar los procesos, identificando entradas, salidas, indicadores de medicin,
requisitos a cumplir, documentos a utilizar y responsable del proceso. Dando
cumplimiento al numeral 2.11 de los Estndares Parte B.
Informe final 31
MANUAL DE SEGURIDAD
DOCUMENTO: MS-SG-001/10
Pg.
FECHA VIGENCIA: 10/06/2010
1 de 15
VERSIN: 1
1. OBJETIVO
Orientar a todos los integrantes de la organizacin, en cuanto al control de la seguridad que
permita poner en prctica normas y procedimientos para as reducir los ndices de
contaminacin, robo, dao de la mercanca a ser transportada y de igual forma evitar
cualquier actividad ilcita, como narcotrfico, lavado de activos, terrorismo, entre otras,
mediante la aplicacin de los requisitos de la Norma y los Estndares BASC.
2. ALCANCE
Todos los procesos de la empresa.
3. RESPONSABLE
Coordinador BASC
4. DESCRIPCION DE LA EMPRESA
Resea histrica. La experiencia en el manejo de personal y la necesidad que tiene los
ingenios de la regin, motiv al seor CARLOS ARTURO SERNA URIBE a la
constitucin de una empresa, comprometida con el desarrollo del pas y con la
formalizacin de contratacin de una fuerza laboral no calificada pero muy capacitada para
el corte de caa de azcar y el transporte Terrestre Automotor de carga.
Inicialmente lo realiz a ttulo personal, pero a principios del ao 2009, crea la sociedad
SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. cuyo objeto principal es la prestacin de
servicio de corte manual o mecanizado de caa de azcar y de otros cultivos de pan coger
ocasionales o transitorios. Para complementar toda la cadena de los servicios adicionales
que requieren los ingenios, incluy dentro de su objeto social el corte, alce y transporte de
cosechas y transporte de carga y/o pasajeros con vehculos propios y ajenos dentro del
territorio nacional.
Informe final 32
El 1. De julio de 2009 en calidad de accionista nico de la sociedad, se aprueba y se

constituye un establecimiento de comercio dedicado a la industria del transporte terrestre
automotor de carga por carretera a nivel nacional y se obtuvo del Ministerio de Transporte
la resolucin Nmero 14 por medio de la cual se obtiene de este Ministerio la Habilitacin
para Prestar el servicio pblico de transporte Terrestre Automotor de carga.
4.1. MISION
Somos una empresa del sector transportista, dedicada a la prestacin del servicio de
transporte de carga, con presencia a nivel nacional. Contamos con una tecnologa
actualizada y un equipo humano competente que satisface las necesidades del sector.
4.2. VISION
Ser al 2.014 la empresa de prestacin de servicio de transporte ms reconocida del
Occidente Colombiano, destacada por su rigurosidad en los procesos de calidad, los
procesos de control y seguridad, cuidado de la salud ocupacional, su talento humano
calificado y la aplicacin de tecnologa de punta.
4.3. VALORES
Respeto por las personas. Somos una comunidad integra por las personas, con deberes y
derecho mutuos; por lo tanto la entidad respeta a sus miembros, creencias y expectativas y
espera de ellos cumplimiento de sus responsabilidades, pertenencia, honestidad y lealtad
institucional.
Calidad. La calidad es nuestro reto y compromiso. Es una condicin de supervivencia.

Calidad que se traduce en cada 8una de nuestras acciones. UNA MANERA DIARIA DE
VIVIR.
Servicio. El servicio debe ser nuestra ventaja competitiva, nuestra diferenciacin
organizacional. En xito de una empresa se mide en el mercado.
Informe final 33
Satisfacer las necesidades y expectativas de todos nuestros clientes, con servicio de

excelente calidad, es la tarea diaria de todos los miembros de la familia de
SERVIAGROCOLA DE COLOMBIA S.A.S.
Rentabilidad. Alcanzar altos niveles de productividad que aseguren la rentabilidad, es

responsabilidad permanente de todos los miembros de nuestra organizacin. Solo una
empresa rentable puede ofrecer estabilidad a sus miembros e invertir en su desarrollo.
Retribuir adecuada y oportunamente a sus empleados, propietarios y a la sociedad, es
nuestro objetivo.
Recurso humano. El recurso humano es el activo ms valioso de SERVIAGRICOLA DE

COLOMBIA S.A.S. invertir en su desarrollo un bienestar es un compromiso corporativo
prioritario.
Responsabilidad social. Como miembro de la sociedad SERVIAGRICOLA DE

COLOMBIA S.A.S. cumplir con la responsabilidad de contribuir, en la medida de sus
capacidades, al desarrollo de esta, del pas y al mejoramiento de la calidad de vida de los
colombianos.
Honestidad. El bien general es tambin nuestro compromiso; por ello todo los actos
ejecutados dentro de la empresa, a su nombre o en relacin con el estarn caracterizados
por un recto proceder y un elevado sentido de responsabilidad y profesionalismo; dichos
actos respondern a la confianza que la sociedad y los clientes depositan el al institucin.
4.4. POLITICA DE SEGURIDAD

La alta Gerencia de la Organizacin debe definir, documentar, comunicar y respaldar su
poltica de Seguridad. Esta poltica es la manifestacin de la Organizacin en contra de una
posible utilizacin para actividades ilcitas. Esta es de carcter general y sirve como base
para que cada rea de la compaa determine sus objetivos de seguridad, los cuales deben
ser medidos a partir de indicadores de gestin.
Informe final 34
4.5. OBJETIVOS DE SEGURIDAD
Controlar la seguridad de la carga desde el sitio de origen hasta el momento en que

es entregada la carga en destino, cumpliendo as con las exigencias del mercado.
Evitar que nuestra empresa se vea involucrada en situaciones referentes a

actividades ilcitas, mediante la implementacin de todos los requisitos de la norma
y los estndares BASC.
Evaluar las acciones implementadas que permitan el control de los procedimientos

de seguridad.
Conservar apropiadamente los requisitos de la norma y los estndares BASC,

aumentando las acciones de evaluacin de procesos para lograr un mejoramiento
continuo del servicio.
Brindar la capacitacin necesaria para q las personas puedan conocer y cumplir con
el Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC.
PROCESOS
ESTRATGICOS
PROCESOS
MISIONALES
GESTIN
GERENCIAL
SISTEMAS DE
GESTIN
GESTIN DE TRANSPORTE
DE CARGA
REQUISITOS
SERVICIO
PROCESOS
DE APOYO
GESTIN
ADMINISTRATIVA,
FINANCIERA,
CONTABLE Y DE
SISTEMAS
G. SALUD
OCUPACIONAL
Y TALENTO
HUMANO
GESTIN
COMERCIAL
USUARIOS Y PARTES INTERESADAS
USUARIOS Y PARTES INTERESADAS
4.6. MAPA DE PROCESOS
Informe final 35
4.7. CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Informe final 36
Informe final 37
Informe final 38
Informe final 39
Informe final 40
Informe final 41
4.8. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
NORMA
REQUISITOS
4,0
4.0.1
4.0.2
4,1
4,2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
4,3
4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.3.4
4.3.5
4.3.6
4.3.7
4,4
4.4.1
4.4.2
4.4.3
4.4.4
4,5
4,6
ESTANDARES
PARTE "A"
REQUISITOS
1
1.a
1.b
1.c
1.d
2
2.1.a
2.1.b
2.1.c
2.1.d
2.1.e
2.1.e.i
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
PROCESOS
G.
Sistemas de
G.
G. Admon, Fra.,
Gerencial
Gestin.
Transporte Cont., y de sist.
x
x
G.
Comercial
x
x
x
x
G. S.O. y
T.H.
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Informe final 42
2.1.e.ii
2.1.e.iii
2.1.f
2.1.g
2,2
2.2.a
2.2.b
2.2.c
2.2.d
2.2.e
2,3
2.3.a
2.3.b
2.3.c
2.3.d
2.3.e
3
3.a
3.b
3.c
3.d
4
4.a
4.b
4.c
5
5.a.i
5.a.ii
5.a.iii
5.a.iv
5.a.v
5.b
5.c
5.d
5.e
6
6.a
6.b
6.c
6.d
6.e
6.f
6.g
7
7.a
7.b
7.c
8
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
N/A
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Informe final 43
8.a
PARTE "B"
1
1,1
2
2,1
2,2
2,3
2,4
2,5
2,6
2,7
2,8
2,9
2,10
2,11
2,12
3
3,1
3,2
3,3
3,4
3,5
3,6
4
4,1
4,2
4,3
4,4
4,5
4,6
4,7
4,8
5
5,1
5,2
6
6,1
6,2
6,3
7
7,1
7,2
7,3
7,4
7,5
7,6
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
N/A
x
x
x
x
x
x
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
x
x
x
x
x
x
Informe final 44
4.9. EXCLUSIONES
Estndares Parte A
6.a Cercado
Una cerca perimtrica debe encerrar el patio o terminal de camiones completa,
especialmente reas donde se estacionan o almacenan tractores, remolques y otros equipos
rodantes. Todas las cercas deben ser inspeccionadas regularmente para verificar su
integridad e identificar daos.
La empresa no cuenta con patios o terminal de camiones.
6.c Estacionamiento
Se debe prohibir que los vehculos de pasajeros privados se estacionen en cercana
proximidad a las reas de estacionamiento y almacenaje de tractores, remolques y otros
equipos rodantes que cruzan la frontera internacional o ingresan a los puertos martimos.
La empresa no cuenta con estacionamientos.
6.f Iluminacin
Debe haber iluminacin adecuada dentro y fuera de la instalacin, incluso en las siguientes
reas: entradas y salidas, reas de estacionamiento o almacenaje para tractores, remolques,
equipos rodantes y cercas.
La empresa no cuenta con: reas de estacionamiento o almacenaje para tractores,

remolques, equipos rodantes y cercas.
6.g Sistemas de alarmas y videocmaras de vigilancia

Se deben utilizar sistemas de alarmas y videocmaras de vigilancia para supervisar los
locales e impedir el acceso no autorizado a embarcaciones, reas de manejo y almacenaje
de carga, basado en el riesgo.
Informe final 45
La empresa no cuenta con sistemas de alarmas y videocmaras de vigilancia.
7.c. Uso Apropiado de los controles electrnicos.

Los Empresas transportistas tienen que tener procedimientos documentados para la
adecuacin, operacin, activacin, desactivacin y en general, para la manipulacin de los
equipos electrnicos o GPS.
La empresa no cuenta con equipos que posean los controles de GPS.

Estndares Parte B
4.3. Las reas de lockers de empleados tienen que estar controladas y separadas de las reas
de almacenamiento u operacin de carga.
La empresa no cuenta con lockers.
6.2. Material de empaque.

El material de empaque y embalaje tiene que ser revisado antes de su uso. Se tiene que
disponer de un procedimiento documentado para el manejo y control del material de
empaque - Cintas adhesivas / corrugados
No aplica para transportadores terrestres
5. DOCUEMNTOS DE REFERENCIA
Listado maestro de documentos DC-SG-001/10
Listado maestro de registros DC-SG-002/10
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
_______________________
Coordinadora BASC
___________________
Gloria Ins Restrepo
Directora Administrativa
______________________
Carlos Arturo Serna Uribe
Gerente General
Informe final 46
8.2. Hacer
Documentar los requisitos que as lo exijan la Norma y los Estndares BASC.
Norma BASC V3-2008
o 4.2.2. Gestin del riesgo: procedimiento documentado para establecer e

implementar un proceso de gestin del riesgo
o 4.2.3. Requisitos legales y de otra ndole: procedimiento documentado para
identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables a ella y tambin a
cualquier otro requisito al cual este sometido y que sea aplicable a la gestin
en control y seguridad.
Estndares BASC V3-2008 Parte A Transportador Terrestre
o 1.a. Procedimientos documentados exigidos para Asociados de Negocio

Deben existir procedimientos escritos para evaluar a los asociados de
negocios que identifiquen factores o prcticas especficas cuya presencia
activara un examen adicional por parte del transportista de carretera.
o 2.1.f. Requiriendo procedimientos escritos para la identificacin de riesgos:
Tienen que existir procedimientos escritos para identificar factores o
prcticas especficas, las cuales pueden estimar los riesgos presentes en un
embarque de un embarcador seguro.
o 2.2.e. Requerimiento de sellos de Alta Seguridad para contenedores: Los
procedimientos escritos tienen que estipular claramente cmo sern
controlados los sellos de seguridad por el transportista durante el transito en
ruta. Estos procedimientos escritos deberan tener mecanismos para asegurar
que los conductores o chferes hayan entendido los procedimientos y los
sigan.
2.3.d. Requerimiento de regulaciones escritas para el manejo de sellos:
Tienen que estar establecidos procedimientos escritos para registrar el
Informe final 47
cambio de sellos, as como establecer la forma como los sellos son

controlados y distribuidos, y cmo se toma nota de las discrepancias y se
informa al respecto.
o 3.a. Empleados: Se tiene que documentar los procedimientos para la entrega,
devolucin y cambio de dispositivos de acceso (por ejemplo, llaves, tarjetas
de proximidad, etc.).
4. Seguridad del personal: Deben existir procesos por escrito y verificables
establecidos para evaluar a los candidatos con posibilidades de empleo y
realizar verificaciones peridicas de los empleados actuales.
Estndares BASC V3-2008 Parte B para todos los sectores
o 4.8. Ejercicios prcticos y simulacros: Tienen que documentarse y aplicarse

procedimientos para la realizacin de ejercicios prcticos y simulacros de los
planes de proteccin y de procedimientos de contingencia y emergencia.
o 7.1. Control de documentos: Tiene que disponerse de un procedimiento
documentado de control de documentos, que incluyan listados maestros de
documentos y de registros.
Informe final 48
GESTIN DEL RIESGO

DOCUMENTO: PR-SG-002/10
Pg.
1 de 6
VERSIN: 1
1. OBJETIVO
Establecer e implementar el proceso de gestin del riesgo, que involucra la determinacin
del contexto y la identificacin, anlisis, evaluacin, tratamiento, comunicacin y
monitoreo regular de los riesgos.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los procesos de la empresa.
3. RESPONSABLE
Coordinador BASC.
4. DEFINICIONES
Consecuencia: resultado de un evento expresado cualitativa o cuantitativamente,

como por ejemplo una prdida, lesin, desventaja o ganancia. Puede haber una serie
de resultados posibles asociados con un evento.
Evento: incidencia o situacin que ocurre en un lugar durante un intervalo de

tiempo particular.
Monitorear: verificar, supervisar, observar de forma crtica, o registrar el proceso

de una actividad, accin o sistema, en forma regular, a fin de identificar cambios.
Peligro: fuente de dao potencia o situacin con potencial para causar prdida.
Prdida: cualquier consecuencia negativa, financiera u otra.
Posibilidad: se emplea como una descripcin cualitativa de la probabilidad o

frecuencia.
Probabilidad: posibilidad de que ocurra un evento o resultado especfico, medida

por la relacin entre los eventos o resultados especficos y el nmero total de
eventos o resultados posibles. La probabilidad se expresa como un nmero entre 0 y
Informe final 49
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
11/05/2010
1, en donde 0 indica un evento o resultado imposible y 1 un evento o resultado

seguro.
Riesgo: posibilidad de que suceda algo que tendr impacto en los objetivos. Se
mide en trminos de consecuencias y posibilidad de ocurrencia.
Aceptacin del riesgo: decisin informada de aceptar las consecuencias y

posibilidad de un riesgo particular.
Anlisis del riesgo: Uso sistemtico de la informacin disponible, para determinar

la frecuencia con la que pueden ocurrir eventos especficos y la magnitud de sus
consecuencias.
Evitar el riesgo: decisin informada de no involucrarse en una situacin de riesgo.
Control del riesgo: parte de la gestin del riesgo que involucra la implementacin
de polticas, normas, procedimientos y cambios fsicos a fin de eliminar o minimizar
los riesgos adversos.
5. DESCRIPCIN DEL PROCESO

La Organizacin debe establecer y mantener un procedimiento documentado para
establecer e implementar un proceso de gestin del riesgo que permita la determinacin del
contexto, identificacin, anlisis, evaluacin, tratamiento, monitoreo y comunicacin de los
riesgos.
5.1. Determinacin del contexto: el respaldo de la alta direccin es muy importante en

esta etapa, debido a que con la ayuda de sta, se lograra determinar el contexto para
administrar los riesgos, en el cual tendr lugar el resto del proceso, identificando fortalezas,
debilidades, amenazas y oportunidades que puedan afectar a la empresa y empezar a tomar
las medidas pertinentes, para afrontar cada uno de los riesgos que traigan consigo. Para esto
se debe hacer una evaluacin inicial y peridica de los riesgos, para as poder dar inicio a
las acciones correctivas y preventivas.
Informe final 50
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
11/05/2010
5.2. Identificacin:
En este punto se busca identificar los riesgos que se deben tener en cuenta en la
empresa, es de suma importancia hacer una identificacin completa y exhaustiva,
para abarcar todos los riesgos existentes y que afectan a la empresa en el desarrollo
de sus actividades, ya sea directa o indirectamente.
De igual forma se deben identificar los eventos que pueden afectar a la organizacin
y cada una de las reas de trabajo, una vez identificados los eventos, se analizan
detalladamente y as se tiene una visin de lo que pueda ocurrir.
As mismo, se deben considerar las causas mediante las cuales se identificaron los
eventos, debido a que los eventos surgen por diferentes causas, por lo cual es muy
importante tener en cuenta todas las causas que vayan surgiendo y no omitirlas.
Para identificar los riesgos se pueden tener en cuenta algunas herramientas:

Entrevistas
Listas de chequeo
Anlisis del escenario
Identificacin de cargos crticos
5.3. Anlisis:
Consiste en analizar los riesgos en trminos de consecuencias, para as proporcionar
la informacin necesaria para su evaluacin y tratamiento.
Al analizar los riesgos se deben considerar las fuentes de los mismos, las
consecuencias potenciales y la posibilidad de que estos ocurran.
Al determinar las consecuencias, estas se pueden combinar, junto con la posibilidad
de los controles existentes, de esta forma se produce un nivel estimado del riesgo.
Se le da una clasificacin a los riesgos, as se determina su prioridad y se les da
mayor tratamiento a los que lo necesiten rpidamente, para irlos evacuando primero.
Informe final 51
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
11/05/2010
5.4. Nivel de riesgo: se evala la magnitud de las consecuencias de un evento, si ocurriera,

y la posibilidad del evento y sus consecuencias asociadas, en el contexto de los controles
existentes. Las consecuencias y la posibilidad se combinan para producir un nivel de riesgo
y se clasifican en riesgo, alto, medio y bajo.
5.5. Evaluacin:
Se comparan los niveles estimados de los riesgos, que se determinaron durante el
anlisis de los riesgos.
Gracias a la clasificacin de los riesgos alto y medio y la determinacin de
prioridades, se pueden tomar las acciones pertinentes para su control.
Si los niveles de riesgo son bajos pueden clasificarse en la categora de aceptable,
para darle paso a los prioritarios y darles un tratamiento adecuado y eficaz.
De igual forma se deben tener en cuenta los riesgos que ingresen en la categora de
aceptables y hacerles un seguimiento para q continen as o se logren minimizar
aun ms.
5.6. Tratamiento: hacerle seguimiento y monitoreo a los riesgos aceptables. Se deben

desarrollar e implementar planes para el tratamiento de los dems riesgos:
Reducir la posibilidad de la ocurrencia
Reducir las consecuencias
Transferir el riesgo o
Retenerlo
5.7. Monitoreo y revisin: es de suma importancia hacerle monitoreo y revisin a la

implementacin de los planes de control para el tratamiento de los riesgos, para verificar
que estn funcionando adecuada y correctamente y de esta forma garantizar que los
cambios no afecten los riesgos y que mantengan controlados en su totalidad.
Informe final 52
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
11/05/2010
5.8. Comunicacin: Dar a conocer el sistema de gestin del riesgo que se haya
implementado y mantener una constante comunicacin para que contribuya a una correcta
aplicacin e implementacin por parte de todos los involucrados en el proceso y puesta en
marcha del sistema.
6. REVISIONES DE LAS EVALUACIONES DE RIESGOS

La evaluacin de riesgos se revisa cuando as lo estimen las siguientes condiciones:
La legislacin vigente
La existencia de cambios significativos en las condiciones del servicio.
La deteccin en los controles peridicos de que las medidas de prevencin pueden
ser inadecuadas o insuficientes.
Cualquier otra circunstancia que lo haga necesario.
Niveles de riesgo:
Riesgo Alto
Riesgo Medio
Riesgo Bajo
Informe final 53
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
11/05/2010
7. Matriz de riesgo:
IDENTIFICAR LOS RIESGOS
ANALIZARL OS RIESGOS
EVALUAR LOS RIESGOS
MONITOREO Y REVISIN
COMUNICACIN Y CONSULTA
ESTABLECER EL CONTEXTO
TRATAR LOS RIESGOS
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Evaluacin de riesgos PR-SG-007/10
Acciones correctivas y preventivas FO-SG-001/10
Anlisis de causas FO-SG-002/10
Instructivo anlisis de causas IN-SG-001/10
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
_______________________
Coordinadora BASC
___________________
Gloria Ins Restrepo
______________________
Gerente General
Informe final 54
REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA

NDOLE
Pg.
1 de 4
VERSIN: 1
1. OBJETIVO
Establecer los requisitos y criterios legales, para la gestin de su cumplimiento y
actualizacin dentro de la organizacin, as como de otros requisitos que la organizacin
subscriba.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica desde el reconocimiento e identificacin de los requisitos legales
en cada proceso, hasta la revisin del cumplimiento por parte de la organizacin.
3. RESPONSABLE
Gestin Gerencial
4. DEFINICIONES
Requisitos legales: Todo requisito obligatorio establecido en la legislacin y
reglamentacin aplicable a diferentes reas de la Empresa, as como los impuestos
de manera particular por entidades oficiales.
5.1. Requisitos legales:

Debe haber un responsable y encargado de mantener los documentos requeridos
legalmente para mantener la empresa en funcionamiento.
Al mismo tiempo mantener actualizado acerca de la informacin que contienen cada
uno de los documentos.
Conocer cules son los tiempos de vigencia de dichos documentos.
Informe final 55
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
16/06/2010
As mismo verificar cules son sus trmites de renovacin si as se solicita y ante

qu entidad se solicita su renovacin.
Mantener actualizados ante nuevos requisitos que sean exigidos para el
funcionamiento de la organizacin.
A continuacin se muestran los requisitos legales exigidos:
CONSTITUCIN DE LA EMPRESA: este es el primer paso que se debe tener en cuenta

la constitucin de la empresa, es el certificado de Cmara y Comercio, es expedido ante la
Cmara de Comercio. Vigencia: indefinida.
Registro nico Tributario RUT: Es expedido por la DIAN. Vigencia: indefinida o se

renueva si cambia la razn social.
Resolucin de aprobacin del Reglamento interno de trabajo: la solicitud de estudio y

aprobacin del Reglamento Interno de Trabajo se envi al Ministerio de la Proteccin
Social el 15 de marzo de 2010 y la aprobacin la dieron el 30 de marzo de 2010 con
RESOLUCIN 006 DE 2010. Vigencia: indefinida.
Cdigo sociedad portuaria: Es un permiso para tener oficina en el puerto de

Buenaventura y el cdigo es 39386. Vigencia: no aplica.
Habilitacin: Las empresas legalmente constituidas, interesadas en prestar el Servicio
Pblico de Transporte Terrestre Automotor de Carga, debern solicitar y obtener
habilitacin para operar. La habilitacin lleva implcita la autorizacin para la prestacin
del servicio pblico de transporte en esta modalidad.
La habilitacin concedida autoriza a la empresa para prestar el servicio solamente en la
modalidad solicitada. Si la empresa pretende prestar el servicio en una modalidad diferente,
Informe final 56
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
16/06/2010
debe acreditar ante la autoridad competente de la nueva modalidad, los requisitos de

habilitacin exigidos. Se expide ante el Ministerio de Transporte, segn Decreto 173/01.
Vigencia: indefinida.
Manifiestos de carga: estos manifiestos son utilizados para poder realizar el transporte, son
expedidos por el Ministerio de transporte, segn Decreto 173/01. Vigencia: no aplica.
Remesa terrestre de carga: estas remesas son utilizadas para poder realizar el transporte, son
expedidas por el Ministerio de transporte, segn Decreto 173/01. Vigencia: no aplica.
Tabla de fletes: es una tabla donde estn todas las tarifas del valor a los distintos lugares a
donde se vaya a transportar la carga, se debe trabajar bajo los parmetros de la tabla de
fletes, es expedida y controlada por el Ministerio de Transporte, segn Resolucin
003175/08. Vigencia: no aplica.
Pliza de seguros responsabilidad civil contractual: es muy importante contratar una pliza
para estar bien preparados ante cualquier evento crtico que se pueda presentar, es expedida
por una aseguradora. Vigencia: anual.
Impuestos:
Por actividades en el puerto de Buenaventura, se paga un impuesto a la
Superintendencia de Puertos y Transporte, anualmente.
Renovaciones anuales a la Cmara de Comercio.
Impuesto a la renta de 33%, al Gobierno Nacional. Anualmente.
Informe final 57
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
16/06/2010
5.2. Requisitos de otra ndole:

Certificado BASC: es un sistema en control y seguridad para la empresa y la prestacin de
sus servicios, para hacerla ms confiable y segura. Expedido por el BASC, es de
cumplimiento permanente. Vigencia: anual.
www.mintransporte.gov.co
www.dian.gov.co
www.minproteccionsocial.gov.co
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
_______________________
Coordinadora BASC
___________________
Gloria Ins Restrepo
______________________
Gerente General
Informe final 58
ASOCIADOS DE NEGOCIO
DOCUMENTO: PR-GACFS-001/10
Pg.
1 de 4
VERSIN: 1
1. OBJETIVO
Evaluar cada uno de los asociados de negocios, saber cmo escogerlos de acuerdo a los
requisitos establecidos para la seleccin de asociados de negocio y adems que sean
confiables para la organizacin, verificar que sean de buena procedencia y que se pueda
negociar con ellos.
2. ALCANCE
Gestin Administrativa, Financiera, Contable y de Sistemas
3. RESPONSABLE
Director Administrativo
4. DEFINICIONES
Asociado de negocio: son todos aquellos con los cuales la organizacin hace negocios, por
ejemplo los clientes y los proveedores.

5.1. Consecucin del cliente: Se buscan los clientes, a quien se le pueda prestar el servicio
de transporte de carga terrestre.
5.2. Requisitos de los clientes:

tipo de carga que manejan,
cantidades,
medio de pago,
plazos de pago,
tipo de vehculo que necesita,
Informe final 59
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
26/05/2010
cantidad de carga movida mensualmente, para verificar si puede transportar toda la

carga que se desea movilizar,
viabilidad de un acuerdo.
5.3. Presentacin de la empresa:

se muestra el portafolio de la empresa,
sus plizas,
que est bien constituida,
cules son los clientes (sus asociados de negocio),
la capacidad que se tiene para prestar el servicio y poder satisfacer las necesidades
del cliente.
5.4. Antecedentes:
que sea un empresario,
que no participe ni haya participado en actividades ilcitas,
que tenga buenas costumbres,
honesto,
que sea cumplido con los pagos,
que la empresa este bien constituida,
que la empresa sea de tradicin y que cuente con trayectoria, y
sobre todo que sea una empresa seria con la cual se pueda hacer negocios.
5.5. Acuerdo: si existe un acuerdo se firma un contrato y las caractersticas varan de

acuerdo a las necesidades de los clientes.
5.6. Documentos requeridos para los asociados BASC:

Nombres y apellidos o razn social del cliente;
Informe final 60
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
26/05/2010
Nmero del documento de identificacin o NIT;

Domicilio y residencia;
Nombres, apellidos, identificacin de los socios y representantes legales;
Cuando se trate de sociedades annimas, nombre, identificacin y direccin de
representantes legales;
Actividad econmica;
Capital social registrado;
Certificado BASC.
5.7. Documentos requeridos para los asociados no BASC:

Cmara de comercio;
Nmero del documento de identificacin o NIT;
Domicilio y residencia;
Nombres, apellidos, identificacin de los socios y representantes legales;
Cuando se trate de sociedades annimas, nombre, identificacin y direccin de
representantes legales;
Actividad econmica;
Capital social registrado;
El origen de los recursos y forma de pago de las operaciones de comercio exterior
identificando el medio e individualizando el instrumento de pago, entidad financiera
emisora o pagadora, ciudad donde est localizada;
Nombre, identificacin y direccin de las personas o empresas beneficiarias de las
operaciones de comercio exterior.
Los profesionales del cambio de divisas tendrn un "formato de identificacin del
cliente" con requisitos similares a los antes citados, ajustados en la naturaleza de su
negocio.
Informe final 61
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
20/04/2010
5.8. Manejo de los proveedores:

Consecucin de vehculos: Relacin de los vehculos: modelo, placas, marca,
capacidad de carga, conductor.
Papelera: cotizaciones, antecedentes.
Se pide la misma documentacin para asociados BASC y No BASC.
Se firma un acuerdo
6. DOCUEMNTOS DE REFERENCIA
Contratos
Hoja de vida del cliente o proveedor, se manejan en el SAT-BSICO
Circular 170 de la DIAN
Acuerdo de Buenas prcticas
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
_______________________
Coordinadora BASC
___________________
Gloria Ins Restrepo
______________________
Gerente General
Informe final 62
EVALUACIN DEL RIESGO

Pg.
1 de 9
VERSIN: 1
Determinacin de contexto:
La empresa SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S., est ubicada en el municipio de
La Virginia en la carrera 6 # 12 61. B/ Balsillas.
Presta el servicio de corte de caa de azcar y transporte de carga, le transporta al Ingenio
Risaralda azcar a los diferentes sitios de destino, igualmente tiene ms clientes alrededor
del pas, a los cuales les transporta diferentes tipos de carga.
Identificacin de los riesgos:

1. Inundaciones
2. Daos por agua e inundacin
3. Vendavales y granizadas
4. Incendio
5. Rotura de Maquinaria o equipo
6. Falla estructural
7. Atentado
8. Robo
9. Falta de entrega por parte de proveedores
10. Prdida de un cliente
11. Falta de entrega y oportunidad del producto
12. Cambio y diferencias econmicas (Transporte, carros, combustible, disponibilidad)
13. Accidente de trabajo
14. Manipulacin inadecuada de la carga
15. Problemas con los documentos de despacho
16. Incumplimiento de estndares de seguridad fsica
17. Dependencia de sistemas de informacin
18. Incumplimiento de condiciones contractuales por parte de los asociados de negocio
Informe final 63
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
11/05/2010
19. Proveedores nicos de suministro

20. Fraude
21. Errores y omisiones por parte del personal de SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA
S.A.S.
22. Embalaje
23. Dao de la carga
24. Varadas en carretera
25. Paro de transportadores
Anlisis de los riesgos:
Inundaciones: inundaciones que se presentan en el municipio de La Virginia (Risaralda)

que afectan las instalaciones, infraestructuras de las oficinas, bodegas, vas de acceso y vas
en general.
Causas: Ubicacin geogrfica, por el Rio Cauca.
Daos por agua e inundacin: Daos por agua e inundaciones que afecta las carreteras y
que impidan el transporte de la carga, igualmente inundaciones en las oficinas y dao de
materiales.
Causas: Ruptura de tubos, fallas del sistema hidrulico, estado del techo, condiciones
Vendavales y granizadas: Vendavales y granizadas que se presentan en el Municipio de

La Virginia (Risaralda), no solo en la Virginia que es donde tiene la oficina principal, sino
tambin en los dems municipios donde presta el servicio de transporte de carga que afecta
las instalaciones de la cadena logstica (Bodegas).
Causas: Condiciones climticas
Informe final 64
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
11/05/2010
Incendio: Incendio que afecta bodegas materiales, insumos, incendio en muebles, patios de
maniobra, maquinaria.
Causas: Condiciones de riesgo, materiales inflamables, violacin de protocolos de
seguridad.
Rotura de Maquinaria o equipo: Daos en mulas, camiones, etc. y equipos de la oficina.

Causas: Falta de mantenimiento, inapropiada manipulacin, incumplimiento en los
cronogramas de mantenimiento.
Falla estructural: Falla estructural en muelle de carga o en estantera.

Causas: Inadecuadas condiciones y mal uso de estantera o muelles para material
almacenado.
Atentado: Acto mal intencionado de un propio o tercero presentado durante el transporte o

almacenamiento que afecta la carga.
Causas: Conflictos internos y externos, competencia desleal.
Robo: Robo de la carga durante el transporte o almacenamiento.

Causas: Falta de control por parte del departamento de seguridad, problemas con el manejo
de inventarios, productos atractivos para robo, falta de anlisis de vulnerabilidad.
Falta de entrega por parte de proveedores: Incumplimiento en entregas en fechas o

cantidades pactadas de materiales e indirectos.
Causas: Problemas logsticos, paros de transporte (martimo o terrestre), disposiciones
legales.
Informe final 65
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
11/05/2010
Prdida de un cliente: Perdida de un cliente clave.

Causas: Incumplimiento por parte de proveedores, incumplimiento de la entrega de la
carga.
Falta de entrega y oportunidad del producto: Demoras en la entrega de producto

terminado que dificulta las posibilidades de nuevas negociaciones.
Causas: Incumplimiento por parte de proveedores, incumplimiento de la entrega de la
carga.
Cambio y diferencias econmicas (Transporte, carros, combustible, disponibilidad):

Insolvencia a proveedores y clientes que dificulta la entrega de de la carga.
Causas: Crisis econmica
Accidente de trabajo: Lesiones al personal durante la ejecucin de la labor en la cadena

logstica.
Causas: Incumplimiento de procedimiento de salud ocupacional y seguridad industrial,
falta de concentracin para la ejecucin de la tarea.
Manipulacin inadecuada de la carga: Daos a la carga debidos a: un inadecuado

almacenamiento, mala manipulacin o por problemas de embalaje.
Causas: Falta de capacitacin y cumplimiento de procedimientos establecidos para la
manipulacin de la carga, falta de concentracin y cuidado para la ejecucin de la tarea.
Problemas con los documentos de despacho: Falta o error en los documentos soporte de
los trmites logsticos.
Causas: Informacin inexacta, omisin de procedimiento, falta de revisin de documentos.
Informe final 66
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
11/05/2010
Incumplimiento de estndares de seguridad fsica: Incumplimiento de estndares de

seguridad fsica.
Causas: Falta de compromiso de empleados y terceros. Estndares de seguridad
inadecuados
Dependencia de sistemas de informacin: Problemas causados por la dependencia de los

sistemas de informacin como: correo electrnico, avancis, entre otros.
Causas: La informacin requerida para las operaciones logsticas se encuentra contenida en
los sistemas de informacin.
Incumplimiento de condiciones contractuales por parte de los asociados de negocio:

Incumplimiento de las condiciones contractuales por parte los asociados de negocio.
Causas: los asociados de negocio que con el fin de obtener el contrato, promete ms de lo
que puede cumplir.
Proveedores nicos de suministro: Dependencia de proveedores que genera paros en la

produccin o incrementos sustanciales en los costos.
Causas: Exigencia en los requisitos para proveedores, dificultad de consecucin de
materiales.
Fraude: Fraude y/o robo por parte de personal de confianza de la carga, como por ejemplo:
el azcar.
Causas: Material atractivo y de mucho valor, mercado abierto para la venta de azcar.
Fraude: Manipulacin malintencionada de documentos legales (ttulos valores) de cobro o

pago.
Causas: Inapropiada seleccin de personal, personas inescrupulosas, falta de controles y
auditorias.
Informe final 67
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
11/05/2010
Errores y omisiones por parte del personal de SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA

S.A.S.: Errores y omisiones por parte del personal de SERVIAGRICOLA en el
procedimiento establecido que afecta la disponibilidad de la carga.
Causas: Falta de control, sobrecarga de trabajo.
Dao de la carga: Dao de la carga debido a una mala inspeccin de los camiones o mulas
que transportan la carga.
Causas: Falta de inspeccin por parte de los encargados.
Varadas en carretera: Debido a un mal mantenimiento de los vehculos o por condiciones

inesperadas en el camino, por ejemplo: pinchadas, etc.
Causas: Falta de un buen mantenimiento de los equipos o condiciones inesperadas
Paro de transportadores: Debido a inconformidades o violaciones de los derechos de los

conductores.
Causas: falta de mantener una buena y constante comunicacin con los conductores o
transportistas.
Informe final 68
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
11/05/2010
MAPA DE RIESGO
Riesgo Alto
Riesgo Medio
PROBABILIDAD/SEVERIDAD
Riesgo Bajo
1, 3, 17, 24.
11, 12, 16, 22, 23, 25.
10.
2, 6, 9, 15, 18, 19.
4, 5, 7, 13, 14.
8, 20, 21.
PROBABILIDAD
SEVERIDAD
Alto (5)
menos de un ao
100.000 millones
Medio (3)
3 aos
50 millones
Bajo (1)
5 aos
menos de 50 millones
Informe final 69
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
11/05/2010
Evaluacin:
#
RIESGOS
1
2
3
4
5
Inundaciones
6
7
8
9
Falla estructural
Daos por agua e inundacin

Vendavales y granizadas
Incendio
1
1
1
1
3
1
3
5
1
3
1
5
Accidente de trabajo
1
1
3
3
Manipulacin inadecuada de la carga
Problemas con los documentos de

despacho
Incumplimiento de estndares de
seguridad fsica
Dependencia de sistemas de
informacin
1
1
1
1
1
1
5
5
3
3
3
3
3
3
1
3
Rotura de Maquinaria o equipo

Atentado
Robo
Falta de entrega por parte de
proveedores
10
11
Prdida de un cliente
12
Falta de entrega oportuna de la carga

Cambio y diferencias econmicas
(Transporte, carros, combustible,
disponibilidad)
13
14
15
16
17
PROBABILIDAD SEVERIDAD CALIFICACIN

3
1
1
1
3
1
1
3
18
Incumplimiento de condiciones
contractuales por parte los asociados
de negocio
19
20
21
22
23
24
25
Proveedores nicos de suministro

Fraude
Fraude
Errores y omisiones por parte del
personal de SERVIAGRICOLA DE
COLOMBIA S.A.S.
Dao de la carga
Varadas en carretera
Paro de transportadores
Informe final 70
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
11/05/2010
5. Plan de accin:
Monitorear la carga.
Gente de confianza.
Gente con experiencia.
Hacer un buen estudio a las personas que se contraten.
Buena seleccin del personal, clientes y proveedores.
Asociados de negocios confiables.
Orden y organizacin dentro de la empresa.
Fechas de entrega y pago cumplidas.
Asegurar la carga mediante las plizas.
Evaluar a los conductores antes de entregar la carga
6. Comunicacin:
Hacer un listado de los riesgos de mayor prioridad, es decir los altos y pasar a los
procesos directamente relacionados con los riesgos.
Pasar un comunicado a los directamente implicados en los riesgos altos,
comunicndoles, que clase de riesgo es y cmo tratarlo.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
_______________________
Coordinadora BASC
___________________
Gloria Ins Restrepo
______________________
Gerente General
Informe final 71
SELLOS DE ALTA SEGURIDAD

DOCUMENTO: PR-GTC-001/10
Pg.
1 de 3
VERSIN: 1
1. OBJETIVO
Proteger la cadena de suministros de cualquier acto ilcito o terrorista, mediante la
colocacin de sellos de alta seguridad a los vehculos que transportan la carga.
2. ALCANCE
Es aplicable al proceso de transporte.
3. RESPONSABLE
Transporte.
4. DEFINICIONES
La Norma ISO/PAS 17712: tiene como exigencia, que los sellos de seguridad y los
sellos de alta seguridad, llenen estos estndares: a). Deben ser fuertes y durables
para resistir la ruptura accidental o deterioro temprano (debido a las condiciones
climticas o la accin qumica durante la manipulacin). b). Podrn ser removidos
fcil y rpidamente con herramienta adecuada. c). Tendrn que ser identificados por
una marca y nmero nicos fcilmente legibles. Cualquier modificacin de la marca
provocar destruccin irreversible del sello, sea qumica o fsica. d). Deben ser
construidos de manera que no puedan ser removidos sin dejar trazos o huellas
visibles. e). Deben ser diseados para no permitir ms que su uso una sola vez. f).
Debern disearse de tal modo que sea difcil su falsificacin.
Sellos de seguridad: son aquellos construidos con el propsito de revelar los
intentos de intrusin sobre el contenedor y ofrecen un nivel limitado de resistencia a
los intentos de abrir la carga.
Sellos de alta seguridad: son construidos generalmente en materiales como el
metal, con el propsito de retrasar la intrusin y ofrecen resistencia alta. Para ser
Informe final 72
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
17/05/2010
removidos se debe utilizar un instrumento capaz de cortar cable metlico o

materiales metlicos.
Sellos indicativos: por su parte, estn fabricados con materiales que pueden ser
rotos fcilmente con las manos.

El uso correcto del sello de alta seguridad en los contenedores, es un elemento fundamental
de una cadena de suministro segura y es un componente crtico del compromiso de un
transportista con respecto a la norma y los estndares BASC. Es necesario aplicar un sello
de alta seguridad a todos los contenedores cargados.
5.1. Puntos clave para el buen uso del sello de seguridad:
5.1.1. Se debe verificar lo siguiente:

Que sea el mismo nmero de sello con que sali de origen.
Inspeccionar que se encuentre libre de manipulaciones y que el sello no haya sido
comprometido.
Si el sello es retirado en trnsito a la frontera, an por funcionarios
gubernamentales, se debe colocar un segundo sello en el contenedor y se debe
documentar el cambio de sello.
5.1.2. El chofer debe notificar de inmediato a origen, que se desprendi el sello, quin lo
hizo y el nmero del segundo sello aplicado al contenedor.
5.1.3. Recomendacin:
Uso de la etiqueta de seguridad en las bisagras
Informe final 73
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
17/05/2010
5.2. Proceso de colocacin del sello:

Todos los sellos utilizados deben cumplir la norma ISO / PAS 17712 (Alta
Seguridad).
Se deben tener procedimientos escritos que describan cmo sern controlados los
sellos y colocados en contenedores de carga.
Solo empleados autorizados deben distribuir y colocar los sellos de contenedores.
Se deben guardar los sellos de seguridad bajo llave.
Debe colocarse en la puerta derecha del contenedor en el pasador que tiene el

remache soldado. Esta prctica eleva el nivel de seguridad de su carga.
Antes de colocarlo inspeccionar el sello y ver que no est alterado el folio ni el

mecanismo de cierre.
Verificar que las puertas del contenedor y sus tornillos se encuentren fijos.
Una vez colocado el sello jalarlo para asegurarnos que est bien puesto.
En caso de una inspeccin gubernamental y abran el sello, recoger las partes para
que no se les d un mal uso.
Los nmeros deben ir en forma aleatoria y no consecutivo.
Formato control de precintos FO-GTC-001/10
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
_______________________
Coordinadora BASC
___________________
Gloria Ins Restrepo
______________________
Gerente General
Informe final 74
SEGURIDAD DEL PERSONAL Y

EMPLEADOS
DOCUMENTO: PR-GSOTH-001/10
Pg.
1 de 8
VERSIN: 1
1. OBJETIVO
Evaluar a los candidatos con posibilidades de empleo y realizar verificaciones peridicas de
los empleados actuales. Controlar el acceso e identificar positivamente a los empleados.
2. ALCANCE
Recursos humanos
3. RESPONSABLE
Talento Humano
4. DEFINICIONES
Cargo crtico: son aquellos cargos que afectan la seguridad de la empresa. Son los cargos
ms vulnerables, por medio de los cuales se puede incurrir en actividades ilcitas.

5.1. Proceso de Seleccin:
El recurso humano puede llegar a ser el eslabn ms dbil o ms fuerte en la cadena
de prevencin de riesgos. De los procesos de seleccin, depender en buena parte
evitar que el inters primario de ste, no sea trabajar para la empresa, sino, en contra
de sta.
S el proceso de seleccin es lo suficientemente seguro, se debe procurar que los
prestadores de servicio (externos) como (escoltas, conductores, operadores
portuarios y aeroportuarios, intermediarios, operadores logsticos, etc.), a los
contratistas (internos) como (seguridad, servicios de limpieza, recoleccin de
basuras, maquiladores, empacadores, mantenimiento, coteros, etc.) que cumplan con
los mismos estndares utilizados por la compaa. Nada se gana con tener un
Informe final 75
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
27/05/2010
proceso seguro al interior de la compaa, si los prestadores de servicios, no se

acercan o superan los mismos estndares del proceso.
Un buen proceso de seleccin y el uso de los filtros adecuados, permitir detectar
estos posibles intentos de infiltracin y en la mayora de los casos, los hace desistir
de su intencin de incorporarse. En el caso de los segundos, por el contrario,
persisten y se acogen a todas y cada una de las actividades y requerimientos que
conlleva el proceso de seleccin que demande la compaa.
Algunos aspectos importantes a tener en cuenta dentro del proceso de seleccin, el cual
debe estar debidamente documentado:
5.1.1. Requisicin:
Es muy importante hacer un buen planeamiento de los reemplazos o apertura de
nuevas vacantes, el requerimiento se debe hacer con suficiente anticipacin.
Quien hace el requerimiento para cubrir la vacante, debe explicar claramente el
cargo y funciones a desempear, rea de trabajo, procesos que maneja, personas con
las que interacta.
El perfil requerido tambin debe contener aspectos de seguridad acordes con el
anlisis de riesgos del cargo.
Se tiene un banco de hojas de vida: las hojas de vida llegan a la oficina y se
recolectan en un banco de hojas de vida.
5.1.2. Reclutamiento:
Aqu se tiene el primer filtro, donde se pueden descartar, de acuerdo con el perfil
requerido, por presentacin de la hoja de vida, presentacin personal, trayectoria
profesional y laboral, lejana o cercana con las instalaciones de la compaa, por la
informacin consignada en la hoja de vida, verificacin de la informacin, etc.
Informe final 76
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
27/05/2010
Cuando el nivel de rotacin es alto, se recomienda mantener una base de datos con
la informacin bsica, que garantice que un candidato rechazado, no vuelva a pasar
por un nuevo proceso de seleccin de la compaa.
5.1.3. Entrevista jefe inmediato:

Se maneja este segundo filtro, donde el jefe inmediato dar su percepcin y empata
inicial con el aspirante, el concepto general emitido indicar aspectos de
presentacin personal, diccin, claridad de conceptos, modales empleados,
disposicin de horario de trabajo, disponibilidad para iniciar labores, escolaridad,
habilidades, conocimiento del trabajo, empleos anteriores, ascensos, motivos de
terminacin de anteriores empleos, aspiracin salarial, aspectos consignados en su
formulario de solicitud de empleo etc.
El jefe directo debe tener la habilidad para detectar una posible fachada del
aspirante.
El concepto emitido por el jefe inmediato, debe terminar en una recomendacin que
concluye si el aspirante es altamente opcionado para el cargo, si es opcionado con
reserva o si por el contrario es rechazado.
5.1.4. Documentacin y antecedentes para conductores:

Aqu la compaa hace un tercer filtro y solicita al candidato, que allegue los
documentos, registros y certificados legales requeridos por la empresa, los cuales
permitirn confrontar la veracidad de la informacin consignada en su hoja de vida
y la transmitida al jefe inmediato. De igual forma, se obtendrn nuevos documentos
que permitirn investigar al candidato y solicitar sus antecedentes.
Dentro de la lista solicitada por la empresa, se recomienda incluir copia de la ltima
afiliacin al sistema general de seguridad social (ARP, EPS, Pensiones y Cesantas),
carta laboral de anteriores empleos, licencia de conduccin, tres ltimos extractos
bancarios, pasado judicial, paz y salvo con transito (en cuanto a comparendos).
Informe final 77
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
27/05/2010
Debe aprovecharse cualquier sistema que se aproxime a la verdad, olvidando el

anlisis de personas, los prejuicios y utilizando diferentes mtodos para conseguir
mayor efectividad y objetividad. En este caso, la compaa le informa y recoge la
firma del aspirante en el documento donde acepta voluntariamente someterse antes
y durante su vinculacin laboral con la compaa, a los exmenes mdicos exigidos
(general, optometra, audiometra, embarazo, etc.), test (drogadiccin, alcoholemia)
y pruebas (polgrafo, grafologa, psicolgicas, tcnicas), entrevista psicolgica.
5.1.5. Documentacin y antecedentes para administrativos:

Dentro de la lista solicitada por la empresa, se recomienda incluir copia de la ltima
afiliacin al sistema general de seguridad social (ARP, EPS, Pensiones y Cesantas),
carta laboral de anteriores empleos, tres ltimos extractos bancarios, pasado
judicial.
5.1.6. Preseleccin:
En el cuarto filtro que es la preseleccin, se tienen los elementos de juicio
suficientes para hacer la visita domiciliaria.
En sta se amplia y ratifica la informacin suministrada por el aspirante. Aunque
normalmente, sta visita es practicada por psiclogo o trabajadores sociales y est
encaminada a conocer aspectos psicosociales y culturales como el modo y estilo de
vida, costumbres, orden, organizacin, entorno familiar y entorno social, entre otros,
se recomienda que el personal que realiza la visita obtenga los registros que
indiquen la capacidad de adquisicin y nivel de vida tanto del aspirante, como de la
familia (fotografas de vas de acceso a la vivienda, fachada de la vivienda,
nomenclatura, interior de la vivienda y habitacin del aspirante).
Formato de visita domiciliaria. (Ver Anexo F.)
5.1.7. Exmenes y Pruebas:
Informe final 78
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
27/05/2010
El aspirante, que ha avanzado hasta este punto dentro del proceso, inicia la
presentacin de exmenes, test y pruebas sugeridas en los requisitos indicados en el
numeral 5.1.4.
De acuerdo con los parmetros y orden establecido por la compaa el aspirante va
presentando sus exmenes y pruebas hasta que llega al momento de la seleccin.
Dentro de la pruebas se deben incluir aquellas que reflejen y proyecten los rasgos
ms importantes de la personalidad.
5.1.8. Seleccin:
Ya no es el aspirante, es un candidato a desempear el cargo.
Este o estos individuos, se han sometido y han superado el proceso.
Quien tenga a cargo la decisin, practicar una entrevista final, donde cuestionar la
posicin de los candidatos frente a aspectos como robo, trfico ilcito, terrorismo,
piratera, entre otros. Estos aspectos le permitirn al entrevistador determinar el
carcter, la motivacin, la honestidad de cada uno y escoger el nuevo o nuevos
empleados
5.1.9. Contratacin:
Durante la fase de contratacin, se cumplen los aspectos exigidos por la legislacin
vigente.
No olvide antes de formalizar la parte contractual, que se cumpla con todas y cada
una de las afiliaciones requeridas por el sistema de seguridad social, incorpore al
contrato de trabajo en las clusulas adicionales todas aquellas causales de carcter
especfico que estime convenientes para dar por terminado con justa causa el
contrato de trabajo por parte del empleador,
entregue una copia del contrato de trabajo al empleado.
5.1.10. Induccin y entrenamiento en seguridad:
Informe final 79
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
27/05/2010
Este es uno de los momentos propicios para hacer el entrenamiento en seguridad, el

nuevo empleado tiene grandes expectativas, est ansioso de conocer, est ms
dispuesto a recibir informacin y tiene la motivacin suficiente para aprender
rpidamente, verifique que el plan de induccin de la compaa, contemple los
aspectos de seguridad.
Se elabora una gua o plan de induccin y capacitacin que contenga las polticas y
normas generales de seguridad de la compaa, plano de reas restringidas, tarjetas
de identificacin, proceso de acceso y trnsito autorizado dentro de las
instalaciones, dnde y a quien informar irregularidades, haga un recorrido con el
nuevo personal por la planta mostrndole las reas restringidas, explquele los
motivos de las restricciones.
Ensele a reconocer las seales que indican que sus colegas consumen
estupefacientes y/o participan de actividades ilcitas como el contrabando. Todo el
personal que maneja y tramita documentos debe dar a conocer los requisitos de
seguridad y las consecuencias de su incumplimiento.
Formato de induccin
5.1.11. Procedimientos de terminacin del contrato:

Las compaas tienen que contar con procedimientos para retirar la identificacin y
eliminar el permiso de acceso a las instalaciones y sistemas para los empleados
retirados de la empresa.
El retiro del personal se hace por medio de verificacin y constancia de paz y salvo:
o se pide la dotacin al personal que se va a retirar,
o el carnet
o se les piden un examen mdico para el retiro de la empresa, que consta de un
examen que verifique que la persona que se va a retirar ingreso a trabajar
bien y sali bien.
Informe final 80
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
27/05/2010
o despus de tener estos papeles al da se expide la liquidacin y se retira a la

persona de la empresa.
5.1.12. Perfil del Cargo:

El responsable de la seguridad de la compaa, est en el deber de acompaar la
toma de decisiones relacionadas con el establecimiento de perfiles de cargos en la
empresa.
Esta labor no debe ser competencia exclusiva del departamento de seleccin, del
jefe inmediato, ni del jefe de personal.
Los perfiles del personal, deben resultar y reflejar el anlisis de cargos e
identificacin de posiciones crticas elaboradas por el responsable de la seguridad,
buscando disponer de personal no solamente competente sino tambin confiable.
Los perfiles existentes:
o Conductores y monitores de calidad
o Corteros
o Auxiliar Contable
o Auxiliar Administrativa
o Cabo o supervisor de Corte
o Coordinador salud ocupacional
5.2. Identificacin en las reas de trabajo:

Exija el estricto cumplimiento en el uso y correcta postura de uniformes y
escarapelas para identificacin en cada rea de trabajo; de igual manera, exija el uso
de la dotacin de seguridad industrial entregada al personal.
La indisciplina en el personal es uno de los principales factores de riesgo y genera
disminucin del compromiso con la empresa.
Informe final 81
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
27/05/2010
Registre permanentemente todas las novedades encontradas y las acciones

correctivas tomadas, de tal forma que le permita obtener datos y cifras para
encaminar sus esfuerzos a prevenir la siniestralidad.
5.3. Empleados:
Tiene que existir un sistema de identificacin de empleados con el propsito de
controlar el acceso e identificarlos positivamente.
Los empleados slo deberan tener acceso a aquellas reas seguras que necesitan
para desempear sus funciones.
La gerencia o el personal de seguridad de la compaa tienen que controlar
adecuadamente la entrega y devolucin de carns de identificacin de empleados,
visitantes y proveedores: esta se controla por medio de un formato donde se lleva
registro de todas las personas que entran y salen de la compaa.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Hojas de vida
Formatos de pruebas
Formato visita domiciliaria FO-GSOTH-002/10
Formato Induccin FO-SG-004/10
Perfiles de cargo
Autorizacin Visita Domiciliaria FO-GSOTH-003/10
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
_______________________
Coordinadora BASC
___________________
Gloria Ins Restrepo
______________________
Gerente General
Informe final 82
EJERCICIOS PRCTICOS Y SIMULACROS

Pg.
1 de 5
VERSIN: 1
1. OBJETIVO
Capacitar a todo el personal de la empresa en cuanto a seguridad y salud ocupacional y que
tengan en cuenta todos los riesgos que existen y los sepan afrontar.
2. ALCANCE
Todos los procesos de la empresa.
3. RESPONSABLE
Gestin de salud ocupacional y talento humano
4. DEFINICIONES
No son necesarias.
5.1. Convocatoria del personal:

Lo hacen por medio de circulares, en estas se citan a las personas y se les especifican:
La fecha,
Las personas que se deben presentar,
El lugar,
La hora,
Los temas,
El encargado, y
Duracin.
5.2. Inicio de los ejercicios prcticos y simulacros
Informe final 83
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
03/05/2010
5.2.1. Ciclo bsico

Aplicacin equiestndarPSO: es una evaluacin que se le realiza al programa de
salud ocupacional, es un requisito de la ARP.
Poltica de salud ocupacional, seguridad, alcohol y drogas.
Reglamento de higiene y seguridad industrial
Asesora tcnica comete paritario de salud ocupacional
o Capacitacin copaso: inspecciones de seguridad (taller prctico)
o Investigacin de accidentes de trabajo (taller prctico)
o Actualizacin legal en riesgos profesionales
Inspecciones planeadas
Investigacin y anlisis de incidentes y accidentes
Matriz de identificacin de peligros y riesgos: seguimiento plan de accin corte de
caa.
Actualizacin del programa de salud ocupacional
Planes de emergencia. Conformacin y
o capacitacin lideres en primeros auxilios
o Capacitacin riesgo pblico
o Simulacro de evaluacin oficina central
o Capacitacin manejo de desastres naturales en campo (inundaciones,
vendavales o tormentas elctricas, incendios forestales)
5.2.2. Ciclo medular
Sistemas de gestin OHSAS 18001
5.2.3. Ciclo integrado
Subprograma de higiene y salud industrial
o Sensibilizacin hacia la prevencin de AT para los trabajadores
accidentados.
o Seguimiento personalizado en la rehabilitacin de casos reportados por
accidentes de trabajo y
o Capacitacin: manejo defensivo
Informe final 84
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
03/05/2010
Subprograma de medicina preventiva y del trabajo

o Implementacin programa de acondicionamiento fsico
o Capacitacin en prevencin de cncer de piel
5.2.4. Evaluacin
Seguimiento a la implementacin del cronograma
Indicadores de gestin en salud ocupacional
Consolidacin y anlisis de estadsticas ATEP
5.2.5. Cierre de los ejercicios prcticos y simulacros:
La ARP evala el entendimiento de las capacitaciones
Se toma lista de las personas q asistieron
Se toma registro fotogrfico
Se recogen los talleres
5.3. Mantenimiento y conocimiento del personal:
Una charla y revisin peridica sobre aspectos como el comportamiento, cambio de
hbitos, las proposiciones que haya recibido de agentes externos, las observaciones
que haya hecho sobre otros colegas, su situacin social y econmica, los
compromisos econmicos adquiridos, sus nuevos amigos, ayudar para que su
empleado se sienta protegido, controlado, tenido en cuenta y a la vez comprometido
y responsable con la seguridad de la empresa.
Usted demostrar que se preocupa por el empleado, que est pendiente de l, que lo
tiene en cuenta y lo ms importante, que lo conoce.
Estas actividades se pueden llevar a cabo, con un plan anual de exmenes
programados, visitas y reuniones inesperadas a su domicilio, organizacin de
eventos y celebraciones sencillas donde participen sus compaeros, visitas
domiciliarias programadas a criterio de la compaa que detecten cambios bruscos
en su modo de vida, con un plan de seguimiento selectivo contratado o a travs de
personas de confianza pertenecientes a la seguridad o a la red de informantes al
interior de la compaa.
Informe final 85
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
03/05/2010
Tambin puede emplear programas de concientizacin sobre prevencin en el

consumo de droga, material de prensa y carteles fijados en cartelera sobre
incautaciones y judicializacin de personas comprometidas.
5.4. Prevencin contra conspiraciones internas

Las acciones que realizan un conjunto de personas que trabajan en una empresa, con
o sin participacin de entes externos y sirven a intereses oscuros y punibles
penalmente, se les conoce como CONSPIRACION INTERNA y ASOCIACIN
o CONCIERTO PARA DELINQUIR.
Recuerde que el recurso humano de su empresa, constantemente est siendo
estudiado y analizado por las organizaciones delictivas para explotar sus debilidades
y sacar provecho de l.
El principal elemento que las facilita es la OPORTUNIDAD, la cual se presenta en
forma subjetiva, que es la probabilidad que tiene el empleado de no ser descubierto
y en forma objetiva, que fsicamente la falta de control sobre el empleado.
Las personas que laboran, especialmente en reas con procesos operativos y de
responsabilidad en la manipulacin y seguridad de la carga, documentos y objetos
valiosos, son los ms propensos a recibir propuestas por parte de la delincuencia
para conformar una asociacin delictiva, pues stos, requieren de conexiones al
interior de las compaas que tengan acceso fsico a las reas y conozcan claramente
los procesos y procedimientos.
5.5. Programas de incentivos

As como la compaa implementa programas de incentivos para sus mejores trabajadores
desde el punto de vista de produccin, ventas, calidad, etc., se recomienda tambin
establecer incentivos para aquellos empleados o personas que elaboren y presenten
informes sobre actividades relacionadas con aspectos sospechosos o con procesos que
presenten vulnerabilidades, de esta forma se crea un ambiente disuasivo que ayudar a
Informe final 86
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
03/05/2010
impedir y/o neutralizar una accin delictiva y al mejoramiento de los estndares de

seguridad.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Formato de asistencia FO-GSOTH-001/10
Formato de asistencia equidad de Seguros
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
_______________________
Coordinadora BASC
___________________
Gloria Ins Restrepo
______________________
Gerente General
Informe final 87
CONTROL DE DOCUMENTOS
Pg.
1 de 5
VERSIN: 1
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para el control de documentos internos y externos que
conforman el Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC, garantizando su emisin,
distribucin, localizacin, actualizacin, legibilidad, revisin y aprobacin, para garantizar
que toda la documentacin este siempre disponible en todos los lugares de trabajo donde
sea requerida.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los documentos establecidos en la estructura
documental del Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC, incluyendo en los casos
que aplique, documentos de origen externo que se relacionen directamente con la
prestacin del servicio.
3. RESPONSABLE
Coordinador BASC.
4. DEFINICIONES
Documento: recopilacin de datos que arrojan un significado, impresas en papel,

medio magntico o sistematizado.
SGCS: Sistema de Gestin en Control y Seguridad.
Documento Interno: informacin o datos que posee y elabora la empresa a travs

de papel, disco magntico, ptico o electrnico y/o fotografas.
Documento Externo: informacin o datos que poseen y elaboran organismos o

personas ajenas a la empresa a travs de papel, disco magntico, ptico o
electrnico y/o fotografas. Este documento sirve de gua o apoyo para el desarrollo
de las actividades.
Informe final 88
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
20/04/2010
Documento obsoleto: son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se

han generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente
identificados como tal en el SGCS BASC.
Versin: muestra el estado de los documentos en trminos de actualidad.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeadas.
Formato: mtodo de organizacin de la informacin de forma estandarizada.
Instructivo: Conjunto de instrucciones o reglas que se deben cumplir para el

correcto funcionamiento del SGCS BASC.
5.1. Emisin de un documento: La documentacin es un elemento clave para permitir a

una Organizacin implementar un sistema exitoso de gestin en Control y Seguridad. Es
til para consolidar y conservar los conocimientos sobre el tema, pero es indispensable
mantenerla reducida al mnimo requerido para que sea efectiva y eficiente. La Organizacin
debe asegurarse de que la documentacin se encuentre disponible de acuerdo a sus
necesidades, de manera tal que permita la implementacin de los planes de Control y
Seguridad.
El Coordinador BASC les comunica a los responsables de los procesos la inclusin
de nuevos documentos en los puntos de uso. Posteriormente y dependiendo de la
cantidad de documentos y de su aplicacin se divulga a todo el personal y as todos
puedan conocerlos.
Es importante evaluar si el contenido del documento contina siendo adecuado y
consistente con la realidad y necesidades de la empresa.
Los responsables de cada proceso son los encargados de mantener los documentos en un
lugar seguro y protegido.
Informe final 89
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
20/04/2010
El responsable del proceso donde aplica el documento comunica e informa a las personas a
su cargo que manejaran el documento.
Se identifique adecuadamente cualquier documento obsoleto que sea retenido con
propsitos de preservacin legal o de conocimiento.
Se controlen los documentos de origen externo; se asegure que los documentos
permanezcan legibles.
Cuando se emite un documento, primero pasa por la revisin que la hace el director
administrativo y despus si para al gerente general para que le de la aprobacin.
5.2. Localizacin: Almacenado en archivo fsico en el archivo central y en medio

magntico en USB. Se debe asegurar que el documento llegue al lugar y al usuario
pertinente.
5.3. Versin: el estado de la versin se identifica con el nmero de versin y fecha,

colocados en el encabezado de los documentos. Se inicia con la versin 1 y se va
aumentando en la medida que se actualice el documento. La fecha indica a partir de cuando
entra en vigencia el documento, cada vez que se genere o modifique un documento,
tambin se actualiza en el listado maestro de documentos.
Las copias impresas de documentos son destruidas al entregar la nueva versin del
documento y en el sistema la nueva versin reemplaza la anterior.
5.4. Cambios en la documentacin: Se puede dar por una nueva exigencia de la Norma o
de los Estndares, por disposicin de la empresa o cambios en los procesos. Tambin
cuando se requiera efectuar cambios o modificaciones a la documentacin que hace parte
del SGCS BASC, se debe contar con previa informacin de donde proviene ese cambio o
modificacin, e informar al Coordinador BASC para la respectiva revisin y actualizacin
de los documentos pertinentes.
En la revisin de los documentos se debe tener en cuenta:
Informe final 90
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
20/04/2010
Cambios en las actividades

Cambios en los procesos
Cambios en la organizacin
Cuando se requieran cambios como resultado de las auditoras internas/externas
Cuando haya sugerencias del personal relacionadas con el mejoramiento de los
documentos
Al realizar los cambios, igualmente se deben informar a todas las personas y dar a conocer
las nuevas versiones.
5.5. Tipo de documentos:

5.5.1. Documentos:
DOCUMENTOS
REFERENCIA
Documentos
DC
Registro
RG
Manual de seguridad
MS
Procesos
PR
Caracterizaciones
CR
Instructivos
IN
Formato
FO
5.5.2. Procesos:
PROCESOS
REFERENCIA
Gestin Gerencial
GG
Sistema de Gestin
SG
Gestin de Transporte de Carga
GTC
Gestin Comercia
GC
Gestin administrativa, contable, financiera y de sistemas
GACFS
Gestin salud ocupacional y talento humano
GSOTH
Informe final 91
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
20/04/2010
6. FORMATO INTERNO PARA LA DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS

6.1. Encabezado:
CONTROL DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO:
Pg.
FECHA VIGENCIA:
VERSIN:
6.2. Para 2as, 3as, etc. Pginas:
DOCUMENTO:
FECHA
Pg.
VERSIN:
6.3. Para firmas:
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
___________________
Nombre
Cargo
______________________
Nombre
Cargo
_________________________
Nombre
Cargo
Listado maestro de documentos DC-SG-001/10
Listado maestro de registros DC-SG-002/10
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS FO-SG-006/10
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
_______________________
Coordinadora BASC
___________________
Gloria Ins Restrepo
_____________________
Gerente General
Informe final 92
8.3. Verificar.
Verificar el cumplimiento de cada uno de los requisitos del SGCS BASC.

Monitorear y medir cada uno de los indicadores.
Norma BASC V3-2008
o 4.4.1
Monitoreo
medicin:
Se
deben
establecer
mantener,
procedimientos documentados para monitorear y medir cualitativa y

cuantitativamente, con regularidad, aquellas caractersticas clave que puedan
tener impacto significativo en el control y seguridad y se deben ajustar a las
necesidades de la organizacin.
Realizar auditoras internas para controlar el desempeo del SGCS BASC
Norma BASC V3-2008
o 4.4.4 Auditoria: Se debe establecer un procedimiento documentado para su

realizacin.
Informe final 93
MONITOREO Y MEDICIN
Pg.
1 de 3
VERSIN: 1
1. OBJETIVO
Medir y monitorear hasta qu punto se est cumpliendo la poltica y los objetivos. La
medicin deber contemplar tantas mediciones proactivas que monitorean el desempeo del
sistema y mediciones reactivas que monitoreen incidentes o situaciones crticas y otras
evidencias histricas de desempeo deficiente.
2. ALCANCE
Es aplicable a todos los procesos de la empresa los cuales estn bajo el SGCS BASC.
3. RESPONSABLE
Cada uno de los responsables de los procesos.
4. DEFINICIONES
Medicin cualitativa: La variable puede tomar distintos valores ordenados
siguiendo una escala establecida, aunque no es necesario que el intervalo entre
mediciones sea uniforme, por ejemplo, alto, medio, bajo.
Medicin cuantitativa: Son las variables que se expresan mediante cantidades
numricas.
Meta: La Meta desde la perspectiva conceptual es un lmite que marca hasta donde
se quiere llegar, lo que se desea conseguir, es un objetivo a alcanzar.
Indicador: Herramientas para clarificar y definir, de forma ms precisa, objetivos e
impactos. Son medidas verificables de cambio o resultado diseadas para contar con
un estndar contra el cual evaluar, estimar o demostrar el progreso con respecto a
metas establecidas, facilitan el reparto de insumos, produciendo productos y
alcanzando objetivos
Informe final 94
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
28/04/2010
5.1. Indicadores del sistema de gestin

Transporte:
[# de novedades o incidencias]/[# de despachos en el trimestre]
Meta = 2%
[Tiempos estimados en el trimestre] / [Tiempos reales]
Meta = 90%
Sistema de Gestin:
Cumplimiento de los requisitos vs norma y estndares, por medio de auditoras.
[# de acciones correctivas generadas en el trimestre] / [#de acciones correctivas
cerradas eficazmente]
Meta = 2%
Gestin Gerencial:
# de seguimientos del sistema de gestin y efectividad
Gestin Comercial:
Cumplimiento de las expectativas de nuestros clientes.
ndice de cumplimiento de fechas en entregas a clientes.
Efectividad en gestin de despacho.

[Pedidos Cumplidos / Total de Pedidos]
Meta = 98%
Gestin Administrativa, Contable, Financiera y de Sistemas

Comprar a proveedores seguros
Evaluacin del desempeo
Informe final 95
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
28/04/2010
Gestin Salud Ocupacional y Talento Humano

Efectividad en el proceso de seleccin
# de capacitaciones
Eficiencia de las capacitaciones
5.2. Periodicidad: Su periodicidad de medicin ser cada tres meses. Se harn todas
revisiones pertinentes para mirar el desempeo del sistema y verificar su correcto
funcionamiento.
5.3. Anlisis: Despus de tener los resultados del monitoreo y la medicin del sistema, se
pasa a analizarlos resultados:
Se toma cada uno de los indicadores medidos,
Y se analiza, diciendo: cul fue la meta, si se cumpli o no y esto porque razn se
dio.
Caracterizaciones CR-SG-001/10
Manual de seguridad (objetivos) MS-SG-001/10
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
_______________________
Coordinadora BASC
___________________
Gloria Ins Restrepo
______________________
Gerente General
Informe final 96
AUDITORIAS INTERNAS AL SGCS BASC

Pg.
1 de 5
VERSIN: 1
1. OBJETIVO
Determinar si el SGCS BASC es conforme con las disposiciones planificadas, con los
requisitos de la Norma y los Estndares BASC establecidos para la empresa.
2. ALCANCE
Las auditoras internas cubren todos los procesos establecidos al interior de la organizacin:
gerencial, sistemas de gestin, transporte de carga, administracin, contable, financiera, de
sistemas, talento humano y salud ocupacional.
3. RESPONSABLE
Coordinadora BASC y grupo auditor.
4. DEFINICIONES
Auditora interna: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar
la extensin en que se cumplen los criterios de auditora. Es realizada por un auditor
de la empresa, que fue formado para poder realizar auditoras al interior de la
organizacin.
Auditora externa: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar
la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.
Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora, recopilada
frente a los criterios de auditora.
No conformidad mayor (M): Incumplimiento total de un requisito, de la norma o
los estndares.
Informe final 97
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
20/04/2010
No conformidad menor (m): Una deficiencia que no es tan grave como para ser
Mayor, Incumplimiento parcial de un requisito.
Fortaleza (F): es cuando la organizacin se excede en el requisito.
Observacin (O): Una no conformidad en la cual el auditor le da el beneficio de la
duda a la organizacin, oportunidades para mejorar el sistema.
5. DESCRIPCCIN DEL PROCESO

Se debe elaborar un programa de auditoras internas para el SGCS BASC, de igual forma
verificar que se cumpla con lo establecido en el programa de auditoras internas, es muy
importante programar reuniones para evaluar el resultado de las auditoras y as hacerle
seguimiento al SGCS BASC.
Si se hayan No conformidades, es importante establecer acciones correctivas para estas
mismas que se encontraron en la auditoria y as mismo vigilar que las acciones correctivas
propuestas, sean cumplidas.
5.1. Inicio de la auditoria:

REUNION DE APERTURA
Presentacin de asistentes
Confirmacin plan acordado
Confirmacin auditado ser informado de hallazgos
Proceso presentacin informe
Recoleccin informacin informe
Establecer confianza
Solucin de inquietudes
Requisitos de confidencialidad
Funciones de acompaantes
Informe final 98
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
20/04/2010
Clasificacin anotaciones en el informe (M, m, O, N)
Es necesario leer con anticipacin los procedimientos pertinentes u otros documentos

relacionados con el proceso a auditar.
5.2. Revisin documental: hacer una observacin minuciosa del proceso que se est
auditando, observar registros de los procesos, para verificar que estos estn siendo
diligenciados.
5.3. Lista de verificacin:

elaborar una serie de preguntas para realizrselas a los encargados de los procesos.
Esta se elabora mediante la matriz de responsabilidades, diseada para delegar las
deferentes actividades y responsabilidades de los procesos.
Entonces a cada proceso se le realizan una serie de preguntas de acuerdo a los
requisitos que cada uno debe cumplir
5.4. Plan de auditora: El plan de auditora es un formato en el cual se encuentran:

El proceso a auditar,
Fecha,
Objetivo de la auditora,
El alcance,
El criterio,
El nombre de los auditores,
El nombre de los auditados, y
Las observaciones que salieron de la auditoria.
5.5. Realizacin de la auditora: diligenciar la hoja de chequeo durante la auditoria,

haciendo las preguntas pertinentes al auditado. Hallazgos, calificados M, m, O, F.
Informe final 99
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
20/04/2010
5.6. Preparacin, aprobacin y distribucin del informe:

Emitir conclusiones pertinentes de las auditoras.
Realizar el informe de auditora:
o El proceso
o El auditado
o El auditor
o La fecha
o Los hallazgos
o Las no conformidades
o Las observaciones
5.7. Fin de la auditora: cierre de la auditora.

REUNION DE CIERRE:
Responsable: Auditor Lder
Procesos Auditados
Comentar fortalezas
Hallazgos y conclusiones de la auditora
Solicitud de acciones correctiva y fechas
Acuerdos sobre precisin de la NC
Agradecer
5.8. Seguimiento: asistir a todas las reuniones programadas.

Es responsabilidad del Coordinador BASC, pero es importante resaltar que es un trabajo
que va de la mano con la gerencia, que deben trabajar en conjunto y realizar los programas
de auditora, las revisiones, las evaluaciones y verificar que el sistema este marchando bien.
Informe final 100
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
20/04/2010
Se debe mantener al da la informacin actualizada de las auditorias, fechas, hora y rea a

auditar. Tambin coordinar las auditoras y mantener la informacin actualizada y a
disposicin del personal que as lo necesite.
6. EVALUACIN DE LAS COMPETENCIAS TCNICAS DE LOS AUDITORES

INTERNOS
La evaluacin se hace anualmente y se toma como base para la misma los siguientes
aspectos:
Seminarios de formacin de auditores internos de la empresa.
Revisin de las auditoras internas efectuadas por los auditores asignados.
Revisin de los mdulos de evaluacin.
Talleres prcticos.
Presentacin de informes.
Programa de auditoras internas.
Hoja de chequeo.
Acciones correctivas PR-SG-006/10
Formato de acciones correctivas FO-SG-001/10
Plan de auditora FO-SG-003/10
Cronograma de auditoras.
Formato informe de auditora FO-SG-005/10
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
_______________________
Coordinadora BASC
___________________
Gloria Ins Restrepo
______________________
Gerente General
Informe final 101
8.4. Actuar.
Realizar la revisin por parte de la gerencia, mediante las acciones correctivas y

preventivas, para poner en marcha el sistema.
Estndares BASC V3-2008 Parte B para todos los sectores
o 2.12 Accin Correctiva. Tiene que documentarse y aplicarse un

procedimiento de accin correctiva y preventiva.
Informe final 102
ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS
Pg.
1 de 5
VERSIN: 1
1. OBJETIVO
Establecer la metodologa para definir, investigar e implementar las acciones correctivas y
preventivas para la eliminacin de no conformidades en el servicio, los procesos del SGCS
BASC en SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. y de esta manera evidenciar
acciones de mejora.
2. ALCANCE
Las acciones correctivas y preventivas se aplican a todos los procesos del SGCS BASC:
gestin Gerencial, Sistemas de Gestin, Gestin de Transporte de Carga, Gestin
Administrativa, Financiera, Contable y de Sistemas, Gestin de talento Humano.
3. RESPONSABLE
Coordinadora BASC.
4. DEFINICIONES
Acciones Correctivas: Accin tomada para eliminar la causa de una no
conformidad detectada u otra situacin indeseable.
Acciones Preventivas: Accin tomada para eliminar la causa de una no
conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable.
Anlisis de causas:
Informe final 103
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
14/05/2010
Se deben realizar informes del estado trimestral de las acciones correctivas y

preventivas en todos los procesos del SGCS BASC, al igual que mantener
actualizado este procedimiento y hacer seguimiento.
Se debe dar inicio a las acciones correctivas y preventivas cuando sea adecuado,
investigar al personal involucrado, las causas de las no conformidades, asegurar la
implementacin y el cumplimiento de todas las acciones correctivas y preventivas
resultantes de la investigacin, modificar los procedimientos que se afectan al
implementar alguna accin y actualizar la informacin y presentacin de las
conclusiones correspondientes.
6. ACCIONES CORRECTIVAS
6.1. ENTRADAS
Las fuentes sobre las cuales se basa la iniciacin de una accin correctiva son:
No conformidades encontradas en las auditoras
No conformidades repetitivas y relevantes en el servicio, que han sido reportadas en
los reclamos internos o externos (quejas de los clientes)
Resultados de anlisis de datos, mediciones (procesos, satisfaccin del cliente,
registros, etc.)
No cumplimiento de procedimientos, poltica de seguridad, objetivos de seguridad
Resultados de la revisin por parte de la alta gerencia
Registros del SGCS BASC
Resultados de la autoevaluacin del desempeo del SGCS BASC
6.2. Criterios: Frecuencia o recurrencia de la no conformidad, impacto que genera la no

conformidad o el problema, importancia o magnitud del problema (relacionado con costo,
cantidad, severidad, satisfaccin del cliente, riesgo)
Informe final 104
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
14/05/2010
6.3. Iniciacin de la accin correctiva: Cuando se presenta cualquiera de los casos

determinados en las fuentes y de acuerdo a los criterios establecidos se evala si se inicia la
accin correctiva. Se registra el problema en FO-SG-02/10 Acciones correctivas y
preventivas.
6.4. Definir las posibles causas que originan el problema; y si es requerido establecer las
herramientas estadsticas que permitan acciones de mejoramiento. Se registran las causas en
FO-SG-03/10 Anlisis de causas.
6.5. Investigar y destacar las causas que originan el problema. Al determinar las causas, se
da el paso a la implementacin de la accin correctiva.
6.6. Plan de accin: al investigar y destacar las causas, se inicia un plan de accin para
atacar los riesgos y as poder minimizar los riesgos al mximo o eliminarlos, se tiene en
cuenta: fechas, proceso al que se le est aplicando, responsable, entre otros.
6.7. Realizar seguimiento que garantice la efectividad de la accin correctiva tomada.
6.8. Actualizar la documentacin afectada por los cambios.
6.9. En el caso que la accin correctiva no sea la adecuada, iniciar de nuevo el estudio de
investigacin.
7. ACCIONES PREVENTIVAS
7.1. ENTRADAS
Las fuentes de informacin para realizar una accin preventiva son:
Acciones correctivas (que se hayan generado en otros procesos)
Informe final 105
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
14/05/2010
Lecciones aprendidas de experiencias pasadas

Revisin de las necesidades y expectativas del cliente
Anlisis del mercado y contacto con el cliente
Informe de quejas de los clientes
Informacin proveniente de reclamos hechos a la competencia
Auditorias
Resultados de la revisin por la alta gerencia
Resultados de anlisis de datos
Resultados de mediciones (procesos, registros, satisfaccin del cliente)
Resultados de autoevaluaciones
7.2. Criterios: Probabilidad que se presente la no conformidad, impacto que pueda generar
la no conformidad o el problema (su importancia y magnitud).
7.3. Iniciacin de la accin preventiva: Anlisis de la informacin proveniente de las

fuentes antes mencionadas.
7.4. Determinar las no conformidades potenciales y sus causas registra en FO-SG-02/10

Acciones correctivas y preventivas.
7.5. Definir el campo y la forma de aplicacin de la accin preventiva (dnde se va a

aplicar). Despus de esto, se implementa la accin preventiva.
7.6. Plan de accin: antes del seguimiento, se inicia un plan de accin para atacar los
riesgos y as poder minimizar los riesgos al mximo o eliminarlos, se tiene en cuenta:
fechas, proceso al que se le est aplicando, responsable, entre otros.
7.7. Realizar seguimiento que garantice la efectividad de la accin preventiva tomada.
Informe final 106
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
14/05/2010
7.8. Actualizar la documentacin afectada por el cambio.
Acciones correctivas y preventivas FO-SG-002/10
Anlisis de causas FO-SG-003/10
Instructivo Anlisis de Causas IN-SG-001/10
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
_______________________
Coordinadora BASC
___________________
Gloria Ins Restrepo
______________________
Gerente General
Informe final 107
INSTRUCTIVO ANLISIS DE CAUSAS

DOCUMENTO: IN-SG-001/10
Pg.
1 de 2
VERSIN: 1
1. OBJETIVO
Identificar las causas ms probables del problema, mediante la tcnica de los 5 Por qu?,
para lograr al menos cinco niveles de detalle del problema.
2. ALCANCE
Todos los procesos de la empresa
3. RESPONSABLE
Coordinador BASC
4. DEFINICIONES
Ver el procedimiento evaluacin del riesgo PR-SG-002/10.

Realice una seleccin de lluvias de idea
Una vez la causa ms probable haya sido identificada, pregntese por qu es as? O
por qu est pasando?
Contine preguntando Por qu al menos 5 veces, esto reta al equipo a buscar a
fondo la raz del problema
Tenga cuidado en no preguntar Quin, recuerde que el equipo est interesado en el
proceso y no en la persona involucrada
Esta tcnica funciona bien en equipos de cuatro a ocho personas, debe haber un
facilitador que conozca la dinmica del equipo y las relaciones entre los miembros.
Informe final 108
DOCUMENTO: IN-SG-001/10
VERSIN: 1
FECHA
Pg.
09/06/2010
Gestin del riesgo PR-SG-002/10
Formato anlisis de causas FO-SG-002/10
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
_______________________
Coordinadora BASC
___________________
Gloria Ins Restrepo
______________________
Gerente General
Informe final 109
Conclusiones.
Gracias al trabajo realizado en la empresa SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA

S.A.S., se logr llevar a cabo la identificacin de los procesos que hacen parte de la
empresa, para facilitar la documentacin del Sistema de Gestin en Control y
Seguridad BASC.
Se realizo con satisfaccin la documentacin de los procesos que hacen parte de las
actividades que desarrolla la empresa SERVIAGRICOLO DE COLOMBIA S.A.S.,
prestando el servicio de transporte de carga terrestre en el mercado nacional.
Se cumpli con el objetivo de documentar los procedimientos requeridos por el
Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC, los cuales son exigidos por la
Norma y los Estndares, para un correcto funcionamiento del sistema.
El hecho de la empresa tener un estudiante de prctica, le ayud a adelantar mucho
acerca del tema del SGCS BASC, debido a que los conocimientos que se tenan
acerca del BASC eran prcticamente nulos.
Informe final 110
Recomendaciones.
Continuar con la segunda etapa del proceso, la cual es la implementacin del

Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC, con el fin de llevas a cabo con
xito todo el proceso de certificacin BASC para la empresa SERVIAGRICOLA
DE COLOMBIA S.A.S.
Contar con una persona con el conocimiento mnimo necesario sobre los Sistemas
de Gestin en Control y Seguridad BASC, para que se encargue todo el tiempo del
mantenimiento del SGCS BASC y tambin de la mejora continua.
Realizar capacitaciones al personal de SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S.,
con el fin de obtener y adquirir mayor conocimiento acerca del SGCS BASC, as
mismo, para que estos puedan obtener el certificado de auditores internos BASC,
con lo cual se va a generar un grupo de trabajo que va a facilitar y asegurar la
revisin del sistema y el mejoramiento continuo.
Organizar y llevar a cabo reuniones peridicas, donde asistan las personas que
tienen relacin directa con el SGCS BASC, donde revisen, controlen y comuniquen
los documentos elaborados, las actualizaciones y las decisiones tomadas.
Hacer lo posible para organizar y mejorar la comunicacin entre los empleados y el
SGCS BASC, para que le presten la atencin necesaria para su correcto
funcionamiento y de igual forma la correcta difusin de los nuevos procedimientos.
Informe final 111
Referencias.
Instituto Tcnico Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC)
(2000). Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 9000, sistemas de gestin de la
calidad. Fundamentos y vocabulario. Santaf de Bogot, D.C.
Instituto Tcnico Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC)
(2000). Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 9004, sistemas de gestin de la
calidad. Directrices para la mejora del desempeo. (2 actualizacin). Santaf de
Bogot, D.C.
Senlle, A, Martnez, E. & Martnez N. (2001). ISO 9000-2000 CALIDAD en los

servicios. Barcelona: Talleres Grficos Vigor S.A. - Sant Feliu de Llobregat.
World Basc Organization, Inc. (2008). NORMA BASC - VERSION 3 2008.
Documento editado por World BASC Organization
World Basc Organization, Inc. (2008). Estndares BASC - Versin 3-2008
Adopcin de Requisitos Mnimos de Seguridad C-TPAT - Transportador Terrestre.
NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC 5254 GESTIN DEL RIESGO
CASAS MEDINA, Beatriz Susana. DOCUMENTACIN E IMPLEMENTACIN
DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO 9001-2000 EN LA EMPRESA
INDUSTRIAS DE CABLES Y PARTES LTDA. Folleto 5720 UNIVERSIDAD
CATLICA POPULAR DE RISARALDA. Ej. 1, 2006.
http://www.crautonoma.gov.co/documentos/GESTION%20DE%20LA%20CALID
AD/PROCEDIMIENTOS%20Y%20OTROS%20DOCUMENTOS/Control%20y%
20Mejoramiento/Procedimiento%20Control%20Documentos.pdf
Informe final 112
http://www.carloshaya.net/chchaya/GMedioambiental/Documentos/2.2.2.RLR.pdf
http://www.enlactecbajio.com/seccion_informativa_sellos_de_seguridad_iso_pas_1
7712.php
http://www.cyctrading.com/seguridad/actualidad-03.htm
http://www.handel-sce.com/certificaciones/ctpat/index.html
Informe final 113
Apndices
Informe final 114
Apndice F. Formato de induccin.
FORMATO DE INDUCCIN
DOCUMENTO: FO-SG-004/10
VERSIN: 1
TEMA
ENCARGADO
Pg.
1
FIRMA
Informe final 115
Apndice G. Control de precintos de seguridad.
CONTROL DE PRECINTOS DE SEGURIDAD

DOCUMENTO: FO-GTC-001/10
VERSIN: 1
No. De precinto
No. Contenedor/planta
Pg.
1
No. Manifiesto fecha Responsable
Informe final 116
Apndice H. Listado maestro de documentos
Informe final 117
Informe final 118
Informe final 119
Anexos
Informe final 120
Anexo A. Formato acciones correctivas y preventivas

ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS
VERSIN: 1
Elaborado por: __________________________
__________________________
__________________________
__________________________
Fecha: _________________________________
Accin Preventiva
Accin Correctiva
BASC
ISO
NO-CONFORMIDAD
CAUSAS
ACCIONES
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Se cumpli en su totalidad el Plan de accin?
Pg.
1
SI
FECHA LMITE
FECHA
NO
Se elimin la causa de la No-conformidad?:
SI
NO
Responsable del seguimiento: _____________________________
Informe final 121
Anexo B. Plan de auditoria

PLAN DE AUDITORA
Pg.
VERSIN: 1
PLAN DE AUDITORA
PROCESO:
FECHA:
OBJETIVO:
ALCANCE:
CRITERIO:
FECHA HORA PROCESO
AUDITORES
AUDITADO
OBSERVACIONES
Reunin de apertura
reunin de cierre
Informe final 122
Anexo C. Formato de asistencia
FORMATO DE ASISTENCIA
DOCUMENTO: FO-GTC-001/10
VERSIN: 1
NOMBRE
CARGO
Pg.
1
FIRMA
Informe final 123
Anexo D. Informe de auditora BASC
INFROME DE AUDITORA
VERSIN: 1
INFORMACIN GENERAL
PROCESO:
OBJETIVO:
ALCANCE:
CRITERIO DE
AUDITORIA:
FECHA(S) DE
LA AUDITORA:
SITIO(S)
AUDITADO(S):
RESPONSABLE
DEL PROCESO:
REPRESENTANT
E ANTE BASC:
FUNCIONARIOS
DE LA
EMPRESA QUE
PARTICIPAN EN
LA AUDITORIA:
EQUIPO
AUDITOR:
TIPO DE
AUDITORIA
Interna
AUDITOR
LDER:
2. REGISTROS DEL AUDITOR
2.1.
PROCESOS AUDITADOS
2.2
FORTALEZAS DEL SISTEMA DE GESTIN
2.3
ASPECTOS A MEJORAR
Pg.
1
Informe final 124
2.4 HALLAZGOS ESTNDARES Y NORMA BASC

Mayor
Menor
Proceso:
Documento de Referencia:
Numero
de
la
No
Conformidad:
Descripcin de la no conformidad:
Norma/estndar:
2.5 OBSERVACIONES GENERALES Y OPORTUNIDADES DE MEJORA

Proceso
No
Estndar/
Norma
O: Observacin
3.
CONCLUSIONES
4. firma
O/ OM
OM: Oportunidad de Mejora
Descripcin
Informe final 125
Anexo E. Distribucin de documentos
DISTRIBUCIN DE
DOCUMENTOS
VERSIN: 1
DEPARTAMENTO
CARGO
Pg.
1
FIRMA
Informe final 126
Anexo F. Visita domiciliaria

VISITA DOMICILIARIA
DOCUMENTO: FO-GSOTH-002/10
VERSIN: 1
INFORMACIN PERSONAL
Fecha: _______________
Hora: _____________ Cargo:
_________________________________
Nombre: __________________________ Apellidos:
_______________________________________
Cdula: ________________ Edad ________ Estado Civil ____________ Aos E.C
_______________
Libreta Militar: ___________Licencia de Conduccin: ___________Tarjeta Profesional:
____________
Direccin: ____________________ Telfono: _____________ Barrio:
__________________________
Quien atendi la visita:

_______________________________________________________________
Relacin con aspirante o empleado:
_____________________________________________________
EDUCACIN:
FORMACIN ACADMICA
Nivel Educativo:
Profesin:
INFORMACION Y ENTORNO FAMILIAR
Institucin:
Pg.
1 de 5
Informe final 127
PRIMER NUCLEO FAMILIAR

PARENTESCO
NOMBRE
EDAD
NIVEL ACADEMICO
OCUPACION
EMPRESA O
INSTITUCIN
OCUPACION
EMPRESA O
INSTITUCIN
PADRE
MADRE
HERMANOS
PERSONAS CON LAS CUALES CONVIVE

NOMBRE
PARENTESCO
Tiene familiares en el exterior?
EDAD
NIVEL ACADEMICO
Si
No
FAMILIARES QUE VIVEN EN EL EXTERIOR

NOMBRE
PARENTESCO
PAIS
HACE CUANTO
TIEMPO
ACTIVIDAD QUE
REALIZA
Observaciones:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
____________
2.1
CONCEPTOS DE LA FAMILIA:
Cmo es la comunicacin y relacin dentro de la familia?

________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Informe final 128
________________________________________________________________________________
_________
Situaciones favorables y desfavorables que estn viviendo actualmente

________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
_________
Qu actividades comparten en familia?
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
_________
Qu metas familiares tienen?
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
_________
Percepcin del grupo familiar acerca del candidato:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
_________
Percepcin del grupo familiar de la empresa:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________
Grupos a los que pertenecen: (Culturales, Religiosos, Polticos, Comunitarios, Deportivos, Sociales,
Instituciones, Gremios)
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
_________
VIVIENDA Y ENTORNO
Informe final 129
DATOS GENERALES
Vivienda propia
Con deuda: Si
No
Arriendo
Valor arriendo:
$
Valor deuda:
$
Valor arriendo: $
De padres y/o Familiares
Tiempo de Permanencia en el Barrio o sector:

_____________________________________________
SERVICIOS PBLICOS
Agua
Luz
Telfono
Gas
Internet
Observaciones/Descripcin general de la vivienda: (Muebles y Enseres, mantenimiento, estado de

infraestructura):
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
____________
3.1
Entorno y Vecindad:
Infraestructura del Sector: (Escuelas, Supermercados, Centros de Salud, Parques, Compraventas,

Bares u otros negocios)
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
____________
Relacin con vecinos:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
____________
INFORMACIN FINANCIERA
IN G R E S O S F A M IL IA R E S
NOMBRE
PARENTESCO
APORTE M ENSUAL
Informe final 130
Personas que dependen del evaluado:

________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
_________
4.1
EGRESOS
EGRESOS
CONCEPTO
VALOR
CONCEPTO
VALOR
Educacin
Tarjetas de crdito
Crditos
Transportes
Recreacin
Vivienda
Salud
Vestido
Alimentacin
Servicios Pblicos
Relacin Ingresos - Egresos:

___________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
______
OBSERVACIONES FINALES:
Actitud familia frente a la visita:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Comentarios vecinos frente al candidato:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
CONCEPTO FINAL:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
___________________
Coordinadora BASC
______________________
Gloria Ins Restrepo
_______________________
Gerente General
Informe final 131
Anexo G. Formato autorizacin visita domiciliaria
FORMATO AUTORIZACION
VISITA DOMICILIARIA
DOCUMENTO: FO-GSOTH-003/10
Pg.
1
VERSIN: 1
Yo, _______________________________________, identificado con cdula de ciudadana

nmero________________, autorizo a la Empresa INGENIO RISARALDA S.A., para
realizar visita domiciliaria
Proceso Seleccin
Cargo Crtico BASC
Por su parte el Ingenio Risaralda S.A. se compromete a mantener en privado la informacin

que de la visita se derive, conservado intacto el derecho fundamental a mi intimidad
personal consagrado en la Constitucin Poltica de 1991.
FIRMA DEL ASPIRANTE_______________________________

c.c. No.______________________ de___________________
Informe final 132
Anexo H. Listado maestro de registros.

Informe Evaluación Prácticas

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Informe Evaluación Prácticas

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Informe final 1

Informe Final de la Prctica profesional

Documentacin del Sistema de Gestin en Control y Seguridad

Deisy Lorena Bedoya Rangel

Universidad Catlica Popular del Risaralda

Un agradecimiento muy especial a mi asesora Susana Casas, por su dedicacin y

A los colaboradores y en especial a la gerencia y al personal de SERVIAGRICOLA

Tabla 1. Cronograma 28.

Figura 1. Organigrama 15.

Apndice A. Mapa de procesos 34.

Anexo A. Formato acciones correctivas y preventivas 120.

Actualmente con la internacionalizacin y globalizacin de los mercados uno de los

Los sistemas de gestin son herramientas que permiten lograr la estandarizacin, el

Organizacin referente a la seguridad.

Una de las primeras actividades para aplicar un Sistema de Gestin en Control y

SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S es una empresa de transporte de carga

El marco general de la investigacin para el diseo y documentacin del SGCS

1. Presentacin del sitio de trabajo

1.1. Resea histrica.

procesos de control y seguridad, cuidado de la salud ocupacional, su talento humano

SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. invertir en su desarrollo un bienestar

profesionalismo; dichos actos respondern a la confianza que la sociedad y los

1.5. Servicio que presta.

La prctica se ubica dentro del departamento de Direccin Logstico y de transporte, a

2. Diagnstico del rea de intervencin

SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. envi a la Asociacin BASC la solicitud de

A lo largo del desarrollo de la prctica desde el 1 de marzo, hasta el 23 de julio, se pretende

4. Justificacin del eje de intervencin

La necesidad ms clara es la documentacin del Sistema de Gestin en Control y Seguridad

5.1. Objetivo general

Documentar todos los procesos relacionados con el SGCS BASC

Documentar los procedimientos requeridos por el Sistema de Gestin en Control y

Disear el Manual de Seguridad para la empresa SERVIAGRICOLA DE

6.1 Sistemas de Gestin.

Equilibrar estos y otros requisitos empresariales puede constituir un proceso difcil y

El uso de un sistema de gestin probado le permite renovar constantemente su

Referencia electrnica por BSI.

toda la cadena de suministro y la seguridad en las fronteras. C-TPAT reconoce que

6.3. NORMA BASC

Revisin por parte de la gerencia

Referencia electrnica por handel consultora especializada.

Esta revisin debe considerar:

proveniente de los miembros de la cadena logstica, las auditorias, la revisin del

Documentacin del sistema

AUDITORIA DEL SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD

GESTION DEL RIESGO

6.4. ESTNDARES BASC

6.5. NTC-ISO 9000

6.6. NTC-ISO 9004

La alta direccin debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e

6.7. ISO 9000-2000.

Medicin y seguimiento de los procesos.

8. Presentacin y evaluacin de los resultados.

Como primer paso se empez a revisar la documentacin existente para empezar a

Revisiones: Estas pueden ser solicitadas por cualquier empleado de la organizacin,

Al documentar el Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC, se dio por terminada

A continuacin se presentaran todos los documentos y formatos, basados en el ciclo PHVA:

Definir, documentar, comunicar y respaldar la poltica de seguridad de la empresa.

FECHA VIGENCIA: 10/06/2010

El 1. De julio de 2009 en calidad de accionista nico de la sociedad, se aprueba y se

Calidad. La calidad es nuestro reto y compromiso. Es una condicin de supervivencia.

Satisfacer las necesidades y expectativas de todos nuestros clientes, con servicio de

Rentabilidad. Alcanzar altos niveles de productividad que aseguren la rentabilidad, es

Recurso humano. El recurso humano es el activo ms valioso de SERVIAGRICOLA DE