JSF

La Revista de Jvenes Sin Fronteras Noviembre 2014 Prohibida su venta

Un Problema
de Comunicacin

REPORTAJE DE LA SEMANA

UN
PROBLEMA
DE
COMUNICACIN
Jaime Gonzlez, Gonzalo Jara, Damir Mandakovic

TRAS
2 10 AOS DE CONSTANTES XITOS, JVENES SIN FRONTERAS SE ENFRENTA
A UNA DE SUS ETAPAS MS DURAS. SUS PROBLEMAS RADICAN EN LA FORMA EN
QUE SUS INTEGRANTES SE COMUNICAN, LO QUE HA GENERADO CONFLICTOS,
PROBLEMAS ECONMICOS E INEFICIENCIAS. Es necesario un cambio, y para
muchos este est a la vuelta de la esquina.

REPORTAJE DE LA SEMANA UN PROBLEMA DE COMUNICACIN

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Un Problema de Comunicacin
Hace 3 meses que surgi el problema en la organizacin de Jvenes Sin Fronteras (JSF). Un voluntario, en un
acto de iniciativa propia, compr un gran nmero de materiales
de construccin en una tienda Easy. Cuando se acerc al
equipo y les inform deesta accin, con la intencin de
sorprenderlos, recibi una reaccin conjunta de repudio ante
su acto.
Todos tenan una razn para estar desilusionados: el
equipo de financiamiento haba ganado un fondo concursable
para adquirir esos mismos productos, y ahora el dinero
quedara inutilizado; el equipo de construcciones haba creado
una asociacin con Sodimac de exclusividad en las compras, a
cambio de un suculento descuento, y los jefes estaban molestos porque la compra no haba quedado registrada en su nuevo
sistema de historial de compras. Ante tal reaccin, el voluntario
decidi alejarse del proyecto y criticarlo en todos los medios
posibles. As, creo un nuevo voluntariado llamado Jvenes Con
Fronteras, causando profundo dao en la organizacin de JSF.

Los jefes generales ya no encontraban la salida a esta

discusin. Eran tantas las opiniones, tantas versiones distintas y
las propuestas no los dejaban ver lo que estaba pasando. El jefe
se puso a observar a los asistentes a la reunin. Eran muchos,
todos hablaban y nadie escuchaba. Algunos agitaban las
manos, otros asentan, otros se oponan, y otros estaban callados. Se enfoc en los callados y se dio cuenta del factor comn
entre ellos: estaban viendo sus celulares.
Ese momento de introspeccin y anlisis se vio
interrumpido por un sonido armonioso. Son como unos pajaritos, pero no haba posibilidad de que hubieran pjaros en la sala.
Todos miraron al jefe con cara de incrdulos, y ah fue cuando
ella descubri qu haba ocurrido: su celular haba sonado, le
haba llegado un whatsapp.

Todo este problema gener un caos en JSF, y el

equipo comenz a desesperarse. Los jefes generales se dieron
cuenta que estaban agotando esfuerzos de manera intil, pues
era necesario encontrar la raz del problema.

La Reunin
Los jefes generales convocaron a una reunin con los
jefes de comisin para conversar sobre la situacin.
El problema es que nos faltan protocolos definidos,
todos hacemos cosas pero somos ineficientes porque no aprendemos de los otros dijo el jefe de Financiamiento.
Simplemente hay que hacer una mejor seleccin de la
gente a la que dejamos entrar en el equipo. Dejemos de culparnos a nosotros mismos, este problema le hubiese pasado a
cualquier equipo, el nico culpable es ese voluntario que no
supo como trabajar dijo la jefa de Formacin.
Nuestro enfoque debe ser tener reuniones abiertas,
eliminar la jerarquizacin de cargos que tenemos, y dejar que
todos hablen. Si seguimos as estamos acabados, y no s si vale
la pena seguir luchando por un voluntariado sin voluntarios
sentenci el jefe de Difusin.

Lentamente, tom el telfono, y se dio cuenta que era

un mensaje de alguien presente en la reunin. El jefe de Eventos
le haba escrito Que manera de hablar estupideces toda esta
gente! Pon un poco de orden.
Ah estaba la respuesta. No en el contenido del mensaje, si no en el hecho que acababa de ocurrir.
Enfoqumonos! grit el jefe.
Pero si t eres el que est con su celular en mano le
replic con un tono de desprecio su co-jefa.
No, no me estn entendiendo. No vamos a llegar a
ningn lado si no nos enfocamos. Este no es un hecho aislado,
muchas otras cosas nos han pasado en el ltimo tiempo.
Piensen. Ahora, bsquemos la raz comn dicho esto, tom el
plumn y empez a escribir en la pizarra. Fue el primer paso.

REPORTAJE DE LA SEMANA UN PROBLEMA DE COMUNICACIN

Esta es una foto de la pizarra tras la intensa reunin de equipo.

La Organizacin
Hay dos posibles lectores de este reportaje: miembros de JSF que leen esta revista a menudo para informarse del acontecer del voluntariado, o personas que recogieron esto de la basura. Por razones obvias, slo consideraremos al primer conjunto.
Pese a esto, es posible que el lector sea nuevo en la organizacin, y es muy importante que entienda algo de esta para entender
mejor lo que se hizo a continuacin para mejorar la situacin problemtica que viva la organizacin.

Directorio

Jefes Generales

Jefes de Comisin

Comisionados

6 por semestre

2 por semestre

2 o 3 por COMISIN

MUCHOS por COMISIN

SON LOS LTIMOS 3

PARES DE JEFES
GENERALES
su misin es TRABAJAR
EN TAREAS DE LARGO
PLAZO DEL PROYECTO,
Y ACONSEJAR A LA GENTE

Hombre / mujer

10 comisiones

su misin es organizar
una versin de los
trabajos, a travs
de reuniones o
seguimiento directo
a las comisiones

su misin es organizar
los trabajos en la
comisin en la que
estn, liderando a sus
comisionados y muchas
otras tareas

PUEDEN ESTAR EN VARIAS

COMISIONES
PARTICIPAN EN
REUNIONES DE COMISIN
Y TRABAJAN EN OTRAS
TAREAS QUE LA COMISIN
REQUIERA

REPORTAJE DE LA SEMANA UN PROBLEMA DE COMUNICACIN

Entendiendo a la gente
Nosotros decidimos apoyar a JSF a solucionar su
problema. Los jefes generales nos presentaron la situacin, la
que ya haba sido presentada ante el Directorio, quienes aprobaron nuestra intervencin. Tras explicarnos lo que haba sucedido, adems de la discusin en la reunin de equipo, sabamos que tenamos frente a nosotros un problema de comunicacin arraigado en la organizacin. Pero eso no era nada
nuevo para ellos. Entonces, nuestro siguiente paso fue indagar
ms, pero esta vez, con el objetivo de conocer a la gente
involucrada y cmo trabajaban ellos en el da a da.
As fue como asistimos a una serie de reuniones de
distintas comisiones y nos unimos a sus grupos de Whatsapp
para conocer en detalle sus interacciones.
Tras semanas de indagaciones, nos dimos cuenta que
al llegar a las reuniones, nos sorprendiamos con los avances
que haban tenido durante la semana, pues en los grupos de
Whatsapp no haba indicios de que alguien hubiera trabajado.
Comentamos sobre esto en una reunin, a lo que un comisionado respondi:
Quieren que escribamos todo lo que hacemos en el
grupo de whatsapp? La junta con la empresa para pedir recursos la planificamos por mail, y yo le cuento todo lo que hago al
jefe de la comisin a travs de Facebook. No puedo andar
repitiendo todo en Whatsapp, la idea es aprovechar las herramientas que tenemos y adems ubicar al otro por el medio ms
cercano posible.

32%
Otras:

El comentario fue apoyado por las otras personas

presentes. Y result que en todas las comisiones esta era una
situacin recurrente, aceptada y no haba duda de que era una
buena prctica para ellos. Eso, en realidad, no estaba en duda,
pues tampoco era nuestra idea proponer un sistema de
informacin nico en donde todos los miembros se comunicaran exclusivamente por ah. No era posible.

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A partir de este diagnstico, realizamos un seguimiento autorizado por el equipo en todas sus redes sociales, para
hacer un seguimiento de cmo se comunican entre ellos. Los
resultados fueron reveladores (ver diagrama).
Era un problema de comunicacin? Haba que abarcar toda la comunicacin que se llevaba a cabo en el equipo?
Es necesaria la tecnologa para solucionar esta situacin?
Eran muchas las preguntas que surgieron, y ya no era momento de seguir levantando informacin: haba que buscar
soluciones existentes.

Eso, en realidad, no estaba en duda,

pues tampoco era nuestra idea proponer un sistema de informacin
nico en donde todos los miembros
se comunicaran exclusivamente por
ah. No era posible.

44%

16%
8%

REPORTAJE DE LA SEMANA UN PROBLEMA DE COMUNICACIN

Techo
Nos acercamos a las oficinas de Techo para analizar su forma de trabajo. Techo, antes llamado Un Techo
Para Chile, es una ONG chilena que se inicio como un
proyecto universitario, y hoy en da trabajan a la par con
entidades del Gobierno en temas de viviendas sociales.
Al ingresar al lugar, nos dimos cuenta que era un
espacio enfocado en el encuentro. Pero ms que eso,
existan pizarras repletas de Post-It. Consultamos con la
gente, y nos explicaron que era la forma ms simple de
comunicarse.
Pero si estn juntos, puedes pararte y decirle lo
que le tienes que decir a alguien en su lugar de trabajo le
respondimos.
No, no entiendes. Esto no es la conversacin
cotidiana, esa no nos interesa, pues podemos hablar pre-

sencialmente como dices. Los Post-It los usamos para

ordenar las tareas. Tenemos ac organizado qu tareas se
proponen para el futuro, qu tareas hay por hacer, qu
tareas se estn haciendo, cules estn completadas, y
cules estn revisadas por todos los implicados. As, siempre puedes saber si alguien est haciendo algo que t pensabas hacer, y es fcil adaptarse a lo que otros hacen.
Fue una revelacin para nosotros. Pero no sabamos como aplicarlo a la realidad de JSF, ya que ellos no
estn permanentemente reunidos en el mismo lugar fsico.
Sentamos que habamos encontrado la respuesta,
pero nos faltaba adaptarlo a JSF. Hicimos una investigacin,
y nos dimos cuenta que este mismo problema ya exista y
haba sido solucionado en otros lugares. Ahora solo faltaba
presentar la solucin al equipo de JSF.

Propuestas

POR HACER

EN PROCESO

REVISIN

COMPLETADAS!

Traer
clips

PREPARAR
VISITA
LA PINTANA

Aclarar
dudas de plan
"reurbanizar"

Declaracion
de impuestos
2015

Organizacion
colecta
2014!

Claudio

Ordenar
pagos

Enviar
correo
autoridades

Jason

Crear nuevo
flyer de info
2015

Javi

Tito

Llamar a
encargado
maderas

Redactar
documento
licitacion

Pancho

Marce

Juanita

Organizar
asado de
equipo! :D
Pablo y Sergio

Todos!!

REPORTAJE DE LA SEMANA UN PROBLEMA DE COMUNICACIN

La Propuesta
Una vez explicada la historia de como fuimos entendiendo el problema (y entendiendo la solucin), la gente senta
que habamos llegado a algo til e importante. Pero an no
presentbamos en concreto cul sera la propuesta.

Y as fue formamos un grupo en Facebook para crear

un debate respecto a la herramienta. A algunos les pareci
natural, intuitivo. Otros, en cambio, lo consideraron forzado,
redundante.

Decidimos utilizar una herramienta tipo Kanban. Este

es un concepto japons que significa letrero. Funciona, como
explicamos antes, como una cola de tareas que pasan por
distintas etapas, y una vez que superan ciertas etapas definidas, el ejecutante la mueve a su nueva etapa. Cada etapa tiene
uno o ms ejecutantes, y si an no est definido, puede no
tener ejecutante.

Para qu voy a escribir una tarea ah? Solo sirve para

que seamos ms ineficientes.

La reunin termin con xito, pero antes, el jefe general

Es por eso que antes de hacer la adquisicin del sistema informtico de Kanban para el equipo, decidimos redactar
este reportaje en la revista JSF, que presenta nuestro proceso
de entendimiento del problema, y esperamos que a la organizacin se le haga tan claro como a nosotros

dijo:
Necesito que esto sea evaluado por todos los miembros del equipo. Hay que ver si se adeca a ellos o no. No
podemos llegar y forzarlo.

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No son pocos los que piensan de esa manera, pero

sabamos que si conocan todo el proceso que precedi a la
decisin de tomar esta herramienta, se daran cuenta que era
absolutamente necesario utilizarla.

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