ACI-983

Informtica I
ACI-191

Taller de Informtica
Escuela de Ingeniera
Unidad IV : Software de Planilla de Clculo
Clase 1: Microsoft Excel

Unidad IV: Software de Planilla de Clculo

Clase 1: Microsoft Excel

TEMA 1: Microsoft Excel

No todo el mundo sabe cul es la potencialidad real de una hoja de clculo. La idea generalizada en estos das
de que slo sirve para introducir listados de nmeros es muy frecuente, pero totalmente alejada de la realidad.
Lamentablemente esa idea se ha impuesto en el mbito personal y laboral y podra afirmarse, casi con absoluta
certeza, que la mayora de las personas que utiliza una planilla de clculo, no lo hace porque realmente
necesite calcular algo, sino ms bien porque requiere organizar y ordenar informacin. Tal hecho reduce la
utilizacin de los recursos de la planilla a una mnima expresin. Se da el caso inverosmil de personas que
habiendo ya ingresado los datos, no se atreven a ocupar las funciones del programa o a crear frmulas y
prefieren hacer los clculos con una calculadora, porque segn ellos les resulta ms fcil.
Una planilla de clculo, como la que estudiars, es mucho ms que una serie de utilidades para organizar
informacin. Ms bien se trata de un programa informtico que permite realizar operaciones complejas con todo
tipo de datos, fundamentalmente numricos, siempre que stos puedan organizarse en forma de tabla.
Con una hoja de clculo no slo podrs efectuar todas las operaciones que permite una potente calculadora,
sino que adems podrs usarla para ordenar, analizar y representar los datos ingresados. Una caracterstica
que hace especialmente tiles este tipo de programas es su capacidad de recalcular todos los valores
obtenidos sin ms que variar los datos iniciales.
Todas las clases y el material que leers y ejercitars de aqu en adelante, est basado en la planilla de clculo
Microsoft Excel 2000, no obstante, te servirn tambin si tienes una versin inferior o superior del programa.
Ingresar a Excel
Para ingresar a Excel debes proceder tal como lo
haras con cualquiera de los programas estudiados
hasta ahora.
Una de las opciones posibles es que lleves el puntero
del mouse al botn Inicio de Windows, selecciones el
men Programas y luego hagas clic en el icono de
Microsoft Excel.

Si ests iniciando Excel por primera vez, el programa

te solicitar que ingreses tus datos personales.
Efectuado el ingreso o sin efectuarlo, puedes presionar
Aceptar para ingresar al programa.

Recuerda que si el icono del programa no est

disponible directamente en el men Programas, debes
buscar dentro de la carpeta Microsoft Office.
Despus de un rato de espera, aparecer la pantalla
de inicio de Excel.

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Se abrir la ventana de Excel, cuya descripcin

encontrars en las pginas siguientes.

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Clase 1: Microsoft Excel

TEMA 2: Conceptos preliminares

En esta parte debes concentrarte
en reconocer directamente en la
pantalla
algunos
elementos
esenciales de toda planilla de
clculo y que corresponden al
rea de trabajo de la planilla.
1 Libro: Corresponde al archivo
generado por Excel. Si es un
libro nuevo, el nombre del libro
ser algo como Libro1, Libro2,
etc., y lo vers en la barra de
ttulo.

Esta es una fila

Esta es una columna

2 Hoja: Tal como un documento

de Word est constituido por
pginas, un libro de Excel est
compuesto por hojas.
Un libro nuevo se compone, por
defecto, de tres hojas. Las
etiquetas de las mismas las
podrs apreciar en la parte
inferior.
Cada hoja se compone a su vez
de columnas y filas.
3 Columnas: podrs distinguir
las columnas porque estn
dispuestas verticalmente en la
pantalla y poseen encabezados
del tipo A, B, AA, IV, etc. Una
hoja tiene un total de 256
columnas.
4 Filas. Se identifican con
facilidad porque estn dispuestas
en forma horizontal y poseen
encabezados numricos del tipo
1, 2, 3, etc. Hay un total de
65536 filas en una hoja.

5 Celdas. Cuando una columna y

una fila se cruzan o intersectan
forman una celda que constituye en
la planilla de clculo el elemento
bsico para el ingreso de datos.
Las celdas se reconocen por una
direccin conocida tcnicamente
como Referencia. La referencia a
una celda no es otra cosa que su
direccin, constituida por el nombre
de la columna y el nombre de la fila
que la forman. Por ejemplo, la celda
B2 es la casilla que se encuentra en

la fila 2 de la columna B.
6 Rangos Un rango es un conjunto
de celdas contiguas. Se reconocen
por el mismo elemento llamado
Referencia, que no es otra cosa que
su direccin.
Si en la fila 5, seleccionas todas las
celdas desde la columna B a la
columna F, has seleccionado un
rango que se identificar por la
referencia B5:F5. Los dos puntos
entre celda inicial y celda final se
pueden interpretar como hasta.

Punto en que se
intersectan la
columna B y la fila 2

Puede leerse
como: desde la
celda B5 hasta la
celda F5

B2
Rango B5:F5

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Clase 1: Microsoft Excel

Referencias
Una referencia identifica una celda
o un rango de celdas en una hoja
de clculo e indica a Microsoft
Excel en qu celdas debe buscar
los valores o los datos que deseas
utilizar en una frmula.
Las referencias te permitirn utilizar
datos de distintas partes de una
hoja de clculo en una frmula, o
bien utilizar el valor de una celda
en varias frmulas.

Si deseas hacer referencia a:

La celda de la columna A y la fila 10.

Utiliza:
A10

El rango de celdas de la columna A, de la fila 10 a la 20.

A10:A20

El rango de celdas de la fila 15 entre las columnas B y E.

B15:E15

Todas las celdas de la fila 5.

5:5

Todas las celdas de las filas 5 a 10.

5:10

Todas las celdas de la columna H.

H:H

Todas las celdas de las columnas H a la J.

H:J

El rango de celdas desde la celdas A10 a la celda E20.

La misma flecha fuera del rea de

trabajo de Excel, esto es sobre los
Dependiendo de la accin que con mens o barras de herramientas te
el mouse puedas realizar, el sirve para hacer clic sobre el objeto
puntero adoptar distintas formas sealado.
dentro de Excel.
Si pones el puntero en la esquina
Si observas la imagen de la pgina inferior derecha de la celda o del
anterior vers que el puntero rango que tengas seleccionado,
aparece al lado de la celda activa apreciars que el puntero se
transforma en una cruz negra.
con la forma de una cruz blanca.
Formas del puntero en Excel

A10:E20

Al poner el puntero en la lnea

divisoria entre dos columnas,
apreciars que se transforma en
una flecha doble.

En dicho caso, el mouse se

encuentra
preparado
para
redimensionar el ancho de la
columna a la izquierda del puntero,
en este caso C.

Cuando el puntero tiene dicha

forma se encuentra en el modo
seleccin.

Lo mismo suceder si pones el

puntero en la lnea divisoria entre
En dicho caso el mouse se dos filas.
Cuando el puntero est en algn encuentra preparado para rellenar
borde de la celda activa o del rango celdas.
que tengas seleccionado tendr la
La cruz negra se denomina
forma de una flecha.
controlador de relleno y permite
rellenar las celdas adyacentes con la
serie que se derive de la o las celdas
que hayas seleccionado.
Si, por ejemplo, la celda B10
contiene el valor 10 y arrastras el
En dicho caso, el mouse est controlador hacia abajo, todas las
preparado para mover la seleccin. celdas se llenaran con un 10.

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Ahora el mouse est preparado

para modificar el alto de la fila
inmediatamente arriba del puntero,
en esta caso la fila 5.

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TEMA 3: Elementos de la Interfaz de Excel

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Clase 1: Microsoft Excel

La interfaz de Microsoft Excel es Cuando el archivo est almacenado

bastante parecida a la de los otros en alguna carpeta de tu disco duro,
podrs identificarlo mediante el
programas de la Suite Office.
icono:
Por esta razn, esta clase se
centrar en explicar las diferencias
en la pantalla de Excel respecto de
los otros programas.

Objetos diferentes en la interfaz

3 Cuadro de nombres
Este cuadro se encuentra al lado
izquierdo de la barra de frmulas y
te servir para visualizar la celda,
elemento de grfico u objeto que
tengas seleccionado.

El resto de los elementos en las

barras de men o de herramientas Diferencias en la interfaz
No te preocupes si todava no
acta o se comporta, ms o menos,
Las diferencias que vers a simple entiendes, por ejemplo, que es una
de la misma manera.
celda. Al finalizar esta clase, lo
vista son las siguientes:
tendrs claro. Mientras tanto, slo
Te recomendamos que bajes de la
concntrate en reconocer los
pgina web el archivo llamado 1 Barra estndar
elementos.
ArchivoBase1.xls, lo almacenes en
Autosuma, que te servir Si el cuadro de nombres muestra
algn lugar del disco duro y lo abras
para sumar una serie de esto:
con Excel.
datos.
Pegar funcin, que te
Una de las primeras diferencias la
servir cuando desees
observars en la barra de ttulo, si
insertar una funcin de
bien no se ha destacado como uno
significa que, en el rea de trabajo
Excel usando un asistente.
de
los
elementos
que
se
de Excel, la celda E4 est
examinarn. En ella vers que la
Orden ascendente.
seleccionada o es la celda activa.
aplicacin abierta se denomina
En tanto, si el grfico del ejemplo
Excel y que el documento abierto se
Orden descendente.
est seleccionado, el cuadro de
llama ArchivoBase1.xls.
Asistente para grficos, que nombres te mostrar lo siguiente:
utilizars cuando desees
crear un grfico.
Los archivos que Excel crea se
denominan Libros a diferencia de 2 Barra de formato
los que crea Word, que se
Combinar y centrar.
denominan documentos.
Cuando abres Excel para comenzar
a trabajar, el programa denomina
sus archivos como Libro1, Libro2,
etc., tal como Word llamaba a sus
archivos Documento1, Documento2,
etc.

Estilo Moneda.
Estilo porcentual.
Estilo millares.
Aumentar decimales.

Disminuir decimales.
Excel agrega al nombre de sus
archivos la extensin .XLS, as
como Word le agrega a los suyos la Los comandos disponibles a travs
de estos botones se estudiarn en
extensin .DOC.
profundidad
en
las
clases
Como lo hiciste con Word, cuando sucesivas.
desees almacenar un archivo de
Excel, podrs asignarle un nombre El resto de los botones de estas
que est de acuerdo con el barras acta de la misma manera
contenido del libro, tal como lo hizo que en Word, slo debes tener claro
el usuario que almacen el archivo que, en este caso, afectarn a los
objetos de Excel.
ArchivoBase1.xls.

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4 Barra de frmulas
As como Word posee en este
punto un elemento llamado regla,
Excel posee un elemento llamado
Barra de frmulas.
La barra de frmulas muestra el
valor constante o la frmula que
estn ingresados en la celda activa.
En la imagen de ejemplo, la barra
de frmulas muestra la frmula que
est ingresada en la celda E4,

dado que cuando se captur esa

pantalla, esa era la celda activa.
La barra de frmulas se puede utilizar
para ingresar o modificar datos o
frmulas, en cuyo caso

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Clase 1: Microsoft Excel

debes hacer clic en la celda en que

deseas efectuar el ingreso o
modificacin, hacer un clic en el
signo igual de la barra de frmulas y
digitar el ingreso o modificacin que
deseas realizar. Cuando uses la
barra para estos fines, vers que
aparecen dos botones al lado del
signo igual.

Si por ejemplo, en una celda digitas

la palabra Informe y luego le das
formato negrita, color rojo y tamao
18 puntos, la celda te mostrar el
resultado de todas esas acciones;
en cambio, la barra de frmulas te
mostrar lo que la celda contiene: la
palabra informe sin formato
alguno.

Cuando desees dividir la hoja en

forma horizontal puedes arrastrar
este botn hacia abajo.

Te ser particularmente til cuando

trabajes con planillas muy extensas
y desees mantener visibles los
rtulos o ttulos que asignaste a las
El rea de trabajo de Excel
columnas.
Cuando lo arrastres
aparecer un borde grueso que
Todos los objetos que se enumeran delimita cada divisin.
y explican de aqu en adelante
constituyen lo que se denomina
rea de trabajo de Excel.

La cruz roja te servir para cancelar

el ingreso o modificacin efectuada
y el visto te servir para aceptarlo.
Tambin puedes digitar los datos y
luego presionar ENTER si deseas
aceptarlos o ESC si deseas El rea de trabajo est constituida
por la planilla completa con todos
cancelar.
sus elementos, incluidos las celdas,
No obstante lo anterior, si deseas encabezados de filas y de
ingresar o modificar datos, puede columnas, etiquetas de hojas,
resultar ms prctico que hagas lneas de divisin, barras de
doble clic sobre la celda de tu desplazamiento y otros elementos.
inters.
5 Botn Seleccionar todo
Adems de lo anterior, la barra de
frmulas te servir principalmente Est ubicado en la parte superior de
para averiguar el contenido de una los encabezados de las filas y al
celda.
lado izquierdo de los encabezados
de las columnas.
En general, las celdas mostrarn el
efecto de tus acciones sobre ellas.
Por ejemplo, en la celda E4 se
puede apreciar el nmero 700. Tal
nmero es el resultado de la
frmula que est ingresada en esa
celda y que puedes visualizar en la
barra de frmulas.
Utilzalo cuando desees seleccionar
Despliegue
Contenido

7 Cuadro de divisin horizontal

todas las celdas de la hoja activa.

6 Encabezados de columnas

Haciendo doble clic en dicho borde

podrs eliminar la divisin.

8 Encabezados de filas
Cada fila en la hoja de clculo est
representada por un nmero.

Existen 65536 filas en cada

hoja de un libro de Excel. Si
observas la figura vers que
el botn de la fila 6 est
resaltado, significa que el
cursor est puesto en alguna
celda de esa fila.

9 Botones de desplazamiento y
etiquetas de hojas

En las pginas anteriores viste que

un libro de Excel est compuesto de
Cada
columna
en
la
hoja
est
Esto se puede sistematizar con los
conceptos contenido y despliegue. identificada por una o dos letras, hojas. Las hojas se identifican y
adems se pueden administrar
desde la A hasta la IV.
mediante las etiquetas que ves en
Significa que, eventualmente, una
la parte inferior de la pantalla.
celda desplegar algo distinto de lo
que realmente contiene. Por ejemplo,
si la celda contiene una frmula, en
ella vers el resultado de la misma y
en la barra de frmulas podrs
apreciar la frmula, que es lo que la
celda realmente contiene.

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Existe un total de 256 columnas en la

hoja. El botn de la columna C est
resaltado, porque el cursor est Como puedes apreciar en la
puesto en alguna celda de esa imagen, la Hoja1 se encuentra
columna.
seleccionada o es la hoja activa.

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Clase 1: Microsoft Excel

Para activar cualquiera de las otras 11 Cuadro de divisin vertical

dos hojas, basta hacer clic en la
etiqueta de la hoja que deseas Te permitir dividir la hoja activa en
activar o seleccionar.
dos secciones verticales. Para
dividir la hoja basta que arrastres el
Cuando Excel se inicia, el libro se cuadro hacia la izquierda.
crea por defecto con tres hojas,
pero se pueden agregar tantas Te ser muy til cuando tu planilla
hojas como desees, slo con la tenga muchas columnas de datos y
limitacin de los recursos (memoria, desees dejar visible los rtulos o
por ejemplo) que tenga tu sistema. ttulos con los que identificaste las
filas. Cuando dividas, aparecer un
Adems, cuando el libro se crea, borde vertical que identifica la
Excel asigna a estas hojas nombres divisin.
del tipo Hoja1, Hoja2, etc. Si creas
ms hojas tambin los nombres
sern del mismo tipo. No obstante,
haciendo uso de los recursos de
administracin de las hojas podrs
ms tarde cambiar dichos nombres
si lo deseas.
En la misma zona inferior
encontrars esta serie de botones:

Si an as no logras identificar la
celda activa puedes observar el
cuadro de nombres, en el que
aparecer la referencia de la celda:

13 Grfico
Si bien no siempre es as, un
grfico tambin puede ser parte de
la hoja de un libro. Cuando se cre
el grfico de la imagen inicial, se
decidi insertarlo en la misma hoja
en la cual se encuentran los datos.
Para seleccionar el grfico basta
que hagas clic sobre l.

14 Otros elementos
Lneas de divisin

Para eliminar la divisin basta hacer

doble clic sobre el borde.
Te sern muy tiles, cuando el libro
tenga muchas hojas, para visualizar
la etiquetas de las hojas que no se
ven en la pantalla. Los botones de
los extremos desplazan a la primera
y ltima hoja respectivamente. Los
botones centrales desplazan una
hoja hacia la izquierda y hacia la
derecha respectivamente.

10

Cuadro
etiquetas

de

divisin

12 Celda activa

En pginas anteriores ya conociste

lo que es una celda. La celda activa
es aquella en la que se encuentra el
cursor o aquella que se encuentra
seleccionada. Si la celda activa no
ha sido formateada con algn tipo
de borde, podrs reconocerla
porque
aparecer
de visualmente
encerrada en un recuadro negro,
como aprecias aqu:

En la parte inferior de la pantalla,

entre las etiquetas de hojas y la
barra de desplazamiento horizontal,
vers este cuadro:

Las lneas de divisin son las lneas

verticales y horizontales que
delimitan cada celda: Su propsito
es meramente visual: indicarte
dnde se inicia y termina una celda.
Cuando imprimas una planilla dichas
lneas no aparecern en la impresin,
por lo que si deseas darle formato de
tabla a tu planilla, tendrs que
aplicarle formato de bordes a las
celdas que desees.

Por ltimo, si te fijas en la pantalla

vers que Excel tambin, como los
Dicho recuadro es el cursor. Si la
otros programas, posee Barra de
celda ha sido formateada con algn
Estado en la parte inferior de la
tipo de borde o color de relleno el pantalla.
Arrastrndolo a la derecha podrs recuadro se ver de un color
aumentar el campo de visualizacin distinto o aparecer con una lnea
En dicha barra Excel mostrar
de las etiquetas de hojas; por el doble.
informacin importante para el
contrario, si lo arrastras hacia la
usuario como, por ejemplo, ayuda y si
izquierda, podrs aumentar el tamao
la tecla Bloque Numrico est
de la barra de desplazamiento.
activada o no.

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