CURSO TEORICO-PRCTICO DE MICROSOFT OFFICE

EXCEL 2007 - BASICO

Qu es Microsoft Office Excel 2007?

Es un programa de los llamados hoja de clculo en el cual por medio de datos numricos,
de texto y cronolgico se pueden realizar documentos como reportes, reportes de venta,
nominas, graficas, etc...
DEFINICIONES
LIBRO
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en
este programa se almacenar formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLSX.
Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo
con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en
la Barra de ttulo en la parte superior de la ventana vers como pone Microsoft Excel Libro1.
Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas
aunque el nmero de stas puede variar.

HOJA DE CLCULO.
Es una hoja electrnica en la cual al introducir datos numricos, de texto o cronolgicos
(de tiempo) es posible realizar ciertas operaciones y recibir un resultado, cada hoja de
clculo se compone de columnas y filas
COLUMNAS Y FILAS
Las columnas son las lneas verticales y se representan por medio de letras maysculas
ordenadas de manera alfabtica, comenzando con la letra A, al llegar a la letra Z
comenzara nuevamente con AA, AB, AC y as de manera sucesiva hasta llegar a la
columna XFB, con un total de 16,384 columnas en total.
Las filas son lneas horizontales representadas por nmeros que van del 1 al 1,048,576.

CELDAS
Es la interseccin entre una columna y una fila, en la cual se introduce la informacin
para ser procesada dentro de la hoja de clculo.
REFERENCIA.
Es la posicin de cada celda dentro de la hoja de clculo representada por la letra de la
columna y el nmero de la fila, es como el nombre de cada celda, ejemplo: A1

Frmulas.
Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones u operadores ( suma +, resta -, multiplicacin * divisin / ).
La frmula debe empezar siempre por el signo

=.

ENTORNO
El entorno de un programa es la interface que comprende los elementos visuales en la
pantalla, tales como barras, botones generales como los siguientes a continuacin:
Botn Office

Este botn se ubica en la esquina superior izquierda y realiza la misma

funcin que el men archivo en versiones anteriores, dentro encontramos
nuevo abrir, guardar imprimir, entre otros.
CINTAS O FICHAS

En esta versin se han omitido los anteriormente llamados mens por lo que da lugar a
pestaas individuales que contiene las herramientas para trabajo en el programa: INICIOINSETAR-DISEO DE PGINA-FORMULAS-DATOS-REVISAR-VISTA.
3

Existen otras cintas llamadas inteligentes ya que se muestran

nicamente cuando algn elemento adicional esta seleccionado o
sealado, estas aparecen como adicional al final y muestran nombre y
color diferente a las habituales
GRUPOS
Las cintas se subdividen en grupos que son los que conjuntan las herramientas
relacionadas, cada cinta puede tener varios grupos, y algunos grupos pueden
componerse de solo un botn.

CUADROS DE DIALOGO
Son ventanas emergentes que pertenecen al programa y contienen algunas de las
herramientas mostradas en las cintas ms otras adicionales que permiten crecer las
opciones para aplicar a los documentos, algunos de los grupos pueden no tener cuadro
de dialogo

BARRA DE FORMULAS

Es una barra que muestra el contenido de las celdas, es decir el contenido tal cual ser
tomado para realizar las formulas o bien las formulas que estn dentro de cada celda.
A su izquierda se muestra el cuadro de nombres o de referencia que muestra la celda en
la cual estamos situados y si escribimos dentro una referencia nos llevara a esa celda.
ZOOM

Permite acercar o alejar el documento dando una vista amplia general y los objetos que
se encuentran dentro.

CREACION DE UNA NUEVA HOJA DE CALCULO

En este manual recomendamos 5 pasos para la creacin de una hoja de clculo:
1.- Introducir los datos principales de la hoja de clculo como el titulo de la empresa,
direccin, telfono, y de que se trata la hoja:

2.- Ttulos de las columnas, ya que nos permitirn saber que datos se capturaran:

Si es necesario se puede ampliar el ancho de las columnas colocando el puntero entre las
letras de las columnas y el puntero se transformara en 2 flechas donde cambiaremos la
columna:

3.- Datos de captura, son los datos iniciales necesarios para tomarlos y realizar las
formulas:

4.- Creacin de las formulas, las formulas sern planteadas gracias a los datos de captura
y los ttulos de las columnas ya que estos nos piden resultados que habremos de realizar
analizando de manera lgica:

a) Para crear las formulas dentro de una celda es necesario ingresar primero el
smbolo de =.
b) Despus es necesario ingresar los datos que pueden ser constantes como
nmeros fijos o variables que pueden ser referencias de celdas.
c) Para la organizacin de los datos de las celdas siempre es necesarios recordar
que tenemos la regla de precedencia, que marca la prioridad en que se realizaran
las operaciones:
I.
Parntesis o exponentes ( ) 102
II.
Multiplicaciones y divisiones * /
III.
Sumas y Restas + IV.
De izquierda a derecha
d) En el caso de las referencias al tomar datos de otra celda esta se marcara con un
color distinto para cada una
5.- Por ultimo aplicar el formato adecuado como son bordes, fuentes y rellenos, para
aplicarlos es necesario seleccionar las celdas a las cuales se les aplicara dicho formato.

RELLENAR.
Para trabajar con las celdas existen tres formas de manipularlas:
SELECCIONAR
Es cuando al colocar el puntero en medio de la celda toma forma de una cruz en color
blanco y se utiliza para seleccionar las celdas para aplicarles cambios de formato
principalmente:

MOVER.
Al colocar el puntero al borde de las celdas seleccionadas el puntero de mostrara con
cuatro flechas y eso permitir que las celdas puedan ser arrastradas a otro lugar, no
importa que estas contengan formulas:

RELLENAR.
Al seleccionar una celda y colocar el puntero en la esquina inferior derecha donde se
sita un pequeo cuadro negro el puntero tomara forma de una cruz de color negro, al
tomarla con un clic y arrastrar (izquierda, derecha, arriba o abajo) se podr copiar el
contenido de la celda, dependiendo de su contenido el programa lo analiza y rellenar:

Si es texto
simplemente
lo duplicara

TEXTO
TEXTO
TEXTO
TEXTO
TEXTO
TEXTO

Si es un
numero
tambin lo
duplicara

1
1
1
1
1
1

Si es una
fecha
incrementara

Si es da de la
semana
incrementar

Si es mes
incrementar

10/10/2011
11/10/2011
12/10/2011
13/10/2011
14/10/2011
15/10/2011

LUNES
MARTES
MIRCOLES
JUEVES
VIERNES
SBADO

ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO

10

Si al rellenar encontraremos una formula esta tambin se rellenara de manera secuencial

las referencias permitiendo completar la hoja de calculo sin necesidad de elaborar cada
formula de manera individual.

INMOVILIZAR PANELES
Permite fijar en la pantalla reas de la hoja de calculo para no perder los ttulos y
podernos desplazar sin perder de vista los encabezados de las columnas.

FORMATO CELDAS
El formato a las celdas es para mostrar como nosotros necesitamos que se vea, esto
implica desde el contenido hasta los rellenos y los bordes.

11

NUMERO.
Permite aplicar un formato al contenido de la celda dependiendo como se quiere
representar:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza

Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma
exponencial.
Nmero: Aplica formato de numero cambiando si es texto y aplica 2 decimales.

Moneda: Aplica el formato de numero con smbolo de moneda que este predeterminado
en el sistema, esto es pesos si es en Mxico o un Euros si es en algn pas que lo aplique,
el smbolo estar cerca de la cantidad.

12

Contabilidad: Difiere del formato moneda solamente en la alineacin de los smbolos.

Fecha Corta: Aplica o transforma a fecha el contenido de la celda.

Fecha Larga. Aplica o transforma a fecha el contenido de la celda pero de manera

completa con el nmero de da, nombre del mes y cuatro dgitos para el ao.

Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas, aplicando un formato de

24hrs.

Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por
100 y se le asigna el smbolo %.

Fraccin: Permite aplicar formato de fracciones pero solamente se mostrara cuando

existan decimales y no enteros.

13

Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de punto flotante como reduciendo

trminos para cantidades muy grandes.

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algn nmero en la celda.

ALINEACIONES
Dentro de las celdas es posible posicionar el contenido en diferentes lugares como la
alineacin vertical u horizontal as como la orientacin

14

BORDES
Anteriormente mencionamos como aplicar los bordes desde la barra de herramientas, en
el cual solo existe borde grueso y delgado sin color, pero desde el cuadro de dialogo
existen ms posibilidades:

Primero de selecciona un estilo, despus el color y por ultimo aplicar los bordes en donde
sea necesario.

15

CONFIGURAR PAGINA
Ya listo nuestro documento con formulas y formatos ser necesario configurar la pgina
para impresin, es posible aplicar todos estos cambios desde la vista preliminar:

El botn de configurar pgina mostrara un cuadro de dialogo en el cual encontraremos

las siguientes opciones a modificar:

16

Primero la orientacin: horizontal o vertical.

El tamao de pgina, que normalmente es carta u oficio.
El ajuste de escala se divide en 2: Ajustar al, podemos crecer o disminuir la escala por
medio de un porcentaje; Ajustar a, cambia de manera proporcional la cantidad de
paginas tanto en ancho como en alto el numero, pero no crecer mas all del contenido
que no pueda llenar, todo esto es posible sin modificar el formato de la hoja de calculo
como el tamao de la fuente o el ancho de la columna.
Mrgenes.
Aqu encontraremos los cuatro mrgenes principales (superior, inferior, izquierdo y
derecho) as como mrgenes de encabezado y pie de pagina, todos se representan en
centmetros.

17

Encabezado y pie de pgina.

Son secciones dentro del documento en las cuales al agregarles ciertos datos, estos
aparecern en todas las hojas, como el nmero de pgina, el nombre del autor o el
documento.

Puede ir personalizado o predeterminado.

18

GRAFICOS
Los grficos o grficas son representaciones visuales de datos numricos, y estos pueden
ir de varios tipos para poder realizar comparaciones de manera rpida, los pasos para
realizarlos son los siguientes:
1.- Seleccionar datos numricos, pueden ir acompaados del titulo siempre y cuando no
exista una fila vaca de por medio:

2.- Ir a la cinta INSERTAR, grupo GRAFICOS y seleccionar el tipo de grafico deseado:

19

3.- Al presionar sobre el tipo de grfico automticamente se creara el grafico como si

fuera un objeto o imagen dentro de la hoja de clculo:

4.- Al seleccionar el grfico se mostrar un nuevo bloque de cintas especiales para

trabajar sobre el mismo:

5.- El siguiente paso ser completar el grafico en el botn seleccionar datos para que nos
muestre en la barra horizontal de quien estamos hablando:

6.- En el cuadro de dialogo presionar el botn editar del lado derecho, presionar el botn
de la pequea flecha roja e ir a seleccionar los nombres de quien estamos hablando en la
hoja de clculo.

20

Presionar nuevamente el botn de la flecha roja y aceptar dos veces.

21

As quedara nuestro grafico:

7.- Para darle mas detalles iremos al grupo de DISEOS DE GRAFICO y aplicaremos el
diseo que mas nos convenga:

8.- Este paso es opcional ya que permite mover el grafico como una hoja de Excel dentro
del libro:

22

Podemos aplicarles un nombre a la hoja que se mostrar en las pestaas de las hojas de
clculo:

9-. Y por ultimo aplicarles un estilo personalizado e nuestro grafico para que este se mas
llamativo:

23

ORDENAR
Cuando contamos con un conjunto bastante grande de informacin es posible organizarlo
de manera muy simples, nos colocamos en el titulo de la columna por medio de la cual
necesitamos organizar la informacin, en le cinta INICIO, grupo MODIFICAR, botn
ORDENAR Y FILTRAR, y podemos seleccionar de A a Z o de Z hacia A.

24

FILTROS
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de
campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la cinta INCIO, grupo MODIFICAR,
marcando o desmarcando el botn Filtro), los filtros se utilizan para mostrar u ocultar
determinada informacin a mostrar en la hoja de calculo o hacer conteos con criterios
especficos:

Si aplicamos nicamente un valor de la lista las dems filas que no correspondan a ese
valor se ocultaran y en la barra de estado nos contabilizara los que cumplieron con el
criterio:

25

El campo filtrado podr ser reconocido automticamente ya que muestra en la marca de

los filtros un pequeo embudo, y para realizar otro filtrado podremos borrar el actual y
volver a comenzar, nota: podemos aplicar ms de un filtro a nuestro conjunto de datos.

26

ABREVIACIONES DE TECLAS PARA LA HERRAMIENTAS MS COMUNES

CTRL + A = Abrir un documento existente
CTRL + B = Buscar
CTRL + C = Copiar
CTRL + D = Rellenar hacia la derecha
CTRL + E = Selecciona todo el texto
CTRL + G = Guardar
CTRL + I = Ir A
CTRL + J = Rellenar hacia abajo
CTRL + K = Cursiva
CTRL + L = Cuadro de dialogo reemplazar
CTRL + N = Negritas
CTRL + P = Imprimir
CTRL + Q = Crear tabla
CTRL + R = Cerrar el documento
CTRL + S = Subrayado
CTRL + T = Crear tabla
CTRL + U = Nuevo documento en blanco
CTRL + V = Pegar
CTRL + X = Cortar
CTRL + Y = Rehacer
CTRL + Z = Deshacer
CTRL + < = Disminuir fuente
CTRL + SHIFT + > = Aumentar fuente

27