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DE OFIMATICA
Microsoft Access
2007
Ingeniera Civil
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Ingeniera Civil
1 Introduccin
Concepto de Base de Datos.
Una base de datos se puede definir como un conjunto de informacin homognea que mantiene una estructura
ordenada, y que toda ella se encuentra relacionada con un mismo tema.
Un ejemplo claro de lo que es una base de datos, lo constituye la agenda de una empresa, en la cual se almacenan
una serie de datos (nombre, direccin, telfono, etc.), referentes a cada uno de sus clientes, proveedores o empleados.
Para gestionar sta informacin se necesitara crear la base de datos "Agenda". Otro ejemplo de base de datos, sera
el conjunto de datos e informaciones referidas a un video club (datos de pelculas, clientes, distribuidoras, gneros...)
con lo cual, mediante un programa especfico para estas tareas, un Gestor de Base de Datos, tendramos que crear
una base de datos "video club". Otro ejemplo mas de base de datos sera la base de datos de una academia donde se
archiva todo lo necesario para controlar los alumnos, profesores, asignaturas, precios, etc...La base de datos bien la
podramos llamar "Academia".
A menudo se confunde la idea de una base de datos con la idea de tabla. Una tabla es una estructura de filas y
columnas que alberga informacin o datos de una determinada naturaleza, como por ejemplo una tabla con los datos
(cdigo, nombre, direccin, actividad...) de los 555 clientes, por ejemplo, de una empresa; sera en ste caso la tabla
de clientes. En cada fila tendramos todos los datos de cada cliente, tendramos lo que en trminos de bases de datos
se denomina un registro: Antes se llamaba ficha. En cada columna tendramos todos los datos referidos a un elemento
de dicha tabla (todos los nombres, todas las actividades...) a esto se le llama campo, y en cada campo de cada
registro se alberga un dato.
Sin embargo, una base de datos (toda la informacin y elementos de gestin de esa informacin referida a un mismo
tema) puede contener varias tablas (clientes, proveedores, artculos, familias, descuentos) as como otros elementos
que permiten trabajar cmodamente con dichos datos de las tablas. En Access, a esos otros elementos se les
denomina consultas, formularios, informes, mdulos, macros... Por lo tanto, dentro de una base de datos, pueden
existir elementos de diferentes naturalezas.
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Office 2007: Con la nueva versin de Microsoft Office 2007, los archivos generados con el
procesador de textos Word, tienen la extensin .docx aunque la aplicacin para evitar problemas de
compatibilidad entre archivos permite guardar documentos de Word con la extensin .doc
Si se ha estudiado un programa hoja de clculo como por ejemplo Microsoft Excel, sabremos que con dicho programa,
la informacin que se gestiona (datos numricos y formulas bsicamente) se archiva en ficheros a los que el propio
programa adjudica la extensin .XLS, es decir que si creamos un libro Excel para confeccionar presupuestos, la
informacin introducida, los datos, las frmulas, las funciones quedar almacenada en un archivo como por ejemplo
"presu.xls".
Office 2007: Con la nueva versin de Microsoft Office 2007, los archivos generados con la hoja de
clculo Excel, tienen la extensin .xlsx aunque la aplicacin para evitar problemas de compatibilidad
entre archivos permite guardar archivos generados con la nueva versin de Excel con la extensin
.xls
De igual manera, hasta la aparicin de la nueva versin de Microsoft Access (Access 2007) toda la informacin referida
a un mismo mbito de la gestin de una empresa (agenda, video club, academia...) que con un programa Gestor de
Base de datos como por ejemplo Microsoft Access se introduca, se almacenaba en un archivo al que el propio
programa adjudicaba la extensin .MDB (Microsoft Data Base), quedando los archivos de base de datos almacenados
por ejemplo en el disco duro del ordenador con los nombres "agenda.mdb" o bien "video club.mdb", o bien
"academia.mdb".
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Office 2007: Con la nueva versin de Microsoft Office 2007, las bases de datos que generemos con
Access 2007, van a recibir la extensin .accdb aunque la aplicacin para evitar problemas de
compatibilidad entre archivos de bases de datos permite guardar Bases de datos con la extensin
.mdb
Pero, el cambio de extensin me va a impedir trabajar con las bases de datos que tena generadas con las
versiones anteriores de Access? Evidentemente no, puesto que la nueva aplicacin va a permitirnos sin problemas
abrir aquellos archivos de base de datos que hubiramos creado con las versiones anteriores, tal y como veremos ms
adelante.
Dentro de los archivos .accdb (para Access 2007), todos los datos de un tema concreto se almacenan en una tabla.
En el ejemplo anterior, se podran almacenar los datos referentes a los clientes en una tabla, los referentes a los
proveedores en otra, y as sucesivamente ya que hemos comentado que una base de datos puede albergar varias
tablas.
La informacin contenida en cada tabla est dispuesta en filas y columnas. A cada fila de una tabla se le denomina
Registro, y a cada columna Campo. Siguiendo con el ejemplo, cada fila o registro contiene todos los datos referentes
a cada uno de los clientes de la empresa, y cada columna o campo, cada dato concreto de cada uno de los clientes.
Por tanto, cada registro est constituido por diversos campos, (que alberga cada uno de los datos de un cliente), y cada
campo, contiene el mismo tipo de informacin en cada uno de los registros, solo que los dados albergados en cada
campo son distintos para cada cliente. Si se compara una base de datos con una agenda tpica, cada ficha de la
agenda correspondera con cada fila de la tabla, es decir con un registro. En todas las fichas de la agenda se
albergarn las mismas informaciones, correspondiendo cada una de ellas a un campo. El conjunto de fichas de la
agenda constituiran una tabla de una base de datos (ver imagen anterior).
Panel de exploracin de objetos de la base de datos ms funcional y rpido de utilizar para navegar por los
diferentes objetos que tengamos creados en la base de datos.
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Objetos de Access en fichas.- Con el fin de hacer el trabajo ms sencillo y eficaz, en la misma ventana de
trabajo de Access 2007 podremos trabajar con varios objetos abiertos simultneamente y organizados en
fichas o solapas, de manera que desplazarnos de un objeto a otro nos va a resultar ms sencillo.
Herramientas de creacin de objetos ms eficaces.- en Access 2007 se han incluido nuevas mejoras en el
diseo de tablas, formularios e informes con el fin de agilizar el procedimiento de creacin de estos objetos.
Nuevos tipos de datos en el diseo de la tabla.- Access 2007 incorpora nuevos tipos de datos como los
campos multivalor para almacenar datos complejos en un nico campo, los campos de datos adjuntos para
archivos, mejoras en los campos memo y fecha.
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Nuevo formato de archivos.- Como se ha comentado ms arriba, Access 2007 emplea un nuevo formato de
archivo que admite las diferentes mejoras en la aplicacin. Cuando se crea una nueva base de datos con
Access 2007, el programa utiliza el nuevo formato de archivo de forma predeterminada y recibe la extensin
de archivo .accdb
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Tablas: Son las encargadas de almacenar los datos. El almacenamiento de los mismos se realiza de forma organizada
gracias a la estructura de las tablas, la buena estructuracin de las tablas es imprescindible para realizar con eficacia
todas las operaciones necesarias. Las tablas son los elementos principales. Si no hay tablas, no tienen sentido el resto
de los elementos propios de una base de datos. Si no tenemos los almacenes principales de informacin, es decir las
tablas, que se puede hacer?
Office 2007: Con la nueva versin de Microsoft Office 2007, precisamente para confirmar la gran
importancia que tienen las tablas en la estructura de la base de datos, al crear un nuevo archivo
base de datos, tras definir el nombre y ubicacin del nuevo archivo, directamente nos traslada el
programa a la creacin de una tabla en la vista hoja de datos para que de manera ms rpida y
eficaz comencemos a disear cada tabla que formar parte de nuestra base de datos.
Consultas: Permiten dar respuesta a preguntas que se puedan plantear respecto a los datos almacenados en las
tablas, adems permiten realizar clculos y operaciones con los datos almacenados. De esta forma se pueden filtrar los
datos para trabajar nicamente con aquellos que se precisen en cada momento. Permiten establecer una serie de
criterios que aplicados sobre una o varias tablas devuelven ciertos datos de stas. Estos criterios, de cara a utilizarlos
en sucesivas ocasiones, se pueden guardar, en lo que se ha dado en llamar una consulta.
Formularios: Se encargan de presentar los datos procedentes de tablas o consultas con un formato personalizado y
"elegante". De esta forma se presentan los datos de forma atractiva, pudiendo al mismo tiempo realizar todas las
operaciones habituales con registros: aadir, modificar, eliminar, etc. Es mejor trabajar con los datos de las tablas
vindolos a travs de un formulario en vez de en forma de tabla de filas y columnas. Son la interfaz de los trabajos.
Informes: Crean resmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un formato personalizado,
fundamentalmente de cara a "sacarlos" por impresora (aunque no siempre). Las posibilidades para ello inmensas. De
este modo los datos pueden ser analizados e impresos con una gran calidad en cuanto a diseo, formato y distribucin.
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Macros: Son pequeos programas que permiten realizar una serie de operaciones repetitivas en una sola accin, sin
necesidad de conocimientos de programacin (no es preciso conocer un lenguaje de programacin como por ejemplo
Visual Basic u otro). Se integran en aplicaciones Access.
Mdulos: Conjunto de instrucciones y procedimientos de programacin, escritos con Visual Basic para Aplicaciones
(VBA), que permiten personalizar la base de datos. Para disear mdulos s es necesario saber programar.
Si hemos utilizado el programa recientemente, nos aparecer un acceso al mismo de manera directa al hacer clic
sobre el men de Inicio, siempre y cuando el nmero de programas ejecutados no exceda del lmite de accesos rpidos
a programas que pueden almacenarse en esa lista.
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Para mayor comodidad, lo mejor es tener el acceso directo a Microsoft Access en el Escritorio de Windows con el fin de
tenerlo "ms a mano".
De no tenerlo, es posible crear un acceso directo, siguiendo los pasos que mostramos:
1. Abrir el Explorador de Windows (ejecutarlo).
2. Abrir la carpeta Microsoft Office que se encuentra dentro de la carpeta Archivos de programa del disco C:.
3. Posicionarse en una subcarpeta de la carpeta Microsoft Office llamada Office12.
4. Localizar el archivo Msaccess.exe (que es un programa ejecutable, en este caso Access) y hacer clic sobre l
con el botn derecho del ratn para mostrar el men contextual.
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5. Del men contextual que se presenta seleccionar la opcin Enviar a - Escritorio (Crear acceso directo).
Interesante: Para ejecutar el Explorador de Windows, lo podremos hacer de forma rpida pulsando
simultneamente la tecla (con el logotipo de Windows) que se encuentra en la parte inferior del teclado
entre las teclas <Ctrl> y <Alt> y la tecla E (de Explorador). De igual modo, para minimizar "de un golpe"
todas las ventanas abiertas en una sesin de trabajo con Windows lo haremos pulsando la tecla M mientras
mantenemos pulsada la tecla . Para recuperar de nuevo la situacin de ventanas previa, pulsaremos
simultneamente las teclas y <Maysculas> y la letra M.
Una vez ejecutado o iniciado el programa, se presenta la siguiente pantalla en Access 2007:
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Desde esta pantalla de Introduccin a MS Access 2007 tendremos acceso de manera ms rpida y eficaz a aquellas
tareas ms frecuentes al iniciar una sesin de trabajo con la base de datos:
Abrir un archivo de base de datos reciente.- En este lateral de la pantalla nos aparecern los accesos
rpidos a las ltimas bases de datos con las que haya estado trabajando el usuario, pudiendo abrir de
manera rpida aquella que nos interese. Como veremos ms adelante si deseamos abrir otra base de datos
que no aparezca reflejada en el panel de bases de datos recientes, podemos hacer clic en
para
localizar el archivo de base de datos que deseamos abrir.
Crear una nueva base de datos en blanco.- Si deseamos crear una nueva base de datos en blanco
seleccionaremos la opcin "Base de datos en blanco" del panel central de la pantalla de bienvenida:
Utilizar una plantilla de base de datos.- Tenemos tambin la posibilidad de utilizar y acomodar a nuestras
necesidades algn modelo de base de datos (plantillas) de los disponibles tanto en la instalacin local del
programa (plantillas locales) como on-line, a travs de la pgina oficial de Microsoft Office. Se trata de
modelos de bases de datos con tablas tipo que pueden servirnos como modelos de partida para comenzar a
crear una base de datos.
Obtener ayuda.- Desde la parte inferior de la pantalla de inicio de Access 2007 (Microsoft Office Online)
podemos tambin empaparnos de todas las novedades de Access 2007.
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2. En el panel lateral derecho de la pantalla de introduccin a Access, al hacer clic en Base de datos en blanco,
aparecer el cuadro destinado a crear la base de datos en blanco.
3. El panel de opciones presentado permite establecer la ubicacin exacta del archivo que se va a crear y el
nombre que va a recibir, si bien Access 2007 por defecto otorga al archivo el nombre Base de datos1.accdb
y lo ubica en la carpeta Mis documentos.
4. Pulsar el botn
para acceder al cuadro de dilogo que nos permitir seleccionar una ubicacin distinta y
asignar un nombre a la nueva base de datos.
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5. Localizar la carpeta a travs de la lista desplegable Guardar en y establecer el nombre en el cuadro de texto
Nombre de archivo (no es preciso establecer la extensin ya que Access 2007 la asigna automticamente
".accdb").
6. Una vez establecidos ambos datos hacer clic en el botn Aceptar.
7. Por ltimo, una vez establecida la ubicacin y la denominacin de la nueva base de datos, hacer clic en Crear.
8. Cuando creamos una nueva base de datos, al hacer clic en "Crear", Access 2007 nos posicionar en el objeto
tablas y, en concreto, nos aparecer una primera tabla en la vista hoja de datos, para que comencemos a
disear el objeto fundamental de Access: las tablas.
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Si se quiere crear una base de datos nueva mientras se est ejecutando el programa, hay que seleccionar la opcin
Hay que tener presente en este caso que no es posible tener abiertos dos bases de datos de Access al mismo tiempo
en el mismo programa, por lo cual al crear la nueva base de datos la anterior se cerrar. Si fuese preciso tener abiertas
dos bases de datos al mismo tiempo habra que ejecutar dos veces el programa y abrir con cada uno de ellos una base
de datos (dos sesiones Access iniciadas).
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2. En este panel aparecen los nombres de las ltimas bases abiertas, si queremos abrir una de estas bases de
datos recientes basta hacer clic en su nombre.
3. En caso de querer abrir otra base de datos que no aparezca en dicho panel hacemos clic en el botn
4. Si hacemos clic en
aparecer el cuadro de dilogo Abrir, localizar la carpeta en la cual se encuentra
el archivo, a travs de la lista desplegable Buscar en, seleccionar el archivo y hacer clic en el botn Abrir.
Si se quiere abrir una base de datos mientras se est ejecutando el programa, hay que seleccionar la opcin Abrir del
Botn Office.
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Recordar que no es posible tener abiertos dos archivos de Access al mismo tiempo en el mismo programa, por lo que
al abrir otra base de datos la anterior se cerrar. Si fuese preciso tener abiertas dos bases de datos al mismo tiempo
habra que ejecutar dos veces el programa y abrir con cada uno de ellos una base de datos como ya hemos comentado
anteriormente.
Informacin: Siempre que una base de datos .accdb se encuentre abierta, en la misma carpeta de la base
de datos, se crea como archivo temporal de trabajo otro archivo con el mismo nombre que la base de datos
pero con extensin .laccdb. Este archivo es eliminado de forma automtica al ser cerrada la base de datos.
Existe mientras una base de datos est en uso.
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A diferencia de las versiones anteriores del programa, aqu no aparecern dos ventanas, una exterior del programa de
Access, y la interior con la base de datos actual. Podremos tener abiertas de manera simultnea varias bases de datos
diferentes, pero cada una de ellas han de abrirse en sesiones independientes del programa, como hemos reiterado en
varios apartados.
Para cerrar una base de datos sin cerrar el programa deberemos hacerlo mediante la opcin Cerrar Base de Datos del
botn Office.
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Describiremos a continuacin cada uno de los elementos de la pantalla de trabajo de MS Access 2007.
En primer lugar, a la izquierda nos encontramos el Botn Office que contiene las opciones referentes a la gestin de
archivos (nuevo, abrir, publicar...).
A la izquierda del nombre del documento se pueden observar una serie de iconos que constituyen la barra de
herramientas de accesos rpidos. sta es una nueva opcin en la ltima versin del programa.
En el ttulo de la ventana de Access aparece el nombre de la base de datos actual, en el caso de la imagen anterior
"Gestin de Pedidos Mi Empresa".
Tambin en esta barra nos aparecern los controles correspondientes a maximizar, minimizar y cerrar la ventana.
Con esta barra, el programa nos permite colocar a la vista y ms a mano aquellas herramientas que vamos a utilizar de
manera habitual en nuestra labor diaria.
Nosotros mismos decidiremos que iconos deseamos que aparezcan visibles, para ello hacemos clic sobre el smbolo
que aparece ms a la derecha de la barra y a travs del cual se nos despliega un nuevo men que nos permite elegir
que accesos rpidos queremos colocar en nuestra barra de herramientas. Los elegidos mediante un clic, quedan
sealados en la lista mediante un tic de confirmacin sobre fondo naranja.
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Este men tambin nos permitir aadir ms comandos de los que aparecen en la lista inicial. Mediante la opcin "Ms
comandos...", se nos da acceso a todos los que puede utilizar el programa, desde los ms habituales y de uso ms
comn, hasta los mas especficos. De esta forma se permite que cada uno de los usuarios del programa pueda
personalizar esta barra, adaptndola a sus necesidades y facilitndole de este modo el trabajo.
Desde este men tambin podemos elegir la posicin en la que deseamos que aparezca la barra de herramientas de
acceso rpido, sobre la cinta de opciones o bajo la misma. Siempre aparecer la opcin contraria a la activa en ese
momento, para permitir el cambio.
Tambin se nos permite minimizar la cinta de opciones, de esta manera lo nico que podremos ver en la ventana
inicial sern los ttulos de cada uno de los elementos de la cinta de opciones, que no se desplegarn hasta que no se lo
indiquemos haciendo clic sobre cada uno de ellos.
Al seleccionar la opcin "Ms comandos...", se nos abre de manera automtica la ventana correspondiente a
"Opciones de Access", pero preseleccionando la casilla correspondiente a "Personalizar".
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El men personalizar da paso a una ventana en la que se observan dos columnas, en la de la derecha se colocarn los
comandos disponibles en la aplicacin, clasificados por diversos criterios. Para cada una de clasificaciones disponibles
aparecer un listado de los comandos correspondientes.
Para elegir que comandos queremos que aparezcan en nuestra barra de accesos rpidos, slo debemos seleccionar el
comando deseado en la lista de la izquierda y presionar sobre el botn "Agregar" que aparece entre ambas columnas.
De esta manera vamos completando la columna de la derecha con aquellos accesos directos que deseamos que
aparezcan en nuestra barra.
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Sobre la lista de las opciones elegidas para personalizar nuestra barra de herramientas de acceso rpido, nos
encontramos con un men desplegable que nos permite determinar si deseamos que los comandos seleccionados
aparezcan en todos los documentos de Access de manera predeterminada, o solamente en la base de datos actual.
Del mismo modo tambin tenemos la opcin de quitar aquellos comandos ya seleccionados e incluidos en el listado de
la izquierda. Para ello lo nico que debemos hacer es tener dicho comando seleccionado y pulsar el botn "Quitar"
que aparece entre ambas columnas.
Otra de las opciones que permite esta ventana es la de "Restablecer" los valores predeterminados, de manera que los
nicos accesos que aparecen en la barra son guardar, deshacer y rehacer:
Botn de Office.
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Este botn situado en la barra de ttulo de la ventana de la aplicacin, nos da acceso a un men mediante el cual
podemos realizar, entre otras, las siguientes operaciones:
1. Nuevo: Al hacer clic sobre la opcin "Nuevo", aparecer la pantalla de introduccin a Access 2007, en la que
tenemos varias opciones a elegir ya comentadas en apartados anteriores de esta unidad didctica:
Nueva base de datos en blanco.- Nos permite crear una base de datos en blanco.
Crear una nueva base de datos partiendo de una Plantilla.- Desde el lateral izquierdo (Categoras de
Plantillas) Access 2007 nos permitir crear una nueva base de datos basada en una plantilla de las
disponibles con la instalacin del programa. Las plantillas son Bases de datos modelo con unas
determinadas tablas diseadas para poder acomodarlas a nuestros intereses sin tener que crear una base de
datos desde cero. Haciendo clic en la categora "Plantillas Locales", se nos mostrarn en la parte central de
la pantalla varias bases de datos modelo relacionadas con diferentes temticas para que seleccionemos
aquella que ms se pueda acomodar a la base de datos que queremos crear.
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Informacin: Las Plantillas Locales son aquellas que se instalan en nuestro ordenador cuando instalamos
la aplicacin de Microsoft Office 2007. Las tendremos siempre disponibles con la instalacin del programa.
Sin embargo, tambin a travs de la opcin Microsoft Office Online podemos acceder a mltiples plantillas
disponibles en la web oficial de Microsoft Office y descargrnoslas en nuestro ordenador, siempre que
hayamos adquirido la aplicacin de forma legal.
Utilidad: La utilizacin de plantillas para desarrollar bases de datos puede resultar muy interesante en
determinados casos ya que supone un ahorro de tiempo considerable en el diseo de la estructura de las
tablas. Por ejemplo, si queremos gestionar el alumnado que acude a nuestro centro de formacin a travs
de una base de datos, la plantilla "Alumnos" puede resultarnos ser de gran ayuda en el proceso de creacin
de la base de datos y las tablas necesarias. As no tendremos que partir de cero en el diseo.
2. Abrir.- Abre una base de datos ya existente.
3. Guardar y Guardar como.- A travs de estas opciones podremos guardar la base de datos sobre la que
hemos estado trabajando.
4. Cerrar base de datos.- Se cierra la base de datos actual pero sin salir de la ejecucin del programa.
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Adems de estos mens, en la ventana que se abre en el botn de office, aparece en su columna de la izquierda un
listado de las ltimas bases de datos abiertas desde esta aplicacin. De esta forma podemos disponer de un
acceso rpido a esas bases de datos haciendo clic directamente sobre el nombre de las mismas.
Este botn de office tambin nos permite acceder a las opciones de Access 2007 (que analizaremos posteriormente),
y cerrar el programa, mediante los botones que aparecen en la esquina inferior izquierda de la ventana.
Cinta de opciones
La cinta de opciones es una de las novedades de esta nueva versin del programa, sustituyendo a los antiguos mens
del programa, mediante estas opciones se llevan a cabo la mayor parte de las operaciones llevadas a cabo en Access.
En esta cinta aparecen una serie de opciones a modo de pestaas (o de fichas), de manera original aparecer el
nombre de todas ellas, y slo una abierta o desplegada con todos los comandos a los que da lugar.
Tambin existe la posibilidad de minimizar la cinta de opciones, de esta forma slo aparecern los nombres de cada
una de las pestaas, y para ver su contenido ser necesario hacer clic sobre su nombre.
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Para minimizar la cinta de opciones podemos seguir uno de estos dos procedimientos:
1. Mediante la opcin que aparece en el men desplegable de la barra de accesos rpidos.
2. Colocndonos sobre cualquier lugar de la cinta de opciones y pulsando el botn derecho del ratn nos
aparecer un men, en el podemos marcar o desmarcar la opcin correspondiente a minimizar la cinta de
opciones, que aparecer marcada o no, en funcin de su estado actual.
3. Haciendo doble clic sobre la ficha activa desaparece la cinta de opciones permaneciendo exclusivamente el
nombre de cada una de las fichas. Para que vuelva a aparecer la cinta de opciones solo tendremos que
volver a hacer clic sobre la ficha activa.
Dentro de la cinta de opciones podemos distinguir distintos componentes:
A. Fichas.
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Existen cuatro fichas clasificadas por sus diferentes contenidos: Inicio, Crear, Datos Externos y Herramientas de
Base de datos.
Aparecern nuevas fichas adicionales a las antes enumeradas en el momento en el que estas fichas sean necesarias
para nuestro trabajo. Por ejemplo, aparecer una ficha correspondiente a tablas cuando estemos trabajando con ellas,
donde se recogern todos los comandos que necesitemos en el diseo de la tabla, y desaparecer cuando ya no
estemos trabajando con ellas, mantenindose siempre las cuatro fichas fijas que hemos comentado.
B. Grupos.
Dentro de cada una de las fichas existen una serie de elementos con determinadas caractersticas homogneas que
aparecen, por ello, agrupados en grupos y enmarcados dentro de rectngulos.
Por ejemplo, en la ficha Crear tenemos todos los comandos necesarios para crear los diferentes objetos de la base de
datos. Estos comando se encuentran agrupados en funcin del objeto que queremos crear: Tablas, Formularios,
Informes, Otros (Macros...)
C. Comandos.
Cada una de las diferentes opciones de actuacin dentro del programa.
La sintaxis de los diferentes Grupos de la cinta de opciones de Access 2007 es la siguiente:
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1. Iniciador de cuadros de dilogo: As se denomina la pequea flecha que aparece en la esquina inferior
derecha de algunos de los grupos que aparecen en la cinta de opciones, y que me va a permitir tener acceso
a aquellas opciones que aparecan visibles en la versin anterior de Access y ahora aparecen ocultas.
2. Opcin de men con una punta de flecha rellena hacia abajo: Al hacer un clic sobre esta opcin se
desplegar otro men de Access.
3. Opcin de men con una punta de flecha rellena hacia la derecha. Estas opciones aparecen dentro de una
de las anteriores, y al hacer un clic sobre esta opcin se desplegar otro men de Access . (Existen
submens)
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4. Opciones de botn: En este caso las opciones que estn disponibles en cada momento se iluminarn con un
color anaranjado en el fondo, al pasar el puntero del ratn sobre ellas, para elegirlas solo tenemos que hacer
clic sobre ellas con el botn izquierdo del ratn.
5. Opciones con una ventana (casilla de verificacin) izquierda sensible: En este caso el usuario puede
hacer un clic en la casilla a la izquierda de la opcin y activarla, una opcin activada tiene un smbolo de
verificado.
6. Mens contextuales: Los mens contextuales o rpidos aparecen al pulsar el botn derecho del ratn,
dependiendo de la posicin del puntero del ratn el men contendr unas opciones u otras. Se podra decir
que el men contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos
encontramos.
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Una vez que conocemos las teclas que corresponde a cada una de estas opciones, para acceder a cada una de ellas
por el teclado debemos pulsar la tecla ALT junto con la tecla que nos indica en este momento la ventana.
En el caso de los mens desplegables que aparece en algunas de estas opciones, bastar pulsar la tecla ALT junto
con la tecla que aparece subrayada en cada uno de los casos.
Otro mtodo para acceder a las diferentes opciones del programa es pulsando la tecla de funcin F10 (del teclado del
ordenador) y desplazarse por ellos mediante la flechas de movimiento (tambin del teclado del ordenador), para
acceder a una de las opciones pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opcin.
La aplicacin nos permite incluir los comandos que necesitemos de la cinta de opciones en la barra de accesos
rpidos, de una manera muy cmoda, colocndonos sobre los iconos de dichos comandos y haciendo clic con el botn
derecho del ratn, de esta manera obtendremos un men contextual en el cual podremos elegir la opcin de agregar a
la barra de herramientas de acceso rpido.
Adems cada vez que coloquemos el puntero del ratn sobre cualquiera de los elementos de la ventana, aparecer a
los pocos segundos una ventanita explicativa de las funciones del elemento sobre el que nos encontramos.
Barra de Estado.
En la zona inferior de la ventana de Access aparece la barra de estado.
Esta barra nos ofrecer en todo momento informacin importante acerca del estado en el que se encuentra la
aplicacin, o informacin sobre un comando que estemos utilizando en un momento dado.
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A travs del Panel de Exploracin podremos visualizar y acceder a los objetos que hayamos creado en la base de
datos actual en la que estemos trabajando.
Para ver cada una de las categoras de objetos de la base de datos, seguiremos los siguientes pasos:
1. Hacer clic en el botn
2. Del men de opciones que se despliega, seleccionaremos aquella categora de objetos que deseamos
visualizar (Tablas, consultas, formularios e informes)
3. Al hacer clic en alguna de las categoras o grupos de objetos de Access, aparecer en el panel de
exploracin el contenido de dicho grupo, mostrndose los objetos de esa clase que se hayan creado en la
Base de datos actual.
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En este ejemplo, tenemos una base de datos donde se han creado 5 tablas, tal y como podemos apreciar en el panel
de exploracin al seleccionar el grupo "Tablas".
Si deseamos ver de una sola vez en el panel de exploracin, todos los grupos de objetos que se hayan creado en una
base de datos:
1. Hacer clic en el botn que aparece en el "ttulo" del panel de exploracin.
2. Seleccionar la opcin "Todos los objetos de Access".
3. Aparecern organizados en los diferentes grupos de Access, todos los objetos que de cada grupo se hayan
creado en la base de datos con la que estamos trabajando.
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4. Podremos ocultar o mostrar cada grupo o categora de objetos haciendo clic en el botn
encabezado de cada grupo de objetos.
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que acompaa al
En este ejemplo, hemos ocultado el contenido de los tres grupos de objetos de la base de datos con la que se est
trabajando; para volver a mostrar cada grupo slo tendremos que hacer clic en el botn sealado en la imagen.
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En el ejemplo de arriba, hemos agrupado los objetos por Fecha de modificacin. Se agrupan los objetos segn la fecha
de la ltima modificacin llevada a cabo sobre los mismos.
Informacin: Esta forma de agrupar objetos recuerda mucho a la forma de organizar los correos
electrnicos de muchos programas clientes de correo electrnico como, por ejemplo, Microsoft Outlook,
donde existe la posibilidad de mostrar los correos electrnicos enviados y recibidos por la fecha de envo o
recepcin. Tambin, esta forma de agrupacin de objetos equivale a ordenar por fecha de modificacin los
archivos y carpetas que tenemos en nuestro ordenador utilizando el Explorador de Windows.
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Como veremos ms adelante, las tablas son el elemento fundamental de una base de datos, la unidad de informacin
en Access. Todos los dems objetos que creemos en la base de datos (consultas, formularios e informes) van a
basarse en los datos contenidos en las tablas. Tomarn los datos de los almacenados en las tablas.
Pues bien, esta forma de agrupacin o visualizacin de "Tablas y vistas relacionadas" mostrar en el panel de
exploracin de objetos de Access, las tablas que hayamos creado y el resto de objetos que est relacionado con cada
tabla (por ejemplo, las consultas que hayamos diseado para cada tabla, los formularios basados en cada una de las
tablas...)
Para establecer esta vista:
1. Hacer clic en el botn que aparece en el "ttulo" del panel de exploracin.
2. Seleccionar la opcin "Tablas y vistas relacionadas".
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Se muestra cada tabla y, justo debajo de la misma, los objetos diseados relacionados con cada tabla, o en los que
intervienen los campos de la tabla correspondiente.
Vistas personalizadas.
Por ltimo, la versatilidad del nuevo panel de exploracin de objetos de Access va ms all permitindonos crear
grupos personalizados que aglutinen los diferentes objetos contenidos en una base de datos. Para ello seguiremos el
siguiente procedimiento:
1. Hacer clic en el botn que aparece en el "ttulo" del panel de exploracin.
2. Seleccionar la opcin "Personalizado".
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3. El aspecto que muestra la ventana de Exploracin de objetos ser similar al que muestra la siguiente imagen:
Un primer grupo personalizado ("Grupo personalizado 1") y los objetos de la base de datos disponibles para irlos
colocando en ese grupo personalizado y otros posibles que creemos ("Objetos no asignados").
Para crear un nuevo grupo:
Seleccionar cualquiera de los objetos no asignados de nuestra base de datos y hacer clic con el botn derecho.
Del men contextual que se despliega seleccionar la opcin "Agregar al Grupo" - "Nuevo Grupo".
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Aparecer un segundo grupo personalizado. Escribiremos el nombre que deseamos darle y pulsamos Intro.
Nota: El objeto sobre el que hayamos hecho clic con el botn derecho quedar asignado al nuevo grupo
creado. Aunque es posible cambiar la asignacin a otra categora o grupo en todo momento, como veremos
ms adelante.
Para cambiar el nombre a un grupo:
Hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre el nombre genrico del grupo personalizado.
Seleccionamos del men contextual la opcin Cambiar nombre.
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En la base de datos del ejemplo con el que estamos trabajando, una forma de personalizar la visualizacin del panel
de exploracin sera la siguiente:
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Hemos creado cuatro grupos personalizados, y cada objeto creado en la base de datos lo hemos asignado o agregado
a uno de esos grupos determinados.
Office 2007: Respecto al panel de exploracin de objetos es posible ocultarlo de manera provisional.
Para ello, basta con hacer clic en el botn
que aparece en la parte superior del panel. De esa
forma se ocultar el panel de exploracin momentneamente. Para volver a activarlo, hacer clic en la
barra lateral izquierda que aparece con el nombre de "Panel de Exploracin". Volver a estar activo
dicho panel.
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Office 2007: Con el fin de simplificar las tareas y hacerlas ms accesibles a los usuarios, Access
2007 agrupa todas las tareas relativas a la creacin de objetos en la base de datos, en una Ficha
propia en la Cinta de Opciones: la Ficha Crear. A travs, de esta Ficha vas a encontrar todos los
comandos necesarios para la creacin de los diferentes objetos de una base de datos: tablas,
formularios, informes, consultas y macros. Todas las opciones estn enmarcadas en diferentes
grupos que toman, precisamente, el nombre de cada objeto posible en Access.
Para modificar las caractersticas de un objeto, se selecciona el mismo en el Panel de Exploracin de Objetos de
Access y a continuacin hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre el objeto en cuestin y seleccionamos la
opcin Vista diseo. De esta forma tan sencilla accederemos al diseo del objeto seleccionado para modificarlo.
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Para visualizar los datos de una tabla, consulta, formulario o informe, hacemos doble clic sobre el objeto en cuestin.
Tambin podemos hacer clic con el botn derecho sobre el elemento que deseamos abrir y seleccionamos la opcin
"Abrir" del men contextual.
Cuando se "Abre" un objeto, se visualiza el mismo en su modo de visualizacin habitual (segn se apreciar en
posteriores captulos).
Se pueden conmutar en cualquier momento la visualizacin que se precise, la Visualizacin Normal del objeto o la
Vista Diseo. Se puede acceder a ambas opciones a travs del botn Ver en el grupo Vistas de la ficha Inicio, cuando
el objeto est abierto:
Cuando se trabaja con varios objetos a la vez, cada uno de ellos se presentar en una ventana de documento y se
podrn gestionar del mismo modo que cualquier ventana de Windows (mover, minimizar, cambiar el tamao, etc.). La
opcin "Cambiar ventanas" del grupo ventana de la ficha de Inicio contiene en todo momento informacin de los
objetos abiertos actualmente en la base de datos.
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En la imagen anterior tenemos tres tablas abiertas y nos encontramos situados en la tabla denominada "CURSOS".
Para acceder a otra tabla abierta slo tendremos que hacer clic en su solapa correspondiente.
Si deseamos cerrar uno de los elementos abiertos haremos clic en la "X" que aparece en la barra de navegacin de los
objetos abiertos.
Office 2007 - Importante: Esta novedosa forma de navegar y visualizar los diferentes objetos
abiertos de una base de datos, es importante recalcar que slo est disponible en las bases de
datos creadas con el nuevo formato de Access 2007, es decir, las bases de datos que lleven la
extensin .accdb y cuyo contenido haya sido creado con el nuevo formato de base de datos. Si
tenemos una base de datos creada con las versiones anteriores de Access y trabajamos con ella en
Access 2007, esas nuevas funcionalidades no estarn operativas.
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Para cerrar una base de datos basta con cerrar la Ventana de la base de datos, haciendo clic sobre el botn Cerrar,
situado en su barra de ttulos o seleccionando a la opcin "Cerrar base de datos" del botn Office.
Todas las operaciones que se van realizando en la base de datos se van almacenando en el archivo en el cual se ubic
la misma (la base de datos) al ser creada (recordar lo visto en el apartado Crear una base de datos). Por tanto, al
cerrar una base de datos se almacenan todos los objetos contenidos en la misma (tablas, consultas, formularios, etc.)
en dicho archivo, sin necesidad de acceder a la opcin Guardar.
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Si en ese momento hay una base de datos abierta, los objetos contenidos en la misma sern almacenados en el
archivo correspondiente como se ha explicado en el apartado anterior.
2. Mientras mantenemos pulsada la tecla CTRL seleccionamos los dos campos que formarn la clave principal
(Idproducto e Idpedido) pulsando en los selectores de fila de la izquierda..
3. En la ficha de Diseo dentro de las Herramientas de Tabla, pulsamos sobre el botn Clave Principal para
establecer la clave quedando marcada la clave en ambos campos.
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Recordamos que una clave principal poda estar formada por un solo campo de la tabla, o por una
combinacin de varios. No obstante se recomienda la creacin de campos clave artificiales, siendo
recomendables los de tipo autonumrico.
ndices mltiples.
Aunque nos salimos del tema central de este captulo, vamos a ver a continuacin como podemos crear ndices
mltiples.
Un ndice simple es una tabla oculta que genera Access en la cual establece el valor del campo que esta siendo
indexado y la posicin que ocupa en la tabla. De esta forma cuando ordenamos por un campo indexado, se ejecuta
esta operacin de forma muy rpida ya que esa tarea se haba realizado con anterioridad. Adems si establecemos
que el ndice es (sin duplicados), Access evitar que introduzcamos valores repetidos en ese campo. En la tabla de
clientes, si aadiramos el campo CIF, dicho campo podramos indexarlo sin duplicados, y de esta forma no podramos
duplicar a un cliente cuyo CIF ya existe en nuestra tabla de clientes.
Un ndice mltiple esta formado por varios campos, y puede ser definido con duplicados o sin ellos. La nica
diferencia es que el orden se establece por la combinacin de varios campos, en lugar de uno solo. En la tabla de
vendedores, para evitar introducir duplicados, podramos crear un ndice mltiple sin duplicados formado por
(apellidos, nombre, teldomicilio). Una vez creado el ndice, Access evitar que metamos a un vendedor cuya
combinacin de esos tres campos coincida con los de un dato ya existente. Lo vemos por pasos:
1. Abrimos la tabla Empleados en la vista Diseo.
2. Accedemos al botn ndices, dentro de la ficha diseo en las Herramientas de Tabla.
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4. En una nueva lnea escribimos el nombre del ndice Ej:"triple", y a continuacin seleccionamos los campos que
formarn ese ndice.
5. Pulsamos de nuevo sobre el nombre del ndice y cambiamos a la parte inferior del cuadro donde establecemos
las caractersticas del ndice.
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6. Seleccionaremos que no va a ser la clave principal en la primera opcin. Seleccionamos que S debe ser un
ndice nico (sin duplicados), e indicamos que s puede haber valores nulos en el ndice en previsin de
que falte algn dato en alguno de estos campos.
7. Guardamos los cambios en el diseo de la tabla, y para probarlo podemos intentar aadir un nuevo cliente con
el mismo nombre apellidos y telfono que otro que exista.
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5. Situamos el cursor en el cuadro Origen de la fila y hacemos clic sobre el botn Generar
que se muestra a
la derecha del mismo. Entonces se abre el generador de consultas donde crearemos una consulta que
seleccione de la tabla de Clientes el Idcliente y el Nombrecompaia.
6. Si se quieren ver ordenados los datos en el cuadro combinado, ordenamos por Nombrecompaia. El aspecto
final de la consulta es el que muestra la siguiente imagen:
7. Cerramos la consulta. En el cuadro de dilogo que se presenta hacer clic en el botn S, y volvemos al diseo
de la tabla.
8. En la columna dependiente establecemos 1, es decir ser la primera columna de la consulta (Idcliente) la que
se almacene en la tabla al seleccionar una opcin de este cuadro. (Si por el contrario escribisemos 2, sera
el nombre de la compaa el que se almacenase dentro de este campo).
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9. En nmero de columnas, indicamos que son 2 las columnas que deseamos mostrar en el cuadro combinado.
10. En Ancho de columnas establecemos la anchura en cm. para cada una de las columnas que se muestran
en el cuadro combinado. Por ejemplo 2cm para el Idcliente y 4cm para el nombre de la compaa.
11. En la opcin Filas en lista indicamos la altura (en numero de filas) que queremos se presenten al desplegar
el cuadro combinado.
12. El Ancho de la lista se establecer a la suma de las anchuras de cada columna 2+4=6cm.
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13. Finalmente en la opcin Limitar a la lista, seleccionamos la opcin Si, de este modo no podremos escribir el
cdigo de un cliente que previamente no ha sido introducido en la tabla de clientes. El aspecto final de este
cuadro ser el de la siguiente figura:
Probamos el resultado, y observamos que el cuadro slo me permite elegir uno de entre todos los clientes que ya tengo
introducidos en la tabla de clientes. Aunque para realizar la bsqueda por iniciales debo escribir los cdigos. Es muy
importante conocer que aunque el cuadro combinado me muestra dos cosas el dato que se almacena en el campo es
nicamente el IDcliente.
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Podemos ir un poco mas lejos y olvidarnos completamente de los cdigos realizando en el cuadro combinado los
siguientes cambios:
1. En Ancho de columnas establecemos la anchura en cm. para cada una de las columnas que se muestran en
el cuadro combinado. Ahora pondremos 0cm para el Idcliente y 4cm para el nombre de la compaa. De este
modo el Idcliente estar, pero ser invisible.
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Datos
carcter
personal.
Datos
Bancarios.
de
CODIGO NOMBRE APELLIDOS NIF FECHANACIM (fecha nacimiento) DIR POB CPOS (cdigo postal) PROV TELEF MOVIL (telfono mvil)
ECIVIL (estado civil) HIJOS (nmero de hijos) - en cuanto a datos
personales.
Adems existirn tambin los concernientes a sus datos bancarios. Por lo
menos los siguientes: NROCUENTA ENTIDAD SUCURSAL DIRBANCO
(direccin del banco) POBBANCO CPOSBANCO NOMDIRECTOR
(nombre del director) TEFELBANCO -
Y adems los que lo definen como trabajador de sta empresa. Al menos los
Datos Relacin siguientes: PUESTO SUELDO NIVELRESPONSABILI (nivel de
Laboral.
responsabilidad en la empresa) FECHAALTA (fecha de alta en la empresa)
PLUSCONVENIO (si el trabajador tiene plus convenio o no lo tiene)-
Esto significa, que por cada trabajador, por cada registro de la gran tabla EMPLEADOS, deberamos tener toda su
informacin alojada en todos estos campos, por lo que por cada registro de la tabla (por cada empleado, y recordemos
que en nuestro ejemplo son 500), se necesitaran tantos bytes (caracteres de ocupacin en disco) como sumatorio de
bytes tuvieran todos los campos de cada registro.
Cada campo, dependiendo de su tipo y/o longitud, tiene en Access -como sabemos- un tamao expresado en bytes.
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Por lo tanto, por cada empleado de nuestra plantilla (500 empleados) se ocuparn 407 bytes en disco. O sea 407
(bytes por empleado) por 500 (empleados) = 203.500 bytes, unos 199 kbytes (203.500 / 1.024) ocupara nuestra tabla
de empleados (a grandes rasgos).
Pero vamos a reflexionar un poco mas. Si de los 500 trabajadores tenemos 300 peones, todos ellos tendrn la misma
categora, sueldo, nivel de responsabilidad y plus convenio, luego los datos de Pen, 1.000 euros, baja, y plus
convenio=no (respectivamente) sern valores que se repiten 300 (en este caso) veces en nuestra tabla de empleados.
Por otro lado, todos los empleados que tengan su cuenta bancaria en la misma entidad y sucursal tendran los mismos
datos para los campos ENTIDAD SUCURSAL DIRBANCO POBBANCO CPOSBANCO NOMDIRECTOR
TEFELBANCO con lo cual se tendra esa informacin dupli, tripli, cuadruplicada dentro de nuestra "gran" tabla. Se
estara mal utilizando el espacio del disco conteniendo informaciones repetidas que, adems de tener que teclear
muchas veces, multiplica la probabilidad de cometer errores por parte del usuario. El sistema ptimo va a ser mantener
no una tabla grande con toda esa informacin, sino varias tablas relacionadas.
Para resolver el problema de en cuntas tablas mantener la informacin, que datos en cada tabla, etc., aunque existan
tcnicas cientficas y sofisticadas para resolverlo, hagamos las siguientes reflexiones:
La informacin de qu campos es la que, ms o menos masivamente se va a repetir a lo largo de nuestra tabla
de empleados (en ste ejemplo). Basta con imaginarse las fichas de 20 trabajadores, pensando en todas las
situaciones que se puedan dar (que varios tengan las mismas condiciones de sueldo, puesto, etc., por parte de la
empresa. De que varios compartan la misma entidad bancaria, por lo tanto los mismos datos bancarios a excepcin de
numero de cuenta que evidentemente cada empleado tiene la suya
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Coloquemos en una tabla de dos columnas, de todos los campos necesarios, los que no van a repetir sus
contenidos masivamente (puede darse que existan cuatro empleados llamados Mara pero esto se considera
casualidad, no repeticin masiva ya que pudiera no haber cuatro Mara), y los que s van a repetir sus valores de
forma considerable y reiterada.
Todos los empleados que operen con el mismo banco y sucursal, tendrn los mismos valores para los campos
ENTIDAD SUCURSAL DIRBANCO POBBANCO CPOSBANCO NOMDIRECTOR TELEFBANCO -
Si stos datos de las entidades bancarias, los introducimos en una tabla aparte, de bancos, tendremos por cada
sucursal bancaria, un registro con sus datos una sola vez en la tabla BANCOS. De modo contrario, en el caso de tener
diez empleados con su cuenta bancaria en la misma sucursal, deberamos tener los datos bancarios en el propio
registro de datos de cada empleado en la tabla empleados, por lo que la informacin de banco estara repetida, en este
caso, diez veces innecesariamente.
Tambin, y de igual manera, todos los empleados que operen con el mismo puesto de trabajo dentro de la empresa,
tendrn los mismos valores para los campos PUESTO SUELDO NIVELRESPONSABILI PLUSCONVENIO.
En caso de tener 20 administrativos, esos datos se ubicaran para cada empleado en la tabla empleados, con lo que
tendramos 20 veces repetida en la tabla empleados esa informacin. Sin embargo, si creamos una tabla separada
llamada CATEGORAS, cada categora profesional, con todos los datos que la definen estara en dicha tabla una sola
vez sin repeticiones.
De esta primera consideracin, deduciremos la necesidad de tener la informacin, en tres grandes bloques, en tres
tablas (segn ste ejemplo).
Una contendr los datos de los EMPLEADOS, otra los datos de los BANCOS, y otra los datos de las CATEGORAS
profesionales de sta empresa. As, en la tabla de bancos por cada entidad y sucursal, tendremos un solo registro con
todos los datos que definen a dicha sucursal, exactamente igual para las categoras. Pero cmo saber cuales son los
datos bancarios que corresponden a un determinado trabajador? cmo saber el sueldo, categora, etc. de un
determinado trabajador si dichos datos ya no se van a encontrar en la tabla empleados? Cmo poder asignar a cada
empleado su banco y su categora profesional con todas sus informaciones?
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Para organizar correctamente los elementos de una lista (artculos, empleados, socios, pelculas, pedidos) se recurre
con frecuencia a una tcnica que consiste en asignar a cada elemento un cdigo, que no es ni ms ni menos que un
nmero (generalmente) que identifica inequvocamente a cada elemento de ese conjunto frente al resto. Tambin y
desde el inicio, a cada empleado ya le habamos asignado un cdigo de empleado nico para cada trabajador dentro
de la empresa de nuestro ejemplo.
Si de la anterior diseccin o separacin de datos respecto al gran bloque o, tabla inicial, llegamos a la conclusin de
que si asignamos a cada entidad un cdigo numrico (a cada una uno distinto) y a cada categora profesional uno
distinto, solo nos quedara incluir entre los datos de dada empleado el cdigo de banco que le corresponde as como el
cdigo de categora que tiene.
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Cada empleado tendr ahora en su registro, el cdigo que le corresponde dentro de la tabla de bancos, decir que si
tiene su cuenta bancaria y por lo tanto su nmina domiciliada en la oficina urbana nmero 100 del Banco Santander y
en la tabla de entidades esa oficina tiene asignado el cdigo 12, en el registro del empleado Pedro Gonzlez en campo
codigoenti tendr el valor 12. Mediante ese cdigo de entidad 12, se busca en la tabla de entidades la que tiene
nmero 12 y en ese registro se encontrarn todos los datos que definen a esa sucursal bancaria.
De la misma manera en el campo codigocat de Pedro Gonzlez se almacenar el cdigo de categora que le
corresponde segn la tabla categoras, en donde se definen todas las informaciones relativas a la categora de este
empleado por parte de la empresa.
En la tabla de empleados, pueden existir por lo tanto 100 peones con el mismo codigocat = 7 que es Pen segn la
tabla de categoras. Esta relacin indica que varios empleados se relacionan con un solo registro en la tabla de
categoras. Se trata como comentaremos ms adelante, de una relacin uno a varios.
As pues: El cdigo de entidad de la tabla de empleados deber coincidir (estar relacionado) con un cdigo de entidad
de la tabla de entidades y el cdigo de categora de la tabla de empleados deber coincidir (estar relacionado) con el
cdigo de categora de la tabla de categoras.
Trabajar con varias tablas ms reducidas de tamao, es ms eficiente que trabajar con tablas grandes y pesadas de
mover. En cuanto al ahorro de espacio en disco, analicemos los nmeros que salen:
Tabla de EMPLEADOS:
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Como vemos, en la tabla empleados, hemos introducido el campo que va a permitir relacionar dicha tabla con la tabla
de entidades bancarias. Como en la tabla de empleados, podemos encontrar varios que enlacen con el registro de la
misma entidad en la tabla de empleados, ser un campo numrico entero largo, indexado s pero con duplicados,
ya que como comentamos se puede duplicar el cdigo de entidad en la tabla de empleados. Sin embargo en la tabla
relacionada de Entidades, el campo codenti ser autonumrico, entero largo, indexado si sin duplicados, ya que en la
tabla entidades no podemos tener ms de una con el mismo cdigo.
El mismo razonamiento sirve para el campo codigocat y codcatego. En la tabla de empleados ser indexado si con
duplicados y en la tabla categoras el campo ser indexado si sin duplicados ya que en la tabla y en la empresa no
existen dos categoras iguales y codificadas con el mismo numero (cdigo de categora).
Tabla de ENTIDADES:
Tabla de CATEGORAS:
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Tenemos por lo tanto, 3 tablas en vez de una. Mediante los campos relacionados, desde el registro de un empleado,
tendremos acceso a los datos de su banco y a los datos de su puesto de trabajo con todas las informaciones
pertinentes.
Si tenemos por lo tanto 500 empleados como se plante al principio en este ejemplo, de tener solo una tabla, el tamao
ocupado sera de 407 bytes X 500 registros = 203.500 bytes o lo que es lo mismo 198,7 kbytes.
Si esos 500 empleados trabajan con 20 entidades bancarias distintas y en la empresa existen 10 categoras
profesionales diferentes (por ejemplo), el tamao de los datos en nuestra base de datos sera como sigue:
Tabla de empleados: 500 X 244 = 122.000 bytes.
Tabla de entidades: 20 X 143 = 2.860 bytes.
Tabla de categoras: 10 X 36 = 360 bytes.
Luego el total de nuestra informacin ocupa: 122.000 + 2.860 + 360 = 125.220 bytes.
La comparativa es de 125.220 bytes (en tres tablas relacionadas) frente a 203.500 bytes (con la informacin en una
sola tabla).Tenemos un ahorro, por lo tanto de 78.280 bytes, lo cual supone un ahorro en disco de 76,4 kbytes.
Alrededor de un 40% de ahorro.
Podemos, por tanto, establecer las siguientes grandes ventajas, aparte de la detallada anteriormente:
Un aspecto no cuantificable numricamente de forma tan sencilla es el de la velocidad que se optimiza
manejando tres tablas ligeras frente a una sola tabla pesada.
Las veces que el usuario se ahorra por no tener que teclear repetidamente mucha informacin idntica.
La disminucin, en consecuencia, del nmero de errores de tecleo.
De variar el sueldo de una categora, por ejemplo, bastara con modificar el campo sueldo en el registro de esa
categora en la tabla de categoras, y no en los 100 trabajadores que existen en plantilla con esa categora.
Por tener las tablas relacionadas (esto no se ha visto an) se pueden activar unos mecanismos de seguridad
que por ejemplo, impidan eliminar una categora profesional de la tabla categoras mientras existan
trabajadores de esa categora en la tabla empleados. A esto se le llama integridad referencial.
Por lo tanto, y en Access, la relacin entre las tres tablas quedar como sigue (a continuacin se ver como establecer
dichas relaciones en Access):
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Importante: Como ya se ha anticipado, todo el curso se desarrolla a travs de la base de datos que ahora se va a crear
desde el principio. La base de datos se llamar Gestin de pedidos.accdb. En la segunda parte de este captulo
veremos cmo crear las tablas de nuestra aplicacin de pedidos as como aprender a establecer las relaciones que
existen entre ellas.
Relacionar tablas.
Tipos de relaciones.
De lo comentado, se deduce que la relacin entre dos tablas es nica y se establece siempre a travs de un campo
comn a ambas. No es necesario que el campo tenga el mismo nombre pero si es aconsejable acostumbrarse a
nombrar los campos comunes del mismo modo, para evitar posibles equivocaciones a la hora de crear las relaciones.
Cuando se establece una relacin entre tablas, una de ellas actuar como tabla principal y la otra como tabla
relacionada.
Si entre dos tablas existe una relacin y se crea otra, sta sustituir a la anterior, ya que no puede existir ms de una
relacin entre dos tablas. Sin embargo, una tabla s puede tener relaciones con ms de una tabla, siempre y cuando
sea con tablas distintas.
Access permite establecer tres tipos diferentes de relaciones entre dos tablas, y cada una de ellas tiene unas
caractersticas que condicionarn el comportamiento final de la base de datos. Por ello, debe seleccionarse
correctamente el tipo de relacin entre las tablas para obtener el resultado esperado.
Los tres tipos de relaciones que existen son:
Relacin uno a uno: Relaciona un nico registro de la tabla principal con uno slo de la tabla relacionada. Este
tipo de relacin produce el mismo resultado que si se unieran los campos de ambas tablas en una sola tabla.
Relacin uno a varios: Es el tipo de relacin mas frecuente. Un nico registro de la tabla principal se puede
relacionar con varios de la tabla relacionada. Este tipo de relacin es la que utilizaremos la mayora de las
veces.
Relacin varios a varios: Un registro de la tabla principal se relaciona con varios de la tabla relacionada y,
adems, un registro de la tabla relacionada se relaciona con varios de la tabla principal. Este tipo de
relaciones se puede transformar en dos relaciones de tipo uno a varios, creando una tabla intermedia de
unin.
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El Panel de Relaciones.
Las relaciones se establecen y modifican desde el panel de relaciones, al cual se accede seleccionando la opcin
Relaciones de la Ficha Herramientas de Base de Datos - Grupo Mostrar u Ocultar.
Cuando se accede por primera vez a la ventana de relaciones, sta aparece vaca:
Sobre la misma aparecer el cuadro de dilogo que muestra la siguiente figura, desde el cual se pueden agregar las
tablas que se van a relacionar entre s. Los pasos a seguir son:
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1. En la ficha Tablas, seleccionar las tablas a relacionar (manteniendo la tecla Ctrl pulsada hacer clic sobre
ellas) y a continuacin hacer clic sobre el botn Agregar.
2. Una vez seleccionadas las tablas, hacer clic en el botn Cerrar para abandonar el cuadro de dilogo. En la
ventana de relaciones aparecern las tablas que se han agregado.
Es posible aadir nuevas tablas con las que crear nuevas relaciones en cualquier momento. El procedimiento a seguir
en este caso es el que se expone a continuacin:
1. Acceder a la ventana de relaciones seleccionando la opcin Relaciones de la Ficha Herramientas de Base
de Datos - Grupo Mostrar u Ocultar.
2. Seleccionar la opcin Mostrar tabla dentro de la Ficha Diseo en la cinta de Herramientas de relaciones. El
cuadro de dilogo que se presenta es Mostrar tabla (el mismo visto anteriormente).
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2. Pulsar el botn izquierdo del ratn y, sin soltarlo, arrastrar el campo hasta el campo comn de la tabla
relacionada.
3. Soltar el botn del ratn. Aparecer el cuadro de dilogo que muestra la figura siguiente:
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4. Hacer clic sobre el botn Crear para establecer la relacin. En la ventana de relaciones aparecern ambas
tablas unidas a travs de un lnea, cuyos extremos se sitan frente a los campos de unin y en ellos se
muestra el tipo de relacin que hay entre las tablas.
De este modo hemos establecido una relacin entre la tabla de clientes y la de pedidos, al realizar la relacin de est
manera no establecemos ninguna seguridad, es decir, siguiendo con el ejemplo, tal y como hemos hecho esta relacin,
podramos tener un pedido realizado por un cliente que no tuviramos registrado en la tabla de clientes, es decir, un
cliente cuyo nombre, compaa .... no lo conociramos. Para evitar estos errores existe la integridad referencial, la cual
estudiaremos a continuacin.
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1. Hacer clic sobre la lnea de la relacin que se quiere modificar y sta se visualizar con un trazo ms grueso,
indicando que est seleccionada.
2. Seleccionar la opcin Modificar relaciones de la Ficha Diseo - Grupo Herramientas.
Integridad referencial.
La integridad referencial es un conjunto de reglas de Access que garantizan que las relaciones entre los registros de
tablas relacionadas son vlidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados que satisfacen
dicha relacin. Sirve para aumentar la seguridad en el tratamiento de los datos que coexisten entre dos tablas
relacionadas.
Se puede establecer integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:
El campo que relaciona ambas tablas tiene que ser en la tabla principal un campo clave (indexado si y sin
duplicados) y en la otra tabla, tambin indexado (con o sin duplicados segn proceda).
Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos, a excepcin de que la relacin se establezca entre
un campo de tipo Autonumrico y un campo de tipo Numrico, siempre y cuando este ltimo sea un Entero
largo (por lo tanto los dos campos con la misma longitud: entero largo). No se pueden relacionar un campo
de texto con uno de fecha, uno numrico con uno de texto...
Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos de Access (estar dentro del mismo archivo .accdb).
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dada de alta en la tabla categoras. No se puede aadir un pedido en una tabla de pedidos de un artculo si el artculo
no existe previamente en la tabla de artculos...
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en la tabla
relacionada, no podemos eliminar un cliente que est en la tabla de pedidos, es decir est realizando un
pedido.
Otro ejemplo: No podemos eliminar un socio que est en la tabla de participaciones. No podremos eliminar una entidad
bancaria mientras existe un empleado que domicilie su nmina por ella, no podremos eliminar una categora
profesional de la empresa mientras algn empleado la tenga asignada. No se podra borrar un artculo mientras existen
pedidos de ese artculo en la tabla de pedidos. no se podra dar de baja un vehculo (de una base de datos de un
ayuntamiento) mientras en la tabla relacionada multas existan multas sobre ese vehculo...
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si el registro tiene registros
relacionados, siguiendo el ejemplo, no podramos cambiar el nmero de cliente en la tabla de clientes si
este cliente en este momento esta realizando un pedido, es decir est en la tabla pedidos.
Otro ejemplo: No podramos cambiar el nmero de socio en la tabla de socios si este socio en este momento esta
participando en un torneo, es decir est en la tabla participaciones. Para el resto de ejemplos propuestos, exactamente
igual.
Si se quiere exigir el cumplimiento de estas reglas, hay que seleccionar la casilla de verificacin Exigir integridad
referencial al crear la relacin (paso 3).
Al hacerlo se activarn las dos opciones (con casilla de opcin) que aparecen debajo:
Actualizar en cascada los campos relacionados: si se activa esta opcin, al modificar el valor del campo
comn a ambas tablas en un registro de la tabla principal, se actualizar dicho valor en todos los registros
relacionados en la tabla relacionada. (Si cambiamos el nmero de cliente en la tabla clientes, de forma
automtica se cambia en todos los registros de la tabla pedidos).
Eliminar en cascada los registros relacionados: si se activa esta opcin, al borrar un registro de la tabla
principal, se borrarn todos los registros dependientes en la tabla relacionada. (Si se elimina un cliente en la
tabla clientes se eliminan de forma automtica todos los registros que tengan que ver con ese cliente en la
tabla pedidos). Esta opcin es muy peligrosa ya que en Access una vez que se elimina un registro ya no se
puede volver a recuperar.
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Muy Importante: Esta opcin es muy arriesgada ya que en Access una vez que se elimina un registro ya no se puede
volver a recuperar. Es fundamental llevar una buena poltica de copias de seguridad.
Al establecer la integridad referencial en la figura siguiente se observa que la relacin es uno (1) a varios ( ), un
cliente (cuyos datos se encuentran en la tabla Clientes) puede haber realizado varios pedidos (los datos de stos se
encuentran en la tabla Pedidos).
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Hay que tener en cuenta que al eliminar el icono que representa a una tabla vinculada se elimina el vnculo con la tabla
pero no la tabla externa, mantenindose el archivo original intacto. Se rompe "el cordn umbilical" que existe entre
ambas fuentes de datos.
Cundo importar y cundo vincular?
Se importarn los datos cuando stos slo se vayan a utilizar desde Microsoft Access, de este modo se agiliza el
trabajo con el programa ya que sus propias tablas las gestiona ms rpidamente.
Si los datos que desea utilizar los actualiza otro programa diferente de Microsoft Access, es mejor vincularlos. Si utiliza
esta opcin, puede conservar los mtodos actuales de actualizar, administrar y compartir los datos y puede al mismo
tiempo, utilizar Microsoft Access para trabajar con los datos. Por ejemplo, puede crear consultas, formularios e informes
que utilicen los datos externos, combinen datos externos con los datos de tablas Microsoft Access e incluso presentar y
editar los datos mientras otros los estn utilizando en el programa original.
Botn
Utilidad
Importar tablas de MS Access.
Importar tablas de MS Excel.
Importar datos de un archivo de texto.
Importar datos de un archivo XML.
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Los pasos a seguir para importar o vincular datos son los que se detallan a continuacin:
1. Dependiendo del formato de archivo origen del que deseamos importar los datos en una tabla de Access,
seleccionaremos el botn correspondiente del grupo Importar de la Ficha Datos Externos. En nuestro
ejemplo, vamos a realizar la importacin de datos procedentes de una hoja de clculo de MS Excel. Haremos
clic, por tanto, en el botn
2. Se inicia el novedoso Asistente de obtencin de datos externos que incluye Access 2007. En esta primera
pantalla deberemos indicar el origen de datos, es decir, el archivo de Excel (en nuestro ejemplo) que
contiene los datos que queremos importar. Tambin indicaremos el tipo de importacin: en una nueva tabla
(sin vinculacin) o vincular los datos en una nueva tabla.
2.
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4. Indicaremos la ubicacin de la carpeta que contiene el archivo de Excel cuya importacin de datos queremos
realizar. Lo seleccionamos el archivo en concreto y hacemos clic en Abrir.
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6. Hacemos clic en
.
7. Se iniciar el Asistente de importacin de hojas de clculo. En el primer paso, se deber indicar la hoja del
libro de Excel que contiene los datos (Hoja1, Hoja2... o el nombre que tuviera). Hacemos clic en Siguiente.
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8. Tras seleccionar la hoja y pulsar el botn Siguiente, en el cuadro de dilogo que se muestra indicar si la
primera fila de la tabla corresponde a los ttulos de la misma o no (generalmente la primera fila de una tabla
de datos suele contener los rtulos o nombres de campos, no siendo por lo tanto datos).
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9. Tras hacer clic en Siguiente, seguir las indicaciones del Asistente, el cual permite establecer ciertas
caractersticas para cada uno de los campos de la tabla que se va a crear (el nombre que va a tener cada
campo, si van a ser indexados o no...Pensar que una vez importada, la tabla va a poder ver modificado su
diseo de estructura entrando a la pantalla de Vista Diseo como para cualquier tabla existente en la base de
datos actual).
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10. El siguiente paso nos indicar la posibilidad de agregar una clave principal a la nueva tabla, o elegir un
campo de los ya existentes como clave principal o bien, prescindir de la misma.
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11. Siguiendo con nuestro ejemplo, vamos a establecer como campo Clave principal el campo DNI. Para ello
activamos la opcin "Elegir la clave principal" y seleccionamos del desplegable el campo DNI.
12. Tras hacer clic en Siguiente, en el ltimo cuadro de dilogo indicar el nombre de la tabla que se va a crear y
para finalizar, hacer clic sobre el botn "Finalizar".
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13. Como ltimo paso novedoso en esta nueva versin de Access 2007, la aplicacin nos permite guardar todos
los pasos dados durante el proceso de importacin para que, en caso de tener que realizar una misma
importacin, no tengamos que repetirlos nuevamente.
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14. Al cerrar el cuadro final, vemos como aparece en el panel de exploracin de objetos de Access la nueva tabla
con los datos de Excel importados.
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La nica propiedad que aparece por defecto en esta ficha es Mostrar control, en la cual se establecen tres opciones
para cada tipo de dato: Cuadro de texto, Cuadro de lista y Cuadro combinado para campos de tipo Texto o
Numrico y Cuadro de texto, Casilla de verificacin y Cuadro combinado para campos de tipo S/No.
Las opciones que se establecen van a permitir la introduccin de datos en el campo de distintas formas, pudiendo
hacer ms rpida la introduccin de los mismos en la tabla, tal y como se expone en los apartados siguientes.
Cuadro de texto.
Si se establece esta opcin, la que posee el campo por defecto, la introduccin del dato se tiene que realizar
teclendolo directamente en el campo.
Cuadro de verificacin.
Como ya se ha indicado esta opcin slo se encuentra en los campos de tipo S/No. Si se activa en el campo
correspondiente aparecer un cuadro de verificacin, como el que muestra la figura, el cual se puede activar o
desactivar de forma rpida, sin ms que hacer clic sobre el mismo o pulsar la barra espaciadora estando el cursor
situado en el campo en cuestin.
Seleccionando esta opcin se activan nuevas propiedades para poder establecer los valores que van a aparecer en la
lista. Algunos de estos valores son:
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Tipo de origen de la lista: permite establecer el origen de los datos que van a aparecer en la lista, por ejemplo
tomarlos de una tabla o consulta o establecer una lista personalizada.
Origen de la fila: en este apartado se pueden establecer los valores que van a ser incluidos en la lista sin ms
que teclearlos uno detrs de otro separndolos por el signo ;. El tipo de origen de la lista tiene que ser lista
de valores.
Limitar a la lista: slo aparece en la opcin Cuadro combinado, estableciendo el valor S en esta opcin, el
dato que se introduce tiene que coincidir obligatoriamente con uno de los valores de la lista.
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4. Situamos el cursor en el cuadro Origen de la fila y hacemos clic sobre el botn Generar
la derecha del mismo.
que se muestra a
Entonces se abre el generador de consultas donde crearemos una consulta que seleccione de la tabla de Clientes la
Ciudad.
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5. Pulsamos sobre el botn Totales en la ficha de Diseo, dentro de las herramientas de Consulta, para que solo
salga una sola vez cada ciudad. De este modo se consigue que los datos no se muestren repetidos en el
cuadro combinado.
6. Si se quieren ver ordenados los datos en el cuadro combinado, seleccionar la opcin Ascendente en la fila
Orden. El aspecto final de la consulta es el que muestra la siguiente imagen:
7. Cerramos la consulta. En el cuadro de dilogo que se presenta hacer clic en el botn S, y volvemos al diseo
de la tabla.
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8. En la opcin Filas en lista indicamos la altura (en numero de filas) que queremos se presenten al desplegar el
cuadro combinado.
9. Finalmente en la opcin Limitar a la lista, seleccionar la opcin No, de este modo se podr introducir un dato
en el campo aunque este no se presente en la lista de nombres que contiene el cuadro combinado.
Para probar el resultado abrimos la tabla de clientes y cambiamos la Ciudad de un cliente. Como se ve el cuadro
muestra todas las ciudades que hasta el momento han sido introducidas en la tabla.
Si la ciudad, ya ha sido introducida con anterioridad, solamente tendremos que comenzar a escribir y se completar.
Por el contrario, si es una nueva ciudad (Turruncn) que no aparece en el cuadro combinado, la escribiremos
normalmente ya que no hemos limitado a la lista. La prxima vez que introduzcamos un cliente de Turruncn ya no
tendremos que escribirlo, sino que lo tomar del cuadro. Este es el motivo por el que se realimenta cada cuadro
con sus propios datos.
Si se hace la comprobacin, se observa que despus de introducir por primera vez una ciudad (Turruncn), esta no
aparece en el cuadro combinado hasta que se abra de nuevo la tabla o bien hasta que pulsemos sobre la opcin
Actualizar del grupo de opciones Registros, en la ficha Inicio.
Fuente: adformacin
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