You are on page 1of 3

THema: fmis

de weg naar een


fmis bewandel
je samen
Acceptatie als
belangrijke
succesfactor
Als een goed ingericht FMIS niet
wordt gebruikt, is het weggegooid
geld. Om van de implementatie
van een FMIS een succes te
maken, is het belangrijk aandacht
te schenken aan de tool, de
processen n aan de acceptatie
op de afdeling. In dit artikel leest
u hoe u dit laatste op een
praktische manier aanpakt.
door irene Kruijff

Succes = Kwaliteit x Acceptatie

ten opzichte van het FMIS. Tegelijkertijd kunt u hier ook alvast input
verzamelen voor de inrichting van

Het succes van een FMIS-implementatie

1. MOETEN: de houding van de omge-

proces en tool en inventariseren wie

hangt af van twee factoren: de kwaliteit

ving ten opzichte van het gedrag.

er verder bij het project betrokken

van het product en de acceptatie hiervan.

2. WILLEN: de eigen houding ten op-

willen worden.

Het product bestaat hierbij niet alleen

zichte van het gedrag.

uit de software, maar ook uit de proces-

3. KUNNEN: het gevoel van controle.

Fase 2. Uitvoeringsfase
Na de start volgt de uitvoeringsfase. Een

sen daaromheen. Acceptatie is in dit geval de bereidheid van de medewerkers

Op basis van deze theorie zijn er in elke

antwoord op de vraag Hoe gaat de nieu-

van de facilitaire afdeling om hun mede-

fase van een FMIS-implementatie acties

we situatie eruitzien? wordt hier gefor-

werking te verlenen aan het inrichten en

die u kunt ondernemen om de acceptatie

muleerd. Zorg dat de afdeling hierbij

in gebruik nemen van het FMIS.

van de medewerkers positief te benvloe-

voldoende wordt betrokken. Enkele aan-

den.

dachtspunten en tips:

kwaliteitswinst op voor de afdeling als

Fase 1. Start van de

>> Moeten: blijf communiceren naar de

niemand er (op de juiste manier) ge-

implementatie

afdeling over de noodzaak van de im-

bruik van maakt. Net zo goed als een

In de eerste fase van de implementatie,

plementatie. Benadruk tijdens werk-

slecht uitgedacht FMIS dat door de

de initiatiefase, is het van belang dat de

overleggen of in individuele gesprek-

medewerkers wordt omarmd dit niet

afdeling gaat ontdooien. Medewerkers

ken dat deze verandering nodig is

doet. Het management focust bij projec-

moeten weten dat er een verandering

voor het vergroten van de klantvrien-

ten in de regel vooral op de kwaliteit van

aan zit te komen en dat hierdoor ook de

delijkheid en een verlaging van de

het product; de menselijke kant van het

huidige werkwijze zal veranderen. Het

werkdruk op de afdeling.

verhaal (acceptatie) wordt vaak naar de

moet helder zijn dat een FMIS gemple-

achtergrond gedrukt. Aan het opleveren

menteerd gaat worden binnen de afde-

van een product zijn namelijk makkelij-

ling. Communicatie speelt in deze fase

samen met vertegenwoordigers uit

ker concrete eisen te stellen dan aan de

een essentile rol.

verschillende teams. Bij de werk-

Een goed ingericht FMIS levert geen

groepleden zal de intensieve betrok-

acceptatie ervan.
Aandacht voor de

>> Willen/Kunnen: stel een werkgroep

Enkele praktische tips:

kenheid tot enthousiasme en kennis

>> Moeten: organiseer een kick-off om het

leiden. Dit zullen ze zeker ook uitstra-

menselijke kant

project van start te laten gaan. Dit kan

len naar de rest van de afdeling aan

Er zijn verschillende theorien die rich-

bijvoorbeeld door een presentatie, ge-

de koffietafel, wat positief bijdraagt

ting kunnen geven aan de menselijke

volgd door een brainstormsessie. Zorg

aan het imago van het FMIS.

kant van een FMIS-implementatie. Ver-

dat de presentatie wordt bekrachtigd

andermanagement is een van de discipli-

door het management. Hiermee wordt

nes die zich hiermee bezighoudt en biedt

duidelijk dat het management achter

voor gebruikers, waar alle genteres-

handvatten voor de acceptatie die nodig

de implementatie staat en dat er zon-

seerde medewerkers zich voor kunnen

zijn voor een succesvolle FMIS-imple-

der twijfel een FMIS wordt gemple-

inschrijven. Deze medewerkers krij-

mentatie. Volgens een belangrijke veran-

menteerd. Maak zo goed mogelijk dui-

gen alvast een kijkje in de keuken,

dermanagementtheorie 1 zijn er drie za-

delijk wat de beoogde voordelen van

waardoor ze zich meer betrokken voe-

ken van belang bij het realiseren van

de implementatie zijn.

len bij het project.

>> Willen: organiseer een testperiode

gedragsverandering, namelijk:
>> Willen: voer orinterende gesprekken

1Van weerstand naar veranderbereidbeid vanErwin


Metselaar, Anton Cozijnsen, Peter van Delft, 2011.

>> Kunnen: zorg voor de benodigde

op de afdeling, of maak een ideen-

gebruikerstrainingen, handleidingen

bus. Door medewerkers te betrekken

en procesbeschrijvingen om de

stimuleert u een positieve houding

medewerkers de kennis en vaardig-

>>

THema: fmis

heden te bieden die zij nodig

>> Willen: zorg zeker tijdens de eerste

nagement kunnen helpen bij het beden-

hebben om de nieuwe werkwijze te

dagen na de livegang voor voldoende

ken van praktische acties om de accepta-

accepteren.

begeleiding op de werkvloer, zodat

tie te verhogen. Houd in alle fasen van

medewerkers bij vragen direct een

het project rekening met het moeten,

Fase 3. Livegang, en

aanspreekpunt hebben. Dit zorgt er-

willen en kunnen van medewerkers. Zo

daarna

voor dat ze hun werk kunnen blijven

komt u tot een passend eindproduct wat

Tijdens de implementatie wordt erg uit-

doen en dat ze de moed niet verliezen

door de afdeling gedragen wordt: een

gekeken naar de livegang. Vaak is dit het

als het even lastig is.

succesvolle implementatie! <<

einde van het project, maar na de livegang moet juist nog veel aandacht wor-

>> Kunnen: wijs n of meer key users

den besteed aan de acceptatie.

aan. Dit zijn medewerkers van de af-

Het product moet door de projectorgani-

deling die over meer kennis van het

satie worden teruggegeven aan de lijn

FMIS beschikken dan gemiddeld.

organisatie en worden gentegreerd in de

Vaak zijn de werkgroepleden van het

normale gang van zaken. Het is de be-

project geschikte key users, omdat zij

doeling dat de nieuwe situatie opnieuw

bij de implementatie betrokken zijn.

bevriest. Dit wil zeggen dat het gebruik

Voor medewerkers is het prettig om

van het FMIS steeds minder energie en

een expert op hun eigen afdeling te

aandacht kost en weer wordt gezien als

hebben. Als ze niet weten hoe iets

onderdeel van de normale gang van za-

moet, kunnen ze het direct vragen.

ken. Een aantal praktische tips:


Kortom
>> Moeten: maak de positieve gevolgen

De weg naar werken met een FMIS is er

van de implementatie zichtbaar voor

een die je samen moet bewandelen. Bij

alle medewerkers. Deel reacties van

een succesvolle implementatie wordt re-

gebruikers, of nieuw verworven in-

kening gehouden met tools, processen en

Irene Kruijff is consultant bij TOPdesk. Ze

zichten vanuit rapportages.

acceptatie. Theorien van veranderma-

begeleidt FMIS-implementatietrajecten.

11

You might also like