Algunos consejos

Tener claro el objetivo que se quiere lograr, y en ese orden de ideas a qu pblico va dirigido,
qu efectos se quiere producir en los asistentes, y para lograrlo, qu lugar se debe buscar y
qu clase de montaje se necesita, segn el concepto desarrollado.
La convocatoria, la invitacin, el desarrollo y la culminacin del evento deben tener un hilo
conductor claro e impactante. Adems, debe existir una coordinacin logstica impecable.
Tener claridad en el presupuesto total que se va a invertir en el evento. Esos costos son muy
variables; por tanto, se debe prever que cualquier cabo suelto puede incrementar su valor
monetario.
Una excelente preproduccin. Todo, en la medida de lo posible, debe ser calculado y tenido
en cuenta para no sufrir sobresaltos que empaen el desarrollo del acontecimiento.
Planear y ejecutar un retroplaning coherente con los tiempos requeridos para cada proceso,
responsables y ejecutores de cada labor.
Estar siempre preparados para cambios de ltima hora y accin inmediata en caso de
imprevistos. En ocasiones surgen situaciones que no han sido contempladas y para las que se
debe contar con un
plan B.
Errores comunes
Si bien es importante tener en cuenta los consejos de expertos, tambin lo es el conocer
cules son los errores que ms se cometen, para planear eventos a la altura de las expectativas
y necesidades.
No contar con informacin completa y clara del departamento comer- cial en cabeza del
director logstico que tiene, seguramente, la primera aproximacin con el cliente (minuto a
minuto del evento, resultados esperados, nmero de asistentes, concepto, fechas, horas de
inicio y fin, lugar, etctera).
No hacer una visita de preproduccin logstica, en el lugar del evento, para prever todos
aquellos aspectos que la negociacin inicial no contempla y que son propios de las
caractersticas del sitio de montaje y protocolos del espacio (Ej.: ingreso de los equipos y el
personal, horas y lugares permitidos de descargue, fuentes de corriente, tamao y condiciones
del lugar de montaje, permisos requeri- dos para ingreso y operacin, entre muchos otros).
No contratar personal freelance suficiente, en caso de requerirlo, para montaje u operacin
de los equipos.
Errores en la planeacin de equipos para llevar determinado montaje (por falta de visita de
preproduccin), a fin de no dejar cabos sueltos.
No prever los posibles inconvenientes durante el proceso de montaje y el mismo evento ni
estar preparados para resolverlos.
La logstica, desde la planeacin y hasta la ejecucin de un evento, debe ser su principal pilar,
ya que de sta depende que el suceso se convierta en una experiencia inolvidable para los
participantes