Athne Royal Thomas Edison

5e Technicien Commercial
http://cours.ludok.be

Keirsbilck Ludovic

Secrtariat Dactylo Bureautique

Le Classement

CONTENUS OPERATIONNELS ET SITUATIONS

D'APPRENTISSAGE
Le classement manuel
Selon des consignes ou en fonction des besoins:
identifier le type de classement utilis (lettres et documents commerciaux,
catalogues, etc.);
classer divers documents;
rechercher une information classe dans un support papier ou informatique.
Le classement informatique
Mettre en pratique les principales fonctions de lExplorateur de Windows :
dmarrer le logiciel ;
distinguer les dossiers et les fichiers ;
afficher les caractristiques sous forme dicnes ou de dtails ;
rechercher un fichier sur le disque dur en indiquant le nom du document ou des
mots du texte ;
Dans le cadre dune rorganisation de larchivage informatique :
attribuer un nom de dossier pertinent et y dplacer les fichiers adquats ;
copier un fichier dans un autre dossier et /ou sur un autre lecteur ;
renommer des fichiers et des dossiers ;
classer et trier des fichiers alphabtiquement et chronologiquement ;
supprimer des fichiers, des dossiers obsoltes et vider la corbeille ;
distinguer les extensions de fichiers et ouvrir un document ;

Comptences matriser la fin du module

Utiliser des rfrences courantes (fichiers, catalogues, rpertoires, tarifs,
annuaires, etc.): identifier l'ordre et le mode de classement (4.1.1).

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Le Classement manuel
Les qualits dun bon classement
Un bon classement doit tre complet :

Utiliser tout document utile

Simple : permettre une recherche rapide
Fiable : constater quaucun support me manque ou nest dclass
Peu encombrant : occuper un minimum de place
Extensible : pouvoir ajouter de nouveaux dossiers
Rationnel : trouver et remplacer facilement un support (dossier)
Discret : protger les documents contre des lments destructeurs et
contre Les indiscrtions

Identification du mot directeur

Dfinition du mot directeur
Le mot directeur est le mot sur lequel se fait le classement, il est dtermin
parmi un ensemble de mots appels (raison sociale, dnomination, rubrique)
Dtermination du mot directeur
Nom de la personne
Exemple :

Entreprise DUMONT et fils

Entreprise Abdel ALAOUI
Entreprise ROGEZ

Remarque : les articles le, la, les, sont considrs comme faisant
partie du nom sauf de et d
Exemple :

Entreprise de GAULL

Nom gographique
Le mot directeur est le nom gographique dans une rubrique
Exemple :

Htel CASABLANCA

Remarque : les points cardinaux et leurs composs sont considrs

comme mot directeur , galement le mot centre qui marque le
lieu.
Exemple :

Htel du Nord.
Htel du Nord du MAROC

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Le Classement Alphabtique
Le classement alphabtique est le plus pratiqu pour les documents concernant des
tiers : dossiers du personnel, tat informatiques nominatifs.
Le classement alphabtique consiste ranger les mots daprs des lettres dans
lalphabet.
Lapplication de cette rgle, simple pour les mots isols, est souvent dlicate pour
les dnominations comportant un ensemble de mots ; en effet, il faut choisir, dans
chaque dnomination, le mot directeur.
Puis, pour faciliter les recherches, il faut mettre ce mot directeur en vidence en
vidence en indexant la dnomination.
La dnomination indexe est place lendroit le plus visible du dossier, compte
tenu du mode de classement adopt.
Rgle gnrale
On prend comme mot directeur de classement :

Le premier nom propre de la dnomination :

nom propre de la personne
nom propre gographique
nom publicitaire
ou, dfaut :
le premier verbe
ou le premier nom commun lexception des mots
ou adjectif pris substantivement compagnie et
socit
Les mots unis par un trait dunion doivent tre considrs comme un seul
mot.
Les abrviations, les chiffres et les sigles doivent tre transcrits en toutes
lettres.

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Exercice
Classe alphabtiquement les noms suivants.
Stassin

Adam

Delaunois

Adant

Bruyeer

Amand

Adam

Andali

Vandael

Armand

Soudan

Benadou

Vercauteren

Boulanger

Andali

Bruyeer

Soupar

Bruyre

Delaunoy

Delanois

Bruyre

Delaunois

Adant

Delaunoy

Vandaele

Soudan

Delanois

Soupar

Boulanger

Staquet

Armand

Stassin

Benadou

Vandael

Amand

Vandaele

Vasseur

Vasseur

Staquet

Vercauteren

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Le Classement Numrique
Le classement numrique consiste attribuer un numro chacun des lments
classer et ranger ces lments daprs lordre des nombres.
Lors de larrive dun nouvel lment, on lui donne le numro suivant. Si les
lments sont identifis par une dnomination, il est indispensable dtablir un
rpertoire alphabtique qui permet, connaissant la dnomination, de trouver
rapidement le numro de llment. La recherche seffectue ensuite sans
hsitation.
Exercice
lAthne Royal Thomas Edison de Mouscron, ce 25 janvier.
Mme Spileers, professeur de mathmatique, distribue les dossards en tenant
compte de l'heure d'inscription. L'lve qui s'inscrit le premier reoit le
dossard n 1, celui qui s'est inscrit juste aprs reoit le dossard n 2 et ainsi
de suite.
Indique le n de dossard de chaque lve de 3TQ dans la colonne concerne.
Procde au classement de chaque lve en fonction du temps ralis.

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Liste d'lves

Heure d'inscription

N dossard

Temps ralis

Classement

ABRASSART Patrice

13h00

11

25'45"

10

ANNSSEAU Ludovic

13h27

24

25'05"

BERTIN Anne-Lise

13h15

18

27'05"

16

BRUNO Franoise

12h35

26'40"

14

CANTINEAU Francine

13h02

12

28'51"

23

DHAINAUT Lise

13h10

16

25'25"

DUQUENNE Jimmy

12h38

28'15"

20

FANNI Lise

13h23

22

25'02"

GOBERT Michel

12h51

28'05"

19

HARDY Sylvain

12h58

10

25'13"

HENRY Logan

13h13

17

27'34"

17

HONOREZ Didier

13h21

21

25'58"

12

MEUNIER Marie

12h44

25'32"

MILANI Adriane

12h40

28'48"

22

PANIER Laurence

13h05

14

25'10"

POLOME Sabine

13h30

25

35'35"

25

PUCHE Jocelyne

12h54

27'52"

18

QUINET Aurlien

13h25

23

29'12"

24

SIMON Cdric

13h03

13

25'21"

SIMON Laurent

12h47

26'53"

15

SISTI Lydie

13h17

19

25'53"

11

VATEL Laure

12h42

25'15"

WAUTHIER Pierre

13h08

15

28'30"

21

WERY Anne

12h56

26'20"

13

ZANON Marie

13h19

20

25'37"

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Le Classement Idologique
Le classement idologique consiste ranger les lments par thmes.
Le plan de classement comporte la division de la matire en sujets, des sujets en
sous-sujets, etc.
Pour faciliter les recherches, les subdivisions sont, en gnral classes dans lordre
alphabtique.
Exemple :
Voici le plan de classement dune documentation relative lquipement du bureau

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Exercice
Tu travailles la rdaction du magazine "Bon pied, bon il".
Classe les diffrents sujets dans lune des catgories suivantes :
sant ou psycho ou bien-tre ou famille ou beaut.
Voici la liste des sujets :

Lacupuncture: les aiguilles qui soulagent

Prvenir les dangers des accidents domestiques ge par ge
Le blues des ados
Lopration des seins sans cicatrices
Le don dorganes
La dpression nerveuse
La tuberculose
Le guide du savoir dormir et du bon rveil
La sinusite
Pouce ou ttine? Le pour et le contre
Faites rajeunir vos mains
Le guide des mamans
Lopration de lpaule
Cancer du poumon - Accident crbral Angine de poitrine Infarctus
Cancer du sein Sida Il est possible de les viter
La minceur par les plantes
La jalousie est une maladie
Spcial cheveux

Faites rajeunir vos mains

La minceur par les plantes

Lopration des seins sans cicatrices

Spcial cheveux

Le guide du savoir dormir et du bon rveil

Le guide des mamans

Pouce ou ttine? Le pour et le contre

Prvenir les dangers des accidents domestiques ge par ge

Beaut

Bien-tre

Famille

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Psycho

La dpression nerveuse

La jalousie est une maladie

Le blues des ados

Cancer du poumon - Accident crbral Angine de poitrine Infarctus

Cancer du sein Sida Il est possible de les viter

Sant

Lacupuncture: les aiguilles qui soulagent

Lopration de lpaule

La sinusite

La tuberculose

Le don dorganes

Le Classement Chronologique
Il consiste classer les dossiers dans lordre des dates, des plus anciennes aux plus
rcentes.
Il est utilis lorsque la date apparatre comme un lment essentiel didentification
dun document.
Toutefois, le document le plus rcent doit toujours tre plac sur le dessus.
Le classement chronologique est utilis particulirement pour le classement de la
correspondance, des revues et des journaux

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Exercice
Lanne scolaire se termine. Le professeur dorganisation de bureau te
demande de classer par ordre chronologique les tests de lanne et de
complter le rpertoire.
Date

Intituls

8 juin

Analyse de lettres-types simples

10 octobre

Apprendre les relations

15 novembre-

Laccueil des visiteurs

12 fvrier

Lannuaire commercial

30 janvier

Lannuaire des particuliers

25 mai

La signalisation

16 fvrier

Le carbone

14 dcembre

Le classement alphabtique

13 mars

Le classement chronologique

17 avril

Le classement gographique

4 fvrier

Le classement numrique

5 mai

Le matriel de classement

10 juin

Le mobilier de classement

20 mars

Le papier autocopiant

4 avril

Le photocopieur

15 mars

Le rpertoire tlphonique

19 mai

Les diffrentes parties dune lettre

20 septembre

Les qualits de lemploy(e)

18 dcembre

Savoir transmettre un message

3 dcembre

Se prsenter

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10

Rponse

Date

Intituls

20 septembre

Les qualits de lemploy(e)

10 octobre

Apprendre les relations

15 novembre

Laccueil des visiteurs

3 dcembre

Se prsenter

14 dcembre

Le classement alphabtique

18 dcembre

Savoir transmettre un message

30 janvier

Lannuaire des particuliers

4 fvrier

Le classement numrique

12 fvrier

Lannuaire commercial

16 fvrier

Le carbone

13 mars

Le classement chronologique

15 mars

Le rpertoire tlphonique

20 mars

Le papier autocopiant

4 avril

Le photocopieur

17 avril

Le classement gographique

5 mai

Le matriel de classement

19 mai

Les diffrentes parties dune lettre

25 mai

La signalisation

8 juin

Analyse de lettres-types simples

10 juin

Le mobilier de classement

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11

Le Classement informatique1
Exercice 1 : Cration de fichiers

Source : Uni3-Genve

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12

Exercice 2 : Cration dun dossier

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13

Exercice 3 : Diffrentes possibilits daffichage

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14

Exercice 4 : Classement par ordre alphabtique

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15

Exercice 5 : Classement par thme

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16

Exercice 6 : Cration de sous-dossiers lintrieur des sous-dossiers

Exercice 7 : suite

Exercice 8 : suite

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17

Larborescence

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18

Exercice 9

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19

Les raccourcis

Athne Royal Thomas Edison | Le Classement informatique

20

Exercice 10 : Cration de raccourcis

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21

Exercice 11 : Cration dun raccourcis (autre mthode)

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22

Les 3 rgles d'or pour nommer un fichier2

Quiconque travaille avec un ordinateur est appel crer des fichiers. Souvent pour soimme, parfois pour l'envoyer quelqu'un, la plupart du temps par courrier lectronique.
Alors, lorsque la petite bote Enregistrer sous apparat l'cran, le crateur est souvent
hsitant, ne sachant trop comment nommer le fichier.

Je dcris ici 3 rgles simples suivre, la porte de tous, pour choisir le nom d'un fichier.
En respectant ces 3 rgles, vous faciliterez non seulement votre propre travail, mais aussi
celui de toutes les gnrations venir qui travailleront partir de vos fichiers
informatiques.

Rgle 1: Les caractres permis pour nommer un fichier

Les caractres permis pour nommer un fichier sont les 26 lettres de l'alphabet
latin (le ntre), les 10 chiffres arabes (0, 1, 2, , 9), le point (.), le tiret bas (_) et
le trait d'union (-). Vous avez donc un total de 39 caractres parmi lesquels choisir
pour vos noms de fichier.
Il ne faut pas utiliser les espaces, les caractres accentus (, , , etc.) et les
signes de ponctuations autres que les 3 mentionns (apostrophe, barre oblique,
guillemets, etc.). Un exemple de mauvais nom de fichier serait:
Jrme et l'conomie.pdf
Utilisez plutt
jerome_et_l_economie.pdf

Source : Miguel Tremblay

Athne Royal Thomas Edison | Les 3 rgles d'or pour nommer un fichier

23

Rgle 2: Utilisation des chiffres, dont les dates, dans les noms de
fichier
On utilise souvent des chiffres pour nommer un fichier, notamment lorsqu'il y a une
srie de fichiers (des photos par exemples) ou encore un numro de version
(documentation_v_1.00.pdf).
Dans la mesure du possible, il faut toujours utiliser un nombre constant de
caractres pour les chiffres, en utilisant le '0' plac au dbut du nombre.
Par exemple, lorsque l'on encode un CD de musique sur son ordinateur, on crira le
numro de la piste avec deux caractres, sachant bien qu'il y a souvent plus
de 9 pistes.
Une fois encods, les noms de fichiers seront comme ceci:
01_artiste_piste.mp3
02_artiste_piste.mp3

10_artiste_piste.mp3
11_artiste_piste.mp3
Suivre cette nomenclature est une bonne habitude car elle donne un ordre logique
lorsqu'une liste alphabtique des fichiers est utilise, ce qui est l'affichage par
dfaut le plus commun.
Si un nombre de caractres exact tait utilis, cela donnerait en ordre
alphabtique:
1_artiste_piste.mp3
10_artiste_piste.mp3
11_artiste_piste.mp3
...
2_artiste_piste.mp3
20_artiste_piste.mp3
Ce qui est moins logique, on en conviendra.
Pour les dates, la mme logique s'applique. De faon gnrale, il est prfrable
d'utiliser

la

nomenclature YYYYMMDD o YYYY reprsente

l'anne,

avec 4 chiffres, MM le mois (01 pour janvier, 02 pour fvrier, etc.) et DD le jour.
Par exemple, si vous avez des fichiers que vous voulez utiliser pour votre baladeur
mp3, vous devriez utiliser la date de publication telle que nrj_20120102.mp3 et
nrj_20120103.mp3.

Athne Royal Thomas Edison | Les 3 rgles d'or pour nommer un fichier

24

Rgle 3: Choisir un nom significatif qui traversera le temps

Lorsque l'on cre un fichier, il faut lui choisir un nom qui aura un sens pour les
autres personnes et qui nous dira quelque chose si on le revoit dans plusieurs
annes.
C'est un exercice qui, souvent, n'est pas vident. Contrairement aux rgles 1 et 2,
on ne peut pas vrifier avec certitude si le nom choisi respecte la rgle 3.
C'est ici que vous pouvez faire ressortir votre ct artistique.
D'autre part, il faut viter de donner une signification aux lettres minuscules et
majuscules, car les architectes originaux d'un certain systme d'exploitation ont fait
le choix trs discutable d'ignorer la case des lettres dans les noms de fichier.
Ainsi, pour eux, miguel.jpg et Miguel.JPG ont le mme nom.
Personnellement, je n'utilise que des lettres minuscules pour nommer des fichiers;
c'est simple suivre et a m'vite de me poser des questions.
Finalement, certains mots sont proscrire. Les mots nouveau et final par
exemple. Un fichier, sa cration, sera toujours nouveau . Cinq ans plus tard, a
risque d'tre un peu moins vrai. Quant au mot final , il est illusoire de penser
qu'un fichier va un jour en tre sa version finale. a va viter des contradictions
du genre final2 .

Conclusion
Les

fichiers

sont

les

mots

pour

communiquer

qu'utilisent

les

systmes

informatiques. Le respect de ces 3 rgles vous permettra d'viter les erreurs

d'interprtation par la quantit de systmes informatiques qui existe, ainsi que
ceux venir, et assurera ainsi la prennit de vos crations.
Et vous verrez, la satisfaction est grande lorsque, 8 ans plus tard, vous affichez la
liste des fichiers que contient un rpertoire perdu aux confins de votre systme et
que les noms de ces fichiers apparaissent dans le bon ordre et que vous comprenez
immdiatement de quoi il s'agit.

Athne Royal Thomas Edison | Les 3 rgles d'or pour nommer un fichier

25

Les extensions de fichiers

Une extension de fichier, galement nomme une extension de nom de fichier, est le
suffixe la fin d'un nom de fichier, qui indique de quel type de fichier il s'agit.
Par exemple, vous pouvez dire que le fichier "orginateur.jpg" est un fichier image JPEG,
bas sur l'extension ".jpg". De la mme faon, vous pouvez dire que "lisez-moi.txt" est un
document texte et que "document.doc" est un document Microsoft Word. Il peut tre trs
utile de savoir quelles sont les extensions utilises par les types de fichiers les plus
courants.
Alors que la plupart des extensions de fichier sont constitues de trois caractres,
certaines en ont moins (.H, .PS) tandis que d'autres en ont plus (.FLAC, .TORRENT).
Lorsque vous double-cliquez sur un fichier, votre ordinateur utilise l'extension du fichier
pour dterminer quel programme devrait l'ouvrir. Il est possible de changer l'extension du
fichier, ce qui peut galement changer le programme que votre ordinateur utilise pour
ouvrir le fichier.
En consquence, vous devriez faire attention quand vous changez l'extension d'un fichier,
puisque votre ordinateur peut se retrouver incapable d'ouvrir le fichier.
Par exemple, si vous changez un fichier avec une extension .txt en une extension .doc,
Microsoft Word devrait l'ouvrir. En revanche, si vous changez un fichier .txt en un fichier
.jpg, le fichier ne s'ouvrira pas car le type de fichiers passera de texte image.
Puisqu'il y a des dizaines de milliers de logiciels disponibles, il y a galement des milliers
d'extensions de nom de fichier. Bien qu'il soit utile d'apprendre les extensions de fichier les
plus communment utilises, il n'est pas possible de se souvenir de toutes. Donc chaque
fois que vous voyez une extension que vous ne connaissez pas, rechercher sa signification
laide de Google.

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26

Extensions de fichiers communes

Extension

Catgorie

Type de fichier

Programmes
Apple QuickTime Player
Roxio Easy Media Creator

AVI

Vido

Fichier Audio Video Interleave

VideoLAN VLC media player

Microsoft Windows Media Player
Nullsoft Winamp

BMP

Image Matricielle

Fichier Image Bitmap

Adobe PhotoShop
Microsoft Windows Photo Gallery Viewer
Microsoft Word

DOC

Texte

Document Microsoft Word

OpenOffice.org Writer
Word Viewer
Microsoft Word 2010

DOCX

Texte

Document Open XML Microsoft Word

Microsoft Word 2007

OpenOffice.org Writer

EXE

Excutable

Fichier Excutable Windows

fonctionne seul
Adobe Flash Player

FLV

Vido

Fichier Vido Flash

FLV Player
Media Player Classic

GIF

Image Matricielle

Fichier Format Graphique Interchangeable

HTM

Web

Fichier HyperText Markup Language

HTML

Web

Fichier HyperText Markup Language

Adobe PhotoShop
Photoshop Elements
navigateur web
diteur texte
navigateur web
Dreamweaver
diteur de texte

JPEG

Image Matricielle

Fichier Image JPEG

JPG

Image Matricielle

Fichier Image JPEG

M3U

Audio

Fichier Liste de Lecture Mdia

M4A

Audio

Fichier Audio MPEG-4

Microsoft Photo Editor

Adobe PhotoShop
Microsoft Photo Editor
Adobe PhotoShop
Windows Media Player
Apple iTunes
QuickTime Player
Windows Media Player

MDB

Donnes

Base de Donnes Microsoft Access

MP3

Audio

Fichier Audio MP3

MP4

Vido

Fichier Vido MPEG-4

MPA

Audio

Fichier Audio MPEG-2

MPG

Vido

Fichier Vido MPEG

MSG

Texte

Message Email

Microsoft Access
Microsoft Windows Media Player
Apple iTunes
Apple QuickTime Player
Lecteur multimdia
Apple QuickTime Player
Apple QuickTime Player
Microsoft Windows Media Player
Microsoft Outlook
Microsoft Outlook Express
Adobe Acrobat

PDF

Mise En Pages

Fichier Portable Document Format

Adobe Reader
Foxit Reader

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27

PNG

Image Matricielle

Graphique Rseau Portable

Microsoft Windows Photo Gallery Viewer

GIMP
Microsoft PowerPoint

PPS

Donnes

PowerPoint Slide Show

PowerPoint Viewer
OpenOffice Impress
Openoffice.org Impress
Microsoft PowerPoint

PPT

Donnes

Prsentation PowerPoint

PPTX

Donnes

Document Open XML Microsoft PowerPoint

RAR

Compress

Archive Compresse WinRAR

WMA

Audio

Fichier Audio Windows Media

Microsoft Windows Media Player

WMV

Vido

Fichier Windows Media Video

Microsoft Windows Media Player

XLS

Donnes

Feuille Calcul Microsoft Excel

PowerPoint Viewer
Microsoft PowerPoint 2010
Microsoft PowerPoint 2007
IzArc
Winrar

Microsoft Excel
OpenOffice Calc
Microsoft Excel Viewer
XLSX

Donnes

Document Open XML Microsoft Excel

ZIP

Compress

Fichier Zipp

Microsoft Excel 2010

Microsoft Excel 2007
WinZip
IzArc

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28