Legalizujemy oprogramowanie w firmie.

Oprogramowanie jednym z najczęściej wykorzystywanym zasobem w firmie lecz ciągle jest wiele do
zrobienia w kwestii optymalnego i zgodnego z prawem korzystania z programów komputerowych.

Microsoft od 5 lat prowadzi program Microsoft License Management, który skupia firmy świadczące
usługi audytu i zarządzania licencjami, w ramach tego projektu wykonanych zostało już ponad 1000
audytów zakończonych pełną legalizacją klienta.

Chciałbym przedstawić Państwu najważniejsze założenia poprawnego zarządzania licencjami oraz

przekonać że utrzymanie legalności oprogramowania jest możliwe, ale wymaga stosowania
skutecznych narzędzi i procesów.

Ponieważ większość czytelników tego artykułu stanowią ludzie zapracowani, postanowiłem

zamieścić krótką ankietę, tak aby Ci z Państwa, którzy odpowiedzą twierdząco na podane niżej
pytania nie tracili dalej czasu. Tych zaś którzy nie będą mogli udzielić pozytywnych odpowiedzi
zachęcam do przeczytania tego tekstu.

 Czy wiesz jak wiele komputerów (wliczając notebooki i serwery) posiada obecnie firma?

 Czy posiadasz licencję na każdy program zainstalowany na tych komputerach?

 Czy w firmie jest osoba odpowiedzialna za zakup I zarządzania oprogramowaniem?
 Czy firma posiada spisane zasady zakupu i instalacji oprogramowania?

 Czy zasady te zostały zatwierdzone przez osoby zarządzające i ogłoszone pracownikom?

 Czy firma posiada aktualny raport o stanie oprogramowania i licencji w firmie?

 Czy każdy zakup lub instalacja oprogramowania jest odnotowywana w bazie zarządzania
licencjami?

 Czy firma ma możliwość przeskanowania wszystkich komputerów pod kątem

zainstalowanego w nim oprogramowania?

 Czy w firmie wykonywane są regularne inwentaryzacje oprogramowania?

Szczęśliwcom, którzy odpowiedzieli twierdząco na wszystkie powyższe pytania gratuluję i

niniejszym zwalniam z obowiązku dalszego czytania. Pozostałych zapraszam kolektury.

Kiedy oprogramowanie jest legalne oprogramowanie?

Ponieważ w tym artykule będziemy skupiać się na oprogramowaniu używanym na zasadzie licencji,
można powiedzieć, że oprogramowanie jest legalne wtedy kiedy jest wykorzystywane z zgodą
twórcy/producenta i w sposób odpowiadający jego wili wyrażonej w umowie licencyjnej. Definicja
ta wydaje się banalna, ale oznacza że oprogramowanie jest legalne jeżeli zostało nabyte i jest
wykorzystywane w sposób zgodny z licencją.

Mit: Nasze oprogramowanie jest legalne ponieważ zaopatrujemy się tylko

w oficjalnych firmach komputerowych i mamy fakturę na każdy zakup.
 Fakt: Do naruszenia licencji może dojść nawet jeżeli firma kupuje
programy w legalnych źródłach, wystarczy, że wykonamy większą ilość
instalacji lub zagubimy dokumentację licencyjną.

Warto pamiętać że głównym dokumentem, określającym zasady korzystania z oprogramowania jest

licencja. Licencja jest umową pomiędzy producentem programu a użytkownikiem. Oznacza to, że
nie ma ogólnych zasad korzystania z oprogramowania i chcąc mieć pewność np. co do ilości
dozwolonych instalacji należy zapoznać się z postanowieniami umowy licencyjnej.

Prześledźmy zatem krok po kroku kolejne etapy procesu zarządzania licencjami.

Inwentaryzacja

Efektem inwentaryzacji oprogramowania powinno być zestawienie ilości programów

zainstalowanych z dokumentacją potwierdzającą ich legalne nabycie (patrz Rys 1.)

Program instalacje licencje bilans

Windows XP Pro PL 10 8 -2
Windows 2000 2 4 2
Office 2003 Pro 12 12 0
Rys. 1

Zbieranie informacji o oprogramowaniu zainstalowanym na naszych komputerach może odbywać się

ręcznie albo przy zastosowaniu odpowiednich narzędzi. Trzeba pamiętać, że nie wszystkie programy
ujawniają się w systemie Windows w menu Dodaj/Usuń programy.

Lista niektórych programów do inwentaryzacji oprogramowania znajduje się na polskojęzycznej

witrynie BSA www.bsa.org/polska.

Jeżeli interesuje nas zebranie informacji jedynie na temat produktów firmy Microsoft, polecam
bezpłatne i proste w obsłudze narzędzie Microsoft Software Inventory Analyzer, do skopiowania ze
strony: http://www.microsoft.com/resources/sam/msia.mspx .

Wiemy już jakie produkty są zainstalowane na naszych komputerach, czas na sprawdzenie czy mamy
wystarczające ilości licencji.

Ciekawostka: w wyniku audytu często okazuje się że firma posiada więcej

licencji niż potrzebuje, tak było w jednej z firm z województwa
mazowieckiego, gdzie okazało się, że firma kupiła 400 licencji które nie
były wykorzystywane.

Na tym etapie należy zebrać całą dokumentację licencyjną, czyli wszystkie dokumenty dołączone do
oprogramowania w momencie jego zakupu i określić ilość licencji na poszczególne produkty. Jest to
etap wymagający zdobycia sporej wiedzy na temat poprawnego licencjonowania oprogramowania.
Zazwyczaj szefowie IT stoją przed dylematem, czy angażować w ten proces wewnętrzne zasoby czy
skorzystać z wyspecjalizowanych firm zewnętrznych.
Niestety niewielu administratorów IT w firmach ma wystarczającą wiedzę i czas aby przez kilka dni
analizować certyfikaty, nośniki, licencje, dlatego warto skorzystać z usług firm, których pracownicy
przechodzą specjalistyczne szkolenia a analiza dokumentacji licencyjnej nawet w dużych firmach
zajmuje im kilka godzin.
Z naszego doświadczenia wynika, że korzystanie z usług zewnętrznych warto rozważyć już przy
kilkunastu komputerach, szczególnie kiedy korzystamy z różnych wersji oprogramowania a zespół IT
zmieniał się w ostatnim czasie.
Legalizacja

Po porównaniu programów zainstalowanych z zakupionymi widzimy czy występują braki ewentualnie

nadmiary licencji. Na tym etapie zaczyna się proces legalizacji czyli usunięcie wszelkich braków
licencyjnych.

Profesjonalne narzędzia do zarządzania oprogramowaniem pomagają

ustalić jak często korzystamy z poszczególnych programów w firmie,
często okazuje się, że programy wykorzystywane okazjonalnie mogą być
instalowane na o wiele mniejszej ilości stanowisk komputerowych co daje
wymierne oszczędności.

Procedury zarządzania oprogramowaniem.

Udało nam się uzyskać pełną zgodność pomiędzy programami wykorzystywanymi w firmie a
licencjami jakie posiadamy, należy się zastanowić co zrobić aby w przyszłości nie dochodziło do
naruszeń licencji w naszej firmie.
Procedury zarządzania oprogramowaniem obejmują wszystkie czynności jakie są związane z
funkcjonowaniem oprogramowania w firmie.
Ze względu na różne metody organizacji pracy w firmach nie istnieją oficjalne wzory takich
procedur, poniższa tabela zawiera przykładowe procedury zarządzania oprogramowaniem.
Zasady te powinny być spisane oraz ogłoszone wszystkim pracownikom

Rodzaj Co reguluje Przykład

Zakup Kto jest uprawiony do zakupów
oprogramowania oprogramowania dla firmy
Jak zgłaszamy
zapotrzebowanie na
oprogramowanie
Standard Określa jakie programy SA
oprogramowania dla potrzebne np. w dziale
stanowiska pracy marketingu, księgowości
Dokumentacja Zasady przechowywania
licencyjna udostępniania dokumentacji
licencyjnej
Szkolenia i Zasady szkolenia pracowników
odpowiedzialność z zasad korzystania z
pracowników oprogramowania oraz ich
odpowiedzialność za
naruszenia prawa w tym
zakresie.
Oprogramowanie zamawia tylko
dział IT w porozumieniu z szefem
działu, w którym będzie
wykorzystywane
Szef działu w poprzez pocztę
elektroniczną zgłasza
zapotrzebowanie na programy.
Księgowość:
System operacyjny, pakiet
biurowy, aplikacja księgowa.
Klient CRM
Dokumentacja jest przechowywana
centralnie, a każde jej
przemieszczenie powinno być
odnotowane.
Każdy nowy pracownik przechodzi
szkolenie z zasad korzystania z
oprogramowania oraz podpisuje
porozumienie określające
odpowiedzialność za naruszenia
prawa w tym zakresie.

Oczywiście oprócz zasad zarządzania oprogramowaniem istnieje cała gama rozwiązań technicznych
ułatwiających utrzymanie kontroli nad stanem oprogramowania w firmie.
Nie wdając się w szczegóły, tam, gdzie specyfika działalności na to zezwala warto stosować
rozwiązania które ograniczają uprawnienia użytkowników do samowolnego instalowania
oprogramowania oraz te które na bieżąco śledzą stan licencji i pozwolą nam wykonywać okresowe
inwentaryzacje w sposób zautomatyzowany.

Zarządzanie bieżące

Ustaliliśmy zasady korzystania z oprogramowania, pozostaje nam tylko zadbać o to aby zasady te
były przestrzegane a każdy program był instalowany zgodnie z licencją.
Niezwykle skutecznym metodą zachęcania pracowników do legalnego korzystania z oprogramowania
jest podpisywanie z nimi specjalnych porozumień, które nakładają na nich obowiązek przestrzegania
firmowych zasad zarządzania licencjami. Należy pamiętać, że porozumienia takie będzie skuteczne
tylko wtedy, kiedy pracownicy zostaną odpowiednio przeszkoleni oraz wyposażeni w programy
niezbędne do wykonywania ich obowiązków.
Wzór takiego porozumienia dostępny jest z witryny Business Software Alliance www.bsa.org/polska

Utrzymaniu porządku w zasobach IT służą rejestry licencji – najlepiej prowadzone w wersji

elektronicznej, które dają szybki dostęp do stanu licencji. Stosowanie odpowiednich narzędzi do
zarządzania oprogramowaniem pozwala nie tylko na szybkie skanowanie komputerów pod kątem
zainstalowanych tam programów ale też automatyzuje proces rejestrowania licencji.

Proces zarządzania oprogramowaniem nie powinien skończyć się z chwilą doprowadzenia do pełnej
legalizacji, bieżące zarządzanie oprogramowaniem daje oprócz spokoju sumienia informatyków i
managerów w firmie. również wymierne korzyści w postaci ograniczenia kosztów serwisu IT – firmy
badawcze szacują że koszty spadają średnio ok. 30%.

Zdaję sobie sprawę, że temat potraktowany został dość ogólnie – jeżeli spotka się on z
zainteresowaniem czytelników na pewno będę rozwijał poszczególne wątki.
Zainteresowanym tematyką legalności oprogramowania i zarządzania licencjami polecam linki:

www.microsoft.com/poland/pzo -informacje na temat legalności oprogramowania Microsoft

www.microsoft.com/poland/sam -informacje na temat zarządzania oprogramowaniem
(samouczki, przykładowe dokumenty, wypowiedzi klientów)
www.howtotell.com – polskojęzyczna strona na ułatwiająca stwierdzenie, czy
posiadany przez nas program Microsoft jest oryginalny i czy
mamy kompletną dokumentację.
www.bsa.org/polska - witryna organizacji BSA – duża ilość materiałów
informacyjnych pomagających w legalizacji oprogramowania.