FUNCIONES DE BSQUEDA

Funcin BUSCARV
Busca un valor en la columna de la izquierda de una tabla y devuelve un valor en la misma fila
desde una columna especificada. De forma predeterminada, la tabla se ordena en forma
ascendente.
Sintaxis:
= BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar, indicador_columna, ordenado)

valor_buscado

Es el valor a buscar en la primera columna de la tabla, y puede ser un

valor, referencia o cadena de texto.

matriz_buscar

Es el rango de la tabla vertical donde se recuperan datos.

Matriz_buscar_en puede ser una referencia a un rango o nombre de
rango.

indicador_columna

Es el nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe

devolverse el valor que coincida. La primera columna de valores de la
tabla es 1.

ordenado

Es un valor lgico que determina la forma de bsqueda:

VERDADERO Coincidencia aproximada en la primera columna
(ordenada en forma ascendente). Este valor puede ser
omitido.
FALSO

Coincidencia exacta en la primera columna (no necesita

estar ordenada).

Ejemplo 15: Buscar el Artculo, Presentacin y Precio segn el Cdigo ingresado.

Celda

Funcin

C15

=BUSCARV(C12,A5:D10,2,FALSO)

Sesin 01

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C16

=BUSCARV(C12,A5:D10,3,FALSO)

C17

=BUSCARV(C12,A5:D10,4,FALSO)

Funcin BUSCARH
Busca un valor en la primera fila de una tabla y devuelve el valor en la misma columna desde una
fila especificada.
Sintaxis:
= BUSCARH(valor_buscado, matriz_buscar, indicador_fila, ordenado)
valor_buscado

Es el valor que se busca en la primera fila de la tabla, y puede ser un

valor, referencia o cadena de texto.

matriz_buscar

Es el rango de la tabla horizontal donde se recuperan datos.

Matriz_buscar_en puede ser una referencia a un rango o nombre de
rango.

indicador_columna

Es el nmero de fila de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse

el valor que coincida. La primera fila de valores de la tabla es 1.

ordenado

Es un valor lgico que determina la forma de bsqueda:

VERDADERO Coincidencia aproximada en la primera fila (ordenada en
forma ascendente). Este valor puede ser omitido.
FALSO

Coincidencia exacta en la primera fila (no necesita estar

ordenada).

El que una tabla se considere vertical u horizontal depende de donde se encuentren los
valores de comparacin Si se hallan en la columna del extremo izquierdo de la tabla, la tabla
es vertical; si estn en la primera fila de la tabla, la tabla es horizontal.

Ejemplo 16:

Ingrese las siguientes frmulas:

Celda D9:

=B9*$G$4

Celda E9:

=B9*BUSCARH(C9,$C$2:$E$4,2,FALSO)

Celda F9:

=B9*BUSCARH(C9,$C$2:$E$4,3,FALSO)

NOMBRES DE RANGOS
Facilitan la ubicacin de referencias locales y externas en los Libros de Excel.

Sesin 01

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Los asistentes de funciones pueden elegir de una lista y pegar los nombres mientras construyen
una frmula.
Fijan absolutamente los rangos implicados y sus referencias se actualizan de inmediato al cambiar
su ubicacin.
Asignar Nombre a un rango de celdas
1. Seleccionar un rango deseado
2. Hacer clic en el Cuadro de Nombres
3. Escribir un nombre vlido (sin espacios)
4. Pulsar ENTER para aceptar el nombre
Eliminar un Nombre de rango
Use el cuadro de dilogo Administrador de nombres para visualizar
todos los nombres definidos del libro.

Seleccione el nombre de rango que desea borrar y haga clic en el botn Eliminar.

FORMATO CONDICIONAL
Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:
Cules son las tendencias en una encuesta de opinin de marketing durante los dos
ltimos aos?
Quin ha vendido ms de 10,000 dlares este mes?
De qu productos han aumentado los ingresos ms del 10% de ao en ao?
Cules son los estudiantes con mejores resultados y cules los de peores resultados
de una determinada clase?
El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar
celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando
barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el
aspecto de un rango de celdas en funcin de una condicin (o criterio). Si la condicin es
verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condicin; si la condicin es falsa, el rango
de celdas no tiene formato basado en dicha condicin.
Excel 2007 ofrece los siguientes tipos de formato condicional nuevos que no se admiten en
versiones anteriores de Excel:
Sesin 01

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Barras de datos

Escalas de color

Conjuntos de iconos

Valores de rango inferior o superior

Valores por debajo o por encima del promedio

Valores nicos o duplicados

1. FORMATO CONDICIONAL POR VALOR DE CELDA

1.2 RESALTAR REGLAS DE CELDAS
Para encontrar ms fcilmente celdas especficas
dentro de un rango de celdas, puede aplicar formato a
dichas celdas especficas basndose en un operador
de comparacin. Por ejemplo, en una hoja de clculo
de inventario clasificada por categoras, puede
resaltar los productos con menos de 10 artculos
disponibles en amarillo. O bien, en una hoja de clculo
de resumen de almacn al por menor, puede
identificar todos los almacenes con beneficios
superiores al 10%, volmenes de ventas menores de
100,000 dlares o regin igual a "Sur".
Ejemplo 1: Identificar fechas, texto y nmeros especficos en una lista de productos
Se desea ver rpidamente las ventas realizadas el mes anterior, productos que
pertenecen al rubro de Bebidas o productos con menos de S/. 2,000 en ventas.
Regla de Formato Condicional

Relleno de celda de color

Mes anterior

Rango
A3:A32

amarillo

Valor de celda contiene Bebidas

Valor de celda < 2000

Sesin 01

Formato

Relleno de celda de color

B3:B32

verde
Relleno de celda de color rojo

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C3:C32

Aplicar Formato 1
1) Seleccione el rango A3:A32
2) En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional
y, a continuacin, haga clic en Resaltar reglas de celdas.
3) Seleccione la opcin Una fecha
4) En el siguiente cuadro de dilogo, seleccione Mes pasado de la lista desplegable de la
izquierda.
5) En el cuadro con,
seleccione

la

opcin

formato personalizado
y

aplique

el

color

amarillo en la ficha
relleno.
Aplicar Formato 2
Sesin 01

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1) Seleccione el rango B3:B32

2) En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional
y, a continuacin, haga clic en Resaltar reglas de celdas.
3) Seleccione la opcin Texto que contiene
4) En el siguiente cuadro de
dilogo, en el cuadro de
texto de la izquierda,
escriba Bebidas (en este
caso no es necesario ya
que

es

el

primer

producto de la lista)
5) En el cuadro con, seleccione la opcin formato personalizado y aplique el color verde
en la ficha relleno.
Aplicar Formato 3
1) Seleccione el rango C3:C32
2) En la ficha Inicio, en el
grupo Estilo, haga clic en la
flecha junto a Formato
condicional

y,

continuacin, haga clic en

Resaltar reglas de celdas.
3) Seleccione la opcin Es menor que
4) En el siguiente cuadro de dilogo, en el cuadro de texto de la izquierda, escriba 2000
5) En el cuadro con, dejemos la opcin predeterminada.

Sesin 01

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El resultado ser el siguiente:

1.3 REGLAS SUPERIORES E INFERIORES

Puede buscar los valores ms altos y ms
bajos en un rango de celdas segn un valor de
corte que especifique. Por ejemplo, puede
buscar los 5 productos ms vendidos en un
informe regional, el 15% de los productos del final de una encuesta al cliente o los 25
mejores salarios de un anlisis de personal de departamento.
Ejemplo 2: Determinar quines son los dos mejores Vendedores

Sesin 01

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Aplicar Formato
1) Seleccione el rango F4:F15
2) En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional
y, a continuacin, haga clic en Reglas superiores e inferiores
3) Seleccione la opcin 10 elementos superiores
4) En el cuadro de dilogo que aparece, escriba el valor que desee utilizar, en este caso 2
5) En el cuadro de lista desplegable Con, seleccione Formato personalizado

6) Haga clic en la ficha Nmero y aplique el siguiente formato personalizado:

Sesin 01

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7) Haga clic en la ficha Fuente y elija color rojo oscuro y Negrita

8) Haga clic en la ficha Relleno y elija color amarillo. Finalmente clic en Aceptar.
El resultado ser el siguiente:

Sesin 01

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1.4 BARRA DE DATOS

Una barra de datos le ayuda a ver el valor de
una celda con relacin a las dems. La
longitud de la barra de datos representa el
valor de la celda. Una barra ms grande
representa un valor ms alto y una barra ms
corta representa un valor ms bajo. Las barras
de datos son tiles para encontrar nmeros
ms altos y ms bajos especialmente con
grandes cantidades de datos, como las
mayores y menores ventas de juguetes en un
informe de ventas.
Ejemplo 3: Comparar la venta mensual de una lista de productos

Aplicar Formato
1) Seleccione el rango C4:C18
2) En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha junto a Formato condicional
Sesin 01

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3) Haga clic en Barras de datos y, a continuacin, seleccione un icono de la barra de

datos

El resultado ser el siguiente:

Si desea establecer otro color para las barras de datos que aparecen en las celdas,
entonces seleccione la opcin Ms reglas

Sesin 01

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En el cuadro de dilogo que aparece, haga clic en el cuadro de lista Color de barra y
seleccione un color, como se muestra a continuacin:

En forma predeterminada,
la barra ms corta toma el
valor ms bajo y la barra
ms larga toma el valor
ms alto, como se observa
en la opcin Tipo del
cuadro
de
dilogo
anterior. Por supuesto,
muchas veces puede que
no desee utilizar los
valores mnimo y mximo
en un rango. Por lo tanto,
Adems del color de la
barra de datos, tanto para
la barra menor y la barra
ms
larga,
puede
especificar el ms bajo
(ms alto) Valor, Nmero,
Sesin 01

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Porcentaje, Frmula y Percentil.

Valor ms bajo (Valor ms alto), Excel evala todos los valores en el rango de celdas y
selecciona el valor ms bajo como la barra ms corta y el ms alto valor como la barra
ms larga.
Nmero, escriba los valores que deben recibir las barras ms corta y ms larga. Para los
nmeros que son superiores o inferiores a ese valor, Excel, simplemente seala a la barra
ms larga o ms corta, como es apropiado.
Porcentual, escribe un porcentaje asociado a la barra ms corta y ms larga. Por ejemplo,
si los valores de las celdas seleccionadas de un rango son de 0 a 200, entonces un valor
mnimo asociado con "25%" sera de 50. En este ejemplo, las celdas que tienen valores
inferiores a 50 tendran la menor barra elaborada en la celda.
Frmula le permite especificar una frmula. La frmula se evala para determinar el
valor utilizado en la barra ms corta y ms larga. Esto es til para el desarrollo de
formatos condicionales que no son fcilmente manejados por cualquiera de estas
opciones.
Percentil, examina el conjunto de valores contenidos en las celdas, establece su orden, y
utiliza su valor ordinal o posicin dentro del conjunto de valores ordenados para
determinar su percentil. En un conjunto de diez celdas ordenadas, el percentil
cuadragsimo siempre sera la cuarta celda, independientemente del valor que contiene,
Percentil 40. As, si usted selecciona percentil 40 para la menor barra, a continuacin, las
celdas en el cuadragsimo percentil y por debajo de la menor sern las que tendrn la
barra ms corta en la celda.
Agregue las siguientes columnas a la aplicacin anterior:

Sesin 01

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Establezca las siguientes reglas de formato condicional:

Regla de Formato Condicional

Formato

Rango

Desde el ms bajo al ms alto

Barra color verde

D4:D18

Porcentaje de 25 a 100

Barra color azul

E4:E18

Percentil de 20 a 80

Barra color naranja

F4:F18

Desde Nmero 0 al ms alto

Barra color rojo oscuro

H4:H18

En los rangos D4:D18 y H4:H18, activar la casilla Mostrar slo la barra. El resultado es el siguiente:

1.5 ESCALAS DE COLOR

Las escalas de colores son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la
distribucin de datos.
Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradacin
de dos colores. El tono de color representa los valores superiores o inferiores. Por
ejemplo, en una escala de colores verde y rojo, puede especificar que las celdas con el
valor superior tengan un color ms verde y las celdas de valor inferior tengan un color
ms rojo.
Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradacin
de tres colores. El tono de color representa los valores superiores, medios o inferiores.
Por ejemplo, en una escala de colores verde, amarillo y rojo, puede especificar que las

Sesin 01

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celdas con el valor superior tengan un color verde, las celdas de valor medio tengan un
color amarillo y las celdas de valor inferior tengan un color rojo.

1.6 CONJUNTO DE ICONOS

Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar datos de tres a cinco categoras
separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por
ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba representa
valores ms altos, la flecha hacia el lado amarilla representa valores medios y la flecha
hacia abajo rojo representa valores ms bajos.

Ejemplo 4: Establecer el nivel de la Lnea de Crdito de la lista de clientes

Aplicar Formato
1) Seleccione el rango B3:B19
2) En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, despus, en Conjunto de conos y, a continuacin, seleccione un
conjunto de conos, por ejemplo tres flechas de colores.
El resultado ser el siguiente:

Sesin 01

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Excel, en forma predeterminada establece intervalos para los valores altos, medios y bajos
respectivamente.
Definir los siguientes nuevos intervalos:
Valores altos

mayor o igual que 6000

Valores medios :

entre 3000 y 6000

Valores bajos :

menores que 3000

Si desea cambiar los intervalos correspondientes a los valores altos, medios y bajos, en la
opcin Formato condicional, seleccione Administrar reglas.

Seleccione el formato a editar y luego haga clic en el botn Editar regla. Finalmente defina
los nuevos valores.

El resultado ser el siguiente:

Sesin 01

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Tambin puede presentarse el cuadro anterior de la siguiente manera:

Ejemplo 5: Identificar las ventas provinciales que estn por debajo de $ 90,000
Sesin 01

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En este caso vamos a utilizar el formato condicional conjunto de conos, 3 semforos (sin borde).
Pero slo vamos a mostrar el cono de color mbar para las ventas menores a $ 90,0000
Aplicar Formato
1) Seleccionar el rango B4:B11
2) En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional
y, despus, en Conjunto de conos y, a continuacin, seleccione Ms reglas

En Tipo, seleccione Nmero, Seleccione el signo >, luego en el cuadro Valor ingrese e 90000
3) De nuevo, haga clic en Formato Condicional y, despus, en Resaltar reglas de celdas, luego
seleccione Es mayor que
4) Ingrese el valor de 90000

Sesin 01

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4) A la derecha, en el cuadro con, seleccione Formato personalizado y en la ficha Relleno del

cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione Sin color del cuadro Color de fondo,

5) Finalmente, haga clic en Formato condicional y seleccione Administrar reglas

6) En el cuadro siguiente, active la casilla Detener si es verdad

Sesin 01

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El resultado ser el siguiente:

Ejemplo 6: Examinar las tendencias de beneficios mes a mes

En la celda C5, ingrese la frmula =B5-B4 y cpiela hacia abajo. Aplique formato Moneda a los
datos numricos.
Aplique Formato condicional, Conjunto de conos (3 flechas de color) con las siguientes reglas:

Sesin 01

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BORRAR FORMATOS CONDICIONALES

Siga uno de los procedimientos siguientes:
Hoja de clculo
1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, despus, en Borrar reglas.
2. Haga clic en Toda la hoja.
Rango de celdas
1. Seleccione el rango de celdas para la que desea borrar formatos condicionales.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, despus, en Borrar reglas.
3. Haga clic en Celdas seleccionadas
Borrar algunos formatos condicionales de un rango de celdas

Sesin 01

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Si un rango de celdas contiene dos o ms formatos condicionales y se desea borrar uno o algunos
de ellos, hacer lo siguiente:
1. Seleccione el rango de celdas para la que desea borrar formatos condicionales.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, despus, en Administrar de reglas.
3. Seleccione la regla (formato condicional) y luego haga clic en el botn Eliminar regla.
VALORES NICOS Y DUPLICADOS
Ejemplo 7: Resaltar los clientes repetidos en la lista
1. Seleccione un rango de celdas A3:A25
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a
continuacin, haga clic en Resaltar reglas de celdas.
3. Seleccione Duplicar valores.
4. Seleccione uno o ms formatos correspondientes.

Sesin 01

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FORMATO CONDICIONAL CON FRMULA

A continuacin mostramos una aplicacin en donde la condicin del formato condicional es una
frmula:
Ejemplo 8: Al ingresar un cdigo en la celda C9, automticamente debe resaltarse las celdas con
relleno de color amarillo (cdigo, artculo y stock) del artculo correspondiente en la tabla.

Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Seleccione el rango de celdas que desea formatear, en nuestro caso A2:A7
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a
continuacin, haga clic en Nueva regla

En el cuadro Seleccione un tipo de regla, haga clic en la opcin Utilice una frmula que
determine las celdas para aplicar formato

Sesin 01

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En el cuadro Dar formato a los valores donde esta frmula sea verdadera, introduzca la
siguiente frmula:
=A2=$C$9

Haga clic en el botn Formato y luego seleccione la ficha Relleno y elija el color amarillo.
Finalice haciendo clic en el botn Aceptar.

Repita los mismos pasos para los rangos B2:B7 y C2:C7, la frmula en el formato condicional es la
misma.
El resultado ser el siguiente:

Sesin 01

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