Gnralits

Sur Access

OCTARIS

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GENARALITE SUR MICROSOFT ACCESS

NOTIONS SUR LES BASES DE DONNEES :

Base de donnes :
Une base de donnes est un ensemble dinformations, bien structur et organis
logiquement, relatif un sujet particulier, tel que :

Le suivi des commandes.

Une gestion de stock

La gestion dun tablissement scolaire ou formation Etc.

SYSTEME DE GESTION DE BASE DE DONNEES (S.G.B.D)

Un S.G.B.D est un systme informatis qui permet de stocker, dexploiter et de
manipuler des informations dans une base de donnes.
SYSTEME DE GESTION DE BASE DE DONNEES RELATIONNELLE (S.G.B.D.R)

La plupart des SGBD actuels sont relationnels. Cela signifie que le logiciel est
constitu doutils cohrents permettant de grer des donnes provenant
gnralement de sources diverses (tables diffrentes mais relies entre elles).
EXEMPLES DES SGBD ET DES SGBDR :
Access, Dbase, 4D, FoxPro, Paradox,
Dans lenvironnement Client/Server : SQL Server, Oracle, Informix, Ingress,
GENERALITES SUR LES OBJETS DE MICROSOFT ACCESS :
Access est un SGBD de la famille office de Microsoft ( Ct de Word, Excel,
PowerPoint,)
VERSIONS DACCESS :
- Access 1.0
- Access 1.1
- Access 2.0
- Access 95
- Access 97
- Access 2000
- Access 2003
- Access XP

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OBJETS DACCESS :
Une base de donnes Access est gnralement constitue dobjets : (Tables,
Requtes, Formulaires, Etats, Macros, Modules, Pages).

TABLES :
Une table est un objet Access qui stocke les donnes sur une rubrique prcise
dans des lignes appeles Enregistrements et dans des colonnes appeles
Champs.
- Une table Access peut contenir jusqu' 155 champs (colonnes)
- Une base de donnes Access peut contenir 32000 tables
- Une base de donnes Access doit imprativement contenir au mois une table
Pour une gestion plus performante de base de donnes, il est recommand de
sparer les tables pour chaque rubrique et de crer ventuellement des relations
entre elles. Au lieu davoir par exemple des informations sur un fournisseur et
sur ses produits en une seule table, il vaut mieux crer une relative aux
informations sur le fournisseurs (Nom de la socit, Adresse, Tlphone, ) et
une autre sur les produits quil vend (Rfrence de larticle, Nom de larticle,
type darticle,) et de les relier selon une relation approprie.
Table en mode feuille de donnes :

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Dans une table (en mode feuille de donnes), il est possible de :

- saisir des donnes, les afficher et les modifier,
- rechercher ou de trier des enregistrements,
- dinsrer/supprimer de nouvelles lignes ou colonnes
- effectuer des mises en forme sur les lignes (hauteur) ou colonnes
(largeur),
- masquer, afficher ou figer des colonnes
- modifier le format de caractres (police, gras, italique, taille,)
- imprimer la table,
Table en mode modification :

Dans une table (en mode modification) il est possible de :

Changer sa structure soit en modifiant les types de donnes des champs qui la
composent, soit en ajoutant ou en supprimant des colonnes,
Modifier lordre des champs

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REQUETES
Les requtes permettent dextraire des informations sous forme dune liste
selon des critres dfinir.
Exemples :
- liste des clients de Rabat qui ont confirm la commande.
- produits dont les fournisseurs sont de Tanger.
Diffrents types de requtes :
Requtes slection : (simple, ou avec critres, ou avec paramtres, ou avec
champs calculs) ce type de requtes extrait linformation dune ou plusieurs
tables ou bien dautres requtes slection.
Requtes action : qui modifient les donnes dune table. Elles sont de quatre
types (cration de tables ; Ajout, Suppression ; Mise jour)
Requte Analyse croise : permettent de prsenter les donnes sous certaines
formes exemple : Moyenne des ventes par reprsentant et par anne)
Requte en mode cration ou modification :

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FORMULAIRES
propos des formulaires
Un formulaire est un type d'objets de base de donnes qui est utilis
essentiellement pour entrer et afficher des donnes dans une base de donnes.
Vous pouvez galement utiliser un formulaire comme Menu gnral qui ouvre
d'autres formulaires et des tats dans la base de donnes ou comme bote de
dialogue personnalise qui permet aux utilisateurs d'entrer des donnes et de
les utiliser.
Formulaire de saisie de donnes.
Formulaire de Menu gnral.
Bote de dialogue personnalise.
La plupart des formulaires sont lis une ou plusieurs tables et requtes dans la
base de donnes. La source d'enregistrement d'un formulaire fait rfrence aux
champs des tables et requtes sous-jacentes. Un formulaire ne doit pas
obligatoirement contenir tous les champs de chaque table ou requte sur laquelle
il se base.
Un formulaire li stocke ou rcupre les donnes de sa source d'enregistrement
sous-jacente. D'autres informations du formulaire, telles que le titre, la date et
le nombre de page, sont stocks dans la mise en forme du formulaire.

propos des sous formulaires

Un sous formulaire est un formulaire insr dans un autre formulaire. Le
formulaire primaire est appel formulaire principal et le formulaire qu'il
contient, sous formulaire. Une combinaison formulaire/sous formulaire est
souvent appele formulaire hirarchique ou formulaire pre/fils.
Les sous formulaires sont particulirement utiles lorsque vous voulez afficher
les donnes de tables ou de requtes qui ont une relation un plusieurs. Vous
pouvez, par exemple, crer un formulaire qui contient un sous formulaire afin
d'afficher les donnes d'une table Catgories et d'une table Produits. Les
donnes de la table Catgories reprsentent le ct un de la relation. Les
donnes de la table Produits reprsentent le ct plusieurs de la relation,
chaque catgorie peut avoir plusieurs produits

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ETATS
Principes :
Les tats permettent une prsentation des donnes pour limpression, avec
possibilit dinclure des calculs (sous totaux pour un groupe denregistrements
par exemple), ou des graphes.

MACROS
Principes :
Les macros sont des ensembles d'actions que vous pouvez crer pour
automatiser des tches courantes. En utilisant des groupes de macros, vous
pouvez effectuer plusieurs tches en une seule fois.
Une macro est un ensemble compos de une ou plusieurs actions qui effectuent
chacune une opration particulire, comme ouvrir un formulaire ou imprimer un
tat. Les macros permettent d'automatiser les tches courantes. Vous pouvez
par exemple excuter une macro qui imprime un tat lorsqu'un utilisateur clique
sur un bouton de commande.

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Quand vous crez une macro, vous saisissez les actions que vous voulez excuter
dans cette partie de la fentre Macro.
Vous pouvez spcifier des arguments pour une action dans cette partie de la
fentre.
Une macro peut tre une seule macro compose d'une srie d'actions, ou bien
elle peut tre un groupe de macros. Vous pouvez galement utiliser une
expression conditionnelle pour dterminer si, dans certaines circonstances
particulires, une action est effectue lorsqu'une macro s'excute.
La macro qui suit se compose d'une srie d'actions. Microsoft Access effectue
ces actions chaque fois que la macro s'excute. Pour excuter cette macro, vous
devez faire rfrence au nom de macro Consulter produits.

MODULES
Un module est principalement une collection de dclarations, d'instructions et de
procdures stockes ensemble sous un mme nom, pour organiser votre code
Microsoft Visuel Basic. Microsoft Access a deux types de modules : les modules
standard et les modules de classe.
Un module est une collection de dclarations et de procdures Visuel Basic
associes pour former une unit.

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Il existe deux types de modules :

les modules standards : Modules dans lesquels vous pouvez placer des
procdures Sub et Function que vous souhaitez rendre accessibles aux autres
procdures dans toute votre base de donnes.)

les modules de classe : Module contenant la dfinition d'un nouvel objet.

Chaque instance d'une classe cre un nouvel objet. Les procdures dfinies dans
le module deviennent des proprits et des mthodes de l'objet. Les modules de
classe peuvent exister seuls ou avec des formulaires et des tats.

PAGES
Lobjet pages sert lutilisation dune page daccs aux donnes (semblable
lutilisation dun formulaire de saisie de donnes). Il permet de saisir, de
modifier et supprimer des donnes de la base de donnes. Il est possible
dutiliser une page extrieure une base de donnes Access de manire a ce que
les utilisateurs puissent mettre des donnes jour sur Internet ou sur
lintranet.

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II - TYPES DE DONNEES ET PROPRIETES DUN CHAMP

TYPE DE DONNEES DUN CHAMP

Le schma suivant est obtenu lors de la cration dune table ou pendant la modification
de sa structure pour dventuelles oprations sur ses champs.
Le tableau ci-dessous reprsente tous les types de donnes de champ disponibles dans
Access, leur utilisation ainsi que leur taille de stockage.
Type de donnes
Texte

Mmo
Numrique
Date/Heure
Montaire

NumroAuto

Oui/Non

Objet OLE

Lien hypertexte

Utilisation
Texte ou combinaisons de chanes
de caractres alphanumriques
(alphabet, chiffres) telles que des
adresses. tlphone
Longues suites de caractres
alphanumriques telles que des
observations, commentaires
Donnes numriques ou des calculs
mathmatiques
Dates et heures.
Valeurs montaires. Utiliser ce type
de donnes pour empcher
larrondissement pendant les calculs.
Numros squentiels (augmentant
dune unit) ou alatoires qui sont
insrs automatiquement lors de
lajout dun enregistrement.
Gnralement utilis comme champ
cl primaire.
Champs qui ne contiennent quune
des deux valeurs possibles,
notamment Oui/Non, Vrai/Faux,
Actif/Inactif.
Objets (Tels que : document Word,
feuille de calcul Excel, des images,
des sons ou toutes donnes) crs
dans dautres programmes laide du
protocole OLE, et qui peuvent tre
lis ou incorpors dans une table
Access.
Champ qui stocke des liens

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Taille
Jusqu 255
caractres
Jusqu 64 000
caractres
1, 2,3 ou 8 octets
8 octets
8 octets

4 octets

Bit.

Jusqu' 1 gigaoctet (limit par

lespace disque)

Jusqu' 64000
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Assistant Liste
de choix

hypertexte. Il peut sagir dun

chemin UNC : Universel naming
conversion (exemple : \\poste de
travail\dossier\fichier) ou dune
URL : uniforme ressource location
(exemple : //www.mincom.gov.ma)
Crer un champ qui permet de
choisir une valeur dans une autre
table ou une liste de valeurs
prsentes dans une zone de liste
droulante. Le choix de cette option
dans la liste des types de donnes
dmarre un assistant qui excute
automatiquement cette dfinition.

caractres.

Gnralement 4
octets.

A) - PROPRITES DE CHAQUE TYPE :

1) - Type Texte :
a) - Proprit : Taille du champ
Permet dajuster la taille la longueur maximale des donnes du champ en cours. 50
caractres par dfaut, maximum 255 caractres

b) - proprit Format
Dtermine le format daffichage des donnes dans le champ, souvent diffrente de la
saisie. Access permet dutiliser les formats prdfinis laide des symboles suivants :
Symboles

Dsignation

Dfinition
du format

Donne saisie

Donne
affiche

>

Affiche tous les

caractres en
Majuscule

>

Salmi majid

SALMI MAJID

<

Affiche tous les

caractres en
Minuscule

<

SALMI MAJID

Salmi majid

Caractres texte
exig

(@@@)-@@ 022942508
@@ @@

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(022) 94 25 08

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&

Caractre texte
facultatif

c) Proprit : Masque de saisie

Permet de contrler la saisie dans un champ ou dans un contrle. Avec ou sans
assistant on peut utiliser les caractres (0, 9, #, L, ?,/,(,), A, &, !) pour spcifier des
caractres suivants comme caractre daffichage littral, faites le prcder dune
barre oblique inverse (/).
Il est souvent plus judicieux de faire appel lassistant masque de saisie pour crer un
masque de saisie.

d) - La proprit : LEGENDE
La proprit Lgende (caption) permet dassigner un intitul diffrent du nom du
champ dans les formulaires et tats. La proprit lgende est une expression chane
qui peut contenir 2048 caractres au maximum. (Exemple : si lintitul dun champ est
Datedercommand la valeur assigne la proprit Lgende pourrait tre de dernire
commande).

e) - La proprit : VALEUR PAR DEFAUT

Valeur initiale qui est affiche automatiquement dans le champ lors de la cration dun
nouvel enregistrement. Il est possible de la modifier pendant la saisie des donnes de
ce champ.

f) - Proprit : VALIDE SI
Afin de dterminer la plage de validit des valeurs dun champ, vous pouvez utiliser la
proprit Valide si pour spcifier des conditions sappliquant des donnes entres
dans un enregistrement, un champ ou un contrle. Lorsque des donnes ne rpondant
pas aux conditions fixes par le paramtrage Valide si sont tapes, vous pouvez
spcifier le message derreur en dfinissant la proprit Message si erreur du Champ.

g) Proprit : Message si erreur

Pour afficher un message en cas de saisie non permise.

h) - Proprit : NULL INTERDIT

Non : valeur non requise pour le champ.
Oui : valeur requise pour le champ.

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i) - Proprit : CHAINE VIDE AUTORISEE :

Si oui, autorise des chanes vides dans ce champ.

j) - Proprit : INDEXE :
Un index acclre les requtes sur les champs indexs ainsi que les oprations de tri
et de regroupement. Par exemple, si vous recherchez des noms particuliers demploys
dans un champ Nom, vous pouvez crer un index pour ce champ pour acclrer la
recherche dun nom spcifique.
La proprit Index (Indexed) utilise les paramtres suivants :

Paramtre

Description

Nom

(Valeur par dfaut) pas dindex.

Oui (doublons ok)

Lindex autorise les doublons.

(exemple : deux clients diffrents
peuvent avoir le mme nom).

Oui (pas de doublons)

Lindex nautorise pas les doublons.

Si la cl primaire dune table est compose dun seul champ, Access attribue
automatiquement la valeur Oui (pas de doublons) la proprit Index champ.
B) - TYPE DE DONNEES NUMERIQUE :

a) Proprit : taille du champ :

Les principaux choix sont prsents dans le tableau ci-dessus. Pour plus de rapidit et
de souplesse dAccess, choisir les plus petites tailles possibles.
Type

Plage de valeurs

dcimales

Espace de
stockage

Octet

0 255

Nant

1 octet

Entier

-32768 32767

Nant

2 octets

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Entier long

Rel simple
Rel double

-2 147 483 648

2 147 483 647
A-3.4 x 1038 x 1038

Nant

4 octets

4 octets

- 1797 x 10308 - 1797 x

10308

15

8 octets

b) Proprit : format du Type Numrique :

Vous pouvez attribuer des formats numriques prdfinis ou personnaliss la
proprit Format dans le cas de types de donnes numrique et montaire.
Formats prdfinis :
Gnralement, suivez les paramtres spcifis dans les paramtres rgionaux du
panneau de configuration de Windows pour les montants ngatifs, les symboles
dcimaux et montaires et les dcimales.
C ) - TYPE DATE / HEURE :
Proprit : format de ce type
Vous pouvez attribuer la proprit Format des formats Date / heure prdfinis ou
personnaliss dans le cas du type de donnes Date/ Heure.
Format prdfinis : Date gnrale, Date complet, Date rduit.

Exemple de type de donnes de date / heure personnalis :

Paramtre

Affichage

jjj " , " j mmm" , "aaaa

Mar, 3 avr, 2002

jj mmmm ", "aaaa

03 avril, 2002

" Semaine numro" ee

Semaine numro 14

"Nous sommes "jjjj

Nous sommes Mardi

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Etude de cas
La direction de la Socit SCBG (socit de Casablanca des boissons gazeuses) vous
charge de crer une base de donnes qui permet de grer les factures de ses Clients.

Principes :

I ) - Les Tables

Une table est un ensemble de donnes structures.

Cette structure repose sur un lment fondamental : le champ. Chaque champ de la
table caractrise un renseignement (le champ Nom, par exemple, correspond au nom du
client, le champ CP au Code Postal de son lieu de rsidence...).
Lensemble des champs renseigns constitue un enregistrement (dans une table Clients,
par exemple, chaque enregistrement contient les informations de chaque client) ; tous
les enregistrements de la table comportent le mme type de renseignements.
Cet ensemble de donnes est reprsent sous la forme dune table constitue de
colonnes (les champs) et de lignes (les enregistrements).

Exercice :
Crer les tables suivantes :
Table Client :

Cl primaire

Table Facture :

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Table produit :

Table Dtail :

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2) Dfinissez les proprits des champs :

Table
Nom du Champs
Type proprit
NClient
Dcimale
Socit
Taille du champ
Format
Contact
Format
Tl
Taille du champ
Masque de saisie
Client
Lgende
Fax
Taille du champ
Masque de saisie
Code postal
Masque de saisie
Client Favori
Valeur par dfaut
Rf produit
Index
Volume
Format
Produit
Prix unitaire
Format
Dcimale
NClient
Null interdit
Date
Format
Facture
Valeur par dfaut
Quantit
Valide si
Message si erreur
Remise
Taille du champ
Dtail
Format
Facture TVA
Taille du champ
Format
Valeur par dfaut

Proprit
0
100
>
>
15
\ (000") "00\ 00\ 00; 0; _
Tlphone
15
\ (000") "00\ 00\ 00; 0; _
00000; 0
Non
Oui sans doublon
0,0" Litre"
Montaire
2
Oui
Date rduit
Maintenant
>0
La quantit doit tre > 0
Rel simple
pourcentage
Rel simple
Rel simple
0,2

3) Etablir les relations entre les tables :

Cardinalit

N
client

Socit

Contact

Adresse

Ville

Tl

MC DONALD

OMAR

5 BD MED V

ACIMA

AHMED

AIN SEBAA

ROYAL
MANSOUR

SAID

BD FAR

MARJANE

LAMTI

RTE COTIRE

CASABLANCA (022) 66 66 66

GOOD YEAR

FATI

RTE DOTIRE

AFRIQUIA

ALI

65, BD MASSIRA

SUPER SOL

ALAOUI

Fax

Code
postal

CASABLANCA (022) 55 55 55 (022) 25 62 35

TANGER

(022) 33 33 33

64587

(033) 31 71 88

32650

CASABLANCA (022) 58 64 95 (022) 58 78 14

15556

Ligne de jointure

(033) 31 71 88

15555

MARRAKECH

(044) 32 62 99 (044) 32 60 99

20000

RABAT

(048) 23 56 89 (048) 25 98 75

12542

RUE BEN KADOUR CASABLANCA (022) 25 81 02

OCTARIS

(022) 25 81 01

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20100

N
client

Socit

Contact

Adresse

Ville

Tl

Code
postal

Fax

BOURGOGNE

Saisir les donnes des tables :

Table Produit :

Rf
produit

Nom du
produit

Volume

COCA COLA

1,0 Litre

5,00 DH

FANTA

1,0 Litre

5,00 DH

SPRIT

1,0 Litre

4,50 DH

BANAQUA

1,0 Litre

5,00 DH

COCA COLA

0,3 Litre

3,80 DH

HAWAI

0,0 Litre

5,00 DH

SPRIT

0,0 Litre

5,00 DH

Prix unitaire Photo du produit

Image bitmap
Pour insrer une
image cliquer droit,
puis insrer un objet

Table Facture :
N de facture

N client

Date

10

01-mars-01

20

25-mai-01

30

02-juil-01

40

20-juil-01

50

01-fvr-02

60

20-fvr-02

Table Dtail facture :

N
dtail

N
facture

N de
Quantit Remise
produit

10

1000

0,00% 20,00%

30

500

0,00% 20,00%

60

4500

0,00% 20,00%

40

3000

0,00% 20,00%

OCTARIS

TVA

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N
dtail

N
facture

N de
Quantit Remise
produit

10

600

10,00% 20,00%

40

600

10,00% 20,00%

50

6000

10,00% 20,00%

50

5000

8,00% 20,00%

50

1000

8,00% 20,00%

10

60

100

5,00% 20,00%

11

20

200

2,00% 20,00%

12

30

120

5,00% 20,00%

TVA

II) - Les Requtes :

Principes :

Les requtes constituent une des possibilits les plus intressantes d'Access 97.
Une requte est une question formule la base de donnes : en fait Access 97
n'aspire qu' nous obir, au doigt et l'oeil, condition que nos questions soient
intelligibles pour lui !
A la diffrence des filtres, les requtes peuvent tre enregistres et excutes
tout moment : lorsque vous excutez une requte, Access 97 slectionne
automatiquement les enregistrements de la table source de la requte rpondant aux
critres poss. Mais la diffrence ne sarrte pas l :

Vous pouvez, dans une requte, dfinir les champs que vous souhaitez afficher
lors de son excution ;
Vous pouvez insrer dans une requte des champs calculs (dont la valeur
dpend dune expression compose d'un ou plusieurs champs de la table) ;
Vous pouvez excuter une requte partir dun formulaire ;
Enfin, les critres peuvent porter sur des champs provenant de plusieurs tables
relies entre elles.

Il existe deux grands types de requtes : les requtes slection qui permettent de
slectionner les enregistrements en fonction de critres et deffectuer certains
calculs et certaines analyses sur les valeurs dune table et les requtes action qui sont
utilises pour modifier rapidement le contenu des tables (modifier la valeur de
certains champs, supprimer ou ajouter des enregistrements) ou pour crer de
nouvelles tables.

Les requtes de Slection:

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Exercice :
1. Utiliser les 4 tables et crer la requte slection suivante :
Date, N Facture, Contact, Socit, Adresse, ville, Rf produit, Nom du
Produit, prix unitaire, Quantit, Remise, TVA, Clients Favoris. Enregistrer la
requte sous le nom Slection .

Requtes Slection avec Critres :

2) - Crer une requte slection pour chercher
3) - Crer une requte slection pour chercher
4) - Crer une requte slection pour chercher
suprieure 1000.
5) - Crer une requte slection pour chercher
commence par R.
6) - Crer une requte slection pour chercher
7) - Crer une requte slection pour chercher
8) - Crer une requte slection pour chercher

les Clients Favoris.

les ventes en Coca Cola.
les ventes dont la quantit est
les Clients dont le nom
les Clients hors Casablanca.
les ventes entre deux dates.
les ventes 2 Clients.

Requtes Slection avec Calculs :

Montant HT
Montant remise
Net Commercial
Montant TVA
Total net payer

: [Prix unitaire]* [Quantit]

: [Montant HT] * [Remise]
: [Montant HT] - [Montant remise]
: [Net commercial] * [TVA]
: [Net commercial] + [Montant TVA]

Requtes Slection avec paramtres :

OCTARIS

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1) Crer une requte paramtre pour chercher les clients par champ
SOCIETE. Le nom de la requte est : Recherche des clients .
2) Crer une requte paramtre pour chercher les ventes entre 2 dates.
3) Crer une requte paramtre pour chercher les clients commenant par
une lettre.
4) Crer une requte paramtre pour chercher les ventes dont la quantit
est > une valeur.
Les requtes daction :
1) - Utiliser la requte cration de table pour crer une copie de la table
Client .
Le nom de la nouvelle table est : Client Rserve .
2) Utiliser la requte suppression pour supprimer les clients de la table
Client Rserve :
Par socit.
Par ville.
3) - Utiliser la requte Ajout pour Ajouter (rcuprer) les enregistrements
dj supprims.
4) - Utiliser la requte mise jour pour modifier les prix des produits par :
un nouveau prix.
Par un taux de majoration ou de rduction
La requte analyse croise :
5)- Crer une nouvelle table appele REPRESENTANT.
Les champs de la table sont les suivant : Reprsentant (texte), Produit
(texte), Chiffre daffaires (Montaire).
N.B : ne pas dfinir la cl primaire.

OCTARIS

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Saisir les donnes de la table REPRESENTANT :

Reprsentant
Amine
Yassine
Omnia
Amine
Yassine
Omnia
Amine
Yassine
Omnia

Produit
Coca Cola
Fanta
Sprit
Coca Cola
Fanta
Sprit
Coca Cola
Fanta
Sprit

Chiffre
daffaires
12000,00
9900,00
10500,00
8800,00
7500,00
10000,00
13000,00
7250,00
9840,00

dh
dh
dh
dh
dh
dh
dh
dh
dh

1) - Crer une requte analyse croise de la table reprsentant.

2) - Ajouter les calculs suivants : Total, Moyenne, Nombre de
Reprsentants.

OCTARIS

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III) - Les Formulaires

Principes :
Les formulaires permettent de saisir les donnes de faon agrable (plus
ergonomique que le mode feuille de donnes) et sre (contrles,
obligations,...). Ils autorisent aussi ldition des donnes, et nous
permettent de combiner :
des donnes provenant de diffrentes tables,
des graphiques, des valeurs slectionnes partir de listes,
des totaux calculs, des champs calculs utilisant des fonctions
mathmatiques.
Les formulaires acceptent l'intgration d'images Bit-map, metafile ou des
objets OLE.
Les formulaires peuvent tre fonds sur une table, une requte slection
ou sur plusieurs tables indpendantes en utilisant des sous formulaires.
1) Crer un formulaire en mode cration pour la saisie des Clients.

Intitul

Zone de texte

Bouton doption

OCTARIS

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2) Ajouter un groupe doption dans le formulaire qui permet de

reprsenter le champ [Client Favori].
3) Crer un formulaire laide de lassistant pour la saisie des produits :

4) - Insrer les images en mode daffichage du formulaire.

5) - Crer un formulaire laide de lassistant pour la saisie des factures.
- Remplacer le champ Nclient par une zone de liste modifiable (
laide de lassistant).
6) - Crer un formulaire Facture avec un sous formulaire de dtail
facture laide de lassistant pour la saisie du dtail de chaque
facture.

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- Ajouter les boutons de commande de dplacement : Premier, Dernier,

Suivant, Prcdent.
7) - Ajouter les boutons daction suivants : Ajouter, Supprimer, Annuler,
Sauvegarder, Rechercher.
8) - Crer un formulaire client avec un sous formulaire de facture laide
de lassistant pour la saisie des factures de chaque Client.
10) Rpter la mme question en utilisant le mode cration.

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IV) - Les Etats :

Principes :
Un tat permet d'imprimer des donnes afin de communiquer des rsultats. Il se
diffrencie du formulaire par son orientation "sortie-impression". Il permet aussi
de gnrer des tiquettes.
L'tat peut grouper des donnes, montrer des totaux par groupe, intgrer des
images et des graphiques. Il peut galement tre insr dans un autre tat.
Les donnes d'un tat proviennent d'une table ou d'une requte. Une requte est
ncessaire lorsque les donnes doivent tre filtres ou proviennent de plusieurs
tables.
Il s'agit de spcifier les donnes qui seront mises en forme pour l'impression, cela
par des critres (requtes) ou une macro qui utilise une fonction WHERE (pour
dfinir une tendue).
L'tat a de nombreux points communs avec le formulaire :
On retrouve la notion de sections ;
Les proprits qui s'appliquent aux champs, aux sections et l'tat ;
Les contrles dpendants, indpendants et calculs ;
L'tat peut intgrer images et graphes

1) - Crer laide de lassistant un tat pour imprimer les Clients :

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2) - Crer laide de lassistant un tat pour imprimer les produits.

3) - Crer en mode cration un tat pour imprimer les factures en utilisant la
Requte Calcul :

afficher lentte et pied de groupe du champ Nfacture.

Chemin : - Cliquer le menu affichage, puis trier et grouper.
- Choisir le champ Nfacture dans le champ/expression.
- Affecter la va leur Oui pour lentte et le pied de groupe.
- Choisir dans la zone inscable (Groupe entier). Et Fermer
3) Modifier les champs de ltat et faire la mise en forme.
4) Calculer le Total TTC payer.
5) Insrer le numro de page suivi de total des pages dans le pied de
page.
6) Ajouter un bouton de commande dans le formulaire facture - Dtail
facture appel Aperu de ltat Facture , qui permet douvrir
ltat Facture .
7) Ouvrir la requte Calcul , puis ajouter dans la ligne critre du
champ "facture" le paramtre suivant : [Entrer le numro de facture
aperu]. Enregistrer la requte.
8) Fermer la requte puis ouvrir ltat Facture.

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V) - Les Macros :

Le Principe des Macros :

Les macros librent lutilisateur des tches rptitives car elles
permettent de les automatiser. Si des actions sont excutes de la
mme manire et dans le mme ordre, il est prfrable de les
regrouper dans une macro. Alors, une macros est un ensemble dactions
regroupes dans une seule manipulation.
1) Crer le formulaire MENU GENERAL :

Enregistrer le formulaire sous le nom MENU.

Cration des Macros correspondants aux boutons du formulaire
Menu Gnral :
1) Cliquez dans longlet

, puis cliquez le bouton

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Une macro est compose dune suite dactions. La partie suprieure de

la fentre contient ces actions. La partie infrieure affiche les
arguments de laction slectionne.
Les actions sont prdfinies. On peut les choisir en ouvrant la liste
droulante ou en tapant les premires lettres de laction. Dans ce
dernier cas, Access affiche immdiatement laction correspondante.
La colonne commentaire permet dajouter des remarques sur laction
effectue. Pour quune macro soit lisible plusieurs mois aprs sa
conception, il est indispensable dajouter des commentaires.
La macro correspondante au bouton Ajouter un nouveau Client :
1) - Choisir la 1re action Ouvrirformulaire.
- Modifier les arguments de laction : choisir le nom du
formulaire Client . puis modifier le mode de donnes en
choisissant Ajout.
2) - Choisir 2me action fermer.
- Modifier les arguments de laction : choisir type dobjet
Formulaire, puis nom du formulaire choisir Menu.
Enregistrer la macro sous le nom : Ouvrir Client et Fermer le menu
gnral.
Laffectation du Macro :
Ouvrir le Formulaire Menu en mode cration, puis slectionner le bouton
Ajouter un nouveau Client , cliquez sur le bouton proprits dans la
barre doutils standard, cliquez longlet Evnement, puis dans la zone sur
clic choisir la macro correspondante.
Rpter le mme processus pour les boutons :
et
- Crer une macro pour ouvrir le formulaire Produit.
- Crer une macro pour fermer le formulaire Menu.
- Crer une macro pour quitter Access.
- Crer une macro pour ouvrir la requte Recherche des Client.
Affecter les macros leurs boutons.

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Vrifier les doublons :

Dans la table Clients, Le champ Socit nest pas index. Il est donc
possible de saisir plusieurs fois le mme client avec des rfrences
diffrentes (Champ de cl primaire Nclient).
Pour viter quun client soit saisi plusieurs fois par erreur, crons une
macro qui vrifie la prsence des doublons et qui affiche lcran un
message pour avertir la prsence dhomonymes.
Cliquez
puis
.
Cliquer le menu affichage, choisir Conditions, automatiquement Access
ajoute une autre colonne votre cran Conditions .
Taper la formule suivante dans la colonne conditions :
Rechdom("[Socit];"[Client]" ;"[Socit]=Form.[Socit]") Est pas Null
- Choisir la 1re laction Botemsg.
- Modifier les arguments de laction :
- Taper le message derreur suivant : Le nom de la socit dj
existant. Taper un nom unique.
- Choisir point dexclamation dans la zone type.
- Taper le titre du message : Nom Dupliqu .
- Choisir la 2me action AnnulerEvnement.
- Saisir 3 points ex : () dans la colonnes conditions.
- Fermer la macro et enregistrer sous le Nom Vrifier les
doublons.
Affectation de la Macro :
Ouvrir le formulaire Clients, ensuite slectionner le champ Socit et
cliquer le bouton proprit de la barre standard, puis cliquer le volet
vnement, et dans lvnement AVANT MAJ
Choisir la macro approprie : vrifier les doublons.
Excuter le formulaire Clients, puis crer un nouveau client, saisir un nom
dj existant, puis appuyer sur Entrer, Access vous affiche le message
suivant :

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Pour afficher le menu au dmarrage de la base:

Pour afficher le formulaire MENU au moment de dmarrage de votre
application effectuer le chemin suivant :
- Cliquer le menu Outils.
- Choisir dmarrage.
Dans la zone Afficher formulaire/page choisir le
formulaire Menu. Valider par Ok.
- Fermer lapplication et louvrir de nouveau.
Protger la base de donnes par un mot de passe :
-

La mthode de protection la plus simple consiste dfinir un mot de passe

pour ouvrir une base de donnes Microsoft Access (.mdb). Ds qu'un mot
de passe est dfini, une bote de dialogue qui exige un mot de passe
s'affiche lors de chaque ouverture de la base de donnes. Seuls les
utilisateurs qui tapent le mot de passe correct pourront ouvrir la base de
donnes.
La Mthode :
Fermer la base de donnes et louvrir de nouveau en mode exclusif.
Cliquer le Menu outils choisir scurit, puis dfinir le mot de passe de la
base de donnes.
Taper votre mot de passe, puis le confirmer.
Lors de la prochaine ouverture de votre base de donnes, Access
affichera la bote du dialogue mot de passe.

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