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Resumen: Proyectos que involucran datos: Proyectos de gestin de relaciones con el cliente (CRM),
iniciativas de gestin de datos maestros (MDM), implementaciones de planificacin de recursos
empresariales (ERP), proyectos del almacn de datos e inteligencia empresarial, programas de
gobernanza de la informacin, migraciones, consolidaciones, armonizaciones todos ofrecen la
oportunidad de mejorar la calidad de los datos. Este trabajo constituye una gua paso a paso que
identifica, tanto para miembros de equipos comerciales como para recursos de TI, qu tareas deben
incorporarse a un plan de proyecto para cada funcin de los equipos, en relacin con la calidad de datos.
Esto brinda una estrategia para lograr coordinacin y efectividad ptimas. Estos aspectos bsicos sobre
la calidad de datos se basan en las mejores prcticas recopiladas a partir de experiencias de miles de
proyectos de gestin de datos y casos exitosos durante los ltimos 30 aos.
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Se concede permiso para usar este documento, siempre que: (1) El aviso de copyright 2008 de HarteHanks Trillium Software, aparezca en todas las copias, junto con esta notificacin de permiso. (2) Este
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publique en ninguna computadora de red ni se divulgue a travs de ningn medio. (3) No se modifique la
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consentimiento por escrito de Trillium Software . Su uso para cualquier otro fin est expresamente
prohibido por ley y podra dar lugar a sanciones administrativas y penales severas. Los infractores sern
expuestos a consecuencias legales hasta el mximo grado posible.
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2.
Diseo preliminar: redactar el plan y los diseos detallados para cumplir con los
requisitos del proyecto y al mismo tiempo atenuar los riesgos encontrados en la
primera fase
3.
4.
5.
6.
Cada fase requiere que tanto el equipo comercial como los recursos tcnicos trabajen en
conjunto para llevar a cabo el proyecto de una manera efectiva y eficiente.
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Cada uno de los tipos de miembros de equipo tiene funciones claramente definidas para
que la iniciativa sea un xito y debe ser responsable por su rol. A continuacin se muestra
cmo se definen normalmente las funciones y las responsabilidades en cuanto a los
elementos de la iniciativa de calidad de datos de un proyecto.
Funcin
Responsabilidad
Lderes ejecutivos
(Director de TI,
Director financiero,
Vicepresidente)
Gerentes de lnea
Administradores de
datos
Profesionales de la
informacin
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Alcance
Delimitar el alcance traza parmetros claros en relacin con los datos que usted captura,
mueve, limpia, estandariza, vincula y enriquece, y con su uso. Cada requisito debe
evaluarse para poder determinar si los datos involucrados en este proyecto pueden
cumplir o cumplirn con el requisito de manera satisfactoria para la empresa. Existen
varias preguntas bsicas a responder:
1.
2.
3.
4.
5.
En una migracin de datos, por ejemplo, es posible que usted espere que ciertos
elementos clave aparezcan en el modelo de datos de destino. Posiblemente, primero
deba confirmar que los datos de destino previstos existen fsicamente dentro de los
sistemas de origen y luego deber determinar el mejor origen para los datos o el origen
ms confiable. Si toma datos de distintos orgenes, es posible que tenga que establecer
un conjunto de estndares con el que todos los sistemas de origen deban cumplir para
generar una representacin uniforme de esos datos en el nuevo sistema de destino.
Comprender desde el principio el alcance del proyecto es fundamental para un resultado
exitoso y puntual. Asegrese de clasificar en categoras los datos obligatorios y los datos
complementarios. Preprese para descartar los datos complementarios si no tiene
suficiente tiempo o si el esfuerzo de mover, limpiar, estandarizar, etc. es mayor que el
beneficio comercial previsto.
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Existen distintas formas de limitar el alcance. Por ejemplo, si usted desea integrar
mltiples orgenes de datos, ser un movimiento grande de datos o varios movimientos
pequeos? Los datos debern conformar la base de datos completa o 6 meses es
suficiente? Si resuelve estos asuntos con el equipo comercial y TI, el proyecto se
ejecutar conforme al tiempo y a los objetivos definidos y esto ayudar a manejar las
expectativas durante el ciclo de vida del proyecto, de manera que no existan sorpresas
cuando el proyecto se acerque a su fin.
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Mtrica
Cantidad de registros con cambios en
los campos de datos de direccin
para el cumplimiento de estndares
del USPS
Cantidad de registros duplicados
identificados
Cantidad de registros procesados
con direcciones postales incompletas
pero con nmeros de telfono o
direcciones de correo electrnico
vlidos
Cantidad de registros con claves
principales duplicadas
Valores en blanco en campos de
datos esenciales como la cantidad
por caja en los datos de la cadena de
suministro o las dimensiones para
envos
Cumplimiento de los estndares
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Impacto comercial
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Mtrica
Impacto comercial
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Cuando haya finalizado con el anlisis, ya tendr una idea general de los desafos que
debe enfrentar al integrar los datos y la informacin necesaria para desarrollar diseos
que aborden los desafos de manera proactiva. A esta altura, tambin es conveniente
volver a considerar el plan de proyecto y confirmar que se hayan asignado el tiempo y los
recursos adecuados para hacer frente a cualquier problema con los datos que se haya
descubierto.
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Smith, John
John Smith
Smith/John
Depender de usted y de los miembros del equipo comercial decidir cmo van a
estandarizar cada uno de esos formatos de nombre para una eficiencia ptima en los
sistemas de destino. John y Jan Smith deberan estar vinculados, pero en registros
separados dentro de su archivo maestro o como una nica entrada?
Prepare un archivo de prueba o una base de datos de registros que presenten estas
situaciones de datos comunes con el fin de controlar la calidad durante esta etapa del
proyecto. Se completar una tarea de control de calidad (QA) antes de poner en marcha
los nuevos datos. Esta definicin de las situaciones de prueba comienza a elaborar de
forma efectiva una lista de anomalas de la calidad de datos, que usted puede utilizar para
crear y probar reglas comerciales y procesos de calidad. Algunas de las reglas
comerciales y casos de prueba se estandarizarn con el proceso de limpieza de los
paquetes de soluciones de calidad de datos. Estas reglas y pruebas deberan ser muy
ajustables para poder satisfacer las necesidades especficas de su organizacin.
Tambin puede comenzar a crear unas nuevas, basndose en sus necesidades.
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Fase 3: Implementacin
Una vez completada la planificacin, es el momento de
comenzar a utilizar la tecnologa para mejorar los datos a
travs de la automatizacin siempre que sea posible. Para las
tareas de implementacin de los recursos tecnolgicos,
recomendamos Trillium Software Data Quality Methodology,
(Metodologa de calidad de datos de Trillium Software), un
artculo tcnico que detalla cmo estandarizar, enriquecer y
hacer coincidir los datos y cmo realizar un ajuste detallado
de las reglas comerciales para optimizar los datos. Si bien
esta fase es la ms tcnica del plan, los usuarios comerciales
an tienen un papel importante.
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probabilidad de que tenga xito la primera vez que cargue los datos, lo cual evitar que
tenga que cargar y volver a cargar los datos repetidas veces.
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Durante todas las actividades de UAT, asegrese de que sus usuarios comerciales
puedan acceder los datos con facilidad, ya sea a travs de herramientas y tecnologas
utilizadas a lo largo del proyecto o de otra forma, para abordar rpidamente cualquier
pregunta que pueda surgir.
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lograr una implementacin exitosa. La meta es simple: brindar a sus usuarios las
aptitudes y la confianza que necesitan para utilizar la nueva solucin y as facilitar la
adopcin de los usuarios finales. Aydelos a que noten:
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Equipo de DAFO
En esta etapa es conveniente poder disponer de un equipo
interfuncional de DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas,
Oportunidades) que incluya analistas comerciales o recursos
departamentales familiarizados con los procesos comerciales,
ingenieros de rendimiento, arquitectos de datos, tcnicos de
campo y contactos de cualquier proveedor, que se encuentren
disponibles en casos de emergencia para brindar rpidas
soluciones a los problemas.
Los equipos pueden adoptar distintos procesos para ayudarlos
a comprender el problema presentado y a disear una
respuesta. Los profesionales que utilizan procesos de
resolucin de problemas consideran que es importante analizar
un problema en profundidad para comprenderlo y disear
intervenciones con altas probabilidades de que funcionen.
La idea es intervenir rpidamente al identificar un problema y presentar distintas maneras
de resolver ese problema y de que la empresa pueda alcanzar el xito.
Los equipos deben reunirse para completar un anlisis final y comentar qu piensan del
proyecto y cmo se puede mejorar an ms la calidad de los datos en la prxima ronda.
Resolucin de problemas
Todas las organizaciones de soporte al cliente disponen de algn tipo de proceso o
procedimiento para ayudar a resolver coherentemente consultas, inconvenientes o
problemas generados por el sistema o por los usuarios. En algunas organizaciones estos
procesos son muy estructurados, mientras que en otras son ms informales.
Adems de los procesos eficientes, tambin es muy importante que el equipo de soporte
tenga bien definidas las funciones y las responsabilidades para as reducir el tiempo de
respuesta a las necesidades del cliente. A continuacin se presenta un ejemplo de
jerarqua de remisin, junto con las personas que realizan estas tareas, para una
implementacin bastante amplia. Para este ejemplo, cuando se identifica un problema, se
remite de la siguiente manera:
Nivel 1: Servicio de asistencia: Los tcnicos del servicio de asistencia brindan un soporte
bsico a la comunidad de usuarios, y realizan capacitaciones adicionales y operaciones
remotas para resolver los problemas. Si el servicio de asistencia no puede resolver el
problema, ste se remite al Nivel 2.
Nivel 2: Profesionales informticos: Los profesionales informticos normalmente son ms
conscientes del aspecto informativo de la operacin que el Servicio de asistencia. Con la
ayuda de la herramienta para el descubrimiento de datos y el acceso a la aplicacin de los
usuarios finales, solucionan el problema. Si los profesionales de la informacin no pueden
resolver el problema, lo remiten a los administradores de datos, que constituyen el Nivel 3.
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Anlisis final
Vuelva a ejecutar sus procesos de referencia y rena los resultados actualizados para
medir cuantitativamente su impacto. Recopile sus mtricas, su registro de soporte, su
registro de procesamiento de excepciones y cualquier otra documentacin relevante.
Organice una reunin para:
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definirse para alertar a las personas clave cuando surjan problemas o cuando los
problemas excedan o caigan por debajo de los umbrales definidos.
La supervisin garantiza que usted contina cumpliendo, o incluso excediendo, las
expectativas de los usuarios a lo largo del tiempo, de manera que los activos de datos se
conviertan en una fuente confiable, UTILIZADA de forma activa por parte de la empresa.
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Fase 6: Mantenimiento
En la mayora de las religiones de todo el mundo, existe un da
para reflexionar sobre las buenas obras realizadas, admitir los
defectos y elaborar un plan para mejorar. La sexta fase es ese
da para quienes creen en la calidad de los datos. Sin embargo,
tambin es un momento de dicha. En esta fase ver los frutos
de su trabajo y no debe sentir vergenza de contarle al mundo
lo que ha logrado.
ste tambin es un buen momento para recordar a la empresa que la calidad de los
datos es un problema de todos y mostrar las maneras de resolver los problemas de
calidad de datos.
Supervisar
Usted puede llevar un registro de la calidad de datos de distintas formas. Un anlisis
completo con su herramienta para el descubrimiento de datos es una de ellas. Cada vez
que compare la calidad con su referencia o con la referencia medida previamente, usted
obtendr una idea muy detallada del progreso de su iniciativa de calidad de datos.
Algunas herramientas tambin incluyen una forma de llevar un registro automtico de la
calidad de datos. Por ejemplo, pueden incluir una funcin de notificacin por correo
electrnico para informar a los miembros clave del personal cuando se violen las reglas
comerciales: cuando los valores de los datos no cumplan con los requisitos predefinidos,
cuando se excedan los valores de umbral o cuando haya valores nulos presentes que
sean inadmisibles. Estas poderosas funciones impiden que los errores afecten su
negocio, si su empresa utilizara orgenes de datos con tendencia al cambio.
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Principio
Integral
Descripcin
Proporcione datos de adecuacin al objetivo para todos los tipos de datos, en todos
lados y en todo momento. Esto incluye la capacidad de respaldar el comercio
mundial, no slo informacin de los Estados Unidos y del Reino Unido, sino tambin
de China, Japn, Alemania, Mxico, etc. No slo datos de byte simple, sino tambin
de byte doble. No slo datos de nombres y direcciones, sino todo tipo de datos. Esto
es importante para proyectos de consolidacin o migracin de alcance internacional
o interfuncional.
Inteligente
La solucin debe tener la inteligencia que permita identificar y abordar los problemas
en contexto, de manera que usted no tenga que aplicar grandes recursos humanos
para arreglar los datos. Esto es importante para disminuir costos en TI y ahorrar
dinero en recursos humanos.
Sin
inconvenientes
Dinmica
Puede usted modificar las reglas con rapidez y precisin si es necesario, adaptarlas
para que satisfagan las cambiantes necesidades comerciales? Esto es importante
debido a que los modelos y procesos comerciales pueden cambiar rpidamente a
medida que avanza la tecnologa.
Mensurable
El Trillium Software System responde a estos desafos con un marco escalable y flexible,
que respalda la integracin de los procesos de calidad de datos a cualquier sistema, en
cualquier momento y en cualquier parte del mundo. Desde proyectos tcticos hasta
prcticas estratgicas, el Trillium Software System mejora la eficiencia de integracin,
disminuye los costos de desarrollo y ofrece una rpida rentabilidad de la inversin (ROI)
en cuanto a las iniciativas de calidad de datos a travs de:
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